INTRODUCTION à la conduite de projet -

entreprenariat

Cours Master

2016-2017


Conduite de projet - entreprenariat - Cours Master

HEM – 2016-2017
Narjiss ZERHOUNI
DÉFINITION DE LA GESTION DE PROJET
La gestion de projet ou conduite de projet est une démarche visant à
structurer, assurer et optimiser le bon déroulement d’un projet.

LA CONDUITE DE PROJET
Gérer et animer un projet ou être chef de projet c’est d’abord savoir
en négocier l’objectif mais aussi  faire des prévisions.
Pour cela, il faut savoir mettre en œuvre les outils de l’analyse
fonctionnelle, de planification (WBS, OBS, matrice RACI, PERT, Gantt),
gérer un budget, maîtriser les risques, motiver et animer une équipe-
projet tout cela en conciliant les intérêts du maitre d’ouvrage et des
parties prenantes.
Les livrables doivent être clairement définis pour un résultat conforme
à des normes de qualité, pour le moindre coût et dans le
meilleur délai possible.

LES 5 DIMENSIONS D’UN PROJET

1. Une dimension personnelle : une vraie démarche d’apprentissage.
2. Une dimension sociale, un projet ne se monte jamais seul, vous aurez besoin des
autres.
3. Une dimension technique, partez du bon pied avec une bonne organisation.
4. Une dimension économique, pas de projet sans budget, et crédible en plus.
5. Une dimension temporelle, pour construire solide il faut du temps.

1. CLARIFIER VOTRE IDÉE

• Vous poser les questions du quoi et du pourquoi.
• Les approfondir par une séance de « Brainstorming».
• Démêler et classer les objectifs et les finalités par ordre d’importance.
• Tester l’idée.
• Fixer le premier descriptif sommaire de votre projet par écrit.

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Commencez par répondre à ces deux questions :
• qu’est ce que je veux faire ? (Quoi ?)
• qu’est ce que j’attends ? Pour moi, les autres… (Pourquoi ?)
• Cela doit se traduire par des objectifs et des finalités.
• Vous devez pouvoir décrire en 5 lignes au maximum votre projet. En envisageant le
moment et le lieu de sa réalisation.
• Donnez un nom a votre projet même s’il évolue en cours de route.

CLASSER ET LIER LES OBJECTIFS ENTRE EUX

Construisez, en vous inspirant du modèle, l'arbre à objectifs correspondant à votre projet.
Objectif
général

Objectif Objectif
spécifique spécifique

Objectif Objectif Objectif Objectif

opérationnel opérationnel opérationnel opérationnel

Action 1 Action 2 Action 3

Rappel de l’étape 1 : Clarifier l’idée

Commencez par répondre à ces 2 questions :

1. Qu’est-ce que je veux faire ? (QUOI ?)
2. Qu’est-ce que j’en attends ? Pour moi, pour les autres… ? (POURQUOI ?)

Concrètement, cela doit se traduire par des objectifs et des finalités.

• OBJECTIFS : QUOI ?
• FINALITES : POURQUOI ?

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Exemples
Organiser un concert dans ma ville.
- Pour créer une animation pour les jeunes.
- Pour offrir une 1ère scène à des groupes et les aider à se faire connaître.
- Pour découvrir les métiers du spectacle.
Monter un centre de santé au Mali.
- Pour participer au développement des pays du Sud par solidarité.
Monter une activité de soutien scolaire dans mon quartier.
- Pour créer mon propre emploi.
- Pour faire un travail que j’aime près de chez moi.
Résumons-nous, pour clarifier votre idée il faut :
• Vous poser les questions du quoi et du pourquoi.
• Les approfondir par une séance de « brainstorming ».
• Démêler et classer les objectifs et les finalités par ordre d’importance.
• Tester l’idée.
• Fixer par écrit un 1er descriptif sommaire de votre projet.
• Nommer votre projet.

