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REDACTION DOFFRES TECHNIQUE ET

FINANCIERE

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2014

Bureau National dEtudes Techniques et de Dveloppement


Bd Hassan II, Cocody Abidjan Cte dIvoire
04 BP 945 Abidjan 04 Tel: 22 48 34 00 Fax: 22 44 56 66 Site : www.bnetd.ci email : dcm@bnetd.ci

Dpartement des Etudes Economique et Financires


(DEEF)
SOMMAIRE

INTRODUCTION ................................................................................................................................................... 3

Dfinition ........................................................................................................................................................ 3
Historique et objectif global ................................................................................... Erreur ! Signet non dfini.
Objectifs spcifiques ............................................................................................... Erreur ! Signet non dfini.

1 COMMENT SE PREPARER AUX APPELS DOFFRES ? .................................................................................... 4


1.1 Formalisation de l'entreprise .............................................................................................................. 4
1.2 Types d'appels d'offres ........................................................................................................................ 4
1.3 Les Dpartements qui interviennent dans la prparation dun appel doffreErreur ! Signet non
dfini.
2 PROCEDURES DE LUEMOA......................................................................................................................... 5

Analyse des diffrentes sections du dossier dappel doffre .......................................................................... 5


2.1 La lettre dinvitation ............................................................................................................................ 5
2.1.1 Etablissement des propositions .................................................................................................. 5

2.1.2 Ngociation ................................................................................................................................. 5


2.1.3 Attributions du contrat................................................................................................................ 6
2.2 les donnes particulires ou instructions au soumissionnaire ........................................................... 6

2.3 offre technique ................................................................................................................................... 6


2.4 offre financire .................................................................................................................................... 7
2.5 les termes de rfrences ..................................................................................................................... 7

2.6 projet de contrat ................................................................................................................................. 7


LES 20 POINTS CLEFS SIGNIFICATIFS POUR LA REUSSITE AUX APPELS D'OFFRES ............................................... 8
CONCLUSION ..................................................................................................................................................... 19
3 ANNEXES ................................................................................................................................................... 20
annexe 1 quelques site pour appel doffres ................................................................................................ 20
Annexe 2 fiche technique et administratives des appels doffres ............................................................. 22

Annexe 3 Mise en forme des documents ................................................................................................ 23

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INTRODUCTION

Face lenvironnement conomique de plus en plus concurrentiel, la conqute des marchs est
devenue un challenge relever pour tous. Une entreprise qui sinscrit dans une dmarche de
qualit, veut conqurir des marchs dtudes et de travaux. Pour cela, il est opportun de mettre en
place une stratgie qui permette cette entreprise de remporter le maximum de march.
De plus en plus il est constat que les appels doffres sont devenus en quelques annes une
pratique courante de tous les processus dachat dans le monde des ventes B to B. Ils traduisent le
poids des directions des achats et lintensit de la concurrence. Des Jeux olympiques un crdit
bancaire en passant par une solution industrielle ou un projet informatique, tous les secteurs sont
concerns.

DEFINITION
Un appel d'offres est une procdure qui permet un commanditaire (le matre d'ouvrage), de faire
le choix de l'entreprise (le soumissionnaire qui sera le fournisseur) la plus mme de raliser une
prestation de travaux, fournitures ou services. Le but est de mettre plusieurs entreprises en
concurrence pour fournir un produit ou un service.
Lappel doffres est une mise en comptition. Les Soumissionnaires devront donc sattacher proposer des
offres prsentant le meilleur rapport qualit/prix, au regard du besoin du Commanditaire.

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1 COMMENT SE PREPARER AUX APPELS DOFFRES ?

1.1 FORMALISATION DE L'ENTREPRISE


Une entreprise qui envisage de participer des appels d'offres doit en premier lieu respecter les
normes et rglements pour une gestion formelle de son entreprise selon les rglements de son
pays. Dans le cas de la Cte dIvoire, ne peuvent soumissionner aux appels doffres, que les
structures respectant les formalits administratives pour la cration dune entreprise. Ce sont :
RCCM, CC, CNPS, Attestation de Rgularit Fiscale, certificat de non faillite ainsi que la dclaration
correcte des impts et une comptabilit dtaille avec pices justificatives. La formalisation de
lentreprise est fixe comme conditions pralables pour une participation aux appels doffres.

