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Le Contrôle Interne Du Cycle Des Ventes
Le Contrôle Interne Du Cycle Des Ventes
Master :
Audit et Contrôle de Gestion
Le contrôle
interne du cycle
des ventes
Réalisé par :
MERROUNA Mouhssine
Année universitaire :
2010/2011
Sommaire
Introduction
Conclusion
Bibliographie et Webliographie
Introduction
Le monde de la révision est en mutation, les spectaculaires crises et les scandales
financiers dans le monde ont ébranlé la confiance des investisseurs. Les manipulations
comptables ont mis en doute la fiabilité des informations financières et remis en question
les systèmes de contrôle interne et externe.
La notion du contrôle interne fait, depuis lors , l’objet d’intenses discutions, un
concept à part entière presque important que celui du gouvernement de l’entreprise, chose
qui a obligé l’auditeur de mettre à jour continuellement la démarche qu’il adopte pour
évaluer n’importe quel système de contrôle interne , et de définir les mesures nécessaires
pour que ce contrôle puisse définir la nature l’étendu et le calendrier des travaux.
D’ailleurs, tous les cycles sont concernés par le contrôle à savoir ventes /clients,
achat/fournisseur, cycle paie /personnel, gestion des stocks.
Néanmoins, compte tenu de l’importance de cycle de ventes/clients et étant donné
que vendre et fidéliser la clientèle est l’objectif principal de l’entreprise puisque les ventes
constituent l’élément principal de sa rentabilité, notre exposé sera consacré au Contrôle
Interne de cycle ventes /clients.
a-définition :
Pour le COCO : « Le contrôle interne est constitué des éléments d’une organisation
(y compris les ressources, les systèmes, les processus, la culture, la structure, et les tâches)
qui collectivement aident les gens à réaliser les objectifs de l’organisation qui font partie
des trois catégories suivantes :
Le contrôle interne est l’ensemble des dispositifs choisis par l’encadrement et mis en
œuvre par les responsables de tout niveau pour maîtriser le fonctionnement de leurs
activités ;
Ces dispositifs sont destinés à fournir une assurance raisonnable quant à la
réalisation des objectifs de l’organisation.
Autrement dit, le contrôle interne est l’ensemble des moyens (quels qu’ils soient)
utilisés par la gestion elle-même (interne) pour s’assurer de la maîtrise de son
fonctionnement en vue de réaliser ses objectifs.
b-objectifs :
Le contrôle interne aide à la réalisation d’un objectif général que l’on peut décliner
en objectifs particuliers. Cet objectif c’est la continuité de l’entreprise dans le cadre de la
réalisation des buts poursuivis. Cette définition met en évidence certains éléments :
Le contrôle interne n’est pas un ensemble d’éléments statique, il doit également être
Pour atteindre cet objectif général on assigne au contrôle interne des objectifs
permanents :
Les informations que l’entreprise donne à l’extérieur et qui concernent ses activités
et ses performances reflètent son image donc il est nécessaire que tout soit en place pour
que la transmission de l’information se fait sans erreurs et sans omission dans tous les
secteurs que se soient technique commercial ou financier.
Fiables et véritables : le contrôle interne doit comporter un système de preuve sans lequel
n’existe ni garantie ni justification possible.
Exhaustives : le contrôle interne doit garantir la qualité des enregistrements à la source
des données de base et faire en sorte que tous les éléments soient pris en compte les
objectifs dans la chaine des traitements.
Pertinentes : L’information doit être adaptée au but poursuivi si non elle est superflue.
Disponibles : Le contrôle interne adapté doit éviter les informations qui arrivent trop tard
ou
qui ne sont pas aisément accessible.
La protection du patrimoine :
Les dispositifs de contrôle interne doivent éviter que les audits de conformité ne
relèvent des failles, des erreurs ou des insuffisances dues à l’absence de respect des
instructions.
