logo N° : PRO/QUAL/03

GESTION DES Version : 1

ENREGISTREMENTS Page : 1/1

Date de validité : 26 Septembre 2011

Préparé par : CGP Approuvé par : Directeur Administré par : Animateur qualité

Destinataires : Tous

I) OBJET/DOMAINE D’APPLICATION

Définition : un enregistrement est un document faisant état de résultats obtenus ou apportant la preuve de la
réalisation d’une activité

Cette procédure définit les modalités pour assurer l’identification, l’accessibilité, la conservation et
l’élimination des enregistrements nécessaires.

Les enregistrements se présentent sous forme papier ou informatique.

II) REFERENCES

Exigence de la norme ISO 9001 relative à la maîtrise des enregistrements

III) IDENTIFICATION DES ENREGISTREMENTS NÉCESSAIRES

Pour chacun des processus de l’entreprise, les responsables ou pilotes du processus définissent les
enregistrements à réaliser et les supports d’enregistrements. Ils précisent également les enregistrements
d’origine extérieure qu’il convient de maîtriser.

Les supports d’enregistrements créés en interne sont identifiés comme suit (par exemple) : DE- (n° procédure)
–x
x étant un numéro d’ordre de création du document.
DE pour document d’enregistrement

IV) TABLEAU DE GESTION DES ENREGISTREMENTS

L’Animateur Qualité établit un tableau de gestion des enregistrements DE- PRO/QUA/03 a (Voir exemple)
précisant les modalités de classement et d’archivage de chaque enregistrement.

V) GESTION DE L’ARCHIVAGE

La salle d’archives est gérée par (fonction désignée : AQ, Comptable, DRH, …) qui s’assure que les documents
sont rangés et détruits conformément au tableau de gestion des enregistrements.

La salle d’archives fait l’objet d’une protection contre le risque d’incendie et d’intrusion.

VI) DONNEES INFORMATIQUES

Une procédure spécifique traite des enregistrements informatiques. Elle précise notamment les droits d’accès
aux données (écriture, lecture) et les modalités de sauvegarde.