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ORGANISER UN EVENEMENT
©2011 MIUR- USR Lombardia – Comenius Regio – Milan-Paris: le Fil de la Mode

MODULE CLIL/EMILE Organiser un événement
SOMMAIRE
Avant-propos p. 2
Unité 1: Définition d’un événement 3 heures
1. Les événements “grand public”

2. Les événements d’entreprises/Les événements internes
Unité 2: Déterminer les objectifs de l’événement 6 heures
Les 4 P du Marketing Mix
Unité 3: Financement de l’événement 6 heures
1. Le budget prévisionnel
2. Recherche de partenaires
a) Les entités coorganisatrices
b) Le sponsoring, le patronage, le mécénat
Le sponsoring ou le parrainage
Le patronage
Le mécénat
Unité 4: Planification et organisation de l’événement 5 heures
a) Les démarches administratives

b) La réservation du plan média
c) La recherche de sponsors
d) Le choix des acteurs de l’événement et rétro-planning
Unité 5: Plan de communication 12 heures
1. Concevoir le message en fonction des attentes du public

2. Réalisation du support de communication
3. Rédaction du “communiqué de presse” et constitution d’un “dossier de presse”
4. Composer une “revue de presse”
Unité 6: L’après événement 4 heures
1. Le bilan financier de l’événement

2. La participation à l’événement
3. “Mesurer” la satisfaction des participants
4. Prise de contact avec les acteurs de l’événement
5. Regrouper les informations recueillies

Avant-propos
Ce module s’inscrit dans le Programme Européen Comenius Regio né dans le cadre du Lifelong Learning
Programme et intitulé Milan-Paris : le Fil de la Mode.
Le programme Regio prévoit l’organisation de deux Consortiums régionaux, rassemblant les

représentants des autorités politiques, administratives, scolaires et universitaires, ainsi que les
responsables de la formation et des entreprises du secteur de la mode des deux régions impliquées : la
Lombardie et l’Île-de-France.
L’objectif du projet est de favoriser l’émergence de nouvelles compétences professionnelles dans le but
de parfaire les modèles actuels de profils professionnels et d’en imaginer de nouveaux. Afin de répondre
aux changements actuels dans les branches professionnelles et de faciliter l’insertion des jeunes dans les
emplois de ce secteur, les partenaires ont envisagé de rédiger des modules didactiques - qui sont à plein
titre des résultats du partenariat - inspirés de la méthodologie CLIL/Emile pour l’enseignement de deux
disciplines liées au secteur de référence : Laboratorio di modellistica et Laboratorio di Ricevimento.
En particulier le présent module dédié à l’organisation d’un événement s’adresse aux élèves des
établissements partenaires ayant déjà abordé l’étude en langue française d’une discipline technique, telle
que Laboratorio di Ricevimento.
Ce matériel didactique – susceptible de couvrir environ 36 heures de cours - a été rédigé par la Chambre
Française de Commerce et d’industrie en Italie en collaboration avec l’Ufficio Scolastico Regionale per la
Lombardia et les enseignants de l’IIS Paolo Frisi de Milan et peut être intégré dans un cursus de 5ème
année de lycée (la terminale dans le système scolaire français).
Le module illustre toutes les étapes à suivre pour organiser un événement, grâce à une conceptualisation
de contenus relevant de l’économie et de la communication, à leur application à travers des activités de
compréhension et de production de l’écrit et de l’oral.
S’appuyant sur des documents authentiques et sur des stratégies de communication, ce matériel
didactique vise à l’acquisition, de la part des apprenants, de compétences à la fois linguistiques et
techniques.
Langue : Français Niveau : B1+
Disciplines impliquées : Atelier Accueil-Réception; Techniques du tourisme; Information /

communication, Français.
Type d’établissement et filière : Institut Technique pour le Tourisme ; Institut professionnel pour les
services touristiques; Institut professionnel hôtelier (filière accueil- réception) ;
Classe : 5e année de lycée
Durée : 36h
Objectifs :
Objectifs de la Discipline Non linguistique
Objectifs généraux :
• Acquérir le lexique et les concepts de base de l’organisation des événements
Objectifs spécifiques :
• définir et classer un événement
• identifier les objectifs d’un événement
• classer et analyser les types de financement
• planifier un événement

• communiquer la réalisation d’un événement
• faire un bilan après l’événement
Objectifs linguistiques
Objectifs spécifiques
• acquérir le lexique et les concepts de base concernant l'organisation d’événements
• lire les textes et les images concernant l'organisation d’événements
• utiliser correctement la terminologie concernant l'organisation d’événements
• produire des textes simples sur l'organisation d’événements.
Gisella Langé
Mario Pasquariello
MIUR - USR Lombardia
Relazioni internazionali e lingue straniere

Unité 1
Définition d’un événement
1. Remue-méninges :
Observe les photos suivantes : décris-les, retrouve les points communs et les différences entre les trois
photos (lieu, période, public… ). Que remarques-tu ?
2) © Milan 2010 - Séminaire organisé par la CFCII
1) © Ville d’Avignon – JP Campomar
3) Serra - © HERZOG & DE MEURON
2. Expression orale
Essaie de retrouver à quel événement se réfèrent ces photos et justifie ton choix
Conférence sur les énergies renouvelables Photo n°_____
Expo Universelle de Milan Photo n°_____
Festival d’Avignon Photo n°_____

Qu’est-ce qu’un événement ?
Il existe différentes typologies d’événements : des événements d’information (réservés à des catégories
professionnelles, au monde universitaire, …) ; des événements culturels (festival théâtral, musical,
expositions) ; des événements commerciaux (foires et salons) ; des événements promotionnels
(lancement d’un produit ; inauguration d’un magasin ; journées portes-ouvertes ; anniversaire d’une
marque).
Il se peut qu’un événement soit « transversal », autrement dit, il peut appartenir à plusieurs de ces
typologies
Ex : un événement sur les énergies renouvelables s’adressant aux entreprises du secteur est à la fois un
événement d’information car il peut faire intervenir des experts ; un événement promotionnel car des
entreprises du secteur peuvent y témoigner et donc gagner en visibilité ; un événement commercial car il
permet aux acteurs d’un même secteur de se rencontrer et d’évaluer de potentielles collaborations.
L’organisation d’un événement s’appuie sur deux concepts communs:

La gestion budgétaire La planification des tâches
La notion d’événement réside en deux aspects :

il est ponctuel (une conférence dure il rassemble une grande quantité de
quelques heures ; le festival d’Avignon personnes (intervenants, artistes,
dure 3 semaines ; l’Expo Universelle spectateurs, volontaires, exposants,…).
dure 6 mois) ;
1. Les événements « grand public »
Les événements « grand public » sont destinés aux particuliers et aux familles, et peuvent être classés en
trois catégories :
les événements sportifs (Roland Garros, le Tour de France) ;

les événements culturels, artistiques ou historiques (Salon du livre, Les Vieilles Charrues, Les 60
ans du Débarquement de Normandie);
les événements commerciaux (Pour les foires et salons, certaines journées sont dédiées aux
particuliers après une période réservée aux professionnels. Ex : Maison et Objets ; Salon du
Bourget ; Salon de l’automobile)

