Manuel de Procedures Jec-Ci

REPUBLIQUE DE COTE D’IVOIRE
Union – Discipline - Travail
EGLISE CATHOLIQUE EN COTE D’IVOIRE
DIRECTION NATIONALE DES ŒUVRES

CATHOLIQUES
JEUNESSE ETUDIANTE CATHOLIQUE DE

COTE D’IVOIRE (JEC-CI)
C.A.M (Abidjan-Plateau)
08 BP 1932 Abj 08
Téléphone:
20 22 12 39
59 22 00 32 / 05 62 78 87
Site Web: www.jec-ci.org

Courriel: jec_ci@yahoo.fr
N° de Compte SIB:
317133701000
MANUEL DES PROCEDURES
INTRODUCTION
Le monde est en perpétuel changement et il en est de même des normes, principes et bonnes
pratiques de gestion qui subissent au jour le jour des évolutions. Le manuel de procédures
administratives, comptables et financières a pour objectif de mettre à la disposition des
responsables, un outil de référence à la fois opérationnel et pédagogique pour la conduite des
opérations.
Le manuel formalise les principales procédures administratives, financières et comptables qui
régissent le fonctionnement de la Jeunesse Etudiante Catholique de Côte d’Ivoire (JEC-CI).
Ce manuel a été élaboré sur la base des documents légaux du mouvement (statuts et règlement
intérieur…) en tenant compte d’une démarche participative des parties prenantes des activités
et actions dudit mouvement. Il comporte quatre (04) Parties :
Ière Partie : Présentation de la JEC-CI ;
IIème Partie: Gestion Administrative ;
IIIème Partie: Gestion Financière ;
IVème Partie : Gestion Comptable.
Les procédures décrites dans ce manuel sont essentiellement fondées sur les principes de
gestion administrative, financière et comptable en rapport avec certaines exigences
indispensables liées au fonctionnement et à la professionnalisation des organisations et
structures sérieuses.
Il ne contient que les procédures administratives, financières et comptables, alors il ne traite
pas des procédures opérationnelles de mise en œuvre et d’exécution des activités et actions.
Par ailleurs, Le respect et l'application effective de ces procédures conditionnent l'efficacité
du système de gestion qui doit se traduire pour la JEC-CI, par des contrôles réguliers pour
pallier aux différents risques qui peuvent résulter d'irrégularités ou de malversations (domaine
de l'exceptionnel), mais surtout de négligences, d'erreurs d'exécution, de jugement ou de
compréhension (domaine du quotidien).
En définitive, le manuel de procédures constitue un excellent et indispensable instrument de
travail dont les responsables de la JEC-CI doivent se servir pour asseoir une gestion
transparente et assurer la pérennité du mouvement.
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PREMIERE PARTIE :
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CHAPITRE I : PRESENSATION DE LA JEC-CI
1. DEFINITION
La Jeunesse Etudiante Catholique (JEC) est un mouvement d’action Catholique qui a vu le
jour grâce à la volonté de quelques élèves belges, puis français d’apporter une analyse
apostolique dans les milieux scolaire et universitaire pour travailler à y établir de meilleures
conditions de vie. Créer en 1928, et introduite en Côte d’Ivoire en 1949, la JEC est
aujourd’hui présente dans tous les cinq continents dont une trentaine de pays africains. Plus
qu’une organisation, la JEC est d’abord et avant tout, Esprit et Vie d’Equipe : on se fait jéciste
pour apprendre à connaitre mieux le Christ et à comprendre ce qu’il attend de nous dans la
vie. Est considéré comme jéciste, tout militant qui accepte cette vie d’équipe et qui se
conforme aux buts ci-après et qui possède sa carte JEC et ses documents de travail.
 Devise et Slogan
Sa devise est Lumière – Action et son slogan est JEC- LUMIERE ! JEC -ACTION !
1.1.Objectif global
La Jeunesse Etudiante Catholique a pour objectif de transformer les milieux scolaire et
universitaire à la lumière de l’Evangile conformément à l’esprit du Christ en s’appuyant sur sa
méthode d’action qui est le VOIR – JUGER - AGIR (V.J.A), etc. Elle vise à :
 Aider le / la jeune chrétien (ne) à prendre conscience de sa vocation d’Homme dans le
monde et dans l’Eglise d’aujourd’hui ;
 Développer chez le / la chrétien (ne) un esprit critique qui lui permettra de rendre
témoignage de l’Évangile de Jésus Christ ;
 Développer entre les mouvements de jeunesse de Côte d’Ivoire et d’autres pays, des
relations de cordialité et de partenariat ;
 Développer chez le / la chrétien (ne) le sens de la responsabilité apostolique dans son
milieu de vie en ayant pas peur de s’engager et d’agir ;
 Préparer chez le / la chrétien (ne) à pouvoir prendre en charge sa vie personnelle, son
milieu, les mentalités, les institutions en les transformant pour Dieu ;
 Aider le / la jeune étudiant (e) à acquérir une formation spirituelle, doctrinale, humaine
et sociale, technique et syndicale, telle qu’elle aboutira à des engagements concrets.
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1.2.Moyens et Stratégies Opérationnelles

La méthode de travail de la JEC est VOIR, JUGER et AGIR. C’est une méthode dynamique
qui lui permet de faire le constat (origine, manifestation, ampleur etc.) d’un problème existant
dans un milieu notamment les milieux scolaires et universitaires : c’est le VOIR. Ensuite,
vient le JUGER qui consiste en une analyse critique du problème en fonction des normes
existantes, en fonction de la morale chrétienne et sociale. Enfin, l’AGIR qui consiste à mettre
en place des stratégies de lutte contre le phénomène observé.
1.3. Structuration de la JEC-CI

La JEC dans chaque pays a une structure propre. En Côte d’Ivoire, notre mouvement présente
la structure suivante :
 Le Conseil National (CN)

C’est l’organe suprême du mouvement. Il regroupe les différents délégués diocésains dont le
nombre est fixé par le Bureau National avant chaque réunion du Conseil National. Le Conseil
National fait le point de l’année écoulée, redéfinit les objectifs et les orientations nécessaires
pour la bonne marche de la JEC pour les deux prochaines années.
 Le Conseil Consultatif (CC)

Le Conseil Consultatif est l’organe de contrôle et de conseil du Bureau National. Il est
constitué d’anciens Jécistes.
 Le Bureau National (BN)

Le Bureau National est l’organe exécutif du mouvement. Il répond de la JEC dans tous les
actes officiels, civils et religieux. Il assure les relations avec les autres mouvements ou
associations de jeunesse en tant que membre de la JEC Internationale et du Secrétariat
Panafricain des JEC du continent africain, et membre du Comité de Coordination Nationale
des mouvements d’action catholique du pays.
 Le Bureau Diocésain (BD)

Le Bureau Diocésain coordonne le travail des Bureaux Régionaux et /ou des sections et veille
au maintien et à l’intégrité de l’esprit de la JEC dans le diocèse. Il fournit des rapports sur la
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vie du mouvement dans le diocèse qu’il communique périodiquement au BN. Le BD assure

enfin, le lien entre le mouvement et les autorités religieuses et civiles de sa zone de
compétence.
 Le Bureau Régional (BR)

Dans les villes (ou secteurs) où existent plusieurs sections et où se pose le problème de
communication et de coordination des activités de la JEC, il est élu un Bureau Régional (BR)
sous le regard du BD, qui permettra la décentralisation des responsabilités et cordonnera les
activités des différentes sections.
 Les Bureaux de section

On appelle section JEC, l’ensemble des militants JEC d’un établissement, d’une paroisse,
d’un quartier, d’une ville. Le travail des Équipes de base d’une section est coordonné par le
Bureau de section (BS).
 L’Équipe de Base
L’enracinement de la JEC se fait dans et par les équipes de base. Une Équipe de base
constitue une cellule vivante, un noyau de fraternité et d’amitié.
2- ORGANISATION DE LA JEC-CI
2-1- Organes principaux

L’association est dirigée par trois (3) organes principaux :
- Le Conseil National (CN) ;
- Le Conseil Consultatif (CC) ;
- Le Bureau National (BN).
2-2- Attributions et fonctionnement

Au niveau du CC, le président coordonne les activités du CC, il en convoque les séances et
préside ou fait présider (par un autre membre) les délibérations. Le secrétaire assure la gestion
administrative (rédaction des PV, CR, courriers…).
Le Conseil Consultatif présente chaque année son cahier de secrétariat et un rapport annuel à
l’aumônier national.
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Deux séminaires au moins doivent être organisés par an entre le Conseil Consultatif et le
Bureau National au cours desquels doit être faite l’évaluation de la gestion administrative et
financière du Bureau National.
Contrairement au CC, les BN, BD, BR et BS sont dirigés par un responsable.
 Le Responsable :
- Prépare les réunions avec l’équipe de l’aumônerie ; il peut le faire (ou le fait faire) avec un
autre membre du Bureau afin de l’initier à ce rôle. Il contrôle les présences aux réunions et se
préoccupe de ceux qui sont absents ;
- Dirige et supervise toutes les activités et actions du Bureau dans un esprit de collaboration
avec les membres ;
- Lit ou fait lire le courrier en réunion et veille à ce que les réponses soient faites
régulièrement ;
- Assure la liaison avec les responsables des autres équipes, cherche de nouveaux militants ;
- Entraîne tous les militants, les formes et les soutient dans leurs difficultés et prie pour eux ;
- Ordonnance les dépenses décidées en Bureau. En cas d’urgence, il ordonne les dépenses
justifiées et en avise par la suite le Bureau et l’aumônier ;
- Il signe avec le trésorier les chèques et bons au nom du Bureau.
* Lorsqu’il est au BD ou au BN
- Représente le mouvement dans les actes civils et dans les rapports avec le territoire qu’il
couvre ;
- Est responsable de la bonne marche du diocèse et de l’association dont il fait appliquer les
décisions ;
- Soumet au Conseil National les rapports d’activités et les rapports financiers de l’ensemble
du diocèse ou du mouvement.
 Le Vice responsable :
- Assure les responsabilités que lui confie le responsable ;
- En cas d’absence du responsable, il assure l’intérim ;
- En cas de démission, de suspension, d’indisponibilité du responsable dûment constatée par
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les autres membres du Bureau et de l’aumônier de l’équipe, il assure pleinement les charges
dévolues au responsable jusqu’à la fin du mandat ;
- Au niveau national, l’indisponibilité doit être constatée par le CC sur saisine du BN.
 Le Secrétaire Général :
Le Secrétariat général est composé de quatre (4) entités minimum dont les titres sont les
suivants :
- Le Secrétaire général ;
- La Secrétaire générale adjointe chargée de la mobilisation des filles ;
- Le Secrétaire général adjoint chargé de la coordination des Lycées et Collèges ;
- Le Secrétaire général adjoint chargé de la coordination des Universités et Grandes
Écoles.
Le Secrétariat général assure la gestion administrative interne :
- Tient le cahier de l’équipe en y notant tout ce qui se dit se décide en réunion et tout ce que le
Bureau organise ;
- Fait le compte rendu de la dernière réunion à la réunion suivante ;
- Expédie une fois par trimestre un rapport des activités de son équipe au secrétariat diocésain
ou national ;
- Assure la correspondance de son équipe avec le secrétariat diocésain ou national ;
- Rédige les procès-verbaux des réunions ;
- Rédige et expédie les circulaires et convocations préparées en réunion ;
- Assure l’identification des Jécistes en tenant à jour les fiches détaillées de renseignement.
* Lorsqu’il est au BD ou au BN
- Tient les archives du diocèse ou du mouvement qu’il laisse au siège ou à l’aumônier ;
- Envoie au BN, en début d’année la liste des sections formées pendant l’année en
mentionnant les noms des membres du Bureau et l’adresse de la section ;
- S’occupe de l’intendance lors des rassemblements pour ce qui concerne le BN ;
- Est chargé de la gestion du matériel, il tient à cet effet un registre de contrôle.
La Secrétaire chargée de la mobilisation des filles :
- S’occupe de la promotion féminine au sein du mouvement ;
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- Suscite chez les filles le dynamisme ;