Etape 2 : Faire l’état de lieux

Il s’agit d’une étape incontournable qui vous confortera dans votre idée ou vous la fera
définitivement abandonner.
• En allant découvrir et étudier des projets similaires au vôtre, vous profiterez de
l’expérience de vos prédécesseurs.
• Vous gagnerez beaucoup de temps sur la suite des opérations.
• Vous devez rechercher trois grandes catégories d’information :
o Qui fait quoi ? Qui sont les principaux acteurs ?
o Comment ? Quelles sont les méthodes, les procédures, les réglementations,
les outils employés ?
o Avec quoi ? Quelles sont les ressources humaines, financières et matérielles
à réunir ?
• Concrètement votre état des lieux sera complète si vous êtes en mesure de
répondre aux questions suivantes :
• Comment ça marche ? Les moyens, les coûts, les compétences, les procédures, les
réglementations, les délais…
• Qu’est ce qui ne marche pas ? La localisation, la disponibilité du public, les
contraintes techniques et juridiques…
• Quels sont les moyens dont je dispose ? L’autofinancement, les compétences, la
disponibilité, le carnet d’adresse, l’expérience préalable…
• Quels sont les moyens qui me manquent ? Le matériel, la ressource humaine, les
finances…
• Qui sont les principaux acteurs ? Que font-ils et quelles sont les ressources dont ils
disposent et qui pourraient servir mon projet (les services municipaux, les services
de l’état, les associations locales, les entreprises, les professionnels…).
• Qui sont les partenaires potentiels ? Ceux vers lesquels je vais aller en priorité.
• Quel est l’état de la concurrence ? Qui sont mes principaux concurrents et qu’est
ce qui fait la différence ?

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 Etape 3 : Elaborer le budget prévisionnel

À quoi ça sert ?
À savoir combien va coûter votre projet (les dépenses) et si vous êtes en mesure de
réunir les financements nécessaires (les recettes).
Le budget prévisionnel doit refléter fidèlement l’analyse de vos besoins et les
Ressources que vous avez ou comptez réunir pour les satisfaire. Soyez sûr d’une chose,
c’est sur cet élément du dossier que vos interlocuteurs jugeront, d’un coup d’oeil, du
sérieux de votre motivation et de la rigueur dans votre démarche.
Pas de projet sans argent, pas d’argent sans un minimum de comptabilité, pas de
comptabilité sans budget prévisionnel écrit.
Vous devez considérer le budget prévisionnel (ou plan de financement) comme un outil à
votre service. Il vous permet de suivre point par point l’avancement de votre projet. Il
évolue avec lui. Il Vous oblige à faire preuve de réalisme en identifiant toutes les
dépenses que vous serez amené à faire.

Quelques principes à retenir impérativement :

• Les recettes et les dépenses doivent toujours être présentées en colonnes
équilibrées, c’est-à-dire que le montant total des recettes doit être égal au
montant total des dépenses.
• Chaque dépense (on dit poste) doit être justifiée : pas de chiffres « bidons », pas
de partenaires fantaisistes, pas d’estimation à la louche. Faites faire des devis ou
allez relever les prix dans les magasins.
• Prévoyez une marge d’imprévu de 8% des dépenses.
• Dans la colonne des recettes, doivent apparaître les ressources dont vous disposez
déjà (apport personnel ou autofinancement). Pour les partenariats financiers,
précisez s’ils sont acquis, en cours de négociation ou à acquérir.
• Distinguez les apports en financement direct ou en nature.
• Parce qu’il est évolutif un budget doit toujours être daté.

Etape 4 : Formaliser le projet

À quoi ça sert ? C’est l’engagement écrit (visible) de votre détermination à réaliser

votre projet.
C’est une étape essentielle dans la clarification et le préalable à la recherche de
partenaires.
Vous avez réuni suffisamment d’éléments pour monter le dossier de présentation de votre
projet.
Votre objectif maintenant est de convaincre, pas de faire de la littérature.
Concrètement vous êtes désormais en mesure de répondre aux questions suivantes : qui,
quoi, pourquoi, pour qui, comment, où, combien ?

• Qui ? Porteur et origine du projet.

• Pourquoi ? Pour qui, les finalités, les objectifs.
• Quoi, où, quand ? Contenu précis (description), échéance et localisation du
projet.
• Comment ? Approche technique (besoins, ressources, compétences…).
• Combien ? Approche financière.

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Le dossier de présentation est bâti sur la trame de ces questions. Il intègre un volet
financier et un volet communication.
Il doit être :
• Court (max. 12 pages bâties sur la trame des questions).
• Clair donc synthétique et aéré (encore des choix à faire…)
• Vivant donc motivant.
• Crédible toutes les informations doivent être vérifiées et argumentées
• notamment pour le volet financier.
• Evolutif … et adaptable en fonction des interlocuteurs.

Vous allez envoyer ou remettre ce dossier a vos interlocuteurs. Il vous représente et

témoigne du travail que vous avez déjà effectué et de votre motivation à réussir.
Soigner le sans luxe déplacé, la forme sera presque aussi importante que le contenu.