3. Expression écrite:
a. Regarde les photos ci-dessus et indique la typologie des événements présentés en te référant aux définitions
données ci-dessus. Tu justifieras tes réponses dans le tableau ci-dessous :
Photo Evénement Justification
n°1
n°2
n°3

b. Imagine pour chaque photo un slogan et définis les critères qui ont motivé le choix de ton slogan.
Photo Slogan Critères

n°1
n°2
n°3
2. Les événements d’entreprises / Les événements internes
L’événement d’entreprise comme vecteur de communication externe :
Foires et salons : la participation à des foires et salons permet aux entreprises d’aller à la
rencontre de leurs clients ; de faire connaître leurs produits et leurs savoir-faire et de surveiller le
développement de leurs concurrents.
La participation au salon s’effectue sous la forme d’un stand, loué aux organisateurs du salon. Le
choix du stand, de son emplacement et de son aménagement est déjà en soi le fruit d’une
réflexion marketing stratégique.
Afin d’optimiser la fréquentation de son stand, l’entreprise exposante peut procéder à un mailing
et à des relances téléphoniques pour inviter ses prospects et ses clients.
L’entreprise choisira de participer à un salon dédié à son secteur d’activité ou en cohérence avec
ce dernier.
Ex : La société Emile Henry qui fabrique et commercialise des poteries culinaires peut participer
au Salon Maison et Objet spécialisé dans la décoration d’intérieur ainsi qu’au Salon de
l’Hôtellerie Equip’Hôtel.
Événement strictement promotionnel: l’entreprise joue uniquement sur l’image et la notoriété de

la marque. Elle peut organiser un événement sur invitation (dîner ; journée portes ouvertes ;
inauguration) réservé à ses meilleurs clients, ses prospects, des personnalités importantes
capables d’attirer la presse.
Ex : Un magazine féminin peut fêter l’anniversaire de sa création pour un cercle très restreint
d’invités au cours duquel la presse peut être conviée.
L’événement interne dédié aux salariés de l’entreprise.
Congrès et conventions d’entreprise : certaines entreprises organisent des réunions rassemblant

un nombre important de leurs salariés (directeurs, cadres, commerciaux) autour d’une
thématique d’intérêt commun.

Incentive : Arrivés en France au début des années 80 et inspirés des méthodes de motivation
américaines, ces événements peuvent prendre la forme d’activités de détente, de sport et
d’aventure.
Les incentive sont généralement destinés aux commerciaux et se déroulent dans des hôtels trois
ou quatre étoiles. La qualité et la créativité sont les maîtres-mots de ce type d’événements.
Compréhension écrite:
1) Après avoir lu le paragraphe précédent, dis si les affirmations suivantes sont vraies ou fausses.
a. Il existe différentes typologies d’événements V □ F □
b. Les événements « grand public » sont dédiés aux entreprises V □ F □
c. L’événement d’entreprise est un vecteur de communication interne V □ F□
d. L’événement interne est dédié aux prospects et aux clients de l’entreprise V □ F□

2) QCM: Réponds aux questions suivantes.
Fais attention : plusieurs réponses sont possibles !
a. Parmi les événements suivants, lesquels peuvent-ils se classer parmi les événements publics :
□ un festival de musique □ un incentive;

□ un salon professionnel □ un tournoi sportif
b. Quelles sont les caractéristiques d’un événement :
□ la ponctualité □ le lieu
□ le nombre de personnes qui y participent □ le déroulement
3) Classe les événements suivants par typologie d’événements (événement public ou événement
d’entreprise). Justifie tes réponses.
Evénement un événement un événement un événement un congrès et
historique promotionnel culturel une convention
Typologie
Justification

4) Expression orale
Visite le site suivant :
http://fr.franceguide.com/Organiser-un-incentive.html?NodeID=1&EditoID=141172#Plnk
1) Repère sur ce site

- de quel type d’événements est-il question ;
- quelles informations sont données pour réaliser ce type d’événement ;
- quels éléments mentionnés le rendent attrayant et dynamique.
2) Le slogan du site fait appel à une certaine dynamique. Saurais-tu la décrire et l’expliquer ?
MOTIVER
INVENTER
RECOMPENSER
RASSEMBLER
SURPRENDRE
CHAQUE JOUR EN FRANCE

Unité 2
Déterminer les objectifs de l’événement
Pour communiquer, faire passer un message à un public donné, l’entreprise dispose d’un ensemble de
techniques de communication :
La publicité média ;
La publicité hors média ;
Le marketing direct ;
Les relations publiques.
L’événementiel ou marketing événementiel occupe une place non négligeable dans la stratégie de
communication d’une entreprise.
Les 4 P du Marketing Mix
Si on considère un événement comme un produit « classique », il est possible de lui appliquer le concept
du Marketing Mix, les fameux 4 P :
P comme Produit : Quel format lui donner ? Quel contenu donner à l’événement ? Combien de
personnes attend-on ? Pour un salon, quel nombre et quelle taille des stands fixer ?
P comme Prix : La gratuité ou non d’un événement ? Quel prix pour le billet d’entrée ? Quel prix
pour les stands d’un congrès ? Quelle contribution demander aux sponsors ?
P comme Place : Quel circuit de distribution choisir pour la commercialisation d’un produit ?
Quel outil adopter pour recueillir les inscriptions ?
P comme Promotion : Quel support de communication choisir en fonction du public visé, du
budget disponible, du délai… ?
C’est en adaptant correctement les 4 P du Marketing Mix qu’une entreprise s’assure du succès de son
événement.
ETUDE DE CAS
Comment – grâce au concept du Marketing Mix – organiser un événement sur le thème de la sécurité
alimentaire en France et en Italie, sachant que nous sommes un organisme territorial ayant pour objectif
d’attirer les investissements sur son territoire ?
Nous cherchons à mobiliser le plus possible d’entreprises susceptibles d’investir sur notre territoire et
appartenant au secteur d’activité choisi pour l’événement. Les futurs participants représentent la cible de
l’événement ; cible importante à déterminer.
Nous cherchons un format d’événement capable à la fois de faire déplacer nombre de ces entreprises,
mais aussi d’assurer la promotion du territoire.
Le format du séminaire d’information nous semble celui le plus adéquat. Nous donnons à ces entreprises
des informations utiles sur leur secteur d’activité (avancées technologiques, avancées législatives) et leur
offrons la possibilité de faire la comparaison sur la thématique choisie entre la France et l’Italie. Nous
avons donc un « contexte prétexte » pour faire notre propre publicité.

L’entreprise spectatrice trouve des éléments de réponse grâce aux différents témoignages d’institutions
de référence (Ministères compétents, Instituts de Recherche spécialisés) et d’entreprises innovatrices du
secteur ; elle comprend de suite l’utilité des services que nous proposons.
L’originalité de ce format réside aussi dans le fait que nous offrons aux entreprises spectatrices la
possibilité de rencontrer les « entreprises témoins » lors de rencontres business to business programmées
à l’avance.
L’entreprise viendra d’elle-même vers nous sans que nous ayons eu recours à une démarche commerciale
agressive
1. Compréhension de l’oral:
5) Après avoir lu et compris la définition du Marketing Mix, écoute les enregistrements suivants et
indique à quel concept du Marketing Mix ils se réfèrent .
Enregistrement n° 1
P comme_______________
Enregistrement n°2
P comme_______________
P comme_______________
P comme_______________
P comme produit.wma

Complète le tableau suivant avec les questions indiquées ci-après :
Quel circuit de distribution pour la commercialisation ? ; Contribution des sponsors ? ; Quel contenu ?;
Quel support de communication et pour quel public ?; Prix du billet d’entrée ?; Quelle taille de stand ?
Produit Prix Place (distribution) Promotion

(communication)
1. Quel format ? 1. Gratuité ou non ? 1. __________ ? 1. Budget disponible ?
2. __________ ? 2. __________ ? 2. __________ ?

2.Quel outil pour
recueillir les inscriptions
3. Combien de 3. Prix du stand ? 3. Délai à disposition ?
?
personnes attendues ?
4. __________ ?
4. __________ ?