- Règle les problèmes spécifiques aux filles ;
- Suggère au Bureau National des activités à l’endroit des filles.
Le Secrétaire chargé de la coordination des Lycées et Collèges:
- S’occupe de tous les problèmes spécifiques aux établissements secondaires ;
- Fait la promotion du mouvement et de l’installation de nouvelles sections dans lesdits
établissements ;
- Conçoit une politique de promotion du mouvement au sein des lycées et collèges.
Le secrétaire chargé de la coordination des Grandes Écoles et Universités :
- S’occupe de tous les problèmes spécifiques aux établissements supérieurs ;
- Fait la promotion du mouvement et de l’installation de nouvelles sections en leur sein ;
- Conçoit une politique de promotion du mouvement dans les Grandes Écoles et Universités.
Le chargé de communication :
- S’occupe de la promotion du mouvement à l’extérieur (au plan national et international) ;
- Assure la correspondance avec les JEC des autres pays, le Secrétariat d’Afrique de l’Ouest
francophone et anglophone, le Secrétariat Panafricain et la JEC Internationale ;
- Assure la liaison avec les organes de presse ;
- Élabore et produit le bulletin d’informations ;
- Gère le site Internet ;
- Organise et développe les relations avec les aînés (anciens Jécistes).
NB : Les postes de secrétaires chargés de la coordination des Lycées et Collèges, des

Grandes Écoles et Universités, de la mobilisation des filles et du chargé de communication
sont spécifiques au Bureau National.
 Le trésorier :
- Gère les fonds de la section, de la région, du diocèse ou du mouvement ;
- Explique aux membres la nécessité de la participation de chacun à la vie du mouvement ;
- Initie une politique d’autofinancement en accord avec le Bureau ;
- Tient la comptabilité ;
- Rend compte aux jécistes, au Bureau et à l’aumônier de sa gestion chaque trimestre.
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* Au niveau du BN du BD et du BR :
- Recueille les fonds de l’Association ou du diocèse qu’il verse sur le compte bancaire ;
- Tient la caisse qui ne peut contenir plus de 50 000 FCFA ;
- Co-signe les fiches de retrait avec l’aumônier, après ordonnancement du responsable sur
avis du Bureau.
* Au niveau des sections :

- Tient la comptabilité de la section et les fonds qu’il met en lieu sûr entre les mains de
l’équipe de l’aumônerie ou sur un compte bancaire ;
- Recueille les montants des cotisations.
La politique d’autofinancement du mouvement doit être une tâche majeure pour la trésorerie
qui devra à cet effet désigner une personne pour s’en occuper.
 Le Secrétaire à l’organisation :
- Veille à tout mettre en place pour les réunions et après les réunions ;
- Prend tout contact utile pour l’organisation d’une activité et rédige le courrier afférent qu’il
soumet au responsable ;
- Met ou fait mettre de l’animation aux réunions ;
- Est chargé de la gestion du matériel, il tient à cet effet un registre de contrôle ;
- S’occupe de l’intendance lors des rassemblements.
2-3- Activités et Actions de la JEC-CI

La JEC de Côte d’Ivoire organise diverses activités et actions visant non seulement la
formation de ses membres mais aussi les aidants à enraciner leur foi dans la personne du
Christ. Cependant le Conseil National a prévu différentes activités et actions pour les
instances que sont le Bureau National, les Bureaux Diocésains, les Bureaux Régionaux et les
sections. Ces différentes activités et actions dans leur ensemble sont :
- L’Action Nationale ;
- Les Séminaires de renforcement de capacité ;
- Les Réunions (de Bureau, de Section…) ;
- Les Camps et Sessions de formation ;
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- Les Récollections ;
- Les Retraites ;
- Les Conférences ;
- Les Journées et voyages d’études ;
- Les Sorties détentes et de formation ;
- Les Caravanes de sensibilisation et de fraternité ;
- Les Débats et discussions ;
- Les Tables rondes ;
- Les Visites en entreprise ;
- Les Pèlerinages JEC ;
- Et autres.
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DEUXIEME PARTIE :
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GESTION DES MEMBRES
Recrutement
I. LES MEMBRES
A titre indicatif, quatre (4) catégories de personnel constituent la structure de la JEC-CI. Cette
structuration est prévue dans les Statuts et Règlement Intérieur du mouvement : les membres
élus, les collaborateurs, les personnes ressources pour la gestion de certains départements ou
points focaux et les jécistes.
I.1. Les membres élus

Les membres des Bureaux des instances sont désignés par les jécistes au cours du CN pour les
membres du BN, du CC et les autres instances lors des relances, pour assurer la mise en
œuvre globale de la politique générale du mouvement. La durée du mandat ne peut excéder
deux (2) ans renouvelable une fois pour les membres du BN et du CC.
I.2. Les collaborateurs

A la qualité de collaborateur, tout militant coopté par une quelconque instance pour l’aider
dans l’exécution de certaines tâches. Comme le membre élu, le collaborateur assure toute
tâche qui lui a été confiée en toute responsabilité. Il est aussi désigné comme délégué près
d’une instance inférieure.
I.3. Les personnes ressources

En fonction des besoins ponctuels exprimés du projet ou de l’activité à réaliser, le bureau
d’une instance peut recourir à des compétences internes ou externes sur une base temporaire
n’excédant pas la durée du mandat du bureau demandeur. Cette durée peut être prolongée par
le prochain bureau sans dépasser deux (2) ans cumulatifs. La prolongation au-delà de deux (2)
ans nécessite une évaluation du contrat précédent.
Le recours à cette catégorie de personnel s’avère indispensable :
a. en vue de fournir une expertise et/ou des compétences, connaissances particulières,
non disponibles au sein des membres du bureau, et dont ce dernier éprouve le besoin pour une
période déterminée ;
b. en vue de remplacer et d’assurer les fonctions normalement menées à bien par le
personnel d’appui, fonctions pour lesquelles aucun membre du bureau existant n’est
disponible ou pour lesquelles il n’existe pas de besoin continu.
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GESTION DES MEMBRES
Recrutement
I.4. Les jécistes
Les jécistes sont les élèves et étudiants catholiques sans aucune distinction pendant la durée
de leurs études secondaires et supérieures. Ceux-ci adhèrent aux statuts et règlement intérieur
du mouvement, disposent leur carte JEC, payent régulièrement leurs cotisations et leurs
articles, et participent activement aux différentes activités et actions du mouvement.
I.5. La rémunération
Les fonctions de membre du CC, BN, BD, BR, BS sont bénévoles. Toutefois, la trésorerie
assure les frais de mission de tout membre.
Le personnel d’appui et autre personnel perçoivent une indemnité en fonction du travail fourni
dont le montant est déterminé par les membres du Bureau de l’instance initiatrice de l’activité
ou du Projet.
II. RECRUTEMENT DU PERSONNEL D’APPUI
II.1. Objet de la procédure

Recruter le personnel d’appui de dans le respect des dispositions prévues par les statuts et
règlement intérieur du mouvement. Le recrutement ne se fait pas par les dispositions prévues
par la législation ivoirienne du fait du caractère bénévole de l’association.
II.2. Application
La procédure s'applique pour le recrutement d'un personnel d’appui au sein du mouvement ou
pour un projet exécuté par la JEC-CI.
II.3. Règles de gestion

 L’expression des besoins en personnel consiste à définir le personnel nécessaire pour
la mise en œuvre des activités, actions et projets de la JEC-CI.
 Le recrutement du personnel d’appui ou de personne ressource peut être effectué par
toute instance du mouvement dans le cas où cette instance a les compétences recherchées pour
effectuer ce travail.
 Les instances peuvent le faire avec l’appui d’une structure spécialisée ou d’un
consultant spécialiste dans le domaine concerné par le poste à convoiter. Toutefois, les autres
instances sont tenues de faire une notification de recrutement au Bureau National.
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GESTION DES MEMBRES
Recrutement
 Le recrutement se fait par voie d’Appel à candidature. La sélection des candidats peut
comporter des épreuves écrites, orales et/ou d’interviews, en fonction de l’importance du
poste concerné.
 Les Etapes de recrutement du personnel d’appui sont les suivantes :
1- Elaboration des Termes De Références (TDR) des postes et Préparation de l’Appel à
candidature ;
2- Lancement de l’Appel à candidature pour les postes à convoiter ;
3- Réception et classement des dossiers des candidats ;
4- Présélection des candidats (2 à 3 meilleurs candidats) ;
5- Convocation des candidats pour test écrit et/ou interview et réalisation du Test écrit et/ou
interview ;
6- Rétention d’un candidat par poste et Décision de recrutement.
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GESTION DES MEMBRES
Absences
III. LES ABSENCES

En dehors des membres du Bureau National, les membres des BD, BR et BS et les jécistes
peuvent bénéficier des congés établis dans le calendrier scolaire ou universitaire. Ce droit de
congé est acquis s’il n’y a pas d’activité (séminaire de formation, sortie détente ou culturelle,
mini camp de formation, camp de formation, …) programmée par l’instance ou les instances.
Les membres du Bureau National bénéficient d’un congé annuel de trente (30) jours. La
période de congés est définie par le / la Responsable National(e).
Le personnel d’appui peut néanmoins bénéficier d’une mise en disposition. Le Secrétaire
Général (SG) planifie la jouissance des congés de chaque personnel d’appui en établissant un
planning de congé établi en début d’année, qui sera validé par le / la Responsable de
l’instance.
III.1. Objet de la procédure

Réglementer les autorisations d’absence des membres du mouvement.
III.2. Application de la procédure

La procédure s’applique à tout membre devant s’absenter d’une réunion ou d’une activité
pour diverses raisons.
III.3. Règles de gestion

 Une permission peut être accordée par le / la Responsable de l’instance à la suite des
évènements familiaux ou conditions suivants :
- Mariage d’un ascendant ou collatéral direct du membre de bureau ;
- Hospitalisation d’un ascendant ou collatéral direct du membre de bureau ;
- Décès d’un ascendant ou collatéral direct du membre de bureau ;
- Obsèques d’un ascendant ou collatéral direct du membre de bureau ;
- Préparation d’un examen ;
- présence aux cours ;
- Période d’examen ;
- Envoyé en mission par le mouvement.
 Toute absence non autorisée entraîne systématiquement des sanctions disciplinaires.
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GESTION DES MEMBRES
Absences
 Les autorisations d’absence sont accordées par le responsable de l’instance. Toutes les
demandes d’absence doivent être visées par le Responsable et le Secrétaire Général de
l’instance qui conserve l’original dans le dossier de l’intéressé pour d’éventuels
traitements.
 En cas de maladie d’un membre du bureau ayant entraîné un repos médical, le carnet
médical doit être déposé au bureau de son instance au plus tard 48 heures après sa délivrance.
 La convalescence est justifiée par un billet d’hospitalisation et une ordonnance de
convalescence qui doit être déposée au bureau de l’instance au plus tard 48 heures après sa
délivrance.
 Toute sortie en quelques heures du bureau doit avoir l’aval du Responsable de
l’instance.
 La demande d’absence se fait à travers des fiches conçues à cet effet. Ces fiches sont à
retirer auprès du Secrétaire Général.
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GESTION DES MEMBRES
Absences
FICHE D’AUTORISATION D’ABSENCE AUX ACTIVITES
Nom : …………………………………………………………………………………………...
Prénom : ………………………………………………………………………………………..
Responsabilité : ………………………………………………………………………………..
Est autorisé(e) à s’absenter aux activités de/du ………………………… à/au
………………………………. (Heure et/ou jour).
Motif : …………………………………………………………………………………………..
(Maladie, Récupération, Examen, Cours, Mission, Congé de circonstance, Autre)
REMARQUE : En cas de maladie, le membre doit présenter une attestation médicale de

repos délivrée par le médecin traitant.
Préparé par : (le secrétariat général) Approuvé par : (la responsabilité)