1.2 TYPES D'APPELS D'OFFRES


Un Appel dOffre peut tre :
- ouvert : lAO est publi et diffus largement, sans limitation a priori du nombre de candidats. Tout
prestataire rpondant aux prrequis donns dans le Dossier dAppel dOffres peut proposer une
offre.
- restreint : laccs lAO est limit une liste restreinte de candidats (short-list), retenus grce
une phase de prslection via un Avis Manifestation dIntrt.
Remarque : il est possible pour des marchs de taille restreinte de procder des consultations
directes dune liste de candidats dores et dj identifis comme des oprateurs de qualit pour le
march concern.
Dans tous les cas, la procdure dAppel dOffres doit respecter la lgislation en vigueur du pays.

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2 Les diffrentes sections du dossier dappel doffre

Les dossiers dappels doffres se subdivisent en 6 grandes sections. Ce sont :


1 la lettre dinvitation ;
2 les donnes particulires ou instructions aux soumissionnaires ;
3 formulaire type pour les Propositions Techniques ;
4 formulaire types pour les Propositions Financires ;
5 termes de rfrences ;
6 Projet de contrat.

ANALYSE DES DIFFERENTES SECTIONS DU DOSSIER DAPPEL DOFFRE

2.1 LA LETTRE DINVITATION


On y trouve :
- linvitation du cabinet prsenter une proposition technique et financire
- la conduite tenir pour obtenir des claircissements et des conseils dusage avant et lors
de ltablissement des propositions ;
- ltablissement des propositions technique et financire (les lments quon doit retrouver
dans nos offres) ;
- la remise des propositions (comment prsenter les diffrentes enveloppes) ;
- le retrait des propositions ;
- la modification des propositions ;
- lvaluation des propositions ;
- la ngociation ;
- lattribution du contrat ;
- la confirmation (faire savoir au Client quon a reu le dossier et lui indiquer si on soumet
une proposition ou non).

2.1.1 Etablissement des propositions


Le commanditaire indique les informations qui doivent figurer dans loffre technique et loffre
financire.

2.1.2 Ngociation
Elle dure entre deux (2) et cinq (5) jours et se passe au sige du Commanditaire en gnral :
La ngociation porte essentiellement sur 2 aspects :
Laspect technique et laspect financier.
Pour laspect technique, les 2 parties saccordent sur la comprhension de la proposition
technique, notamment le personnel cl, le plan de travail et des suggestions que le
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consultant a pu faire, le travail fournir et les dates de livraison des rapports.
Ensuite vint laspect financier o lon vrifie que les calculs sont corrects et on ngocie les
diffrentes fractions de paiement.
Au terme de cette ngociation, un aide-mmoire est tabli par le client (lUEMOA), et remis
au consultant pour observation et validation.
Lorsque laide-mmoire est valid, alors le projet de contrat, devient un contrat final.
Le consultant doit alors fournir la garantie bancaire si elle est demande et aussi le RIB
valide sur lequel se fera le virement.

2.1.3 Attributions du contrat

Le consultant est tenu dexcuter le contrat selon les termes dfinis dans le contrat.
Il pourra toutefois aviser le commanditaire des changements indpendants de sa volont.

2.2 LES DONNEES PARTICULIERES OU INSTRUCTIONS AU SOUMISSIONNAIRE

Celles-ci comprennent :
- les renseignements sur le commanditaire ;
- la liste des firmes invites ;
- les documents qui constituent le DAO avec les diffrentes annexes ;
- ladresse de la soumission (avec les indications prcises) ;
- la langue utilise pour la rdaction de loffre ;
- les profils du personnel cl ;
- le nombre dexemplaires faire ;
- la date et lheure de dpt ;
- priode de validit (120) jours en gnral ;
- lieu de ngociation ;
- les critres et le systme de points utiliss pour lvaluation des offres.
- un N.B. : concernant les attestations de bonne excution des tudes.

2.3 OFFRE TECHNIQUE

Elle prsente la mthodologie utiliser pour raliser la mission et la classification des documents
lintrieur :
- modle de la proposition technique ;
- modle de rfrences techniques ;
- note stratgique sur la conception, la mthodologie et le plan de travail ;
- observations et suggestions du consultant ;
- composition du personnel (cl et appui) ;

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- modle de curriculum vitae (suivi des diplmes lgaliss des experts cl) ;
- plan de travail et calendrier du personnel cl (qui doit toujours tre sign par le
reprsentant autoris) ;
- plan de travail calendrier.

