Présentation de la société SAS FRANCIS

La Société Francis est une agence d’évènementiel et de communication spécialisée. Elle a

pour particularité la conception et la diffusion de messages stratégiques.
Un message stratégique est une communication interne, souvent filmée, à la destination des
salariés des grands groupes Français. Plus précisément, la SAS Francis intervient en
rédaction, coaching, média training, formation à la présentation, production audiovisuelle,
conseil éditorial et animation d’événements.
La société est organisée selon quatre pôles d’activités, à savoir : la rédaction, la formation, la
vidéo et les événements. Elle compte 40 salariés, répartis entre les fonctions de support et
d’exploitation.
L’organigramme de la SAS Francis se présente comme suit :

1- Contexte opérationnel
Le projet de transformation digitale concerne le volet comptable et financier de la société.
Nous nous intéressons donc uniquement aux acteurs entrant dans le périmètre du projet.
• Le poste de responsable comptable est assuré par personne ayant évolué dans l’univers des
directions financières des PME. Titulaire d’une licence en gestion (option comptabilité -
finance), elle une dizaine d’années d’expérience professionnelle à son actif. En plus de la
gestion comptable et financière de la SAS, il prend en change la comptabilité des autres
structures du groupe. Aussi, il participe activement au contrôle de gestion avec les
responsables des pôles d’activité. Enfin, le responsable comptable s’occupe également de
l’établissement de la paie des salariés du groupe.
• Le poste d’assistante de direction est assuré par une secrétaire qui est sollicitée par
l’ensemble du personnel. En étroite relation avec le service commercial, elle s’occupe
également de l’établissement des devis, des factures et des relances clients ainsi que du volet
comptable relatif à la gestion du poste client.
• Le poste Fournisseurs – Achats est endossé par un opérationnel de la comptabilité à temps
partiel. Son rôle se limite à l’archivage et à la comptabilisation des factures de fournisseurs et
des notes de frais ainsi que le suivi de l’exhaustivité des pièces comptables du poste
comptabilité des fournisseurs.
2- Contexte de l’intervention du cabinet d’expertise comptable
Étant sensible à l’intérêt que portent les missions en transformation digitale, le cabinet a mis
en place un processus de surveillance, de capture et d’exploitation de la voix des clients. Les
informations issues de ce procédé sont mises en forme, synthétisées et exploitées par les
intervenants sur le dossier du client à l’occasion des différents rendez-vous.
L’annexe D2 présente à ce titre les principaux postes d’écoute, les interlocuteurs ainsi que la
synthèse des remarques, retours, constatations qui ont été faites par le personnel de
l’entreprise cliente. Ainsi, le collaborateur
ayant pris la charge de cette opération a conclu qu’il est nécessaire de s'intéresser de près à
l'organisation technique et informatique du service comptable qui présente de nombreuses
faiblesses. Les dysfonctionnements rapportés doivent être corrigés.
C’est en exploitant de façon pertinente cette information qu’une opportunité ait été identifiée.
Du point de vue du client elle renvoie à l’amélioration de son organisation. Pour le cabinet, il
s’agit de la possibilité de proposer un accompagnement pour agir dans ce sens.
A l’issue de ce procédé, le cabinet a pu identifier les besoins des différentes parties prenantes
du projet :
- La direction souhaite une amélioration de la performance globale mais aussi pouvoir
disposer rapidement des informations comptables et financières pour optimiser la prise de
décisions ;
- Le responsable comptable s’intéresse à la situation future de l’organisation technique et
matérielle de son poste de façon à pouvoir donner satisfaction aux exigences de la direction.
- Les opérationnels souhaitent améliorer leur quotidien professionnel par la mise en place
d’une organisation leur permettant de travailler sereinement.
L’ensemble de ces besoins peuvent être résumés en :
La mise en place d’une démarche de transformation digitale (modernisation des
processus, des postes de travail, du système d’informations et surtout de l’outil
de travail).

3- Le système d’information de la société

L’organisation technico-fonctionnelle de la société se présente comme suit :
Logiciels : Ciel compta évolution, Ciel paye, Excel et Word.
Infrastructures : PC, Drive
Les opérationnels : Responsable comptable, assistant comptable et assistante de direction.
4- Le projet de digitalisation
Dans ce contexte et dans le cadre d’une réunion avec le client, le responsable de mission du
cabinet a proposé au client un accompagnement pour moderniser son organisation en la
dotant d’outils numérique et en réformant profondément les processus opérationnels.
Préalablement à l’accord du client, un véritable travail pédagogique a été mené, basé sur les
principales difficultés remontées par les postes d’écoute. Ainsi, un discours personnalisé a
permis de cibler les aspects les plus sensibles.
Le responsable comptable était très intéressé par cette démarche, il a joué le rôle de sponsor
du projet auprès de la direction. Lors d’une deuxième réunion, le client a manifesté son
intérêt pour cet accompagnement.