Le contrôle interne doit prendre en compte que les moyens dont dispose l’entreprise
sont utilisés de façon optimale pour permettre aux activités de l’entreprise de croitre et
prospecter.
Réaliser ces objectifs c’est prendre une option sérieuse sur la bonne maîtrise.
1-L’environnement du contrôle :
1’intégrité et éthique :
L’existence des codes de conduite et des règles d’éthique, l’application des normes
de comportement moral au vu et au su du monde conditionnent la survie du contrôle
interne dans une organisation. Le management doit donner l’exemple non seulement dans
le comportement avec le personnel, les clients, les fournisseurs, les administrations….. ;
Il est nécessaire d’avoir une politique en matière de ressources humaine qui doit :
Etre axée sur des délégations des pouvoirs, une permanente adaptation des compétences
aux postes attribués, des objectifs réalistes et réalisables, une gestion des ressources
humaines transparents et connue de tous ;
Tous ces éléments constituent le socle sur lequel va se construire le contrôle interne.
Organisation :
Le contrôle interne ne peut être efficace s’il Ya que des administrateurs dormants, ou
si les délégations des pouvoirs ne sont ni clairement définies ni respectés, ou si
l’organisation elle-même n’est pas adaptée aux objectifs fixés.
Notion du risque :
Selon IFACI : Le risque est « un ensemble d’aléas susceptibles d’avoir des
conséquences négatives sur une entité et dont le CI et l’audit ont notamment pour mission
d’assurer la maîtrise »;
Selon Dominique VINCENI : Le risque est « la menace qu’un événement ou une action ou
une inaction ait un impact défavorable sur la capacité de l'entité à réaliser ses objectifs avec succès»;
La cartographie des risques :
4- Un pilotage :
Les opérations de pilotage permettent de vérifier que le contrôle interne fonctionne
efficacement. Il couvrent tous les domaines de l’organisation allant des contrôles réguliers
effectués par le management et le personnel d’encadrement (pilotage permanent)aux
évaluations périodiques ou ponctuelles.
Le pilotage comprend les fonctions habituelles de gestion et de supervision et les
autres tâches accomplies par le personnel permettant d’évaluer la qualité du système de
contrôle interne.
Les préalables :
Les préalables pour la mise en place d’un contrôle interne sont :
La définition de la mission ;
L’identification des facteurs de réussite ;
La connaissance des règles à respecter .
1-La mission :
Chaque fonction s’exerce dans le cadre d’une politique, et chaque responsable doit
définir la politique qu’il doit conduire.
Toute politique définit donc la mission du responsable en précisant :
- Les actions à entreprendre ;
- Le domaine dans lequel il va les exercer
- La finalité qu’elle veut atteindre ;
On sait bien que pour une même activité, plusieurs politiques sont possibles.
L’auditeur, avant l’appréciation du dispositif du contrôle interne doit au préalable
connaitre la mission assignée au responsable. Ce sera sa première question : quelle est
votre mission ?la bonne réponse exige qu’au « quoi »s’ajoute le « pourquoi ».
1-Importance du cycle :
La fonction ventes est l’une des plus importantes sources de création de valeur pour
toute organisation .Cette fonction exprime l'aboutissement d'un processus plus ou moins
complexe de fabrication d'un produit final de qualité pour le commercialiser ensuite auprès
des clients. Ceci lui confère un rôle moteur dans le fonctionnement général et la Pérennité
de l’entreprise.
Quant aux Les responsabilités des vendeurs / clients consistent principalement à
s'assurer que le produit et/ou service vendu répond aux exigences spécifiées. Ceci
implique, entre autres, les actions suivantes :
Comprendre le besoin externe et adapter l'offre à la demande
Identifier et maîtriser les risques de ventes
Fidéliser ses clients
Etablir de bonnes relations avec les clients : usuelles (court, moyen terme),
Partenariales (moyen, long terme)
Associer les services techniques à toute idée ou action pouvant contribuer à
qualité des services rendus et des produits vendus et en restant ouvert sur
l'environnement et sur l'offre des concurrents.