Unité 3
Financement de l’événement
1. Le budget prévisionnel
Avant de se lancer dans la réalisation d’un événement, il faut s’assurer qu’il soit viable ; en d’autres
termes il doit être bénéficiaire ou dans le pire des cas « équilibré » (équilibre budgétaire entre dépenses et
recettes). Dans ce dernier cas de figure, il s’agit souvent d’événements promotionnels ou institutionnels.
Pour ce faire, l’organisateur doit anticiper et évaluer tous les besoins de son événement (besoins
techniques, humains, besoins en communication).
La réalisation d’un budget prévisionnel est essentielle ; celui-ci permet d’avoir à l’avance une vision
claire aussi bien des dépenses que des recettes.
Les dépenses peuvent être réparties comme suit :

Moyens techniques envisagés (location de salle, frais d’assistance technique, transports, location
d’instruments de musique, de matériels spécifiques à l’événement, main d’œuvre…) ;
Support de communication prévu (publicité ; réalisation des supports de communication) ;
Frais d’organisation et de gestion (salaires du personnel, frais de déplacement, frais d’agents de
sécurité, frais d’hôtesses d’accueil…) ;
Les recettes peuvent être réparties comme suit :

Recettes marchandes (vente de prestation de services) ;
Aides publiques (subventions) ;
Sponsoring (partenariats).
Les dépenses et les recettes peuvent varier en fonction de la nature de l’événement.
Exemple :
Une association souhaite organiser un dîner de gala de 300 personnes pour reverser les recettes à une fondation pour la lutte
contre le cancer, ci-dessous son budget prévisionnel.
Dépenses Recettes
€ Hors Taxe € Hors Taxe
Frais techniques Recettes marchandes
Location de salle € 6.000,00 Ventes des places € 36.000,00
Traiteur € 20.850,00
Décoration : Fleurs * € 660,00 Sponsorisation
Sonorisation (piano + audio) € 1.500,00 Sponsorisations € 13.000,00
Gardiennage et hôtesses d’accueil € 2.500,00
Frais de Communication
Conception et impression des cartons € 1.500,00
d’invitation

Conception graphique de l’invitation € 700,00
digitale
Conception et impression des menus € 1.200,00
Envois postaux € 168,00
Total des dépenses € 35.078,00 Total des recettes € 49.000,00
N.B. : *Prix de vente € 49,00 ; sponsorisation sous forme d’échange de marchandises et d’escompte de plus de 50%.
2. Recherche de partenaires
a) Les entités coorganisatrices
Pour mener à bien un projet événementiel, plusieurs entités organisatrices peuvent décider d’associer
leur image et donc «d’unir leurs forces » dans le but de toucher un public plus large et de gagner en
prestige.
L’entité ayant l’idée initiale peut présenter son projet à des entités ayant des objectifs complémentaires
ou en cohérence avec le porteur de l’initiative.
Le projet devra, dès sa conception, prévoir un retour sur investissement ou tout du moins un retour sur
image équivalent pour chaque organisateur impliqué.
Les termes du partenariat varient en fonction de la nature du projet et de l’activité des « puissances
organisatrices ».
Le porteur du projet peut concevoir et coordonner ce dernier ; les coorganisateurs se doivent de

participer activement à la construction et à la finalisation du projet (que ce soit en termes de recherche
d’intervenants dans le cadre d’un séminaire ; de recherche d’exposants dans le cadre d’une foire et d’un
salon ; de recherche de fournisseurs ; de recherche de sponsors, de parrainage institutionnel et de
subventions ; de diffusion et de promotion de l’initiative auprès de ses propres contacts).
b) Le sponsoring, le patronage et le mécénat
Le sponsoring ou parrainage
De nos jours le sponsoring ou parrainage est devenu un support de communication reconnu et largement
utilisé, au même titre que la publicité classique, dans les médias ou les relations publiques.
Si la publicité a un but commercial bien défini, celui de vendre un produit ou un service bien déterminé,
le sponsoring a plutôt pour but de créer une atmosphère de sympathie autour de l’entreprise sponsor. Ces
sponsors sont souvent des entreprises privées et commerciales.
L’entreprise sponsor cherche souvent une cohérence entre les thèmes des événements qu’elle accepte de
sponsoriser et son activité ou sa stratégie de communication.
Par exemple, une entreprise opérant dans le secteur de la pétrochimie peut décider de sponsoriser un
événement sur l’environnement ou la responsabilité sociale des entreprises pour redorer son blason.
Le sponsoring peut se présenter sous différentes formes :

- Le sponsoring peut se traduire par une participation financière pour couvrir les frais d’un
événement.
- Le sponsoring peut aussi se traduire par un apport en matériel (échange de marchandises ou
échange de services).
Ex. En contrepartie d’une sponsorisation, voici ce que l’entreprise sponsor peut attendre de
l’organisateur :
- Invitation d’un public ciblé correspondant au target de l’entreprise sponsor ;

- Visibilité sur les supports de communication avec l’apposition du logo du sponsor auprès d’un
plus large public ;
- Distribution de gadgets et de brochures promotionnelles sur les produits ou services de
l’entreprise sponsor le jour de l’événement ;
- Constitution d’une base de données correspondant aux prospects de l’entreprise sponsor.
Le patronage
Le patronage d’un événement peut être sollicité auprès d’institutions publiques (mairies ; conseils
départementaux et/ou régionaux ; ministères ; organismes de recherche compétents ; associations
professionnelles).
Le patronage est une caution, une sorte de gage de sécurité et de qualité de l’événement.
La décision d'un patronage repose sur la procédure de montage de la manifestation. A savoir :
- ses objectifs (événement thématique ou pluridisciplinaire par exemple) ;
- son type (conférence ou atelier par exemple) ;
- sa nature (caractère académique ou industriel par exemple) ;
- la composition du comité d'organisation ;
- le nombre de lecteurs, participants attendus ;
- la réputation acquise par la manifestation lorsqu'elle est organisée régulièrement.
Le patronage n’est pas forcément lié à une compensation financière mais repose sur une association
d’image qui garantit à l’organisateur de l’événement une plus grande crédibilité.
Ex. Le Grand Prix de l'Innovation de la Ville de Paris, conçu et organisé par Paris Développement, vise à
récompenser les projets innovants d'entreprises dans le domaine du développement durable, et tout
particulièrement dans les secteurs des biotechnologies, de l'environnement et des technologies de
l'information et de la communication contribuant ainsi au développement qualitatif de Paris.
Cet événement est placé sous le patronage du Maire de Paris, Bertrand Delanoë, qui récompense chaque
année des chercheurs, des étudiants ou des ingénieurs à l'origine de projets innovants d'entreprises.
Le mécénat
Le mécénat est une forme de soutien plutôt désintéressé tourné vers l’art et la culture. Associé à une
fiscalité avantageuse (il est déductible des impôts pour les entreprises qui le pratiquent), le mécénat
implique normalement un soutien essentiellement financier sans contrepartie publicitaire. Cette
dernière caractéristique reste toutefois théorique car très souvent les mécènes voient au moins leur logo

imprimé sur les différents supports de communication dans l’objectif minimum d’une valorisation de
l’image de l’entreprise.
Il est important de ne pas confondre le sponsoring et le mécénat.
Ex. En Italie, les Centres Culturels Français ont obtenu le mécénat de Groupama Assurances pour leur
cycle de diffusion du cinéma français.
Expression écrite et compréhension écrite

6) Réponds aux questions suivantes de manière détaillée.
a. Quelle est la différence entre le parrainage et le patronage ?
b. A quel secteur en particulier s’applique le mécénat ?
c. Quel est l’avantage pour l’organisateur d’obtenir un patronage sur un événement ?
d. En t’appuyant sur les exemples évoqués dans cette unité, donne un exemple
d’événement pour les quatre types de soutien suivant : sponsoring, patronage, mécénat
et parrainage.
7) QCM : Réponds aux questions suivantes.

a. Le patronage
□ est une forme de soutien intéressé

□ est une association d’image
□ est lié à une compensation financière
b. Le budget prévisionnel

