TUGAS RESUME KELOMPOK

SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

RESULTS CONTROLS & ACTION, PERSONNEL AND CULTURE CONTROLS

ANGGOTA KELOMPOK :

Cici Apriani 1610536017

Devinda Sari 1610536018
Tisa Tantri 1610536033

PROGRAM S-1 AKUNTANSI INTAKE D-3

FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS ANDALAS
PADANG
2018
0
1
 CHAPTER-2
RESULTS CONTROLS

2
 CHAPTER-3
ACTION, PERSONNEL AND CULTURE CONTROLS

“ ACTION CONTROLS “
A. PENGERTIAN
Action controls (pengendalian tindakan) merupakan strategi pengendalian yang
menekankan (fokus) pada aspek tindakan (action), dalam bentuk pengendalian manajemen
yang secara langsung berusaha mempengaruhi perilaku karyawan agar bertindak atau
mengambil langkah-langkah yang sesuai dengan keiinginan organisasi dalam mencapai
tujuan yang telah ditetapkan. Action controls digunakan untuk mendapatkan keyakinan
(memastikan) bahwa karyawan menjalankan pekerjaan yang akan memberikan keuntungan
bagi organisasi dan tidak menjalankan pekerjaan yang merugikan bagi organisasi.

B. MEKANISME KONTROL
Action controls dapat dilakukan melalui empat cara, yaitu :
1. Behavioral constraints (pembatasan prilaku) – disebut sebagai bentuk negatif dari action
controls yaitu dengan membatasi perilaku karyawan yang dikendalikan. Karyawan
diperlakukan sedemikian rupa sehingga mereka tidak mungkin melakukan sesuatu yang
tidak diinginkan, atau menjadi lebih sulit untuk mengerjakan sesuatu yang tidak
diinginkan organisasi.
2. Preaction Reviews (penelaahan sebelum pekerjaan dilakukan) – ini melibatkan
pengawasan pada rencana aksi karyawan yang dikendalikan. Reviewer dapat menyetujui
atau menolak tindakan yang diusulkan, meminta modifikasi, atau meminta rencana
seksama sebelum memberi persetujuan akhir. Bentuk umum dari preaction terjadi selama
proses perencanaan dan penganggaran.
3. Action Accountability (pertanggungjawaban tindakan) - adalah suatu bentuk action
controls yang dilakukan dengan cara membuat kesepakatan atau aturan dalam organisasi
bahwa seseorang harus bertanggungjawab atas segala sesuatu yang dikerjakannya. Syarat
dalam action accountability; (1) mendefinisikan apa tindakan yang dapat diterima atau
tidak dapat diterima, (2) mengkomunikasikan tindakan apa yang harus dilakukan kepada
karyawan, (3) melakukan observasi atau pelacakan tentang apa yang sebenarnya terjadi
tentang cara-cara orang melakukan pekerjaan tertentu, dan (4) memberikan penghargaan
perbuatan baik atau menghukum tindakan yang menyimpang.

3
4. Redundancy (pencadangan) - adalah menyediakan petugas (dan juga peralatan) yang lebih
dari yang seharusnya ada, agar jika terjadi hal-hal yang tidak diinginkan maka ada
jaminan bahwa operasi perusahaan tidak terhambat karena ada penggantinya. Cara ini
dianggap tidak praktis dan mahal karena saat semuanya bekerja dengan baik dan lancar
maka petugas dan peralatan cadangan tersebut menganggur. Namun tetap harus
memperhatikan aspek risiko bila tidak ada cadangan sama sekali.

C. KELEBIHAN DAN KEKURANGAN

Action control adalah bentuk pengendalian yang paling langsung. Berikut diuraikan
beberapa kelebihan action control yaitu :
1. Preventif (pencegahan awalnya). Begitu diketahui terdapat kesalahan, langsung ada
tindakan untuk memperbaiki dan koreksi dapat dilakukan secepat mungkin. Dengan
demikian akan lebih mudah bagi para pelaksana untuk memahami mana yang benar dan
mana yang tidak benar, yang apabila semua elemen organisasi memahami dan ada
kesamaan persepsi tentang tindakan seperti apa yang benar dan yang tidak benar, maka
akan terjadi apa yang disebut sebagai ingatan organisasi (organizational memory).
2. Action controls memungkinkan adanya komunikasi dua arah antara yang mengendalikan
dengan yang dikendalikan sehingga ada improvement yang terbangun.
Disamping memiliki kelebihan, action controls juga memiliki beberapa kelemahan,
antara lain:
1. Action controls memerlukan suatu pengamatan langsung, sehingga dari aspek biaya
cenderung lebih mahal.
2. Orang cenderung tidak melakukan kreativitas dan inovasi. Hal ini dikarenakan action
controls hanya tepat digunakan pada lingkungan dengan persaingan yang rendah (low
uncertainty) dengan pekerjaan yang sifat rutinitasnya tinggi.
3. Adanya kemungkinan perilaku negatif, dimana orang bekerja bukan untuk yang terbaik
bagi organisasi, yang penting baik dimata pihak-pihak yang melakukan pengendalian.
4. Aktualisasi diri diabaikan, orang berfikir untuk jangka pendek bahwa yang penting apa
yang mereka lakukan tidak disalahkan.

