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BURKINA FASO
COMPTABLES ET FINANCIERES
MINISTERE OU INSTITUTION
DAF ********** Rédigé leBURKINA
: RéviséFASO
le :
INTRODUCTION
Réf. : Page : 1 de 1
SECRETARIAT GENERAL Unité – Progrès – Justice
**********
**********
DIRECTION DE L’ADMINISTRATION
ET DES FINANCES
*********
Avant propos
Introduction
Sommaire du manuel
Partie1 :
MANUEL DE PROCEDURES
ADMINISTRATIVES,
Partie 2 : FINANCIERES ET
Partie 3 :
COMPTABLES
A L’USAGE DES SERVICES DE LA DIRECTION DE
Module 2 : Description des attributions, organisation et fonctionnement de la DAF
L’ADMINISTRATION ET DES FINANCES
1ère édition
1ère édition
VERSION PROVISOIRE
Groupe
Groupe de
de travail
travail constitué
constitué des
des experts
experts métiers
métiers du
du Ministère
Ministère de
de l’Economie
l’Economie et
et des
des
Finances (DGB, DG-CMEF, DGTCP, DGAIE, DRH, DAF) et de ses Page
démembrements 1 sur/293
Finances (DGB, DG-CMEF, DGTCP, DGAIE, DRH, DAF) et de ses démembrements /
Correspondants 1ère Edition
Correspondants techniques
techniques au
au sein
sein des
des ministères
ministères et et institutions
institutions (MENA,
(MENA, MESS,
MESS, MASA,
MASA,
MIDT, Min. Justice, MJFPE)
MIDT, Min. Justice, MJFPE)
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COMPTABLES ET FINANCIERES
SOMMAIRE GENERAL
INTRODUCTION GENERALE
AVANT-PROPOS
1 – Introduction
2 - Objectif du manuel
3 - Organisation du manuel
4 - Champ d’application du manuel
5 – Tenue et mise à jour du manuel
3 –Procédures comptables
La comptabilité administrative, la comptabilité des engagements, la comptabilité des liquidations, l’élaboration
des états financiers, la comptabilité des mouvements de matières.
SIGLES ET ABREVIATIONS
INTRODUCTION
Dans cette optique, divers diagnostics et études ont été établis aux fins d’améliorer l’efficacité de
la gestion budgétaire dans un contexte de gestion axée sur les résultats des politiques publiques.
L’Inspection Générale des Finances (IGF), en collaboration avec les inspections techniques des
différents Ministères, réalise depuis 2010 au titre de chaque gestion budgétaire l’audit des
Directions de l’Administration et des Finances (DAF) et pour lequel vingt six (26) ministères ont
été concernés en juillet 2011.
Les conclusions de l’audit sur la gestion 2011 font ressortir, d’une part, de bonnes pratiques à
encourager et d’autre part, des dysfonctionnements qui entravent la gestion administrative,
financière et comptable desdites structures qu’il convient de corriger.
D’autres études évaluatives globales et/ou sectorielles du système de gestion des finances
publiques (revues des dépenses publiques, études de traçabilité, rapports périodiques sur
l’exécution du budget, …) réalisées ont mis en exergue la faible efficacité des dépenses publiques
liée entre autres à des insuffisances techniques et organisationnelles des principaux acteurs.
De ces insuffisances, la plupart porte principalement sur l’absence des documents suivants et qui
concernent les DAF et les DMP :
- l’organigramme type ;
- les fiches de description des postes de travail et des profils types des agents desdites
structures ;
- les manuels de procédures administratives, financières et comptables.
Ces réflexions, ont recommandé la nécessité d’élaborer les outils ci-dessus cités en un seul
document commun susceptible de garantir la transparence dans les procédures et l’efficacité
dans l’exécution des opérations.
Le manuel des procédures de mise en œuvre des missions et attributions des DAF est le fruit d’un
travail d’équipe se fondant sur la valorisation de l’expertise interne à l’administration (cadres des
structures technique du Ministère de l’Economie et des Finances et les acteurs issus des
Ministères et des Institutions).
Cela participe également de la mise en œuvre des orientations données par le décret n°98-
373/PRES/PM/MFPDI du 15 septembre 1998 portant généralisation des manuels de procédures
et des tableaux de bord dans les administrations publiques pour la modernisation de
l’organisation du travail.
AVANT-PROPOS
Dans le souci d’améliorer l’efficacité dans la gestion des finances publiques, mon département a
entrepris une série de reformes afin de mieux outiller les acteurs de la chaîne de la dépense
publique.
A cet effet, une série d’audits à caractère administratif, financier et comptable a été menée en
2009, 2010 et 2011 auprès des Directions de l’Administration et des Finances (DAF) et des
directions des Marchés Publics (DMP) des ministères et des institutions par l’Inspection Générale
des Finances (IGF).
Les conclusions du récent audit de 2011 qui a fait l’objet de restitution auxdits acteurs le 1er
février 2013 au Centre Cardinal Paul ZOUNGRANA a recommandé l’élaboration et l’adoption
d’outils de travail devant permettre une plus grande efficacité dans l’organisation institutionnelle
des dites structures afin de rendre plus efficace et plus harmonieuse, la mise en œuvre de la
dépense publique. Ces conclusions ont fait ressortir, outres les bonnes pratiques à encourager,
les dysfonctionnements à résoudre et les préoccupations diverses décelées à travers les différents
processus de gestion financière.
A cet effet, le souci de permettre une efficacité plus accrue dans la gestion budgétaire nous a
donc convaincu de la pertinence de mettre place une équipe pluridisciplinaire (composée de
cadres rompus à l’exercice budgétaire et issues des structures techniques du Ministère de
l’Economie et des Finances et des directions concernées au niveau des ministères et des
institutions) afin d’élaborer le manuel de procédures administratives, financières et comptables.
Cet exercice ayant, dans un premier temps, fait l’objet d’un état de lieux de l’existant (à travers
une étude diagnostique) a permis de recenser, outres les atouts, les insuffisances qui entravent le
bon fonctionnement des DAF et des DMP et de proposer des mesures correctives à cet effet.
Les résultats permettront de gagner en efficacité dans l’exécution des tâches au niveau des DAF
et des DMP, garantir la continuité dans leur bonne marche, de s’imposer comme le meilleur outil
pour une formation par l’apprentissage, de constituer un excellent Outil de management et de
constituer un instrument efficace de contrôle.
1ère édition
MODULE 1 :
Groupe de travail constitué des experts métiers du Ministère de l’Economie et des Finances
(DGB, DG-CMEF, DGTCP, DGAIE, DRH, DAF) et de ses démembrements / Correspondants
techniques au sein des ministères et institutions Page MJFPE)
(MENA, MESS, MASA, MIDT, Min. Justice, 2 sur 293
1ère Edition
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COMPTABLES ET FINANCIERES
DAF PRESENTATION.DU.MANUEL Réf. :
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SOMMAIRE
1.1. Introduction
Le présent manuel de procédures décrit et prescrit les méthodes de travail à suivre afin d’assurer
l’efficacité dans la mise œuvre des procédures de gestion des moyens financiers et matériels.
Il se fonde sur les principes de gestion définis par les textes réglementaires et les
bonnes pratiques relatifs aux activités, à la mission et aux attributions de la Direction de
l’Administration et des Finances.
définir et décrire les outils et les étapes à suivre dans l’exécution des activités de la DAF ;
décrire les procédures à mettre en œuvre par l’ensemble du personnel ainsi que les
tâches qui lui incombent.
définir les attributions dévolues aux différents services à chaque étape d’exécution
des opérations ;
faire connaître les outils et méthodes dont doivent disposer les intervenants
chargés d’exécuter les opérations ;
donner un signal d’alerte précoce sur des activités et des processus posant
problème et nécessitant des mesures correctives ; préciser les différents types et
niveaux de contrôle fondamentaux à effectuer a priori ou a posteriori.
Dans ce module, sont décrites les procédures administratives avec une description détaillée
des différentes étapes de la procédure.
Ce quatrième module décrit les procédures financières avec une description détaillée des
différentes étapes de la procédure.
Le module décrit les procédures comptables avec une description détaillée des différentes
étapes de la procédure.
• l’objet de la procédure ;
Les procédures décrites dans ce manuel s’appliquent à toutes les activités de la DAF et
s’imposent à tous les agents dans le cadre de l’exécution de leur mission de mise en œuvre
des procédures de gestion des moyens financiers et matériels.
Le présent manuel, document évolutif par définition, doit être régulièrement mis à jour au fur
et mesure de l’évolution de la DAF pour ce qui concerne chaque exemplaire. A l’effet
d’assurer la modification effective de tous les exemplaires à chaque mise à jour du manuel,
une liste des détenteurs est détenue par le Directeur de l’administration et des finances.
La mise à jour du manuel de procédures est aussi importante que sa mise en place. S’il n’est
pas mis à jour régulièrement, il perd de son efficacité.
Le manuel type des procédures des DAF est mis à jour chaque fois que de besoin au niveau
de l’Etat. Il est donc indispensable de veiller à sa mise à jour régulièrement pour une plus
grande efficacité.
La décision de la mise à jour du manuel type des DAF relève de la compétence du ministre
en charge des finances. A cet effet, la structure technique dudit Ministère compétente en
matière d’ordonnancement des dépenses budgétaires tient un registre où sont
répertoriées toutes les personnes en possession des exemplaires du manuel. En cas de
révision, l’autorité compétente fait parvenir aux DAF par voie hiérarchique les pages
révisées et récupère les pages « obsolètes ». Le détenteur du manuel est responsable du
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1ère Edition
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COMPTABLES ET FINANCIERES
DAF PRESENTATION.DU.MANUEL Réf. :
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Après adoption du texte définitif portant sur les modifications apportées au manuel, le
Directeur de l’Administration et des Finances se charge de distribuer les nouvelles sections du
manuel aux intéressés.
Ceux-ci rendent les pages obsolètes correspondantes au moment de la réception des nouvelles
sections et apposent leur visa attestant de la réception des nouvelles sections et de la remise
des anciennes.
La conservation en lieux sécurisés des versions électroniques (fichier sur Clé USB, disque dur,
CD-ROM) sont fortement recommandées pour plus de sécurité.
1.5.5. Consultation
Pour consulter le manuel, les acteurs des différents processus doivent d’abord bien
identifier l’acte administratif à produire, puis, ils pourront consulter la nomenclature des
activités pour se rassurer que l’activité fait l’objet de procédure particulière. Si tel est le cas, il
faut rechercher la procédure et aller à la page à laquelle la description de la procédure existe.
1ère édition
MODULE 2 :
DESCRIPTION DE L’ORGANISATION ET DES
ATTRIBUTIONS
Groupe de travail constitué des experts métiers du Ministère de l’Economie et des Finances
(DGB, DG-CMEF, DGTCP, DGAIE, DRH, DAF) et de ses démembrements / Correspondants
Page
techniques au sein des ministères et institutions (MENA, MESS, MASA, MIDT, Min. 7 sur 293
Justice, MJFPE)
1ère Edition
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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES Réf. : Page 16 sur 293
ET FINANCIERES
DAF :
ATTRIBUTION.ORGANISATION.ET.FONCTIONNEMENT Réf. :
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Sommaire
2.1. ATTRIBUTIONS ............................................................................................................................ 3
2.2. ORGANISATION........................................................................................................................... 3
2.2.1. LE DIRECTEUR ................................................................................................................................. 4
2.2.2. : LES STRUCTURES D’APPUI ............................................................................................................ 4
2.2.2.1. Le secrétariat .......................................................................................................................... 4
2.2.2.2. La Cellule de contrôle interne et de suivi-évaluation (CCI-SE) ............................................... 4
2.2.2.3. Le Service administratif et financier (SAF).............................................................................. 5
2.2.2.4. La Régie de Recettes et la Régie d’avances ............................................................................ 5
2.2.3. : LES SERVICES TECHNIQUES........................................................................................................... 5
2.2.3.1. : Le Service de la programmation budgétaire (SPB) ............................................................... 5
2.2.3.2. : Le Service de l’exécution budgétaire et de la comptabilité (SEBC) ...................................... 6
2.2.3.3. : Le Service de la commande publique (SCP).......................................................................... 7
2.2.3.4. : Le Service des affaires immobilières et de l’équipement (SAIE) .......................................... 7
2.2.3.5. : Le Service de la sécurité des personnes et des biens (SSPB)................................................ 8
2.3. FONCTIONNEMENT ..................................................................................................................... 8
2.3.1. ORGANIGRAMME DE LA DIRECTION DE L’ADMINISTRATION ET DES FINANCES DU MINISTERE
OU DE L’INSTITUTION ..................................................................................................................................... 9
2.3.2. DESCRIPTION DES FICHES DE POSTES DE TRAVAIL DE LA DIRECTION DE L’ADMINISTRATION ET
DES FINANCES................................................................................................................................................. 1
2.3.2.1. DIRECTEUR DE L’ADMINISTRATION ET DES FINANCES ........................................................... 1
2.3.2.2. SECRETAIRE DE DIRECTION..................................................................................................... 6
2.3.2.3. ASSISTANT DE SECRETARIAT................................................................................................... 9
2.3.2.4. AGENT DE LIAISON................................................................................................................11
2.3.2.5. GESTIONNAIRE DE GUICHET .................................................................................................13
2.3.2.6. CHARGE DU CONTRÔLE INTERNE .........................................................................................16
2.3.2.7. CHARGE DU SUIVI-EVALUATION...........................................................................................18
2.3.2.8. CHEF DE SERVICE ADMINISTRATIF ET FINANCIER ................................................................21
2.3.2.9. CHARGE DE LA GESTION DES RESSOURCES HUMAINES .......................................................24
2.3.2.10. CHARGE DES RESSOURCES FINANCIERES ET MATERIELLES ..................................................27
2.3.2.11. CHARGE DE REPROGRAPHIE .................................................................................................30
2.3.2.12. CHARGE DES ARCHIVES ........................................................................................................33
2.3.2.13. REGISSEUR D’AVANCES ........................................................................................................36
2.3.2.14. REGISSEUR DE RECETTES ......................................................................................................39
2.3.2.15. CHEF DE SERVICE PROGRAMMATION BUDGETAIRE ............................................................42
2.3.2.16. CHARGE DE LA PROGRAMMATION DES DEPENSES EN CAPITAL ET DES RECETTES DE
SERVICES...............................................................................................................................45
2.3.2.17. CHARGE DE LA PROGRAMMATION DES DEPENSES ORDINAIRES ......................................... 48
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1ère Edition
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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES Réf. : Page 17 sur 293
ET FINANCIERES
DAF :
ATTRIBUTION.ORGANISATION.ET.FONCTIONNEMENT Réf. :
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2.1. ATTRIBUTIONS
Elle a pour missions la gestion des moyens financiers et matériels du ministère ou de l’institution. A
ce titre, elle est chargée notamment :
2.2. ORGANISATION
Placée sous l’autorité d’un Directeur, la Direction de l’administration et des finances comprend
outre le secrétariat, cinq (05) structures d’appui et cinq (05) services techniques ainsi qu’il suit :
1.1.1. LE DIRECTEUR
Le Directeur définit les grandes orientations, coordonne, contrôle l’exécution des activités et
évalue les performances.
1.1.1.1. Le secrétariat
Le Secrétariat du Directeur, placé, sous la responsabilité d’un Secrétaire, comprend une cellule
courrier.
Le Guichet de renseignements placé sous l’autorité du (de la) secrétaire est chargé :
- d’accueillir, de renseigner et au besoin d’orienter les clients vers les services concernés ;
- de vérifier et de réceptionner les dossiers émanant des fournisseurs ;
- d’éditer les reçus de demande de liquidation au profit des fournisseurs;
- de mettre à la disposition des clients des documents d’ordre administratif initiés par la
DAF.
Le Service administratif et financier a pour mission la gestion des moyens financiers et matériels et
la mise en œuvre des mesures visant à développer le professionnalisme des agents de la DAF. A ce
titre, il est chargé notamment :
La régie de recettes et la régie d’avances sont des postes comptables chargés d’exécuter certaines
catégories de recettes et de dépenses du ministère ou de l’institution. Ces catégories de recettes
et de dépenses sont précisées par les arrêtés portant création desdites régies.
Le Service de la programmation budgétaire est placé sous l’autorité d’un Chef de service.
Le Service de l’exécution budgétaire et de la comptabilité est placé sous l’autorité d’un Chef de
service.
Le Service de la commande publique est chargé de l’acquisition des biens, services et prestations
au profit du Ministère ou de l’institution. A ce titre, il est chargé notamment:
Le Service de la commande publique est placé sous l’autorité d’un Chef de service.
Le Service des affaires immobilières et de l’équipement est placé sous l’autorité d’un Chef de
service.
Le Service de la sécurité des personnes et des biens est chargé d’organiser la sécurité des
personnes et des biens au sein du Ministère ou de l’institution. A ce titre, il est chargé notamment
:
Le Service de la sécurité des personnes et des biens est placé sous l’autorité d’un Chef de service.
2.3. FONCTIONNEMENT
La Direction de l’administration et des finances exerce ses attributions sur la base d’un programme
annuel d’activités adopté par le Conseil d’administration du secteur ministériel ou de l’institution.
La description du fonctionnement des différentes structures fait l’objet de fiches de poste de
travail décrites, objet de la seconde partie.
DAF
SECRETARIAT
CCI-SE
SAF
REGIES
NB
1
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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, Réf. : Page 25 sur 293
COMPTABLES ET FINANCIERES
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
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1. CONTENU DU POSTE
1.1. ATTRIBUTIONS DU POSTE
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
Réf. : Page 2 de 95
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
Réf. : Page 3 de 95
A. Moyens généraux
• Mobiliers de bureau (bureau directeur, fauteuil directeur, chaises visiteur) ;
• Matériels informatique et de bureau (ordinateur portable, ordinateur de bureau, imprimante,
copieur, scanner) ;
• Matériel et mobilier de logement (armoire à clapet, bibliothèque, salon complet d’accueil) ;
• Ligne téléphonique ;
• Véhicule.
B. Moyens spécifiques
• Disponibilité des applications métiers et des codes informatiques d’accès (CID, SIGASPE, SIMP,
CIR, CIFE, SIGCM) ;
• Fax ;
• Recueil de textes législatifs et règlementaires en la matière.
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
Réf. : Page 4 de 95
A. Connaissances requises
• Avoir des connaissances en finances publiques ;
• Avoir des connaissances en administration générale ;
• Avoir des connaissances de l’outil informatique.
B. Qualités morales et habilités professionnelles
• Sens de l’organisation, de la communication et de la planification ;
• Sens de l’éthique ;
• Exempt de contentieux financier ;
• leadership (sens de l’animation, aptitude à l’encadrement, capacité à évaluer, à s’adapter et à
anticiper).
2. PROFIL DU TITULAIRE
2.1. QUALIFICATION PROFESSIONNELLE DU TITULAIRE (DIPLOME)
• Avoir au moins cinq (5) ans d’expérience professionnelle dans l’administration financière dont
trois (03) ans dans la gestion budgétaire.
3. INDICATEURS DE PERFORMANCE
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
Réf. : Page 5 de 95
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
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1. CONTENU DU POSTE
1.1. ATTRIBUTIONS DU POSTE
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
Réf. : Page 7 de 95
A. Moyens généraux
• Mobiliers de bureau (bureau secrétaire avec retour mobile, fauteuil secrétaire, chaise secrétaire,
chaises visiteur) ;
• Matériels informatique et de bureau (ordinateur de bureau, imprimante, copieur, scanner) ;
• Matériel et mobilier de logement (armoire pour rangement, réfrigérateur) ;
• Ligne téléphonique.
B. Moyens spécifiques
• Logiciel de traitement du courrier.
A. Connaissances requises
• Avoir des connaissances en secrétariat et bureautique ;
• Avoir des connaissances sur les outils informatiques et de bureautiques (Word, Excel,
Powerpoint, machine à taper électrique,…).
B. Qualités morales et habilités professionnelles
• Sens de l’organisation et des priorités ;
• Aptitude à travailler en équipe ;
• Sens de l’éthique ;
• Forte capacité de communication ;
• Courtois et disponible.
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
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2. PROFIL DU TITULAIRE
• Avoir une expérience d’au moins deux (02) ans dans un poste de secrétaire au sein de
l’administration publique ou privée.
3. INDICATEURS DE PERFORMANCE
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
Réf. : Page 9 de 95
1. CONTENU DU POSTE
1.1. ATTRIBUTIONS DU POSTE
A. Moyens généraux
• Mobiliers de bureau (bureau secrétaire avec retour mobile, fauteuil secrétaire, chaise
secrétaire, chaises visiteur) ;
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
Réf. : Page 10 de 95
2. PROFIL DU TITULAIRE
2.1. QUALIFICATION PROFESSIONNELLE DU TITULAIRE (DIPLOME)
3. INDICATEURS DE PERFORMANCE
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
Réf. : Page 11 de 95
1. CONTENU DU POSTE
1.1. ATTRIBUTIONS DU POSTE
A. Moyens généraux
B. Moyens spécifiques
• Motocyclette ou tout autre engin adapté ;
• Sacoche de transport du courrier ;
• Imperméable ;
• Plan de la ville.
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
Réf. : Page 12 de 95
2. PROFIL DU TITULAIRE
2.1. QUALIFICATION PROFESSIONNELLE (DIPLOME)
• Néant.
3. INDICATEURS DE PERFORMANCE
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
Réf. : Page 13 de 95
1. CONTENU DU POSTE
1.1. ATTRIBUTIONS DU POSTE
• Accueillir, renseigner et au besoin orienter les clients vers les services concernés ;
• Réceptionner les dossiers émanant des fournisseurs ;
• Mettre à la disposition des clients des documents à caractère financier initiés par la direction.
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
Réf. : Page 14 de 95
A. Moyens généraux
• Mobilier de bureau (bureau agent, chaise agent, chaise guichet, comptoir pour accueil,
registres) ;
• Matériel informatique (micro ordinateur de bureau, imprimante) ;
• Un poste téléphonique ;
• Une armoire à clapet.
B. Moyens spécifiques
• Logiciel métiers (CID, SIMP) ;
• Recueil téléphonique des différents services de la direction ;
• Recueil téléphonique des différentes structures du ministère ou de l’institution ;
• Recueil des textes législatifs et règlementaires en la matière.
A. Connaissances requises
• Avoir des connaissances en administration générale ;
• Avoir des connaissances de l’outil informatique ;
• Avoir des notions en finances publiques.
B. Qualités morales et habilités professionnelles
• Sens de la communication ;
• Probité ;
• Maîtrise de soi;
• Éthique ;
• Organisation.
2. PROFIL DU TITULAIRE
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
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Néant
3. INDICATEUR DE PERFORMANCE
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
Réf. : Page 16 de 95
POSTE : Date :
Chargé du Contrôle Interne
1. CONTENU DU POSTE
1.1. ATTRIBUTIONS DU POSTE
A. Moyens généraux
• Mobilier de bureau (bureau agent, fauteuil agent, chaise visiteur) ;
• Matériel informatique (micro ordinateur de bureau, imprimante) ;
• Une ligne téléphonique ;
• Une armoire à clapet.
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
Réf. : Page 17 de 95
B. Moyens spécifiques
• Recueil des textes législatifs et règlementaires ;
• Micro ordinateur portable.
A. Connaissances requises
• Avoir des connaissances en contrôle interne ou en finances publiques ;
• Avoir des connaissances en audit des organisations publiques ;
• Avoir des connaissances en administration générale.
B. Qualités morales et habilités professionnelles
• Bonne moralité et exempt de contentieux financier ;
• Organisation, communication et planification ;
• Probité et maîtrise de soi ;
• Éthique.
1.5. RELATION FONCTIONNELLE DE TRAVAIL
A. Relations fonctionnelles internes
• Tous les services de la DAF ;
• Les structures du Ministère ou de l’Institution.
B. Relations fonctionnelles externes
• Les différents corps de contrôle.
2. PROFIL DU TITULAIRE
2.1. QUALIFICATION PROFESSIONNELLE (DIPLOME)
• Etre titulaire d’un diplôme de niveau BAC+ 5 en contrôle ou en finances publique ou équivalent.
2.2. EXPERIENCE PROFESSIONNELLE REQUISE
• Avoir au moins trois (03) ans d’expérience professionnelle dans l’administration financière.
3. INDICATEURS DE PERFORMANCE
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
Réf. : Page 18 de 95
POSTE : Date :
Chargé du Suivi évaluation
1. CONTENU DU POSTE
1.1. ATTRIBUTIONS DU POSTE
A. Moyens généraux
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
Réf. : Page 19 de 95
A. Connaissances requises
• Avoir des connaissances en suivi-évaluation ou en finances publiques ;
• Avoir des connaissances en administration générale ;
• Avoir des connaissances en informatiques
B. Qualités morales et habilités professionnelles
• Bonne moralité et exempt de contentieux financier ;
• Sens de l’organisation, de la communication et de la planification ;
• leadership (sens de l’animation, aptitude à l’encadrement, capacité à évaluer, à s’adapter et à
anticiper) ;
• Éthique.