□ indique la viabilité financière du projet événementiel

□ doit être réalisé après événement
□ indique les dépenses et les recettes potentielles liées à l’événement
c. Le mécénat
□ est tourné vers le secteur commercial
□ permet une fiscalité avantageuse pour le mécène
□ n’implique aucune contrepartie publicitaire
d. Le sponsoring :
□ peut être également appelé parrainage

□ a un but commercial
□ est destiné exclusivement au secteur de l’art et de la culture
3) Après avoir analysé le tableau du budget prévisionnel reporté ci-après, réponds aux questions ci-
dessous :
Dépenses Recettes
€ Hors Taxe € Hors Taxe
Frais techniques Recettes marchandes
Location de salle € 6.000,00 Ventes des places € 36.000,00
Traiteur € 20.850,00
Décoration : Fleurs * € 660,00 Sponsorisation
Sonorisation (piano + audio) € 1.500,00 Sponsorisations € 13.000,00
Gardiennage et hôtesses d’accueil € 2.500,00
Frais de Communication
Conception et impression des € 1.500,00
cartons d’invitation
Conception graphique de € 700,00
l’invitation digitale
Conception et impression des € 1.200,00
menus
Envois postaux € 168,00
Total des dépenses € 35.078,00 Total des recettes € 49.000,00
N.B. : *Prix de vente € 49,00 ; sponsorisation sous forme d’échange de marchandises et d’escompte de plus de 50%.

Compréhension écrite :
a. Les frais d’accueil des invités sont une recette pour l’organisateur V □ F□
b. La communication de l’événement est une dépense pour l’organisateur V □ F□
c. Les sponsorisations sont des dépenses pour l’organisateur V □ F□
d. Les gains réalisés avec la vente d’entrées sont une dépense pour l’organisateur V □ F□
e. Louer une salle est une recette pour l’organisateur V □ F□
f. Les frais de communication se divisent en plusieurs catégories V □ F□
g. Une escompte est une réduction V □ F□
h. Il existe plusieurs typologies de sponsorisation V □ F□
i. Le budget ci-dessus est équilibré V □ F□

Expression écrite
Après avoir analysé le budget ci-dessus, indique à combien s’élèvent les recettes reversées à la
fondation pour la lutte contre le cancer. Formule ta réponse par écrit.

Unité 4
Planification et organisation de l’événement
Organiser un événement n’est pas aussi simple que ce que l’on pourrait croire. Il est impératif de tenir
compte de la complexité du « projet-événement » tant par ses composantes budgétaires que par la
multiplicité des acteurs.
Aucun événement ne ressemble à un autre et par conséquent, il est impossible de proposer une liste
précise, exhaustive et universelle des différentes actions à mener. Identifier toutes les tâches à réaliser ou
à faire réaliser demande une réflexion systématique adaptée à chaque cas, si possible collective, afin de
ne rien oublier ; si possible sous forme de réflexion de groupe.
Quelques tâches relativement transversales à tous les événements peuvent néanmoins être identifiées.
Elles peuvent représenter un risque pour la réussite de la manifestation si elles sont mal planifiées :
a) les démarches administratives ;

b) la réservation du plan média ;
c) la recherche de sponsors ;
d) le choix
a) Les démarches des acteurs de l’événement et rétro-planning
administratives
Tous les événements nécessitent une autorisation émanant d’une institution:
- qu’elle soit municipale pour l’ouverture d’un local ;

- ou préfectorale pour la création d’une épreuve sportive ou d’une foire commerciale.
Ces demandes doivent être adressées en respectant un délai imposé et être accompagnées d’un dossier
complet présentant la manifestation ; dossier qui exigera lui-même un délai de préparation et de
rédaction.
b) La réservation du plan média
La promotion d’un événement destiné à attirer un public nombreux est souvent une des clefs de son
succès aussi, le choix des supports est-il primordial pour informer efficacement les visiteurs, les
participants potentiels.
Or, souvent l’organisateur d’événement a tendance à se focaliser en priorité sur le contenu de son projet
et repousse toujours à plus tard l’achat d’espaces publicitaires persuadé que son statut de client lui
donnera tous les droits.
On s’aperçoit bien souvent qu’il est difficile d’anticiper la communication (par exemple : affichage) car
les sponsors, qui soutiennent beaucoup d’événements et auxquels on promet l’impression de leur logo, ne
sont souvent connus que tardivement. C’est pourquoi il est important d’effectuer les demandes de
sponsoring bien en amont de l’événement.

c) La recherche de sponsors
Avant d’aller solliciter le soutien de potentiels sponsors, il faut avoir réalisé au préalable un dossier de
présentation du projet événementiel : que ce soit en termes de format ; de contenu ; de cible (target) ; de
partenaires impliqués ; de la date et du lieu pressentis (choix qui doit être lui-même l’objet d’une
réflexion marketing). C’est seulement après adhésion des sponsors au projet que l’organisateur de
l’événement peut évaluer son budget et la faisabilité financière du projet.
Exemple de mise en évidence des sponsors pour l’inauguration des nouveaux locaux de la
Chambre Française de Commerce et d’Industrie en Italie
d) Le choix des acteurs de l’événement et rétro-planning
Pour cette section nous prendrons comme exemple l’organisation d’un séminaire d’information à
destination des entreprises.
4 à 5 mois avant l’événement :
Le choix de la thématique doit se faire en fonction des thématiques d’intérêt du moment pour les
entreprises. L’organisateur devrait même anticiper quelles seront les tendances de demain.
Structuration du projet et recherche des intervenants : juste combinaison entre intervenants

institutionnels, consultants spécialisés ; organismes de recherche et entreprises du secteur.
L’organisateur doit déjà avoir une idée du nombre de participants qu’il attend et un profil très clair de ces
derniers et de leurs attentes. La fonction que les participants assurent au sein de leur entreprise sera
déterminante pour élaborer le projet. Cette étape de préparation préliminaire et de définition de
l’événement est d’autant plus importante qu’elle engendrera ou non l’adhésion de sponsors au projet. A

cette étape, l’organisateur a une idée du budget dont il dispose et peut le confronter à son budget
prévisionnel.
L’organisateur doit être capable d’identifier les partenaires qui ont un intérêt commun à adhérer à une
thématique donnée. L’organisateur doit réaliser une ébauche de projet capable de faire comprendre très
clairement et instantanément à son partenaire la manière dont il sera impliqué et l’intérêt qu’il peut
avoir en adhérant à cette initiative.
Une fois les coorganisateurs confirmés, il faut convenir d’une date et d’une salle de conférence adaptée.
Le séminaire sera organisé de préférence un mardi ou un jeudi, sachant qu’il faut absolument proscrire le
lundi et le vendredi.
A ce niveau d’organisation, on peut rechercher les prestataires de services pour la salle de conférence et
le traiteur (si un cocktail est prévu pour conclure le séminaire) et faire plusieurs demandes de devis afin
d’évaluer la meilleure offre.
En parallèle, l’organisateur doit prendre contact dans un premier temps par mail puis par téléphone avec
les intervenants qu’il a identifiés afin de pouvoir les inviter. Pour certains intervenants institutionnels, il
faudra que l’organisateur prévoit de financer déplacement et hébergement.
L’organisateur reçoit peu à peu les confirmations des intervenants initialement identifiés. Il se peut que
certains confirment mais aussi que d’autres soient dans l’impossibilité de participer pour une raison ou
pour une autre. L’organisateur peut demander conseil à son interlocuteur afin de lui laisser le choix de la
personne qui selon lui est la plus à même de la substituer ou être amené à trouver lui-même une
alternative satisfaisante.
En parallèle, l’organisateur reçoit les différentes offres des prestataires de services contactés et peut
choisir et confirmer les offres les plus adaptées. Le choix de la salle est déterminant pour la réussite du
séminaire. Elle doit être correctement équipée au niveau acoustique, informatique et doit également
disposer d’une cabine de traduction pour un service de traduction simultanée.
Le lieu de l’événement doit être bien desservi par les transports en commun et se situer en centre ville.
Dans le cas d’un séminaire dans deux langues différentes, les interprètes doivent être contactés à ce
moment de l’organisation.
Deux mois avant l’événement, l’organisateur passe dans la phase de communication de son projet ; une
étape cruciale que nous aborderons séparément dans la mesure où certaines personnes au sein d’un
organisme organisateur peuvent assurer cette fonction de manière indépendante. Il s’agit de la figure de
l’attaché de presse.