Le système Ventes - Clients a pour principale mission de répondre aux besoins et
exigences externes en offrant les produits demandés au meilleur prix, avec la qualité
requise et dans les délais convenus.
2-Caractéristiques :
Pour le cycle ventes, le contrôleur tiendra particulièrement compte des éléments
suivant :
certain
aspect commerciaux particulier (correspondant par exemple à la spécificité de
Vente au comptant :
Il s’agit de toute vente où la livraison coïncide avec le paiement. Ce type de vente se
caractérise par un paiement immédiat quel que soit le moyen de paiement utilisé dès lors
que ce moyen de paiement ne prévoit aucun délai.
Vente à crédit :
Il s’agit de toute vente où la livraison est antérieure au paiement.
Vente à terme :
Il s’agit de toute vente où le prix est fixé au moment de la livraison et
non lors de la Conclusion de la vente.
Vente sous condition suspensive :
Dans ce type de vente la condition suspensive reporte la conclusion définitive de la
vente au moment où la condition se réalise.
Toutefois, il est primordial pour l’entreprise de bien déterminer les particularités
techniques de ces différents types de vente afin de passer les écritures comptables
convenables a ce genre d’opération.
effets de commerce).
vente de biens fabriqués ou achetés par l’entreprise ou encore les ventes de services.
Opérations inverses : ces opérations ont un caractère inverse par rapport à la vente. Il
s’agit d’abord des opérations qui nécessitent l’émission d’un avoir, ensuite des
décisions dont le résultat est l’extourne d’une créance, c.à.d. l’abandon d’une créance
(créance devenue irrécouvrable) ;
Opérations accessoires : il s’agit d’un certain nombre d’opérations telles que l’octroi
Les différents services intervenant dans la mise en œuvre des procédures sont
identifiés ainsi pour le cycle ventes/clients :
Service : « Administration des ventes » : il est essentiellement chargé du traitement et
total enregistré correspond bien aux éléments transmis par le service «facturation».
6-Les objectifs des contrôle interne :
Ce budget des ventes conditionne dans une large mesure les autres budgets
(Dépenses Achats, Production Stocks, Trésorerie,...).
Elle regroupe les opérations d'autorisation des crédits, par la Direction Générale et
les responsables concernés.
La commande :
Facturation :
Généralement les factures sont établies par le service comptabilité à partir du bon de
commande envoyé par le service commercial.
Les factures doivent porter les mentions obligatoires suivantes :
- L’entête de l’entreprise à savoir : raison sociale, adresse, téléphone….
- Nom et adresse de l’acheteur ;
- Dénomination et quantités des produits vendus ;
- Date de la vente ;
- Prix ;
- Mode de règlement.
- Toutefois, chaque facture doit faire l’objet d’un contrôle arithmétique avant sa
comptabilisation.
Livraison :
Chaque livraison donne lieu à l’établissement d’un bon de livraison daté, numéroté et
établi par le chef magasinier. Généralement, le bon de livraison est émis en trois
exemplaires : un bon pour le client, un pour le service commercial et un est conservé
parmi les documents du magasinier.
Le bon de livraison comporte les renseignements suivants :
- Nom et adresse du client ;
- Adresse et heure de livraison ;
- Produits livrés ;
- Quantités livrées.
Avant chaque expédition, le chef magasiné doit rapprocher le bon de livraison au
contenu de l’envoi. Une fois que le client envoie l’accusé de réception de la commande, le
document est classé dans le dossier des commandes livrées.
Règlements :
Afin de s’assurer de chaque commande est effectué, les comptes client doivent être
suivis d’une manière très rigoureuse. Ainsi, chaque encaissement ou avis d’encaissement
reçu par la banque doit être mentionné dans le dossier client mis à part l’enregistrement
comptable.
Avoirs-client :
Pour chaque retour de marchandises, un avoir client doit être établi par le chef
magasinier en indiquant les articles et les quantités retournés.