2. PROFIL DU TITULAIRE
2.1. QUALIFICATION PROFESSIONNELLE (DIPLOME)
• Avoir au moins trois (03) ans d’expérience professionnelle dans l’administration financière
3. INDICATEURS DE PERFORMANCE
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
Réf. : Page 20 de 95
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
Réf. : Page 21 de 95
1. CONTENU DU POSTE
1.1. ATTRIBUTIONS DU POSTE
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
Réf. : Page 22 de 95
A. Moyens généraux
• Mobilier de bureau (bureau agent, fauteuil agent, chaise visiteur) ;
• Matériel informatique (micro ordinateur de bureau, imprimante) ;
• Ligne téléphonique ;
• Armoire à clapet.
B. Moyens spécifiques
• Ordinateur portable ;
• Vidéo projecteur ;
• Coffre-fort ;
• Disponibilité des logiciels métiers avec code d’accès informatique (CID, SIGASPE, SIMP) ;
• Recueil des textes législatifs et règlementaires en matière financière.
A. Connaissances requises
• Avoir des connaissances en finances publiques ;
• Avoir des notions en gestion des ressources humaines ;
• Avoir des connaissances de l’outil informatique.
B. Qualités morales et habilités professionnelles
• Bonne moralité et exempt de contentieux financier ;
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
Réf. : Page 23 de 95
2. PROFIL DU TITULAIRE
2.1. QUALIFICATION PROFESSIONNELLE (DIPLOME)
3. INDICATEURS DE PERFORMANCE
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
Réf. : Page 24 de 95
1. CONTENU DU POSTE
1.1. ATTRIBUTIONS DU POSTE
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
Réf. : Page 25 de 95
C. Moyens généraux
• Mobilier de bureau (bureau agent, fauteuil agent, chaise visiteur) ;
• Matériel informatique (micro ordinateur de bureau, imprimante) ;
• Ligne téléphonique ;
• Armoire à clapet.
D. Moyens spécifiques
• Recueil des textes législatifs et règlementaires en la matière.
A. Connaissances requises
• Avoir des connaissances en finances publiques ;
• Avoir des connaissances en gestion des ressources humaines ;
• Avoir des connaissances de l’outil informatique.
B. Qualités morales et habilités professionnelles
• Sens de l’organisation, de la communication et de la planification ;
• Sens de la discrétion ;
• Sens de l’éthique et de la probité.
2. PROFIL DU TITULAIRE
2.1. QUALIFICATION PROFESSIONNELLE (DIPLOME)
• Etre titulaire d’un diplôme de niveau BEPC+2ans en gestion des ressources humaines ou équivalent.
Néant
3. INDICATEURS DE PERFORMANCE
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
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DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
Réf. : Page 27 de 95
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
Réf. : Page 28 de 95
A. Moyens généraux
• Mobilier de bureau (bureau agent, fauteuil agent, chaise visiteur) ;
• Matériel informatique (micro ordinateur de bureau, imprimante) ;
• Une ligne téléphonique ;
• Une armoire à clapet.
B. Moyens spécifiques
• Coffre-fort ;
• Recueil des textes législatifs et financiers en la matière.
A. Connaissances requises
• Avoir des connaissances en finances publiques ;
• Avoir des connaissances de l’outil informatique.
B. Qualités morales et habiletés professionnelles
• Avoir le sens de la probité ;
• Etre rigoureux ;
• Avoir le sens de l’organisation ;
• Avoir le sens du respect des biens publics ;
• Avoir la capacité d’anticipation et l’esprit d’initiative.
2. PROFIL DU TITULAIRE
2.1. QUALIFICATION PROFESSIONNELLE (DIPLOME)
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
Réf. : Page 29 de 95
Néant
3. INDICATEURS DE PERFORMANCE
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
Réf. : Page 30 de 95
1. CONTENU DU POSTE
1.1. ATTRIBUTIONS DU POSTE
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
Réf. : Page 31 de 95
A. Moyens généraux
• Mobilier de bureau (bureau agent, fauteuil agent) ;
• Matériel informatique (micro ordinateur de bureau, imprimante) ;
• Ligne téléphonique ;
• Copieur ;
• Machine à reliure ;
• Armoire à clapet.
B. Moyens spécifiques
• Matériel de protection individuelle ;
• Registre de maintenance.
A. Connaissances requises
• Avoir des connaissances en mécanographie.
B. Qualités morales et habiletés professionnelles
• Avoir le sens de la discrétion ;
• Avoir le sens de l’organisation ;
• Etre dynamique.
2. PROFIL DU TITULAIRE
2.1. QUALIFICATION PROFESSIONNELLE (DIPLOME)
Néant
3. INDICATEURS DE PERFORMANCE
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
Réf. : Page 32 de 95
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
Réf. : Page 33 de 95
1. CONTENU DU POSTE
1.1. ATTRIBUTIONS DU POSTE
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
Réf. : Page 34 de 95
A. Moyens généraux
• Mobilier de bureau (bureau agent, fauteuil agent) ;
• Matériel informatique (micro ordinateur de bureau, imprimante) ;
• Ligne téléphonique ;
• Armoire à clapet.
B. Moyens spécifiques
• Boites d’archives ;
• Scanner ;
• Logiciel d’archivage ou documentaire ;
• Matériel de protection ou de sécurité (blouses, gangs, masques anti poussière, chaussures de
sécurité, aspirateur etc.) ;
• Matériels de conservation ou de conditionnement (boîtes d’archives modèle DIMAB, chemises et
sous chemises, ficelles, etc.) ;
• Matériel de transport (diable ou chariot) ;
• Etagère de rangement ;
• Usuels (dictionnaires).
A. Connaissances requises
• Avoir des connaissances en administration générale ;
• Avoir des connaissances de l’outil informatique.
B. Qualités morales et habilités professionnelles
• Maîtrise de soi ;
• Capacité d'adaptation ;
• Éthique ;
• Sens de la discrétion.
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
Réf. : Page 35 de 95
2. PROFIL DU TITULAIRE
2.1. QUALIFICATION PROFESSIONNELLE (DIPLOME)
Néant
3. INDICATEURS DE PERFORMANCE
1. Taux de versement périodique des fonds d’archives historiques à la direction en charge des archives
du département ou de l’institution;
2. Taux de transfert des fonds d’archives ;
3. Nombre de rapports périodiques de gestion des archives sur nombre de rapports prévus.
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
Réf. : Page 36 de 95
1. CONTENU DU POSTE
1.1. ATTRIBUTIONS DU POSTE
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
Réf. : Page 37 de 95
A. Moyens généraux
• Mobilier de bureau (bureau agent avec retour, fauteuil agent, chaise visiteur) ;
• Matériel informatique (micro ordinateur de bureau, imprimante) ;
• Une ligne téléphonique ;
• Porte forte blindée ;
• Armoire à clapet ;
• Coffre fort.
B. Moyens spécifiques
• Logiciel métiers (CID, logiciel comptable) ;
• Recueil des textes législatifs et règlementaires en la matière.
A. Connaissances requises
• Avoir des connaissances en finances publiques ;
• Avoir des connaissances en administration générale ;
• Avoir des connaissances de l’outil informatique.
B. Qualités morales et habilités et professionnelles
• Bonne moralité et exempt de contentieux financier ;
• Conscience professionnelle (assiduité, éthique professionnelle, sens de la responsabilité) ;
• leadership (sens de l’animation, aptitude à l’encadrement, capacité à évaluer, à s’adapter et à
anticiper).
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
Réf. : Page 38 de 95
2. PROFIL DU TITULAIRE
2.1. QUALIFICATION PROFESSIONNELLE DU TITULAIRE (DIPLOME)
• Avoir au moins trois (3) ans d’expérience professionnelle dans l’administration financière.
3. INDICATEUR DE PERFORMANCE
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
Réf. : Page 39 de 95
1. CONTENU DU POSTE
1.1. ATTRIBUTIONS DU POSTE
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
Réf. : Page 40 de 95
Néant
A. Moyens généraux
• Mobilier de bureau (bureau agent avec retour, fauteuil agent, chaise visiteur) ;
• Matériel informatique (micro ordinateur de bureau, imprimante) ;
• Ligne téléphonique ;
• Porte forte blindée ;
• Armoire à clapet ;
• Coffre fort.
B. Moyens spécifiques
• Logiciel métier (CIR, logiciel comptable) ;
• Recueil des textes législatifs et règlementaires en la matière.
A. Connaissances requises
• Avoir des connaissances en finances publiques ;
• Avoir des connaissances en administration générale ;
• Avoir des connaissances de l’outil informatique ;
B. Qualités morales et habilités et professionnelles
• Bonne moralité et exempt de contentieux financier;
• Conscience professionnelle (assiduité, éthique professionnelle, sens de la responsabilité)
• Leadership (sens de l’animation, aptitude à l’encadrement, capacité à évaluer, à s’adapter et à
anticiper)
2. PROFIL DU TITULAIRE
2.1. QUALIFICATION PROFESSIONNELLE DU TITULAIRE (DIPLOME)
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
Réf. : Page 41 de 95
Néant
3. INDICATEURS DE PERFORMANCE
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
Réf. : Page 42 de 95
1. CONTENU DU POSTE
1.1. ATTRIBUTIONS DU POSTE
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
Réf. : Page 43 de 95
1
• Coordonner et contrôler l’exécution des activités et évaluer les performances :
1. Evaluer les performances du personnel ;
2. Veiller à l’archivage des dossiers ;
3. Veiller à l’élaboration des outils de pilotage ;
4. Assurer l’encadrement de ses collaborateurs ;
5. Tenir les réunions périodiques du service ;
6. Animer et participer aux cadres de concertation ;
7. Produire les rapports périodiques d’activités ;
8. Contribuer au fonctionnement de guichet de renseignements ;
9. Veiller à la cohésion sociale au sein du service ;
A. Moyens généraux
• Mobiliers de bureau (bureau agent, fauteuil agent, chaises visiteur) ;
• Matériels informatique et de bureau (ordinateur portable, ordinateur de bureau, imprimante,
scanner) ;
• Matériel et mobilier de logement (armoire à clapet) ;
• Ligne téléphonique.
B. Moyens spécifiques
• Disponibilité des applications métiers et des codes informatiques d’accès (CID, SIGASPE,
CIR, CIFE) ;
• Recueil des différents textes législatifs et règlementaires.
A. Connaissances requises
• Avoir des connaissances en finances publiques ;
• Avoir des connaissances en administration générale ;
• Avoir des connaissances de l’outil informatique.
B. Qualités morales et habilités professionnelles
• Bonne moralité et exempt de contentieux financier ;
• Conscience professionnelle (assiduité, éthique professionnelle, sens de la responsabilité) ;
• leadership (sens de l’animation, aptitude à l’encadrement, capacité à évaluer, à s’adapter et à
anticiper).
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
Réf. : Page 44 de 95
2. PROFIL DU TITULAIRE
2.1. QUALIFICATION PROFESSIONNELLE DU TITULAIRE (DIPLOME)
• Avoir au moins trois (3) ans d’expérience professionnelle dans l’administration financière.
3. INDICATEURS DE PERFORMANCE
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
Réf. : Page 45 de 95
1. CONTENU DU POSTE
1.1. ATTRIBUTIONS DU POSTE
1. Contribuer à l’élaboration du budget pour ce qui concerne les dépenses en capital et les
recettes de service;
2. Initier les propositions de modifications budgétaires relatives aux dépenses en capital
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
Réf. : Page 46 de 95
A. Moyens généraux
• Mobilier de bureau (bureau agent avec retour, fauteuil agent, chaise visiteur) ;
• Matériel informatique (micro ordinateur de bureau, imprimante) ;
• Une ligne téléphonique ;
• Une armoire à clapet ;
B. Moyens spécifiques
• Disponibilité des logiciels métiers et des codes informatiques d’accès (CID, SIGASPE, CIR, CIFE) ;
• Recueils de textes législatifs et règlementaires en la matière.
A. Connaissances requises
• Avoir des connaissances en finances publiques ;
• Avoir des connaissances en administration générale ;
• Avoir des connaissances de l’outil informatique ;
B. Qualités morales et habilités professionnelles
• Avoir le sens de la discrétion ;
• Avoir le sens de l’éthique ;
• Avoir le sens de l’anticipation ;
• Etre intègre ;
• Avoir le sens de l’organisation.
2. PROFIL DU TITULAIRE
2.1. QUALIFICATION PROFESSIONNELLE DU TITULAIRE (DIPLOME)
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
Réf. : Page 47 de 95
Néant
3. INDICATEURS DE PERFORMANCE
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
Réf. : Page 48 de 95
1. CONTENU DU POSTE
1.1. ATTRIBUTIONS DU POSTE
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
Réf. : Page 49 de 95
A. Moyens généraux
• Mobilier de bureau (bureau agent avec retour, fauteuil agent, chaise visiteur) ;
• Matériel informatique (micro ordinateur de bureau, imprimante) ;
• Une ligne téléphonique ;
• Une armoire à clapet ;
B. Moyens spécifiques
• Disponibilité des logiciels métiers et des codes informatiques d’accès (CID, SIGASPE, CIR, CIFE) ;
• Recueils de textes législatifs et règlementaires en la matière.
A. Connaissances requises
• avoir des connaissances en finances publiques ;
• avoir des connaissances en administration générale ;
• avoir des connaissances de l’outil informatique ;
B. Qualités morales et habilités professionnelles
• avoir le sens de la discrétion ;
• avoir le sens de l’éthique ;
• Avoir le sens de l’anticipation ;
• Etre l’intègre ;
• Avoir le sens de l’organisation.
2. PROFIL DU TITULAIRE
2.1. QUALIFICATION PROFESSIONNELLE DU TITULAIRE (DIPLOME)
• Néant
3. INDICATEURS DE PERFORMANCE
Page 49 sur 293 95
1ère Edition
BURKINA FASO
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, Réf. : Page 74 sur 293
COMPTABLES ET FINANCIERES
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
Réf. : Page 50 de 95
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
Réf. : Page 51 de 95
1. CONTENU DU POSTE
1.1. ATTRIBUTIONS DU POSTE
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
Réf. : Page 52 de 95
A. Moyens généraux
• Mobiliers de bureau (bureau agent, fauteuil agent, chaises visiteur) ;
• Matériels informatique et de bureau (ordinateur portable, ordinateur de bureau, imprimante,
scanner) ;
• Matériel et mobilier de logement (armoire à clapet) ;
• Ligne téléphonique.
• Coffre-fort.
B. Moyens spécifiques
• Disponibilité des applications métiers et des codes informatiques d’accès (CID, SIGASPE, CIFE,
SIMP) ;
• Recueil des textes législatifs et règlementaires en la matière.
A. Connaissances requises
• Avoir des connaissances en finances publiques ;
• Avoir des connaissances en administration générale ;
• Avoir des connaissances de l’outil informatique.
B. Qualités morales et habilités professionnelles
• Bonne moralité et exempt de contentieux financier;
• Conscience professionnelle (assiduité, éthique professionnelle, sens de la responsabilité) ;
• leadership (sens de l’animation, aptitude à l’encadrement, capacité à évaluer, à s’adapter et à
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
Réf. : Page 53 de 95
anticiper).
2. PROFIL DU TITULAIRE
2.1. QUALIFICATION PROFESSIONNELLE DU TITULAIRE (DIPLOME)
Avoir au moins trois (3) ans d’expérience professionnelle dans l’administration financière
3. INDICATEURS DE PERFORMANCE
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
Réf. : Page 54 de 95
1. CONTENU DU POSTE
1.1. ATTRIBUTIONS DU POSTE
A. Moyens généraux
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
Réf. : Page 55 de 95
• Mobilier de bureau (bureau agent avec retour, fauteuil agent, chaise visiteur) ;
• Matériel informatique (micro ordinateur de bureau, imprimante) ;
• Ligne téléphonique ;
• Armoire à clapet.
B. Moyens spécifiques
• Disponibilité des applications métiers et des codes informatiques d’accès (CID, SIMP, CIFE) ;
• Imprimante-matriciel ;
• Recueil des textes législatifs et règlementaires en la matière.
A. Connaissances requises
• Avoir des connaissances en finances publiques ;
• Avoir des connaissances en administration générale ;
• Avoir des connaissances de l’outil informatique.
B. Qualités morales et habilités et professionnelles
• Avoir le sens de la discrétion ;
• Avoir le sens de l’éthique ;
• Avoir le sens de l’anticipation ;
• Etre intègre ;
• Avoir le sens de l’organisation.
2. PROFIL DU TITULAIRE
2.1. QUALIFICATION PROFESSIONNELLE DU TITULAIRE (DIPLOME)
• Néant
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
Réf. : Page 56 de 95
3. INDICATEUR DE PERFORMANCE
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
Réf. : Page 57 de 95
1. CONTENU DU POSTE
1.1. ATTRIBUTIONS DU POSTE
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
Réf. : Page 58 de 95
A. Moyens généraux
• Mobilier de bureau (bureau agent avec retour, fauteuil agent, chaise visiteur) ;
• Matériel informatique (micro ordinateur de bureau, imprimante) ;
• Ligne téléphonique ;
• Armoire à clapet.
B. Moyens spécifiques
• Disponibilité des applications métiers et des codes informatiques d’accès (CID, SIGASPE, CIFE) ;
• Imprimante matricielle ;
• Recueil des textes législatifs et règlementaires.
A. Connaissances requises
• Avoir des connaissances en finances publiques ;
• Avoir des connaissances en administration générale ;
• Avoir des connaissances de l’outil informatique ;
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
Réf. : Page 59 de 95
2. PROFIL DU TITULAIRE
2.1. QUALIFICATION PROFESSIONNELLE DU TITULAIRE (DIPLOME)
• Néant
3. INDICATEUR DE PERFORMANCE
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
Réf. : Page 60 de 95
1. CONTENU DU POSTE
1.1. ATTRIBUTIONS DU POSTE
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
Réf. : Page 61 de 95
A. Moyens généraux
• Mobilier de bureau (bureau agent avec retour, fauteuil agent, chaise visiteur) ;
• Matériel informatique (micro ordinateur de bureau, imprimante) ;
• Une ligne téléphonique ;
• Une armoire à clapet.
B. Moyens spécifiques
• Disponibilité des applications métiers et des codes informatiques d’accès (CID, CIFE) ;
• Recueil des textes législatifs et règlementaires en la matière.
A. Connaissances requises
• Avoir des connaissances en finances publiques ;
• Avoir des connaissances en administration générale ;
• Avoir des connaissances de l’outil informatique.
B. Qualités morales et habilités professionnelles
• Avoir le sens de la discrétion ;
• Avoir le sens de l’éthique ;
• Avoir le sens de l’anticipation ;
• Etre intègre;
• Avoir le sens de l’organisation.
2. PROFIL DU TITULAIRE
2.1. QUALIFICATION PROFESSIONNELLE DU TITULAIRE (DIPLOME)
Page 61 sur 293 95
1ère Edition
BURKINA FASO
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, Réf. : Page 86 sur 293
COMPTABLES ET FINANCIERES
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
Réf. : Page 62 de 95
• Néant
3. INDICATEUR DE PERFORMANCE
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
Réf. : Page 63 de 95
1. CONTENU DU POSTE
1.1. ATTRIBUTIONS DU POSTE.
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
Réf. : Page 64 de 95
A. Moyens généraux
• Mobiliers de bureau (bureau agent, fauteuil agent, chaises visiteur) ;
• Matériels informatique et de bureau (ordinateur portable, ordinateur de bureau, imprimante,
scanner) ;
• Matériel et mobilier de logement (armoire à clapet) ;
• Ligne téléphonique.
B. Moyens spécifiques
• Disponibilité des applications métiers et des codes informatiques d’accès (CID, SIMP) ;
• Recueil des textes législatifs et règlementaires en la matière.
A. Connaissances requises
• Avoir des connaissances en finances publiques ;
• Avoir des connaissances en administration générale ;
• Avoir des connaissances de l’outil informatique.
B. Qualités morales et habilités professionnelles
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
Réf. : Page 65 de 95
2. PROFIL DU TITULAIRE
2.1. QUALIFICATION PROFESSIONNELLE DU TITULAIRE (DIPLOME)
• Avoir au moins trois (3) ans d’expérience professionnelle dans l’administration financière
3. INDICATEUR DE PERFORMANCE
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
Réf. : Page 66 de 95
1. CONTENU DU POSTE
1.1. ATTRIBUTIONS DU POSTE
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
Réf. : Page 67 de 95
2. Initier les projets de dossiers d’appels à concurrence relatifs aux marchés de travaux ;
3. Veiller à la constitution des garanties financières ;
4. Initier les manifestations d’intérêts et les demandes de propositions pour les prestations
intellectuelles ;
5. Participer aux travaux des commissions d’attribution des marchés et assurer le rapportage;
6. Participer aux travaux du CRD relatifs aux règlements des différends relevant de la passation des
marchés ;
• Suivre l’exécution des contrats relatifs aux travaux et aux prestations intellectuelles :
1. Elaborer les projets de contrats ;
2. Rédiger les différents actes de notifications relatives aux contrats ;
3. Traiter les requêtes de mainlevée de caution relatives à l’exécution des contrats ;
4. Participer aux visites de chantiers ;
5. Participer aux travaux des commissions de réception ou des comités de validation;
6. Participer aux travaux du CRD relatifs aux règlements des différends d’exécution ;
7. Initier les projets de lettres relatives aux avenants.
• Classer et sécuriser les dossiers ;
• Exécuter toute autre activité relative aux attributions à la demande de la hiérarchie.
A. Moyens généraux
• Mobilier de bureau (bureau agent avec retour, fauteuil agent, chaise visiteur) ;
• Matériel informatique (micro ordinateur de bureau, imprimante) ;
• Une ligne téléphonique ;
• Une armoire à clapet.
B. Moyens spécifiques
• Disponibilité des logiciels métiers et des codes d’accès informatiques (CID, CIFE, SIMP) ;
• Recueil de textes législatifs et règlementaires en la matière.
A. Connaissances requises
• Avoir des connaissances en finances publiques ;
• Avoir des connaissances en administration générale ;
• Avoir des connaissances de l’outil informatique ;
B. Qualités morales et habilités professionnelles
• Avoir le sens de la discrétion ;
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
Réf. : Page 68 de 95
2. PROFIL DU TITULAIRE
2.1. QUALIFICATION PROFESSIONNELLE DU TITULAIRE (DIPLOME)
NEANT
3. INDICATEURS DE PERFORMANCE
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
Réf. : Page 69 de 95
1. CONTENU DU POSTE
1.1. ATTRIBUTIONS DU POSTE
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
Réf. : Page 70 de 95
A. Moyens généraux
• Mobilier de bureau (bureau agent avec retour, fauteuil agent, chaise visiteur) ;
• Matériel informatique (micro ordinateur de bureau, imprimante) ;
• Ligne téléphonique ;
• Armoire à clapet.
B. Moyens spécifiques
• Disponibilité des applications métiers et des codes informatiques d’accès (CID, CIFE, SIMP) ;
• Recueil des textes législatifs et règlementaires en la matière.
A. Connaissances requises
• Avoir des connaissances en finances publiques ;
• Avoir des connaissances en administration générale ;
• Avoir des connaissances de l’outil informatique.
B. Qualités morales et habilités professionnelles
• Avoir le sens de la discrétion ;
• Avoir le sens de l’éthique ;
• Avoir le sens de l’anticipation ;
• Etre intègre ;
• Avoir le sens de l’organisation.
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
Réf. : Page 71 de 95
2. PROFIL DU TITULAIRE
2.1. QUALIFICATION PROFESSIONNELLE DU TITULAIRE (DIPLOME)
NEANT
3. INDICATEURS DE PERFORMANCE
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
Réf. : Page 72 de 95
1. CONTENU DU POSTE
1.1. ATTRIBUTIONS DU POSTE
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
Réf. : Page 73 de 95
A. Moyens généraux
• Mobiliers de bureau (bureau agent, fauteuil agent, chaises visiteur) ;
• Matériels informatique et de bureau (ordinateur portable, ordinateur de bureau, imprimante,
scanner) ;
• Matériel et mobilier de logement (armoire à clapet) ;
• Ligne téléphonique.
B. Moyens spécifiques
• Disponibilité des applications métiers et des codes informatiques d’accès (CID, SIGCM) ;
• Recueil des textes législatifs et règlementaires ;
• Un livre journal des immobilisations ;
• Un coffre-fort.
A. Connaissances requises
• Avoir des connaissances en finances publiques ;
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
Réf. : Page 74 de 95
2. PROFIL DU TITULAIRE
2.1. QUALIFICATION PROFESSIONNELLE DU TITULAIRE (DIPLOME)
Avoir au moins trois (3) ans d’expérience professionnelle dans l’administration financière.
3. INDICATEUR DE PERFORMANCE
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
Réf. : Page 75 de 95
1. CONTENU DU POSTE
1.1. ATTRIBUTIONS DU POSTE
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
Réf. : Page 76 de 95
A. Moyens généraux
• Mobilier de bureau (bureau agent avec retour, fauteuil agent, chaise visiteur) ;
• Matériel informatique (micro ordinateur de bureau, imprimante) ;
• Ligne téléphonique ;
• Armoire à clapet.
B. Moyens spécifiques
• Disponibilité des applications métiers et des codes informatiques d’accès (CID, SIGCM) ;
• Un livre journal des immobilisations ;
• Recueil des différents textes règlementaires en la matière.
