Partie 1

Assurer la gestion
administrative des RH
du service
Selon J.-M. Plane (1), la Gestion des Ressources Humaines (GRH) est aujourd’hui une
fonction à part entière, avec des outils reconnus. Aux côtés de la direction générale,
elle assure à la fois une fonction d’intégration pour le personnel (dialogue social, com-
munication de la stratégie) et une fonction de différenciation des salariés (recrutement
et pilotage des carrières, rémunérations individualisées, etc.). Elle gère les effectifs, les
qualifications et les compétences à court, moyen et long termes.
Ses orientations stratégiques se déclinent, sur le plan opérationnel, en processus de
gestion du personnel, dans le cadre réglementaire du droit du travail et de la protec-
tion des données personnelles.
La gestion administrative des RH assure la collecte, la mémorisation, le traitement et la
diffusion des informations relatives aux salariés, dans tous les processus de leur ges-
tion, de leur recrutement jusqu’à leur départ.
Dans une organisation, la Direction des RH peut décentraliser certaines procédures de
GRH. Les managers en sont alors responsables pour le seul personnel de leur équipe et
délèguent à leur assistant des activités administratives relatives aux processus concernés.
L’assistant de manager devient un interlocuteur du service RH, sous le contrôle de son
manager, dans le cadre du Système d’Information des RH (SIRH) de l’organisation et de

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ses procédures de GARH.
(1) Plane J.-M., La Gestion des ressources humaines, Economica, 2e édition, 2006.

Sommaire
CHAPITRE 1 Le cadre des activités RH déléguées à l’assistant manager .......................................... 9
Situations
1. Analyser le contexte de l’activité déléguée ........................................................................................................................................10
2. Analyser son poste de travail ........................................................................................................................................................................12
3. Assurer une veille juridique, informer ....................................................................................................................................................13
4. Informer, diffuser l’information sociale .................................................................................................................................................13
Notions
1. Le contexte de l’activité déléguée en RH .............................................................................................................................................15
2. La gestion administrative du personnel déléguée à l’assistant manager ......................................................................17
Exercices
1. L’agenda social ......................................................................................................................................................................................................19
2. Le processus de départ d’un salarié .........................................................................................................................................................20

7
 CHAPITRE 2 La participation au processus de recrutement ......................................................................... 21
Situations
1. Identifier les compétences attendues ................................................................................................................................................... 22
2. Sélectionner les supports de diffusion ................................................................................................................................................. 24
3. Concevoir une annonce d’offre d’emploi ............................................................................................................................................. 24
4. Contribuer à la sélection des candidats ............................................................................................................................................... 26
5. Faciliter l’intégration des candidats ........................................................................................................................................................ 27
6. Mettre à jour la base de données du personnel ............................................................................................................................. 28
Notions
1. Environnement des activités liées au processus de recrutement...................................................................................... 29
2. Activités liées au processus de recrutement .................................................................................................................................... 30
Exercices
1. Choisir le moyen de diffusion d’une annonce de recrutement ........................................................................................... 33
2. Informatiser le Registre Unique du Personnel ................................................................................................................................ 33
3. Analyser un processus d’intégration....................................................................................................................................................... 34
CHAPITRE 3 La préparation et le suivi des formations ...................................................................................... 35
Situations
1. Identifier les enjeux et les besoins en formation .......................................................................................................................... 36
2. Établir des priorités, assurer le suivi administratif et financier ........................................................................................... 40
3. Établir des priorités, organiser .................................................................................................................................................................... 41
Notions
1. Les enjeux et le contexte de la formation professionnelle ..................................................................................................... 43
2. L’organisation de la formation dans l’entreprise............................................................................................................................. 44
3. Le suivi des actions du plan de formation du service ................................................................................................................ 45
Exercices
1. Enjeux de la formation et identification des besoins ................................................................................................................. 47
2. Conception d’un support d’évaluation des compétences........................................................................................................ 47
CHAPITRE 4 La gestion des absences et des congés ............................................................................................. 49
Situations
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1. Appréhender le contexte du suivi des absences et des congés ........................................................................................... 50

2. Gérer les absences imprévues .................................................................................................................................................................... 52
3. Suivre les congés annuels .............................................................................................................................................................................. 54
4. Mettre à jour et exploiter les données relatives aux absences ............................................................................................ 55
Notions
1. Spécificités et enjeux de la gestion des congés et absences ................................................................................................. 57
2. Le suivi des absences......................................................................................................................................................................................... 58
3. La gestion des congés annuels.................................................................................................................................................................... 59
Exercices
1. Analyser les enjeux de l’absentéisme .................................................................................................................................................... 61
2. Étudier une solution externalisée de la gestion des absences ............................................................................................. 61
3. Planifier les congés et aplanir les conflits ......................................................................................................................................... 62

APPLICATION 1 SARL MINOFRA Demeures du Nord de France .................................................................. 63

1. Veille juridique ..................................................................................................................................................................................................... 64

