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INTRODUCTION ............................................................................................................................................................................................................... 3
DIGITALISATION DES ACHATS, UN BÉNÉFICE COMMUN POUR LES ACHATS ET LA FINANCE ............................................................................ 7
Mesurer la performance des achats indirects : le rapprochement entre les Achats et la Finance ....................................................................................... 8
Dématérialiser la gestion des achats : avantages pour les directions achats et financière ............................................................................................... 11
INTÉGRER UN LOGICIEL ACHATS EFFICIENT, UNE STRATÉGIE GLOBALE POUR L’ENTREPRISE ..................................................................... 15
Responsabilisation du consommateur interne.................................................................................................................................................................. 16
Digitalisation des Achats : une impulsion pour une dématérialisation complète de l’entreprise ....................................................................................... 16
Intégration du logiciel achats aux systèmes informatiques globaux de l’entreprise .......................................................................................................... 18
CONCLUSION ............................................................................................................................................................................................................... 18
Achats & Finance : les clés d’une relation gagnante | Groupe Ordiges 2
INTRODUCTION
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FONCTION ACHATS,
UN LEVIER ECONOMIQUE
AU SEIN D’UNE ORGANISATION
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Département Achats, contributeur de la performance en entreprise
Selon les moyennes belges, 5% de réduction des coûts indirects équivaut à une augmentation de 10% du résultat net de
l’entreprise.
Pourtant, en 2015, lors d’une de nos enquête auprès d’un panel d’organisations, nous avons constaté que :
Ces chiffres illustrent clairement la difficulté que représente la gestion des dépenses au sein d’une entreprise. Cependant, sans aucun doute,
la direction Achats peut contribuer pleinement à la performance de son entreprise grâce à sa digitalisation.
Les services Achats ont au quotidien besoin d’une information structurée pour assurer un pilotage efficace des achats. Grâce à l’ère
numérique, répondre aux enjeux d’une meilleure gestion de la dépense et d’une maîtrise des risques n’a jamais été aussi simple.
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Cas pratique
Ce simple manque de formalisation et de suivi peut entrainer
Pour illustrer ce besoin d’une information structurée, prenons
des problèmes de gestion, une mauvaise évaluation des
par exemple un processus de demande d’achats non digitalisé.
besoins, des problèmes de computation des seuils et ce, sans
Selon votre structure et votre fonctionnement, un collaborateur
compter une maîtrise inefficace des risques.
peut faire individuellement une demande d’achats en fonction de
L’expression du besoin est la base du métier d’acheteur. Cette
ses propres besoins, il peut soit en informer le service Achats
étape permet d’établir un cahier des charges qui sera remis
par email ou à l’inverse, faire cette demande de manière
ensuite aux fournisseurs consultés. Dans le cas où cette étape
totalement informelle lors d’une pause-café.
n’est pas correctement formalisée, il s’avère compliquer pour le
Conséquence ? Le besoin n’est pas clairement formalisé, les
service Achats de définir le « juste besoin » et de proposer une
responsables ne sont pas informés de la demande et le service
offre compétitive.
Achats n’a aucune visibilité et ne peut donc pas avoir une vision
Par ce biais, nous comprenons que la digitalisation du
globale des demandes afin de savoir si une autre personne
processus achats est un enjeu majeur dans le développement
souhaite un besoin similaire.
de votre entreprise.
En résumé, l’innovation liée à la digitalisation des achats permet d’interconnecter les services et les prestataires afin d’optimiser
leurs échanges et favoriser la circulation des informations. Aujourd’hui, se doter d’un logiciel achats efficient qui permet de concen-
trer un maximum de données utiles, facilement exploitables, est incontournable.
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DIGITALISATION DES ACHATS,
UN BÉNÉFICE COMMUN POUR
LES ACHATS ET LA FINANCE
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Mesurer la performance des achats indirects : le rapprochement entre les Achats
et la Finance
Depuis quelques années, l’impact des achats sur le résultat, et Pour résoudre ce problème, citons trois pistes pour optimiser la
donc sur la performance des entreprises est conséquent. Pourtant, collaboration entre les Achats et la Finance :
le pilotage de la performance des achats est encore imparfait.
Bien souvent, les calculs opérés par la direction des achats
1. Définir des KPIs communs
pour mesurer leur performance ne correspond pas aux ré-
sultats que la direction financière observe dans le bilan de Achats/Finance
l’entreprise.
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1. Définir des KPIs communs Achats/Finance
L’attente de performance nécessite de déployer un dispositif de mesure favorisant l’exhaustivité et l’appropriation des gains par les deux par-
ties. La définition de critère de mesure (KPIs) ainsi que les règles et principes de calcul des gains est la première étape d’une dé-
marche de collaboration entre les Achats et la Finance.
De cette manière, CFO (Finance) et CPO (Achats) auront la même vision concernant les apports des Achats sur la performance globale de
l’entreprise.
