Réaliser une grille d'audit interne efficace

L'audit interne est un outil important dans le processus d'amélioration continue, pour
surveiller l'efficacité d'un système qualité ou encore pour vérifier les bonnes pratiques
d'une mise en place de méthode ou d'habilitation d'un personnel.
La grille d'audit interne, ou grille d'entretien, est un support pour l'auditeur, aussi bien à la
préparation, qu'à la réalisation de l'audit, jusqu'à la réunion de clôture, et va vous
permettre d'être efficace dans votre posture d'auditeur

A.Préparer l'audit interne

Bien préparer son audit, c'est déjà réaliser un travail pertinent et efficace en
amont de la réalisation de l'audit.

1) Prendre de contact avec l'audité

Lors d'un audit interne, prenez contact avec le service audité, au minimum 15 jours avant
l'audit. Cette étape permet déjà d'impliquer les audités dans le processus d'audit et surtout,
que celui-ci commence et se déroule dans de bonnes conditions, pour clarifier certains
aspects et valider la faisabilité de l'audit.
 Le champ de l'audit doit être clair pour l’auditer (durée, lieu, activités
auditées etc.)
 Les objectifs de l'audit sont vérifiés avec l'audité. Lors d'un audit interne, ils
ont généralement été validés en amont par le service qualité, lors de la
réalisation du programme d'audit (habilitation d'un personnel, respect d'une
norme, validation d'une nouvelle méthode etc.)
 Les critères d'audit sont clairs pour les deux parties : les critères d'audit
correspondent par exemple aux documents de référence notifiant les
exigences à respecter (normes, textes réglementaires, procédures générales
etc.)
Lors de cette prise de contact, n'hésitez pas à demander tout document vous permettant de
commencer à préparer votre audit (instructions internes, modes opératoires, organigramme
etc.)

2) Etudier les documents

L'étude des documents va vous permettre de commencer à travailler et compléter
votre grille d'audit.

- Comprendre les documents

Prenez le temps de lire et d'étudier les documents internes fournis par l'audité et
les documents de référence, même si vous pouvez les connaitre par cœur :) :
relisez les points importants de la norme ou du texte réglementaire
correspondant aux critères d'audit

- Déterminer les éventuelles non-conformités

L'idée n'est pas de réaliser l'audit sur l'étude de document, avant de communiquer avec
l’auditer et analyser les preuves, mais plutôt de comparer les exigences par rapport aux
informations que vous trouvez dans les documents internes fournis par l'audité.
Lors de la conduite d’audit, ces potentiels écarts vont soient s'avérer corrects, soit être levés
(les preuves étudiées lors de l'audit prouveront qu'il n'y a pas de non-conformité).

- Identifier les points à approfondir

Les points importants, les points sensibles, les risques potentiels : identifier toutes
informations qui a besoin d'un éclaircissement lors de l'audit, afin de poser les questions aux
audités.

3) Planifier l'audit interne

Suivant la durée de l'audit interne (1/2 journée, 1 journée), prévoyez un plan d'audit :
quelles activités sont auditées, à quelle heure, combien de temps, avec qui (fonction auditée
au sein de l'organisme), pour quels objectifs. Ce plan sera présenté en réunion d'ouverture
et ajusté si-besoin suivant l'organisation du service audité.

4) Répartir les taches avec l'équipe d'audit

Si vous réaliser l'audit interne en équipe, répartissez-les-vous tâches en amont selon vos
disponibilités, vos compétences ou vos expériences. Cela évitera une perte de temps le jour
J.

5) Réaliser ma grille d'audit

Votre grille d'audit, c'est votre fil conducteur : celle-ci peut être adaptée à votre
organisation, aux critères d'audit...C'est votre support durant tout l'audit qui va vous
permettre de noter vos observations, une non-conformité, un point fort ou un point à
améliorer. Elle vous servira pour construire votre rapport d'audit, pour être le plus précis
possible sur vos constatations et conclusions d'audit.
Cette grille peut être papier ou informatique, à votre convenance. Faites au plus pratique,
suivant le lieu de l'audit : avoir un ordinateur alors que vous auditez une méthode d'analyse
debout, au sein d'un laboratoire, ce n'est pas le meilleur choix ;) . Vous pouvez prévoir une
prise de note libre, puis compléter votre grille d'audit en aval.

Au minimum, notez en amont les exigences et prévoyez en face une prise de notes pour la
collecte d'informations et les preuves observées durant l'audit (constatations). Notez de
manière visible s’il y a une non-conformité potentielle.

Vous pouvez remplir en amont de l'audit la partie "exigences" (correspondant aux critères
d'audit à respecter, en détaillant ci-besoin dans quel document est notifié l'exigence) et
notez vos premières observations identifiées lors de la préparation de l'audit, et vos
questions pour pouvoir statuer sur une conformité ou non-conformité durant la conduite de
l'audit.

Si vous auditer un système qualité, n'hésitez pas à préparer votre grille par chapitre de la
norme par exemple (ici, les exigences de la norme NF EN ISO 17025)
 B.Conduire l'audit avec la grille

Vous présenterez les objectifs et critères d'audit : ceux-ci peuvent être notés en amont, sur
votre grille.

- Communication pendant l'audit

Pendant l'audit, vous allez communiquer avec différentes fonctions de l'organisme, suivant
les activités d'audit. Pensez à noter le nom des personnes auditées, information importante
à reporter par la suite sur le rapport d'audit.

Pendant l'audit, reportez-vous aux annotations de la grille d'audit pour poser vos questions,
ou demander des éclaircissements ...et noter y les constatations suivant le retour des
audités.

- Vérification des informations et constations

Pendant l'audit, vous allez vérifier que les exigences sont respectées : pour cela, une seule
approche, celle par la preuve ! Notez sur votre grille le nom (numéro de document, titre ... )
des preuves observées et si celles-ci sont conformes par rapport aux critères d'audit. C'est
à partir de ces retours que vous allez notifier les non-conformités et les améliorations, et
pouvoir rendre ainsi vos conclusions par rapport aux objectifs de l'audit.

- Réunion de clôture

La réunion de clôture va vous permettre d'exposer aux audités vos conclusions (conformité
ou non par rapport aux objectifs d'audit), les non-conformités, les améliorations et les points
forts. Toutes ces informations seront disponibles sur le rapport d'audit, que vous réaliserez
après la réunion. Votre grille d'audit sera donc votre support, et plus vous aurez été précis
sur votre grille, plus vous mènerez votre réunion de clôture de manière efficace (et par la
suite, le rapport d'audit ;) ). Pensez à relire la grille avant la réunion, faire le point avec les
autres auditeurs si vous auditez en équipe, et mettre en évidence vos constatations, pour
donner vos conclusions.

Votre grille d'audit est donc votre meilleur allié pour mener votre audit efficacement. Votre
grille, c'est vos notes, vos retours, vos observations et sera votre support jusqu'au retour du
rapport d'audit au client. Ne la négligez pas, et complétez-la dès la préparation d’audit,
pour avoir en tête les points à observer et les questions à poser. Et surtout garder la
précieusement (pour d'autres audits sur le même secteur d'activité par exemple ;) ) et
pensez à la mettre à jour si elle est déjà préremplie selon une norme par exemple, quand il y
aura une mise à jour de celle-ci.

Et maintenant, voyez-vous l'intérêt de la grille d’audit ?