Expression écrite :
8) Après avoir observé le carton d’invitation ci-dessous ; réponds à l’écrit aux questions suivantes :
a. Quand et à quelle heure se déroule l’événement ?
b. En présence de quel invité d’honneur l’événement se déroule-t-il ? Quelle appellation est utilisée ?
c. Quels sont les sponsors de l’événement ?
d. Combien comptes-tu de sponsors ?

e. Parmi les sponsors identifiés, combien de sponsors français et de sponsors italiens comptes-tu ?
Expression écrite :
9) Après avoir assimilé les notions présentées dans cette unité, classe dans le tableau ci-dessous les
concepts suivants :
Début de la phase de communication du projet ; Structuration du projet et recherche des intervenants

; Réalisation d’une ébauche de projet pour impliquer les coorganisateurs; Réception des différentes
offres des prestataires de services contactés et choix de celles-ci; Détermination du profil et des
attentes du public ; Identification des partenaires qui ont un intérêt commun à adhérer à une
thématique donnée; Prise de contacts avec les intervenants identifiés ; Envoi du communiqué de
presse.
5 à 4 mois 4 à 3 mois 3 à 2 mois

avant l’événement avant l’événement avant l’événement
Choix de la thématique ; _______________________ ;

Réception des confirmations
_______________________ ; _______________________ ; des intervenants ;
_______________________ ; Choix de la date et du lieu ; _______________________ ;
Recherche des prestataires de _______________________ ;

service ;
_______________________ _______________________

Unité 5
Plan de communication
Promouvoir un événement, c’est mettre en œuvre et budgéter tous les moyens de communication pour
faire connaître l’événement à ses différents publics et surtout leur donner envie de s’y rendre…
L’ensemble de ces moyens s’appelle le plan de communication et découle directement :
- de la cible visée ;
- du type d’événement à promouvoir (durée, contenu, lieu) ;
- du budget disponible ;
- et de la période pendant laquelle a lieu la campagne.
Rappelons ici une caractéristique essentielle et contraignante de l’événement : sa ponctualité qui impose
un choix de supports (médias et hors médias) et une fréquence d’annonces particulière.
Il est vrai qu’assurer la promotion d’un parc d’attractions ouvert toute l’année ou assurer la promotion
d’un festival d’un weekend n’engendre pas la même fréquence et les mêmes délais de communication. La
communication de l’activité d’un parc d’attractions doit s’étaler sur une longue période alors que la
communication d’un festival ponctuel engendre une communication plus « concentrée ».
Le plan de communication comprend toujours deux axes :
- le plan média composé des espaces publicitaires loués sur les médias (presse, radio,
télévision) ;
- les autres supports de promotion hors média : affichages, distribution de tracts,
banderoles, marketing direct (mailing et recalling).
Note : La promotion de « petites » manifestations locales ou très ciblées a seulement recours au support
hors média.
Ex. Pour cette unité, nous reprendrons l’exemple du séminaire de la sécurité alimentaire en France et en
Italie exposé dans l’unité 2.
1. Concevoir le message en fonction des attentes du public
La présentation du séminaire doit être particulièrement soignée. Cette présentation peut se faire par le
biais d’un message/texte de présentation qui doit contenir les informations principales qui permettra à la
cible de comprendre immédiatement la nature de l’événement. Les informations que doit
impérativement contenir ce message/texte sont les suivantes : Quoi ? ; Quand ? ; Où ? ; Comment ? ;
Pourquoi ?
• Quoi ? La nature, le format et le contenu de l’événement doivent être clairement expliqués. Le

moyen le plus efficace d’y parvenir est de trouver le « bon titre » pour la manifestation en

question. Le titre doit être accrocheur, alléchant et explicatif. Exemple du séminaire sur la
sécurité alimentaire :
«La sicurezza nel piatto»
La sicurezza alimentare in Italia ed in Francia
ou en français:
«La sécurité dans l’assiette»
La sécurité alimentaire en France et en Italie
L’une des astuces pour trouver un titre accrocheur réside dans la capacité à faire des rimes ou à trouver
des mots qui évoquent des images.
Ex : Titre d’un séminaire sur la responsabilité sociale de l’entreprise :
La Corporate Social Responsibility in Francia ed in Italia
“Quando etica fa rima con competitività per l’impresa”
ou en français:
La Responsabilité Sociale de l’Entreprise en France et en Italie
« Quand éthique rime avec compétitivité de l’entreprise »
Dans les deux titres précédents, il faut prendre en considération la version italienne - les titres ont été
pensés en italien – puisque les séminaires s’adressaient à des entreprises majoritairement italiennes et
que les événements se sont déroulés à Milan.
• Quand ? La date doit contenir le jour de la semaine, le mois et l’année et doit être mise
clairement en évidence dans le message (juste en dessous du titre). La date doit être mentionnée
en gras.
• Qui ? Les personnes, les institutions qui sont à l’initiative de l’événement doivent figurer très
rapidement, tout comme les intervenants éventuels ou le type d’exposants par exemple. Qui et
pour qui….
• Où ? Le nom de la salle ou du lieu réservé doit également être mis correctement en évidence, on
le positionne généralement juste en dessous de la date. L’adresse exacte doit également être
spécifiée.
• Comment ? Le lecteur doit tout de suite percevoir la typologie de l’événement , sous quelle
forme il sera organisé (foire, festival, séminaire, rencontres B to B, concert …)
• Pourquoi ? Le lecteur qui est en même temps la cible doit instantanément comprendre pourquoi
l’événement a été organisé, dans quel but, quels sont les objectifs, quelles sont les motivations,
dans quel contexte (contexte économique, contexte culturel, thématique phare d’un
gouvernement, politique régionale, innovation particulière).

2. Réalisation du support de communication
Si le message doit être percutant et accrocheur, il n’en reste pas moins que l’œil du destinataire sera
d’abord attiré par la mise en forme et par le visuel utilisé pour la promotion de l’événement. Le choix du
visuel est important et doit être en cohésion avec la thématique de l’événement.
Le visuel peut être repris sur les différents supports de communication (site internet, triptyque,
catalogue, invitation papier, affiche, flyers, roll-up, totem, programme…).
L’ensemble de ces supports de communication représente la communication hors média.
Le visuel réalisé peut être publié sous forme de page promotionnelle dans la presse. Ici aussi il faut
choisir judicieusement les journaux et les revues dans lesquelles publier ces publicités ou les publi-
rédactionnels. On peut parler de presse spécialisée ou sectorielle. Le choix de publier des annonces ou
des publicités dans la presse dite « généraliste » peut également être fait pour atteindre un public plus
large si le type de manifestation s’y prête. Ce choix « stratégique » s’appelle le plan média.

