La réception d’une livraison réalisée

par un fournisseur et son contrôle

Lorsque le fournisseur auquel le client a commandé des produits dispose de ses propres
véhicules de livraison, la procédure de réception et de contrôle est la suivante :

 – le client accueille le fournisseur lors de la livraison ;

 – le fournisseur décharge les produits ;
 – le fournisseur présente au client un document en double exemplaire : le bon de
livraison/bon de réception ;
 – le client et le fournisseur procèdent aux contrôles quantitatif et qualitatif des
colis livrés ;
 – le client procède aux contrôles quantitatif et qualitatif de la livraison ;
 – éventuellement, le client refuse partiellement ou totalement la livraison s’il juge
qu’elle ne correspond pas à la commande.

1. L’accueil du fournisseur et le
déchargement des produits
Généralement, une date et un horaire précis ont été communiqués au client. Celui-ci
accueille le fournisseur sur le lieu de stockage des produits. Ce lieu peut être le magasin,
l’entrepôt de stockage…
Les produits sont déchargés par le fournisseur.

2. La présentation du bon de
livraison/bon de réception
Le bon de livraison/bon de réception est un document établi par le fournisseur, qui
récapitule toutes les informations relatives au contenu de la livraison. C’est un imprimé
unique établi en deux exemplaires, dont le seul intitulé change.

 Le premier exemplaire se nomme « bon de livraison » et il est conservé par le

fournisseur.
 Le second exemplaire se nomme « bon de réception » et il est conservé par le
client.

Exemple de bon de livraison/bon de réception :

3. Le contrôle des produits livrés
Après le déballage des produits et à l’aide du bon de livraison/bon de réception, les
contrôles successifs sont réalisés.

Le contrôle quantitatif des colis

Le bon de livraison/bon de réception

peut comporter une information
relative au nombre de colis livrés.
Dans ce cas, lors du déchargement,
le fournisseur et/ou le client
contrôlent la quantité prévue par le
document de livraison et la quantité
de colis réellement déchargée. C’est
aussi à ce moment-là que le client
vérifie l’état des colis.

Le contrôle quantitatif des produits Le bon de livraison/bon de réception

comporte des informations relatives
 aux quantités de produits livrées.
Le client se munit alors du bon de
commande initial et du bon de
livraison/bon de réception. Il
vérifie :

1. si la quantité commandée
correspond à la quantité
prévue par le document de
livraison ;
2. si la quantité prévue par le
document de livraison
correspond au contenu réel
des colis.

Le contrôle qualitatif des produits

Une fois les quantités vérifiées, le

client contrôle la qualité des
produits réceptionnés.
Il se munit alors du bon de
commande initial et vérifie :

1. l’état des produits (articles

abîmés…) ;
2. la conformité des produits
(erreur de référence, de
couleur, de taille…).

4. L’acceptation ou le refus de la
livraison
Les contrôles successifs effectués, le client peut :
  – accepter la livraison si aucune anomalie n’a été constatée. Dans ce cas, dans
la partie du bon de livraison/bon de réception prévue à cet effet, il valide la
livraison par sa signature, remet au fournisseur le bon de livraison signé et
conserve le bon de réception signé ;
 – refuser la livraison dans le cas où bon nombre d’anomalies sont constatées,
qu’elles soient sur la quantité ou la qualité des colis et produits réceptionnés. Dans
ce cas, dans la partie du bon de livraison/bon de réception prévue à cet effet, il ne
signe pas et le fournisseur repart avec la livraison et le bon de livraison non
signé ;
 – accepter ou refuser partiellement la livraison dans le cas où quelques
anomalies sont constatées, qu’elles soient sur la quantité ou la qualité des colis et
produits réceptionnés. Dans ce cas, dans la partie du bon de livraison/bon de
réception prévue à cet effet, il valide la livraison par sa signature et formule des
réserves qui constatent les anomalies relevées. Ces réserves doivent ensuite être
confirmées par lettre recommandée avec accusé de réception dans les 72 heures
(3 jours).


CHAPITRE 3  : DOCUMENTS RELATIFS A LA LIVRAISON, A LA RECEPTION

ET AU STOCKAGE DES PRODUITS
INTRODUCTION

Lorsque le fournisseur a reçu la commande du client, il doit lui faire parvenir un écrit ou toute information
destinée à lui notifier la réception de la commande et de son engagement à s’exécuter ou non.

En d’autres termes, après réception du bon de commande, le fournisseur doit notifier au client son
engagement à livrer ou non : on dit qu’il accuse réception de la commande. La livraison peut être
effectuée par le fournisseur lui-même ou par l’intermédiaire d’un transporteur.