A. Connaissances requises
• Avoir des connaissances en finances publiques ;
• Avoir des connaissances en administration générale ;
• Avoir des connaissances de l’outil informatique.
B. Qualités morales et habilités professionnelles
• Avoir le sens de la discrétion ;
• Avoir le sens de l’éthique ;
• Avoir le sens de l’anticipation ;
• Etre intègre ;
• Avoir le sens de l’organisation.
2. PROFIL DU TITULAIRE
2.1. QUALIFICATION PROFESSIONNELLE DU TITULAIRE (DIPLOME)
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
Réf. : Page 77 de 95
Néant
3. INDICATEUR DE PERFORMANCE
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
Réf. : Page 78 de 95
1. CONTENU DU POSTE
1.1. ATTRIBUTIONS DU POSTE
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
Réf. : Page 79 de 95
A. Moyens généraux
• Mobilier de bureau (bureau agent avec retour, fauteuil agent, chaise visiteur) ;
• Matériel informatique (micro ordinateur de bureau, imprimante) ;
• Ligne téléphonique ;
• Armoire à clapet.
B. Moyens spécifiques
• Disponibilité des applications métiers et des codes informatiques d’accès (CID, SIGCM) ;
• Recueil des textes législatifs et textes règlementaires ;
• Coffre fort.
A. Connaissances requises
• Avoir des connaissances en finances publiques ;
• Avoir des connaissances en administration générale ;
• Avoir des connaissances de l’outil informatique.
B. Qualités morales et habilités professionnelles
• Avoir le sens de la discrétion ;
• Avoir le sens de l’éthique ;
• -Avoir le sens de l’anticipation ;
• Avoir le sens de l’intègre ;
• Avoir le sens de l’organisation :
• Avoir le sens du respect du bien public.
2. PROFIL DU TITULAIRE
Page 79 sur 293 95
1ère Edition
BURKINA FASO
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, Réf. : Page 104 sur 293
COMPTABLES ET FINANCIERES
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
Réf. : Page 80 de 95
Néant
3. INDICATEUR DE PERFORMANCE
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
Réf. : Page 81 de 95
1. CONTENU DU POSTE
1.1. ATTRIBUTIONS DU POSTE
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
Réf. : Page 82 de 95
A. Moyens généraux
• Mobilier de bureau (bureau agent avec retour, fauteuil agent, chaise visiteur) ;
• Matériel informatique (micro ordinateur de bureau, imprimante) ;
• Une ligne téléphonique ;
• Une armoire à clapet.
B. Moyens spécifiques
• Disponibilité des applications métiers et des codes informatiques d’accès (CID, SIGCM) ;
• Recueil des différents textes règlementaires en la matière.
A. Connaissances requises
2. Avoir des connaissances en finances publiques ;
3. Avoir des connaissances en administration générale ;
4. Avoir des connaissances de l’outil informatique.
B. Qualités morales et habilités professionnelles
• Avoir le sens de la discrétion ;
• Avoir le sens de l’éthique ;
• Avoir le sens de l’anticipation ;
• Etre l’intègre ;
• Avoir le sens de l’organisation ;
• Avoir le sens du respect du bien public.
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
Réf. : Page 83 de 95
2. PROFIL DU TITULAIRE
2.1. QUALIFICATION PROFESSIONNELLE DU TITULAIRE (DIPLOME)
Néant
3. INDICATEUR DE PERFORMANCE
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
Réf. : Page 84 de 95
1.1.1.29. CHAUFFEUR
1. CONTENU DU POSTE
1.1. ATTRIBUTIONS DU POSTE
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
Réf. : Page 85 de 95
A. Moyens généraux
• Effet d’habillement (tenue vestimentaire, chaussure) ;
• Lampes-torche.
B. Moyens spécifiques
• Produits d’entretien et de nettoyage.
A. Connaissances requises
• Avoir connaissance de la conduite d’un véhicule ;
• Avoir une connaissance en mécanique et électricité auto.
B. Qualités morales et habiletés professionnelles
• Avoir le sens de la propreté ;
• Avoir le sens de la discrétion ;
• Avoir une résistance physique ;
• Avoir une bonne maîtrise de soi ;
• Avoir le sens de la courtoisie.
2. PROFIL DU TITULAIRE
2.1. QUALIFICATION PROFESSIONNELLE (DIPLOME)
Néant
3. INDICATEURS DE PERFORMANCE
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
Réf. : Page 86 de 95
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
Réf. : Page 87 de 95
1. CONTENU DU POSTE
1.1. ATTRIBUTIONS DU POSTE
1. Elaborer et actualiser le plan général de sécurité en rapport avec les structures compétentes ;
2. Suivre la mise en œuvre des mesures de sécurité ;
3. Coordonner les activités du personnel de sécurité, en rapport avec les structures compétentes ;
4. Assurer la gestion courante du service.
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
Réf. : Page 88 de 95
A. Moyens généraux
• Mobiliers de bureau (bureau agent, fauteuil agent, chaises visiteur) ;
• Matériels informatique et de bureau (ordinateur portable, ordinateur de bureau,
imprimante, scanner) ;
• Matériel et mobilier de logement (armoire à clapet) ;
• Ligne téléphonique.
B. Moyens spécifiques
• Logiciel métiers (SIGASPE, SIGCM,) ;
• Terminal d’accès à la base de données ;
• Recueil des différents textes législatifs et règlementaires relatifs à la sécurité.
A. Connaissances requises
• Avoir des connaissances en administration générale ;
• Avoir des connaissances en sécurité civile;
• Avoir des connaissances de l’outil informatique.
B. Qualités morales et habilités professionnelles
• Bonne moralité et exempt de contentieux financier ;
• Conscience professionnelle (assiduité, éthique professionnelle, sens de la responsabilité).
• leadership (sens de l’animation, aptitude à l’encadrement, capacité à évaluer, à s’adapter et
à anticiper).
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
Réf. : Page 89 de 95
2. PROFIL DU TITULAIRE
2.1. QUALIFICATION PROFESSIONNELLE DU TITULAIRE (DIPLOME)
Avoir au moins cinq (05) ans d’expérience professionnelle dans l’administration publique
3. INDICATEURS DE PERFORMANCE
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
Réf. : Page 90 de 95
1. CONTENU DU POSTE
1.1. ATTRIBUTIONS DU POSTE
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
Réf. : Page 91 de 95
A. Moyens généraux
• Mobiliers de bureau (bureau agent, fauteuil agent, chaises visiteur) ;
• Matériels informatique et de bureau (ordinateur portable, ordinateur de bureau,
imprimante, scanner) ;
• Matériel et mobilier de logement (armoire à clapet) ;
• Ligne téléphonique.
B. Moyens spécifiques
• Logiciel métiers (SIGASPE) ;
• Recueil des textes législatifs et règlementaires relatifs à la sécurité.
A. Connaissances requises
• Avoir des connaissances en administration générale ;
• Avoir des connaissances en sécurité civile ;
• Avoir des connaissances de l’outil informatique.
B. Qualités morales et habilités professionnelles
• Avoir le sens de la discrétion ;
• Avoir le sens de l’éthique ;
• Avoir le sens de l’anticipation ;
• Avoir le sens de l’intègre ;
• Avoir le sens de l’organisation.
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
Réf. : Page 92 de 95
2. PROFIL DU TITULAIRE
2.1.QUALIFICATION PROFESSIONNELLE DU TITULAIRE (DIPLOME)
Néant
3. INDICATEUR DE PERFORMANCE
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
Réf. : Page 93 de 95
1. CONTENU DU POSTE
1.1. ATTRIBUTIONS DU POSTE
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
Réf. : Page 94 de 95
A. Moyens généraux
• Mobiliers de bureau (bureau agent, fauteuil agent, chaises visiteur) ;
• Matériels informatique et de bureau (ordinateur portable, ordinateur de bureau,
imprimante, scanner) ;
• Matériel et mobilier de logement (armoire à clapet) ;
• Ligne téléphonique.
B. Moyens spécifiques
• Logiciel métiers (SIGCM) ;
• Recueil des textes législatifs et règlementaires relatifs à la sécurité.
A. Connaissances requises
• Avoir des connaissances en administration générale ;
• Avoir des connaissances en sécurité civile;
• Avoir des connaissances de l’outil informatique.
B. Qualités morales et habilités professionnelles
• Avoir le sens de la discrétion ;
• Avoir le sens de l’éthique ;
• Avoir le sens de l’anticipation ;
• Etre intègre ;
• Avoir le sens de l’organisation.
DAF DESCRIPTION.POSTES.DE.TRAVAIL
Réf. : Page 95 de 95
• Partenaires.
2. PROFIL DU TITULAIRE
2.1. QUALIFICATION PROFESSIONNELLE DU TITULAIRE (DIPLOME)
Néant
3. INDICATEUR DE PERFORMANCE
1ère édition
MODULE 3 :
PROCEDURES ADMINISTRATIVES
96
Groupe de travail constitué des experts métiers du Ministère de l’Economie et des Finances
(DGB, DG-CMEF, DGTCP, DGAIE, DRH, DAF) et de ses démembrements / Correspondants
techniques au sein des ministères et institutions (MENA, MESS, MASA, MIDT, Min. Justice, MJFPE)
BURKINA FASO
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, Réf. : Page 121 sur 293
COMPTABLES ET FINANCIERES
L’accueil étant la vitrine ou l’interface qui détermine la qualité des relations de service entre la
DAF et ses clients, la procédure de gestion de l’accueil vise à assurer un accueil professionnel
physique et/ou à distance à tout client de la DAF. Il s’agit :
de garantir l’efficacité et la qualité du service en évitant les visites directes multiples
auprès des agents et d’améliorer l’image de la DAF ;
d’offrir à temps de meilleures conditions d’accessibilité aux prestations et aux
informations administratives en supprimant ou en réduisant les temps d’attente et de
transaction et une réponse satisfaisante aux attentes des clients de la DAF.
3.1.1.2. Champ d’application
L’ensemble du personnel doit être informé et sensibilisé aux différents objectifs définis et aux
systèmes mis en place pour l’amélioration de l’accueil. Au mieux, il est souhaité l’élaboration et
la mise en place d’une charte d’accueil impliquant l’ensemble du personnel de la DAF.
La secrétaire, l’assistante de secrétariat et le chargé du guichet sont les agents de la DAF qui
animent l’accueil en relation avec l’ensemble du personnel de la DAF.
Les chargés de l’accueil doivent être informés sur la qualité des différentes personnes à accueillir
et s’approprier les principes et règles d’accueil déclinés dans la charte d’accueil.
L’accueil présentiel s’effectue dans un espace d’accueil doté d’une signalétique harmonieuse
facilitant le cheminement du client dans le site de la DAF et avec selon les cas :
- Un guichet qui protège l’agent et permet d’effectuer des tâches rapides et
dépersonnalise la relation avec le client ; pour des raisons pratiques, le guichet devrait
associer un comptoir assorti d’un espace équipé de mobiliers pour permettre d’une part,
un réel échange avec le chargé du guichet accessible et d’autre part, de consulter des
documents et/ou d’effectuer des formalités ;
- Un bureau assorti d’un salon d’attente, qui permet de rendre moins désagréable ce
moment.
Premiers vecteurs de l’image de la DAF, la(e) secrétaire et le(a) chargé(e) du guichet doivent
respecter la gestuelle, la mimique, la coiffure et le style vestimentaire adoptés dans la charte
d’accueil de la DAF.
Outre l’utilisation d’un langage efficace et accueillant, les chargés de l’accueil doivent, s’il y a une
file devant le comptoir où plusieurs clients attendent d’être servis ou d’être renseignés, faire
preuve de savoir-faire et ne pas laisser le client subir la situation.
Les principaux critères de différenciation des situations d’accueil à retenir dans la charte sont :
l’identité du client, l’objet de la prestation, la durée ou la fréquence de la relation, l’implication
du client, la position de chacune des parties prenantes et le support de contact.
Délai de
Documents et
Séq. Acteurs Description des tâches traitement/
interfaces
périodicité
1 ACCUEIL PRESENTIEL
1.1 Accueil présentiel au guichet
1.1.1 Organiser l’accueil
1.1.1.1 Le gestionnaire Réceptionner et/ou préparer la Permanent
du guichet documentation et les outils de travail qui
doivent être à portée.
1.1.1.2 Le gestionnaire Organiser l’espace d’accueil en vue de Chaque jour
du guichet conditionner l’esprit du client.
1.1.2 Accueillir respectueusement les clients
Le gestionnaire Saluer le visiteur et se présenter A chaque
1.1.2.1 du guichet visite
Délai de
Documents et
Séq. Acteurs Description des tâches traitement/
interfaces
périodicité
du guichet ∙ Répondre avec précision à ses demandes visite d’information
d’informations ;
∙ S’il y a un document avec toutes les
informations le concernant, le lui remettre.
1.1.3 Prendre l’identité du client et l’objet de sa visite
1.1.3.1 Le gestionnaire Noter l’identité et les renseignements utiles A chaque Registre des visite
du guichet éventuellement sur la fiche prévue à cet visite
effet.
1.1.3.2 Le gestionnaire Pratiquer une écoute active et reformuler A chaque
du guichet pour être sûr d’avoir bien compris la visite
demande.
1.1.3.3 Le gestionnaire Contacter la personne qui doit fournir les A chaque
du guichet informations nécessaires ou recevoir le visite
visiteur et se rassurer de sa disponibilité
1.1.4 Donner suite à la demande du visiteur
1.1.4.1 Le gestionnaire Indiquer au visiteur la marche à suivre Au besoin
du guichet
1.1.4.2 Le gestionnaire ∙ Faire patienter le visiteur s’il le faut en Au besoin Application métier
du guichet essayant d’évaluer le temps d’attente (CID, SIMP, …)
(consultation ou enregistrement dans le
CID, disponibilité relative de la personne à
recevoir, …).
∙ Si l’attente doit être longue, s’efforcer de
donner des informations y relatives.
1.1.4.3 Le gestionnaire Dans le cas de réclamations ou de Au besoin Charte d’accueil
du guichet mécontentements divers : DAF
∙ Rester calme et courtois ;
∙ Poser des questions centrer sur les faits ;
∙ Chercher une solution.
1.1.4.4 Le gestionnaire Dans le cas particulier des personnalités Au besoin Charte d’accueil
du guichet difficiles, appliquer les directives de la charte DAF
(pour ces cas d’impatients, d’agressifs, de
menaçant, d’humoriste, de séducteur,
d’imprécis, de nerveux, de bavard, anxieux,
de démarcheur, d’indésirable, …).
1.1.5. Prendre congé du client et assurer le suivi
Délai de
Documents et
Séq. Acteurs Description des tâches traitement/
interfaces
périodicité
1.1.5.1 Le gestionnaire S’assurer de la compréhension de la réponse A chaque
du guichet par le client. visite
1.1.5.2 Le gestionnaire Marquer sa considération pour le client en A chaque
du guichet reformulant ce qui a été décidé, et en visite
confortant le client.
1.1.5.3 Le gestionnaire Manifester de la sympathie, laisser une A chaque Charte d’accueil
du guichet dernière impression bonne et chaleureuse. visite DAF
1.1.5.4 Le gestionnaire Dans tous les cas, saluer le client au moment A chaque
du guichet où il quitte la DAF, rassurer le, lui souhaiter visite
la bonne journée.
1.1.5.6 Le gestionnaire Dans une perspective d’amélioration A chaque Registre de suivi
du guichet continue du service d’accueil au client : visite
∙ Noter tout ce qui pourrait améliorer les
conditions de l’accueil (réclamations,
plaintes, critiques formulées par le client,
…).
1.1.5.6 Le gestionnaire Transmettre mensuellement copie des pages Extraits du registre
du guichet du registre de suivi à la cellule de contrôle
interne, à la secrétaire.
1.2 Accueil présentiel au secrétariat
1.2.1 Organiser l’accueil
1.2.1.1 Le(a) Secrétaire Préparer la documentation et les outils de Permanent
travail qui doivent être à portée.
Délai de
Documents et
Séq. Acteurs Description des tâches traitement/
interfaces
périodicité
∙ Répondre avec précision à ses demandes visite d’information
d’informations ;
∙ S’il y a un document avec toutes les
informations le concernant, le lui donner.
1.2.3 Prendre l’identité du client et l’objet de sa visite
1.2.3.1 Le(a) Secrétaire Noter l’identité et les renseignements utiles A chaque
éventuellement sur la fiche prévue à cet visite
effet.
1.2.3.2 Le(a) Secrétaire Pratiquer une écoute active et reformuler A chaque
pour être sûr d’avoir bien compris la visite
demande.
1.2.3.3 Le(a) Secrétaire S’assurer que le client a pris rendez-vous avec A chaque
le Directeur visite
1.2.4 Donner suite à la demande du visiteur
1.2.4.1 Le(a) Secrétaire Indiquer au visiteur la marche à suivre Au besoin
1.2.4.2 Le(a) Secrétaire En cas de rendez-vous confirmé : Au besoin
∙ annoncer au Directeur la présence du
visiteur ;
∙ Faire patienter le visiteur s’il le faut en
essayant d’évaluer le temps d’attente.
∙ Si l’attente doit être longue, s’efforcer de
donner des informations y relatives.
∙ Préparer l’espace d’entretien s’il y a lieu ;
∙ Introduire le client chez le Directeur au
moment venu.
Délai de
Documents et
Séq. Acteurs Description des tâches traitement/
interfaces
périodicité
1.2.4.3 Le(a) Secrétaire En l’absence de rendez-vous : Au besoin Fiche d’audience
∙ S’assurer de la disponibilité du Directeur ;
∙ Si le Directeur est disponible :
- annoncer au Directeur la présence du
visiteur ;
- Faire patienter le visiteur s’il le faut en
essayant d’évaluer le temps d’attente.
- Si l’attente doit être longue, s’efforcer de
donner des informations y relatives.
- Préparer l’espace d’entretien s’il y a lieu ;
- Introduire le client chez le Directeur au
moment venu.
∙ Si le Directeur n’est pas disponible :
- Proposer un autre interlocuteur ou
enregistrer la demande de rendez-vous.
1.2.4.4 Le(a) Secrétaire En l’absence du Directeur : Permanent fiche d’absence
∙ Renseigner la fiche d’absence
Délai de
Documents et
Séq. Acteurs Description des tâches traitement/
interfaces
périodicité
dernière impression bonne et chaleureuse. visite DAF
1.2.5.4 Le(a) Secrétaire Dans tous les cas, saluez le client au moment A chaque
où il quitte le secrétariat du directeur, visite
rassurer le, lui souhaiter la bonne journée.
1.2.5.6 Le(a) Secrétaire Dans une perspective d’amélioration A chaque Registre de suivi
continue du service d’accueil au client : visite
∙ Noter tout ce qui pourrait améliorer les
conditions de l’accueil (réclamations,
plaintes, critiques formulées par le client,
…).
1.2.5.7 Le(a) Secrétaire Transmettre mensuellement copie des pages Mensuel Extraits du registre
du registre de suivi à la cellule de contrôle
interne.
2 ACCUEIL TELEPHONIQUE (AU SERETARIAT)
2.1 Accueillir respectueusement les clients
2.1.1 Le(a) Secrétaire Décrocher le téléphone conformément au A chaque Charte d’accueil
minutage retenu dans la charte. appel DAF
2.1.2 Le(a) Secrétaire Se présenter, saluer l’interlocuteur et lui A chaque Charte d’accueil
proposer de l’aide appel DAF
2.1.3 Le(a) Secrétaire Attendre en silence que la personne se A chaque Charte d’accueil
présente et fasse sa demande appel DAF
2.2 Identifier l’identité du client et l’inviter à s’exprimer
2.2.1 Le(a) Secrétaire Noter l’identité et les renseignements utiles A chaque Registre de suivi
éventuellement sur la fiche prévue à cet effet appel des appels
(noter également les questions que vous lui
poser).
2.2.2 Le(a) Secrétaire Au besoin, pratiquer une écoute active et A chaque Registre de suivi
reformuler pour être sûr d’avoir bien compris appel des appels
la demande.
2.3 Donner suite à la demande du visiteur
2.3.1 Le gestionnaire Filtrer l’appel en délivrant si possible les Au besoin Documents
du guichet informations les plus simples : d’information
∙ Répondre avec précision à ses demandes
d’informations ;
∙ S’assurer de la compréhension de la
réponse par le client.
Délai de
Documents et
Séq. Acteurs Description des tâches traitement/
interfaces
périodicité
2.3.2 Le(a) Secrétaire Sinon mettre en attente pour transférer Au besoin Répertoire
l’appel au Directeur ou la personne indiquée : téléphonique
interne
∙ si le transfert échoue, noter le message du
client avec précision (renseigner la fiche
d’absence) et prendre congé ;
∙ Si le transfert passe, annoncer l’appel
entrant
2.3.3 Le(a) Secrétaire Répondre à l’interlocuteur : Au besoin Agenda de travail
ou
∙ Au besoin, pratiquer un barrage si par
Tout agent exemple la demande ne concerne pas la
destinataire de DAF ;
transfert
∙ Préserver sa disponibilité au besoin si
occupé (e) en convenant d’un rendez-vous.
2.3.4 Le(a) Secrétaire Dans le cas de réclamations ou de Au besoin Charte d’accueil
ou mécontentements divers : DAF
Tout agent ∙ Rester calme et courtois ;
destinataire de
transfert ∙ Poser des questions centrer sur les faits ;
∙ Chercher une solution.
2.3.5 Le(a) Secrétaire Dans le cas particulier des personnalités Au besoin Charte d’accueil
ou difficiles, appliquer les directives de la charte DAF
Tout agent (pour ces cas d’impatients, d’agressifs, de
destinataire de menaçant, d’humoriste, de séducteur,
transfert d’imprécis, de nerveux, de bavard, anxieux,
de démarcheur, d’indésirable, …).
2.4 Prendre congé du client et assurer le suivi
2.4.1 Le (a) Secrétaire S’assurer de la compréhension de la réponse A chaque
ou par le client. appel
Tout agent
destinataire de
transfert
2.4.2 Le(a) Secrétaire Marquez votre considération pour le client en A chaque
ou reformulant ce qui a été décidé, et en appel
Tout agent confortant le client.
destinataire de
transfert
2.4.3 Le(a) Secrétaire Etre sympathique, laisser une dernière A chaque
ou impression bonne et chaleureuse. appel
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1ère Edition
BURKINA FASO
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, Réf. : Page 130 sur 293
COMPTABLES ET FINANCIERES
Délai de
Documents et
Séq. Acteurs Description des tâches traitement/
interfaces
périodicité
Tout agent
destinataire de
transfert
2.4.4 Le(a) Secrétaire Dans tous les cas, saluez le client au moment A chaque
ou où il quitte le secrétariat du directeur, appel
Tout agent rassurer le, lui souhaiter la bonne journée.
destinataire de
transfert
2.4.5 Le(a) Secrétaire Dans une perspective d’amélioration Au besoin
ou continue du service d’accueil au client :
Tout agent Noter tout ce qui pourrait améliorer les
destinataire de conditions de l’accueil (les critiques
transfert formulées par le client, …).
3.1.2.1.1. Définition
Assurer un meilleur traitement du courrier départ pour une meilleure communication avec les
correspondants de la direction.
La procédure s’applique à tout courrier émis par la direction pour un destinataire à l’intérieur ou
à l’extérieur du ministère.
La forme administrative du courrier doit être respectée par l’initiateur (directeur, chef de service,
agent de structures d’appui, agent des services techniques) en fonction du type de
correspondance.
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1ère Edition
BURKINA FASO
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, Réf. : Page 131 sur 293
COMPTABLES ET FINANCIERES
Tout courrier officiel doit être signé par le Directeur. Une référence constituée d’un numéro
d’ordre et d’une date est également attribuée au courrier.
Tout courrier à transmettre doit être enregistré dans le registre « courrier départ » ou «Fax
départ » avant sa transmission par la/le secrétaire.
Elle inscrit :
Une copie du courrier doit être conservée au Secrétariat de la Direction qui tiendra un chrono
«Courrier départ» et un chrono « Fax départ » à cet effet. Le courrier fax sera archivé avec le
rapport de transmission délivré par le télécopieur. Une ampliation des courriers électroniques
doit être faite au Directeur.
1. Préparation du courrier ;
2. Signature du courrier ;
3. Enregistrement du courrier ;
4. Envoi du courrier ;
5. Archivage du courrier.
Délai ou Documents et
Séq. Acteurs Description des tâches
périodicité interfaces
1 Préparation du courrier
1.1 Tout agent - Produire le projet de courrier ; 1 jour Projet de courrier
initiateur - Soumettre le projet de courrier au chef de
service
1.2 Tout chef de Examiner le projet de courrier soumis par 1 jour Projet
service l’agent initiateur. Si le projet de courrier est de
amendé, sinon faire prendre en charge les courrier
corrections avant signature.
1.3 Tout agent - Enregistrer le projet de courrier validé dans le 1 jour - Projet de
initiateur registre « courrier départ » du service ; courrier ;
- Transmettre le courrier au secrétariat ; - Registre de
- Faire acquitter la réception du projet de transmission
courrier par le personne ayant réceptionné le
courrier ;
- Confirmer la transmission du courrier au chef
de service
-
1. La secrétaire - Après réception, veiller à la qualité de la Permanent - Projet de
présentation du courrier Insérer le courrier courrier ;
dans le parapheur ;
- En cas de besoin apprêter l’enveloppe en
mentionnant directement sur celle-ci
l’adresse du destinataire ;
2 Signature du courrier
2.1 La secrétaire - Introduire le courrier chez le Directeur pour 1 jour Correspondance
signature;
- Attirer son attention sur les délais à respecter.