2.4 OFFRE FINANCIERE

Elle comprend :
- proposition financire ;
- diffrents tableaux relatifs :
o montant de la proposition ;
o ventilation des cots par activit ;
o ventilation de la rmunration ;
o ventilation des frais remboursables ;
o ventilation des frais divers.

2.5 LES TERMES DE REFERENCES

Partant du contexte et justification de ltude, les termes de rfrence spcifient les


objectifs de ltude et dfinissent les rsultats attendus, les activits du bureau
dtudes, les extrants des travaux, la stratgie organisationnelle pour la mise en uvre
de ltude, le profil du bureau (des experts) et la dure.

2.6 PROJET DE CONTRAT

Le projet de contrat nous indique les lments qui vont figurer dans le contrat dfinitif.

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3. LES 20 POINTS CLEFS SIGNIFICATIFS POUR LA REUSSITE AUX APPELS
D'OFFRES

1. Soyez lcoute de votre environnement en vous informant sur les projets des acheteurs
publics. Ayez le rflexe de souscrire un outil de veille afin dtre alert en permanence.
2. Apprciez la bonne adquation entre vos comptences, vos moyens matriels et humains et
les demandes des commanditaires. Ceci est fondamental parce que si vous remportez le march,
vous serez tenu de lexcuter jusqu la fin.
3. Intgrez bien la dure du march pour savoir si vous serez capable de lexcuter jusqu
son terme.
4. Interrogez-vous sur lopportunit que vous pourriez avoir recourir la sous-traitance ou
encore, tre vous-mmes sous-traitant.
5. Lisez de manire attentive les avis dappels doffres qui vous sont transmis, pour bien y
rpondre, notamment dans la forme et le fonds.
6. Ne vous prcipitez pas uniquement sur la lecture des documents techniques (TDR) mais
prenez bien connaissance de lensemble des documents, y compris les documents administratifs.
Cest dans ces derniers que vous trouverez tous les lments vous permettant de calculer les
composantes de votre offre de prix : les modalits de rvision, les pnalits, les obligations
dassurance, les conditions de garantie, les possibilits de reconduction.
7. Vrifiez que vous avez bien complt lensemble des documents avant de renvoyer votre offre
en vrifiant que vous avez bien sign tous les documents ncessaires la candidature.
8. Sachez que le client dispose dun dlai pendant lequel il peut vous demander de complter
votre dossier. Vous devez tre prt apporter les complments dinformations ou les
modifications qui vous sont demandes.
9. Prenez bien connaissance des critres dattribution du march qui ont t fixs dans les
instructions aux soumissionnaires. Vous devrez rdiger votre rponse en fonction de ces critres,
de leur pondration ou de la manire dont ils auront t prioriss par le client.
10. Tenez compte de la manire dont le prix est constitu dans la rponse que vous allez
faire.
11. Regardez si on vous demande ou non une retenue de garantie et si tel est le cas, soyez
certain de pouvoir la supporter, ou de la faire financer.
12. Si on vous demande la constitution dune assurance, vrifiez que vous tes correctement
assur ou ayez en tte que vous allez devoir vous assurer en respectant les rgles imposes dans
le cadre du march (cas ou lUEMOA nest pas le bailleur).
13. Demandez-vous si vous nauriez pas intrt vous regrouper avec dautres entreprises afin
daugmenter vos chances de remporter le march.
14. Regardez si les variantes (par exemple la possibilit de changer lexpert propos par un
autre expert) sont admises et si tel est le cas, noubliez surtout pas de les tudier.
15. Faites attention aux options sil y en a, sinon votre offre sera considre comme non
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conforme.
16. Ayez lesprit le dlai de maintien de loffre car ds lors que vous rpondez, vous tes
engag durant tout ce dlai.
17. Demandez-vous si au cas o le dlai de maintien de loffre serait dpass, serez vous en
mesure de le proroger ou non.
18. Si votre offre est retenue, sachez que vous pourrez tre amen corriger une ou
plusieurs erreurs matrielles qui peuvent stre glisses dans votre dossier. Cette tape
sappelle-la mise au point de loffre (briefing) mais attention, aucune modification de prix ou
de la dure dexcution nest possible.
19. Si dans le dlai imparti vous navez pas obtenu de rponses, relative votre offre vous
pouvez si les instructions aux soumissionnaires vous le permettent, demander de manire
systmatique au commanditaire les raisons qui ont justifi le rejet de votre candidature. Faites
systmatiquement cette demande, afin danalyser les raisons de votre chec et de les prendre
en compte dans le cadre de vos rponses dautres soumissions.
20. Si vous avez remport un march, pour pouvoir tre pay, pensez bien envoyer vos
rfrences exactes et fonctionnelles au commanditaire.