Dans le cadre de notre cours, nous verrons tour à tour les documents ci-après :

 Les documents liés à la livraison et à la réception

 Les documents liés au stockage.

   I- Les documents liés à la livraison et à la réception

1. L’accusé de réception de la commande

C’est un écrit qu’un fournisseur fait parvenir à son client, pour lui signifier la réception de sa commande et
de son engagement à livrer ou non.

L’accusé de réception peut revêtir trois principales formes à savoir :

 Le premier double du bon de commande
 Un imprimé à remplir et à retourner
 Un écrit ou une correspondance commerciale
1. Le bon de livraison

C’est un document établir à l’en-tête du fournisseur et destiné à accompagner les marchandises lorsque la
livraison est faite par le fournisseur lui-même.

       3- Le bordereau ou bon d’expédition

C’est un document qui accompagne les marchandises lorsque la livraison est faite par un transporteur
indépendant. Dans ce cas, il est établit à l’en-tête de ce transporteur. Le bordereau d’expédition est
généralement établit en trois exemplaires et conservé par chacune des parties au contrat : le fournisseur,
le client, le transporteur.

IL existe quatre différents frais de transport pour les opérations de livraison.

 Le port dû ou transport dû : c’est lorsque l’acheteur paie les frais de transport à une tierce
personne (transporteur) à l’arrivée des marchandises ou à destination.
 Le port payé : c’est lorsqu’au départ, le fournisseur paie les frais de transport à une tierce
personne et les récupère à l’acheteur au moment de la facturation sans TVA.
 Le port facturé ou transport facturé : c’est lorsque les marchandises sont livrées à l’acheteur par
le fournisseur lui-même, qui utilise ses moyens de transport et les récupère au moment de la
facturation avec TVA
 Le franco de port : c’est lorsque les marchandises sont livrées à l’acheteur sans que ce dernier
ne paie ou ne supporte les frais de transport. Le fournisseur s’engage à ne pas facturer les frais de
transport lors de la facturation.

       4- Le bon de réception

C’est un document établit à l’en-tête du fournisseur et signé par le client qui reconnait avoir reçu la
livraison des marchandises. Le bon de réception peut être un document de liaison ou un document
interne.

1. Un document de liaison

Lorsque le bon de livraison est signé par le service des achats après un contrôle quantitatif, qualitatif et
documentaire des marchandises, il est remis au chef magasinier qui fait un second contrôle avant l’entrée
des marchandises en stock : alors le bon de livraison devient le bon de réception.

NB : - le contrôle documentaire concerne la vérification de la conformité des écritures entre le bon
de commande et le bon de livraison.
 Le contrôle quantitatif concerne la vérification de la quantité des articles livrés par rapport
à ceux commandés.
 Le contrôle qualitatif concerne la vérification de la qualité des articles livrés par rapport à
ceux commandés.
1. Un document interne

Dans ce cas le bon de réception ne circule pas hors de l’entreprise. Il est conçu pour faciliter un contrôle
entre les marchandises reçues.

Tous les marchandises qui entrent dans un entrepôt de stockage doivent être contrôlées et leurs
mouvements (entrées, sorties, stocks) sont suivis de manière chronologique (jour après jour).

       II- Les documents relatifs au stockage

Dans une entreprise bien organisée, aucune entrée ou sortie des marchandises ne peut se faire sans
justification.

Le stockage et le déstockage des marchandises en magasin entrainent l’utilisation d’un certain nombre de
documents à savoir :

1. Le bon d’entrée

C’est un document interne à l’entreprise qui constate l’entrée des marchandises en magasin. Il s’établit
jour après jour.

       2- Le bon de sortie

C’est un document interne à l’entreprise qui constate la sortie des marchandises en magasin.

NB : les bons d’entrée et de sortie servent à élaborer les fiches de stocks en quantités et en valeurs.
       3- La fiche de stocks

C’est un document interne qui enregistre suivant un ordre chronologique, les mouvements d’entrés et de
sorties des articles en magasin.

La fiche de stock peut être établit en quantité ou en valeur.

1. La fiche de stocks en quantité

Elle permet d’enregistrer les mouvements d’entrées et de sorties des marchandises en quantité.
  

       b. La fiche de stocks en valeur

Elle permet l’enregistrement des mouvements d’entrées et sorties des marchandises en valeur.