Date : …………………………………. Date : …………………………………..
Nom : ..................................................... Nom : .......................................................
Fonction : ............................................. Fonction :.................................................
Signature :............................................. Signature :.................................................
Cachet du mouvement
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GESTION DES MEMBRES
Permanences
IV. PERMANENCES AU SIEGE
Le / la permanent(e) est une personne ressource désignée pour assurer la permanence au siège
de la JEC-CI. En général, les membres dudit bureau sont désignés à tour de rôle pour assumer
cette responsabilité. Cependant, quand la situation l’exige et de manière tout à fait
extraordinaire, il peut être choisie une personne au fait des activités et du fonctionnement
interne, en dehors du bureau statutaire.
La permanence a lieu tous les mercredis et samedis, de 8 heures 30 à 17 heures 30 au siège
national de la JEC-CI, au Centre d’Accueil Missionnaire(CAM) – Abidjan, Plateau, Angle
Boulevard CLOSEL, Avenue MARCHAND. Une pause d’une heure est prise à la convenance
du permanent entre 12 heures 30 et 14 heures 30.
IV.1. Mission du permanent

Les missions du permanent sont les suivantes :
 Veiller à la bonne présentation physique du bureau (siège) de la JEC-CI.
- balayer le bureau à son arrivée ;
- nettoyer le mobilier et le matériel entreposé ;
- s’assurer que chaque élément se trouve à sa place à son arrivée et à son départ.
 Assurer l’interface entre les différents interlocuteurs internes et externes.
- accueillir les visiteurs (jécistes, anciens jécistes et autres) ;
- recevoir, filtrer, répondre et diriger les appels téléphoniques et les visites ;
- renseigner et informer au quotidien les différents interlocuteurs ;
- veiller à ce que soit faite la réponse aux courriers reçus.
 Gérer et organiser les tâches du bureau.
- superviser les services généraux (matériels et fournitures de bureaux…) utilisés ou
mis à disposition ;
- créer et archiver tous les dossiers ainsi que toute la documentation utilisés ou mis à
disposition ;
- tenir, gérer et assurer le suivi des agendas ;
- faire le Compte rendu, dans les vingt-quatre (24) heures, de sa permanence au
secrétaire chargé de la planification des permanences.
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GESTION DES MEMBRES
Permanences
IV.2. Objet de la procédure

Règlementer la tenue des permanences au siège du mouvement.
IV.3. Application de la procédure
La procédure s’applique à l’occasion de la tenue des permanences au lieu du siège par les
membres désignés à cet effet.
IV.4. Règles de gestion
Le membre ainsi désigné doit en toute responsabilité, exécuter sa mission avec rigueur et
désintéressement. La mission du permanent est bénévole. Cependant, une prime de 500
Francs lui est octroyée pour contribuer à assurer son déjeuner.
 Le permanent est tenu d’être au siège de la JEC-CI avant 8 heures 30. En dehors de
l’heure de sa pause, il doit quitter le siège après 17 heures 30.
 Lorsqu’il ne peut être présent avant 8 heures 30 au siège ou lorsqu’il doit repartir avant
17 heures 30 du siège, le permanent doit lui-même trouver un autre membre du bureau pour le
substituer et en informer obligatoirement le secrétariat général, notamment le secrétaire
chargé de la planification des permanences. Dans cette tâche, il peut se faire aider par les
autres membres du bureau.
 Lorsqu’il n’est pas à mesure d’assurer sa mission lorsqu’il est programmé, le
permanent doit lui-même trouver un autre membre du bureau pour le substituer et en informer
obligatoirement le secrétariat général, notamment le secrétaire chargé de la planification des
permanence. Dans cette tâche, il peut se faire aider par les autres membres du bureau.
 Toute absence non justifiée aux jours et heures susmentionnées, pour la personne
programmée est une négligence et considérée comme un manquement à ses obligations.
NB : En dehors des jours de permanences obligatoires, tout membre du bureau, à sa

convenance, peut assurer cette tâche, selon sa disponibilité et ses ressources. Ces permanences
ne sont pas prises en compte par la trésorerie générale.
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GESTION DES MEMBRES
Missions (Départ)
V. MISSIONS ET REPRESENTATIONS
 Une mission est définie comme un déplacement en dehors du lieu de résidence ou de
travail pour les besoins du mouvement au niveau local ou international, matérialisés par un
Ordre de Mission signés par le/la Responsable et l’Aumônier de l’instance du missionnaire.
La nature, le motif, la durée, les lieux de déplacement et les moyens de locomotion utilisés,
sont indiqués dans l’ordre de mission.
 Une représentation est la réponse d’une instance de la JEC-CI suite à une invitation
officielle faite par un organisme, une structure, une institution dans le cadre d’une activité ou
autres. Cette représentation peut se faire au sein de l’Eglise comme au sein du mouvement
c’est à dire d’une instance à une autre.
A l’instar des missions, les représentations sont matérialisées par un Mandat signé par le/la
Responsable de l’instance dont est/sont issu(s) le/les mandataire (s).
V. 1. Mission départ
a. Objet de la procédure
Gérer les missions ou représentations à réaliser dans le cadre des activités de la JEC-CI.
b. Application de la procédure
La procédure s’applique pour les missions et concerne le paiement des frais de mission.
c. Règles de gestion
 Les ordres de mission des membres du mouvement (JEC-CI) sont signés par le/la
Responsable et l’Aumônier de l’instance du missionnaire. Ceux du Responsable du Bureau,
l’Aumônier signera l’ordre de mission.
 Pour une mission des membres du CC, l’Aumônier National signera l’ordre de mission
en collaboration avec le Président du CC. S’il s’agit du Président du CC, l’Aumônier National
signera son ordre de mission.
 Les missions doivent être initiées au moins deux semaines avant la date de départ fixée.
 Les frais de mission comprennent les perdiems.
 Pour les missions les perdiems sont évalués et payées à 100% au départ.
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GESTION DES MEMBRES
Missions (Départ)
d. Liste des opérations

1. Préparation de l’ordre de mission ;
2. Signature du Responsable et de l’Aumônier ;
3. Vérification du /de la Trésorier (ère) ;
4. Etablissement de la fiche de perdiem
5. Paiement des frais de mission.
e. Description de la procédure
DOCUMENTS
ET
INTERVENANTS DESCRIPTION DES TACHES
INTERFACES
1- PREPARATION DE L’ORDRE DE MISSION
A la demande de l’initiateur de la mission :

− prépare l’ordre de mission :
. N° de l’ordre de mission ;
. Nom, prénoms et responsabilité du jéciste ; Ordre de mission
. Lieu de la mission ;
. N° matricule du jéciste ;
Le Secrétaire Général . Dates de départ et de retour ;
. Motif ;
. N° du véhicule.
− le fait signer par le Responsable et l’Aumônier et le
remet au plus tard 72 heures avant le départ du
missionnaire.
2. SIGNATURE DE l’ORDRE DE MISSION

− s'assurent de l’utilité de la mission ;
Le Responsable et − signent l'ordre de mission ; Ordre de mission
l’Aumônier − affecte (le Responsable) l'ordre de mission au
Secrétaire Général.
− enregistre l'ordre de mission, Ordre de mission
Le Secrétaire Général − transmet l'ordre de mission au Trésorier.
3. VERIFICATION DU TRESORIER
− vérifie que l’ordre de mission est signé par le Ordre de mission
Le Trésorier Responsable et l’Aumônier.
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GESTION DES MEMBRES
Missions (Départ)
DOCUMENTS
ET
INTERFACES
4. ETABLISSEMENT DE LA FICHE PERDIEM
− prépare la fiche perdiem ;
. Nom et prénoms ;
Le Trésorier . Responsabilité ;
. Taux ;
. Montant ; Fiche de perdiem
. Références de la pièce d’identité ;
. Emargement.
transmet la fiche perdiem + l’ordre de mission au
Responsable de l’instance.
− contrôle la conformité de la fiche de perdiem

avec ses annotations.
signe la fiche perdiem, Ordre de mission +
− transmet la fiche perdiem et l’ordre de mission au Fiche de perdiem
Le Responsable Coordonnateur,
− contrôle les documents,
− signe la fiche perdiem,
− affecte les documents au Trésorier.
5. PAIEMENT DES FRAIS DE MISSIONS

Le Trésorier − paie les frais de mission contre émargement de la
Fiche de perdiem
fiche perdiem par les bénéficiaires,
− classe les pièces.
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GESTION DES MEMBRES
Missions (Retour)
V. 2. Mission retour
a. Objet de la procédure
Gérer les retours de missions ou de représentation à réaliser dans le cadre des activités du
mouvement JEC-CI.
b. Application de la procédure
La procédure s’applique pour les missions et représentations et concerne la production des
rapports de missions et comptes rendus de représentations.
c. Règles de gestion
Les ordres de mission et les mandats des membres de la JEC-CI doivent être visés par les
structures visitées (date d’arrivée et date de départ).
Au plus tard 72 heures après le retour d’une mission ou d’une représentation, le membre qui a
effectué la mission ou en représentation, rédige un rapport de mission ou compte rendu de
représentation qu’il signe et dépose avec l’ordre de mission ou le mandat visé au
secrétariat général de son instance.
Une copie du rapport de mission ou du compte rendu de la représentation est conservée dans
les archives (cahiers) du secrétariat général après lecture en réunion de bureau et une autre est
transmise à l’Aumônier de l’instance par le Secrétaire Général ou le Responsable.
d. Listes des opérations

1. Rédaction du rapport de mission ou du compte rendu de représentation ;
2. Enregistrement du rapport de mission ou du compte rendu ;
3. Appréciation du rapport de mission ou du compte rendu.
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GESTION DES MEMBRES
Missions (Retour)
DOCUMENTS
ET
INTERFACES
1. REDACTION DU RAPPORT DE MISSION OU DU CR
− rédige son rapport de mission ou compte rendu et le signe,

Le membre en mission − dépose le rapport de mission ou le CR et l’original
ou le mandataire l’ordre de mission ou du mandat visé au secrétariat général de
l’instance.
Rapport de
2. ENREGISTREMENT DU RAPPORT DE MISSION OU DU mission
CR Ou Compte rendu
− enregistre le rapport de mission ou le compte rendu de de représentation
représentation + l’ordre de mission ou le mandat,
Le Secrétaire
− transmet les documents aux autres membres du Bureau,
Général
− fait lire les documents en réunion de Bureau,
− transmet une copie à l’Aumônier,
− colle une copie dans le cahier du secrétariat prévu à cet effet
après observations des autres.
3. APPRECIATION DU RAPPORT DE MISSION

