FSX01 Modèle de note de synthèse

Introduction
La note de synthèse de l’exercice est un document décrivant le projet d’exercice de simulation dans
les détails, tel qu’approuvé par toutes les parties. L’objectif de la note de synthèse est de proposer un
cadre conceptuel pour la planification et la réalisation de l’exercice. Elle décrit clairement le but, la
portée et les objectifs de l’exercice et définit la date à laquelle il a lieu. Ce document donne
également un aperçu du scénario, détermine qui seront les participants à l’exercice, quelle
méthodologie (type d’exercice) sera employée et quel sera le budget proposé. Il présente aussi les
membres de l’équipe de gestion de l’exercice. La note de synthèse constitue le document de
référence principal au cours des phases de planification, d’élaboration du matériel et d’évaluation du
projet.

Modèle
Titre : Note de synthèse pour l’exercice à échelle réelle/de terrain [NOM]
[PAYS]
Date de l’exercice : [JJ/MM/AAAA]

1. Introduction
Contexte
Présentez brièvement quelques informations en lien avec le contexte dans lequel s’inscrit l’exercice
prévu, notamment le type d’exercice, la date et le lieu où il sera réalisé.

Exemple  :

Un exercice fonctionnel est prévu en [PAYS] le [DATE]. L’exercice est conçu et mis en œuvre par
[ENTITÉ ORGANISATRICE] et le Ministère de la santé de [PAYS]

Partenariat et engagements
Cette section présente les éléments clés du projet, les engagements pris par chaque partie, ainsi que
le calendrier, les ressources et le budget nécessaires à la réalisation du projet.

Exemple  :

Le succès du projet est tributaire d’une collaboration efficace entre le XXX et XXX.

2. But, portée et objectifs

Présentez le but, la portée et les objectifs spécifiques de l’exercice.

1
But

Portée

Objectifs spécifiques

Proposition de contenu  :

2.1 But
Le but de l’exercice est d’évaluer les mécanismes de préparation et d’action face à des menaces
émergentes pour la santé publique et de permettre la validation de mécanismes existants, ainsi que
l’identification des domaines pouvant être renforcés.

2.2 Portée
L’exercice est un [INDIQUEZ LE TYPE D’EXERCICE], simulant plusieurs cas de fièvre hémorragique
répartis dans différentes régions du pays. Les participants examineront les processus de riposte à ces
évènements en [INDIQUEZ LA MÉTHODE EMPLOYÉE POUR L’EXERCICE], de la mise sur pied d’une
équipe d’enquêteurs à la déclaration de la fin de l’épidémie. La portée de l’exercice vise à souligner et
intégrer les rôles des institutions nationales de santé [LISTE DES INSTITUTIONS], des organismes
internationaux [LISTE DES ORGANISMES PERTINENTS], des organisations non gouvernementales
internationales [LISTE DES ORGANISATIONS PERTINENTES] et de la Société nationale de la Croix-
Rouge, ainsi que la coordination entre ces différents acteurs.

2.3 Objectifs
Les objectifs de l’exercice sont les suivants  :

1.
2.
3. Etc.

3. Scénario
Présentez le scénario de l’exercice dans les grandes lignes. Vous devrez inclure les éléments
suivants :

 Le type d’urgence
 La date/le moment de la situation d’urgence
 Le lieu de la situation d’urgence
 L’ampleur des retombées
 Les capacités d’intervention (réponse à l’échelon national et coordination avec les
partenaires humanitaires).

Proposition de contenu  :

3.1 Exemple de scénario

2
 L’exercice reposera sur un scénario décrivant des cas de fièvre hémorragique dans plusieurs régions
du pays. La période simulée est de deux mois. Le scénario comprendra des éléments ayant trait à
l’anxiété au sein de la population, à la prolifération de rumeurs, à des sollicitations importantes de la
part des médias et à la nécessité d’assurer une coordination intersectorielle.