2.2 Le Directeur - Apprécier le courrier ; 1 jour Correspondance
- Signer le courrier
3 Enregistrement du courrier
3.1 La secrétaire - Récupérer le courrier chez le Directeur ; 1 jour Correspondance
- Retirer le courrier signé du parapheur ; signée ;
- Apposer le cachet du Directeur à côté de la
signature ;
- Porter les références (numéro, date) sur
l’original du courrier ainsi que sur les autres
copies ;
- Transmettre le courrier à l’Assistant de
Secrétariat.
3.2 L’assistant de Enregistrer le courrier dans le registre de départ 1 jour - Correspondanc
secrétariat du courrier pour le(s) destinataire(s) (renseigner es signé ;
les colonnes et les lignes de ces registres). - Registre
courrier départ
4 Envoi du courrier
Délai ou Documents et
Séq. Acteurs Description des tâches
périodicité interfaces
4.1 L’assistant de - Séparer les originaux des lettres de leurs 1 jour - Registre de
secrétariat copies et les originaux des pièces jointes de transmission
leurs copies, courrier ;
- Remettre l’original du courrier et le registre - Courrier signé
de transmission à l’Agent de liaison pour
ventilation, si courrier interne ou expédition,
si courrier externe.
- Remettre une (01) copie du courrier pour le
service initiateur, joindre le dossier initial
portant les observations du Directeur pour
certains dossiers et le fond du dossier ;
5 Archivage du courrier
5.1 La secrétaire - Classer une (01) copie du courrier dans le 1 jour Chrono
chrono « Courrier Départ ». d’archivage
La procédure s’applique à tout courrier (lettre, bordereau, fax, email, … ) reçu par la DAF.
Tout courrier reçu doit être enregistré par l’Assistant de secrétariat dans le registre « Courrier
arrivée » ou dans le registre « Fax arrivée » qui précise :
la date d’arrivée ;
les références d’origine (date et le numéro de la correspondance) ;
l’expéditeur ;
l’objet ;
le destinataire.
Tout courrier reçu doit porter le cachet « Courrier arrivée » les références internes à la DAF (date
d’arrivée, numéro interne attribué au courrier).
Tout courrier reçu doit être transmis avec une fiche d’accompagnement au Directeur qui l’affecte
au destinataire après en avoir pris connaissance.
La distribution du courrier arrivé aux destinataires se fait à l’aide d’un cahier de transmission
dans lequel les intéressés émargent pour accuser la réception effective du courrier.
Une copie de tout courrier arrivée doit être conservée au Secrétariat dans le chrono « Courrier
arrivée » ou « Fax arrivée ».
• Enregistrement du courrier ;
• Traitement du courrier ;
• Affectation du courrier au destinataire ;
• Archivage du courrier.
3.1.2.2.6. Description de la procédure
Délai ou Documents et
Séq. Acteurs Description des tâches
périodicité interfaces
1 Enregistrement du courrier
1.1 L’assistant de • Réceptionner le courrier : 1 jour - Registre courrier
secrétariat - Vérifier l’existence physique du courrier arrivé ;
enregistré dans le registre de transmission de - Fiche
l’expéditeur ; d’accompagnem
- S’assurer que la direction est le destinataire ent
dudit courrier ;
- Accuser réception du courrier dans le registre
de transmission de l’expéditeur si courrier
conforme, si non ne pas réceptionner ;
• Enregistrer le courrier dans le registre du
courrier «arrivée ».
Délai ou Documents et
Séq. Acteurs Description des tâches
périodicité interfaces
2 Traitement du courrier
2.1 L’assistant de - Dépouiller le courrier ; 1 jour Courrier
secrétariat - Insérer la fiche d’accompagnement sur le
courrier, y porter les références (numéro,
date) et le transmettre à la secrétaire du
Directeur.
2.2 La secrétaire - Réceptionner le courrier transmis par 1 jour Courrier
l’Assistant de la Secrétaire ou toute autre
personne (accusé de réception dans le
registre) ;
- Dépouiller le courrier si reçu main à main ;
- Insérer le courrier dans le parapheur ;
- Introduire le courrier chez le Directeur pour
affectation ;
-
3 Affectation du courrier
3.1 Le Directeur - Prendre connaissance du courrier ; 1 jour Fiche
- Affecter le courrier en renseignant la fiche d’accompagnemen
d’accompagnement. t
4 Enregistrement du courrier
4.1 La secrétaire - Récupérer le courrier imputé par le Directeur ; 1 jour
- Retirer le courrier imputé du parapheur ;
- Faire copie du courrier imputé pour
classement ;
- Transmettre le courrier à l’Assistant de - Fiche
Secrétariat. d’accompagne
ment ;
- Courrier
Délai ou Documents et
Séq. Acteurs Description des tâches
périodicité interfaces
6 Prise en main du courrier
6.1 L’Agent de - Transmettre le courrier au destinataire ; 1 jour Registre de
liaison - Recueillir la signature de la personne ayant transmission
réceptionné le courrier chez le destinataire ;
-
6.2 Tout chef de - Après réception, enregistrer le courrier dans le 1 jour - Courrier ;
service registre « courrier arrivée » du service ; - Registre arrivée
- Affecter, par annotations écrites (date
d’imputation, instruction, délai de mise en
œuvre), le courrier aux agents du service pour
prise en charge.
6.3 Tout agent - Réceptionner le courrier en émargeant dans le 1 jour - Courrier ;
registre « courrier arrivée » du service ; - Registre arrivée
- S’assurer de la bonne compréhension des
orientations ou instructions de la hiérarchie ;
La procédure s’applique à l’ensemble des documents produits ou reçus par la direction dans le
cadre de ses activités.
Délai de
Documents et
Séq. Intervenants Description des tâches traitement /
interfaces
Périodicité
1. Collecte des fonds d’archives
1.1. Chargé des archives Elaborer le tableau de gestion des 7 jours Tableau de
archives gestion
1.2. - Secrétaire ; Réceptionner les documents à Permanent - Registre ;
- Chefs de service ; archiver - documents
- Chargé des
archives.
1.3. Chargé des archives Enregistrer les documents reçus Permanent - Registre ;
dans un registre - Documents
2. Tri et traitement des fonds d’archives
2.1. Chargé des archives Coter les documents à archiver Permanent Documents à
archiver
2.2. Chargé des archives Classer les documents Permanent - Chemises ;
- Boîtes
d’archives
2.3. Chargé des archives Procéder au rangement sur le Permanent Boîtes d’archive
rayonnage
3. Communication des documents archivés
3.1. Chargé des Communiquer au besoin les 2 fois/ semaine Documents
archives documents archivés consultés
Délai de
Documents et
Séq. Intervenants Description des tâches traitement /
interfaces
Périodicité
- Soumettre le bordereau d’envoi 1 jour - Projet de BE
(BE) des documents à
l’attention de chef SAF
4.2. Chef SAF Examiner et soumettre le BE des 1 jour Projet de BE
documents à la signature de DAF
4.3. DAF Approuver et signer le BE 1 jour BE signé
4.4. Secrétaire Assurer la transmission du BE 1 jour - BE signé
accompagné des pièces - Registre de
transmission
- L’assemblée générale regroupe tous les agents de la direction et est présidée par le
Directeur ;
- La réunion de direction regroupe le/la directeur (trice), l’ensemble des chefs de services
et est présidée par le Directeur ;
- La réunion de service regroupe le chef de service et les agents du service et est présidée
par le chef de service.
Le cadre de concertation entre le DAF et les autres acteurs du réseau financier qui vise à
renforcer la gestion budgétaire au sein du ministère ou de l’institution se tient trimestriellement.
En outre il est prévu une rencontre mensuelle entre la DMP, la DAF et le DC-MEF du ministère ou
de l’institution pour faire le point périodique de la mise en œuvre du PPM et convenir ensemble
de mesures correctives éventuelles à prendre pour son exécution optimale.
Délai de
traitemen
Documents et
Séq. Intervenants Description des tâches t/
interfaces
Périodicit
é
DAF Valider le projet de chronogramme 1 jour Chronogramme validé
1.1.4.
Chargé SE Transmettre le chronogramme annuel 1 jour Chronogramme validé
1.1.5. validé aux services. Registre de transmission
Délai de
traitemen
Documents et
Séq. Intervenants Description des tâches t/
interfaces
Périodicit
é
Directeur.
2.1.2. DAF Examiner et s’approprier le dossier des 1 jour - Etats d’exécution du
états et note analytique du PPM PPM ;
Note analytique
2.1.3. DAF et ses Prendre part activement à la Etats d’exécution du
collaborateurs concertation tripartite. PPM
concernés par le
PPM
3. Organisation du cadre de concertation entre le DAF et les autres acteurs du réseau
financier
3.1. Préparation et organisation des réunions du cadre de concertation entre le DAF et les autres
acteurs du réseau financier
3.1.1. Chargé SE - Elaborer le projet de programme 2 jours - Programme d’activités
annuel des réunions du cadre de annuelles ;
concertation ; - Textes instituant les
- Soumettre le projet de programme cadres de
à l’approbation du Directeur. concertation ;
- Projet de
chronogramme.
3.1.2. DAF Examiner et soumettre le projet de 1 jour Le projet de programme
programme des réunions du cadre de
concertation au SG
3.1.3. Chargé SE Elaborer et soumettre au du Directeur 1 jour - projet de lettre
un projet de lettre circulaire de rappel circulaire
avant la tenue de chaque réunion de - Projet de note de
cadre de concertation. transmission
3.1.4. DAF Examiner et soumettre à la signature 1 jour - Note de transmission
de SG le projet de lettre circulaire - projet de lettre
circulaire
3.1.5. Chargé SE Transmettre électroniquement la Lettre circulaire
lettre circulaire signée accompagnée accompagnée des
d’éventuelles pièces jointes pièces jointes
3.1.6. SAF Préparer la salle de réunion et prévoir 1 jour Supports de
au besoin des supports de communication
communication.
3.1.7. rapporteur Assurer le secrétariat de la réunion du 1 jour Notes prises en réunion
cadre de concertation
Délai de
traitemen
Documents et
Séq. Intervenants Description des tâches t/
interfaces
Périodicit
é
3.2. Rédaction du compte rendu
3.2.1. rapporteur Rédiger le compte rendu (CR) de la 2 jours Projet de CR
réunion.
3.2.2. rapporteur ; Soumettre par voie électronique et 1 jour - Projet de CR ;
chargé SE document physique le projet de CR - Registre de
aux acteurs pour amendement. transmission.
3.2.3. DAF - Signer le CR après prise en compte 1 jour CR amendé
des amendements de la réunion ;
3.2.4. Secrétariat Photocopier le CR de la réunion après 1 jour CR signé
signature puis le transmettre aux
acteurs.
3.2.1. Définition
• Loi n°13/98/AN du 28 avril 1998 portant régime juridique applicable aux emplois et aux
agents de la Fonction publique modifiée par la Loi n°19-2005/AN du18 mai 2005 ;
Assurer une adéquation entre les effectifs et les profils des agents aux postes de travail de
DAF/DMP.
L’adéquation des besoins en ressources humaines est fondée sur le principe de l’efficience dans
la gestion des ressources humaines et dans l’exécution des activités de service.
La description des postes de travail et/ou la disponibilité d’un référentiel des normes de
personnel constitue les préalables à sa mise en œuvre.
Délai de
Documents ou
Séq. Intervenants Description de la procédure traitement/
interface
Périodicité
1.1. - Directeur ; Déterminer le niveau d’horizon souhaité 1 jour Plan de recrutement du
- SAF ; pour la planification. ministère /institution.
- Chargé RH
1.2. - Chargé RH ; Repérer les facteurs d’évolution 2 jours - Document de politique
- Chefs de prévisibles en termes d’objectifs et du département ;
service. d’activités. - Plan stratégique de
l’institution.
1.3. - Chargé RH ; Etablir des scénarii d’évolution. 3 jours Tableau des scénarii.
- Chefs de
service
1.4. Chargé RH Identifier les emplois sensibles et les 1 jour Fiche de postes de
postes clés. travail
1.5. Chargé RH Proposer des plans permettant 2 jours Schéma d’anticipation
d’anticiper sur ces besoins futurs.
2. Mise à jour des effectifs
2.1. Chargé RH Tenir à jour un tableau de : Permanent - Tableau de
- répartition du personnel par services ; répartition
- répartition du personnel par fonctions ;
- répartition du personnel par statuts ;
- répartition du personnel par niveaux
hiérarchiques ;
- répartition du personnel par niveaux
d’études.
2.2. Chargé RH Tenir à jour un tableau de position Permanent - Tableau de
administrative du personnel répartition ;
2.3. - SAF ; - Analyser l’écart entre les ressources 7 jours - Fiches de postes ;
- Chargé RH actuelles et les besoins, en - Référentiel des
concertation avec le responsable de normes de personne.
chaque service ;
- Proposer des mesures d’ajustement
pertinentes.
Cette procédure s’exécute conformément aux règles qui régissent les emplois et les agents de
l’administration publique, les données à caractère personnel et l’archivage. La création et la
conservation des dossiers individuels nécessitent un espace sécurisé et des meubles de
rangement adaptés.
Délai de
Documents ou
Séq. Intervenants Description de la procédure traitement/
interfaces
Périodicité
La procédure de gestion des positions administratives s’effectue dans le respect des dispositions
de la Loi N° 013/98/AN du 28 avril 1998 Portant régime juridique applicable aux emplois et aux
agents de la fonction publique (modifiée par la loi n˚ 019-2005/AN du 18 mai 2005) et les
dispositions portant dévolution des actes de gestion aux Ministre et Président d’institution.
Délai de
Documents ou
Séq. Intervenants Description de la procédure traitement/
interfaces
Périodicité
- DAF ; - Programme
Planifier le départ en congé d’activités ;
- - SAF ; 2 jours
- Canevas de
- Chefs de service planification
Elaborer les autorisations de jouissance
Chargé RH 1 jour Décision de congé
de congé.
Elaborer les certificats de cessation de Certificat de
Chargé RH 1 jour
service. cessation de service
Elaborer les certificats de reprise de Certificat de reprise
Chargé RH 1 jour
service. de service
Réceptionner les actes après signature
et les mettre à disposition des agents Décisions et
Chargé RH 1 jour
concernés et classer les copies dans les certificats
dossiers individuels.
Traiter les demandes d’autorisation d’absence
Réceptionner et transmettre les - Registre ;
demandes d’autorisation d’absence
Chargé RH dont la décision ne relève de la 1 jour - Demande
compétence du supérieur hiérarchique d’autorisation
immédiat. d’absence
Autorisation
Chargé RH Elaborer les autorisations d’absence. 2 jours
d’absence
Permane Fiche individuelle
Chargé RH Tenir une fiche individuelle d’absence.
nt d’absence
Traitement des demandes de détachement, de mise en disponibilité et de mise à disposition
Réceptionner les demandes de - Registre ;
- SAF ;
- détachement, de mise en disponibilité - Demande des
- Chargé RH et de mise à disposition agents.
Vérifier la conformité des pièces Nomenclature des
Chargé RH
requises pour chaque demande actes
Les affectations sont motivées par les nécessités de services et des besoins en ressources
humaines des structures exprimés sur la base des postes de travail décrits. Elles sont régies par la
Loi n° 013/98/AN du 28 avril 1998 portant régime juridique applicable aux emplois et aux agents
de la fonction publique (modifiée par la loi n˚ 019-2005/AN du 18 mai 2005) et les dispositions
réglementaires y afférentes.
1.1.1. - Chargé RH ; Centraliser les besoins des agents 3 jours Note de service
- Chef de service ; et les souhaits de départ des
services.
- Agents
Délai de
Documents ou
Séq. Intervenants Description de la procédure traitement/
interface
Périodicité
1.1.2. - Directeur, Chefs de Faire le point des besoins au 1 jour - Point des besoins
service directeur pour arbitrage en exprimés par les
réunion de direction et décision à agents
prendre. - Document des
postes de travail
1.1.3. Chargé RH Elaborer la note d’affectation ; Projet de note
d’affectation
Elaborer les certificats de Projet de décision
cessation et de prise de service ; de prise ou de
2 jours
cessation de
service
Délai de
Documents ou
Séq. Intervenants Description de la procédure traitement/
interface
Périodicité
Délai de
Documents ou
Séq. Intervenants Description de la procédure traitement/
interface
Périodicité
dans le fichier du personnel. individuelle ;
- SIGASPE
Consolider l'existant :
• Développer l'adaptabilité ;
La formation des agents de l’administration publique est régie par les articles 43 et 84 de la Loi
n°13/98/AN du 28 avril 1998 portant régime juridique applicable aux emplois et aux agents de la
Fonction publique modifiée par la Loi n°19-2005/AN du18 mai 2005 ; le Décret n°98-
375/PRES/PM/MFPDI/MEF du 15 /09/1998 portant attributions, composition et fonctionnement
des organes consultatifs de la Fonction publique.
Délai de
Documents ou
Séq. Intervenants Description de la procédure traitement /
interface
périodicité
Délai de
Documents ou
Séq. Intervenants Description de la procédure traitement /
interface
périodicité
des actions de formation à retenir.
3.2. Appropriation du programme de 1 jour Programme de
Directeur formation par les acteurs, à travers une formation
communication à leur endroit à une communiqué
assemblée générale.
4. Exécution du programme d’action de formation
4.1. Chargé RH Gérer administrativement et Permanent - Tableur de suivi de
financièrement la formation : l’exécution de la
- formaliser les relations avec les formation ;
opérateurs (lettres d’intention, lettres de - Lettres
commande, etc.) ; administratives
- inscrire les stagiaires auprès des diverses ;
organismes de formation, constituer les - Pièces justificatives
dossiers de candidature, effectuer les comptables…
réservations et formalités (demande de
visa, déplacements, hébergement, etc.) ;
- tenir à jour la base de donnée du
personnel, et celle de la formation, (stage
suivi, contrôle assiduité, résultats tests et
évaluations, etc.) ;
- enregistrer toutes les dépenses liées à la
formation ;
- transmettre toutes les pièces comptables
au service habilité ;
- tenir à jour une situation financière
mensuelle permettant de suivre les
prévisions et les réalisations.
4.2. Chargé RH Se mettre en accord avec les opérateurs Permanent Documents collectés
de formation :
- collecter les documents de
suivi/évaluation ;
- rester en contact régulier avec les
opérateurs ;
- être à l’écoute des difficultés
rencontrées.
4.3. Chargé RH Tenir un tableau de bord de la formation : Permanent Tableau de bord de la
- mettre en place une grille d’indicateurs formation à jour
de suivi des formations,
- renseigner cette grille au fur et à mesure
de l’avancement du programme de
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1ère Edition
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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, Réf. : Page 159 sur 293
COMPTABLES ET FINANCIERES
Délai de
Documents ou
Séq. Intervenants Description de la procédure traitement /
interface
périodicité
formation,
- communiquer les éléments du tableau de
bord de la formation aux responsables du
Ministère ou de l’institution.
- Décerner aux agents les récompenses conformément aux critères définis par la Loi ;
- Encourager les agents pour leur dévouement dans l’exercice de leur fonction.
La désignation du meilleur agent est annuelle. Elle vise à instaurer et perpétuer la culture de
l’excellence au sein de la direction.
la décoration ;
Séq. Délai de
Documents et
Intervenants Description des tâches traitement
interfaces
/Périodicité
1. Décoration
1.2. - SAF ; Réceptionner la circulaire du Ministre Dès Circulaire du Ministre
- Directeur et la transmettre au SAF arrivée
1.4. - SAF ; Centraliser toutes les propositions des 01 jour Propositions des
- Chefs de services services services
Séq. Délai de
Documents et
Intervenants Description des tâches traitement
interfaces
/Périodicité
- SAF service aux services pour des
propositions.
3.2. Centraliser les propositions des Proposition des
SAF 1 jour
services services
3.3. - Directeur ; Organiser l’élection du meilleur agent à
l’occasion de la tenue de l’AG de fin Liste des
- SAF ; 1 jour
d’année. présélectionnés
- Agents
Remettre au lauréat la récompense Attestation, kit de
Directeur 1 jour
travail….
• la compétence professionnelle ;
• la conscience professionnelle ;
Une note chiffrée sur dix (10) est arrêtée et communiquée au collaborateur à l’issue de
l’entretien d’évaluation. Cette note est contestable par toute personne ayant intérêt à agir ;
L’ensemble des fiches d’évaluation et de notation de la direction doivent être centralisées au SAF
et transmises à la DRH;
3.2.10.4. Liste des opérations de la procédure
Délai de
traitement/ Documents ou
Séq. Intervenants Description de la procédure
interface
Périodicité
4. Tenir l’entretien annuel d’évaluation En fin d’année de fiche d’évaluation
Tout SHI et pour échanger sur : référence N et au et de notation
collaborateur - le bilan des résultats de l’année de plus tard avant le 15 signée
(agent à noter) référence ; mars de l’année N+1
- la vérification de la capacité de
l’agent à prendre en charge les
exigences du poste qu’il occupe ;
- l’appui conseil du supérieur
hiérarchique immédiat de l’agent ;
- les contraintes de réalisation des
objectifs assignés;
- les activités réalisées hors objectifs
assignés.
A l’issue de l’évaluation, dégager
une note globale sur dix (10),
remettre une copie à l’agent évalué.
5. Tout SHI Transmettre une copie de la fiche En fin d’année de Bordereau d’envoi
d’évaluation et de notation de l’agent référence N et au de la fiche
évalué et noté au SAF plus tard avant le d’évaluation et de
15 mars de notation signée
l’année N+1
6. SAF Exploitation par le SAF de l’ensemble 1 mois après la Etat des
des performances des fiches remise de performances des
d’évaluation et de notation de la l’ensemble des agents de la
direction fiches direction
d’évaluation et de
notation
7. DAF Transmettre une copie de la fiche En fin d’année de fiche d’évaluation
d’évaluation et de notation à la DRH référence N et au et de notation
plus tard avant le
15 mars de
l’année N+1
Apprécier des faits ou comportements présumés fautifs et, en fonction du niveau de compétence
du supérieur hiérarchique immédiat (SHI), appliquer une sanction de premier degré ou
transmettre le dossier à la hiérarchie pour la suite de la procédure disciplinaire.
3.2.11.2. Champ d’application de la procédure
La procédure s’applique à tout agent public contre qui pèsent des faits présumés fautifs
3.2.11.3. Principes et règles de gestion
La procédure est régie par la Loi n°13/98/AN du 28 avril 1998 portant régime juridique applicable
aux emplois et aux agents de la Fonction publique modifiée par la Loi n°19-2005/AN du18 mai
2005 et le décret n°98-374/PRES/PM/MFPRE/MEF du 15/09/1998 portant modalités de mise en
demeure des fonctionnaires et contractuels de l’Etat en cas d’abandon de poste ou de refus de
rejoindre le poste assigné. Elle se fonde sur :
L’appréciation des faits par le SHI pour les qualifier ou non de faute professionnelle ;
Délai de
Documents ou
Séq. Acteurs Description de la procédure traitement/
interface
Périodicité
maximum ; lettre
- degré de faute plus élevé, transmettre la lettre d’explication de
d’explication de l’agent et un rapport l’agent
circonstancié de l’affaire à la hiérarchie ;
3. SHI En cas de refus de fournir les explications Consécuti Lettre portant
demandées, appliquer automatiquement une vement sanction
sanction de 1er degré sans préjudice de la au délai disciplinaires
poursuite de la procédure disciplinaire de huit adressée à l’agent
normalement engagée jours
3.3.1.1. Définition
Le Contrôle Interne est un ensemble de dispositifs ayant pour but, d’une part d’assurer la
protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualité de l’information, d’autre part d’assurer
l’application des instructions de la Direction et de favoriser l’amélioration des performances.
Il est un instrument au profit de la bonne gouvernance dans l’organisation.
Cette procédure est applicable à toutes les structures de la DAF et à l’ensemble de leurs
opérations.
Quelques règles générales s'appliquent à toutes les fonctions et à tous les processus de la DAF. Il
s’agit :
de la séparation des fonctions : des règles strictes doivent être appliquées pour
qu'une même personne ne soit pas à la fois chargée d'une action et en même temps
d'en contrôler l'exécution,
du traçage des transactions : il est nécessaire d'enregistrer toutes les opérations
effectuées permettant ensuite de les reconstituer,
de la conservation des documents : il faut pouvoir retrouver les pièces justificatives
des opérations.
de la surveillance des opérations permet de s'assurer que les opérations se déroulent
normalement sans incident,
de la sécurité des opérations : il faut pouvoir assurer un bon niveau de sécurité de
façon à ne perdre aucune information significative.
premier responsable. Le chargé de contrôle se doit définir et utiliser des outils qui lui
sont propres et qui permettra d’assurer une certaine objectivité dans l’exercice de
ses fonctions. Pour ce faire, ce dernier met en place un système de contrôle interne
bien structuré et adapté à l’entité.