Exemple de composition de dossier

• Une couverture.
• Un court sommaire.
• La présentation du ou des porteurs.
• Le descriptif.
• Les moyens.
• Le budget.
• L’argumentaire.
• La communication.
• Les annexes.

Il vous faudra très souvent ajouter une lettre d’introduction (BRIEF) si vous envoyer le
dossier par courrier. Une page maximum pour dire qui vous êtes, ce que vous voulez faire
et en quoi votre interlocuteur peut y trouver intérêt. Il est bon qu’elle se termine par une
demande de rendez-vous.

Préparer un plan d’actions – les outils

Le pilotage du projet et l'organisation des actions (=plan d'action)

Le pilotage de projet consiste à
• définir la stratégie (choix des orientations et objectifs, classement par priorités)
• définir les moyens à mettre en œuvre (actions, opérateurs, coûts)
• constituer une équipe de projet et prévoir les conditions de son fonctionnement
• diriger et coordonner les actions : planification et répartition des tâches entre
• intervenants, recherche de partenaires et de financements
• évaluer en cours et en fin de processus.

Le pilotage est assuré par le chef de projet. Si le projet est d'envergure, le chef de
projet se fait aider par un groupe de pilotage.
Le pilotage du projet doit se faire en coordination avec tous les acteurs du projet grâce à
un système de CIRCULATION DE L'INFORMATION prévus à cet effet.
• lors de REUNIONS.
• par la transmission de DOCUMENTS écrits ou visuels et d'INFORMATIONS
• ORALES

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Les outils d'organisation et de planification
• Le cahier des charges est un document écrit qui détermine les obligations
réciproques entre l'organisation commanditaire du projet et les acteurs qui auront à
conduire le projet.
• Des plannings permettent de visualiser l'organisation du travail, le déroulement des
activités.

Ex : planning de répartition ou d'exécution des tâches (qui fait quoi, quand, où, fait/pas
fait ?)

• Les échéanciers sont des plannings qui permettent de visualiser les dates limites de
réalisation des différentes actions à mener.
• Le diagramme de Gantt est un échéancier qui permet d'ordonnancer des tâches
dans le temps (dates au plus tôt/au plus tard) et de représenter graphiquement
l'état d'avancement d'un projet. Pour le réaliser, il faut disposer d'un logiciel
spécialisé.
• Les calendriers permettent de noter toutes les dates clés, notamment les réunions
programmées.
• Le P.E.R.T. (= " Programm Evaluation and Review Technic " ) c.a.d Technique
d’ordonnancement des taches et contrôles des programmes) est une méthode
consistant à mettre en ordre sous forme de réseau plusieurs tâches qui grâce à leur
dépendance et à leur chronologie concourent toutes à l’obtention d’un résultat
fini. Le graphe (ou diagramme) de Pert est un schéma (= outil) qui met en relation
toutes les tâches à effectuer de façon à évaluer la durée optimale du projet.

Les techniques et outils de suivi

• Le suivi consiste à s'assurer du respect des délais, des coûts, de la qualité des
tâches et actions entreprises.
• La revue de projet (technique) est le terme utilisé pour désigner des REUNIONS
très officielles (avec ordre du jour, documents préparatoires et compte rendu)
rassemblant commanditaire, comité de pilotage, chef de projet et éventuellement
son équipe et sa hiérarchie, lesquelles sont programmées dès la conception du
projet. Elle est l'occasion de vérifier le déroulement du projet et la cohérence des
actions réalisées par rapport au cahier des charges ou autre données de base. En
cas de problèmes rencontrés, c'est l'occasion de prendre de nouvelles orientations.
La revue de projet est contractuelle.
• Le tableau de bord d'un projet est un DOCUMENT qui doit donner une vision
synthétique de l'avancement du projet. Il faut pour cela sélectionner un nombre
limité d'indicateurs pertinents et complémentaires. Il doit permettre d'identifier les
dérives, les difficultés et les réussites du projet. A partir de là, il doit aider à
décider des actions correctives à mettre en place. Il est donc un outil d'aide à la
décision pour le chef de projet.

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 La Matrice SWOT : est un outil d’audit marketing de l’entreprise et de son
environnement (concurrence). C’est la première étape de la démarche d’analyse
marketing. Elle aide votre entreprise à se concentrer sur les questions clés.