2. Recrutement ..................................................................................................................................................................................................... 65
3. Formation des salariés à la sécurité....................................................................................................................................................... 70
4. Suivi des absences .............................................................................................................................................................................................. 73
5. Préparation à la première phase de l’épreuve action professionnelle ........................................................................... 74

8
 1
Le cadre des activités RH
déléguées à l’assistant de manager
Objectifs > Situer ses activités en relation avec la DRH, dans les procédures de gestion administra-
tive du personnel et dans le Système d’Information des Ressources Humaines
> Se sensibiliser aux contraintes, obligations et activités de la gestion administrative
du personnel

L’ORGANISATION

Dénomination : AGERIX SA à directoire

Activité : Gestion des risques techniques et environnementaux
Clientèle : Entreprises et collectivités françaises et européennes
AGERIX
Structure : 4 agences régionales en France, autonomes et structurées
en pôles supports (RH, contrôle de gestion) et en pôles métiers : Audit
(conformité aux référentiels de sécurité), Bâtiment (sécurité des bâtiments), Formation
(prévention des risques), Laboratoire (analyses et essais), Conseil (systèmes qualité)
Chiffre d’affaires 2007 : 182 millions d’euros
Effectif : 2 000 collaborateurs en Europe dont 1 500 techniciens et ingénieurs

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Assistant de manager du pôle Conseil de AGERIX NORD, vous dépendez hiérarchiquement de son res-
ponsable M. Mehdi Bellet. Vous lui consacrez environ 40 % de votre temps et occupez les 60 % restant
à soutenir l’activité opérationnelle du pôle (22 ingénieurs et techniciens).
La DRH nationale impulse une réorganisation : informatisation des procédures de gestion du personnel
(Oracle PeopleSoft) et décentralisation de certaines applications au management intermédiaire.
En plus de la gestion opérationnelle (les projets clients), chaque manager d’un pôle métier est désormais
responsable, dans son équipe, du recrutement, de la formation, de la gestion des absences et des
congés. Il prend les décisions qui concernent ses collaborateurs dans ces domaines et son assistant
prend en charge les activités administratives correspondantes.
Les assistants des managers des pôles métiers ont donc de nouvelles attributions en tant que
Correspondants RH de leur pôle et dépendent fonctionnellement du Responsable Ressources Humaines
(RRH) de l’agence dans ce cadre.
Mme Li Beijing est la RRH de l’agence AGERIX NORD.

Problématique générale
Comment situer vos nouvelles responsabilités dans le cadre de la Gestion Administrative des
Ressources Humaines (GaRH) et du Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH) ?
Comment vous positionner entre les collaborateurs, le manager, la RRH et la DRH ?

ASSURER LA GESTION ADMINISTRATIVE DES RH DU SERVICE 9

 1
Situation 1 Analyser le contexte de l’activité déléguée
Mme Li Beijing a distribué et commenté de nombreux supports à l’occasion d’une séance de formation
des assistants-correspondants RH. Vous reprenez la description du Système d’information des ressources
humaines de l’entreprise (doc.1) et l’exemple de la procédure de paye (doc.2) pour vous imprégner de
votre cadre de travail et prendre la mesure de vos responsabilités.

1 Recensez les domaines d’intervention des assistants - correspondants RH (Doc. 1 et

présentation de l’organisation). Précisez leurs liens, en amont ou en aval, avec les autres
domaines de la gestion de l’entreprise.

2 Analysez les documents 2 et 3. Repérez les principaux acteurs, opérations et flux

d’information de la procédure de paye chez AGERIX.

3 Analysez votre responsabilité quant à la confidentialité des informations, leur fiabilité et

le respect des échéances.

Doc 1 Cartographie du SIRH d’AGERIX

Les assistants - collaborateurs RH prennent en charge, pour leur service respectif,

les activités administratives en couleur sur le schéma.

Portail RH Site de
Intranet l’entreprise

Gestion des comptes

Logiciel RH Droits et habilitations,
3 modules listes de diffusion,
e.mail

- Annuaire
- Formulaires RH en ligne Recrutement
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- Candidatures spontanées
- Base du personnel

Gestion
Courante Gestion des activités
Gestion congés, absences
des
évaluations
Préparation
Paie Facturation

Gestion
des
formations

Moteur
Comptabilité
de Paie

Budget/Prévision
Effectif, masse salariale
Tableaux de bord
Indicateurs RH

10 1. Le cadre des activités RH déléguées à l’assistant de manager

 1
Doc 2 AGERIX - Schéma simplifié de la procédure de paye

PREPARATION
PRE
EPARATION DE
E LA
A PA
PAYE
AYE
AYE
VEILLE JURIDIQUE et MISE À JOUR R Mise e à jjour d’informations Saisi des informations
Saisie
DES PARAMÈTRES DE PAYE : ig
gn
signalétiques : men
mensuelles variables :
taux des cotisations, formules ssalaire
a de base, RIB, abse
absences, maladies, nombre de jours de
de calculs, plafonds de sécurité changement d’adresse ou cong
congés payés pris, heures supplémentaires,
sociale, exonérations… d
de situation familiale acom
acomptes demandés …

