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L’auditeur qualité doit présenter certaines connaissances et aptitudes

incontournables au succès de l’audit : une bonne expérience professionnelle, une


formation initiale, une formation d’auditeur et une aussi une expérience d’audit.
A cela devra s’ajouter plusieurs qualités personnelles, en matière de déontologie,
de conscience professionnelle, d’impartialité et d’objectivité couronnées d’une
approche fondée sur la preuve.

Les étapes de déroulement d’un audit

L’audit qualité se présente en trois grandes phases que l’auditeur doit préparer
scrupuleusement.

Phase 1 : Préparation d’un audit

· La revue préliminaire.

· Le guide d’audit.

· Le plan d’audit.

Le démarrage de cette phase commence par la demande d’audit établie par le


commanditaire à destination de l’auditeur. Ce dernier fait une revue
préliminaire des documents (Dispositions préétablies, Manuel Qualité /
Procédures / Instructions, Enregistrements, Rapport d’audit / Organigramme /
Actions Correctives, etc.). Cette revue lui permet de comprendre le champ de
l’audit et d’établir son plan d’audit.

L’auditeur prépare ensuite un guide d’audit qui lui permet d’avoir un fil
conducteur lors de l’audit, de lister tous les éléments du Système Qualité à
auditer, de s’assurer du respect du plan d’audit et d’enregistrer les observations.

Phase 2 : Réalisation d’un audit

· La réunion d’ouverture.

· La phase active de l’audit.

· La réunion de synthèse.

· La réunion de clôture.

La deuxième phase démarre par la réunion d’ouverture. Sont présentes alors la


direction de l'audité et le cas échéant les personnes responsables des fonctions
ou des processus à auditer. L’objectif premier étant ici de présenter les
participants et les modalités du déroulement de l’audit. Après avoir présenté les
acteurs (auditeur/audités), l’auditeur doit rappeler les objectifs et le champ
d’application, présenter le plan d’audit et s’assurer de la disponibilité des
participants, ajuster le plan d’audit (si nécessaire), confirmer l’heure et la date de
la réunion de clôture, clarifier les points obscurs éventuels du plan d’audit, et
pour finir rassurer tout le monde en créant un climat de confiance.

Cette étape est fondamentale pour le bon déroulement des phases suivantes.

Dans cette phase active, l’auditeur utilise souvent la pratique de l’entonnoir. Il


commence par des questions ouvertes, pour faciliter l’écoute attentive de
l’audité, qui généralement prend des notes et donne des explications. Ensuite,
l’auditeur passe à des questions de précisions (Comment ? / Quoi ? / Quand ? /
Qui ? / Où ? / Pourquoi ? ). Il finit enfin par des questions fermées pour boucler
la compréhension (Avez-vous des enregistrement relatifs au respect de ... ?).

A relever que dans cette étape, ce qui est recherché c’est d’abord l’examen des
documents, donc vérifier la conformité par rapport à la norme, et ensuite
vérifier la mise en œuvre et l’efficacité du système qualité. Le second objectif de
cette étape est l’observation des activités, autrement dit, recueillir des preuves
sur le terrain pour vérifier la mise en œuvre et l’efficacité du système qualité.

Il faut à ce stade, valider chaque constat d’écart avec l’audité.

Tout au long de l’audit, l’auditeur doit documenter toutes les constatations de


façon claire et précise et les étayée par des preuves factuelles, les passer en
revue et déterminer les constatations devant être rapportées en tant que non-
conformité.

On peut par ailleurs, distinguer deux modalités de classement des constatations.


Par catégorie, et il y en a deux : les non-conformités et les remarques. Et
ensuite par nature, et il y en a aussi deux : documentaire et d’application.
L’auditeur a souvent la lourde mission d’évaluation du risque. La remarque est
une constatation qui n’altère pas la fiabilité ou la viabilité du système. La non-
conformité qui est une non-satisfaction à une exigence spécifiée (Normative
et/ou Risque Client).

A la fin de l’audit, l’auditeur doit assurer la préparation de la réunion de


clôture. Cette réunion permet de lister toutes les constatations à la Direction de
l’audité de façon à s’assurer qu’elle comprend clairement les conclusions de
l’audit. La réunion permet aussi de retenir les constatations pertinentes et
factuelles, de classer les constatations (écarts, points forts et points sensibles) et
de rédiger la trame du rapport d’audit.

Phase 3 : Suivi d’un audit


· Le rapport d’audit.

· Le suivi des actions correctives

Le rapport d’audit doit être le reflet fidèle de l’esprit et du contenu de l’audit. Il


doit être un outil facilitant la construction du plan d’actions. Il doit également
rappeler l’objectif et le champ d’application de l’audit, l’identité des membres
de l’équipe d’audit et du représentant de l’audité, les dates de l’audit,
l’identification des documents de référence, la description des écarts,
l’appréciation par l’équipe d’audit du degré avec lequel le système qualité se
conforme à la norme applicable, l’aptitude du Système à atteindre les objectifs
qualité définis, et enfin la liste de diffusion du rapport d’audit.

L’audit est achevé lorsque le rapport d’audit est remis au client.

A la suite de ce rapport, l’équipe auditée doit assurer la mise en place et le suivi


des actions correctives. En effet, le responsable du domaine audité doit définir
l’action corrective en terme de :

· dispositions à mettre en œuvre (QUOI).

· responsabilités (QUI).

· délais (QUAND) pour la mise en œuvre et la vérification de son efficacité.

· méthodes de suivi des actions correctives (COMMENT)

Pour conclure

L’audit est la meilleure ou la pire des choses selon la manière dont il est mis en
œuvre : pratiqué comme une inspection tatillonne du bon respect des procédures,
il terrorise et a peu de plus-value ; utilisé pour détecter les défauts de
l'organisation et les résoudre, il est généralement apprécié et peut être très utile.

Cet outil de management offre en fait la voie à de nombreuses applications :

· un meilleur travail en équipe entre les services et les sites ;

· un examen périodique des problèmes de terrain ;

· une résolution des problèmes d'organisation de fond ;

· une adaptation permanente des règles et règlements ;


· un retour périodique des managers aux réalités quotidiennes du travail ;

· l'assainissement des approvisionnements en permettant de sélectionner de


véritables fournisseurs partenaires avec lesquels l'entreprise pourra ensuite
travailler en confiance.