D. PRASYARAT KONDISIONAL
Action controls dapat berjalan secara efektif jika terpenuhinya kondisi berikut:
1. Organisasi dapat menentukan tindakan apa yang diinginkan atau tidak diinginkan.
Pengetahuan mengenai tindakan yang diingkan dapat diperoleh dengan dua cara, yaitu:

4
 a. Analisis pola tindakan/hasil pada situasi tertentu untuk mempelajari tindakan apa
yang menghasilkan hasil yang terbaik
b. Mendapat informasi dari orang lain mengenai tindakan mana yang diinginkan,
terutama untuk keputusan strategis (misal : menggunakan konsultan)

2. Organisasi dapat memastikan bahwa tindakan yang diinginkan atau tidak diinginkan
tersebut terjadi atau jangan sampai terjadi.
a. Efektivitas pembatasan perilaku dan review pratindakan tergantung pada keandalan
alat-alat atau prosedur administratif yang dipasang oleh perusahaan untuk memastikan
tindakan yang (tidak) diinginkan itu (tidak) terjadi
b. Efektifitas akuntabilitas tindakan memerlukan action tracking yang tepat. Untuk
mengetahui action tracking sudah tepat ada beberapa kriteria :
 Precision, jumlah kesalahan pada indikator yang digunakan untuk memberitahu
tindakan apa yang telah terjadi.
 Objectivity, laporan atas tindakan yang telah terjadi bebas dari bias.
 Timeliness, action tracking dilakukan tepat waktu sehingga intervensi dapat
dilakukan sebelum hal yang tidak diinginkan terjadi.
 Understandibility, tindakan yang diperhatikan atas individu dapat dipahami.

“ PERSONNEL CONTROL “
A. PENGERTIAN
Personnel control Pengendalian ini ditujukan kepada hal-hal yang ada hubungannya
dengan kegiatan pegawai, apakah pegawai bekerja sesuai dengan perintah, rencana, tata
kerja, absensi pegawai dan lain-lain, dan digunakan untuk membangun kesadaran bagi tiap
individu untuk berusaha mengendalikan diri sendiri atau Personnel control dibangun di atas
kecenderungan alami karyawan untuk mengendalikan atau memotivasi diri mereka sendiri.

B. MEKANISME KONTROL
Tiga metode utama untuk menerapkan Personnel control adalah melalui :
1. Selection and placement
Menemukan orang yang tepat untuk melakukan pekerjaan tertentu dan memberi
mereka lingkungan kerja yang baik dan sumber daya yang diperlukan jelas dapat
meningkatkan kemungkinan bahwa pekerjaan akan dilakukan dengan benar. Organisasi

5
mencurahkan banyak waktu dan upaya untuk pemilihan dan penempatan karyawan, dan
banyak literatur yang menjelaskan bagaimana tugas-tugas ini sebaiknya diselesaikan. Banyak
dari literatur ini menggambarkan kemungkinan-kemungkinan dari kesuksesan, seperti
pendidikan, pengalaman, kesuksesan masa lalu, dan kepribadian dan keterampilan sosial.
Teknik seleksi karyawan yang lebih eksotis juga telah dikembangkan dan digunakan.
2. Training
Pelatihan adalah cara umum lain untuk membantu memastikan bahwa karyawan
melakukan pekerjaan dengan baik. Pelatihan dapat memberikan informasi yang berguna
tentang tindakan atau hasil apa yang diharapkan dan bagaimana tugas yang ditetapkan dapat
dilakukan dengan sebaik-baiknya. Hal ini juga dapat memiliki efek motivasi positif karena
karyawan dapat diberikan rasa profesionalisme yang lebih besar, dan mereka sering lebih
tertarik untuk bekerja dengan baik dalam pekerjaan yang mereka pahami dengan lebih baik.
Banyak organisasi menggunakan program pelatihan formal, seperti di ruang kelas, untuk
meningkatkan keterampilan personel mereka.
3. Job design and provision of necessary resources
Karyawan juga membutuhkan seperangkat sumber daya tertentu yang tersedia bagi
mereka untuk melakukan pekerjaan dengan baik. Kebutuhan sumber daya sangat spesifik
untuk pekerjaan, tetapi mereka dapat memasukkan barang-barang seperti informasi,
peralatan, persediaan, dukungan staf, alat bantu keputusan, atau kebebasan dari gangguan.
Dalam organisasi yang lebih besar, khususnya, ada kebutuhan yang kuat untuk transfer
informasi di antara entitas organisasi sehingga koordinasi tindakan dan keputusan yang tepat
waktu dan efisien dipertahankan.