Pour remplir la fiche de stock en valeur, il existe deux méthodes de valorisation des stocks préconisées
par le système comptable OHADA :

       - La méthode d’épuisement des lots : on distingue ici le procédé PEPS (premier entré premier sortie),
en anglais FIFO (first in first out)

       - La méthode du coût moyen unitaire pondéré et ses variantes :

 Le coût moyen unitaire pondéré avec cumul du stock initial

CMUPsi = (SI + somme des entrées) en valeur / (SI  + somme entrées) en Qtés

 Le coût moyen unitaire pondéré au total des entrées de la période

CMUPte = somme des entrées en valeur / somme des entrées en quantités.

 Le coût moyen unitaire pondéré après chaque entrée.

CMUPACE = (valeur disponible en stock) + (valeur de l’entrée) / (Qté disponible en stock)+ (Qté de
l’entrée).

http://www.logistiqueconseil.org/Articles/Entrepot-magasin/Reception-controle-stock.htm

Réception, contrôles quantitatif et qualitatif des marchandises

 
 
 
 
      La réception des marchandises
eption est l’acte par lequel le destinataire des marchandises prend possession de ces dernières au moment de leur
on par le fournisseur ou un tiers désigné (transporteur). Elle est faite par un réceptionnaire. La remise de la marchandise
transporteur est effectuée dans tous les cas contre signature par le client réceptionnaire d’un bon de livraison. En règle
ale, elle matérialise le transfert de propriété et déclenche le paiement de la facture commerciale selon la convention
t passée avec le fournisseur.

réception des marchandises met donc le réceptionnaire face à deux acteurs responsables :
 o le transporteur qui est responsable des avaries et manquants
survenus au cours du transport, à condition qu'ils soient constatés
à l'arrivée de la marchandise et en présence du chauffeur ;

o le fournisseur qui est responsable de la qualité et de la quantité

des produits livrés par rapport à la commande.

Le réceptionnaire a pour obligation de vérifier la conformité de la

marchandise livrée au moment de la livraison avant de signer le bon de
livraison. Toute anomalie concernant la livraison (avarie, produit
manquant par rapport au bon de livraison, colis endommagé.) doit être
impérativement indiquée sur le bon de livraison, accompagné de la
signature du contrôleur.
  
Ce dernier doit en effet émettre des réserves écrites, précises et motivées à l'arrivée sur les documents de
livraison (lettre de voiture / bordereau de livraison …) et en présence du chauffeur (les formules générales du
type : "sauf vérification ultérieure" ou "sous réserve de déballage" n'ont pas de valeur juridique).
 
Après contrôle, le réceptionnaire prend livraison et enregistre différentes marchandises. Son travail d’une manière
globale se résume à :
 

o Surveiller le déchargement des marchandises des camions ou d'autres moyens de transport;

o Le dépotage des conteneurs, l’ouverture des caisses et des colis palettisés ;
o Si cela entre dans le cadre de ses responsabilités, faire fonctionner des chariots élévateurs à fourche, des
diables et d’autres appareils de manutention servant décharger et entreposer des marchandises.
o Superviser le rangement des marchandises dans les zones de réception ;
o Déballer les marchandises et les acheminer aux lieux d'entreposage appropriés;
o Vérifier les documents de livraison pour s’assurer que ce qui y est inscrit correspond aux marchandises
reçues, noter les quantités manquantes, contrôler l’état des marchandises et refuser celles qui sont
endommagées;
o Émettre les réserves sur les documents ;

Le client doit confirmer toute anomalie en adressant au transporteur ou au fournisseur suivant l’engagement de
chacun, un email, un fax ou courrier recommandé avec accusé de réception exposant toutes les réclamations. Les
coordonnées du transporteur doivent pour cela figurer sur le bon de livraison. Ces réclamations sont transmises
24h après la livraison et avant les deux jours suivants.
 
 

      Le contrôle des marchandises avant l’entrée en stock

 
Le contrôle est une opération qui consiste à vérifier si les articles reçus sont conformes aux prescriptions émises
dans la demande d’achat. Il s’applique sur l’emballage et son contenu. D’une manière générale, le contrôle des
articles est à la fois qualitatif et quantitatif.
 
A- Le contrôle quantitatif
 
On parle de contrôle quantitatif lorsque les vérifications sont basées sur le décompte des quantités. Selon les
situations, les articles sont comptés un par un ou alors en masse. Mais dans ce dernier cas le magasinier peut
avoir recours aux appareils de mesure.
 
Lorsque l’article reçu est un article composé, le décompte des quantités se fait d’abord sur l’article même, ensuite
sur ses composants.
 
