SOCIETE BENINOISE DES MANUEL DES PROCEDURES DE GESTION

HYDROCARBURES (SOBEH) (administratives, comptables et financières,)

Titre : 12 PROCEDURES FINANCIERES

Module : L Planification et Elaboration du Budget Page : 1/11

PROCEDURE DE PLANIFICATION ET D’ELABORATION DU

BUDGET
1. CONTEXTE ET OBJECTIFS
La gestion budgétaire a pour objectif d’apporter une cohérence dans les actions et
projections lors de la mise en œuvre des programmes. Le budget est le meilleur
moyen d’optimiser l’utilisation des ressources financières limitées en accord avec les
objectifs à atteindre. C’est l’expression financière chiffrée des plans prévisionnels des
activités.

2. REGLES DE GESTION

2.1. Principes généraux

2.1.1. Plan de développement économique et social
Le plan de développement économique et social de la SOBEH constitue le document
principal pour la planification de toutes les activités de la SOBEH. Ce plan définit le
cadre logique d’intervention de la SOBEH.

2.1.2. Planification annuelle

La procédure budgétaire comporte :
 L’élaboration budgétaire
 L’exécution budgétaire
 Le contrôle budgétaire
Le programme d'actions comprend chaque année budgétaire :
 les objectifs détaillés et quantifiés de chaque direction, service, Cellule
rattachée et pour chaque activité. Ces objectifs incluront des indicateurs
permettant de mesurer les performances ;
 les objectifs financiers détaillés et mesurables ;
 le budget des investissements et de fonctionnement ;
 l'analyse financière du budget par centre de coût.
2.1.3. Elaboration du Budget
La requête budgétaire est établie sur la base des activités à réaliser. Elle a donc pour
objectifs de :
 déterminer les crédits à affecter à chacun des programmes, actions et
activités ;
 déterminer les sources de financement qui sont reliées à chaque activité.
Pour chaque programme en cours d’exécution ou en situation de démarrage, un plan
d’activités est établi annuellement. Les activités doivent être présentées sous forme
de fiches ; les activités principales peuvent être éclatées en sous-activités.
 SOCIETE BENINOISE DES MANUEL DES PROCEDURES DE GESTION
HYDROCARBURES (SOBEH) (administratives, comptables et financières,)

Titre : 12 PROCEDURES FINANCIERES

Module : L Planification et Elaboration du Budget Page : 2/11

Pour chaque programme il convient de s’assurer que les activités prévues concourent
bien à la réalisation des résultats prévus dans le plan stratégique. En dehors du
format de présentation du budget, il convient de retenir que la Structure
accompagne le budget du Plan de Travail Annuel (PTA) dont le modèle est en
annexe.

Chaque responsable élabore le budget de sa direction à partir du plan de

développement économique et social et des financements disponibles.
Les fiches de préparation du budget (voir annexe) sont relatives au :
o programme annuel d’activités,
o budget de fonctionnement,
o budget d’investissement,
o budget de trésorerie.

3. Procédures

3.1. Processus d’élaboration du programme d’activités annuel

A partir du mois de juillet de l’année N, le DFC, convoque une réunion pour marquer
le début de l’élaboration du Programme d’Activités Annuel (P.A.A.). Cette réunion
débouche sur l’adoption d’un calendrier pour l’élaboration du P.A.A. de l’année N+1.

3.2. Elaboration des programmes sectoriels

Il s’agit de traduire le P.A.A. en programme d’actions d’une année budgétaire pour
chaque direction, et pour chaque programme avec des objectifs détaillés et
quantifiés.

3.3. Arbitrage budgétaire au sein des directions et départements

Au sein de chaque direction, les budgets établis par programme, projet et ou par
service, doivent faire l’objet d’une :
- synthèse ;
- vérification des liens avec les activités prévues;
- vérification de la faisabilité du volume d’activités prévues ;
- vérification de la cohérence budget/projet de financement ;
- vérification des besoins en équipement et en renforcement des capacités (lien
avec les financements approuvés) ;
- vérification des liens entre les activités et les résultats.

Toutes les activités n’ayant pas de financement feront l’objet d’un arbitrage assez
rigoureux en Comité de Direction élargi extraordinaire.
 SOCIETE BENINOISE DES MANUEL DES PROCEDURES DE GESTION
HYDROCARBURES (SOBEH) (administratives, comptables et financières,)

Titre : 12 PROCEDURES FINANCIERES

Module : L Planification et Elaboration du Budget Page : 3/11

3.4. Consolidation intermédiaire

La consolidation du P.A.A et du budget des directions, est élaborée par le DFC.
Les directeurs et chefs services envoient leur programme d’activité et le budget au
DFC. Ce dernier procède à la consolidation du P.A.A. et du budget.