Tableau
ableaau de
d saisie
intermédiaire
LANCEMENT DE LA PAYE DU MOIS BD Personnel

BULLETIN ÉTAT DES ENREGISTREMENTS COMPTABLES

DE PAIE VIREMENTS

LIVRE DE PAIE DUCS - Déclaration et

Salarié (Archivag
(Archivage)
ge)
ge Banq
Banques
ques
q ues télé
télépaiement des cotisations sociales
Employeur

URSSAF ASSEDIC caisses

i de retraite
d t it
complémentaire
Cadres (AGIRC)
non cadres (ARRCO)

… Légende
DOCUMENT
Déclaration Employeur OPÉRATION
RÉGLEMENTAIRE
Annuelle URSSAF
des Données Flux d’entrée
Services fiscaux (DGI)
Sociales Flux de sortie
Salarié Destinataire

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Délégation au correspondant RH

Doc 3 Commentaires de la procédure de paye (notes prises en formation)

L’assistant-correspondant RH est responsable, à la cellule Paye du siège). Conserver les justifi-

pour les seuls salariés de son pôle d’affectation :
– de la collecte et de la mise à jour des informa-
tions signalétiques ;
– de la collecte, validation et mise à jour des infor-
mations mensuelles variables.
Il est responsable de leurs saisies mensuelles :
– directement sur la BD du personnel pour les
informations signalétiques (+ transmettre une
copie papier au pôle RH – à l’attention de Boris,
assistant du pôle RH d’AGERIX NORD) ;
– dans un tableau intermédiaire sur Excel, à com-
pléter au plus tard le 25 au soir de chaque mois
(le 27, Boris transmet ces fichiers préparatoires
catifs, par collaborateur et par mois, dans un
dossier annuel.
Depuis 2004 (refonte de la loi Informatique et
Libertés de 1978), le responsable de la cellule Paye
est un Correspondant Informatique et Libertés
(CIL). Il veille à l’application des règles de mise en
œuvre des traitements informatiques de données
nominatives. Il a conçu une charte de déontologie
RH.
La veille juridique concernant les paramètres de
paye et leur MAJ ainsi que les autres opérations
sont prises en charge par la cellule Paye du siège.

ASSURER LA GESTION ADMINISTRATIVE DES RH DU SERVICE 11

 1
Doc 4 Charte de déontologie RH - Extraits

Selon la loi Informatique et Libertés du 16 janvier 1978, réaffirmée par la loi pour la confiance en l’éco-
nomie numérique de 2004 […] et conformément aux articles […] du Code du Travail […] les conséquen-
ces morales et éthiques de l’exploitation des informations nominatives qui identifient les salariés et les
candidats rendent nécessaire l’application de règles déontologiques strictes par tout collaborateur sus-
ceptible de collecter, consulter, traiter, transmettre ou être informé de données personnelles relatives
aux salariés ou candidats.
Tout intervenant en RH, membre du service RH, intervenant ponctuel, stagiaire ou consultant extérieur
est concerné par cette charte. […]
Toute donnée personnelle descriptive d’un salarié ou d’un candidat est réputée confidentielle.

Le respect des droits fondamentaux de la personne

L’intervenant en RH préserve la vie privée des candidats en assurant, y compris avec ses collègues, la
confidentialité des données qu’il manipule. Il prend en considération les utilisations abusives qui pour-
raient en être faites. Il ne transmet ces informations qu’aux tiers autorisés.
En respect de l’article L.122-45 du Code du travail, il ne pratique aucune discrimination en rapport avec
l’origine, le sexe, les mœurs, l’orientation sexuelle, l’âge, les opinions politiques, les activités syndica-
les, les convictions religieuses, l’état de santé ou le handicap, l’appartenance à une ethnie, nation ou
race des salariés ou candidats […]

Le respect de la finalité des traitements

L’intervenant RH ne collecte aucune information discriminatoire. Il n’intervient qu’avec le consentement
libre et éclairé des candidats pour enregistrer des informations nominatives qui ne seront exploitées
que pour la durée et la finalité initialement prévues.
Il respecte la dignité, la liberté et la protection des candidats.[…]
&
Je, soussigné ____________________, déclare avoir pris connaissance de la charte de déontologie RH et
m’engage à en respecter les prescriptions.
Fait à ___________________________
Le _____________________________ Signature
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Situation 2 Analyser son poste de travail

Vous êtes confronté à vos nouvelles responsabilités pour la paie du mois suivant. En effet, le pôle RH de
l’agence ne gère plus les validations de demande de congés ou d’absences qui sont désormais du ressort
des managers. En attendant que tous les modules du nouveau logiciel soient installés, cette période de
transition implique une attention particulière de votre part.

4 Analysez votre poste de travail dans ce contexte : fonctions, moyens, ressources

matérielles et informationnelles disponibles, liaisons fonctionnelles, degré de délégation,
E6 résultats attendus.

5 Explicitez votre contribution aux activités du manager.

6 Détaillez votre rôle en matière de circulation de l’information.

Étudiez en quoi la saisie en ligne, par les salariés, de leurs demandes de congés ou
d’avances sur frais le facilitera.

