La rédaction d’une lettre obéit à des codes et à un formalisme précis : lieu et date

de rédaction, identification du destinataire par une formule d’appel, introduction

pour préciser la nature du message, corps de la lettre, formule de politesse et
signature du rédacteur.
La formule d’appel -ou appellation- permet d’identifier le destinataire de la lettre et
doit répondre aux conventions sociales. Plus le destinataire occupe une place
importante dans la société et plus vous devrez être vigilant quant au respect des
codes de rédaction de votre courrier.
1. Formules les plus courantes :
Madame, / Mademoiselle, / Monsieur, : il n’y a qu’un seul destinataire et le choix
de la formule est neutre; les correspondants ne se connaissent pas.
Pour un courrier adressé à un couple ou à des destinataires totalement inconnus (le
rédacteur ne sait pas qui lira la lettre, par exemple dans le cas d’un courrier envoyé
à un service administratif) nous écrirons : Madame, Monsieur,
Chère Madame, / Cher Monsieur, : la formule indique que le rédacteur et le
destinataire se connaissent un peu et marque un degré de sympathie dans la
relation.
Particularité : Chère Mademoiselle, ne s’emploie pas (formulation incorrecte).
Attention : la formule est toujours suivie d’une virgule, ne pas omettre
les majuscules, ne pas utiliser d’abréviations et ne pas précéder de l’adjectif
possessif « ma » ou « mon » déjà inclus dans le nom Madame,Monsieur dans la
formule Chère Madame, ou Cher Monsieur,- par contre nous pourrons écrire Ma
chère tante,ou Ma chère Sandrine, -
Nouveauté : une circulaire ministérielle du 21 février 2012 a supprimé le terme
« Mademoiselle »dans la correspondance administrative au motif qu’il fait
référence à la situation matrimoniale de la personne, information injustifiée et
inutile à la correspondance.
 
2. Formules spécifiques :
Ces formules prennent en compte l’importance de la situation sociale du
destinataire.
Voici les plus fréquentes :
Madame, ou Monsieur, lorsque le destinataire est enseignant,
Monsieur le Directeur, ou Madame la Directrice, si le destinataire est
un responsable d’établissementscolaire ou le directeur d’une crèche. Si vous ne
connaissez pas la fonction exacte de votre interlocuteur au sein d’un établissement
scolaire, vous écrirez seulement: Madame, ou Monsieur, (d’autant que les
appellations des fonctions diffèrent dans les établissements publics et privés)
Si votre interlocuteur est professeur agrégé à la faculté ou en médecine, vous
écrirez: Monsieur le Professeur, ou Madame le Professeur,
Monsieur le Directeur, si le destinataire est chef d’entreprise,
Monsieur ou Madame le suivi du titre, (avec une majuscule) pour une
correspondance destinée à un maire, un député, un sénateur, un conseiller
général ou régional, un préfet ou un sous-préfet, unministre, un recteur
d’académie, un doyen d’université, un curé.....
Vous adressant :
à un haut fonctionnaire ou à un membre du directoire d’un grand établissement,
vous écrirezMonsieur le Directeur général,
au ministre de la justice : Monsieur le Garde des Sceaux, (c’est en France, le titre
donné au Ministre de la justice depuis 1848),
au Premier Ministre : Monsieur le Premier Ministre,
au Chef de l’état (français) : Monsieur le Président de la République,
à un ambassadeur : Monsieur l’Ambassadeur, et à une ambassadrice : Madame
l’Ambassadrice,
au procureur de la république : Monsieur le Procureur, si le procureur est une
dame, le terme est maintenant admis au féminin: longtemps nous
 écrivions Madame le Procureur, désormais vous pourrez écrire Madame la
Procureure,
au président d’un tribunal, d’une cour de justice ou d’un conseil
d’administration : Monsieur le Président,si vous avez connaissance que le président
est une dame, vous écrirez Madame la Présidente,
à un notaire, un avocat, un commissaire priseur ou un académicien : Maître,
à un médecin, un dentiste ou un vétérinaire: Docteur, (titre du diplôme de fin
d’études),

à un cardinal : Éminence,
au pape : Votre Sainteté,
à un général, un colonel ou un commandant d’armée : Mon Général, Mon Colonel,
Mon Commandant, si vous êtes un homme et Général, Colonel, Commandant, si
vous êtes une femme

Les formules d’appel les plus courantes sont :

 Monsieur,
 Madame,
 Madame, Monsieur,
 Mesdames, Messieurs,

Si la lettre est adressée à une entreprise ou à un organisme, et non à une personne en

particulier, la formule d’appel qu’il convient d’utiliser est Mesdames, Messieurs.

Si on ne connaît pas le nom de la personne à qui est adressée la lettre, il est recommandé
d’utiliser la formule Madame, Monsieur.

Les termes des formules Madame, Monsieur, ou Mesdames, Messieurs, peuvent s’écrire sur

une même ligne ou être disposés sur deux lignes différentes, l’un au-dessous de l’autre :

 Madame, Monsieur,
     ou
Madame,
Monsieur,

On réservera l’adjectif cher aux correspondants que l’on connaît bien :

 Docteur et cher ami,

 Cher collègue,
 Madame la Présidente et chère amie,
 Cher Monsieur,

Il est recommandé d’indiquer dans l’appel, s’il y a lieu, le titre ou la fonction officielle du
destinataire :

 Madame la Directrice,
 Monsieur le Ministre,
 Madame la Députée,
 Monsieur le Juge,
 Maître,
 Docteure,

Le titre Maître est réservé aux avocats et aux notaires.

On évitera de se servir de la formule À qui de droit lorsqu’on ignore le nom de la personne

qui lira la lettre. Cette expression peut toutefois être utilisée à l’intérieur d’une phrase pour
désigner l’autorité :

 Veuillez vous adresser à qui de droit.

Si la lettre est adressée à une femme, il est recommandé d’utiliser la forme féminine

correspondant au titre de fonction :

 Madame la Directrice,
 Madame la Présidente,
 Madame la Vérificatrice,

Dans le cas d’une lettre adressée à un couple, on peut se servir de la formule

d’appel Madame, Monsieur. Dans la vedette ou sur l’enveloppe, on pourra écrire :

 Monsieur et Madame Paul et Michèle Roy

 Madame Paule Gariépy et Monsieur Julien Falardeau
     ou
Monsieur Julien Falardeau et Madame Paule Gariépy