Le principe d’information : le premier responsable doit disposer d’un système
d’information et de communication adéquat lui permettant de piloter
convenablement l’entité.
Le principe d’harmonie ou d’adéquation : le contrôle interne doit être adapté aux
caractéristiques de l’entité et de son environnement. En particulier, les procédures
doivent être adaptées à l’entité et non à l’Homme, car les Hommes passent, mais les
fonctions restent.
Le principe de prévision : le premier responsable met en place un système de
planification (stratégie, opérationnelle et budgétaire) et de gestion de changement
pour maîtriser l’évolution de son entité.
La qualité du personnel : Le personnel affecté à la réalisation des activités de la
direction doit être compétent et de bonne moralité.
l’environnement du contrôle ;
l’évaluation du risque ;
l’activité de contrôle ;
le suivi des recommandations ;
la prise en compte de ses composantes permettra au contrôle interne d’atteindre
ses objectifs ;
l’auditeur interne a compétence pour agir sur l’ensemble des services de la DAF.
Délai de
traitement/ Documents ou
Séq. Intervenants Description de la procédure
interface
Périodicité
1. Suivi de la régularité des opérations au sein de la DAF
1.1. Chargé de Vérifier la régularité de l’ensemble des Permanent Rapports
contrôle opérations relatives à la gestion de
interne l’information, la gestion des ressources
humaines, la gestion des biens, la gestion
financière et comptable en basant
essentiellement le contrôle sur les éléments
Tout agent suivants :
- le respect des textes et procédures en
vigueurs ;
- la conformité des pièces : la complétude, la
régularité et la sincérité des pièces
justificatives ;
- la ponctualité (délai et périodicité).
1.2. Chargé de Elaborer un rapport après chaque opération 2 jours Rapport
contrôle de contrôle contenant les écarts aux normes
interne relevés et leur analyse, l’appréciation de
l’auditeur sur l’efficacité, l’efficience et la
fiabilité de la procédure et ainsi qu’une
formulation au besoin de recommandations et
mesures correctives.
2. Organisation des audits organisationnels
2.1. Chargé de Faire un état des lieux. Cette étape consiste à : Semestriel Canevas
contrôle - analyser et comprendre l’organisation
interne actuelle (rôles, responsabilités et missions
de chacun…) ;
- représenter l’organisation ;
- décrire les processus du périmètre (flux
d’information, enchaînement des tâches,
acteurs, automatisation…) ;
- apprécier les outils mis en place ;
- organiser des rencontres et des entretiens
avec les principaux intervenants de
l’organisation afin de connaître les
dysfonctionnements qu’ils peuvent
ressentir ;
- déterminer les risques et les contrôles.
2.2. Chargé de Evaluer l’organisation Mettre en place des
contrôle indicateurs permettant de mesurer la
productivité au regard des objectifs que
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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, Réf. : Page 173 sur 293
COMPTABLES ET FINANCIERES
Délai de
traitement/ Documents ou
Séq. Intervenants Description de la procédure
interface
Périodicité
interne l’organisation s’est fixée.
2.3. Chargé de Elaborer un rapport indiquant les forces et les - Rapport d’audit
contrôle faiblesses de l’organisation ainsi que les
interne
opportunités et les menaces de
l’environnement (circonstances dans
lesquelles les personnes exercent leurs
activités).
NB : les dysfonctionnements peuvent être de
tout ordre : actes de non qualité, tâches non
productives, non-respect des procédures…
2.4. Chargé de Proposer des recommandations à partir de - Rapport d’audit ;
contrôle l’état des lieux et des dysfonctionnements - Etat des
interne observés, proposer des pistes d’amélioration recommandations
afin d’optimiser l’organisation (meilleure
productivité, baisse des coûts, amélioration de
la qualité).
2.5. Chargé de Proposer un plan d’action pour la mise en - Rapport d’audit
contrôle œuvre des recommandations en impliquant - Etat des
interne les acteurs ; recommandations
- Plan d’actions
Délai de
traitement/ Documents ou
Séq. Intervenants Description de la procédure
interface
Périodicité
4.1. Chargé de Etablir un plan d’actions pour le suivi de la - Recommandations
contrôle mise en œuvre des recommandations 2 jours - Plan d’action
interne après
réception
- BE
4.3. Chargé de Apporter un appui conseil aux services 1 jour Rapport
contrôle
interne
4.4. Chargé de Vérifier la régularité de l’ensemble des Permanent Rapports
contrôle opérations relatives à la gestion de
interne l’information, la gestion des ressources
humaines, la gestion des biens, la gestion
financière et comptable en basant
essentiellement le contrôle sur les éléments
suivants :
le respect des textes et procédures en
vigueurs ;
la conformité des pièces : la complétude,
la régularité et la sincérité des pièces
justificatives ;
la ponctualité (délai et périodicité)
l’exactitude
4.5. Chargé de Elaborer un rapport après chaque opération 2 jours Rapport
contrôle de contrôle contenant les écarts aux normes
interne relevés et leur analyse, l’appréciation de
l’auditeur sur l’efficacité, l’efficience et la
fiabilité de la procédure et ainsi qu’une
formulation au besoin de recommandations et
mesures correctives.
5. Organisation des audits organisationnels
5.1. Chargé de Faire un état des lieux. Cette étape consiste à : Semestriel Canevas
contrôle
analyser et comprendre l’organisation
interne
actuelle (rôles, responsabilités et missions
de chacun…) ;
Délai de
traitement/ Documents ou
Séq. Intervenants Description de la procédure
interface
Périodicité
représenter l’organisation ;
décrire les processus du périmètre (flux
d’information, enchaînement des tâches,
acteurs, automatisation…) ;
apprécier les outils mis en place ;
organiser des rencontres et des entretiens
avec les principaux intervenants de
l’organisation afin de connaître les
dysfonctionnements qu’ils peuvent
ressentir ;
déterminer les risques et les contrôles.
5.2. Chargé de Evaluer l’organisation : Mettre en place des 1 jour Canevas
contrôle indicateurs permettant de mesurer la
interne productivité au regard des objectifs que
l’organisation s’est fixée.
5.3. Chargé de Elaborer un rapport indiquant les forces et les 2 jours Rapport d’audit
contrôle faiblesses de l’organisation ainsi que les
interne
opportunités et les menaces de
l’environnement (circonstances dans
lesquelles les personnes exercent leurs
activités).
NB : les dysfonctionnements peuvent être de
tout ordre : actes de non qualité, tâches non
productives, non-respect des procédures…
5.4. Chargé de Proposer des recommandations à partir de 1 jour - Rapport d’audit
contrôle l’état des lieux et des dysfonctionnements - état des
interne observés, proposer des pistes d’amélioration recommandations
afin d’optimiser l’organisation (meilleure
productivité, baisse des coûts, amélioration de
la qualité).
5.5. Chargé de Proposer un plan d’action pour la mise en 2 jours - Rapport d’audit
contrôle œuvre des recommandations en impliquant - état des
interne les acteurs ; recommandations
- Plan d’actions
Canevas_plan_actio
n
Délai de
traitement/ Documents ou
Séq. Intervenants Description de la procédure
interface
Périodicité
5.6. Chargé de Organiser une séance de restitution à la fin de 1 jour
contrôle l’audit en présence de tous les acteurs Rapport d’audit
interne impliqués dans la gestion au niveau de la DAF.
La loi n°13/98/AN du 28 avril 1998 portant régime juridique applicables aux emplois et aux
agents de la fonction publique et les autres cadres règlementaires.
Le programme d’activités annuel de la DAF est une consolidation et une mise en cohérence de
l’ensemble des activités planifiées par les services au regard de leurs attributions. Il doit
permettre la réalisation des objectifs de la direction.
Les rapports d’avancement des activités doivent permettre de mesurer les écarts entre les
prévisions et les réalisations physiques et financières pour une période donnée. Les résultats
seront analysés de manière à permettre une appréciation de leurs qualités. Les causes des
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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, Réf. : Page 178 sur 293
COMPTABLES ET FINANCIERES
insuffisances seront également signalées afin d’aider à la prise de mesures correctives. Ces
rapports seront produits de manière périodique : hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle,
semestrielle et annuelle.
Afin d’assurer une bonne qualité du rapport global (en terme de complétude et comparabilité
des informations d’une période à l’autre) et la régularité de sa parution, le chargé de suivi-
évaluation préparera à l’attention des services de la DAF un canevas de rapport. Par ailleurs,
celui- ci fixera le calendrier de préparation des différents rapports et veillera à son respect.
1.3. SAF Transmettre par note du DAF l’avant- 1 jour - Note du DAF ;
projet de programme d’activités aux - Avant-projet de
services pour amendement et programme d’activités
convocation de réunion de direction de la direction
1.4. SAF Organiser une réunion de direction en 1 jour - Lettre circulaire du SG
vue de l’adoption du projet de de département ;
programme d’activités - Note de service ;
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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, Réf. : Page 179 sur 293
COMPTABLES ET FINANCIERES
Délai de
Séq. Intervenant Description des tâches traitement/ Documents/ interface
périodicité
Prendre en compte les amendements - Canevas de
issus de la séance d’adoption programme
d’activités ;
- Projets de Programme
d’activités des
services ;
- Avant-projet de
programme d’activités
de la direction ;
1.5. SAF Préparer un BE transmettant le projet 1 jour - BE ;
de programme à la direction du - Projet de programme
département chargée de la d’activités de la
planification direction
2. Elaboration du dispositif de Suivi évaluation
2.1. Chefs de service Concevoir les indicateurs des 3 jours Tableau des
programmes d’activités au niveau de indicateurs
chaque service
Délai de
Séq. Intervenant Description des tâches traitement/ Documents/ interface
périodicité
et d’analyse de
données
3.3. Chargé de suivi- Evaluer les résultats : il s’agit de Permanent - Programme d’activités
évaluation comparer les réalisations physiques et - Budgets
financières effectives par rapport aux
- Tableau des
prévisions inscrites dans le plan
indicateurs
annuel. Les difficultés rencontrées
sont identifiées ainsi que les solutions - Supports physiques et
à apporter au cours de l’année. Les électroniques des
résultats seront analysés de manière à données
permettre une appréciation de leurs - Logiciel de traitement
qualités. et d’analyse de
données
Délai de
Séq. Intervenant Description des tâches traitement/ Documents/ interface
périodicité
5.1. DAF Validations :
Les rapports hebdomadaires sont
Conseil de soumis au DAF pour validation
direction Les rapports mensuels, trimestriels 1 jour Rapports
et annuels sont soumis en réunion
de conseil de direction pour
adoption sur convocation du DAF. 1 jour
Les rapports spécifiques sont
validés par l’instance désignée par Au besoin
le commanditaire ;
5.2. Chargé de suivi- Disséminer les résultats des rapports 2 jours Projet de lettre
évaluation de suivi :
Dès que les rapports de suivi sont
validés et reproduits :
Rapports
Préparer les correspondances de
transmission à SG, Ministre,
DGESS et ITS à la signature du
DAF,
Classer les exemplaires
6. Stockage/archivage des données et informations
6.1. Chargé de suivi- Classer et ranger méthodiquement les Permanent Archives sur supports
évaluation rapports sur supports physiques et physiques
numérique Archives sur supports
électroniques
Base de données
La gestion des stocks est la mise en œuvre de l’ensemble des règles qui régissent les
mouvements des matières entreposées dans un magasin en attente de consommation.
Il s’agit du suivi des flux physiques entre le magasin géré par la DAF et les autres structures du
département.
- les stocks sont protégés de manière suffisante contre les pertes, le gaspillage et les
prélèvements non autorisés ;
- des mesures sont prises pour assurer un approvisionnement adéquat des directions
et des services.
La procédure s’applique aux matières qui disparaissent par le premier usage ou qui sont à usage
unique.
Elle est mise en œuvre par le chargé de la gestion du matériel, mobilier et des fournitures au
niveau du service des Affaires Immobilières et de l’Equipement de la DAF.
Il s’agit des :
• carburant.
La procédure de gestion des consommables répond à une préoccupation essentielle qui est celle
de maintenir un niveau de stock de fournitures permettant d’assurer, dans les meilleures
conditions, l’exécution des activités. Elle fait l’objet des opérations suivantes :
• Entrée ;
• Stockage ;
• Sortie ou mise en consommation ;
• Inventaire.
3.4.7.1. .Entrée
L’entrée se matérialise par la livraison, la réception, l’établissement des Ordres d’Entrées des
Matières et l’enregistrement dans les fiches de stock
Délai de
Séq Intervenants Description des taches traitement / Documents et interface
périodicité
1. Livraison
1.1 DAF ; Exploiter la lettre de demande de 01 jour Lettre de demande de
livraison livraison
1.2 Chargé de la gestion Aménager l’espace pour le pré- 01 jour Magasin
du matériel, stockage des fournitures dans le
mobilier et des magasin
fournitures
1.3 Chargé de la gestion Recevoir les fournitures livrées 01 jour Bordereau de Livraison
du matériel, par le fournisseur accompagnées
mobilier et des d’un bordereau de livraison (B.L.)
fournitures
1.4 Chargé de la gestion Vérifier les quantités livrées selon 01 jour Bordereau de Livraison
du matériel, le Bordereau de livraison et les
mobilier et des pré-stocker dans un magasin
fournitures
1.5 Chargé de la gestion Signer le bordereau de livraison 01 jour Bordereau de Livraison
du matériel,
mobilier et des
fournitures
2. Réception
2.1 DAF ; Exploiter la lettre de demande de 01 jour Lettre de demande de
réception réception
2.2 Chargé de la gestion Faire constater les quantités pré- 14 Jours - Bordereau de Livraison ;
3.4.7.2. . Stockage
3.4.7.3. . Sorties
La sortie ou mise en consommation immédiate se fait par la mise en œuvre des activités
suivantes :
Délai de
Documents et
Séq. Intervenants Description des taches traitement /
interface
périodicité
Traitement de la requête de fournitures
1.1 DAF ; Exploiter la requête 01 jour Requête
1.2 Chargé de la gestion du Proposer les bordereaux de mis en 01 jour Requête ;
matériel, mobilier et des consommation immédiate (BMCI) Projet de BMCI
fournitures
1.3 Chef SAIE Vérifier les BMCI 01 Jour - Requête ;
- Projet de BMCI
1.4 DAF Valider les BMCI 01 Jour - Requête ;
- BMCI
1.5 - Chargé de la gestion du Suivre l’enlèvement des - Magasin ;
matériel, mobilier et des fournitures 01 jour - BMCI
fournitures ;
- SAFs des structures
bénéficiaires
1.6 Chargé de la gestion du Renseigner les fiches de stock en 01 jour - Magasin ;
matériel, mobilier et des sortie - BMCI.
fournitures
3.4.7.4. Inventaires
• L’inventaire tournant
L’inventaire tournant est le fait pour le chef SAIE, de procéder à une vérification de concordance
entre les écritures comptables théoriques sur les fiches de stock et l’existant physique des
fournitures dans les magasins.
il consiste en un comptage physique d’une partie seulement des matières à une date donnée. Il
s’effectue à intervalles réguliers de façon à ce que chaque bien soit recensé au moins une fois au
cours de l’exercice comptable ou budgétaire. Le chef de service des affaires immobilières
détermine la rotation des inventaires tournants.
• L’inventaire annuel ou réglementaire
L’inventaire annuel ou réglementaire est organisé par le DAF en fin d’exercice budgétaire, pour
effectuer un recensement global des matières en stock.
Cet inventaire annuel global est effectué généralement par les agents du service des affaires
immobilières et de l’équipement. Mais l’importance des stocks à recenser peut amener le DAF à
faire appel aux agents d’autres services.
Le résultat du comptage physique est ensuite rapproché aux quantités enregistrées dans les
fiches de stocks tenu par le chef de service des affaires immobilières et de l’équipement.
L’inventaire annuel ou réglementaire donne lieu à l’établissement d’un état d’inventaire (V.
annexe).
Délai de
Documents et
Séq Intervenants Description des taches traitement /
interface
périodicité
1. Inventaire tournant
1.1 DAF Instruire la tenue de l’inventaire 1 Jour Note de service
tournant
1.2 Chargé de la gestion Confronter les informations sur 2 jours - Fiches de stock ;
du matériel, mobilier les fiches de stock aux quantités - Fiches d’inventaire
et fournitures ;
physique au magasin
Le carburant est une fourniture consommable qui ne peut être stockée physiquement à la
Direction de l’Administration et des Finances (DAF). Ainsi, sa gestion se fait au moyen de tickets
(bons) et de cartes (puce) magnétiques.
La gestion du carburant se fait sur la base des crédits alloués au ministère ou institution au titre
d’une année budgétaire. .
Le processus de gestion du carburant s’exécute suivant deux (02) opérations à savoir l’entrée et
la sortie.
3.4.8.5.1. Entrée
L’entrée se matérialise par la livraison, la réception, l’établissement des Ordres d’Entrées des
Matières et l’enregistrement dans le registre de suivi de gestion du carburant.
Délai de
Documents et
Séq. Intervenants Description des taches traitement /
interface
périodicité
1. Livraison
1.1 DAF Exploiter la lettre de demande 01 jour Lettre de demande
de livraison de livraison
1.2 Chargé de la gestion recevoir le carburant (tickets 01 jour BL
du matériel roulant et cartes magnétiques) livrées
et du carburant par les fournisseurs,
accompagnés d’un bordereau
de livraison (B.L.)
1.3 chargé de la gestion Vérifier les quantités livrées 01 jour BL
du matériel roulant selon le Bordereau de livraison
et du carburant
1.4 Chargé de la gestion Signer le bordereau de 01 jour BL
du matériel roulant livraison
et du carburant
2. Réception
2.1 DAF ; Exploiter la lettre de demande 01 jour Lettre de demande
de réception de réception
3.4.8.5.2. Sortie
Après réception des tickets et des cartes magnétiques, sur instruction de DAF, le chargé de la
gestion du matériel roulant et du carburant procède à la mise à disposition des dotations
périodiques (trimestrielles), des structures.
Délai de
Documents et
Séq. Intervenants Description des taches traitement /
interface
périodicité
1. Approvisionnement des structures
1.1 chargé de la gestion Initier les états trimestriels 01 jour Projet d’Etats
du matériel, roulant de recharge des cartes de trimestriels de
et du carburant carburant des structures répartition
1.2 Chef SAIE Vérifier les états trimestriels Projet d’Etats
de recharge des cartes de 01 Jour trimestriels de
carburant des structures répartition
Les immobilisations représentent les éléments corporels (biens meubles et immeubles) destinés
à servir de façon durable les activités du ministère ou de l’institution. Ce sont des biens qui ne
périssent pas au premier usage.
Les procédures de gestion des immobilisations et du parc automobile vise à mettre en place un
système de suivi de manière à garantir :
Les principes et règles de gestion sont spécifiques aux catégories de l’immobilisation (matériel et
mobilier, matériel roulant bâtiments).
Elles se résument aux modes opératoires nécessaires à la mise en œuvre des opérations
suivantes :
• L’entrée ;
• L’affectation ;
• L’entretien ;
• L’inventaire ;
• La sortie.
3.5.6.1. Entrée
Une entrée de biens matériels et mobiliers a lieu dans les cas suivants :
dévolution des biens des projets et programmes en fin d’exercice dument prononcée par
une commission de dévolution;
réception des dons et legs donnant lieu à l’établissement d’un document constatant le
transfert du bien donné ou légué au profit du ministère ou de l’institution ;
La constatation de l’entrée dans le cas des nouvelles acquisitions, se fait à travers les quatre
étapes suivantes :
- la livraison ;
- la réception ;
Délai de
Documents et
Séq. Intervenants Description des taches traitement /
interface
périodicité
Livraison (cas de nouvelles acquisitions)
1.1 DAF ; Exploiter la lettre de demande de 01 jour Lettre de demande de
livraison livraison
1.2 Chargé de la Aménager l’espace pour le pré- 01 jour Magasin
gestion du stockage du matériel et du mobilier
matériel, mobiliers dans le magasin
et des fournitures
1.3 Chargé de la recevoir le matériel et le mobilier 01 jour BL
gestion du livrés dans le magasin par le
matériel, mobiliers fournisseur, accompagnés d’un
et des fournitures bordereau de livraison (B.L.)
1.4 Chargé de la Vérifier les quantités livrées selon le 01 jour BL
gestion du Bordereau de livraison et les pré-
matériel, mobiliers stocker dans un magasin
et des fournitures
1.4 Chargé de la Signer le bordereau de livraison 01 jour BL
gestion du
matériel, mobiliers
et des fournitures
Réception (cas des nouvelles acquisitions, don, legs et de la dévolution)
2.1 DAF Exploiter la lettre de demande de 01 jour Lettre de demande de
réception réception
2.2 Chargé de la 14 Jours - Contrats ;
Faire constater les quantités pré-
gestion du maximum
stockées conformément au BL - BL ;
matériel, mobiliers
et des fournitures - Procès verbal de
réception
2 .3 Commission de
Vérifier la quantité et la qualité
réception
conformément à la facture pro
forma et aux spécifications
techniques contenues dans le
contrat
Etablissement des Ordres d’Entrée des Matières (cas des nouvelles acquisitions, don, legs et de
la dévolution)
3.1 Chargé de la 01 jour - BL ;
Initier un projet d’OEM en trois
gestion du matériel
- PV de réception ;
mobiliers et des exemplaires
fournitures ; - Projet d’OEM
Délai de
Documents et
Séq. Intervenants Description des taches traitement /
interface
périodicité
3.2 Chef SAIE 01 jour - BL ;
Vérifier le projet d’OEM
- PV de réception ;
- Projet d’OEM
3.3 DAF - BL ;
Valider l’OEM
01 jour - PV de réception ;
- d’OEM
Enregistrement dans le livre journal des immobilisations (cas des nouvelles acquisitions, don,
legs et de la dévolution)
4.1 Chef SAIE - OEM ;
Renseigner le livre journal des
immobilisations sur la base des 01 jour - Livre journal ses
immobilisations
informations contenues dans le BL
3.5.6.2. Affectation
Délai de
Documents et
Séq. Intervenants Description des taches traitement /
interface
périodicité
1. Traitement de la requête de matériel et mobilier des structures
1.1 DAF Exploiter la lettre de demande de 01 jour Requête
livraison
Délai de
Documents et
Séq. Intervenants Description des taches traitement /
interface
périodicité
1.4 Chef SAIE Vérifier les projets bordereaux 01 jour - Projet de BAM ;
d’affectation des matières (BAM) - Etat de répartition
1.5 DAF Valider les projets bordereaux 01 jour - Projet de BAM ;
d’affectation des matières (BAM) - Etat de répartition
1.6 Chargé de la gestion du Immatriculer le matériel et le 01 jour - BAM ;
matériel, mobiliers et mobilier et assister à leur - Etat de répartition
des fournitures l’enlèvement
Numéro
Caractères
de sous Sous codes Justification
numériques
codes
01 Budgétaire 5 Inspiré de la nomenclature budgétaire (ils sont répertoriés
dans un document appelé guide de codification)
02 bureau 2 Section budgétaire (ministère ou institutions)
comptable
03 Structure 3 Trois derniers chiffres du chapitre budgétaire du titre 3.
(directions bénéficiaires des affectations)
04 Région 2 (02) chiffres retenu de la codification actuelle des
Régions (région de la situation actuelle de la direction
bénéficiaire)
05 Province 2 Il repose sur un code à deux(02) chiffres représentant la
codification de la province
06 département 2 Les départements sont codifiés à l’intérieur de la province
d’appartenance, sur deux (02) caractères commençant par
01 suivant l’ordre alphabétique.
07 année 4 Il est symbolisé par quatre(04) chiffres correspondant à
d’acquisition l’année d’acquisition du bien
08 Numéro 4 nombre à quatre (04) chiffres qui désigne par nature et par
d’ordre famille l’ordre d’arrivée du bien dans le patrimoine du
d’entrée ministère ou de l’institution dans un exercice budgétaire
donné.
Total 24
3.5.6.4. l’inventaire.
Pour un suivi régulier du matériel en stock et en service, deux inventaires sont prévus :
l’inventaire tournant et l’inventaire règlementaire.
Cet inventaire tournant consiste en un comptage physique d’une partie seulement des
matières à une date donnée. Il s’effectue à intervalles réguliers de façon à ce que chaque
bien soit recensé au moins une fois au cours de l’exercice comptable ou budgétaire. Le
chef de service des affaires immobilières détermine la rotation des inventaires
tournants.
• L’inventaire annuel ou réglementaire est organisé par le DAF en fin d’exercice
budgétaire, pour effectuer un recensement global du matériel et mobilier en service et en
stock.
Cet inventaire annuel global est effectué généralement par les agents du service des
affaires immobilières et de l’équipement. Mais l’importance des stocks à recenser peut
amener le DAF à faire appel aux agents d’autres services.
Le résultat du comptage physique est ensuite rapproché aux quantités enregistrées dans
les documents tenus (fiches de stocks, livre journal) par le chef de service des affaires
immobilières et de l’équipement.
L’inventaire annuel ou réglementaire donne lieu à l’établissement d’un état d’inventaire (V.
annexe)
• L’inventaire permanent est le fait de tenir régulièrement les fiches de stock en
approvisionnement.