12 1. Le cadre des activités RH déléguées à l’assistant de manager

 1
Doc 5 Notes sur la saisie des informations mensuelles pour la paye

Période de transition ! 2. Saisie mensuelle dans le fichier intermédiaire

1. Collecter les informations
Centraliser les demandes de congés ou de récupé-
ration d’heures supplémentaires (support papier)
remplies par les collaborateurs et validées (ou à
valider) par M. Bellet.
M. Bellet supervise le planning des activités de
l’équipe (projets clients en cours et à venir), dans
lequel chaque collaborateur continue à saisir ses
activités et ses absences. Les collaborateurs non-
cadres effectuent régulièrement des heures supplé-
mentaires, mais c’est M. Bellet qui me fournit la
liste.
S’il y a lieu, le pôle comptable me transmet par mail
les acomptes sur salaire ou avances sur frais de
déplacement demandés par les salariés de l’équipe.
sur Excel : pour chaque collaborateur du pôle (en
ligne), dans l’ordre alphabétique, indiquer
(6 colonnes) :
– le nombre de jours de congés payés, de repos
compensateurs et de maladie,
– le nombre d’heures supplémentaires,
– les acomptes et avances éventuellement accor-
dées.
3. Valider le fichier (voir le mode opératoire).
Boris, du pôle RH centralise les fichiers intermé-
diaires saisis par les correspondants. Il réalise
ensuite les mêmes contrôles qu’auparavant, à par-
tir de la base de données (fichier comptable et
planning des activités).

Situation 3 Assurer une veille juridique, informer

Un collaborateur informé de vos nouvelles responsabilités vous pose une question : « Si je prends deux
semaines de congés cet été et mes trois autres semaines de congés payés entre Noël et le mois de mars,
aurais-je droit, comme ma femme dans son entreprise, à des jours de congés payés supplémentaires ? »

7 Cherchez les réponses aux questions de votre collaborateur sur un site institutionnel
(par exemple, le site du ministère du travail et des relations sociales, /www.travail-
solidarite.gouv.fr/informations-pratiques/fiches-pratiques/). FINALITÉ 2

8 Préparez l’explication que vous lui donnerez en face à face. FINALITÉ 1

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Situation 4 Informer, diffuser l’information sociale
Le portail intranet d’AGERIX est encore « en cours de construction ». Vous consultez sa première ébau-
che, en ligne depuis peu. Vous vous interrogez sur l’intérêt du portail RH et sur votre rôle de veille, d’ex-
plication et de conseil.

9 Analysez les fonctions d’un portail RH (Docs 6 et 7).

10 Expliquez la procédure à suivre (Doc. 6) pour consulter les informations disponibles sur le
portail RH de l’entreprise.

11 Proposez à l’administrateur central une page d’informations réglementaires, en réponse à

la question de votre collaborateur (Situation 3).

ASSURER LA GESTION ADMINISTRATIVE DES RH DU SERVICE 13

 1
Doc 6 Structure du PORTAIL RH (en projet)

ADMINISTRATEUR CENTRAL
pilotage opérationnel et fonctionnel de la e.grh INFOS
Informations réglementaires
Nouveautés
Informations pratiques :
PAGE d’ACCUEIL réglementation,
Accès personnalisé sessions de formation, postes à
Menu personnalisé,
et sécurisé pourvoir en interne…
en fonction du profil
Droits d’accès
de l’utilisateur connecté

DOCUMENTS
Annuaire interne, Trombinoscope
Formulaires en ligne : demande de
APPLICATIONS congés, demande de formation,
Recrutement candidature à un poste interne,
Gestion des absences déclaration d’absences…
Gestion des congés Dossier personnel
Gestion de la formation… Parcours personnel de formation

Doc 7 Projet de la page d’accueil du portail RH d’AGERIX

Demande de
AGERIX Demande de
prestations Mail Internet
congés
Portail RH internes
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14 1. Le cadre des activités RH déléguées à l’assistant de manager

 Le cadre des activités RH déléguées à l’assistant de manager
1

NOTIONS
1 Le contexte de l’activité déléguée en RH
Le droit du travail, le système d’information des ressources humaines (SIRH) de l’entreprise et ses procé-
dures de gestion administrative en la matière (GARH) sont les principaux constituants du contexte de tra-
vail de l’assistant de manager.

1.1 Le cadre réglementaire

■ Le droit du travail

Il encadre les pratiques de GRH :

• le code du travail réglemente les relations de travail, la protection sociale, les droits et obligations des
employeurs et des employés ;
• la convention collective de branche ou l’accord d’entreprise améliore les dispositions du code du travail
et les adapte au secteur d’activité ou à l’entreprise.