Les Achats et la Finance ont souvent leurs propres indicateurs. Pourtant, il est tout à fait possible de trouver des indicateurs communs.
Voici un exemple :
INDICATEURS COMMUNS
DIRECTION DES ACHATS DIRECTION DES FINANCES
POSSIBLES
Nombre de litiges
Evolution du nombre de Ecart budgétaire
fournisseurs
Délai de règlement/
Conditions de règlement Coût complet d’une fonction
Taux de remises accordés
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2. Utiliser un outil de collaboration et de partage de l’information en temps réel
La gestion des achats ne se limite pas uniquement à la maitrise Un logiciel e-achats permet de noter en continu la qualité des
des coûts. Ces achats à forte valeur ajoutée pour l’entreprise dessi- prestations fournies, offrant aux acheteurs une meilleure visibilité
nent d’autres enjeux qui peuvent impacter fortement sa pour sélectionner le bon fournisseur pour chaque projet.
performance et sur lesquels Achats et Finance ont des intérêts
La direction financière quant à elle sera plus à même de réduire les
communs.
litiges factures très couteux en temps et en ressources grâce à un
La qualité et le risque fournisseur est par exemple un sujet sur système de validation avant l’édition du bon de commande.
lequel Achats et Finance ont un intérêt commun.
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La digitalisation des processus achats liée aux KPIs communs est utile pour mesurer l’optimisation des dépenses et leur bonne
gestion. Cette transformation est également précieuse pour le pilotage budgétaire : il est aisé plus facile de constater les volumes
de facturation, de veiller à la cohérence entre la prévision et la dépense effective, de détecter les litiges fournisseurs.
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1. Une meilleure visibilité pour anticiper et contrôler les achats
Le manque de visibilité peut exposer l’organisation à des risques de fraudes et d’erreurs. La vision en temps réel des informations élimine les
risques d’erreurs et permet de mettre en place un processus décisionnel mieux structuré.
Exemple
Les Achats négocient sans cesse avec les fournisseurs. L’erreur Anticiper, piloter, analyser et transmettre les données achats
souvent commise au sein des entreprises est le paiement des tout au long du processus, c’est-à-dire de l’on-boarding
factures sous le règlement d’un ancien contrat. Cela signifie donc fournisseurs jusqu’au paiement permettrait d’éviter ce type
que si l’acheteur a négocié des meilleures conditions avec le d’erreur fréquent. Grâce au processus achats/factures digitalisé,
fournisseur, celles-ci ne sont pas reprises dans la facture. la direction financière dispose d’un suivi précis des règlements,
ce qui lui permet une anticipation totale et optimisation de ses
flux de trésorerie.
La construction budgétaire des achats sur base du bilan des résultats de l’année précédente peut occasionner des décalages budgétaires
à plus ou moins grandes échelles. Passer d’une logique de répartition à une logique de consommation permet une meilleure maitrise des
dépenses.
Exemple
Très souvent, la direction financière examine les résultats de l’an- Cependant, les dépenses « hors contrôles » et le manque de
née précédente puis effectue des projections selon le contexte du fiabilité des données initiales engendrent, dans les faits, des
marché et de la stratégie fixée par la direction générale. Ensuite, dépassements des budgets prévisionnels opérés sur base de
elle répartie les budgets en fonction de cet exercice analytique. l’exercice précèdent.
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Automatiser tout le processus achats/factures, à travers un dépense correspondant exactement à ce qui a été consommé,
même logiciel, permet de construire un panel fournisseur, de quel que soit la direction ou le poste concerné.
sourcer les meilleurs selon des paramètres précis, de fixer des Pour la direction Achats, grâce à cette méthode d’automatisation,
contrats et des conditions d’achats clairs et de favoriser le la dépense « hors contrôle » est éliminée en amont du
respect de ces contrats pour toute commande. processus grâce au contrat est implémenté dans la solution. Les
La digitalisation de ce processus donne à la direction financière demandes d’achats sont donc analysées en fonction des
la capacité de prévoir un budget le plus juste et à disposer de conditions d’achat négociées et sont soumis à un circuit de
données très précises quant à l’utilisation de ce budget. Elle peut validation afin d’éviter des dépenses inutiles et de garantir que
donc mesurer en temps réel le niveau d’utilisation et de la commande entre dans les budgets prévus par la direction
dépassement. Cela signifie que l’entreprise s’oriente vers une financière.
Sans vision globale des besoins, les dépenses inutiles et invisibles peuvent être nombreuses. La centralisation des données permet
d’exclure les coûts qui altèrent inutilement le résultat.
Exemple
Lorsqu’un service fait une demande d’achats auprès de la Analyser les besoins réels de l’entreprise permet à la fonction
direction achats, celle-ci a pour mission de commander les Achats de construire un panel fournisseur cohérent, de sourcer
produits/services demandés auprès des fournisseurs. les plus pertinents, de négocier les prix les plus juste en fonction
Si l’acheteur n’a pas de vision globale sur les différentes des volumes estimés avec les meilleures conditions.
demandes, celui-ci commandera les produits au cas par cas.