4. Opération(s) et fonction(s) testées

Pendant l’exercice à échelle réelle, les participants doivent effectuer un certain nombre de tâches
afin de tester les opérations ou les fonctions d’une intervention d’urgence.

Parmi les opérations testées figurent, notamment, le fait de mettre et d’enlever les équipements de
protection individuelle (EPI), la préparation de solutions chlorées, le prélèvement et la manipulation
des échantillons sanguins (phase pré-analytique), la désinfection finale et la gestion des déchets
dans le centre de santé, la désinfection des véhicules, les inhumations, la gestion, l’analyse et
l’interprétation des données, la notification, l’établissement d’une liste de sujets contacts, les
investigations chez les sujets contacts, etc.

Parmi les fonctions testées figurent, notamment, la surveillance (recueil des rumeurs ou
d’informations issues de canaux officiels) et la notification d’un événement de santé publique, la
recherche des contacts, la capacité des équipes d’intervention rapide, la prise en charge des cas
dans les centres de santé, la prise en charge des cas dans le(s) centre(s) des opérations d’urgence, la
lutte anti-infectieuse, la désinfection et la gestion des déchets, la communication sur les risques, la
participation des communautés et la coordination au niveau national et infranational
(intermédiaire).

Fonction(s) Tâches
-
-
-
-
-
-

5. Principaux documents de référence

Veuillez fournir une liste des documents clés en matière de préparation à l’intention de l’équipe
chargée de la conception. Ces documents serviront de base de référence lors de la conception et de
la réalisation de l’exercice.

6. Méthodologie
Donnez un aperçu de la façon dont l’exercice de simulation sera structuré en vue d’atteindre les
objectifs.

 Décrivez les éléments sur lesquels l’exercice sera basé (des plans d’intervention
existants, par exemple, des MON, des formations, etc.)

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  Décrivez la durée de l’évènement, les éléments principaux du scénario, ainsi que les
participants ciblés
 Abordez brièvement le processus d’évaluation
 Présentez les hypothèses et les limitations pertinentes le cas échéant.

Proposition de contenu  :

6.1 Exemple de description méthodologique

[ADAPTEZ CET EXEMPLE AU TYPE D’EXERCICE ET AUX OBJECTIFS VISÉS]

L’exercice reposera sur un scénario simulant de nouveaux cas de maladie à virus Ebola dans deux
provinces situées au sud du pays. L’exercice s’appuiera sur le plan d’intervention national en cas
d’Ebola au travers d’un scénario en deux temps, couvrant une période simulée de huit semaines. On
ne demandera pas aux participants de réaliser les tâches propres à une riposte face à l’évènement,
mais de les expliquer en se fondant sur leur connaissance du plan d’intervention national et leurs
expériences.

Les participants seront sélectionnés parmi le personnel identifié dans la liste des équipes
d’intervention rapide et celle du centre des opérations d’urgence, ainsi que parmi les membres du
Comité stratégique. La direction des hôpitaux régionaux des deux provinces concernées participera à
l’exercice aux côtés de partenaires techniques définis afin de mettre la coordination régionale à
l’épreuve.

Bien que tous les participants connaissent le plan relatif à la maladie à virus Ebola, nous pouvons
partir du principe que chacun jouera son propre rôle dans le cadre de l’exercice et sera en mesure de
se référer aux MON pertinents.

Un groupe d’experts techniques issu de l’OMS, du CDC et de l’OCHA sera chargé de l’évaluation de
l’exercice. À l`aide d’un ensemble d’indicateurs, ils chercheront à évaluer la résilience des systèmes et
des mécanismes d’intervention lorsque ces derniers doivent s’attaquer aux défis posés par la
situation d’urgence simulée. L’objet de l’évaluation n’est pas la performance des participants.