■ L’agenda social

Les obligations des employeurs sont nombreuses et récurrentes en termes de dates de déclaration, dates
de paiement, information tous les…, consultation avant le…
Ces échéances sociales, incontournables sous peine d’amendes dissuasives, sont repérées dans un
agenda social. Il indique, pour l’année, toutes les dates concernées par une obligation réglementaire. Il est
mis à jour régulièrement, car assorti de notes relatives à de nouvelles modalités, issues de la veille juridi-
que et sociale. Il est réalisé par des sociétés spécialisées, consultable par abonnement sur Internet ou par
le service RH, pour l’ensemble de ses obligations.

■ La protection des données personnelles

La loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 et la loi pour la Confiance en l’économie numérique de
2004 protègent les individus des dangers liés aux fichiers et aux traitements informatiques contenant des
données nominatives. Elles encadrent l’utilisation des données personnelles par des droits pour les per-
sonnes fichées et des obligations pour ceux qui les collectent ou les utilisent.
La CNIL (Commission Nationale Informatique et Liberté), est l’organisme chargé de faire respecter ces lois
(conseils, déclarations, contrôles, sanctions). FINALITÉ 2

1.2 Le Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH)

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Un système d’information des ressources humaines est constitué de l’ensemble des acteurs, matériels,
logiciels ou procédures qui participent à la collecte, à la conservation, à la production, à la transmission ou
à la diffusion d’informations relatives aux ressources humaines de l’entreprise.
Toutes les entreprises possèdent donc un SIRH, plus ou moins informatisé. Mais l’acronyme SIRH est sur-
tout utilisé pour parler d’une gestion informatisée globale des RH d’une organisation.

■ Les documents « papier »

Quel que soit le degré d’informatisation des procédures de GARH, le dossier individuel du salarié reste
indispensable pour classer les documents qui circulent, sur support papier, entre l’employeur et les sala-
riés, de leur embauche à leur départ. FICHE RESSOURCE 1 - CONSTITUER LE DOSSIER INDIVIDUEL DU SALARIÉ

Chaque entreprise doit aussi tenir des registres réglementaires : le registre unique du personnel (une ligne
par salarié avec date d’embauche et date de départ) ou encore le registre des accidents du travail.
La réglementation autorise la dématérialisation de certains d’entre eux, sous certaines conditions (inté-
grité des données, traçabilité, etc.).

■ Les logiciels RH

Les logiciels spécialisés automatisent les processus de GARH les plus chronophages :
– le traitement de la paie (souvent externalisé auprès de l’expert-comptable ou d’un prestataire spécialisé),
– la gestion des activités et des absences, le suivi de la formation des salariés,
– le recrutement.

ASSURER LA GESTION ADMINISTRATIVE DES RH DU SERVICE 15

 1
NOTIONS

Ils assurent une ponctualité et une exactitude des résultats produits et libèrent du temps aux managers
pour une gestion individualisée du parcours professionnel des salariés (formation, évaluation) et pour une
gestion collective prévisionnelle et stratégique (GPEC, sécurité).

■ Un SIRH
Un outil logiciel complet (de type ERP ou PGI) centralise toutes les données relatives au personnel et intè-
gre toutes les fonctions RH en les reliant aux autres fonctions de l’entreprise (comptabilité, gestion des
activités opérationnelles, contrôle de gestion…).

L’utilisation conjointe des TIC facilite :

– la décentralisation de certaines applications RH, leur délégation au management intermédiaire,
– la diffusion de l’information sociale sur l’intranet,
– la saisie d’informations à la source, par le salarié concerné dans des formulaires en ligne. De nombreux
documents sont ainsi dématérialisés : demande de congés, inscription à une formation, etc. Un moteur
de workflow automatise ensuite la circulation de l’information entre les acteurs concernés par les diffé-
rentes opérations : validation – traitement – réponse personnalisée – prise en compte dans la base de
données du personnel.
Ces exemples participent à la e.grh ou gestion électronique des ressources humaines.

1.3 Les procédures de GARH

FICHE RESSOURCE 4 - FORMALISER LE PROCESSUS DE RECRUTEMENT

Un processus administratif est une succession d’étapes de traitement d’informations, nécessaires afin
d’obtenir un résultat. Il fait intervenir des acteurs et génère des flux d’informations. Le terme de procé-
dure lui est ici préféré pour parler des façons de procéder dans une entreprise en particulier.

En effet, dans le respect des processus réglementaires, les procédures de GARH (les opérations, les acteurs
et les flux générés) sont spécifiques à chaque entreprise. Elles dépendent principalement de ses orienta-
tions stratégiques en matière de RH, de l’effectif géré, du degré d’informatisation du SIRH et du niveau
de délégation des applications RH.

■ Les acteurs

Les procédures de GARH font intervenir de nombreux acteurs, internes, à des niveaux hiérarchiques et
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fonctionnels différents, et externes. Autant d’intervenants avec lesquels l’assistant de manager est en
relation dans le cadre des activités qui lui sont déléguées.