Attention, une analyse SWOT

peut être très subjective. Ne
vous fiez pas uniquement à


celle-ci. Deux personnes
aboutissent rarement à une
même analyse. Votre SWOT
doit être un guide et non une
prescription.

Forces (Strengths) Opportunités (Opportunities)

Expertise de spécialiste marketing Marché se développant (pays en
voie de développement, …)
Produit ou service innovateur ou
Fusions, joint-ventures ou
différencié
alliances stratégiques
Lieu de votre activité Entrée dans de nouveaux
Procédures de qualité marchés offrant de meilleurs
Tout autre aspect de votre business profits
ajoutant de la valeur à votre produit Nouveau marché international
ou service, … Marché délaissé par un
• concurrent inefficace,
Faiblesses (Weaknesses)
Manque d’expertise marketing Menaces (Threats)
Arrivée de nouveaux concurrents
Produit ou service indifférencié (par
sur votre marché
rapport à vos concurrents)
Guerres des prix avec la
Lieu de votre activité concurrence
Mauvaise qualité de vos Concurrent ayant un produit ou
marchandises ou services service innovant
Réputation endommagée, … Concurrents ont un meilleur
Les opportunités et les menaces sont accès aux canaux de distribution
les facteurs externes à votre Nouvelle taxation sur votre
entreprise. produit ou service,

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Les 5 Forces de Porter
• Analyse de votre environnement concurrentiel
• L’analyse des cinq forces, ou menaces, aide votre personnel marketing à simuler
une situation de concurrence. Elle a des similitudes avec d’autres outils d’audit et
analyse, tel que l’analyse PESTL. Cette analyse de Michaël Porter se concentre sur
un seul DAS (Domaine d’Activité Stratégique) plutôt que sur un produit ou une
gamme de produits. IBM, par exemple, analyserait le marché des ordinateurs
professionnels c.-à-d. un de ses DAS.

Les 5 forces (menaces) :
1. Intensité de la concurrence
2. Nouveaux entrants
3. Pouvoir de négociation des clients
4. Pouvoir de négociation des fournisseurs
5. Produits de substitution

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 ANNEXES

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Annexe 1 - exemple d'échéancier

Annexe 2 – Exemples de diagramme de Gant

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Annexe 3 – la technique PERT

Voir le lien ci-dessous :

METHODE PERT : LA MISE EN PRATIQUE (EXERCICES CORRIGES)

http://www.projectplanningoffice.com/planification-projet-pert-technique-methode-
pert/planification-projet-pert-exercices-methode-pert

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Annexe 4 – modèle budget prévisionnel

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Annexe 5 -Etude de cas 1
"Cinéma d'Art et d'Essai"
Le cinéma XYZ est une salle de cinéma d'art et d'essai fondée à la fin des années
soixante dans une ville moyenne.
Le fondateur de ce cinéma vient de passer le flambeau à ses deux enfants,
animés par le même esprit de promotion culturelle et artistique.
Pour eux, le XYZ doit participer au développement culturel de ses concitoyens,
en mettant l'accent sur le plaisir du partage de connaissances et d'émotions.
Le cinéma est implanté en centre-ville, près du centre historique, dans une
vieille bâtisse typique. Hormis quelques travaux de décoration, les locaux n'ont
pas été rénovés depuis le milieu des années quatre-vingt-dix.
La ville en question est une ville touristique, où sont organisés en période
estivale de nombreux festivals, dans une région dynamique tant sur le plan
culturel que démographique. D'ailleurs, pour répondre à une demande
croissante une Grande enseigne de la distribution a créé il y a deux ans un
magasin pilote, épicentre d'un centre commercial haut de
gamme.
Face à ce centre commercial, un autre a ouvert complétant l'offre commerciale
avec des enseignes d'habillement ( Jules,
Celio, Du Pareil au Même, Esprit,...), de décoration (Type Kitea) et de loisir
(Virgin, ...).
S'adossent à ces deux centres commerciaux maintenant desservis par les bus et
le tramway des restaurants, une
Salle de sport, un stade, un bowling et un multiplexe (Type Mégarama),
facilement accessibles à la sortie des autoroutes et des grands axes routiers.
Ces récents développements ont conduit à une baisse de la fréquentation en
centre-ville. Le cinéma quant à lui connaît depuis plus longtemps une diminution
du nombre de ses entrées...

Comment endiguer cette diminution de la fréquentation et assurer la survie

(voire la renaissance) du cinéma XYZ ?
Faire une analyse par étape.

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