Cela engendre un certain nombre de commandes hors
contrats qui constituent une source non négligeable de
dépenses inutiles.
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4. Une plus grande productivité
Au-delà d’une meilleure gestion des coûts et des dépenses, cette nouvelle manière de collaboration et de gestion de l’information a un impact
positif sur d’autres postes indirects de dépenses :
Grâce à l’automatisation de certaines tâches, saisie et traçabilité des processus la charge de travail administratif est réduite et l’activité des
employés sera prévue de manière plus juste.
Par exemple, la charge liée au traitement des factures sans commande au niveau comptable.
La digitalisation du processus achats permet de fluidifier le processus, de réduire le temps de traitement des factures et de diminuer le risque
d’erreur. Elle permet aussi d’éradiquer les dépenses non prévues telles qu’un dépassement d’un délai légal de règlement fournisseur, une
amende pour non-respect des taux de dépendance fournisseur, …
Par exemple, 1 facture sur 5 peut contenir des erreurs. Le risque de fraudes est donc plausible mais maîtrisable grâce aux mécanismes de
vérification d’une solution e-achats.
L’automatisation de la collecte des données et du suivi des processus via le logiciel permet d’augmenter la productivité des collaborateurs.
Ceux-ci peuvent se concentrer sur leur cœur de leur métier.
Par exemple, la facilité à trouver un produit et à passer une commande est un gain de productivité.
Digitaliser la gestion des achats impulse une nouvelle façon de considérer la performance de l’entreprise. Une solution e-achats
complète se traduit par des décisions d’achats et financières mieux ciblées, ce qui améliore la gestion des dépenses et de la
trésorerie. De plus, on observe une plus grande capacité à prévenir des risques et à réagir de manière efficace face aux mouve-
ments du marché grâce à des données précises, traçables et fiables.
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INTÉGRER UN LOGICIEL ACHATS
EFFICIENT, UNE STRATÉGIE GLOBALE
POUR L’ENTREPRISE
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Responsabilisation du consommateur interne
Aujourd’hui, faire prendre conscience aux collaborateurs de l’impact de leurs dépenses sur l’entreprise est primordial ! Un manque de visibilité
et de discipline dans la culture de dépenses de l’entreprise est souvent la cause de la multiplication des gaspillages. Il s’agit là de mieux
maîtriser les postes de dépenses et réduire les coûts de l’entreprise.
Une solution e-achats et son portail des demandes permettent de développer cette culture positive de la dépense au sein des entreprises. Le
consommateur interne se réapproprie la valeur de ses achats grâce à un outil qui lui permet d’avoir une vue sur ses budgets en cours et con-
sommés. Ainsi, il est incité à limiter le niveau de ses dépenses.
En plus de cet aspect de responsabilisation du consommateur sur ses dépenses, se doter d’un logiciel achats permet aussi de sensibiliser le
consommateur en intégrant celui-ci dans différentes étapes de la chaine achats. Par exemple, l’utilisateur peut évaluer les fournisseurs. Cette
évaluation permet, grâce à des critères très précis, de sélectionner rapidement et précisément le bon fournisseur pour passer la commande. Le
consommateur participe, ainsi, à la performance globale de l’organisation.
La direction marketing et communication a été la première à saisir les opportunités du digital pour l’entreprise.
Aujourd’hui, les directions Achats et Finance ne sont plus en reste. La révolution numérique permet aujourd’hui d’être à la pointe des transfor-
mations pour aborder les enjeux actuels de l’économie et des affaires. L’influence de la mise en œuvre d’une solution e-achats dépasse
largement le cadre du processus achats/facture : elle contribue à changer l’organisation, les pratiques de travail et les relations dans
l’entreprise.
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La transformation digitale engendre des changements structurels pour les entreprises. Intégrer les nouvelles technologies n’est donc pas ano-
din, cela passe par plusieurs étapes à ne pas négliger :
1. Fonctionner en mode projet et intégrer l’ensemble des services concernés par le projet ;
3. Sélectionner un partenaire fiable afin de ne pas prendre de risques inutiles liés à la technologie ;
5. Accompagner le changement auprès des collaborateurs-utilisateurs via des sessions d’échanges et de formation.
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Intégration du logiciel achats aux
systèmes informatiques globales
de l’entreprise
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CONCLUSION
Grâce aux solutions e-achats, il est désormais possible de gérer Les solutions logicielles innovantes d’Ordiges vous
les dépenses de manière anticipative. La gestion du processus accompagnent dans la gestion de vos dépenses et de
achats/facture liée à une collaboration entre la Finance et les vos achats.
Achats permet une baisse des coûts et d’identifier des sources
Envie d’en savoir plus?
de performances significatives.
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