3. Rédaction d’un "communiqué de presse" et constitution d’un "dossier de presse"
Ce que l’on appelle la "couverture presse" est indispensable à la réussite d’un événement (événement
repris dans la presse ; publications d’articles). L’annonce ou le "publi-rédactionnel" n’aura pas la même
valeur qu’un article.
Le lecteur a conscience de la différence qui existe entre un "publi-rédactionnel" - qui est en réalité un
article rédigé par les soins de l’annonceur qui paie pour avoir son texte publié dans un magazine ou un
journal (publicité déguisée) - et un article rédigé par un journaliste de la rédaction qui a son libre arbitre,
un sens critique et respecte la « déontologie journalistique » (publie une nouvelle s’il juge qu’il y a un
intérêt pour le lecteur et non pas s’il est rémunéré pour le faire).
L’article de presse aura beaucoup plus de valeur et donnera beaucoup plus de crédibilité aux
organisateurs : les journalistes ont jugé que l’événement valait aussi bien le déplacement qu’un "papier"
(jargon journalistique désignant un article)...
Les organisateurs auront beaucoup moins de difficultés à organiser l’édition suivante qui suscitera de
suite plus d’intérêt.
Les rédactions conviées (même logique que pour le "plan média" quant au
choix des publications ou journaux à informer), doivent être avisées par le
biais d’un "communiqué de presse" qui doit à la fois contenir les
principales informations et les inciter à se déplacer.
Les questions auxquelles le "communiqué de presse" doit répondre sont les

mêmes que celles citées précédemment : Quand ? Qui ? Où ? Comment ?
Pourquoi ?
Il doit tenir en une seule page, contenir un "chapeau" (quelques lignes

donnant les informations principales) et être rédigé en suivant la méthode
dite de « l’entonnoir » : on part du particulier, de l’essentiel pour arriver
au plus général. On part de l’information « la plus importante » pour
arriver à « l’information la moins importante ».
Il faut se placer dans la peau du lecteur lambda qui doit tout suite avoir
accès aux informations principales même s’il ne lit pas l’article jusqu’au bout.
Le communiqué de presse doit être aussi bien rédigé qu’un article pour maximiser les chances qu’il a
d’être publié. Si le journaliste ne se déplace pas pour avoir le communiqué de presse et obtenir plus
d’informations, il doit pouvoir le reprendre tel quel dans son journal.
Il doit contenir la date de rédaction, le logo de l’entité qui communique, contenir un titre comme un
article, ainsi que le nom du contact presse avec l’ensemble de ses coordonnées (nom, mail, fax, téléphone
voire portable).
Il faut obligatoirement qu’il soit envoyé deux ou trois jours avant l’événement aux rédactions des
quotidiens (pour les hebdomadaires ou les mensuels, penser à anticiper en fonction de la date de
parution). Il doit également être renvoyé le matin même de l’événement.
Le communiqué de presse doit être à disposition des journalistes lorsqu’ils se présentent sur place et être
l’un des premiers documents visibles du "dossier de presse".

Le dossier de presse doit contenir toutes les informations qui peuvent être utiles au journaliste pour
compléter l’information « de base » fournie par le communiqué de presse. Il s’agit pour lui d’un
instrument de travail qui est ponctuel et « périssable ».
Il doit contenir des informations ou textes complémentaires (un par feuille) se rapportant à un seul
thème. Ces fiches sont glissées dans une chemise cartonnée et ne doivent pas être agrafées.
Le principe de conception d’un dossier de presse est le même que pour un communiqué : la présentation
doit être simple mais rigoureuse, d’une relative neutralité (objectivité). Il ne faut pas faire de
commentaires subjectifs.
Le dossier de presse doit contenir :

- page de garde avec le titre de l’événement (thème ; date ; lieu) ;
- sommaire ;
- communiqué de presse ;
- fiches techniques légendées placées dans l’ordre décroissant d’importance (sujets de
reportages concrets ; plans ; CV ; programmes ; statistiques ; tableaux ; prix TTC…) ;
- allocutions prononcées ;
- éventuellement 1 ou 2 photos légendées qu’il faudra envoyer par la suite par mail en
format JPG).
Il convient là aussi de spécifier sur la pochette les coordonnées du contact ainsi qu’un site internet s’il y a
lieu.
L’aspect de la chemise cartonnée doit être irréprochable. Sur la couverture, on doit spécifier : le titre, le
thème et la date. Il faut également qu’apparaisse sur la couverture le logo de l’organisateur (penser à la
double ou la triple identification si vous travaillez avec des partenaires).
Si la presse est conviée à l’événement, le dossier doit être remis aux journalistes à leur arrivée (si le
dossier est envoyé avant l’événement, les journalistes ne sont pas incités à se déplacer). Il sera envoyé par
courrier, par mail ou déposé au journal aussitôt après l’événement s’ils ne sont pas venus sur place.
4. Composer une « revue de presse »
La revue de presse consiste à montrer comment les journaux ont traité l’information et l’ont présentée à
leur lecteurs.
Il s’agit en réalité de répertorier tous les articles qui sont parus dans la presse un jour donné suite à un
événement (le lendemain pour les quotidiens ; quelques jours après pour les hebdomadaires).
Il est conseillé de hiérarchiser les infos sélectionnées en fonction des journaux (certains journaux ou
revues bénéficient d’une plus grande crédibilité que d’autres). Il faut toujours donner le titre du journal
et si possible, le nom du journaliste ainsi que celui du spécialiste interviewé.
Ex : annonce le Figaro ; note Capital ; écrit Jacques Dupont de l’hebdomadaire Le Point.
L’idéal est même de rapprocher les points de vue et de souligner les oppositions.

La revue de presse peut aider l’organisateur à trouver des sponsors ou des partenaires pour l’édition
suivante ; mais peut également faciliter la communication interne pour informer les collaborateurs de
l’organisme ou de l’entité organisatrice de ce qui a été fait.
Pour résumer, la revue de presse crédibilise un événement.
1. Expression écrite
1) Après avoir lu et compris la méthodologie précédente, essaie d’inventer le titre d’un séminaire :
2. Compréhension écrite
2) Après avoir lu la communication de l’événement « La crescita sostenibile, una priorità per la Francia
e l’Italia », indique à côté des flèches les questions auxquelles répondent les éléments colorés (Quoi ?;
Quand ?; Qui ? Où ?, Comment ? Pourquoi ? )

3. Compréhension de l’écrit et expression écrite

Tu as lu comment organiser et promouvoir un événement.
Fais la fiche d’identité de l’organisation de l’événement « La crescita sostenibile, una priorità per la
Francia e l’Italia » dans le tableau ci-dessous et proposes-en ensuite une synthèse rédigée.
Evénement Date Lieu Organisateurs Sponsors/Média Partner
Synthèse :
4. QCM : Réponds aux questions suivantes.

a. La conception du message
□ est fonction des attentes du public

□ est réalisée en amont de l’événement
□ est réalisée que pour la presse
b. Le support de communication
□ ne comprend aucun visuel

□ dispose d’un visuel en cohésion avec l’événement
□ est composé d’un message/texte de présentation et d’un visuel
c. Un communiqué de presse
□ contient les principales informations sur l’événement

□ est réalisé après l’événement
□ a pour objectif d’inciter les journalistes à se déplacer
d. Quelles sont les caractéristiques du communiqué de presse ?
□ plusieurs pages de rédaction

□ la méthode de l’entonnoir pour la rédaction
□ être envoyé aux quotidiens 2-3 jours avant l’événement
e. Le dossier de presse
□ est destiné aux journalistes

□ est composé des mêmes informations que le communiqué de presse
□ est composé d’informations neutres
f. La « revue de presse »
□ répertorie les articles parus sur l’événement ;

□ ne doit pas regrouper les informations de manière hiérarchisée
□ peut être un tremplin pour les demandes de sponsorisations suivantes

5. Compréhension écrite
A partir des éléments mentionnés dans le tableau ci-dessous, indique dans la première colonne les
questions suivantes : Comment ? Qui ? Quoi ? Pourquoi ? Où ? Quand ?
__________ ? La nature; Le format ; Le contenu ;

Trouver un titre accrocheur, alléchant et explicatif.
La date (jour de la semaine, mois de l’année). La date doit être mise en évidence dans
__________ ? le message et être mentionnée en gras.
__________? Les personnes; les institutions à l’initiative de la manifestation; les intervenants