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4. REDACTION DE LOFFRE TECHNIQUE ET FINANCIERE

En gnral, la rdaction d'une proposition est le rsultat de l'un de deux scnarios:


vous rpondez une Demande de propositions qui vise la solution d'un problme;
vous avez cern une possibilit d'offrir un produit ou un service en vue de satisfaire un besoin
qu'un client potentiel ne sait pas encore qu'il a.
En gnral, on appelle ce dernier scnario une proposition spontane. Peu importe la situation, les
tapes de la rdaction d'une bonne proposition sont les mmes. Toutefois, en raison de certaines
spcificits, certains organismes (Banque Mondiale, BAD, ACDI) peuvent tre amens adopter
des schmas comparables mais non fondamentalement diffrents du cas gnral. Avant lexamen
de ces cas spcifiques, voici les lignes directrices et les conseils sur la rdaction dune proposition
technique et financire.

a) Lettre daccompagnement

Bien que la lettre d'accompagnement soit habituellement rdige lorsque tous les autres lments
de la proposition sont complts, c'est la premire chose que verra le destinataire. Elle vise
gagner la confiance et l'appui du lecteur. Votre lettre d'accompagnement doit tre brve et directe
et indiquer ce que vous prsentez. Vous devez utiliser le papier en-tte et le style de rdaction
habituels de votre socit.
Profitez de l'occasion pour noncer brivement les principaux points forts de votre soumission.
Mettez l'accent sur les arguments de vente qui diffrencient votre soumission de celle de vos
concurrents.
Terminez votre lettre d'accompagnement sur une note cordiale en ajoutant une touche
chaleureuse et personnelle la lettre. cette fin, utilisez librement les mots je et vous .
Cette technique personnalise la lettre et tablit un lien positif et personnel entre votre proposition
et les valuateurs. Elle est particulirement efficace si vous avez rencontr les valuateurs plus tt
au cours du processus.
La lettre d'accompagnement doit tre signe par le titulaire du poste le plus important, car cela
montre l'engagement de votre entreprise envers la proposition.

b) Page titre

La page titre constitue une tude intressante du contraste :


D'une part, elle est simple et brve.
D'autre part, elle reprsente une force persuasive importante, car elle laisse au lecteur une
impression durable.
La page titre comprend quatre lments:

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le titre ;
le nom du client ou du destinataire de la proposition ;
le nom de votre socit ;
la date.
En gnral, le nom du client se trouve en haut et que le nom de votre socit figure au bas. Cela
montre votre approche axe sur la clientle, c'est--dire que vous proposez d'amliorer l'entreprise
du client et non de vendre un service.

c) Avis de confidentialit

Vous pouvez envisager inclure un avis de confidentialit. Cet avis prvient le client que
l'information contenue dans la proposition est confidentielle et peut tre utilise uniquement pour
valuer la proposition, et qu'elle ne peut tre divulgue une personne ne faisant pas partie du
groupe de discussion sans votre autorisation crite. C'est une bonne ide de mettre l'avis de
confidentialit sur la couverture avant intrieure.

4.1. LOFFRE TECHNIQUE

La rdaction dune offre technique vise :


montrer que lon a compris la mission propose par les termes de rfrences ;
monter que lon a une mthodologie pour lexcution de cette mission ;
monter que lon a les hommes et la capacit technique de le faire

PLAN DE LA PROPOSITION TECHNIQUE


1. Lettre de soumission de la Proposition technique ;
2. Rfrences des consultants ;
3. Observations et suggestions du Consultant sur les Termes de rfrence
et sur les donnes, services et installations devant tre fournis par le Client ;
4. Descriptif de la mthodologie et du plan de travail proposs pour accomplir la mission ;
5. Composition de lquipe et responsabilits de ses membres ;
6. Curriculum vitae (CV) pour le personnel spcialis propos ;
7. Calendrier du personnel spcialis ;
8. Calendrier des activits (programme de travail) ;
9. Renseignements gnraux sur le soumissionnaire ;
10. Garanties ;
11. Annexes.