Recrutement Organismes sociaux

ANPE, APEC, ETT, presse, ACTEURS INTERNES De recouvrement
site spécialisé, et/ou répartition :
cabinet de recrutement Direction générale, URSSAF/CPAM/CRAM,
Direction RH, Assistants RH ASSEDIC, ARRCO…
Managers de services
Assistants de managers

Formation Administrations
Organismes de formation, de Inspection du travail,
financement (FONGECIF) Personnel Médecine du travail,
Administration fiscale…

Banques Partenaires sociaux

Délégués du personnel,
Délégués syndicaux,
Comité d’entreprise,
Litiges CHSCT…
Conseil des prud’hommes
Tribunal administratif
Consultants,
sous-traitants, prestataires
Expert comptable,
Conseiller juridique,
Prestataire informatique
Syndicat professionnel

16 1. Le cadre des activités RH déléguées à l’assistant de manager

 Le cadre des activités RH déléguées à l’assistant de manager
1

NOTIONS
■ Les flux d’informations

Les flux d’informations générés par les procédures de GARH sont variés :
– réglementaires, de travail ou de pilotage ;
– comptables, financiers ou statistiques ;
– individuels ou collectifs ;
– dématérialisés ou non ;
– externes, à destination des organismes sociaux ou de l’Inspection du travail par exemple ;
– ou internes, à destination des salariés ou des partenaires sociaux ou encore pour alimenter la BDRH.

2 La gestion administrative du personnel déléguée à

l’assistant de manager

La gestion administrative du personnel fait appel de manière récurrente à certaines compétences que l’as-
sistant de manager doit maîtriser. Trois d’entre elles sont détaillées ci-dessous. Elles illustrent les principa-
les qualités attendues de l’assistant de manager dans ce domaine.

2.1 Les compétences sollicitées

Les activités RH déléguées à un assistant de manager requièrent les compétences suivantes :
– collecter les informations ;
– optimiser la circulation des informations ;
– organiser et classer les dossiers et documents ;
– mettre à jour les documents et registres réglementaires ;
– assurer une veille juridique et sociale ;
– conseiller et informer les salariés ;
– mettre à jour la base de données du personnel.

2.2 Pratiquer une veille juridique

La veille juridique est essentielle pour assurer à chaque salarié le respect de ses droits et pour s’assurer que
l’entreprise s’acquitte de ses obligations.

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Même si les premières sources de l’assistant sont souvent son manager, un référent du service des RH ou
le portail RH, il doit mettre en place les outils nécessaires pour assurer la veille juridique auprès d’autres
sources d’information. FINALITÉ 2 - LA VEILLE INFORMATIONNELLE

Les sources du droit du travail sont les premières d’entre elles : le code du travail et les accords négociés
dans ce cadre (convention collective de branche ou accords d’entreprise).

Les modalités d’application de la réglementation sont facilitées par d’autres sources :

– le ministère du travail : il propose des fiches pratiques sur le site www.travail-solidarite.gouv.fr/ ;
– les organismes sociaux (URSSAF, ASSEDIC…) ou Directions Départementales du Travail, de l’Emploi et
de la Formation Professionnelle (DDTEFP) dont la fonction d’information se développe sur leurs sites res-
pectifs ;
– les syndicats professionnels informent les entreprises de leur secteur d’activité : conventions collectives,
règles spécifiques en matière de congés, de sécurité, etc. ;
– des organismes spécialisés dans les étapes clés de la GRH ou des domaines plus pointus (ergonomie,
gestion collective du stress au travail) proposent leurs conseils sous forme de manuels ou de CD, régu-
lièrement mis à jour par abonnement (LAMY Social ou Francis Lefebvre Social), de flux RSS, de fonds
documentaires disponibles sur leur site (accès souvent payant) ;
– l’expert-comptable, dans les PME, une cellule de juristes dans les grandes entreprises, etc.

Enfin, les applications RH enregistrent de nombreuses informations à caractère personnel sur les salariés
ou les candidats. Le Guide pour les employeurs et les salariés, téléchargeable sur le site de la CNIL
(www.cnil.fr), informe sur les droits des salariés et les obligations de l’employeur.

ASSURER LA GESTION ADMINISTRATIVE DES RH DU SERVICE 17

NOTIONS
1
2.3 Informer des salariés
En dehors des obligations d’information des représentants du personnel, le code du travail prévoit une
information des salariés selon deux modalités principales :

• Un affichage, pour une information de tous les salariés :

– convention collective, règlement intérieur,
– coordonnées de l’inspecteur du travail,
– dispositions légales concernant la lutte contre le harcèlement moral et sexuel,
– ordre des départs en congés, etc.

• Une information personnelle, par courrier ou sur le bulletin de paye ou un document joint :
– nombre de jours de congés payés acquis et pris,
– nombre d’heures supplémentaires réalisées dans l’année,
– nombre d’heures de DIF acquises, etc.

Les TIC facilitent la diffusion de l’information sociale, collective (onglet « social » sur l’intranet) ou indivi-
duelle (saisie d’un identifiant et d’un mot de passe pour accéder à son dossier personnel).

La loi Informatique et Libertés prévoit que tout salarié concerné par une informatisation de données per-
sonnelles soit clairement informé des objectifs poursuivis, du caractère obligatoire ou facultatif de ses
réponses, des destinataires des données et des modalités d’exercice de ses droits d’accès, de rectification
et d’opposition.