Délai de
Documents et
Séq. Intervenants Description des taches traitement /
interface
périodicité
1. Inventaire tournant
1.1 DAF Instruire la tenue de l’inventaire 01 Jour - Note de service
tournant
1.2 Chargé de la gestion Confronter les informations dans le 02 jours - Fiches de stock ;
du matériel, mobilier livre journal des immobilisations aux - Fiches
et fournitures ; d’inventaire ;
quantités physique au magasin
2.2 Chef SAIE Proposer la constitution des équipes 01 jour - Note de service ;
et le chronogramme de l’inventaire - Projet de
constitution des
équipes et du
chronogramme
de l’inventaire.
2.3 DAF Valider la constitution des équipes 01 jour Etat de
d’inventaire constitution des
équipes et du
chronogramme
de l’inventaire
2.4 DAF Informer les structures du 01 jour Lettre circulaire
département de la tenue de
l’inventaire
2.7 Equipe d’inventaire Confronter les résultats de l’inventaire 02 jours - Fiches de prise
théorique avec ceux de l’inventaire d’inventaire ;
livre journal des
physique.
immobilisations.
Tous les équipements devant faire l’objet de maintenance sont recensés par nature, et par
Structure par une équipe composée du SAF de la structure, du technicien en équipement et du
chargé de la gestion du matériel et du mobilier.
L’inventaire aboutit à la rédaction de cahiers de charges pour les prestations de maintenance par
le chargé de la gestion du matériel et du mobilier.
Délai de
Documents et
Séq Intervenants Description des tâches traitement /
interface
périodicité
1. MAINTENANCE PREVENTIVE
1.1. Recensement des besoins en maintenance préventive des structures
1.1.1. Le chargé de la initier un projet de Lettre 01 jour Projet de lettre
gestion du matériel, adressée aux structures pour
mobilier et des recueillir les expressions de
fournitures besoins
1.1.2 Chef SAIE Vérifier le projet de Lettre 01 jour Projet de lettre
Délai de
Documents et
Séq Intervenants Description des tâches traitement /
interface
périodicité
adressée aux structures pour
recueillir les expressions de
besoins
1.1.3 DAF Valider le projet de Lettre 01 jour Projet de lettre
adressée aux structures pour
recueillir les expressions de
besoins
1.1.4 Le chargé de la Centraliser les besoins des 07 jours Etat d’expression des
gestion du matériel, structures besoins
mobilier et des
fournitures
1.1.5 Le chargé de la Initier un projet de lettre 01 jour - Projet de lettre de
gestion du matériel, transmettant les besoins transmission;
mobilier et des centralisés - Etat consolidés des
fournitures au Service de la Commande besoins.
Publique pour lancement du
dossier d’appel à concurrence
1.1.6 Chef SAIE Vérifier le projet de lettre 01 jour - Projet de lettre de
transmettant les besoins transmission;
centralisés - Etat consolidés des
au Service de la Commande besoins.
Publique pour lancement du
dossier d’appel à concurrence
1.1.7 DAF Valider le projet de lettre 01 jour - lettre de transmission;
transmettant les besoins - Etat consolidés des
centralisés besoins.
au Service de la Commande
Publique pour lancement du
dossier d’appel à concurrence
1.2. Suivi de la maintenance préventive
1.2.1. DAF exploiter les contrats de Permanent - Contrat
maintenance - Registre de suivi
Délai de
Documents et
Séq Intervenants Description des tâches traitement /
interface
périodicité
1.2.4. chargé de la gestion Valider le projet programme 01 jour - Contrat ;
du matériel, mobilier d’intervention - programme de
et des fournitures passage
1.2.5. DAF Informer les structures 02 jours - Lettre circulaire ;
bénéficiaires du programme - Chronogramme de
d’intervention passage
Délai de
Documents et
Séq Intervenants Description des tâches traitement /
interface
périodicité
dossier d’appel à concurrence
2.1.6. Chef SAIE Vérifier le projet de lettre 01 jour - Projet de lettre de
transmettant les besoins transmission;
centralisés - Etat consolidés des
au Service de la Commande besoins.
Publique pour lancement du
dossier d’appel à concurrence
2.1.7. DAF Valider le projet de lettre 01 jour - lettre de transmission;
transmettant les besoins - Etat consolidés des
centralisés besoins.
au Service de la Commande
Publique pour lancement du
dossier d’appel à concurrence
2.2. Suivi de la maintenance curative
DAF -exploiter les contrats de Permanent - Contrat
2.2.1. maintenance - Registre de suivi
Délai de
Documents et
Séq Intervenants Description des tâches traitement /
interface
périodicité
vérification
2.2.9. DAF Valider un projet de rapport de 01 jour Rapport
vérification
3.5.6.6. la sortie
Toute sortie de matériel et du mobilier selon sa nature doit faire l’objet d’un Ordre de Sortie de
Matières (OSM) proposé par le chargé de la gestion du matériel, du mobilier et des fournitures. Il
est établi en trois(03) exemplaires repartis comme suit:
- un (1) exemplaire est conservé par le chef de service des affaires immobilières;
- un (1) exemplaire est conservé par le DAF;
- un (1) exemplaire est conservé par le chargé de la gestion du matériel, mobilier et
fournitures.
(v modèle en annexe)
Délai de
Documents et
Séq. Intervenants Description des tâches traitement /
interface
périodicité
2.1 Chef SAIE Enregistrement de la sortie dans 01 jour - OSM ;
le livre journal des - Livre journal des
immobilisations immobilisations
Elle est mise en œuvre par le chargé de la gestion du matériel roulant et du carburant.
La gestion du matériel roulant est fondée sur le principe du respect du bien public. Elle
s’effectue suivant la mise en œuvre des bonnes pratiques d’entretien et réparation, de suivi et
contrôle.
Délai de
Documents et
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interface
périodicité
1. Recenser des besoins en maintenance du matériel roulant
1.1 Le chargé de la initier un projet de Lettre adressée 01 jour Projet de lettre
gestion matériel aux structures pour recueillir les
roulant et du expressions de besoins
carburant
1.2 Chef SAIE Vérifier le projet de Lettre 01 jour Projet de lettre
adressée aux structures pour
recueillir les expressions de
besoins
1.3 DAF Valider le projet de Lettre adressée 01 jour Projet de lettre
aux structures pour recueillir les
expressions de besoins
1.4 Le chargé de la Centraliser les besoins des 07 jours Etat d’expression des
gestion matériel structures besoins
roulant et du
carburant
1.5 Le chargé de la Initier un projet de lettre 01 jour - Projet de lettre de
gestion matériel transmettant les besoins centralisés transmission;
roulant et du au Service de la Commande - Etat consolidés des
carburant Publique pour lancement du dossier besoins.
d’appel à concurrence
2. Suivi de la maintenance des véhicules
2.1 DAF exploiter les contrats de Permanent - Contrat
maintenance - Registre de suivi
2. 2 Chargé de la gestion Initier un projet de programme de 01 jour - Contrat
du matériel, mobilier passage des véhicules - Projet de programme
et des fournitures de passage
2.3 Chargé de la gestion Vérifier le projet de programme de 01 jour - Contrat ;
du matériel, mobilier passage des véhicules - Projet de programme
et des fournitures de passage
2.4 chargé de la gestion Valider le projet de programme 01 jour - Contrat ;
du matériel, mobilier d’intervention de passage des - programme de
et des fournitures véhicules passage
2.5 Le chargé de la Initier un projet de rapport de 01 jour Projet de rapport
gestion des réparation des véhicules
immeubles
2.6 Chef SAIE Vérifier le projet de rapport de 01 jour Projet de rapport
réparation des véhicules
Délai de
Documents et
Séq Intervenants Description des tâches traitement /
interface
périodicité
2.7 DAF Valider le projet de rapport de 01 jour Projet de rapport
réparation des véhicules
3. Abonnement annuel au diagnostic CCVA
3.1. Chargé de la gestion Initier la lettre transmettant la liste 01 jour
du matériel roulant des véhicules au SCP pour Projet de lettre ;
et du carburant lancement de la commande
Liste des véhicules
3.2 Chef SAIE vérifier la lettre transmettant la 01 Jour Projet de lettre ;
liste des véhicules au SCP pour Liste des véhicules
lancement de la commande
3.3 DAF Valider la lettre transmettant la 01 Jour Projet de lettre ;
liste des véhicules au SCP pour Liste des véhicules
lancement de la commande
Dans le cas où l’immeuble a été affecté, les opérations suivantes sont opérées :
L’entrée ;
Délai de
Documents et
Séq. Intervenants Description des taches traitement /
interface
périodicité
de nettoyage à transmettre aux structures
4.4 Chargé de la Initier un projet programme de vérification 01 jour - Contrat
gestion des - Projet de
immeubles programme de
passage
4.5 Chargé de la Vérifier le projet programme de 01 jour - Contrat ;
gestion des vérification - Projet de
immeubles programme de
passage
4.6 chargé de la Valider le projet programme de vérification 01 jour - Contrat ;
gestion des - programme de
immeubles passage
4.7 DAF Informer les structures bénéficiaires du 02 jours - Lettre circulaire ;
programme d’intervention - Chronogramme de
passage
5.2 Chef SAIE Vérifier les fiches de suivi de la 01 Jour Projet de fiches de
consommation de téléphone, d’eau et suivi
d’électricité
5.3 DAF Valider les fiches de suivi de la 01 Jour de fiches de suivi
consommation de téléphone, d’eau et
d’électricité
6 les sorties
Délai de
Documents et
Séq. Intervenants Description des taches traitement /
interface
périodicité
6.1 Chargé de la Initier un projet d’OSM 01 jour - PV de reforme ;
gestion des - Projet d’OSM
immeubles
Dans le cas de la gestion des bâtiments loués, le chargé de la gestion des immeubles met en
œuvre les mécanismes de suivi des baux à travers les opérations suivantes :
Délai de
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interface
périodicité
1. Proposition des demandes de location de bâtiments.
1.1. Chargé de la Initier un projet de lettre de Projet de lettre
gestion des demande de location adressée 01 jour
immeubles
au MEF
Délai de
Documents et
Séq. Intervenants Description des taches traitement /
interface
périodicité
2. Prise en compte du bail
2.1 DAF Exploiter le contrat de bail permanent Contrat de bail
3.6.1.1. Définition
On désigne par "missions à l’intérieur du pays" l’ensemble des déplacements effectués par les
agents publics de l’Etat, dans la limite territoriale du pays et dans un lieu autre que leur
résidence habituelle.
L’objectif de la procédure est d’assurer le bon traitement par la DAF de la prise en charge des
missions effectuées par les agents publics de l’Etat à l’intérieur du pays. La procédure servira de
guide permettant d’assurer un bon traitement des dossiers relatifs aux missions à l’intérieur du
pays, depuis leur initiation jusqu’à leur prise en charge matérielle et financière et leur
justification.
Le traitement des dossiers relatifs aux missions à l’intérieur du pays se fait conformément à la
règlementation en vigueur.
• la loi n°013-98/AN du 28 Avril 1998 portant régime juridique applicable aux emplois et
aux agents de la Fonction Publique ;
Le champ des opérations liées à la gestion des missions à l’intérieur du pays porte sur les points
suivants :
justification de la mission.
Délai de
Documents et
Séq. Intervenants Description des tâches traitement
interfaces
/Périodicité
1.2. DAF ; Imputer le dossier : 1 jour - Fiche de
- Au Régisseur d’avances (disponibilité de d’établissement
fonds pour la prise en charge des d’ordre de
indemnités de mission) ; mission ;
- Au Chef SAIE qui l’impute au chargé de - Pièces
gestion du matériel roulant et du justificatives.
carburant (disponibilité de carburant,
du véhicule et du chauffeur).
1.3. Régisseur - Evaluer la prise en charge des 1 jour - Fiche de
d’avances ; indemnités de mission; demande
- Vérifier la disponibilité de fonds d’établissement
nécessaires à la prise en charge des d’ordre de
indemnités de mission ; mission ;
- Transmettre le point à DAF. - Note technique à
DAF pour faire le
point financier.
1.4. Chargé gestion - Evaluer la prise en charge des frais de 1 jour - Note technique à
du matériel carburant (distance à parcourir, DAF pour faire le
roulant et du consommation du véhicule) ; point (carburant
carburant. - S’assurer de la disponibilité d’un et matériel
véhicule adapté et d’un chauffeur ; roulant).
- Soumettre le point au chef SAIE en vue
sa transmission à DAF ;
Chef SAIE - Examiner le dossier ; Note technique à
- Transmettre le point à DAF. DAF pour faire le
point (carburant
et matériel
roulant).
1.5. DAF - Examiner les points transmis par le 1 jour Fiche de demande
Régisseur d’avances et le Chef SAIE ; d’établissement
- Emettre son avis sur la fiche de d’ordre de mission
demande d’établissement d’ordre de comportant l’avis
mission ; de DAF
- Transmettre la fiche de demande
d’établissement d’ordre de mission
avec avis motivé à SG
2. Prise en charge des frais de mission
2.1. Secrétariat - Réceptionner le dossier de prise en 1 jour Ordre de mission
charge de la mission ; signé
- Introduire le dossier auprès du DAF.
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1ère Edition
BURKINA FASO
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, Réf. : Page 214 sur 293
COMPTABLES ET FINANCIERES
Délai de
Documents et
Séq. Intervenants Description des tâches traitement
interfaces
/Périodicité
2.2. DAF ; - Imputer la copie de l’ordre de mission 1 jour Ordre de mission
signé au Régisseur d’avances et au Chef signé
SAIE pour nécessaire à faire ;
2.3. Régisseur - Préparer les états de paiement liés à la 1 jour Etat de prise en
d’avances ; prise en charge des indemnités de des indemnités de
mission des agents concernés mission
(conformément à la règlementation) ;
2.4. Chef SAIE Imputer au chargé, l’ordre de mission 1 jour Ordre de mission
signé pour nécessaire à faire. signé
2.5. Chargé gestion - Préparer l’émargement dans le registre 1 jour Registre de gestion
du matériel de gestion de carburant ; du carburant ;
roulant et du - Informer le chauffeur désigné qui Copie de l’ordre de
carburant prépare le véhicule. mission signée
3. Justification de la mission
3.1. Secrétariat Réception du rapport de mission 1 jour Rapport de mission
accompagné de l’ordre de mission accompagné des
dûment visé et des autres pièces exigées pièces justificatives
et l’introduire auprès du DAF.
3.2. DAF Imputer le dossier de rapport de mission Rapport de mission
au Régisseur d’avances accompagné des
pièces justificatives
3.3. Régisseur - examiner le rapport de mission en 1 jour - note à DAF
d’avances vérifiant notamment l’ordre de mission
dûment visé et les pièces exigées ;
- Faire le point à DAF;
- conserver les pièces justificatives de la
dépense.
NB :
Les éléments faisant l’objet de prise en charge (frais d’hébergement, frais de restauration,
véhicule, de carburant, etc.) devront ressortir dans les pièces justificatives transmises avec la
fiche de demande d’établissement de l’ordre de mission. Les services techniques de la DAF ne
prendront en charge que les éléments non couverts à cet effet ;
B. Cas des missions avec prise en charge totale (frais d’hébergement, de restauration, de
carburant et du véhicule) :
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1ère Edition
BURKINA FASO
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, Réf. : Page 215 sur 293
COMPTABLES ET FINANCIERES
L’ordre de mission est directement établi par les services de SG et une copie signée est transmise
à la DAF pour information.
On désigne par «missions à l’extérieur du pays » les déplacements effectués par les agents
publics de l’Etat, hors des limites territoriales du Burkina Faso.
3.6.2.2. Objectif de la procédure
L’objectif de la procédure est d’assurer le bon traitement par la DAF de la prise en charge des
missions effectuées par les agents publics de l’Etat à l’extérieur du pays. La procédure servira
de guide permettant d’assurer un bon traitement des dossiers relatifs aux missions à
l’extérieur du pays, depuis leur initiation jusqu’à leur prise en charge matérielle et financière
et leur justification.
Le champ des opérations liées à la gestion des missions à l’extérieur du pays porte sur :
Examen des éléments liés à la prise en charge des frais de mission ;
Prise en charge des frais de mission à l’extérieur ;
Justification et remboursement du reliquat des frais de mission ;
Délai de
Documents et
Séq. Intervenants Description des tâches traitement
interfaces
/Périodicité
de mission ;
- Transmettre la fiche de demande
d’établissement d’ordre de mission
avec avis motivé au ministre/
président d’institution par voie
hiérarchique
2. Prise en charge des frais de missions
Délai de
Documents et
Séq. Intervenants Description des tâches traitement
interfaces
/Périodicité
3.3. Régisseur - réceptionner le dossier avec les 02 jours - Etat de paiement ;
d’avances ; pièces justificatives nécessaires - Chèque
(ordre de mission visé et talons
d’embarquement) ;
- Préparer l’état de paiement du
reliquat des frais de mission (10% du
montant des indemnités de mission) ;
- Emettre le chèque libellé au nom du
missionnaire ;
N.B. :
A. Cas des missions avec prise en charge partielle:
- Les éléments faisant l’objet de prise en charge (frais d’hébergement, de restauration ou
de carburant) devront ressortir dans les pièces justificatives transmises et la
communication orale en Conseil des ministres ;
- La DAF et ses services techniques ne prendront en charge que les éléments non couverts
à cet effet ;
B. Cas des missions avec prise en charge totale :
- l’établissement de l’ordre de mission se fera directement au niveau du cabinet du
Ministre ou du Président d’Institution et une copie de l’ordre de mission sera transmise
à la DAF pour information.
C. Cas des missions avec déplacement par voie terrestre (route ou rails)
- Dans le cas d’une une mission où le déplacement est assuré au moyen d’un véhicule de
l’administration, la procédure du traitement de la prise en charge est analogue à celle des
missions a l’intérieur avec toutefois l’application du taux des indemnités de mission a
l’extérieur ;
- Dans le cas d’une une mission où le déplacement est assuré par des compagnies de
transport autres que aériens, les titres de transport serviront de justificatifs.
1ère édition
MODULE 4 :
Groupe de travail constitué des experts métiers du Ministère de l’Economie et des Finances
(DGB, DG-CMEF, DGTCP, DGAIE, DRH, DAF) et de ses démembrements / Correspondants Page 99 sur 293
techniques au sein des ministères et institutions
Créer le 01/04/14 (MENA,
Modifié MESS, MASA, MIDT, Min. Justice, MJFPE)
le 03/04/14
BURKINA FASO
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, Réf. : Page 220 sur 293
COMPTABLES ET FINANCIERES
DAF PROCEDURES.DE.GESTION.FINANCIERES Réf. :
Page : 1 / 62
Les procédures financières comprennent les opérations de gestion budgétaires et celles liées
à l’acquisition des biens et services.
La gestion des fonds d’équipement institués auprès de la DAF est aussi incluse dans la
gestion budgétaire.
• La Constitution
• la loi n°006-2003/AN du 24 janvier 2003 relative aux lois des finances ;
• le décret n°2005-255/PRES/PM/MFB du 12 mai 2005 portant réglementation
générale sur la comptabilité publique ;
• le décret n°2005-256/PRES/PM/MFB du 12 mai 2005 portant régime des comptables
publics;
• le décret n°2005-257/PRES/PM/MFB du 12 mai 2005 portant régime des
ordonnateurs et des administrateurs de crédits;
Page 3 sur 293 62
1ère Edition
BURKINA FASO
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, Réf. : Page 223 sur 293
COMPTABLES ET FINANCIERES
DAF PROCEDURES.DE.GESTION.FINANCIERES Réf. :
Page : 4 / 62
Assurer une cohérence entre les allocations budgétaires et les priorités préalablement
définies dans la politique sectorielle.
Le CDMT sectoriel est élaboré pour une période de trois ans avec une tranche annuelle
d’exécution.
Délai de
Documents et
N° Intervenants Description des tâches traitement/
interfaces
Périodicité
1 Collecte de données
1.1 DAF, DGESS, Chef SPB, Exploiter le rapport diagnostic du 03 jours Rapport
Chargés de la secteur réalisé sous la direction de diagnostic du
programmation la DGESS; ministère
(secteur)
3 Evaluation des couts unitaires des besoins physiques et priorisation des programmes
3.1 Groupe de travail Evaluer les couts des activités en se 03 jours Première version
fondant sur des couts de référence des couts des
ou autres éléments pouvant programmes
permettre de les crédibiliser
Elle regroupe toutes les activités visant à rendre disponible l’avant projet de budget du
ministère ou de l’institution accompagné de ses annexes.
La procédure concerne les structures centrales et les structures déconcentrées. Elle est mise
en œuvre par les différents acteurs dans ces structures, chacun suivant ses attributions.
Toutes les directions et structures sont associées à la préparation de l’avant projet de budget
du ministère ou de l’institution.
charge du budget
2.1. DAF, PS, SPB Exploiter la lettre circulaire du ministre 2 jours Lettre circulaire
en charge du budget invitant les
structures concernées aux séances
d’examen des recettes de service
2.2. Régisseurs de Produire les situations d’exécution et 2 jours Etats de recouvrement
recettes des propositions de prévision de et Propositions
recettes prévisions de recettes
2.3. PS - Centraliser les situations d’exécution 2 jours - Etat récapitulatif de
et les propositions de prévisions de recouvrement et
recettes de service de toutes les prévisions de recettes
régies de recettes en collaboration ; - Rapport de séance
- Transmettre la situation consolidée
au DAF
2.4. DAF, PS, Régies de - Participer à la séance d’examen des Durée de - Etat de recouvrement
recettes et toute propositions de recettes par la la séance et prévisions de
structure commission d’arbitrage des recettes recettes
concernée de service ; - Rapport de séance
- Exposer les justificatifs des taux de
recouvrement des exercices
précédents et les prévisions
2.5. Reprendre en compte les conclusions Durée de Etat de recouvrement et
de la commission d’examen des la séance prévisions de recettes
recettes
2.6. DAF Inscrire les propositions de prévisions En temps Propositions de
de recettes arrêtées dans l’avant projet opportun 2 recettes
prévisions des
de budget de services
3. Elaboration et ventilation de la circulaire budgétaire interne
3.1. DAF Exploiter la circulaire budgétaire 1 jour Circulaire budgétaire
présidentielle présidentielle
3.2. Chargé de Initier le projet de circulaire budgétaire 1 jour Projet circulaire
programmation interne budgétaire interne
3.3. Chef SPB Examiner le projet de circulaire initié
par les chargés
3.4. DAF Valider et soumettre le projet de
circulaire budgétaire interne à la
signature du ministre ou du président
d’institution
3.5. Ministre /Président Approuver et signer la lettre circulaire 3 jours Projet de circulaire
d’institution interne budgétaire interne
3.6. DAF, Chef SAF - Assurer la reproduction de la 1 jour Circulaire budgétaire
circulaire budgétaire interne signée ; interne
- Assurer la ventilation de la circulaire
budgétaire interne
6.7. Chef SPB Examiner le projet de rapport des séances 1 jour Document récapitulatif
d’examen et l’arbitrage des propositions des besoins évalués
budgétaires des différentes structures par
la commission budgétaire interne
6.8. DAF Valider le projet de rapport des séances 1 jour Rapport de séance
d’examen et l’arbitrage des propositions
budgétaires des différentes structures par
la commission budgétaire interne
6.9. Chargés de la Etablir et transmettre au Chef SPB les 2 jours Propositions d’allocations
programmation propositions d’allocations budgétaires en budgétaires
tenant compte des enveloppes CDMT et
des résultats de l’arbitrage interne
6.10. Chef SPB Examiner et transmettre au DAF les 1 jour Propositions d’allocations
propositions d’allocations budgétaires en budgétaires
tenant compte des enveloppes CDMT et
des résultats de l’arbitrage interne
6.11. DAF Valider et s’assurer les propositions 1 jour Propositions d’allocations
d’allocations budgétaires ont tenu budgétaires
compte des enveloppes CDMT et des
résultats de l’arbitrage interne
7. Saisie des propositions d’allocations budgétaires arbitrées dans le CID
7.1. Chargés de Saisir les propositions d’allocations de 2 jours - CID ;
programmation crédits par titre budgétaire sur le logiciel - Document récapitulatif
métier, CID des besoins évalués
7.2. Chef SPB Vérifier la saisie des allocations 1 jour - CID ;
budgétaires sur le logiciel métier, CID - Document récapitulatif
des besoins évalués
7.3. Chargé de Editer l’avant projet de budget, les 1 jour - CID ;
programmation tableaux synthétiques conformément à la - avant projet de budget
circulaire budgétaire à l’attention du chef Tableau récapitulatif
SPB
7.4. Chef SPB Examiner les documents édités par les 1 jour - CID ;
chargés - avant projet de budget
Tableau récapitulatif
7.5. DAF Valider les documents édités pour 1 jour - CID ;
insertion dans l’avant projet de budget - avant projet de budget
Tableau récapitulatif
8. Rédaction de la note de synthèse
8.1. Chef SPB Proposer la note de synthèse justifiant les 2 jours Projet de note de
différentes inscriptions de recettes et de synthèse
dépenses à l’attention du DAF
8.2. DAF - Examiner et analyser le projet de note de 1 jour Projet de note de
synthèse ; synthèse
- Soumettre l’avant projet de budget et la
11.3. Ministre, SG, DAF, - Prendre part au passage de la Durée du Projet de budget
Chef SPB, Toutes délégation du ministère ou de passage
structures invitées l’institution devant la sous commission
de la COMFIB ;
- Noter les avis et les recommandations
de la sous commission de la COMFIB
11.4. DAF, Chef SPB, Préparer l’exposé oral du ministre ou 2 jours Exposé oral
toutes structures président d’institution devant la
interpellées COMFIB de l’AN
11.5. Ministre, SG, DAF, - Prendre part au passage du ministre Durée du Projet de budget
Chef SPB, Toutes ou président d’institution devant la passage
structures invitées COMFIB ;
- Noter les avis et les recommandations
de la COMFIB
Délai de
Documents et
Seq Intervenants Description des tâches traitement/
interfaces
Périodicité
1 Chargés de Initier le projet de la lettre d’invitation à 1 jour Projet de lettre
programmation l’adresse des structures et directions d’invitation à l’examen
bénéficiaires des dépenses du PIP
d’investissement
2 Chef SPB Examiner le projet de la lettre d’invitation
à l’adresse des structures et directions
bénéficiaires des dépenses
d’investissement
3 DAF Analyser et soumettre le projet de la
lettre d’invitation à l’adresse des
structures et directions bénéficiaires des
dépenses d’investissement
4 Ministre ou Approuver et signer le projet de lettre 3 jours Projet de lettre
président d’invitation à l’adresse des structures et d’invitation à l’examen
d’institution directions bénéficiaires des dépenses du PIP
d’investissement
5 DAF Assurer la transmission aux structures 3 jours Lettre d’invitation
destinataires accompagnée des
canevas
6 Chargé de la - Examiner et analyser les besoins en 2 jours - Etat des besoins
programmation investissement des structures ; d’investissement ;
des dépenses en
- Renseigner les fiches techniques - Fiches
capital
accompagnées des justificatifs techniques des
structures
7 Chef SPB - Centraliser les besoins en 3 jours Etat des besoins
investissement des structures dans un d’investissement des
document unique ; structures Liste des
projets et
- Etablir la liste des projets et
programmes
programmes prioritaires
prioritaires
8 DAF Apprécier et valider les besoins en 2 jours Etat des besoins
investissement des structures après la d’investissement des
centralisation structures Liste des
projets et
programmes
prioritaires
9 DAF, Chef SPB, Participer aux travaux de la commission Durée du Etat des besoins
Chargé de interne d’arbitrage des programmes passage d’investissement des
programmation, d’investissement structures Liste des
toute structure projets et
invitée programmes
prioritaires
10 DAF, Chef SPB, Prendre en compte les conclusions de la Document de travail
Chargé de commission interne d’arbitrage des de la commission
programmation programmes d’investissement
11 DAF, Chef SPB, Elaborer le projet programme 2 jours Projet de programme
Chargé de d’investissement du ministère ou de d’investissement du
programmation l’institution ministère ou de
l’institution
12 DAF - Soumettre le projet de programme 2 jours - Projet de programme
d’investissement au ministre ou au d’investissement du
président d’institution pour ministère ou de
approbation ; l’institution ;
Délai de
Documents et
N° Intervenants Description des tâches traitement/
interfaces
Périodicité
1 Collecte de données
1.1 DAF, DEP, Chef SPB, Exploiter la lettre circulaire du 01 jour Lettre circulaire
Chargés de la Secrétariat Technique en charge du du Ministre ;
programmation Budget Programme relative à Fiche de
l’élaboration du programme ; collectes de
données
Soumettre à la signature du Ministre ou
du Président de l’Institution une
correspondance invitant les différentes
structures à s’approprier les orientations
y relatives ;
Transmettre aux différentes structures la
fiche de collecte de données sur leurs
activités ;
3.1 Groupe de travail Editer la première mouture du budget 01 jour Première version du
programme ; document du budget
Soumettre le document du budget programme
programme pour amendement ;
Page 15 sur 293 62
1ère Edition
BURKINA FASO
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, Réf. : Page 235 sur 293
COMPTABLES ET FINANCIERES
DAF PROCEDURES.DE.GESTION.FINANCIERES Réf. :
Page : 16 / 62
3.2 Groupe de travail Editer la version avant projet du budget 05 jours Document de budget
programme en exemplaires nécessaires; programme
Rédiger la lettre de transmission du
budget programme au ministère de
l’Economie et des Finances
• Objectif de la procédure
La procédure d’exécution budgétaire consiste en l’exécution d’une part des recettes et des
dépenses d’autre part.