3.5. Arbitrage des budgets par le Comité de Direction Elargi

extraordinaire
Le Directeur Général doit, au mois d’août de l’année N, convoquer une réunion du
Comité de Direction Elargi extraordinaire composé de tous les directeurs et chefs
services.
Ce Comité de direction élargi extraordinaire se réunit pour :
 apprécier et finaliser les budgets des directions ;
 apprécier le budget de coordination des projets ;
 apprécier la cohérence globale du budget de la SOBEH (lien avec les résultats
attendus) ;
 analyser la faisabilité du budget global.
Le Directeur Général préside la réunion d’arbitrage du budget.

3.6. Elaboration du budget consolidé de la SOBEH

Les arbitrages sont conclus par l’approbation de propositions de budget d’activité
pour les différentes activités à mener par les différentes directions . Le DFC procède à
la mise à jour du P.A.A. et du budget en tenant compte des observations du Comité
de Direction élargi extraordinaire.

3.7. Transmission du budget de la SOBEH aux membres du Conseil

d’Administration
Le projet de budget consolidé est envoyé aux membres du Conseil d’Administration
dans le courant du mois de septembre au plus tard 15 jours avant la tenue de leur
réunion.
 SOCIETE BENINOISE DES MANUEL DES PROCEDURES DE GESTION
HYDROCARBURES (SOBEH) (administratives, comptables et financières,)

Titre : 12 PROCEDURES FINANCIERES

Module : L Planification et Elaboration du Budget Page : 4/11

4. CALENDRIER D’ELABORATION DU BUDGET de la SOBEH

PERIODE ACTIVITES RESPONSABLE

1/7 au 15/7 -Définition de la stratégie de la SOBEH CA - DG
-Elaboration du plan d’action
-Rédaction des instructions de la SOBEH
15/7 au 20/7 -Réunion préparatoire DG
-Information sur les objectifs
-Diffusion des instructions
20/7 au 31/7 -Définition des programmes d’activités et des DG- DFC- DT
moyens
1/8 au 10/8 -Collecte et centralisation des données et arbitrage DFC-DT
sur les programmes d’activités

10/8 au 31/8 -Arbitrage des budgets élémentaires DFC

31/8 au 31/8 -Montage du Projet de budget de la SOBEH DFC

1/9 au 5/9 -Contrôle et vérification du budget global de la DG-DFC
SOBEH
5/9 au 10/9 -Présentation du Budget au commissaire au compte DG

10/9 au 17/9 -Présentation du budget au Conseil d’Administration DG-DFC

17/9 au 24/9 -Approbation du Budget Conseil
d’Administration
24/9 au 30/9 -Notification et diffusion du budget DG-SAF

17 au 30/9 -Approbation du Budget par le CA Lettre N

(Contenue dans les statuts types des entreprises °0506/PR/SGG/
publiques : Loi °88-005 du 26/04/1988) SGAG3/C du 24
juillet 2007
1er au 15/10 Transmission au Ministère en charges des Finances DG/DFC
15/10 au Retour à l’entreprise publique ou semi-publique DG/DFC
15/11 (pour prise en compte des observations du Ministère
en charge des Finances)
15 au 30/11 Retour au Ministère en charge des Finances (après DG/DFC
correction)
1 au 15/12
er
Arrivée au Secrétariat Général du Gouvernement DFC
PM Examen par le Conseil des Ministres
24 au 30/12 -Notification et diffusion du budget DG-DFC
 SOCIETE BENINOISE DES MANUEL DES PROCEDURES DE GESTION
HYDROCARBURES (SOBEH) (administratives, comptables et financières,)

Titre : 12 PROCEDURES FINANCIERES

Module : L Planification et Elaboration du Budget Page : 5/11

5- Modèles types de documents budgétaires

A. Les produits

Entête
Proposition budgétaire : Produit
. Service d’origine :..................................................................................
. Exercice budgétaire :.............................................................................
. Unité de compte :...................................................................................
.Date :.........................................................................................................

N° de Intitulé Budget Propositions Justificatio

Compte antérieur N - 1 N n
706 Services vendus
7181 Subvention et participation
7182 publique
7183 Subvention des organismes
845 internationaux
Subventions versées par des
tiers Visa
Dons et legs reçus Responsable

B. Les Charges

Entête
Proposition budgétaire : Charges.
. Service d’origine :..................................................................................
. Exercice budgétaire :............................................................................
Date :..........................................................................................................
Etat d’effectif
Nom et Prénoms Classification Indice N - 1 Indice N Observation

Visa Responsable

Entête
 SOCIETE BENINOISE DES MANUEL DES PROCEDURES DE GESTION
HYDROCARBURES (SOBEH) (administratives, comptables et financières,)

Titre : 12 PROCEDURES FINANCIERES

Module : L Planification et Elaboration du Budget Page : 6/11

Proposition budgétaire : Charges.

