Métier Assistante de direction

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Les assistantes de direction apportent un soutien administratif de haut niveau à des

responsables en suivant les besoins d'information et en réalisant des tâches administratives
telles que la préparation des courriers, l'accueil des visiteurs, l'organisation des réunions et la
gestion des agendas. Ils/elles peuvent aussi encadrer un personnel administratif de niveau
inférieur.

Souhaitez-vous savoir quel type de carrière et de profession vous conviennent le mieux? Lisez
notre article sur les codes Holland.

Types de personnalités
 Conventionnel / Entreprenant

Tâches assistante de direction

 Répond, filtre et oriente les appels téléphoniques, prend les messages et traite les
demandes ou questions.
 Accueille les visiteurs et les oriente vers les interlocuteurs appropriés.
 Ouvre, trie et distribue les courriers arrivants, dont les fax et e-mail, et prépare les
réponses aux sollicitations courantes.
 Lit et analyse les messages et les propositions ou rapports arrivants, pour apprécier
leur importance et définir leur mode de diffusion.
 Prépare les courriers, rapports, présentations et autres documents à partir de
brouillons, notes ou dictaphone, en utilisant divers logiciels informatiques.
 Classe et extrait des documents, courriers, enregistrements ou rapports, et met en place
un système d'archivage.
 Gère et actualise l'emploi du temps des cadres.
 Organise les déplacements, les itinéraires, les conférences, et la participation des
cadres à des événements sociaux.
 Prépare les ordre du jour et les convocations aux réunions (par exemple pour les
comités de direction), participe aux réunions et en établit les compte-rendus.
 Effectue des recherches d'informations et les synthétise pour les cadres.
 Réalise des tâches de bureau telles que la commande de fournitures, le service de
boissons ou le signalement d'incidents matériels.
 Supervise (parfois) d'autres employés administratifs et leur délègue des tâches.
Décrivez les fonctions de ce poste. Pourquoi ce poste?

Quelles sont vos qualités?

Pourquoi ne restez-vous pas chez votre employeur actuel

Mes attentes professionnelles? Mon regard face aux procédures? Comment je gère mon stresse?

Que souhaitez vous apporter a l'entreprise ?

S.E.M. Andreas Michael Pfaffernoschke, Ambassadeur de la République fédérale

d'Allemagne auprès du Burkina Faso

Quelle est votre plus grande force ?

Lorsque vous etes questionne a propos de vos points forts, vous devez garder en tete de relier
votre reponse a des competences et a des capacites qui sont pertinentes pour le poste convoite.
Par exemple, il se trouve que vous etes excellent pour discuter et collaborer avec des clients
ou encore pour garder un bureau impeccablement organise ? Chacun de ces elements peut etre
tres prise, dans le bon environnement. Soulignez vos points forts et presentez-les comme des
atouts pour votre futur employeur.

Quelle est votre plus grande faiblesse ?

Votre futur employeur souhaite savoir comment vous vous comportez face a des revers. Votre
attitude revele en effet beaucoup de choses a propos de ce qui vous motive et montre si vous
avez developpe une capacite a apprendre de vos erreurs.
Lorsque vous devez repondre a une question comme celle-ci, il est imperatif d introduire des
elements positifs dans vos propos. Concentrez-vous davantage sur la facon dont vous etes
parvenu a surmonter l echec.

Travaillez-vous bien en equipe ?

Selon la taille d entreprise de votre employeur potentiel, vous serez appele a travailler avec un
ou plusieurs assistants administratifs. Ensemble, vous gererez les taches administratives
necessaires pour rendre l entreprise aussi efficace que possible. Fournissez au recruteur un
exemple de la maniere dont vous avez ete en mesure de deleguer des taches et de quelle facon
vous faisiez partie integrante d une equipe.

Etes-vous a l aise avec les systemes telephoniques complexes et de grands

volumes d appels ?

L une des taches emblematiques d un assistant administratif est de composer avec un flux
continu d appels telephoniques. Vous devez demeurer courtois en toutes circonstances, tout en
maintenant un niveau eleve d efficacite. Avec ce genre de question d’entretien poste
d’assistant administratif, le recruteur veut determiner si le demandeur d emploi s avere tout a
fait capable – ou pas – d effectuer cette tache particuliere.

Qu est-ce que vous attendez d un patron ou d un superviseur ?

Cette question pourrait a priori etre consideree comme une question piege, mais elle ne l est
pas. Le travail du responsable du recrutement ne se limite pas uniquement a embaucher des
professionnels parmi les plus qualifies. Cette personne doit trouver un candidat qui va s
integrer harmonieusement dans l entreprise existante.
Avec un aussi vaste eventail de taches possibles, vous pouvez vous attendre a rencontrer une
myriade de questions d’entretien poste d’assistant administratif. Cependant, nous vous avons
presente les situations les plus frequentes qui surviennent dans ce domaine, afin que vous
puissiez les inclure dans votre preparation d entretien.

Developpez une procedure de reponse standard

Etant donne que vous pourriez detenir de nombreuses responsabilites potentielles en tant qu
assistant administratif, il serait bon de decouvrir ce qui est vraiment attendu de vous dans cet
eventuel poste. Ensuite, etablissez des listes d anecdotes et d exemples de situations survenues
lors vos experiences professionnelles anterieures, qui illustreront votre capacite a remplir ces
taches avec efficacite.
En outre, developpez une methodologie pour repondre aux questions. Par exemple, les
techniques – STAR » (situation – tache – action – resultat) et – SAR » (situation – action –
resultat) s averent tout a fait ideales pour repondre a des questions concernant le
comportement. Faites vos recherches pour decouvrir ce qui fonctionne le mieux pour vous !
Decouvrez notre base de donnees de questions / reponses pour vous entrainer avant votre
entretien.