C. KELEBIHAN DAN KEKURANGAN

Kelebihan Personnel control dengan cara pemantauan diri sendiri akan efektif karena
kebanyakan orang memiliki hati nurani yang menuntun mereka untuk melakukan apa yang
benar dan mampu memperoleh perasaan positif dari harga diri dan kepuasan diri ketika
mereka melakukan pekerjaan yang baik dan melihat organisasi mereka berhasil.
Kekurangan Personnel control adalah kurangnya pengetahuan tentang tindakan apa
yang akan dilakukan untuk membangun kesadaran karyawan untuk memotivasi diri sendiri
sesuai dengan apa yang diinginkan dari penerapan Personnel control. Pengetahuan seperti ini
sulit untuk di dapat. Mendefinisikan tindakan-tindakan yang diinginkan pada situasi yang
kompleks. Banyak organisasi perusahaan yang tidak memiliki ide baik bagaimana seharusnya

6
para pegawai dimaksud menggunakan waktu kerjanya untuk membangun kesadaran untuk
mengendalikan diri sendiri.

D. PRASYARAT KONDISIONAL
Personnel control dapat berjalan secara efektif jika terpenuhinya kondisi berikut:.
1. Setiap karyawan memahami apa yang diinginkan organisasi.
2. Setiap karyawan dapat melakukan pekerjaan dengan baik.
3. Meningkatkan kemungkinan bahwa setiap karyawan akan terlibat dalam monitor.

“ CULTURE CONTROLS “
A. PENGERTIAN
Culture controls merupakan startegi pengendalian manajemen yang dirancang untuk
mendorong adanya saling pemantauan, bentuk kuat dari tekanan kelompok pada individu
yang menyimpang dari norma-norma. Pengendalian budaya akan sangat efektif bila anggota
kelompok memiliki ikatan emosial yang kuat.

B. MEKANISME KONTROL
Perusahaan dapat membentuk budaya perusahaan dalam beberapa cara yaitu :
1. Kode etik - sebagian besar perusahaan menetapkan ukuran minimal dalam upaya
untuk membentuk budaya perusahaan mereka melalui apa yang dikenal seperti kode
etik, atau pernyataan misi, visi, atau filosofi perusahaan. Dokumen tertulis pernyataan
umum dari nilai-nilai organisasi, komitmen kepada stakeholder, dan cara-cara di mana
manajemen ingin berfungsi. Masing-masing kode atau pernyataan ini dirancang untuk
membantu karyawan memahami perilaku seperti apa yang diharapkan bahkan tanpa
adanya aturan atau prinsip tertentu.
2. Penghargaan kelompok - yaitu memberi penghargaan atas pencapaian
kelompok/divisi. Penghargaan kelompok dapat menciptakan teamwork, pelatihan
terhadap pegawai baru oleh senior, dan adanya tekanan dari rekan kerja kepada
individu untuk bekerja keras demi kepentingan kelompok.
3. Pendekatan lain :
a. Mutasi intraorganisasi/rotasi karyawan membantu menyebarkan budaya
dengan meningkatkan sosialisasi antar pegawai, memberi mereka pemahaman atas
maslah yang ditemui bagian lain dalam organisasi, dan menghambat terciptanya

7
 tujuan dan pandangan yang tidak sesuai. Rotasi karyawan juga dapat mencega
karyawan menjadi terlalu familiar dengan entitas, aktivitas, rekan kerja dan/atau
transaksi sebagai mitigasi risiko fraud.
b. Pengaturan fisik kantor - seperti penataan kantor, arsitektur dan dekorasi
interior serta pengaturan sosial seperti dresscode dan kosakata, dapat membantu
membentuk budaya dalam organisasi.
c. Tone at the top (manajemen puncak menjadi panutan) - manajer menjadi
panutan dalam membentuk budaya yang diinginkan.

C. KELEBIHAN DAN KEKURANGAN

Kelebihan Culture controls adalah seringkali kuat dan stabil. Budaya melibatkan
seperangkat keyakinan dan nilai bersama yang digunakan karyawan untuk memandu
perilaku. Beberapa budaya organisasi dapat disebut kuat karena mencakup beberapa
keyakinan dan nilai yang dipegang dan dimiliki secara luas.
Banyak perusahaan besar memiliki budaya yang lemah, karena kekurangan Culture
controls adalah keragaman dan penyebaran orang-orang mereka, serta kurangnya pelatihan
dan penguatan untuk menanamkan dan mempertahankan budaya mereka maka budaya atau
norma norma tersebut terjadinya penyimpangan, kecuali untuk perusahaan dengan budaya
yang kuat, kontrol ketat mungkin tidak dapat dipengaruhi oleh penggunaan kontrol personil /
budaya saja. Sebagian besar kontrol dan budaya personil tidak stabil. Mereka dapat hancur
dengan cepat jika tuntutan, peluang, atau kebutuhan berubah, dan mereka memberikan sedikit
atau tidak ada peringatan kegagalan.

D. PRASYARAT KONDISIONAL