7. Équipe de gestion de l’exercice

Une équipe de gestion de l’exercice doit être constituée pour chaque exercice à échelle réelle. Le
directeur de l’exercice est responsable de la planification, de la réalisation et de l’évaluation de
l’exercice dans sa globalité.

Il/elle est épaulé(e) par une équipe ayant des tâches et des responsabilités déterminées dans la
préparation et la conception de la simulation. Pour un exercice à échelle réelle, l’équipe doit
comporter au minimum un directeur de l’exercice, un contrôleur, un évaluateur et un facilitateur. En

4
fonction de la portée de l’exercice, une seule personne peut être chargée de remplir plusieurs rôles,
ou bien plusieurs personnes peuvent remplir chacune un rôle.

Le tableau ci-dessous illustre la composition de l’équipe de gestion de l’exercice.

Fonction Nom Organisation Principale responsabilité

Directeur de Gestion du projet

l’exercice

Équipe de gestion Contrôleur de l’exercice

de l’exercice
Évaluateur principal

Facilitateur principal

Soutien administratif et
appui informatique

Financement

Le directeur de l’exercice et l’équipe de gestion devraient solliciter l’appui des hauts responsables du
pays pour l’exercice. Dans l’idéal, le soutien émanerait de hauts responsables au sein du
gouvernement et du représentant de pays de l’OMS.

8. Questions opérationnelles
8.1 Financement et coût du projet
Définissez comment les coûts seront couverts, qui sera chargé de la finalisation du budget, etc.

Proposition de contenu  :

Exemple de discussion relative aux coûts

XX couvrira toutes les dépenses liées à la simulation (lieu, traiteur, fournitures de bureau,
équipement, etc.), y compris les frais correspondants des facilitateurs et des participants (transport,
indemnité journalière). Toutes les agences des Nations Unies et les Organisations non
gouvernementales internationales devraient couvrir les coûts relatifs à leurs facilitateurs et à leurs
participants (transport, indemnité journalière). Le budget détaillé est présenté à l’Annexe B.

8.2 Suivi et évaluation du projet et rapports correspondants

Indiquez qui sera chargé d’établir un rapport après la réalisation de l’exercice. Présentez brièvement
les principaux volets du rapport, décrivez le public cible et expliquez quelle méthode sera utilisée
pour recueillir les commentaires et les contributions.

9. Les participants
Dressez une liste des participants et indiquez leurs coordonnées.

5
 Nom Coordonnées Organisation

10.Équipe d’appui
En fonction des exigences et de la complexité de l’exercice de simulation, une assistance
supplémentaire peut être apportée à l’équipe de gestion de l’exercice (spécialistes du domaine
concerné).

Équipe de facilitateurs et participants

Identifier les facilitateurs et les participants (acteurs) à l’exercice

Nom Coordonnées Organisation

Équipe chargée de l’évaluation

Cette équipe se chargera de l’évaluation de l’exercice, y compris pour ce qui est des résultats
escomptés.

Nom Coordonnées Organisation

Observateurs (s’il y a lieu)

Nom Coordonnées Organisation

6
9. Calendrier du projet
Donnez un aperçu des principales activités de planification devant avoir été terminées pour une date
précise. Un diagramme de Gantt complet pour la planification de projet est disponible dans la liste
des outils (FSX05).
Proposition de contenu  :

9.1 Modèle de calendrier

DATES CLÉS DU PROJET  :

Phase de conception  :
- XX—Finalisation et approbation du scénario
- XX—Finalisation et approbation de tous les documents clés par les partenaires
- XX—Traduction de tous les documents

FSX  :
- XX—Arrivée sur place de l’équipe de gestion de l’exercice
- XX—Séance d’information destinée à l’équipe de gestion de l’exercice et préparation.
- XX—Jour de l’exercice

Rapport de projet  :
- XX—Projet de rapport soumis pour observations
- XX—Finalisation du rapport en anglais
- XX—Traduction du rapport en XX langues et diffusion auprès de toutes les parties prenantes.