2.4 Mettre à jour de la Base de Données des Ressources Humaines (BDRH)

L’assistant de manager met à jour la base de données du seul personnel de son service, dans le cadre de
procédures décentralisées de GARH et des activités déléguées par son manager. Selon le degré d’informa-
tisation du SIRH et la nature des délégations, il réalise ces mises à jour directement dans la BDRH ou par
l’intermédiaire de fichiers de travail, centralisés et contrôlés ensuite par le service des RH. Pour faciliter
l’organisation de la gestion administrative du personnel de son service, l’assistant peut être amené à
construire sa propre base de données et de documents.

Dans tous les cas, l’assistant respecte les délais demandés. Il s’assure de l’intégrité et de l’exactitude des
données saisies et il assure leur confidentialité.

2.5 Les qualités attendues

© Hachette Livre 2009 - BTS AM - F5 : Activités déléguées - La photocopie non autorisée est un délit.

Les applications RH traitent de nombreuses informations personnelles et s’intègrent dans un contexte

réglementaire, opérationnel et stratégique. Elles impliquent trois grandes catégories de qualités ou com-
pétences spécifiques pour le délégataire :
– des qualités relationnelles FINALITÉ 1
L’écoute active et l’empathie sont nécessaires pour entendre le désarroi (devant une procédure réglemen-
taire complexe par exemple) ou l’injustice ressentie (lors d’une demande de congés refusée ou lors d’une
demande de formation reportée) par certains collaborateurs et pour formuler en retour les explications ou
conseils appropriés.
Les techniques de négociation ou de résolution de conflits sont utiles pour prévenir ou lever des blocages
relationnels à l’intérieur de l’équipe (lors de la répartition des congés par exemple).
L’assistant, intermédiaire entre les interrogations légitimes d’un salarié et les contraintes réglementaires,
maîtrise la qualité de son argumentation pour fournir des réponses justifiées. La veille juridique est d’une
grande aide dans ce cas (arguments d’autorité).
– une assurance de la sécurité et de la confidentialité des informations personnelles manipulées, en res-
pect de la loi Informatique et Libertés et de l’obligation de confidentialité inhérente à la fonction d’assis-
tant de manager. FINALITÉS 1 ET 2
– la prise en compte du contexte et des consignes : démarche rigoureuse, choix des outils adéquats,
contrôle de la fiabilité des données, respect des échéances.
Mots du lexique
• e.grh • GARH • Portail RH
• SIRH

18 1. Le cadre des activités RH déléguées à l’assistant de manager

 Exercices 1
Exercice 1 L’agenda social

Dans une entreprise de services (375 salariés), vous êtes chargé des relevés mensuels de mouvements
de personnel et des procédures concernant le bilan social et le service médical. Vous décidez de
construire votre propre agenda social.
1. Rappelez l’intérêt d’un agenda social et le rôle d’une veille informationnelle dans
ce domaine.
2. Repérez, dans les annexes 1 et 2, les acteurs internes et externes concernés par
les activités RH citées.
3. Construisez votre agenda social des mois d’avril et mai (ANNEXE 2), en vous inspirant de
l’exemple de l’annexe 1 : calendrier mensuel avec, sur la date concernée, un lien hyper-
texte vers la description de l’échéance correspondante.

ANNEXE 1 Agenda social

Pour les entreprises de plus de 50 salariés, salaires de juillet 2008 payés avant le 01.08.2008.

Août 2008 Septembre 2008

1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 5 6 7

8 9 10 11 12 13 14 8 9 10 11 12 13 14

15 16 17 18 19 20 21 15 16 17 18 19 20 21

22 23 24 25 26 27 28 22 23 24 25 26 27 28

29 30 31 29 30

5 août • URSSAF : paiement des cotisations de sécurité sociale, de la contribution solidarité

date limite autonomie, de la CSG, de la CRDS, du versement de transport et du FNAL
• ASSEDIC : paiement des cotisations du chômage et de l’AGS
8 août DDTEFP : relevé mensuel des mouvements du personnel (DMMO)

© Hachette Livre 2009 - BTS AM - F5 : Activités déléguées - La photocopie non autorisée est un délit.
date limite
15 août Férié : Assomption
5 septembre • URSSAF : paiement des cotisations de sécurité sociale, de la contribution solidarité
date limite autonomie, de la CSG, de la CRDS, du versement de transport et du FNAL
• ASSEDIC : paiement des cotisations du chômage et de l’AGS
8 septembre DDTEFP : relevé mensuel des mouvements du personnel
date limite
9 septembre Communication au comité d’entreprise des documents d’information sur les bilans des
date limite plans de formation 2007 et 2008 et sur le projet de plan de formation pour 2009 (note 3)
30 septembre Première réunion du comité d’entreprise (ou des délégués du personnel) sur l’exécution
date limite du plan de formation de l’année 2008 et sur le projet de plan pour l’année 2099 (note 3).