L’Aumônier
− apprécie le rapport de mission ou le compte rendu de
représentation.
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GESTION DES MEMBRES
Sortie des instances
VI. 1. Objet de la procédure

Chaque instance a une zone de compétence bien précise à la JEC. De ce fait les procédures
pour tenir des activités en dehors de ces différentes instances, sont entachées par moment
d’irrégularités faute de règles établies. Il est donc impérieux de gérer ces différentes sorties
sans heurte.
VI. 2. Application de la procédure

La procédure s’applique pour les demandes d’autorisation de sortie des Bureaux de
Sections, des Bureaux Régionaux et des Bureaux Diocésains à l’intérieur ou hors de leurs
zones de compétence.
VI. 3. Règles de gestion

1) Si la sortie a lieu à l’intérieur de la région ; la section demandeuse doit adresser un courrier
d’autorisation un mois avant la tenue de l’activité au Curé de la paroisse hôte et faire
ampliation à l’aumônier de la section et à la section hôte.
2) Si la demande est acceptée, un courrier d’information avec copie du courrier de la réponse
du Père Curé doit être adressé au Bureau Régional.
 Concernant la sortie hors du Bureau Régional, la section devra :
 Avoir l’autorisation préalable de son Aumônier ;
 Recueillir l’autorisation du Curé de la paroisse du territoire où se tient l’activité un
mois avant ;
 Recueillir l’autorisation du Bureau Régional par l’acheminement d’un courrier un
mois avant la date de la sortie ;
 Informer l’Aumônier Régional et le Bureau Régional qui reçoit l’activité avec copie
de la réponse du Père Curé de la paroisse hôte ;
 Se faire accompagner par un membre de son Bureau Régional dont la participation est
prise en charge par la section.
 S’agissant d’un Bureau Régional, qui se déplace hors de sa zone de compétence, il

devra :
 Avoir l’autorisation préalable de son aumônier ;
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GESTION DES MEMBRES
 Recueillir l’autorisation du Curé de la paroisse du territoire où se tient l’activité un
mois avant avec ampliation à l’Aumônier du mouvement de la paroisse ;
 Informer l’Aumônier de la région ou de la section avec copie du courrier du Curé deux
semaines avant ;
 Informer aussi le Bureau Régional hôte de la tenue de l’activité au moins deux
semaines avant.
3) Pour les Bureaux Diocésains, Bureaux Régionaux et de sections qui organisent des
activités hors de leur diocèse, il faudra impérativement respecter les différentes étapes que
voici :
 Bureau de la Section
 Avoir l’autorisation de son Aumônier ;
 Avoir l’autorisation de son Bureau Régional et Diocésain, deux mois avant l’activité ;
 Avoir la permission de l’Aumônier Diocésain ;
 L’aumônier Diocésain dans un délai d’un mois doit demander l’autorisation de la
Direction Diocésaine des Œuvres ;
 La demande d’autorisation doit être déposée à la Direction Diocésaine du diocèse
hôte, avec un courrier d’information au Bureau Diocésain.
 Bureau Régional
 Avoir l’autorisation de son Bureau Diocésain, deux mois avant l’activité ;
 Avoir la permission de l’Aumônier Diocésain ;
 Bureau Diocésain
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GESTION DES MEMBRES
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GESTION DES MEMBRES
Discipline
VII. 1. Objet de la procédure

Gérer les cas d’indiscipline au sein du mouvement.
VII. 2. Application de la procédure

La procédure s’applique à tout membre du mouvement qui transgressera les règles de
discipline contenues dans les statuts et règlement intérieur de la JEC-CI.
VII. 3. Règles de gestion

 Les jours et les horaires sont fixés pour les réunions ordinaires par le secrétariat
général sous réserve des amendements des membres du bureau.
 Les jours et heures des réunions extraordinaires sont convoqués par le secrétariat
général sur avis du Responsable de l’instance.
 Deux sortes de fautes sont sanctionnées ainsi qu’il suit :
a) Faute lourde entraînant la suspension immédiate d’un membre de bureau :
- Acte d’agressivité caractérisée (voie de fait) ;
- Acte d’insubordination ;
- Détournement des biens du mouvement ;
- Etat d’ivresse manifeste pendant les heures de réunion ou d’activité ;
- Abandon de poste ;
- Acte de malveillance : fraude ou trafic illicite de divers genres ;
- Falsification de certificat, attestation ou autre document officiel ;
- Faute de gravité équivalent à l’un de ces cas énumérés ci-dessus ;
- Poursuite judiciaire aboutissant à une condamnation.
b) Les autres fautes :
Les autres fautes non citées ci-dessus, sont à l’appréciation du Responsable et de l’ensemble
des membres du Bureau. Ces fautes doivent faire l’objet le cas échéant de proposition de
sanction de l’instance dont est issu le membre fautif selon la procédure contenue dans le
régime disciplinaire du mouvement.
 Toute proposition de sanction doit être précédée d’une demande d’explication écrite
adressée à la personne ayant commis la faute qui doit y répondre dans un délai de 24 heures.
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GESTION DES MEMBRES
Discipline
 Les sanctions sont infligées par le CN, le CC, le BN, le BD, le BR ou le BS suivant la
gravité de la faute, le règlement intérieur du mouvement et suivant la hiérarchie ci-après :
- Sanction du 1er degré : avertissement ;
- Sanction du 2ème degré : le blâme ;
- Sanction du 3ème degré : la mise à pied ;
- Sanction du 4ème degré : la suspension ;
- Sanction du 5ème degré : la radiation.
 Deux fautes de même nature (récidive) entraînent automatiquement une sanction de
degré supérieur qui peut aller jusqu’à la radiation du membre.
Tableau de correspondance entre fautes et sanctions applicables

Désignation de la faute Sanction applicable
3 retards non justifiés à l’arrivée dans la même quinzaine Avertissement
Malfaçon ou négligence du matériel sans graves dommages Avertissement
Absence du poste de responsabilité sans autorisation Avertissement
Mauvaise collaboration avec les collègues Avertissement
Infraction aux règles d’hygiène et de sécurité Blâme
Négligence grave du matériel Mise à pied de 1 à 8 jours
Utilisation des biens du service à des fins personnelles Mise à pied de 1 à 8 jours
Absence non justifiée supérieure à 2 réunions Mise à pied de 1 à 8 jours
3 avertissements suspension
Etat d’ivresse en plein activité, réunion, lors des grands suspension
rassemblements
Incompétence suspension
Refus d’obéissance professionnelle suspension
Rixe à l’intérieur du mouvement suspension
Insulte caractérisée à l’égard d’un membre d’une instance suspension
supérieure
Conflit d’intérêts suspension
Fausse déclaration ou mensonge caractérisé suspension
Incitation à la désobéissance suspension
Vol, faux, usage de faux ou abus de confiance suspension
Toutefois, ces sanctions doivent être conformes aux dispositions légale et réglementaire en
vigueur.
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GESTION DU COURRIER
Courrier Départ
I. 1. Objet de la procédure
Décrire le traitement du courrier départ.
I. 2. Application de la procédure
La procédure s'applique à tout courrier (lettre, fax, email) devant quitter le bureau d’une
instance du mouvement pour un destinataire extérieur ou un destinataire interne.
I. 3. Règles de gestion
 Tout courrier officiel d’une instance du mouvement doit être signé par le Responsable
et l’Aumônier ou le Secrétaire Général et l’Aumônier et porté le cachet de ceux-ci.
 Le référencement du courrier “ départ ” comprend les mentions ci-après :
- le code de lettre : par exemple : DL (Demande de Local) ;
- l’instance : BN ou BD … ;
- le numéro d’ordre chronologique : 002 ;
- le mois et l’année d’émission du courrier ; par exemple : 05-16.
Cette disposition donne l’exemple suivant : Réf : DL-002/BN/05-16
 Le numéro peut être porté au moyen d’un tampon numéroteur ou saisi directement sur
l’ordinateur après renseignement auprès du secrétariat général pour éviter les duplications de
références.
 Les parapheurs sont récupérés par le Secrétaire Général après signature de l’Aumônier et du
Responsable ; il vérifie qu’il n’y a pas d’omission.
 Le Secrétaire Général enregistre le courrier dans le registre « départ » ; porte
éventuellement le numéro d’ordre s’il n’est pas porté.
Il ventile chaque document comme suit :
- l’originale pour le destinataire.
- une copie pour la décharge qui retournera dans le parapheur rédacteur pour classement.
 Le Secrétaire Général enregistre également dans le registre de transmission le courrier
« départ » ; prépare les plis et les remet au Secrétaire à l’Organisation ou à tout autre membre
du Bureau pour distribution.
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GESTION DU COURRIER
Courrier Départ
 Lorsqu’il s’agit du courrier à expédier par la poste ordinaire ou courrier express ; Le
Secrétaire Général appose les timbres sur les enveloppes suivant les tarifs du service postal.
Le courrier « départ » est classé dans les mêmes conditions que le courrier « arrivée ».
 Pour les courriers électroniques, Le Secrétaire Général rédige le courrier, l’imprime et

le soumet à l’Aumônier et au Responsable pour vérification et visa. Une fois le visa obtenu, il
scanne et envoie le courrier au destinataire. Il renseigne le registre du courrier "départ" en
mentionnant les mêmes informations que pour le courrier physique. Il appose la mention
"envoyé" ainsi que la date et l’heure d’envoi. Enfin, il classe l’exemplaire visé dans le
classeur du courrier électronique dans la partie «courrier envoyé » ou « courrier départ ».
I. 4. Liste des opérations

1- la collecte ;
2- l’enregistrement du courrier ;
3- l’acheminement du courrier ;
4- le classement du courrier.
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GESTION DU COURRIER
Courrier Arrivée
II. 1. Objet de la procédure

Décrire le traitement du courrier arrivé.
II. 2. Application de la procédure

La procédure s'applique à tout courrier reçu par le Secrétariat Général d’une instance du
mouvement JEC-CI ou par tout autre membre du bureau de l’instance qui reçoit le courrier.
II. 3. Règle de gestion