Comptabilisation :
Les factures doivent être comptabilisées sans délai. Après leurs comptabilisations,
sur chaque facture le comptable doit mentionner que la facture est déjà enregistrée en
comptabilité avec la date de l’enregistrement.
2- Les objectifs du contrôle interne :
Traitement de la commande :
Les procédures doivent donner l’assurance d’un traitement rapide des
commandes reçues des clients ;
Les commandes sont traitées dans des délais raisonnables.
Facturation
Les procédures doivent garantir que :
les factures sont établies et envoyées aux clients dans des délais
raisonnables ;
les factures émises sont rapidement transmises aux services
comptables et aux services du recouvrement ;
Les factures sont correctement saisies ;
Les quantités livrées ont été correctement saisies et correspond aux
quantités commandées ;
Les factures sont établies et enregistrées correctement et rapidement
sur les bases contractuelles de la commande client.
Livraison de la commande :
Les procédures doivent garantir que :
les livraisons sont effectuées en conformité avec la commande ;
les livraisons sont systématiquement faites sur la base de commande acceptée
par les responsables autorisés ;
Les livraisons effectuées font l’objet d’un suivi correct .
Octroi d’avoirs :
Les procédures doivent donner l’assurance que les avoirs sont autorisés par des
personnes habilitées .
Encaissement :
Les procédures doivent donner l’assurance que :
o les règlements sont enregistrés correctement et rapidement ;
o les encaissements sont reversés sont détectés très rapidement.
Suivi des créances et recouvrement:
- Les comptes clients sont correctement suivis et analysés ;
- Les retards de règlement font l’objet de relance rapides et régulières ;
- Les litiges commerciaux sont rapidement identifiés et traités ;
- Les créances clients font l’objet de dépréciations traduisant correctement les risques
de non-recouvrement ;
- les créances sont correctement suivies ;
- les créances échues et non réglées sont détectées rapidement ;
- les procédures de recouvrement de créances anciennes et de relance systématique
des clients sont Assurées .
L’évaluation du contrôle interne constitue une étape importante dans l’approche d’audit. Elle
permet de préciser le risque d’audit évalué lors de la prise de connaissance générale d’activité, et
également de déterminer l’étendu des travaux sur les comptes pour une optimisation des travaux à
dérouler.
1-Obtenir l’assurance que tous les produits et créance sont été bien enregistrés.
(Exhaustivité des enregistrements) :
Exemples :
S’assurer de la séparation des tâches, et comment une éventuelle expédition sans
facturation peut être détecté par l’entreprise ;
Mise en œuvre par l’entreprise de rapprochements entre les bons de livraison, les
factures et les bons de sortie des stocks ;
Existence et contrôle des séquences numériques sur les factures bons de sortie et de
livraison et sur les avoirs et les bons de retour en stock ;
Examen pratique des dispositifs du contrôle de l’entreprise (tests de permanence) :
Exemples :
Sélectionner des sorties de stock, se faire présenter des factures correspondantes et
s’assurer de leur enregistrement;
Sélectionner des retours en stock, se faire présenter les avoirs correspondantes et
s’assurer de leur enregistrement ;
Vérifier des séquences numériques des avoirs ;
2-Obtenir l’assurance que tous les produits et créances enregistrés sont bien acquis à
l’entreprise (réalité des enregistrements) :
Exemples :
Documents de base utilisés pour la facturation, mode de ventilation, rapprochement
utilisé à postériori;
Procédures de facturation des livraisons partielle.
Contrôle des prix facturés, des rabais consentis des conditions particulières de
paiement (y a-t-il dans ce domaine une politique bien définie quelles sont les autorisations
nécessaires ....).
Exemples :
Chercher à partir des factures émises et enregistrées les sorties de stock ou les
prestations effectuées;
Contrôler des factures avec la liste de prix, rechercher les raisons de tous les écarts
détectés ;
Sélectionner des factures et contrôler les quantités y apparaissant avec celles portées
sur les bons de livraisons (et/ou les sorties de stocks).