Note 3 : Un décret du 18 juillet 2008 a avancé la date de
la première des deux réunions annuelles du comité
d’entreprise sur le plan de formation : celle-ci doit se tenir
avant le 1er octobre (au lieu du 14 novembre). En
conséquence, la communication au Comité d’Entreprise
(CE) des documents d’information nécessaires à la tenue
de cette réunion doit se faire au plus tard le 9 septembre
(au lieu du 24 octobre).
Les dates concernant la deuxième réunion annuelle n’ont
pas été modifiées.
D’après www.editions-legislatives.fr

ASSURER LA GESTION ADMINISTRATIVE DES RH DU SERVICE 19

 ANNEXE 2 Obligations semestrielles - Premier semestre 2008

Bilan social – Avant le 31 mai, communication de ces rapports

– Avant le 15 avril, communication au CE et aux
délégués syndicaux du projet de bilan social.
– Avant le 30 avril, réunion du comité d’entreprise
ou d’établissement sur le projet de bilan.
– Avant le 15 mai, communication à l’inspecteur
du travail du ou des bilans, du PV de la réunion
donnant l’avis du CE. […]
Accord de participation
Présentation au comité du rapport de l’employeur
sur la participation de l’exercice écoulé (dans les
6 mois suivant la clôture de chaque exercice).
Service médical
– Avant le 30 avril, présentation au comité du rap-
port sur le fonctionnement et sur l’activité du ser-
vice de médecine du travail de l’entreprise.
à l’inspecteur du travail et aux médecins-inspec-
teurs régionaux. […]
OBLIGATIONS À DATE VARIABLE - Année 2008
Information annuelle aux membres du comité
d’entreprise, aux délégués syndicaux (ou aux sala-
riés, à défaut des délégués du personnel) des
modifications apportées aux conventions et
accords collectifs applicables dans l’entre-
prise.[…]
Consultations annuelles du CE sur :
– le programme de prévention des risques pro-
fessionnels et d’amélioration des conditions de
travail (après consultation du CHSCT).
– le rapport d’activité du médecin du travail et
sur le service médical du travail.
D’après www.editions-legislatives.fr

Exercice 2 Le processus de départ d’un salarié

Le départ d’un salarié donne lieu à des formalités administratives différentes selon le motif du départ :
arrivée à terme d’un CDD, démission, licenciement, départ à la retraite. Mais, dans tous les cas,
l’employeur doit respecter des obligations légales.
1. Repérez les acteurs et les flux d’informations générés par le départ d’un salarié.
2. Présentez une liste de contrôle des tâches administratives relatives au départ d’un salarié.

ANNEXE Les documents remis aux salariés lors de son départ

À la rupture du contrat de travail, quelle qu’en quels qu’aient pu être les changements d’em-
soit l’origine (licenciement, démission…), l’em- ployeur ou de forme juridique de cette entre-
ployeur remet obligatoirement au salarié : prise ;
© Hachette Livre 2009 - BTS AM - F5 : Activités déléguées - La photocopie non autorisée est un délit.

– un certificat de travail qui atteste de l’emploi
occupé par le salarié dans l’entreprise ;
– une attestation pour l’ASSEDIC indispensable
pour faire valoir éventuellement les droits à l’al-
location chômage.
À savoir
Il est fréquent (mais non obligatoire) que l’em-
ployeur établisse, à l’occasion de la rupture du
contrat de travail, un solde de tout compte, dont
le salarié lui donne reçu. Ce document fait l’in-
ventaire des sommes versées au salarié lors de la
rupture du contrat de travail. […] Ce document
doit être établi en double exemplaire dont un est
remis au salarié […]
Quand délivrer le certificat de travail ?
L’employeur est tenu de délivrer le certificat de
travail à l’expiration de tout contrat de travail, à
la fin du préavis, qu’il soit exécuté ou non. Il est
tenu à la disposition du salarié dans l’entreprise.
Quelles mentions doivent figurer
dans le certificat de travail ?
Il mentionne obligatoirement :
– la date d’entrée du salarié dans l’entreprise
– la date de sortie (celle de fin du préavis, effec-
tué ou non) ;
– la nature des emplois successivement occupés
avec les périodes correspondantes.
Toute autre mention est facultative et nécessite
l’accord des deux parties. Sont interdites les
indications susceptibles de porter préjudice au
salarié ou d’être simplement tendancieuses.
Et l’attestation pour l’ASSEDIC ?
Lors de la résiliation, de l’expiration ou de la rup-
ture du contrat de travail, l’employeur doit déli-
vrer au salarié l’attestation nécessaire pour faire
valoir ses droits au chômage. Ce document est
remis en même temps que le certificat de travail
et le dernier bulletin de salaire. Et ceci, quelles
que soient la nature, la durée, la forme du
contrat et les modalités de sa cessation.
L’employeur doit adresser directement à
l’ASSEDIC un exemplaire de l’attestation, en sus
de l’exemplaire qu’il remet à son salarié, et ce
pour toute rupture ou fin de contrat de travail.
MAJ le 14 août 2008,
www.travail.gouv.fr

20 1. Le cadre des activités RH déléguées à l’assistant de manager