B- Le contrôle qualitatif
 
Le contrôle qualitatif est un jugement porté sur la qualité de l’article reçu. C’est à dire, sur son aptitude à satisfaire
le besoin de son utilisateur. Il s’applique aussi bien sur l’emballage que sur le contenu de cet emballage. En
principe, il est recommandé d’ouvrir tous les emballages (cartons, caisses, charges palettisées …) afin d’en vérifier
le contenu. Les critères de vérification lors du contrôle qualitatif sont divers et diffèrent d’un article à un autre. Ils
peuvent porter sur :
 

o La référence du fabricant : lorsque la référence marquée sur l’article est différente de celle
habituellement connue, des vérifications sont absolument nécessaires dans les documents techniques. Il
faut se rassurer que ce dernier est compatible. L’avis d’un l’utilisateur final et la comparaison avec un
article déjà disponible en stock pourront aider à confirmer cette hypothèse;  

o L’emballage : tenant compte de sa fonction,  l’emballage d’un article offre certaines facilités d’utilisation et
de manipulation (rôle logistique de l’emballage) et une meilleure résistance à certaines conditions de
travail. Dès lors la nécessité de contrôler que celui-ci est adéquat s’impose ;  

o La couleur du contenu : d’un point de vue technique, la couleur donnée à un produit est un élément
distinctif corrélativement à son utilisation ; si l’article reçu ne porte pas sa couleur habituelle, il est essentiel
de se renseigner qu’il remplisse bien les même fonctions ;  

o La matière : la matière utilisée pour la fabrication d’un article est le plus souvent liée à ses conditions
d’utilisation, à sa résistance. En cas de doute, l’avis de l’utilisateur est primordial. Lorsque ce doute porte
sur des pièces mécaniques, l’expertise par un technicien qualifié est fortement recommandée ; 

o Les dimensions : le respect des dimensions du matériel commandé est nécessaire. Une prise de
mesures doit être effectuée à chaque réception.   

o L’unité de livraison : il peut arriver que l’unité de livraison soit différente de l’unité de gestion de l’article
dans le magasin. Face à un tel cas, une conversion en nombre équivalent d’unités de gestion est
recommandée avant le stockage (pour les entrées marchandises) ou lors des préparations des
commandes (pour les sorties marchandises). Cette conversion porte le nom « allotissement ».

L’allotissement est une démarche qui consiste à grouper des composants, des articles ou alors à fragmenter un
colis reçu de manière à obtenir des lots unitaires pour un même emplacement ou une même destination. Il existe
évidemment sous différentes autres formes. Des exemples bien précis et correspondant à des contextes différents
de celui que nous avons employé ici sont décrits dans ce site. Nous vous recommandons d’utiliser notre  moteur de
recherches avancées pour une prospection plus étendue sur l’allotissement.
 
Toutefois, lorsque le magasinier se trouve face à une énorme quantité d’un article, le contrôle qualitatif peut être
appliqué sur des échantillons. La réception effective des articles ainsi que les réserves sont notés sur le bon de
réception.
 

 Réception de marchandises : identification 

Utilisation
Lorsque vous créez une entrée de marchandises, vous devez vous assurer qu’elle a une référence (par
exemple, une référence à une commande). C’est le cas le plus souvent. Les données de référence sont alors
normalement renseignées sur les bons de livraison. Si les données de référence manquent, le système propose
différentes aides à la recherche pour aider à déterminer le document de référence correct, si nécessaire. La
suite décrit brièvement les documents auxquels vous pouvez faire référence lors de l’entrée de marchandises :

Fonctionnalités

Entrée de marchandises avec référence à une commande

Si les marchandises sont livrées pour une commande, l’entrée de marchandises est saisie dans le système
avec une référence à cette commande. Ceci présente plusieurs avantages :

 L’entrée de marchandises peut être planifiée, puisque le système connaît la date de livraison et les
quantités (dans la commande ou l’avis de livraison).

 Lorsque l’entrée de marchandises est saisie, le système propose des données (par exemple, des
articles et des quantités) contenues dans la commande, l’avis de livraison ou la pré-réception, ce qui
facilite la saisie du document d’entrée de marchandises et vous permet de vérifier que vous avez bien
tout reçu.

 Les données d’entrée de marchandises sont mises à jour dans l’historique de commande d’achat et
dans l’Évaluation des fournisseurs. Vous pouvez ainsi suivre l’historique de commande d’achat, initier
les procédures de relance et contrôler le respect des quantités et des délais.

 Les informations saisies lors de l’entrée de marchandises sont disponibles aux fins de contrôle des
factures.

 Dès que l’entrée de marchandises est enregistrée, un mail SAP automatique peut être envoyé à
l’acheteur qui a créé la commande d’achat.