3-S’assurer que la coupure des produits a été faite correctement. (évaluation correcte
des enregistrements) :
Exemples :
Rapidité de l’enregistrement des ventes (analyse du décalage entre enregistrement et
réalisation des ventes) ;
Instructions données au service comptable pour respecter la coupure ;
Contrôle effectué par l’entreprise sur cette coupure ;
Enregistrement des ristournes globales correspondantes à l’exercice.
Exemples :
Les méthodes de facturation, d’enregistrement et d’affectation période des
mouvements de marchandises (ou prestation de services) se sont satisfaisantes, des
contrôles réduits pourront être entrepris à la clôture de l’exercice. Dans le cas contraire,
des sondages, plus étendus portant sur les derniers jours, semaines, voire mois, devront
être entrepris.
L’assurance du respect de l’indépendance des exercices est obtenue en effectuant des
sondages sur la période de clôture, par exemple sur le dernier mois de l’exercice audité et
le premier mois de l’exercice suivant.
L’enregistrement de vente dans un exercice autre que celui auquel elle est rattachée
modifie d’autant les résultats de ces exercices.
4-Obtenir l’assurance que le solde au bilan est correctement évalués (évaluation des
soldes).
Exemples :
Existence et qualité de procédure d’octroi de crédit;
Documentation servant de base à l’octroi du crédit;
Mise à jour d’une liste noire avec blocage éventuel des commandes, contrôle des
commandes d’urgence.
Exemples :
Vérifier pour les clients nouveaux de l’exercice que les limites de crédit ont été
définies auparavant et qu’elles ont été appliquées;
Vérifier pour les clients douteux que les limites de crédit existaient et que leur mise à
jour a été assurée. Voir si, sur ces cas, la procédure, était mal appliquée et pourquoi ;
Examiner la balance d’antériorité des soldes, à une date choisie, relever sa date
d’édition, vérifier si toutes les créances à plus de x jour sont faites l’objet d’une relance.
Exemples :
Règles de mise à jour du fichier clients.
Lettrage régulier des comptes clients.
Modalité s de détection et de traitement des erreurs d’imputation.
Exemples :
Vérification des imputations portées sur les factures.
Rapprochement des journaux et balances auxiliaires avec la comptabilité
générale.
Envoi de relevés mensuels aux clients.
6- S’assurer que les débits et crédits dans les journaux liés aux
ventes et avoirs sont correctement additionnés. (Totalisation
des enregistrements) :
Exemples :
Existence d’un service indépendant chargé du suivi et de la gestion
du risque clients :
- procédure d’octroi de crédits,
- existence d’une « liste noire »
- fiche de renseignements par client.
Imputation rapide des impayés.
Blocage automatique des commandes en cas de « liste noire » dé
passement du plafond de crédit ou nouveau clients.
Exemples :
Approbation ou validation systématique des commandes avant
l’expédition.
Procédure d’autorisation, par une personne responsable et
indépendante du suivi clients, de l’enregistrement des créances
irrécouvrables et des reports d’échéances.
Approbation ou validation systématique des commandes avant l’expédition.
7- S’assurer que les totaux des fichiers de ventes sont correctement reportés dans les
grands livres. (Centralisation correcte des enregistrements) :
Les risques pouvant exister:
Non enregistrement ou enregistrement avec retard des encaissements :
- risque de dé tournement ou de perte,
- non optimisation de la gestion de trésorerie, crédits clients anormaux.
Exemples :
Séparation des fonctions encaissement et suivi des comptes clients
Il n’y a pas de double enregistrement ou centralisation dans le grand livre.
Règles de suivi des encaissements reçus comptabilisé s et imputé s aux comptes
clients.
Exemples :
Suivi des ventes au comptant, contrôles de caisse.
Autorisation des délais de règlement accordé s aux clients en accord avec la politique
générale de crédit de la société.