 Tout courrier reçu à la JEC doit être l’objet d’une double décharge avant son
enregistrement. Une première décharge est faite sur une copie du courrier reçu et une seconde
sur le verso de l’enveloppe avec les prescriptions (pour les deux décharges) suivantes : nom et
prénoms du membre récepteur du courrier, date et heure de réception également.
 Tout courrier reçu doit être transmis au Secrétaire Général qui l’affecte aux
destinataires après en avoir pris connaissance.
 Le Secrétaire Général appose le cachet "courrier arrivée" sur le courrier et inscrit :
- La date d’arrivée ;
- Le numéro interne ou code attribué au courrier.
 Tout courrier reçu doit être enregistré par le Secrétaire Général de l’instance dans
le registre "courrier arrivée" ou dans le registre "fax arrivée" s'il s'agit d'un fax. Il inscrit :
- la date d'arrivée,
- la date et le numéro ou la référence de la correspondance,
- l'expéditeur,
- l'objet,
- le destinataire.
Le registre “ courrier arrivée ” comporte au moins les mentions suivantes :
N° Numéro Date de Référence Désignation de Objet Désignation du
d'ordre interne ou réception et date du l'expéditeur récepteur
code courrier
 Le Secrétaire Général distribue le courrier aux destinataires avec un cahier de

transmission dans lequel les intéressés émargent pour acquitter la réception effective du
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GESTION DU COURRIER
Courrier Arrivée
courrier.
 Une copie du courrier est conservée au secrétariat dans le chrono "courrier arrivée" ou
"fax arrivée" s'il s'agit d'un fax.
 Le Secrétaire Général classe les originaux du courrier administratif dans les classeurs
appropriés par :
- numéro d'enregistrement ou code ;
- numéro d'ordre chronologique ;
- dossier d’activité ou de projet exécuté ;
- nature de document (information, invitation, invitation et information, demande
de local, demande d’appui …).
 Les factures et décomptes suivent le classement adopté par le/la Trésorier/ère.
 Les documents récents (datant de moins d'un an ou qui n'ont pas encore fait l'objet de
vérifications par les organes de contrôle habilités) sont placés dans des classeurs à
perforations et rangés à portée de main (étagères, armoires) à proximité du SG. Les
documents anciens sont rangés dans des boîtes archives. Les documents vieux de plus de cinq
exercices sont ficelés et rangés dans des cartons archives et placés dans un local “ Archives ”.
Un guide récapitulatif du classement et de l'archivage pourra être élaboré lorsque tous les
codes seront attribués.
Archivage électronique
 Le Secrétaire Général assure le scannage et l’archivage électronique de l’ensemble des
documents reçus et produits dans le cadre des activités.
II. 4. Liste des opérations
1- La réception ;
2- Le dépouillement ;
3- L’enregistrement ;
4- Le traitement ;
5- Le classement ;
6- L’archivage.
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GESTION DES BIENS
Principes de gestion
I. GENERALITES
Il est nécessaire d'assurer la correcte gestion des biens car de la qualité de la gestion de ces
biens dépendra le maintien du potentiel d'activité de la JEC, ainsi que la maîtrise de ses coûts
de fonctionnement. Les procédures de gestion des biens visent les objectifs suivants :
- l'utilisation rationnelle des biens affectés ;
- l'identification précise des biens à l'occasion de leur entrée dans le patrimoine de la JEC-CI ;
- la réalisation périodique d'inventaires physiques des biens ;
- le renouvellement optimal des biens.
I.1. Etapes de gestion des biens

Les procédures de gestion de biens durables comportent les étapes suivantes :
- l'entrée des biens ;
- l'utilisation des biens ;
- l'entretien des biens ;
- l'inventaire des biens ;
- la sortie des biens.
Quant aux fournitures consommables, les étapes de gestion comportent seulement :
- la réception des biens ;
- les consommations ;
- le renouvellement ;
- le contrôle des stocks.
Biens durables : la catégorie des biens durables comprend notamment :
- les agencements et installations ;
- le matériel de bureau ;
- le matériel informatique ;
- le matériel bureautique ;
- le mobilier de bureau ;
- le matériel de transport.
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GESTION DES BIENS
I-2- Référenciations des biens
a- Codification des informations

L'efficacité des procédures de gestion des biens exige la codification des informations
nécessaires à l'identification, à l'utilisation et au suivi des biens. Les informations susceptibles
d'être codifiées comprennent :
1. la nature du bien ;
2. la désignation du bien ;
3. la date d'acquisition ;
4. la localisation du bien ;
5. l'affectation ;
6. le numéro d'ordre du bien.
Ces informations peuvent être regroupées en deux (2) catégories :
-les informations qui ne peuvent être modifiées tout au long de la durée d'utilisation du bien ;
-les informations susceptibles d'être modifiées pendant la période d'utilisation du bien par le
mouvement (localisation, affectation, …).
b- Etiquetage des biens

La référence d'immobilisation est l'information codifiée qui est matérialisée par une étiquette
apposée sur une immobilisation afin de l'identifier rapidement. Cette information n'est portée
qu'une fois et n'est pas modifiable. En conséquence, les informations susceptibles de
modifications ne sont pas portées sur l'étiquette d'identification ; mais elles sont mentionnées
dans la fiche d'immobilisation et dans le registre des biens. Figurent sur l'étiquette les
renseignements suivants :
1. la nature du bien ;
2. la désignation du bien ;
3. la date d'acquisition ;
4. le numéro d'ordre du bien.

L'étiquette d'immobilisation comporte ainsi quatre (04) positions :
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GESTION DES BIENS
Position 1 Position 2 Position 3 Position 4

Nature Désignation Date Numéro d’ordre
 Les codifications sont alphanumériques. Pour chaque position, elles doivent comporter
le même nombre de caractères pour assurer une présentation homogène des étiquettes.
Position 1 - la nature du bien : trois caractères alphabétiques suffisent. Par exemple : MAB :
matériel de bureau ; MIN : matériel informatique ; MBU : matériel bureautique ; MOB :
mobilier de bureau ; MAT : matériel de transport etc.
Position 2 - la désignation du bien ou la description : quatre caractères alphabétiques. Par

exemple : CLIM : climatiseur ; TABB : table basse ; CHAI : chaise ; CLAV : clavier ; SOUR
: souris ; ECRA : écran ; PHTC : photocopieur ; IMPR : imprimante etc.
Position 3 – la date ou année d'acquisition : deux caractères numériques. Exemples : 98 pour

1998, 12 pour 2012, 13 pour 2013, ……..……, 16 pour 2016.
Position 4 - le numéro d'ordre du bien : 3 caractères numériques. Par exemple : 001 : pour le
premier bien enregistré ; 002 : pour le deuxième bien enregistré ; 003 : pour le troisième bien
enregistré. Etc.
NB : Les positions à l'intérieur de l'étiquette d'identification sont séparées par des barres
obliques. Ainsi le code suivant : MIN/CLAV/16/013, fournit les renseignements suivants :
MIN : bien classé dans le matériel informatique ; CLAV : il s'agit d'un clavier ; 16 : bien
acquis en 2016 ; et inscrit sous le numéro 013 dans le registre des biens.
c. Intérêt de la codification des biens

L'intérêt de cette codification est de :
- faciliter l'exécution des inventaires physiques ;
- favoriser le rapprochement rapide et la valorisation des biens inventoriés ;
- localiser sans perte de temps les biens.
L'attribution d'un code entraîne la création d'une étiquette (inusable de préférence) qui est
fixée sur le bien par le responsable du point focal archives et patrimoine ou le SO. Cette
référence est reportée dans le registre des biens durables.
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GESTION DES BIENS
I.3. Outils de gestion de biens
Les supports nécessaires à la gestion des biens durables comprennent :
- le registre des biens ;
- la fiche d'immobilisation ;
- la fiche d'inventaire ;
- les carnets de bons pour constater les mouvements des biens.
 Il est ouvert un registre par catégorie de biens durables. Ce registre manuel ou

informatique enregistre chronologiquement toutes les entrées de biens durables. Le registre
comprend les renseignements suivants :
1. Le code d'identification ;
2. La date d'entrée du bien ;
3. La désignation du bien ;
4. La marque ;
5. Le type ;
6. Le nom du fournisseur ;
7. Le service utilisateur (la localisation) ;
8. Le prix d'acquisition ;
9. La date de sortie du bien ;
10. Les observations.
 Le registre des biens durables est tenu par le responsable du point focal archives et
patrimoine lorsqu’il s’agit du Bureau National et le Secrétaire à l’organisation pour les autres
instances du mouvement. Une fiche d'immobilisation relative à chaque immobilisation est
créée lors de l'inscription du bien dans le registre.
I.4. Processus d'entrée et d'affectation des biens
 Le ou la Trésorier (ère) établit un Bon d’Entrée des biens (BE) en 2 exemplaires signé
par le ou la Responsable et contresigné par lui. Il délivre au Chargé des archives et patrimoine
ou au Secrétaire à l’organisation un exemplaire du BE ;
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GESTION DES BIENS
 Le ou la Trésorier (ère) enregistre dans la fiche de stock de chaque article (ou dans le
registre des stocks) les quantités réceptionnées ;
 Le ou la Trésorier (ère) classe le bordereau de livraison et le BE.
NB : le BE est remplit à partir du procès-verbal de réception dressé par le SG.
Après l’étiquetage (inscription des codes sur les biens) du bien :

1) Le ou la Trésorier (ère) établit un bordereau d’affectation du matériel (BAM) en 2
exemplaires ;
2) Le ou la Trésorier (ère) transmet le BAM au SG pour vérification et visa ;
3) Le SG transmet le BAM au Responsable pour signature
4) Le ou la Responsable signe les 2 exemplaires du BAM et les retourne au trésorier ;
5) Le ou la Trésorier (ère) envoie le bien et les deux exemplaires du BAM au demandeur ou
au destinataire ;
6) le demandeur signe les 2 exemplaires du BAM pour décharge et récupère un exemplaire du
BAM pour conserver contre remise de biens ;
7) Le ou la Trésorier (ère) met à jour le registre des immobilisations.
8) Le ou la Trésorier (ère) classe le 1er exemplaire du BAM dans le « dossier
d’immobilisations » pour le suivi de l’immobilisation.
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GESTION DES BIENS
Principes d’utilisation des biens
II. PRINCIPES D’UTILISATION DES BIENS
Aucun bien ne peut être utilisé sans avoir été affecté à un poste de responsabilité ou à un
membre du mouvement. La seule personne habilitée à autoriser les utilisations de biens
d'équipement est le/la Responsable ou l’Aumônier. L'utilisation de certains biens, comme le
mobilier de bureau, le matériel de bureau, (tables, bureaux, chaises, fauteuils, ...) ne présente
aucune particularité à partir du moment où ils ont été affectés à des postes de responsabilités
précis. Chaque membre du poste de responsabilité est responsable de l'utilisation du matériel
qui lui a été affecté. D'autres biens exigent, au contraire, un suivi très rapproché afin de leur
assurer une durée de vie raisonnable. Il s'agit du matériel informatique et des photocopieurs.
II.1. Utilisation du matériel informatique

Tout membre équipé d’un poste, vérifie que le matériel fonctionne normalement et assure
l'état de propreté du matériel. En cas d’incident, il signale l'incident au Responsable chargé du
patrimoine ou au Secrétaire à l’organisation pour disposition nécessaire à prendre (dépannage
ou maintenance. Tout membre du mouvement doit veiller à l’utilisation des fournitures
informatiques sans gaspillage (papier, encre, support de stockage de données, etc.). Tout
membre équipé d’un poste doit sauvegarder les fichiers sur des supports internes et externes
pour assurer une sécurité des données du mouvement, s'assurer que le matériel est éteint (ou
en veille pour les matériels en communication) et veiller à recouvrir le matériel de housses
(enveloppes, emballages, étuis…) adéquates.
Le Chargé du patrimoine ou le Secrétaire à l’organisation doit veiller à ce que la maintenance
du matériel soit effectuée par un prestataire de services informatiques au moins une fois par
bimestre. Il informe le/la Responsable de l’instance par note de service en cas de défaillance
d'un matériel ou lorsque le matériel devient hors d'usage pour autoriser le remplacement de ce
matériel.
II. 2. Utilisation des équipements collectifs (copieurs, machines à relier, etc.)