Idéalement, les bons de livraison devraient contenir une référence à la commande pour laquelle la livraison est
effectuée. Toutefois, si ces informations sont manquantes, vous pouvez rechercher la commande appropriée à
l’aide des autres informations connues, telles que le numéro article du fournisseur, l’EAN ou le numéro
fournisseur.

Entrée de marchandises faisant référence à un avis de livraison ou à une

pré-réception
Saisissez le numéro de l’avis de livraison ou de la pré-réception. Le système crée alors une référence à la
commande sur laquelle est basé l’avis de livraison ou la pré-réception. Vous pouvez ajouter des postes qui ne
sont pas compris dans la commande à l’avis de livraison ou à la pré-réception. Si vous voulez le faire, vous
pouvez définir un paramétrage dans le Customizing pour chaque type de mouvement qui se traduit par la
création automatique d’une commande en arrière-plan pour ces postes supplémentaires après que la réception
de marchandises est enregistrée.

Entrée de marchandises avec référence à une livraison

Au moment de l’entrée de marchandises, une livraison peut être saisie pour les types suivants de document :

 Livraison pour une commande entrepôt

Utilisez cette fonction lorsque les marchandises ont été commandées et livrées au départ d’une plate-
forme. Vous pouvez identifier l’entrée de marchandises via le numéro du bon de livraison, et le système
crée automatiquement une référence à la commande entrepôt.
 Si l’opération a lieu dans la même société, le processus est traité à l’aide d’une commande de transfert
et aucun contrôle des factures n’est nécessaire. Lorsque des sociétés différentes sont impliquées, le
processus est traité à l’aide d’une commande d’achat standard et l’opération est soumise au Contrôle
des factures.

 Livraison pour une commande de transfert

Ce type de livraison constitue une forme simplifiée de commande entrepôt. Vous pouvez saisir une
livraison pour commande de transfert sans saisir au préalable une commande entrepôt. Vous pouvez
faire référence à la livraison lors de l’entrée de marchandises. Aucun contrôle des factures n’est
possible avec ce type de livraison.

Entrée de marchandises faisant référence à une unité de livraison

Si vous saisissez une entrée de marchandises pour un avis de livraison, une pré-réception ou une livraison,
vous pouvez marquer un code dans une boîte de dialogue supplémentaire et passer à un écran
supplémentaire. Toutes les unités d’expédition dans la pièce de référence (par exemple, la livraison) sont
proposées ici. Vous pouvez sélectionner des unités d’expédition, et le système recherche alors
automatiquement les postes dans l’entrée de marchandises.

Entrée de marchandises faisant référence à une répartition des

marchandises
Si vous enregistrez une entrée de marchandises pour un document pour lequel des données de répartition
existent dans le système, celles-ci doivent être corrigées pour correspondre aux quantités réellement livrées. Si
les paramétrages appropriés du Customizing ont été définis, les données de répartition sont corrigées au
moment où l’entrée de marchandises est enregistrée.

Pour chaque article, le stock est enregistré dans le magasin de stockage pour la procédure de traitement
appropriée (par exemple, cross-docking ou flow-through). Vous devez avoir un magasin de stockage séparé
pour chaque procédure de traitement. Si vous utilisez une méthode d’optimisation (par exemple, cross-
docking/flow-through), le système propose un fractionnement pour les articles concernés, en créant deux
postes d’entrée de marchandises, chacun avec un magasin de stockage différent.

Si vous effectuez les paramétrages appropriés du Customizing, vous pouvez demander au système de
déclencher automatiquement le traitement suivant (génération de livraisons ou d’ordres de répartition).

Voir également : Traitement de la répartition.

Entrée de marchandises sans référence à un document système

S’il vous est impossible de faire référence à un autre document dans le système, vous pouvez quand même
enregistrer l’entrée de marchandises. Toutefois, dans ce cas, vous ne pourrez pas procéder à un contrôle des
factures.

L’entrée de marchandises ne peut être enregistrée que si l’article est référencé au niveau du site. Si l’article
n’est pas référencé, mais que vous souhaitez enregistrer l’entrée de marchandises (parce que le fournisseur a
livré un nouvel article pour remplacer un modèle plus ancien, par exemple), vous pouvez configurer le système
pour qu’il référence automatiquement le nouvel article. Dans ce cas, les conditions de référencement ne sont
valables que pour ce jour.

Alternativement, vous pouvez configurer les codes mouvement de sorte qu’une commande soit créée
automatiquement en arrière-plan lorsqu’une entrée de marchandises de ce type est saisie. Dès qu’une
commande a été créée, vous pouvez ensuite exécuter le contrôle des factures.