La procédure de l’exécution des recettes et des dépenses budgétaires respecte les textes en
vigueur notamment ceux cités au niveau de la procédure d’élaboration budgétaire auxquels
s’ajoutent :
- le décret n°2008-173/PRES/PM/MEF du 16 avril 2008 portant réglementation
générale des marchés publics et des délégations de services publics, ensemble son
modificatif ;
- le 2007-243/PRES/PM/MEF du 9 mai 2007 portant création, attributions,
organisation et fonctionnement de l’Autorité de Régulation des Marchés Publics,
ensemble ses modificatifs ;
- le 2008-374/PRES/PM/MEF du 02 juillet 2008 portant réglementation générale de la
maitrise d’ouvrage publique déléguée
- les autres décrets régissant le domaine ;
- les arrêtés, les notes et circulaires pris en application des textes ci-dessus.
Les recettes de service instituées à la DAF sont recouvrées par la régie de recette de la DAF.
Délai de
Documents et
Seq Intervenants Description des tâches traitement /
interfaces
Périodicité
1 Régisseur de Encaisser les recettes en numéraire, par remise Ponctuelle Chèques et
recettes de chèques bancaires, postaux ou sur le Trésor numéraires
2 Régisseur de Remettre une quittance ou les formulaires Ponctuelle Quittances,
recettes sollicités formulaires
3 Régisseur de Reverser les chèques au comptable de Ponctuelle Chèques
recettes rattachement dès le lendemain de leur
encaissement
4 Régisseur de Tenir la comptabilité du poste permanent Livre journal
recettes
Délai de
Documents et
Seq Intervenants Description des tâches traitement
interfaces
/Périodicité
1 Processus d’élaboration du PDF à l’interne
1.1 Chargés de Initier et transmettre au chef SEBC un 1 jour Projet de lettre relatif
2.1 DAF, Chef SEBC, Exploiter le rapport du comité Durée du Rapport du comité
Chargé de d’examen des PDF au sein de la DG- passage
l’exécution des CMEF
dépenses
2.2 DAF, Chef SEBC, Apporter les réponses aux observations Projet de PDF
Chargé de du comité institué à la DG-CMEF sur le
l’exécution des projet de PDF
dépenses
2.3 DAF, Chef SEBC, Prendre en compte les amendements Projet de PDF
Chargé de du comité sur le PDF
l’exécution des
dépenses
2.4 DAF Assurer la transmission du PDF amendé 2 jours Projet de PDF amendé
au ministère en charge du budget
3 Mise à disposition du PDF approuvé aux directions et structures concernées
3.1 DAF Assurer la reproduction du PDF approuvé 3 jours PDF
Assurer la ventilation du PDF approuvé
L’engagement est l’acte par lequel l’Etat crée ou constate à son encontre une obligation de
laquelle résultera une charge. L’engagement doit rester dans la limite des autorisations
budgétaires et demeurer subordonné aux autorisations budgétaires.
Délai de
Documents et
Seq Intervenants Description des tâches traitement/
interfaces
Périodicité
1 Engagement
1.1 Chargé de Rassembler les pièces justificatives
l’exécution des nécessaires à l’engagement des contrats
CID, Pièces
dépenses (bon de commande, lettre de
justificatives
ordinaires commande et marché public) 3 jours
conformément à la
Vérifier la composition du dossier
NPJ
conformément à la NPJ
1.2 Chef SEBC Vérifier l’exactitude et la concordance
des imputations
1.3 Chargé de Saisir le dossier dans le CID (sélection de
l’exécution des la nature de la dépense et de la
dépenses procédure d’exécution)
1.4 Chargé de Editer la liasse d’engagement à partir du 1 jour Bon engagement
l’exécution des logiciel métier, CID
dépenses
1.5 Chef SEBC Valider la saisie du chargé et soumettre 1 jour Bon d’engagement
le dossier à la signature du DAF (liasse et dossier complet
autres pièces)
1.6 DAF Signer la liasse d’engagement et toute 1 jour Bon d’engagement
pièce nécessitant sa signature dossier complet
Soumettre certaines pièces à la
signature du ministre ou du président
d’institution conformément à la NPJ
1.7 Ministre ou Signer les projets de contrats dont le 3 jours Projets de contrats
président montant est supérieur au seuil de la
d’institution délégation d’approbation
1.8 Chef SEBC Valider et transmettre le dossier 1 jour CID, dossier
d’engagement signé par le DAF d’engagement
électroniquement à la structure chargée complet
du contrôle a priori des dépenses (DG-
CMEF)
1.9 DAF Assurer la transmission physique du 1 jour Dossier complet
dossier d’engagement complet à la
structure chargée du contrôle a priori
des dépenses (DG-CMEF)
1.10 DAF Soumettre les projets de contrats visés 1 jour Projets de contrats
par la DG-CMEF à l’approbation du
ministre ou du président d’institution
conformément au seuil de délégation
1.11 Ministre ou Approuver les projets de contrats visés 3 jours Projets de contrats
président par la DG-CMEF conformément au seuil
d’institution de délégation
2 Liquidation
2.1 Chargé de - Vérifier le dossier à l’aide de la 3 jours - CID ;
l’exécution des nomenclature des pièces ; - Dossier de
dépenses - Saisir le dossier dans le CID en rappelant liquidation complet
l’engagement et en renseignant les conformément à la
montants à liquider et les références NPJ
bancaires justificatives (NPJ) ;
- Editer la liasse de liquidation ;
2.2 Chef SEBC - Valider la saisie effectuée par le chargé 1 jour CID ;
et soumettre le dossier de liquidation - Dossier de
complet à la signature du DAF (bon de liquidation complet
liquidation, pièces à certifier et autres conformément à la
pièces) NPJ
L’engagement et la liquidation sont faits en une seule étape sur le CID ou le SIGASPE.
Les dépenses qui peuvent être exécutées selon cette procédure sont notamment :
Délai de
Documents et
Seq Intervenants Description des tâches traitement/
interfaces
Périodicité
1 Engagement et liquidation
1.1 Chargé de - Rassembler les pièces justificatives 1 jour - CID ;
l’exécution des nécessaires à l’engagement des - Pièces
dépenses dépenses en procédure simplifiée ; justificatives
ordinaires - Vérifier la composition du dossier conformément à la
conformément à la NPJ NPJ Pièces du
dossier
1.2 Chef SEBC Vérifier l’exactitude et la concordance 1 jour Pièces du dossier
des imputations
1.3 Chargé de - Saisir le dossier dans le CID (sélection 1 jour - Liasse
l’exécution des de la nature de la dépense et de la d’engagement ;
dépenses procédure d’exécution) ; - Pièces justificatives
ordinaires - Editer la liasse d’engagement conformément à la
NPJ Pièces du
dossier
1.4 Chef SEBC Valider la saisie du chargé et 1 jour - Bon
soumettre le dossier à la signature du d’engagement ;
DAF (liasse et autres pièces) dossier complet
1.5 DAF - Signer la liasse d’engagement et toute 1 jour - Bon d’engagement
pièce nécessitant sa signature ; dossier complet
- Soumettre certaines pièces à la
signature du ministre ou du président
d’institution conformément à la NPJ
1.6 Ministre ou Approuver et signer les pièces 3 jours Pièces
président nécessitant sa signature conformément à la
d’institution NPJ
1.7 Chef SEBC Valider et transmettre 1 jour CID, dossier
électroniquement le dossier d’engagement
d’engagement signé par le DAF à la complet
structure chargée du contrôle a priori
des dépenses (DG-CMEF)
1.8 DAF Assurer la transmission physique du 1 jour Dossier complet
dossier d’engagement complet à la
structure chargée du contrôle a priori
des dépenses (DG-CMEF)
Les crédits alloués aux ministères et institutions déconcentrés ne sont pas intégralement
administrés par le DAF ; ainsi, les structures déconcentrées de ces ministères et institutions
bénéficient d’une délégation de crédits.
Ces crédits sont exécutés suivant les procédures normale ou simplifiée en fonction de la NPJ et
des textes qui régissent la dépense publique de même que les structures concernées.
L’annulation est une opération qui annule le montant total du contrat. Elle est observée en
fin d’exercice pour les contrats au titre desquels aucun paiement n’a été fait.
Si besoin en est, les contrats ayant fait l’objet d’annulation ou de dégagement sont
réengagés prioritairement sur les crédits correspondants au titre du budget suivant.
Les délais, le processus et les acteurs du traitement de ces dossiers sont les mêmes que ceux
indiqués au niveau de l’engagement initial dans les tableaux relatifs à l’engagement en
procédure normale et simplifiée.
Délai de
Documents et
Seq Intervenants Description des tâches traitement/
interfaces
Périodicité
1 Paiement des dépenses sur la régie d’avances
1.1 Régisseur d’avances Vérifier les dossiers présentés au 2 jours Chèques et
paiement conformément à la numéraires
réglementation en vigueur
1.2 Régisseur d’avances Vérifier la qualité du créancier Pièces d’identité
1.3 Régisseur d’avances Signer le chèque et le soumettre au Chèques et dossiers
contreseing du DAF de dépenses
1.4 DAF Approuver le dossier de dépenses et Dossiers de dépenses
cosigner les chèques et chèques
1.5 Régisseur d’avances Mettre les fonds à la disposition des Livres journaux
créanciers en numéraire ou par
chèque préalablement positionnés à
l’ACCT
1.6 Régisseur d’avances Classer et sécuriser les pièces Au jour le Pièces justificatives
justificatives jour
1.7 Régisseur d’avances Tenir la comptabilité du poste Livres journaux
2 Paiement des dépenses sur les comptes administratifs gérés par la DAF
2.1 Gestionnaire du Vérifier les dossiers présentés au 2 jours Dossiers de dépenses
compte administratif paiement
2.2 Gestionnaire du Vérifier la qualité du créancier Les pièces d’identité
compte administratif
2.3 - Autorité Signer le chèque et le soumettre au Chèques et dossiers
compétente ; contreseing de l’autorité de dépenses
- Gestionnaire du compétente
compte administratif
2.4 Gestionnaire du Mettre les fonds à la disposition des 2 jours Chèques ou numéraire
compte administratif créanciers en numéraire ou par
chèque préalablement positionnés à
l’ACCT
2.5 Gestionnaire du Classer et sécuriser les pièces Pièces justificatives
compte administratif justificatives
2.6 Gestionnaire du Tenir la comptabilité Livre journal
compte administratif
Délai de
Documents et
Seq Intervenants Description des tâches traitement /
interfaces
Périodicité
1 Chargé de la - Centraliser les pièces justificatives des 3 jours - Pièces justificatives
comptabilité structures et directions ayant bénéficié Projet de lettre de
de déblocage ; rappel
- Vérifier les pièces justificatives et - Etat récapitulatif, Pièces
formuler des observations aux structures justificatives
et directions ;
- Proposer une lettre de rappel à la
signature de la hiérarchie pour les
structures en cas de besoin
- Faire un état récapitulatif des pièces
justificatives ;
- Initier un projet de bordereau de
transmission des pièces justificatives à la
direction chargé de la vérification des
ces pièces au sein du ministère en
charge du budget (DGB/DOC).
2 Chef SEBC - Examiner et analyser les pièces 1 jour - Projet de
justificatives ; correspondances,
- Soumettre les projets de - Etat récapitulatif, Pièces
correspondances à la signature du DAF justificatives
3 DAF - Approuver et signer les projets de lettre 1 jour - Correspondances
de rappel et les projets de bordereau de signées,
transmission - Etat récapitulatif, Pièces
- Assurer la transmission des justificatives
correspondances
4 Chef SEBC Exploiter le rapport de vérification et en 1 jour Rapport de vérification
faire copie aux structures et aux
directions concernées
5 DAF Assurer la transmission du rapport de 3 jours Rapport de vérification
vérification aux structures concernées
Les procédures l’élaboration et d’exécution du budget, assurées par la DAF, font intervenir
un certain nombre de contrôles.
Le contrôle a priori est exercé par la DG-CMEF. Les avis et les visas matérialisent le
traitement de cette structure.
Le contrôle fonctionnel suit l’ordre d’intervention des acteurs de la DAF. Chaque acteur
procède à une vérification conformément à ses attributions avant d’acheminer les dossiers à
l’acteur suivant dans la chaîne de traitement. Cette vérification est incluse dans le traitement
de ce dernier acteur.
Le contrôle a posteriori est exercé par les organes de l’Etat habilités. Il y a lieu de satisfaire
aux diligences des ces organes.
Le contrôle interne et le suivi évaluation de la DAF sont exercés par une structure
spécialement habilitée à cette fin au sein de la DAF.
La procédure du contrôle interne et du suivi évaluation est décrite dans le module consacré
aux procédures administratives.
budget ; - SIGASPE ;
- Proposer le projet de lettre de - Situation d’exécution
transmission du budget
1.3 DAF - Examiner et analyser la situation 2 jours
produite ;
- Soumettre le projet de lettre à
l’approbation du ministre ou du
président d’institution
1.4 Ministre ou Président Approuver et signer la lettre de 3 jours - Lettre de
d’institution transmission transmission ;
- Situation d’exécution
2 Organisation des revues budgétaires à l’interne
2.1 Chargé de l’exécution - Initier le projet de circulaire relative 2 jours - Projet de lettre
budgétaire à la tenue de la revue budgétaire à circulaire, Canevas de
l’interne collecte des situations
- Renseigner les canevas des d’exécution
situations d’exécution budgétaire budgétaire, CID,
pour la revue interne SIGASPE
2.2 Chef SEBC - Consolider les données collectées 2 jours - Projet de lettre
par les chargés et produire les circulaire, Canevas de
statistiques relatives à la situation collecte des situations
d’exécution du budget d’exécution
- Proposer au DAF le projet de lettre budgétaire ;
circulaire de la revue budgétaire - CID, SIGASPE ;
interne - Situation d’exécution
budgétaire
2.3 DAF Examiner et analyser la situation 2 jours - Projet de lettre
produite et soumettre le projet de circulaire ;
lettre circulaire à l’approbation du - Situations d’exécution
ministre ou du président budgétaire ;
d’institution
- CID et SIGASPE
2.4 - SG ; Approuver et signer la lettre 3 jours - Projet de lettre
- Ministre ou Président circulaire à l’adresse de toutes les circulaire ;
d’institution structures concernées du - Situations d’exécution
département budgétaire
2.5 Chargés de l’exécution Recueillir et exploiter les situations 2 jours Situations
budgétaire et demandées aux différentes d’exécution
structures pour la tenue de la budgétaire des
revue interne structures
2.6 Chef SEBC Examiner et consolider les 2 jours Situations d’exécution
situations d’exécution budgétaire budgétaire des
des structures recueillies par les structures consolidées
chargés
2.7 Chef SEBC Assurer l’organisation des séances 1 jour Salle de travail,
l’exécution budgétaire
4 Requêtes de modifications budgétaires
4.1 Chargé de la - Exploiter le rapport d’exécution à 1 jour - Rapport d’exécution ;
programmation des mi parcours de l’exécution du - Etat des
dépenses budget ; recommandations ;
- Examiner les requêtes des - Correspondances,
structures sollicitant des projet de lettre
modifications budgétaires
(réglementation et les priorités) ;
- Initier les projets de lettre de
demande de modifications
budgétaires à l’adresse du
ministre en charge du budget
4.2 Chef SPB Examiner et analyser les 1 jour Projets de lettre
propositions de modifications
budgétaires faites par les chargés
4.3 DAF Soumettre les projets de lettre à 2 jours Projets de lettres
l’appréciation du Ministre ou du
président d’institution
4.4 Ministre ou Président Approbation et signature des 3 jours Projets de lettres
d’institution projets de lettres
4.5 DAF - Assurer la transmission des lettres Sans délai Lettre d’autorisation
de demande de modification au des modifications
ministre en charge du budget budgétaires
- Assurer la notification des
modifications accordées aux
structures bénéficiaires
En plus du budget général de l’Etat, les DAF élaborent et exécutent les comptes d’affectation
spéciale et des fonds d’équipement. La gestion des comptes d’affectation spéciale et des
fonds d’équipement ne déroge pas aux règles et procédures générales d’élaboration,
d’exécution, de contrôle et de révision du budget général.
charge du budget
7 Gestionnaire du Prendre en compte les 1 jour Rapport de la commission
compte, DAF conclusions de la commission technique
technique budgétaire
Les prévisions de recettes et de dépenses au titre des fonds d’équipement sont établies par
les structures bénéficiaires des ministères et institutions concernés. Ces prévisions font
l’objet de saisie dans le CID.
L’exécution des recettes et des dépenses au titre des fonds d’équipement est assurée par le
gestionnaire et l’ordonnateur dudit fonds.
fonds d’équipement
1.2 Ordonnateur du Examiner et analyser les états de 2 jours Etat de reversement
fonds reversements des parts de recettes, des
d’équipement transferts reçus d’autres budgets et des
recettes spécifiques prévues au profit du
fonds d’équipement
1.3 Ordonnateur et S’assurer de l’approvisionnement du Permanent
gestionnaire du compte correspondant par les services du
fonds Trésor
d’équipement
2 Exécution des dépenses
2.1 Gestionnaire du Initier le projet d’ordre de paiement à 3 jours - CID ;
fonds l’attention de l’ordonnateur - Projet d’ordre de
d’équipement, paiement ;
- Dossiers de
dépenses
2.2 Ordonnateur du Approuver et signer le projet d’ordre de 2 jours - CID ;
fonds paiement accompagné des pièces - Projet d’ordre de
d’équipement justificatives à travers le CID paiement ;
- Dossiers de
dépenses
2.3 Gestionnaire et S’assurer de la transmission au Trésor de Ponctuelle - CID ;
ordonnateur du l’ordre de paiement accompagné des - Projet d’ordre de
fonds pièces justificatives pour paiement travers paiement ;
d’équipement le CID - Dossiers de
dépenses
1.10.1. Définition
Il s’agit de l’ensemble des actes entrant dans le cadre du processus d’acquisition des biens et
services au profit des différentes structures, conformément à la réglementation en vigueur.
Les procédures de droit commun quel qu’en soit leur montant vise le respect des quatre (04)
principes généraux de la commande publique tels que définis à l’article 02 du décret N°2008-
En collaboration avec le chef de service, chaque agent a en charge le suivi des dossiers qu’il
traite.
Délai de
Documents et
Séq Intervenants Description des tâches traitement/
interfaces
Périodicité
1 ELABORATION DU PROJET DE PLAN DE PASSATION DES MARCHES
1.1 Définition des besoins
Chargés des Centraliser les spécifications 01 jour Synthèse des besoins
commandes techniques fournies par les des structures
publiques services bénéficiaires ou les
services techniques compétents
Délai de
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interfaces
Périodicité
1.2 Planification des besoins
DAF ; Exploiter les orientations de la lettre 01 jour Lettre circulaire
Chef de service circulaire portant calendrier portant calendrier
de la commande d’élaboration, de transmission et d’élaboration, de
publique ; d’examen des PPM transmission et
Chargé des d’examen des PPM
commandes
publiques
Chargés des Recenser les inscriptions budgétaires 05 Budget ;
commandes par nature de dépenses jours CID ;
publiques Identifier les procédures de passation Logiciel métier SIMP.
appropriées et les échéances des
différentes étapes du processus ;
Regrouper les commandes de même
nature en lot unique ;
Initier le projet de plan de passation
des marchés sur le logiciel métier
SIMP ;
Transmettre le projet de plan de
passation des marchés par le logiciel
métier SIMP au Chef de service pour
examen.
Chef de service de la Vérifier les propositions contenues 01 jour Logiciel métier
commande publique dans le projet de plan de passation SIMP
des marchés ; Projet de PPM
Transmettre le projet de plan de
passation des marchés par le logiciel
métier SIMP à DAF pour validation.
Transmission du projet de plan de passation des marchés à DMP
Délai de
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interfaces
Périodicité
commandes
publiques
Chef de service Prendre en compte les observations et 01 jour Projet de plan
de la commande corrections éventuelles issues des travaux corrigé ;
publique de la commission d’examen et d’analyse Logiciel métier de
Chargés des du projet de PPM du département gestion des
commandes marchés publics
publiques (SIMP)
DAF, Réajuster le projet de PPM suite aux 01 jour Projet de plan
Chef de service modifications éventuelles des inscriptions réajusté ;
de la commande budgétaires intervenues à l’occasion de Logiciel métier de
publique l’examen et l’adoption de la loi de gestion des
Chargés des finances par l’Assemblée Nationale marchés publics
commandes (SIMP)
publiques
ELABORATION DU PROJET D’AVIS GENERAL DE PASSATION DES MARCHES
2.1 Elaborer le projet des avis général de passation des marchés
Chargé des Recenser les marchés dont les 02 jours PPM ;
commandes montants prévisionnels estimés en Logiciel métier
publiques toutes taxes comprises (TTC) sont SIMP ;
supérieurs ou égaux aux seuils Projet d’avis
communautaires de publicité définis général de
par la commission de l’UEMOA ; passation des
Elaborer le projet d’avis général de marchés
passation des marchés dans le logiciel
métier SIMP ;
Introduire le projet d’avis général de
passation des marchés au chef de
service pour examen.