A la mise en service du bien, le Chargé du patrimoine ou le Secrétaire à l’organisation vérifie
que l'équipement fonctionne correctement et s'assure à des dates préétablies, que l'équipement
n'a pas atteint son niveau d'utilisation à partir duquel un contrôle est nécessaire ; sinon il fait
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GESTION DES BIENS
Principes d’utilisation des biens
intervenir le prestataire de maintenance. Inopinément, il Contrôle le respect des prescriptions

d'utilisation de ces biens.
Le/la Responsable de l’instance désigne un responsable pour s'occuper de l'utilisation de
l'équipement.
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GESTION DES BIENS
Processus d’entretien des biens
III. PROCESSUS D’ENTRETIEN DES BIENS

Pendant la durée de vie ou de fonctionnement d'un bien durable, trois types d'entretien sont à
prévoir :
- l'entretien permanent ou quotidien ;
- l'entretien périodique ;
- les réparations.
L'entretien permanent est, en général, apporté par l'utilisateur lui-même qui veille à assurer un
fonctionnement quotidien régulier du matériel mis à sa disposition. Il se manifeste par les
dispositions de vérifications à effectuer quotidiennement. L'entretien périodique est
l'ensemble des contrôles de fonctionnement à effectuer à des dates précises ou après un
nombre d'heures de fonctionnement généralement fixé par le fabricant. Les réparations sont
l'ensemble des interventions effectuées sur les biens pour les remettre dans un état de
fonctionnement correct. Ils sont effectués par des services extérieurs au mouvement ou par
des personnes en interne.
III.1. Procédure d’entretien

 L'entretien périodique du matériel informatique est confié à un prestataire local de
services informatiques. Les logiciels exigent de la maintenance. En cas de mauvais
fonctionnement ou de la nécessité d'acquérir une version actualisée d'un logiciel, il convient
de faire appel à un fournisseur agréé par le concepteur du logiciel.
L'installation des programmes peut être confiée à un informaticien indépendant ou à un
membre qui aura été préalablement formé à cette tâche.
 L'entretien périodique des autres équipements est assuré par :
-l'utilisateur d'une part, s'il a reçu une formation appropriée et ;
-d'autre part, un service extérieur si la nature des travaux l'exige.
 Toute opération de réparation donne lieu à l'établissement d'un Bon de Travail (BDT)
comportant toutes les mentions nécessaires permettant d'identifier la nature des travaux
demandés :
- les références du bien ;
- la date de demande des travaux ;
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GESTION DES BIENS
- la désignation des travaux à effectuer ;
- la date d'entrée du bien à l'atelier ;
- la date de sortie ;
- les travaux effectués.
 Le BDT est un bon de commande pour service de réparation. Tous les BDT sont
signés par le / la Responsable ou l’Aumônier. Dans tous les cas, celui-ci vérifie avant de
signer le BDT si le bien bénéficie d'une garantie du constructeur. Dans l'affirmative il vérifie
également la nature et la portée de cette garantie afin de ne pas faire prendre en charge par la
JEC des travaux imputables aux fournisseurs. Le BDT est établi en quatre exemplaires. Ces
quatre exemplaires seront ventilés comme suit :
- deux exemplaires pour le service extérieur de réparation ;
- un exemplaire pour la trésorerie et ;
- le dernier constituant la souche.
 Le BDT est visé par :
- le membre ou le poste de responsabilité utilisateur ;
- Le / la Trésorier (ère).
 Lorsque les travaux sont effectués, le/la Responsable vise une seconde fois pour
constater la bonne exécution des travaux demandés. Le réparateur doit joindre un des deux
exemplaires du BDT à sa facture au moment de la livraison des travaux qui sera constatée par
un bordereau de livraison du réparateur dûment visé par le/la Responsable. Le poste de
responsabilité utilisateur pourra alors prendre livraison du bien en visant le BDT.
 L'exemplaire du bon de travail retenu par le Chargé du patrimoine ou du Secrétaire à
l’organisation est classé dans le dossier individuel du bien.
III.2. Objet de la procédure

L'inventaire a pour but le contrôle physique des biens durables. Cette opération permet de :
- déceler d'éventuels écarts entre le nombre et la nature des biens figurant, d'une part, sur les
registres des biens et, d'autre part, dans les comptes ;
- vérifier la situation physique des biens.
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GESTION DES BIENS
III.3. Règles de gestion
 Les opérations d'inventaire sont effectuées une fois par trimestre et sont placées sous
la supervision du Chargé du Patrimoine et des Archives ou du SO.
 Les opérations matérielles sont exécutées par une équipe d'inventaire comprenant,
outre le responsable des opérations d’inventaire, le ou la Trésorier (ère), le SG et
éventuellement d'autres membres désignés par le ou la Responsable de l’instance.
 La réussite de la procédure de prise d'inventaire nécessite la mise en place des
dispositions suivantes :
- préparation des fiches d'inventaire ;
- information préalable des personnes concernées par la procédure ;
- rangement préalable des biens.
 Lors de la prise d'inventaire, toutes les annotations nécessaires sont faites, en
particulier celles concernant l'état du bien. Toutes les fiches d'inventaire sont datées et signées
par les membres de l'équipe d'inventaire. Les fiches d'inventaire sont ensuite exploitées avec
les registres pour compléter les informations qui ne sont pas matérialisées sur les biens. A la
fin de l'opération, un procès-verbal d'inventaire physique des immobilisations est établi et
signé par les membres de l'équipe d'inventaire. Les conclusions de l'inventaire consignées
dans le procès-verbal sont communiquées par le Chargé du Patrimoine et des Archives ou le
Secrétaire à l’organisation au Responsable ou à l’Aumônier pour les décisions éventuelles à
prendre, soit :
- pour autoriser la sortie définitive d'un bien ;
- pour sanctionner les membres n'ayant pas correctement utilisé ou entretenu les biens ;
- pour autoriser le remplacement d'un bien.
Les cessions et les mises au rebut d'immobilisations ne peuvent intervenir que dans les
conditions ci – après :
- biens démodés à rendement médiocre ;
- biens pour lesquels les dépenses de réparation et d'entretien sont trop fréquentes ;
- biens devenus inutilisables à la suite de panne ou d'accident.
 Les mises au rebut doivent faire l'objet d'un PV précisant les motifs de la mise au rebut.
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GESTION DES BIENS
a- Fournitures consommables
Les fournitures consommables comprennent :
- Le papier ;
- Les encres ;
- Les stylos, blocs-notes ;
- Les fournitures de rangements (classeur, chemises, etc.) ;
- Les produits d'entretien et de nettoyage ;
- Les consommables informatiques.
b- Outils de gestion des fournitures

Les supports nécessaires à la gestion des fournitures comprennent :
- le registre des fournitures (ou ensemble des fiches de stock) ;
- la fiche d'inventaire ;
- des carnets de bons pour constater les mouvements de fournitures.
c- Processus de réception
Le comité de réception réceptionne les fournitures auprès des fournisseurs et délivre un bon
de réception ou un bon d'entrée (BE) en trois (3) exemplaires à raison d'un exemplaire pour le
Chargé du patrimoine ou le SO, un exemplaire à garder dans le carnet et un exemplaire pour
le SG qui prend en charge les fournitures livrées. Il enregistre dans chaque fiche de stock les
quantités reçues et range les articles dans les locaux de rangement réservés à cet effet. Ces
locaux de rangement doivent être fermés à clef.
d- Processus de consommation
A la demande des fournitures consommables par un poste de responsabilité ou un membre du
mouvement après avis du Responsable de l’instance, le Chargé du patrimoine ou le SO :
- livre les quantités demandées et autorisées ;
- délivre un bon de sortie en deux (2) exemplaires à raison d'un exemplaire pour le demandeur
et un exemplaire qu'il conserve dans le carnet ;
- Il constate la sortie de fournitures dans le registre des fournitures.
Le jéciste ou le membre du poste demandeur porte son visa dans le registre des fournitures
pour constater la réception effective desdites fournitures.
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GESTION DES BIENS
e- Processus de renouvellement
Lorsque les stocks de fournitures atteignent un niveau de quantité minimum, Le SG enclenche
le processus de réapprovisionnement. Le réapprovisionnement suit les procédures
d'acquisitions valables pour cette catégorie de dépenses.
f- Processus de contrôle
Le contrôle des fournitures consommables s'exerce à deux occasions principales :
-au renouvellement du stock ;
-à l'inventaire de fin de période.
Le Chargé du patrimoine ou le SO assure le contrôle des stocks en procédant à l'inventaire au
moyen de la fiche d'inventaire de stock. Un procès-verbal d'inventaire est dressé à chaque
contrôle selon le planning des réapprovisionnements. Un exemplaire est communiqué au
Responsable de l’instance.
g- Protection des biens

La JEC-CI souscrit à des polices d'assurances contre les risques suivants que peuvent courir
les biens :
- vol ;
- incendie ;
- responsabilité civile.
La JEC-CI peut utiliser les services d'un courtier d'assurances pour garantir le choix de la
meilleure couverture des biens et le suivi efficace des polices. Les originaux des polices
d'assurances sont conservés dans un coffre au bureau du Responsable. Des exemplaires sont
utilisés pour la tenue de la trésorerie. Le/la Responsable National est responsable du
renouvellement dans les délais des polices d'assurances des biens. A l'occasion des
renouvellements, une prospection est faite pour saisir des opportunités susceptibles
d'optimiser les coûts des primes. Par ailleurs, les responsables et membres de la JEC-CI
doivent, en permanence, veiller à la sécurité des biens placés sous leur responsabilité ou mis à
leur disposition. Ils doivent ainsi personnellement s'assurer que ces biens ne puissent être ni
volés, ni perdus, ni dégradés. La sécurité des locaux et leur gardiennage font ainsi partie des
mesures de sécurité élémentaires.
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TROISIEME PARTIE :
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PROCEDURES FINANCIERES
Principes de gestion des ressources financières
I. LES RESSOURCES DE LA JEC

Les ressources financiers de l’association proviennent principalement des cotisations des
membres, des recettes des activités et actions, de la vente des articles JEC, des quotes-parts
prélevées sur les soldes des instances inférieures, des recettes des activités génératrices de
revenus initiées par les différentes instances JEC, des dons, des subventions octroyées par les
éventuels partenaires techniques et financiers et des legs (cf art 24 des statuts et art 46 du
règlement intérieur de la JEC).
II. LES PRINCIPAUX ACTEURS DE LA GESTION DES RESSOURCES ET

LEURS ATTRIBUTIONS
Les principaux acteurs de la gestion des ressources financiers du mouvement sont :
1. L’aumônier
Il représente l’Eglise et est l’autorité spirituelle par excellence du mouvement. Il a droit de
regard sur l'évolution et la gestion de toutes les ressources du mouvement et veille à une
utilisation efficiente de celles-ci. Comme tel, il est habilité à critiquer devant le responsable, le
bureau ou toute autre structure du mouvement la gestion qui est faite des ressources du
mouvement. Il doit être informé de toutes les décisions de sortie d’argent ; ainsi que des
subventions et dons reçus.
2. Les bureaux JEC