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4.1.1. Lettre de soumission

Elle vise gagner la confiance et l'appui du lecteur. Votre lettre d'accompagnement doit tre brve
et directe et indiquer ce que vous prsentez. Vous devez utiliser le papier en-tte et le style de
rdaction habituels de votre socit.
Profitez de l'occasion pour noncer brivement les principaux points forts de votre soumission.
Mettez l'accent sur les arguments de vente qui diffrencient votre soumission de celle de vos
concurrents.
La lettre d'accompagnement doit tre signe par le titulaire du poste le plus important, car cela
montre l'engagement de votre entreprise envers la proposition.

4.1.2. Rfrences des consultants

Dans ce chapitre il doit tre fait une brve description du consultant et un aperu de son
exprience rcente dans le cadre de missions similaires. Pour chacune dentre elles, ce rsum doit
notamment indiquer :
les caractristiques du personnel propos ;
la dure de la mission ;
le montant du contrat et ;
la part prise par le consultant.
La description de toute exprience pertinente constitue une partie essentielle de votre proposition.
Cette section doit mettre de l'avant les qualifications de votre quipe et inspirer un fort sentiment
de confiance dans l'expertise technique et organisationnelle de votre quipe.

4.1.3. Observations et suggestions du Consultant sur les Termes de rfrence


et sur les donnes, services et installations devant tre fournis par le
Client

Elles visent :
montrer quon a une bonne comprhension du sujet ;
montrer quon a une connaissance du sujet au-del de la mission propose ;
recadrer le sujet lorsquil y a des points difficiles excuter en ltat ;
faire apparatre toutes les zones dombres des termes de rfrence.

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4.1.4. Descriptif de la mthodologie et du plan de travail proposs pour
accomplir la mission

Ce chapitre est constitu de 4 parties :


contexte de la mission ;
comprhension de la mission ;
objectifs ;
mthodologie.

a. Contexte de la mission
Le but principal du contexte est de prsenter le sujet au lecteur, plutt que de le plonger
brutalement dans la proposition. Il devrait fournir un court rsum des antcdents du projet en
question, soulignant le besoin pour le service ou le produit.
b Comprhension de la mission
Dans cette partie, le soumissionnaire indique comment il comprend la mission demande par le
client.
c Objectifs prvus par les termes de rfrence
Cette partie reprend les objectifs de la mission prsents dans les termes de rfrence.
d Mthodologie
Dans cette partie il faut dcrire le droulement de la mission en mentionnant le nombre dtapes.
Pour chaque tape, il est indiqu les moyens ncessaires, la mthodologie utiliser pour excuter
la mission, et les rsultats attendus. Chaque tape est subdivise en tches distinctes qui sont
leur tour subdivises en activits.
Cette section est compose de :
d1 Rappel de la mission
d2 Etapes :
a) tche :
activit 1
activit 2
Ce volet est habituellement la section la plus longue de la proposition et devrait tre celle qui exige
le plus de rflexion.

4.1.5. Composition de lquipe et responsabilits de ses membres

Cette section prsente au lecteur l'quipe affect au projet. Cest une des phases les plus
importantes de la proposition car elle doit montrer que lquipe peut effectivement rpondre aux

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exigences des termes de rfrence, quelle est rellement capable de raliser la mission.

Ici devront tre identifies les comptences que dispose la structure pour voir si lon doit recourir
aux consultants extrieurs. Si des sous-traitants font partie de votre quipe, vous devriez joindre un
organigramme simple de l'quipe globale.
La composition de lquipe doit tre propose, par spcialit, ainsi que les tches qui sont confies
chacun de ses membres et leur calendrier

4.1.6. Curriculum vitae (CV) pour le personnel spcialis propos

Ici devront tre prsents les curriculum vitae rcemment signs par le personnel spcialis
propos et le reprsentant du consultant habilit soumettre la proposition. Parmi les
informations cls doivent figurer, pour chacun, le nombre dannes dexprience du consultant et
ltendue des responsabilits exerces dans le cadre de diverses missions au cours des dix (10)
dernires annes.

4.1.7. Calendrier du personnel spcialis

Une tche doit pouvoir tre mesure et affecte. C'est--dire que vous devez pouvoir mesurer le
temps imparti chaque tche et affecter une seule personne, le responsable de tche, son
excution, mme si d'autres personnes peuvent aussi y participer.