éventuels ou le type d’exposants doivent figurer.
__________ ? Le nom de la salle ou du lieu réservé doit également être mis correctement en
évidence, on le positionne généralement juste en dessous de la date. L’adresse exacte
doit également être spécifiée.
__________ ? Le lecteur doit tout de suite percevoir la typologie de l’événement , sous quelle forme
il sera organisé (foire, festival, séminaire, rencontres B to B, concert …)
Le lecteur qui est en même temps la cible doit instantanément comprendre pourquoi
__________ ? l’événement a été organisé, dans quel but, quels sont les objectifs, quelles sont les
motivations, dans quel contexte (contexte économique, contexte culturel, thématique
phare d’un gouvernement, politique régionale, innovation particulière).
6. Compréhension écrite et expression orale
a. Lis l’article de journal intitulé « Imprese e impegno ambientale : quasi duemila certificate in
Lombardia »


b. Dans un premier temps, détermine les éléments suivants :
Promoteur de l’article Type de presse Titre Chapeau
c. Lis ensuite l’article et repère quelles informations contenues dans le chapeau sont ensuite
développées dans l’article et comment elles le sont.
Information Chapeau Article
d. Compréhension et expression écrite :

Après avoir lu l’unité 5, dis en quoi un communiqué de presse est-il différent d’un article de journal.
Pour ce faire, repère dans le document tous les éléments qui te permettent d’établir la carte d’identité
de chacun de ces outils de communication.
Article de presse Communiqué de presse

7. Compréhension et expression écrite
a. Lis l’article de journal intitulé « A Cagnes sur Mer Les Maîtres du Goût avec Slow Food »
Tu peux lire cet article de journal également sur le site suivant :
http://www.nicerendezvous.com/car/201009149256/maitres-du-gout-avec-slow-food-a-cagnes-sur-
mer.html
À Cagnes sur Mer Les Maîtres du Goût avec Slow Food
Écrit par SG
Vendredi, 24 Septembre 2010 11:59
LES MAÎTRES DU GOÛT - La Chambre de Commerce Italienne Nice Côte d’Azur, en partenariat avec la mairie et Slow Food
Côte d’Azur et Monaco, présente, du 24 au 26 septembre 2010 à Cagnes sur Mer, « Les Maîtres du Goût » une petite soeur
automnale de « L’Italie à Table ».
Les Maîtres du Goût et les disciples du bien manger seront réunis, l'espace d'un
week-end, à Cagnes sur Mer pour un grand marché de produits italiens.
La journée du vendredi 24 est consacrée à des animations en destination des
enfants des écoles de la commune tandis que les samedis et dimanche, le grand
public pourra participer à des démonstrations culinaires de grands chefs, des
conférences, des dégustations et la projection du film « Le Festin de Babette ».
Le boulevard Kennedy accueillera un marché de produits du terroir avec 33 espaces
dédiés aux produits gastronomiques des agriculteurs et producteurs italiens,
membres de Slow Food Italie ou détenteurs d’une AOP, venus du Piemont, de
Ligurie, d’Ombrie, d’Émilie-Romagne et de Sicile.
Le samedi 25 septembre à 19h30, le Lycée Auguste Escoffier organise un repas
avec un Menu Découverte dans l’esprit Slow Food avec Bagna Cauda, Lapin
accompagné de polenta et tiramisu (À réserver, places limitées).
Certains restaurants cagnois proposeront, le midi, à leurs clients un menu « Les
Maîtres du Goût ».
Au cours de la conférence de presse, le sénateur-maire Louis Nègre a évoqué son attachement à la qualité de la nourriture dans
une démarche de santé publique. « Soyons fiers de notre identité gastronomique » a-t-il proclamé, rappelant que 4 nouveaux
agriculteurs s’étaient installés dans le Val de Cagnes pour produire des légumes de saison, base du régime crétois et creuset de la
cuisine méditerranéenne.
Interrogé par Nice Rendez Vous sur la proposition du collectif « mar e terra » de transformer les deux derniers terrains situés à
Cros de Cagnes entre la mer et la RN7 en jardins Bio, le maire a répondu qu’il s’agissait de terrains appartenant à des propriétaires
privés, situés dans une zone constructible et qu’ils avaient par conséquent une vocation immobilière. Il a ironisé sur le collectif,
déclarant qu’il s’agissait des voisins immédiats desdits terrains qui voulaient préserver leur tranquillité et ne souhaitaient pas de
nouvelles constructions sous leurs fenêtres en concluant que rien n’empêchait le collectif de se porter acquéreur des terrains.
Les Maîtres du Goût du 24 au 26 septembre 2010

Boulevard Kennedy, promenade de la plage
Cagnes sur Mer www.maitresdugout.fr
Menu Découverte
Lycée Auguste Escoffier
Samedi 25 septembre à 19h30
Tarif : 28 € Billetterie Office de Tourisme de Cagnes sur Mer

b. A partir de l’article que tu viens de lire, rédige un communiqué de presse.

Unité 6
L’après événement
Il est essentiel de tirer des enseignements de l’événement organisé pour améliorer la réalisation des
suivants. On parle de debriefing ; l’objectif est d’évaluer la réussite ou l’échec de l’événement. Les
enseignements tirés de cette période de réflexion peuvent se classer comme suit :
- de manière quantitative : calcul des recettes encaissées par rapport aux projections
budgétaires ; nombre de participants ;
- de manière qualitative : satisfaction « client/participant » ; satisfaction des intervenants,
des exposants et des fournisseurs ; évaluation de la prestation des fournisseurs ; résultat
du plan de communication et retour en image.
1. Le bilan financier de l’événement
Lors de l’organisation d’un événement, un budget prévisionnel récapitulant les coûts potentiels et les
recettes escomptées doit être dressé. Un des objectifs de l’organisateur est de respecter ce budget
prévisionnel et de le comparer au bilan pour faire le point financier.
Le point financier consiste à recenser dans un bilan final et définitif :
- toutes les dépenses prévues et imprévues (prestations de services supplémentaires ; billets

d’avion ; réservations de nuits d’hôtel…)
- toutes les recettes réalisées durant l’événement (billetterie ; vente de stands dans le cadre
d’un salon, sponsoring … ).
Outre le recensement des recettes et des dépenses, le point financier consiste également à :
- régler le solde des factures des fournisseurs en respectant les conditions de paiement
mentionnées sur celles-ci ;
- relancer certains sponsors qui tarderaient dans le règlement de leur aide financière ;
- envoyer les factures aux participants dans le cas d’événements prévoyant une
contribution financière de leur part ;
- et vérifier le paiement des factures à l’organisme organisateur.
Après avoir fait ce bilan financier, il est important de le communiquer aux personnes ayant collaboré
étroitement à la réalisation de la manifestation, aux supérieurs hiérarchiques, aux membres du bureau, si
l’organisme organisateur est une association, aux coorganisateurs et aux sponsors.
Cette transparence permettra de crédibiliser l’organisme porteur du projet et d’impliquer plus

concrètement tous les acteurs d’un événement lors des prochaines éditions.