La structure de la JEC-CI se présente comme suit : Conseil National(CN), Conseil Consultatif
(CC), Bureau National (BN), Bureau Diocésain (BD), Bureau Régional (BR), Bureau de
Section (BS), Equipe de Base (EB). Ils bénéficient tous de l’encadrement d’une équipe
d’aumônerie. (Cf art 10 du règlement intérieur). L’affectation des ressources du mouvement
est décidée en bureau conformément au programme d’année. Chaque bureau est responsable
devant les militants dont il a la charge et les structures hiérarchiques du mouvement, de la
gestion des ressources du mouvement au niveau de son instance. Le bureau peut et doit initier
des activités en vue de son autofinancement (cf.art.47 du règlement intérieur).
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3. Le Responsable du bureau
Le responsable ordonnance les dépenses décidées en bureau après avis obligatoire et
conforme de tout le bureau et de l’aumônier (cf. art. 25 des statuts de la JEC). En cas
d’urgence, il ordonne les dépenses justifiées et en avise par la suite le bureau et l’aumônier
dans les plus brefs délais. Il signe avec le trésorier les chèques et bons au nom du bureau. Il
est responsable devant le bureau de la gestion du trésorier qu’il doit contrôler régulièrement.
4. Le Trésorier du bureau
Le trésorier gère les fonds du mouvement. Il explique aux membres la nécessité de la
participation de chacun à la vie du mouvement. Initie une politique d’autofinancement en
accord avec le bureau. Il tient la comptabilité ; il doit de ce fait, enregistré tous les jours les
entrées et les sorties d’argent (cf. art. 26 des statuts). Il rend compte aux jécistes, au bureau et
à l’aumônier de sa gestion chaque trimestre. Il recueille les fonds de l’association qu’il verse
sur le compte bancaire du mouvement. Pour ce qui concerne les sections, en l’absence de
compte bancaire, le trésorier doit confier les fonds à l’équipe de l’aumônerie. Il recueille les
montants des cotisations. Il co-signe les fiches de retrait avec l’aumônier, après
ordonnancement du responsable sur avis du bureau. Le trésorier tient la caisse qui ne peut
contenir plus de 50 000 FCFA. (Cf. art. 24 du règlement intérieur).
5. Les Délégués des bureaux auprès des instances sous leur tutelle
Il s’agit du délégué du Bureau National auprès d’un diocèse donné, du délégué du Bureau
Diocésain auprès d’une région ou d’une section donnée, du délégué du Bureau Régional
auprès d’une section donnée et du délégué du Bureau de Section auprès d’une équipe de base
donnée. Leur rôle est de :
 Assister les bureaux auprès de qui, ils sont délégué dans l’élaboration de leurs budgets
prévisionnels ;
 Assister les différents trésoriers de leur zone d’intervention dans la maîtrise des
différents outils de gestion ;
 Effectuer un contrôle lors des deux visites officielles des cahiers de trésorerie et
émettre au besoin des recommandations.
Les délégués doivent donc s’informer et se former pour mieux répondre aux besoins des
bureaux dont ils ont la charge.
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6. Le Conseil Consultatif (CC), les encadreurs, les sœurs et frères conseillers
Le Conseil Consultatif est l’organe de contrôle et de Conseil du Bureau National. Il est chargé
de veiller à la bonne gestion financière du Bureau national. Les encadreurs, les frères et sœurs
conseillers sont des accompagnateurs des autres bureaux JEC. Ils doivent veiller à la bonne
gestion financière des bureaux qu’ils accompagnent.
7. La commission finance
Cette commission est mise en place dans le cadre de l’organisation des activités et action. Elle
doit être constituée d’au moins un trésorier. La commission finance a pour rôle de :
- Réajuster le budget adopté en début d’année en l’adaptant à la situation et aux contraintes du

moment ;
- rechercher des ressources pour le financement de l’activité ou l’action en question.
Les membres de cette commission ne peuvent en aucun cas se substituer au trésorier général
du bureau. Ils ne sont pas habilité à signer les bon de sortie d’argent, ils doivent se conformer
aux procédures de sorties d’argent de la JEC-CI. Ils doivent respecter le budget réajusté et se
référer au trésorier général et au responsable du bureau avant d’effectuer une dépense
quelconque quelque soit le montant.
III. LA MOBILISATION DES RESSOURCES

La mobilisation de ces ressources ne peut s'effectuer que dans le strict respect des textes
réglementant la vie du mouvement. Les ressources ainsi mobilisées sont uniquement utilisées
dans le cadre des objectifs du mouvement tels que définis par ses statuts et son règlement
intérieur (Cf. art. 25 des statuts de la JEC). En outre, la politique d’autofinancement du
mouvement doit être une tâche majeure pour la trésorerie qui devra à cet effet désigner une
personne pour s’en occuper (Cf. art. 26 du règlement intérieur).
Dans le cadre de cette mobilisation des ressources, les différents bureaux, peuvent solliciter
les différents partenaires techniques et financiers et ONG dont leurs missions et objectifs ne
se heurtent pas aux objectifs du mouvement et de l’Eglise Catholique. Cependant, excepté le
Bureau National, les autres bureaux JEC ne sont pas autorisés à solliciter les différents
ministères et la présidence de la République de Côte d’Ivoire.
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Les ressources mobilisées doivent être utilisés effectivement, que pour les activités ou actions
pour lesquelles ils ont été sollicités. A moins que l’activité en question soit annulée ou s’il
reste une partie de ces ressources après l’exécution de l’activité. Dans le cas d’une annulation,
il faut informer le pourvoyeur de fonds des raisons de la non tenue effective de l’activité et de
la nouvelle affectation de ces ressources obtenues.
IV. PROCEDURES DE GESTION DE TRESORERIE

1. Opérations liées aux comptes bancaires
Ces procédures visent à décrire le système utilisé dans la gestion et le contrôle des comptes
bancaires et les procédures à suivre par la JEC en matière de retraits et d'encaissements de
fonds. Les relations avec les banques sont assurées par le trésorier ou la trésorière générale de
l’instance.
Le trésorier général co-signe les fiches de retraits bancaires avec l’aumônier, après
ordonnancement du responsable sur avis du bureau (Cf. article 24 du règlement intérieur de la
JEC-CI). Cependant, le ou la responsable du bureau signe avec le trésorier ou la trésorière les
chèques et bons au nom du bureau (cf. article 20 du règlement intérieur de la JEC-CI).
Ainsi, la double signature est requise pour toutes opérations bancaires. Le trésorier ou la
trésorière général(e) de la JEC et le ou la responsable de la JEC ont leur signature sur les
comptes de la JEC. Il est strictement interdit de signer et/ou contresigner des chèques et des
ordres de paiement en blanc.
Les fonds versés sur les sous comptes spéciaux de la JEC ne doivent être utilisés que pour
effectuer les dépenses éligibles aux activités du Projet telles que définies dans le plan
d’actions.
La trésorerie veille à disposer des relevés bancaires, s’occupe des demandes de chéquiers, des
dépôts des différents chèques, des versements bancaires, des retraits de fonds et de
l’établissement des ordres de virement.
Le livre de banque (Annexe 1) a pour but de comptabiliser de façon permanente par compte
bancaire, et dans l’ordre chronologique, tous les fonds encaissés et décaissés par l’instance.
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2. Gestion de la caisse
La Jeunesse étudiante catholique (JEC) gère une petite caisse en Francs CFA pour faciliter le
paiement des dépenses mineures éligibles au titre des activités budgétisées Cette caisse ne
peut contenir plus de 50000FCFA (Cf. article 24 du règlement intérieur de la JEC-CI).
Toutefois la caisse peut être exceptionnellement approvisionnée au-delà du plafond indiqué
pour faire face à un besoin immédiat et ponctuel de trésorerie (exemples : paiement de frais de
visites et formations, paiement de frais de mission, dépenses liées à l’autofinancement).
La caisse est approvisionnée par les encaissements courants et, au besoin, par des retraits
bancaires si les dépenses à exécuter le nécessitent. La caisse perçoit directement les recettes
de la vente des articles JEC, des activités et actions et des activités d’autofinancement. La
caisse peut réceptionner également les dons, subventions, cotisations. Cependant, la trésorerie
doit faire des versements réguliers sur le ou les comptes bancaires de l’instance en vue d’être
en conformité avec l’article 24 du règlement intérieur de la JEC-CI. Les fonds reçus dans le
cadre de la réalisation des projets doivent être versé directement sur le compte concerné.
La caisse permet d’effectuer les dépenses de montant inférieur ou égale à Cinquante Mille
(50.000) F CFA. Les dépenses supérieures à 50.000 F CFA sont réglées par chèque. Les
espèces payées par caisse en avance doivent être justifiées dans un délai de 72 heures à partir
du jour de paiement.
La caisse est réapprovisionnée dès que son montant descend à 50.000 F CFA (seuil de ré -
approvisionnement).
Le trésorier enregistre tous les mouvements de caisse dans un cahier appelé livre de caisse ou
brouillon comptable. Les Bons de sortie de Caisse (Annexe 2) pré numérotés, sont utilisés
pour justifier la sortie des fonds.
Le journal de la caisse contient les détails suivants:

a. Numéro du Bon de sortie ;
b. Date ;
c. Description de la transaction ;
d. Montants reçus/payés ;
e. Solde de la caisse ;
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f. Observations, si nécessaire.
Un arrêté de caisse est effectué avant tout réapprovisionnement par le trésorier général.
Le trésorier général devra remplir la fiche d’arrêté de caisse qui comprend les éléments
suivants
 date d’arrêté ;
 solde initial de la caisse ;
 montant de l’approvisionnement reçu précédemment ;
 montant des autres recettes effectuées sur la caisse ;
 total recettes ;
 montant des dépenses justifiées ;
 solde théorique ;
 solde physique en caisse.
Le trésorier calcule la différence entre le solde théorique et le solde physique en caisse et

l’inscrit sur la fiche d’arrêté de caisse. La différence entre le solde théorique et le solde en
caisse doit être nul pour que la caisse soit exacte. En cas de différence de soldes, les causes
doivent être recherchées et des mesures proposées par la trésorerie générale.
3. Procédure de gestion des encaissements et des ventes
Lorsqu’un membre du bureau reçoit de l’argent en dehors de la vente des articles JEC, il doit
remplir un accusé de réception de fonds (Annexe 3) établi en deux exemplaires. L’un pour
celui qui verse l’argent (le payeur) et l’autre pour celui qui reçoit (le récepteur).
Pour toutes les ventes des articles JEC, des reçus doivent être établies par la trésorerie
générale ou le permanent en deux exemplaires (pour le tiers et pour la trésorerie). Ce reçu doit
être signé par celui qui a effectué l’opération de vente. Les factures doivent porter les
mentions obligatoires suivantes :
a. Nom et adresse du client ;
b. Date de la facture ;
c. Mention des montants payés au comptant et à l’avance ;
d. Dénomination des produits et services ;
e. Quantité, prix unitaire, prix total, mention des rabais, remises, ristournes accordés.
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4. Les décaissements
Les décaissements se font nécessairement sur la base de documents signés par le ou la
responsable du bureau et le trésorier ou la trésorière générale du bureau.
Les décaissements se font sur la base de deux documents : le bon de commande interne ou
fiche d’expression de besoin (Annexe 4) et le bon de sortie de caisse.
Tous les décaissements doivent être conformes aux montants des documents qui en sont la
cause.
5. Tenue et contrôle de caisse