4.1.8. Calendrier des activits (programme de travail)

Un calendrier pour le droulement du projet doit tre tabli. Une des meilleures faons de faire part
du calendrier au lecteur est d'laborer un diagramme qui montre :

a) tapes
b) chaque tche
c) chaque activit
d) les rapports mutuels des activits (p. ex. la tche 3 peut-elle commencer uniquement
lorsque la tche 2 est termine ou peut-elle tre excute en parallle?)
e) runions principales
La date d'achvement et la dure totale du projet doivent tre indiques clairement et tre
conformes aux attentes du client.

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4.1.9. Renseignements gnraux sur le soumissionnaire

Dans cette section, il est prsent votre structure avec toutes les rfrences et les domaines de
comptence, y compris des brochures. .
Vous devriez aussi faire ressortir les principaux facteurs qui font que votre socit est en mesure
d'offrir le service ou produit.

4.1.10. Garanties

Pour certaines propositions, en particulier les appels d'offres du gouvernement, diverses garanties
sont exiges, notamment:
Qu'aucun des produits ou services ne proviendra de pays avec lesquels le gouvernement ne
fait pas affaires;
Que le prix demeurera valide pendant 90 jours;
Que si votre socit est retenue, elle conclura un contrat dont les modalits figurent dans le
contrat en annexe.
Si une seule garantie est exige, elle peut tre incluse dans la lettre d'accompagnement. Toutefois,
si plusieurs garanties sont exiges, elles devraient figurer dans une section facile consulter.
Comme les garanties sont des documents ncessaires qui n'amliorent pas votre soumission, cette
section devrait se trouver en annexe ou la fin, de faon ne pas entraver les parties importantes
de votre message.

4.1.11. Annexes

Les documents plus longs devraient tre joints en annexes afin de ne pas obscurcir le message
principal que vous prsentez. En gnral, il y a trois annexes standard :
La premire contient les descriptions de votre socit et de tous les sous-traitants utiliss, y
compris des brochures.
La deuxime comprend l'information technique relative des projets antrieurs, notamment la
description des projets, des copies de documents techniques, une liste de projets semblables,
etc.
Le curriculum vitae du personnel-cl se trouve dans la troisime annexe.
Vous faciliterez la tche du lecteur si vous classez les curriculum vitae par ordre alphabtique et si
le nom des personnes est indiqu sur la page titre de l'annexe.

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4.2. ELABORATION DUNE OFFRE FINANCIERE

Le budget prvu pour le projet constitue la partie la plus importante de votre proposition. Toutes les
autres parties de votre proposition sont qualitatives, mais le budget est quantitatif et peut tre
rsum en un seul chiffre.
Lors de ltablissement de la Proposition financire, les consultants sont censs prendre en compte
les spcifications et conditions figurant dans les documents de la demande de proposition (DP). La
Proposition financire doit tre tablie au moyen des Tableaux types. Elle numre tous les cots
affrents la mission, y compris :
a) rmunration du personnel (tranger et local, prsent sur le terrain ou au sige), et
b) frais remboursables, tels quindemnits de subsistance (indemnit journalire, logement), frais
de transport (international et local, pour le dmarrage ou la clture des activits), services et
matriel (vhicules, matriel de bureau, mobilier et fournitures), loyers des locaux
professionnels, assurances, impression de documents, enqutes, et formation, si cette dernire
constitue un lment majeur de la mission.
Si besoin est, ces charges peuvent tre ventiles par activit, et mme dcomposes en cots
trangers (devises) et cots locaux (monnaie nationale).
La Proposition financire doit prsenter sparment les impts, droits (y compris cotisations de
scurit sociale), taxes et autres charges fiscales applicables en vertu de la lgislation en vigueur
sur les consultants, les sous-traitants et leur personnel (autre que les ressortissants ou rsidents
permanents du pays du Client), sauf indication contraire dans les Donnes particulires.

Plan de la proposition financire


1 Lettre de soumission de la Proposition financire
2 tat rcapitulatif des cots
3 Ventilation des cots par activit
4 Ventilation de la rmunration par activit
5 Frais remboursables par activit
6 Frais divers

4.2.1. Lettre de soumission de la Proposition financire

La lettre de soumission prsente la proposition financire avec le montant correspondant en lettres


et en chiffres, ainsi que les modalits de paiement.