Chef de service de la Examiner le projet d’avis général de 01 jour Logiciel métier
commande publique passation des marchés ; SIMP ;
Soumettre le projet d’avis général de Projet d’avis
passation des marchés au Directeur général de
pour validation passation des
marchés
2.2 Transmission du projet d’avis général de passation des marchés à la DMP
DAF Valider le projet d’avis général de logiciel métier
passation des marchés ; 01 jour SIMP ;
Transmettre électroniquement et Projet d’avis
physiquement le projet d’avis général général de
de passation des marchés au Directeur passation des
pour avis. marchés ;
Bordereau d’envoi.
3 ELABORATION DES PROJETS DE DOSSIERS D’APPEL A CONCURRENCE
Elaboration des appels d’offres ouverts
Délai de
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interfaces
Périodicité
Délai de
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Séq Intervenants Description des tâches traitement/
interfaces
Périodicité
commande Transmettre physiquement et Projet de
publique électroniquement le projet de manifestation
manifestation d’intérêt à DAF pour d’intérêt
validation.
DAF Valider et transmettre par le logiciel 01 jour Logiciel métier
métier SIMP le projet de SIMP ;
manifestation d’intérêt à DMP ; Projet de
Transmettre par bordereau d’envoi, la manifestation
version physique du projet de d’intérêt ;
manifestation d’intérêt à DMP pour Bordereau d’envoi
finalisation.
Réceptionner les résultats de la 02 jours Logiciel métier
Chargés des manifestation d’intérêt ; SIMP ;
commandes Procéder au renseignement dans le Résultat de la
publiques logiciel métier SIMP, les différentes manifestation
pièces du dossier élaboré sur la base d’intérêt ;
du dossier type (la lettre d’invitation à Projet de demande
adresser aux soumissionnaires de proposition.
retenus, les données particulières de
la demande de propositions, les
termes de références, les CCAP, …) ;
Transmettre le projet de dossier de
demande de proposition au Chef de
service pour examen.
Chef de Examiner le projet de dossier de 01 jour Projet de demande
service de la demande de proposition ; de proposition ;
commande Transmettre par le logiciel métier Logiciel métier
publique SIMP le projet de dossier de demande SIMP
de proposition à DAF pour observation
et validation.
DAF Valider et transmettre par le logiciel 01 jour Projet de demande
métier SIMP le projet de demande de de proposition ;
proposition à DMP ; Logiciel métier
Transmettre par bordereau d’envoi, la SIMP ;
version physique du projet de Bordereau d’envoi
demande de proposition à DMP pour
finalisation.
Elaboration de dossier de demande de prix
Délai de
Documents et
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interfaces
Périodicité
compétents techniques des
Renseigner dans le logiciel métier besoins ;
SIMP ; les différentes pièces du Spécifications
dossier de demande de prix élaboré techniques
sur la base du dossier type (l’avis de Standards existant
demande de prix, les données en la matière
particulières, les spécifications ou Projet de dossier ;
prescriptions techniques, les cadres Logiciel métier
des bordereaux des prix unitaires et SIMP
du devis quantitatif, le CCAP ;
Transmettre le projet de dossier de
demande de prix au Chef de service
pour examen.
Chef de Examiner le projet de dossier de 01 jour Projet de DAC ;
service de la demande de prix ; Logiciel métier
commande Transmettre par le logiciel métier SIMP
publique SIMP le projet de dossier de demande
de prix pour observation et
validation.
DAF Valider et transmettre par le logiciel 01 jour Projet de DAC ;
métier SIMP le projet de demande de Logiciel métier
prix à DMP ; SIMP ;
Transmettre par bordereau d’envoi, la Bordereau d’envoi
version physique du projet de
demande de prix à DMP.
Elaboration de dossier d’entente directe
Délai de
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interfaces
Périodicité
DAF Valider le projet de requête 01 jour Bordereau de
d’autorisation ; transmission ;
Transmettre le projet de requête avec Projet de requête
les pièces jointes à DMP pour d’autorisation
finalisation.
Elaboration de dossier d’appel d’offres restreint
Délai de
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interfaces
Périodicité
DAF Valider le projet de demande 01 jour Bordereau de
d’autorisation et le projet de dossier transmission ;
d’appel d’offres restreint ; Projet de requête
Transmettre par le logiciel métier d’autorisation ;
SIMP et physiquement le projet de Projet d’appel
dossier d’appel d’offres restreint, le d’offres restreint.
projet de la demande d’autorisation et
les pièces jointes à DMP pour
finalisation.
Elaboration de dossier de demande de cotations
Délai de
Documents et
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interfaces
Périodicité
forma ou le devis (selon les cas), le
contrat initial approuvé de l’année
précédente accompagné du devis
quantitatif, du bordereau des prix
unitaires et des attestations de service
ou des bordereaux de livraison ou des
procès verbaux de réception ;
Transmettre le projet de la demande
de reconduction de contrat
accompagnée des pièces exigées au
Chef de service pour examen.
Chef de Examiner et transmettre le projet 01 jour Projet de
service de la de la demande de reconduction demande de
commande de contrat accompagnée des reconduction
publique pièces exigées à DAF pour de contrat
validation
DAF Valider et transmettre projet de 01 jour Projet de
demande de reconduction de demande de
contrat accompagnée des pièces reconduction
exigées à DMP pour finalisation. de contrat
Délai de
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interfaces
Périodicité
Cas des demandes de prix
chargé des participer à l’ouverture des plis reçus 03 jours Procès verbal
prestations dans le cadre de la manifestation d’ouverture des
intellectuelle d’intérêt ; plis ;
s, Etablir une liste de présence des Procès verbaux
représentant membres de la CAM ; d’ouverture des
la DAF Etablir une liste de présence des propositions
représentants soumissionnaires techniques et
assistant à la séance ; financières ;
Participer à l’ouverture des Procès verbal de
propositions techniques ; délibération ;
Rédiger et soumettre le procès verbal Listes de présence
d’ouverture des offres techniques aux
membres de la commission ;
Participer à l’ouverture des offres
financières ;
Participer à l’analyse du rapport de la
sous-commission technique ;
Rédiger et soumettre le procès verbal
d’ouverture d’ouverture des offres
financières aux membres de la
commission;
Participer à la délibération ;
Rédiger et soumettre le procès verbal
de délibération aux membres de la
commission
Délai de
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interfaces
Périodicité
Cas des demandes de cotations
Délai de
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interfaces
Périodicité
CID.
Chef de Vérifier et soumettre le projet 01 jour Projet de
service de la contrat à DAF pour validation contrat
commande
publique
Délai de
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interfaces
Périodicité
publique l’avenant accompagnée des Note explicative
justificatifs nécessaires à DAF des services
pour validation. techniques ;
Projet de demande
d’autorisation de
conclusion
d’avenant.
DAF Valider et transmettre le projet 01 jour Demande
de requête de demande d’avenant du
d’autorisation de conclusion de prestataire ;
l’avenant accompagnée des Note explicative
justificatifs nécessaires à DMP des services
pour finalisation. techniques ;
Projet de demande
d’autorisation de
conclusion
d’avenant.
6.2 Elaboration du projet d’avenant
6.2.1 Chargé des Rédiger le projet d’avenant après 1 jour Pièces requises en
commandes réception de fonction de l’objet ;
publiques l’autorisation accompagnée des pièces Projet de
transmises par DMP ; l’avenant ;
Transmettre le projet d’avenant au Autorisation de la
Chef de service pour examen DG-CMEF
6.2.2 Chef de Examiner et transmettre le projet 0 Pièces requises en
service de la d’avenant à DAF pour validation 1 fonction de l’objet ;
commande jo Projet de
publique ur l’avenant ;
Autorisation de la
DG-CMEF
6.2.3 DAF Valider et transmettre le projet d’avenant 0 Pièces requises en
à l’attributaire pour signature. 1 fonction de l’objet ;
jo Projet de
ur l’avenant ;
Autorisation de la
DG-CMEF
6.3 Signature du projet d’avenant
6.3.1 Agent chargé du Transmettre le projet d’avenant à 2 jours Bordereau de
guichet l’attributaire pour signature ; transmission ;
Transmettre le projet d’avenant signé Cahier de
au SEBC, en complément du contrat transmission ;
initial et pour engagement éventuel Projet d’avenant.
(si son objet porte sur la modification
du montant) et approbation.
Délai de
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interfaces
Périodicité
Notification de l’avenant
Délai de
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interfaces
Périodicité
signature. du contrat à la
constitution de la
caution de bonne
exécution.
DAF Valider et signer la notification au 01 jour Contrat ;
titulaire du contrat approuvé Notification au
pour enregistrement et la lettre titulaire du contrat
l’invitant à la constitution de la approuvé pour
caution de bonne exécution. enregistrement ;
Lettre invitant le
titulaire du contrat
à la constitution de
la caution de
bonne exécution
Agent chargé Transmettre la notification au 01 jour Bordereau de
du guichet titulaire du contrat approuvé transmission ;
pour enregistrement et la lettre Cahier de
l’invitant à la constitution de la transmission ;
caution de bonne exécution Notification au
titulaire du contrat
approuvé pour
enregistrement ;
Lettre invitant le
titulaire du contrat
à la constitution de
la caution de
bonne exécution
Chargé des Initier et transmettre le projet de l’ordre 01 jour Contrat ;
commandes de service invitant le titulaire à Projet d’ordre de
publiques commencer l’exécution ou le projet service ou projet
d’ordre de commande s’il s’agit d’un d’ordre de
contrat à ordre de commande au chef de commande.
service pour examen.
Chef de Examiner et transmettre le projet 01 jour Contrat ;
service de la de l’ordre de service invitant le Projet d’ordre de
commande titulaire à commencer service ou projet
publique l’exécution ou le projet d’ordre d’ordre de
de commande s’il s’agit d’un commande.
contrat à ordre de à DAF pour
validation et signature.
DAF Valider et signer l’ordre de 01 jour Contrat ;
service invitant le titulaire à Ordre de service ou
commencer l’exécution ou ordre de
l’ordre de commande s’il s’agit commande.
d’un contrat à ordre.
Délai de
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interfaces
Périodicité
Agent chargé Transmettre l’ordre de service 01 jour Bordereau de
du guichet invitant le titulaire à commencer transmission ;
l’exécution ou l’ordre de Cahier de
commande s’il s’agit d’un contrat transmission ;
à ordre. Contrat ;
Projet d’ordre de
service ou projet
d’ordre de
commande.
Chargé des Vérifier et transmettre les requêtes 03 jours Copie du contrat ;
commandes éventuelles de nantissement de contrats Projet d’acte de
publiques au Chef de service pour examen nantissement.
Délai de
Documents et
Séq Intervenants Description des tâches traitement/
interfaces
Périodicité
Chef de Examiner et transmettre les 01 jour Copie des contrats ;
service de la projets de lettres de mise en Ordre de service ou
commande demeure au titulaire de contrats, ordre de
publique en cas de dépassement des délais commande ;
prescrits et les projets de lettres Projet de lettre de
de concert avec DMP adressées mise en demeure ;
au CRD pour les requêtes de Projet de lettre de
résiliation du contrat si son demande de
exécution devient incertaine pour résiliation.
validation et signature.
DAF Valider et signer les lettres de 01 jour Copie des contrats ;
mise en demeure au titulaire de Ordre de service ou
contrats, en cas de dépassement ordre de
des délais prescrits et les lettres commande ;
de concert avec DMP adressées Lettre de mise en
au CRD pour les requêtes de demeure ;
résiliation du contrat si son Lettre de demande
exécution devient incertaine. de résiliation.
Agent chargé Transmettre les lettres de mise 01 jour Bordereau de
du guichet en demeure au titulaire de transmission ;
contrats, en cas de dépassement Cahier de
des délais prescrits et les lettres transmission ;
adressées au CRD pour les Copie des contrats ;
requêtes de résiliation du contrat Ordre de service ou
si son exécution devient ordre de
incertaine avec ampliation à commande ;
DMP. Lettre de mise en
demeure ;
Lettre de demande
de résiliation.
DAF ; Effectuer des visites périodiques de P PV de visite de
SCP ; chantier pour le cas des travaux; er chantier
Titulaires ; m
Service a
bénéficiaire. n
e
nt
DAF ; Tenir des cadres de concertations sur P Compte rendu de
SCP ; l’état d’avancement des travaux. ér réunion
Titulaires ; io
Service di
bénéficiaire. q
u
es
Délai de
Documents et
Séq Intervenants Description des tâches traitement/
interfaces
Périodicité
7.1.1 DAF ; Mettre en relation les informations P Rapport de suivi
7 SCP ; contenues dans les rapports de suivi de er contrôle ;
Titulaires ; contrôle / au niveau de l’avancement des m Rapport d’étape ou
Service travaux lors des visites des chantiers pour a rapport
bénéficiaire. le cas des suivi contrôle. n intermédiaire
e relatif à la
nt prestation
demandée.
7.2 Mise en œuvre de mesures correctives
Chargé des Réceptionner la requête de demande 1 Projets
commandes suspension des travaux ou des jo d’ordres de
publiques prestations ; ur suspension et
Analyser la justification des motifs de de reprise de
la requête ; service ;
Etablir et transmettre les projets
d’ordres de suspension et de reprise
de service au Chef de service pour
examen
7.2.2 Chef de service de la Examiner et transmettre les projets 1 Projets
commande publique d’ordres de suspension et de reprise de jo d’ordres de
service à DAF pour validation et signature ur suspension et
de reprise de
service ;
7.2.3 DAF Valider et signer les ordres de suspension 1 Ordres de
et de reprise de service jo suspension et
ur de reprise de
service ;
7.2.4 Agent chargé Transmettre les ordres de suspension et Bordereau de 1
du guichet de reprise de service au titulaire jo
transmission ;
Cahier de ur
transmission ;
Ordres de
suspension et de
reprise de service ;
8 ORGANISATION ET PARTICIPATION AUX COMMISSIONS DE RECEPTION DES COMMANDES PUBLIQUES
8.1 Cas des travaux, fournitures et services courants à livraison unique
8.1.1 Agent chargé Réceptionner la demande de 01 jour Demande de
de la réception du titulaire du contrat ; réception
réception Initier et transmettre au Chef de Projet de lettre
service le projet de lettre d’invitation d’invitation
des membres de la commission de
réception accompagnée de la lettre de PV de pré-
demande de réception du titulaire, le réception pour les
contrat, le PV de pré-réception et les
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1ère Edition
BURKINA FASO
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, Réf. : Page 276 sur 293
COMPTABLES ET FINANCIERES
DAF PROCEDURES.DE.GESTION.FINANCIERES Réf. :
Page : 57 / 62
Délai de
Documents et
Séq Intervenants Description des tâches traitement/
interfaces
Périodicité
ordres de service travaux et les
équipements;
Bordereau de
livraison pour les
fournitures et les
équipements ;
Contrats et
avenants
éventuels ;
Ordres de service
8.1.2 Chef de Examiner et transmettre à DAF le 01 jour Projet de
service projet de lettre d’invitation des lettre
membres de la commission de d’invitation
réception
8.1.3 DAF Valider et signer le projet de lettre 01 jour Lettre
d’invitation des membres de la d’invitation
commission de réception
8.1.4 Chargé de Transmettre aux membres de la 01 jour Lettre
guichet commission de réception la lettre d’invitation
d’invitation, 72 heures avant la date
prévue pour la réception ;
Transmettre au titulaire du contrat la
lettre d’invitation, 72 heures avant la
date prévue pour la réception ;
Transmettre au bureau de contrôle la
lettre d’invitation, 72 heures avant la
date prévue pour la réception s’il
s’agit d’une réception de travaux
8.1.5 Agent chargé Organiser le déplacement des 01 jour Moyens de
de la membres de la commission au transport
réception lieu de la réception nécessaire
8.1.6 Agent chargé Présider la séance de réception ; 03 Procès verbal de
de la Opérer les différentes vérifications de jours réception.
réception conformités travaux exécutés ou (En de non-conformité,
matériels, services fournis / clauses il est dressé un PV
contractuelles ; de constat
S’assurer que la liste de présence des mentionnant les
membres de la commission est établie imperfections
; relevées)
S’assurer que le PV de réception est
établi et signer par les membres de la
commission
Délai de
Documents et
Séq Intervenants Description des tâches traitement/
interfaces
Périodicité
8.1.7 Chargé du Transmettre un exemplaire du PV 1 jour Bordereau de
guichet de réception au titulaire du transmission
contrat du PV de
réception
titulaire du
contrat
8.2 Cas des contrats à ordres de commandes
Délai de
Documents et
Séq Intervenants Description des tâches traitement/
interfaces
Périodicité
8.2.6 Agent chargé de la Présider la séance de réception ;
réception Participer aux différentes vérifications Le bordereau de
de conformités des fournitures ou livraison ;
prestations livrées / clauses Les attestations de
contractuelles service fait pour les
Faire certifier le bordereau de prestations de
livraison par la commission interne de services
certification en cas de conformité qui Ordres de
tient lieu de procès-verbal de commandes ;
réception ;
Faire établir des attestations de
service fait en cas de prestations de (En de non-
services qui tiennent lieu de PV de conformité, il est
dressé un PV de
réception et sont signées des
membres de la commission interne constat
mentionnant les
imperfections
relevées)
9.1 Cas des différends relatifs à l’exécution physique et financière des contrats
Délai de
Documents et
Séq Intervenants Description des tâches traitement/
interfaces
Périodicité
9.1.1 Titulaire du 01 jour Lettre du titulaire
contrat Réceptionner la lettre du titulaire
du contrat pour règlement à
l’amiable du différend s’il y a lieu
9.1.2 DAF Saisir le CRD par lettre pour règlement 01 jour Lettre au CRD
à l’amiable s’il y a lieu ;
Délai de
Documents et
Séq Intervenants Description des tâches traitement/
interfaces
Périodicité
réception ;
PV de réception
provisoire ;
Projet de lettre
d’invitation ;
Contrats et
avenants
éventuels;
ordres de service
10.1. Chef de service de la Examiner et soumettre le projet de lettre 01 jour Lettre de demande
2 commande publique d’invitation des membres de la de réception du
commission à la réception définitive à DAF titulaire du contrat;
pour validation et signature. PV de pré-
réception ;
PV de réception
provisoire ;
Projet de lettre
d’invitation ;
Contrats et
avenants
éventuels;
ordres de service
10.1. DAF Valider et signer la lettre d’invitation des 01 jour Lettre de demande
3 membres de la commission à la réception de réception du
définitive. titulaire du contrat;
PV de pré-
réception ;
PV de réception
provisoire ;
Projet de lettre
d’invitation ;
Contrats et
avenants
éventuels;
ordres de service
10.1. Chargé de guichet Transmettre la lettre d’invitation aux 01 jour Lettre de demande
4 membres de la commission de réception de réception du
accompagnée de pièces requises, 72 titulaire du contrat;
heures avant la date prévue pour la PV de pré-
réception. réception ;
PV de réception
provisoire ;
Lettre d’invitation ;
Contrats et
avenants
éventuels;
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1ère Edition
BURKINA FASO
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, Réf. : Page 281 sur 293
COMPTABLES ET FINANCIERES
DAF PROCEDURES.DE.GESTION.FINANCIERES Réf. :
Page : 62 / 62
Délai de
Documents et
Séq Intervenants Description des tâches traitement/
interfaces
Périodicité
ordres de service
1ère édition
MODULE 5 :
PROCEDURES COMPTABLES
Groupe de travail constitué des experts métiers du Ministère de l’Economie et des Finances
(DGB, DG-CMEF, DGTCP, DGAIE, DRH, DAF) et de ses démembrements / Correspondants
Page 63 sur 293
techniques au sein des ministères et institutions (MENA, MESS, MASA, MIDT, Min. Justice, MJFPE)
1ère Edition
BURKINA FASO
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, Réf. : Page 283 sur 293
COMPTABLES ET FINANCIERES
DAF PROCEDURES.DE.GESTION.COMPTABLE Réf. :
Page 1 de 11
SOMMAIRE
Sigles et abréviations
5.1.2. Objectifs
le DAF ;
le chef de service de l’exécution budgétaire et de la comptabilité ;
le chef de service des affaires immobilières et de l’équipement ;
le chargé de la comptabilité de l’exécution budgétaire ;
le chargé de la comptabilité matières ;
le régisseur d’avances ;
le régisseur de recettes.
La comptabilité de l’Etat, et partant de la DAF, est régie par un ensemble de textes législatifs
et règlementaires, notamment :
Elles sont retracées dans des comptabilités tenues tant par les administrateurs de crédits et
les ordonnateurs que par les comptables publics et établies selon des normes générales
arrêtées par le Ministre chargé des finances ».
et des autres organismes publics, sont retracés dans des comptabilités administratives
permettant de suivre le déroulement des opérations budgétaires et le rapprochement avec
les écritures des comptables publics. »
le chargé de la comptabilité matières, pour les mouvements des biens ordonnés par
l’administrateur de crédits, l’ordonnateur ou leurs délégués ;
le régisseur d’avances, pour les opérations d’approvisionnement et d’exécution des
dépenses éligibles à la régie ;
le régisseur de recettes (dont le comptable de rattachement est le Percepteur
spécialisé), pour les opérations d’encaissement de recettes et de versement auprès
du Receveur Général.
La comptabilité administrative est tenue par budget ou par compte spécial du Trésor et par
année financière
Dans le livre journal des droits constatés, il enregistre successivement les titres de créances,
dans des colonnes distinctes ressortant pour chaque titre de créance :
le numéro d’ordre ;
la date d’inscription ;
la nature du droit constaté ;
l’objet de la créance ;
la désignation des débiteurs ;
le montant de la recette.
Sur la base des informations enregistrées dans le livre journal des droits constatés, il classe
les titres de créances par rubrique budgétaire dans le livre des comptes par nature de
recettes.
Il retrace les données financières relatives aux baux et concessions ainsi que les liquidations
effectuées dans le registre des baux et concessions.
La comptabilité des engagements est une comptabilité de prévision qui a pour but de
fournir, à tout moment, une évaluation rapprochée des dépenses imputables à l’exercice en
cours.
Elle concerne également les opérations exécutées sur les comptes de dépôts administratifs
gérés à la DAF.
La comptabilité des engagements permet aussi de déterminer, en plus, l’état des dépenses
engagées non mandatées utilisé pour la préparation du budget de l’année suivante.
La comptabilité des engagements est tenue à l’aide des applications informatiques dans les
structures informatisées. L’ensemble de ces informations peuvent être obtenues sur requête
dans le CID et le SIGASPE.
Dans le carnet journal des bons d’engagement, il enregistre les propositions d’engagement,
de liquidation et la constatation des paiements par rubrique budgétaire.
Dans le registre des marchés et baux, il retrace les données financières des marchés et baux
ainsi que les liquidations effectuées.
Suivant la périodicité et les formes fixées par les instructions ministérielles, le chargé de la
comptabilité administrative établit et adresse à l’intention de sa hiérarchie, les situations
précisant, avec rappel des situations antérieures :
La comptabilité des liquidations est tenue à l’aide des applications informatiques dans les
structures informatisées. L’ensemble de ces informations peuvent être obtenues sur requête
dans le CID et le SIGASPE.
Après réception, il enregistre chronologiquement et par type les documents ci-dessus dans
un registre ressortant au moins :
Cars climatisés
2013-56/----- du 12 250
1 Entrée de 5 cars de 72 places, oui
juin 2013 millions
marque……..
2013-57/---- du 22
2 Entrée de ….. xxxxx xxxxx oui
septembre 2013
NB : Ce modèle sert également pour tous les actes sus énumérés affectant la position des
matières.
Dans le livre journal des matières côté et paraphé par l’ordonnateur des matières, il
enregistre, dans l’ordre chronologique, en quantité et en valeur, les mouvements d’entrée
et de sortie des matières.
Le comptable matières reporte, dans le grand livre des matières, les opérations
enregistrées dans le livre journal des matières par nature de matières.
Sur la base des informations contenues dans le livre journal, le comptable matières
mentionne les références de l’inscription de l’entrée des matières, sur une copie de l’ordre
d’entrée.
Le comptable matières transmet, selon les périodicités définies, toutes les opérations liées
à la comptabilité matières au comptables matières principal pour centralisation.
Il effectue des inventaires physiques suivant les périodicités définies ou à l’occasion des
vérifications ou des contrôles effectués par les organes habilités.
Le régisseur de recettes enregistre ses opérations sur un livre-journal côté et paraphé par
l’ordonnateur comportant :
Il arrête le livre-journal :
du double du livre-journal ;
du double du quittancier.
Le régisseur d’avances enregistre ses opérations sur les documents comptables qui lui sont
fournis à cet effet, à savoir :
le livre-journal ;
le livre de développement des dépenses ;
le registre de suivi du compte de dépôts.
Dans le registre de suivi du compte de dépôts, il retrace les mouvements enregistrés sur le
compte de dépôt. Sur la base de ces informations, il établit l’état de rapprochement.