. Service d’origine :...................................................................................
. Exercice budgétaire :.............................................................................
. Unité de compte :...................................................................................
.Date :.........................................................................................................
Coût du personnel : Rémunération directe
Catégorie Effectif n-1 Recrutement Effectif n Salaire N-1 Salaire N Observation

Visa

Coût du Personnel : accessoires

Rémunération directe Montant n – 1 Montant n Justification

Visa

Entête
Proposition budgétaire :
. Service d’origine :..................................................................................
. Exercice budgétaire :...........................................................................
. Unité de compte :.................................................................................
.Date :.........................................................................................................
Autres Charges
N° Intitulé Montant n - 1 Montant n Justification
604
6041
6047
605
6051
6058
674
Visa

Entête
 SOCIETE BENINOISE DES MANUEL DES PROCEDURES DE GESTION
HYDROCARBURES (SOBEH) (administratives, comptables et financières,)

Titre : 12 PROCEDURES FINANCIERES

Module : L Planification et Elaboration du Budget Page : 7/11

Proposition budgétaire :

. Service d’origine :.................................................................................
. Exercice budgétaire :...........................................................................
.Date :.......................................................................................................
Autres Charges Amortissements et Provisions
N° Intitulés Montant n - 1 Montant n Justification
680
681
687
85
691
697
86
Visa

III.3.5 BUDGET DE TRESORERIE

 SOCIETE BENINOISE DES MANUEL DES PROCEDURES DE GESTION
HYDROCARBURES (SOBEH) (administratives, comptables et financières,)

Titre : 12 PROCEDURES FINANCIERES

Module : L Planification et Elaboration du Budget Page : 8/11

Exercice 20---
Eléments Mois J F M A M ………. Bilan
I – EXPLOITATION
1. Recettes
* Créances bilans
* Produits
* Subventions
* Autres
A : Total 
2. Dépenses
*Dettes au bilan
* Achats
*Remboursement des
frais
*Autres services
*-------

B : Total
C : Solde (A-B)
II - FINANCIERE
1. Recettes
*Remboursement
*Emprunt
*Autres
D : Total
2. Dépenses
*Remboursement
*Autres
E : Total

F : Solde (D-E)

III - INVESTISSEMENT
1. Recette
*Cession
*Autres
G : Total
2. Dépenses
Acquisition :
H : Total
I : Solde (G-H)
Total Recettes
J= (A+D+G)
Total dépenses
K= (B+E+H)
 SOCIETE BENINOISE DES MANUEL DES PROCEDURES DE GESTION
HYDROCARBURES (SOBEH) (administratives, comptables et financières,)

Titre : 12 PROCEDURES FINANCIERES

Module : L Planification et Elaboration du Budget Page : 9/11

Solde Mouvement
L= (J-K)
Solde début (M)
Solde final (N)
N= (M+L)
 SOCIETE BENINOISE DES MANUEL DES PROCEDURES DE GESTION
HYDROCARBURES (SOBEH) (administratives, comptables et financières,)

Titre : 12 PROCEDURES FINANCIERES

Module : L Planification et Elaboration du Budget Page : 10/11

CANEVAS DU PLAN DE TRAVAIL ANNUEL DE LA SOCIETE BENINOISE DES HYDROCARBURES (SOBEH)

Exercice budgétaire 20------
Programme X : .....

Axes/Objectifs/Résultats/Actio Coûts
Période de Source de
CODE ns/Activités/ Tâches des réalisation
Localisation Direction/Service
vériication
programmées Source activités
Compt de /tâches T T T
e N° finance (en 2 3 4
T Respo Impliqué
    ment millier    
1  nsable €s
de F
CFA)
 SOCIETE BENINOISE DES MANUEL DES PROCEDURES DE GESTION
HYDROCARBURES (SOBEH) (administratives, comptables et financières,)

Titre : 12 PROCEDURES FINANCIERES

Module : L Planification et Elaboration du Budget Page : 11/11

CANEVAS DU PLAN DE CONSOMMATION DES CREDITS DE LA SOCIETE BENINOISE DES HYDROCARBURES (SOBEH)
Exercice budgétaire 20..
Programme X : .......
Plan d'engagement des Crédits (en milliers)
Résultats/ Prévision en observa-
Code Source
Actions/Activités/Tâches 103 FCFA tions
J F M A M J Jt A S O N D

1.1. Action :     0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0  
1.1.1 Activité :                              
1.1… Activité :                              
1.1.n Activité :                              
1.2. Action :     0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
0
1.2.1 Activité :                              
1.2…. Activité :                              
1.2.n Activité :                              
  Action 3.                              
                                 
n.n Action :     0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0  
n.n.1 Activité . :                              
n.n….. Activité :                              
n.n.n. Activité :                              

  TOTAL GENERAL                            
 
  Total cumulé                            
Taux prévisionnel                            
  d’engagement