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4.2.2. Etat rcapitulatif des cots

Un tableau type prsente ltat rcapitulatif des cots, cest dire, le montant total hors taxes, les
taxes et le montant total toutes taxes comprises.

4.2.3. Ventilation des cots par activit

Un tableau type prsente la ventilation des cots par activit. Il rcapitule par activit la
rmunration, les frais remboursables et les frais divers.

4.2.4. Ventilation de la rmunration par activit

Un tableau type prsente la ventilation des rmunrations par activit. Il donne par activit le cot
du personnel permanent, du personnel local et des consultants extrieurs.
Vous pourriez fournir un tableau du personnel-cl qui indique le taux salarial horaire de chaque
personnel et le nombre d'heures que chacune consacrera au projet. Il pourrait tre utile de fournir
un tableau subdivis pour chacune des tches, afin d'indiquer le cot total par tche.

4.2.5. Frais remboursables par activit

Un tableau type prsente les frais remboursables par activits. Il donne par activit les frais de
voyage, lindemnit de subsistance, les frais de dplacement local et les locations de bureaux et
services.

4.2.6. Frais divers

Un tableau type prsente les frais divers par activits. Il donne par activit les frais de
communication (tlphone, tlgrammes, telex), les frais de rdaction et de reproduction, le
cots des matriels (vhicules, ordinateurs..) et des logiciels.

4.2.7. Modalit de paiement

Si cela n'est pas prcis dans la Demande de proposition, il est important d'indiquer votre client
ventuel de quelle faon vous vous attendez tre pay. La mthode de paiement dpend de
plusieurs facteurs, tels que :

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la nature de votre entreprise,
vos rapports avec le client,
votre situation financire, etc.
Vous pouvez notamment demander tre pay tous les mois et prsenter une facture au dbut du
mois.
Une autre mthode de paiement courante est axe sur l'achvement de certaines tapes, c'est--
dire que le client effectue des versements lorsque vous atteignez certaines tapes prcises du
projet.

4.3. EXAMEN FINAL

Rservez toujours suffisamment de temps pour effectuer un examen final complet. Vous devriez
considrer cette tape comme une partie officielle du processus d'laboration de la proposition.
Les valuateurs devraient tre objectifs et utiliser les critres d'valuation prciss. De plus, vrifiez
soigneusement votre demande de proposition une dernire fois; il est trs facile d'oublier d'inclure
une garantie. Il est aussi obligatoire de faire une dernire relecture du document final. Veillez ne
rien oublier.
Vous devriez profiter de l'occasion pour revoir vos arguments de vente particuliers pour vous
assurer qu'ils sont clairement noncs et souligns souvent et positivement dans votre proposition.
Dans la mesure du possible, l'examen devrait tre effectu par une personne comptente qui n'a
pas particip l'laboration de la proposition.
En raison de l'importance critique du prix, vous devriez faire une dernire valuation pour
dterminer si votre stratgie d'tablissement de prix est adquate. Vous avez peut-tre obtenu
d'autres renseignements ou l'laboration de la proposition vous a peut-tre donn l'occasion de
rflchir davantage votre stratgie.

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CONCLUSION

On peut retenir que pour russir les appels doffres, il faut sapproprier entirement le dossier en suivant
strictement tous les aspects indiqus par le commanditaire. Notamment, on peut RAPPELER QUE POUR LES
TECHNICIENS IL EST BON DE PRETER ATTENTION :

- AUX TERMES DE REFERENCES ;


- AU MODELE DE CV FOURNI ;
- AU MODELE DE REFERENCE TECHNIQUE FOURNI ET AUX INFORMATIONS QUI Y FIGURE ;
- AU PLAN DE TRAVAIL ET CALENDRIER DU PERSONNEL CLE ;
- AU MODELE FINANCIER FOURNI.

ET POUR LE SUIVI DE :
- SASSURER DE LA MISE A DISPOSITION DU MATERIEL DE TRAVAIL ;
- PREPARER LES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS (COURRIERS) ;
- PREPARER LES ENVELOPPES ;
- FAIRE LEGALISER LES DIPLOMES DES EXPERTS CLES ;
- SASSURER DU RESPECT DES DELAIS ET DE LENVOI DES PLIS ;
- SASSURER LA RECEPTION DES PLIS PAR LE COMMANDITAIRE.

Il faut noter que cest toujours la procdure de rdaction du bailleur de fonds concern qui est
utilise.