2. La participation à l’événement
Le bilan quantitatif d’un événement peut se mesurer en fonction de la participation à l’événement. Si un

grand nombre de personnes a répondu présent à l’événement cela peut s’expliquer par : un intérêt
manifeste pour la thématique abordée ; une communication bien menée et adaptée à la cible visée; un
rétro planning respecté ; et une satisfaction clients, visiteurs ou spectateurs manifeste.
Un bon résultat peut être le fruit d’une fidélisation des participants à la manifestation ou aux institutions
organisatrices ou encore du « bouche à oreille » immédiat si la manifestation dure sur le long terme.
En fonction de la typologie de l’événement un plus ou moins grand nombre de participants déterminera

le succès de celui-ci.
Le nombre de participants sera aussi le résultat du plan de communication et de son efficacité.
Par exemple un événement ponctuel comme un séminaire d’information sur une thématique donnée
peut accueillir une centaine de personnes alors qu’une manifestation d’une durée de 4 jours comme le
Festival des Vieilles Charrues peut accueillir tous les ans 230 000 spectateurs.
3. « Mesurer » la satisfaction des participants
Le succès d’un événement peut se vérifier par deux éléments : l’assiduité des participants et le nombre de
participants présents. Pour autant, un événement auquel a participé un grand nombre de personnes ne
remplit pas forcément les attentes de tous les participants. Ainsi pour mieux comprendre et analyser les
erreurs de chaque événement, il est conseillé de distribuer le jour-même ou d’envoyer ensuite par mail
un questionnaire de satisfaction aux participants.
Le questionnaire de satisfaction devra répondre à une dizaine de questions concernant :
• l’organisation de l’événement;
• la durée de l’événement ;
• la facilité d’accès ;
• les prestations de services sur place ;
• la communication de l’événement ;
• le contenu et la complexité des interventions, s’il s’agit d’un séminaire d’information ;
• la durée des rencontres, leur organisation, la qualification des rencontres (rencontres professionnelles qui
peuvent aboutir à des collaborations entre opérateurs), s’il s’agit de rencontres professionnelles
L’avis des prestataires de services ou encore des exposants, s’il s’agit d’un salon, peut également permettre
à l’organisateur de recevoir une vision « technique » du déroulement et de la logistique de la
manifestation. Cette vision de l’ «intérieur » de la part d’experts du secteur complète celle des
participants/clients qui considèrent la manifestation comme une prestation de services sans percevoir ce
qu’il se passe « en coulisses ».
Après avoir fait le debriefing de l’événement, l’organisateur doit effectuer deux dernières tâches pour
conclure l’événement :
- reprendre contact avec les entités coorganisatrices ; les sponsors et les fournisseurs ;

- regrouper les informations recueillies durant l’organisation.
4. Prise de contact avec les acteurs de l’événement
Un événement est un projet complexe qui regroupe un grand nombre d’acteurs : entités coorganisatrices,
entités de patronage, sponsors, bénévoles, fournisseurs…
Après chaque événement, il est d’usage de remercier ces différents intervenants qui ont contribué à la
réalisation de l’événement. Ces remerciements permettent à l’organisateur d’entretenir les contacts
noués au vu de prochaines collaborations.
5. Regrouper les informations recueillies
En amont d’un événement, l’organisateur doit chercher et identifier plusieurs contacts directs. Ces
recherches prennent souvent plusieurs heures.
Ainsi pour rentabiliser le temps à l’occasion d’autres événements et faciliter les prochaines recherches, il
est indispensable de collecter les contacts recueillis avant, durant et après l’événement sous forme de
bases de données électroniques qui pourront être classées par typologie de contacts (clients, intervenants,
sponsors, fournisseurs, institutionnels…).
Chaque événement réalisé vous permet d’enrichir votre base de données, votre expérience et vous
permet donc d’éviter de reproduire les erreurs pour vos prochaines initiatives.
1. Expression écrite
Tu viens de réaliser un événement sur le thème des énergies renouvelables et tu souhaites savoir qu’en
ont pensé les entreprises présentes dans le public. Réalise le questionnaire de satisfaction qui sera
distribué à la fin de l’événement.

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ORGANISER UN EVENEMENT

©2011 MIUR- USR Lombardia – Comenius Regio – Milan-Paris: le Fil de la Mode

1. Les événements “grand public”

Unité 2: Déterminer les objectifs de l’événement 6 heures

Les 4 P du Marketing Mix

Unité 3: Financement de l’événement 6 heures

Unité 4: Planification et organisation de l’événement 5 heures

a) Les démarches administratives

Unité 5: Plan de communication 12 heures

1. Concevoir le message en fonction des attentes du public

Unité 6: L’après événement 4 heures

1. Le bilan financier de l’événement

©2011 MIUR- USR Lombardia – Comenius Regio – Milan-Paris: le Fil de la Mode

Le programme Regio prévoit l’organisation de deux Consortiums régionaux, rassemblant les

Langue : Français Niveau : B1+

Disciplines impliquées : Atelier Accueil-Réception; Techniques du tourisme; Information /

Classe : 5e année de lycée

©2011 MIUR- USR Lombardia – Comenius Regio – Milan-Paris: le Fil de la Mode

©2011 MIUR- USR Lombardia – Comenius Regio – Milan-Paris: le Fil de la Mode

2) © Milan 2010 - Séminaire organisé par la CFCII

1) © Ville d’Avignon – JP Campomar

3) Serra - © HERZOG & DE MEURON

©2011 MIUR- USR Lombardia – Comenius Regio – Milan-Paris: le Fil de la Mode

L’organisation d’un événement s’appuie sur deux concepts communs:

La notion d’événement réside en deux aspects :

1. Les événements « grand public »

 les événements sportifs (Roland Garros, le Tour de France) ;

©2011 MIUR- USR Lombardia – Comenius Regio – Milan-Paris: le Fil de la Mode

Photo Evénement Justification

©2011 MIUR- USR Lombardia – Comenius Regio – Milan-Paris: le Fil de la Mode

Photo Slogan Critères

2. Les événements d’entreprises / Les événements internes

L’événement d’entreprise comme vecteur de communication externe :

 Événement strictement promotionnel: l’entreprise joue uniquement sur l’image et la notoriété de

L’événement interne dédié aux salariés de l’entreprise.

 Congrès et conventions d’entreprise : certaines entreprises organisent des réunions rassemblant

©2011 MIUR- USR Lombardia – Comenius Regio – Milan-Paris: le Fil de la Mode

a. Il existe différentes typologies d’événements V □ F □

b. Les événements « grand public » sont dédiés aux entreprises V □ F □

c. L’événement d’entreprise est un vecteur de communication interne V □ F□

d. L’événement interne est dédié aux prospects et aux clients de l’entreprise V □ F□

□ un festival de musique □ un incentive;

©2011 MIUR- USR Lombardia – Comenius Regio – Milan-Paris: le Fil de la Mode

1) Repère sur ce site

©2011 MIUR- USR Lombardia – Comenius Regio – Milan-Paris: le Fil de la Mode

Les 4 P du Marketing Mix

©2011 MIUR- USR Lombardia – Comenius Regio – Milan-Paris: le Fil de la Mode

©2011 MIUR- USR Lombardia – Comenius Regio – Milan-Paris: le Fil de la Mode

Complète le tableau suivant avec les questions indiquées ci-après :

Produit Prix Place (distribution) Promotion

1. Quel format ? 1. Gratuité ou non ? 1. __________ ? 1. Budget disponible ?

2. __________ ? 2. __________ ? 2. __________ ?

©2011 MIUR- USR Lombardia – Comenius Regio – Milan-Paris: le Fil de la Mode

Les dépenses peuvent être réparties comme suit :

Les recettes peuvent être réparties comme suit :

Les dépenses et les recettes peuvent varier en fonction de la nature de l’événement.

©2011 MIUR- USR Lombardia – Comenius Regio – Milan-Paris: le Fil de la Mode

a) Les entités coorganisatrices

Le porteur du projet peut concevoir et coordonner ce dernier ; les coorganisateurs se doivent de

b) Le sponsoring, le patronage et le mécénat

Le sponsoring peut se présenter sous différentes formes :

©2011 MIUR- USR Lombardia – Comenius Regio – Milan-Paris: le Fil de la Mode

- Invitation d’un public ciblé correspondant au target de l’entreprise sponsor ;

les événements sportifs (Roland Garros, le Tour de France) ;

Événement strictement promotionnel: l’entreprise joue uniquement sur l’image et la notoriété de

Congrès et conventions d’entreprise : certaines entreprises organisent des réunions rassemblant

2. ? 2. ? 2. __ ?

_ ; Choix de la date et du lieu ; _ ;