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3 ANNEXES

ANNEXE 1 QUELQUES SITE POUR APPEL DOFFRES

Appels d'offres internationaux

Appels d'offres en Europe


Concernant les appels d'offre en Europe, il existe une multitude des sites web
concerns avec des informations dtailles, notamment des guides des appels
d'offres et des informations sur les appels d'offres en cours.

Sources Supports Commentaires


dinformation

Journaux dannonces lgales


Site SIMAP. Marchs http://europa.eu/publicprocurement SIMAP donne accs aux
publics en Europe / informations les plus importantes
publicprocurement/index_fr.htm en matire de marchs publics en
Europe.

Marchs publics http://europa.eu/ Des liens sur les marchs publics


en Europe publicprocurement/index_fr.htm dans les tats membres de l'UE.
Sites Internet avec des services de veille
Autres sites web www.achatpublic.com Annonces lgales et les avis
en France www.secteurpublic.fr dattribution. On peut tlcharger
www.apasp.fr le dossier de consultation des
www.vecteurplus.com entreprises (DCE). Enfin, il y a
www.marchesonline.com souvent des outils de veille et
www.commandes- dalerte ainsi que des formations
publiques.com www.mpfrance.fr qui sont proposes.

Les sites Internet sur lesquels se trouvent les appels doffres de ltat franais
Les sites Internet des www.marches-publics.gouv.fr ainsi Consultation des avis dappels
Appels dOffres de que tous les sites des ministres doffres;
ltat franais rponse en ligne aux marchs de
ltat.

FORMATION A LA REDACTION DOFFRE TECHNIQUE Page 20 sur 23


Appels d'offres en Afrique
Sur le site web www.uemoa.int/index.htm de l'Union Economique et Montaire Ouest
Africaine (UEMOA) vous trouverez un lien sur les appels d'offres de la sous-rgion
(voir lien direct sur la barre de liens horizontale en haut de la page
www.uemoa.int/opportunites/index_AO.htm).

Sur le site web www.izf.net "Investir en Zone Franc" par le lien "Opportunits d'affaires"
vous trouverez galement des publications d'appels d'offre internationaux, notamment les
appels d'offre de l'UEMOA, de Jeune Afrique, de Malipage, de la Communaut
Economique et Montaire de l'Afrique Centrale (CEMAC), de la BCEAO, de DG Market
(30.000 appels d'offres internationaux, site cr l'initiative de la Banque Mondiale) et des
offres import- export en Afrique.

Site web www.ecowas.int de la Communaut Economique des tats de l'Afrique


de l'Ouest (CEDEAO). Pour la version franaise clicker sur le lien en bas de page. Le site
dispose en principe d'un lien sur des appels d'offres, mais actuellement le lien n'est pas
Fonctionnel.

http://www.cemac.cf/AO_index.htm
http://appel-d-offre.dgmarket.com/
http://www.jeuneafrique.com/annonces/appel_offres.asp

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ANNEXE 2 FICHE TECHNIQUE ET ADMINISTRATIVES DES APPELS DOFFRES

APPEL DOFFRE N_004/2014


RESPONSABLE DU DOSSIER :
Intitul :

Adresse :

N de rfrence de loffre

Contenu des offres :


Offre technique :

Offre financire

Nombre dexemplaires

Date limite :

Dlai Dpartement

Moyens denvoi :

Pays de destination :

Comment prsenter les Enveloppe extrieur :


enveloppes

Enveloppe A : offre Technique

Enveloppes B : offre financire


Observations particulires

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ANNEXE 3 MISE EN FORME DES DOCUMENTS

Titre Numrotation Police Taille Attribut (G, Espacement Interligne Retrait Justification
I, Majus)

Titre 1 Chapitre Calibri 12 Gras et Avant : 0 Exactement :16 Aucun Gauche


majuscule Aprs : 24

Titre 2 1.1/ Calibri 12 Gras et Avant : 24 Exactement :16 Marge : Justifi


petite 1,25
Aprs : 12
majuscule

Titre 3 1.1.1/ Calibri 12 Gras Avant : 18 Exactement :16 Marge : Justifi


2,50
Aprs : 6

Titre 4 1.1.1.1/ Calibri 12 Gras et Avant : 18 Exactement :16 Marge : Justifi


italique 3,75
Aprs : 6

Titre 5 a/ Calibri 12 Italique Avant : 18 Exactement :16 Marge : 5 Justifi


Aprs : 6

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