La caisse est tenue journellement par l’un des trésoriers dans l’ordre de numérotation des
reçus de caisse (recettes et dépenses). Les pièces de caisse sont rangées dans un même
classeur et dans l’ordre des dates.
Dans le cadre du contrôle de la caisse, un tableau récapitulatif des emplois et des ressources
doit être produit chaque mois par la trésorerie afin de faciliter le travail de vérification de
l’état de la caisse par la responsabilité, l’équipe des accompagnateurs et l’équipe de
l’aumônerie. Le contrôle se fait par la vérification des calculs, le contrôle des justificatifs et la
conformité du solde physique avec le solde théorique de la caisse.
6. Justification des dépenses et mode de règlement des fournisseurs
Toutes les dépenses doivent être justifiées auprès de la trésorerie par la présentation des
pièces justificatives conformes. Les justifications des dépenses se font soit avant leur
réalisation, soit au plus tard 4 jours après leur réalisation.
Dans le cas d’une mission, la justification de toutes les dépenses doit se faire dans les 3 jours
qui suivent le retour de mission.
Dans le cas d’un remboursement de frais, une note de remboursement doit être établie par
celui qui sollicite le remboursement et accompagnée d’un justificatif des dépenses. Cette note
et les justificatifs doivent être présentés au responsable du bureau. C’est après validation par
le ou la responsable du bureau que le trésorier ou la trésorière dudit bureau pourra effectuer le
remboursement tout en tenant compte de la procédure en matière de décaissement.
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Les modes de règlement des fournisseurs sont fonction du montant et de la nature du

fournisseur :
- Les fournisseurs exerçant dans les secteurs informel peuvent être réglés en espèce quelque
soit le montant sous réserve des conditions des bailleurs de fonds.
- Les fournisseurs légalement constitués sont réglés par chèque ou versement bancaire (sur
leur compte). Toutefois, les factures dont le montant est inférieur ou égal à 100000 FCFA
peuvent faire l’objet d’un règlement en espèce si cela est jugé nécessaire.
Les règlements fournisseurs sont justifiés par les photocopies des chèques, les reçus de caisse
et les bordereaux de versement bancaire.
7. Le choix des fournisseurs de biens et services des bureaux JEC

Dans le cadre de la réalisation de ses objectifs, chaque instance de la JEC est emmené à
travailler avec des fournisseurs de biens ou des prestataires de services. Leur choix se fait sur
la base de leur ancienneté en tant que fournisseur de cette instance JEC ou d’une autre
instance, de leur aptitude à honorer ses besoins, à accepter les modalités de règlement de cette
instance et à émettre des factures conformes aux exigences de la législation et de la JEC. Le
choix de ces fournisseurs est décidé en bureau.
Au début de chaque année, un document récapitulatif des fournisseurs qui ont travaillé avec le
bureau précédant est produit pour servir de tableau de bord pour la nouvelle année. Des
propositions de nouveaux fournisseurs peuvent être faites pour le remplacement de ceux qui
n’ont pas donné satisfaction au cours de l’année précédente ou pour pourvoir une nouvelle
place de fournisseur.
8. Recouvrement des créances et des subventions

Les créances sont encaissées par la caisse. La trésorerie informe régulièrement les différents
responsables et trésoriers des instances dont ils ont la charge ; ainsi que les délégués de la
situation des créances des instances qui sont sur leur responsabilité.
Pour le recouvrement des créances lors des visites aux instances sous tutelle, le trésorier doit
établir une décharge (Annexe 5) faisant le point sur l’état de créance de chaque instance. Il
doit le remettre aux délégués du bureau auprès des bureaux sous tutelle. Ceux-ci sont chargé
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de recueillir les fonds lors de leurs visite et de les reverser à la trésorerie au plus tard 4 jours
après leur retour.
Le recouvrement des subventions est suivi par l’aumônerie de l’instance, la responsabilité et

la trésorerie de l’instance concernée.
9. Per diem lors des représentations

Les membres du bureau peuvent être sollicités pour des représentations extérieures au nom de
la JEC. La moitié du montant des per diem perçus dans le cadre de ces représentations est
versé au Bureau National si le transport a été financé par ledit bureau. Dans le cas où le
transport n’a pas été financé par le Bureau national, après avoir retiré son transport, le
représentant de la JEC est tenu de verser la moitié de la somme restante des per diem perçues
au Bureau national.
V. PROCEDURES DE GESTION DES STOCKS

On inclut dans les stocks les articles JEC, les fournitures de bureau. Ces fournitures et articles
sont comptabilisés en dépenses. Cependant, pour des fins de contrôle, elles sont inventoriées
sur une base permanente des fiches de suivi de stock (Annexe 6).
Les stocks sont sous le contrôle exclusif des ou du chargé(s) du patrimoine.
1. Réception des articles et fournitures de bureau

Lorsque le stock est reçu, il est réceptionné par la trésorerie qui l’enregistre sur la fiche de
suivi de stock. La fiche est élaborée pour chaque type de bien; surtout ceux qui font l'objet de
nombreuses entrées et sorties. Elle permet ainsi de suivre au jour le jour l'évolution du stock
de chaque type de bien (exemple fiche de suivi de stock des sentiers de la JEC, fiche de suivi
de stock des tee-shirts JEC, fiche de suivi de stock des statuts et règlement intérieur, fiche de
suivi de stock de rames, etc.). Les ventes et les achats à crédit sont aussi enregistrés à leur date
de sortie ou d'entrée en stock. Le total en stock à la fin de la période concernée (périodicité
mensuelle préconisée) est égale au stock initial + le total entrée en stock- le total sortie de
stock. A la fin de chaque mois, le chargé du patrimoine doit produire un tableau récapitulatif
des stocks des articles et fournitures de bureau.
A l’arrivée des fournitures et articles, la trésorerie doit s’assurer avant de les accepter qu’ils
sont conformes à la commande correspondante. Pour ce faire, elle vérifie la correspondance
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des spécifications inscrites sur le bon de commande avec celles du bon de livraison ou de la
facture du fournisseur. Elle doit ensuite procéder au comptage physique afin de s’assurer que
la quantité reçue est identique à celle commandée.
La trésorerie doit refuser les fournitures ou articles non conformes au bon de commande établi
à cet effet, ainsi que les quantités excédantes celles qui ont été commandées. Dans le cas
d’une livraison partielle, le trésorier annote le bon de commande de la quantité reçue et
marque sur le bon de livraison que la livraison n’est pas complète, puis classe le bon de
commande avec les autres bons de commande en attente de livraison.
2. Sortie de fournitures
Lorsqu’un poste statutaire a besoin d’une fourniture, il doit compléter un bon de commande
interne ou fiche d’expression des besoins en deux exemplaires qui doit être signé par le
responsable du poste. Ce bon de commande est archivé au niveau du siège par le responsable
des archives et patrimoine et déposé auprès de la trésorerie à titre de preuve.
Lorsqu’une instance commande des articles JEC, elle doit compléter un bon de commande
(Annexe 7) en deux exemplaires qui doit être signé par le responsable et le trésorier de
l’instance en question. Un exemplaire est déposé auprès de la trésorerie de l’instance
supérieure et l’autre auprès de l’instance demandeuse à titre de preuve.
Ci-après les étapes à suivre pour toute sortie de stocks :
− Quantifier les fournitures sortantes ;

− Remplir un bon de livraison (Annexe 8) pré numéroté en (2) exemplaire à signer par le
trésorier de l’instance et le récipiendaire, à assembler ensuite avec le bon de commande et à
archiver au niveau du siège. Le récipiendaire garde un exemplaire.
− Mettre à jour la fiche de suivi de Stock.
− Mettre à jour le fichier informatique (si disponible).
Le registre de des consommations des stocks de fournitures (Annexe 9) est un instrument
de contrôle des articles et fournitures de bureau acquis par l’instance et donne des indications
détaillées sur l’utilisation qui en est faite, ainsi que des commandes réceptionnées. Il est
élaboré par le chargé du patrimoine du bureau.
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VI. APPROVISIONNEMENT
1. Processus d’achat
Les bons de commandes internes ou fiche d’expression des besoins déterminent le point de
départ du processus d’achat de fournitures. Ces bons de commande doivent être remplis par le
responsable du poste statutaire demandeur et sont transmis au trésorier.
A la réception des fiches d’expression de besoin, le trésorier évalue la disponibilité des
matériels et fournitures en stock et détermine la nécessité ou non d’effectuer un
approvisionnement.
Toutes les fiches d’expression de besoin doivent être signés et approuvés par le responsable
du bureau.
2. Documents de sortie de caisse

Les sorties de caisse font l’objet d’un bon de sortie de caisse établi en un exemplaire par le
trésorier, visé par le responsable et par le trésorier général du bureau. Lorsque les stocks
baissent ou à la réception de la fiche d’expression de besoin, après vérification ; le trésorier
remplit un bon de sortie de caisse détaillant les libellés, les quantités à acheter, le numéro de
la fiche d’expression de besoin et le transmet au responsable pour validation avec le bon de
commande interne correspondant ;tout en tenant compte de la disponibilité de la caisse et des
priorités du moment. Les bons de sortie de caisse sont requis pour toute sortie d’argent.
VII. PROCEDURE DE GESTION BUDGETAIRE

1. Présentation du budget
Le budget est un instrument de planification et d’harmonisation des stratégies. Il sert
également d’outil de gestion. Ainsi, il est élaboré dans le but de traduire de façon chiffré le
programme d’activités de la JEC non seulement au niveau national mais également au niveau
de toutes les instances. Il offre l’occasion d’estimer les potentialités financières sur lesquelles
la structure peut s'appuyer ainsi que les charges et difficultés financières auxquelles elle doit
faire face. De façon pratique il permet de planifier la mobilisation et l'utilisation des
ressources. Le budget est aussi un instrument pour contrôler et surveiller le degré de
réalisation des objectifs assignés aux instances de la JEC à divers niveaux. Ainsi, il est exigé à
toutes les instances de la JEC.
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Le Budget est présenté selon le canevas du rapport financier de la JEC-CI et est équilibré en
ressources et en emplois.
2. Préparation du budget annuel

Par budget annuel, au niveau national, on entend le budget prévisionnel des activités allant du
1er Octobre de l’année d’avant au 30 Septembre de l’année suivante ; au niveau des autres
instances, il s’agit du budget prévisionnel des activités allant de la relance de l’instance à la
fin du camp de formation ou du conseil national.
Pour toutes les instances de la JEC-CI, le budget annuel est présenté et adopté au plus tard 3
semaines après la réunion de rentrée.
Le budget est élaboré par la trésorerie générale à partir du plan d’action, du rapport annuel de
l’année précédente et des besoins présentés par les différents postes statutaires et
départements du bureau. Le budget annuel doit comporter en annexe le budget détaillé de
toutes les activités contenues dans le programme d’année, ainsi que du détail des fournitures
de bureau. Il doit être adopté en bureau et approuvé par l’aumônier de l’instance. Il doit être
envoyé à l’instance supérieure au plus tard une semaine après son approbation par l’aumônier
de l’instance.
Toutes les dépenses doivent faire l’objet de prévisions budgétaires et sont dépendantes de la
situation particulière de la trésorerie. Pour l’exécution effective de ces dépenses, les
responsables des postes statutaires concernées doivent remplir un bon de commande interne
ou une fiche d’expression de besoin.
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Tableau 1 : Le canevas du budget des activités et actions
EMPLOIS RESSOURCES
Montant Montant
Libellés Qté P.U % Libellés Qté P.U %
(FCFA) (FCFA)
I. Commission secrétariat I. Commission finance
Sous total Sous total

II. Commission presse et
II. Commission vente
communication

III. Commission logistique et
III. Recettes diverses
transport

IV. Commission accueil et
hébergement
Sous total
V. Commission restauration
Sous total
VI. Commission vente
Sous total
VII. Commission spiritualité
Sous total
VIII. Commission santé
Sous total
IX. Dépenses diverses
Sous total
TOTAL EMPLOIS TOTAL RESSOURCES
NB : Le budget doit être équilibré en ressources et en emplois ; c’est-à-dire que :
TOTAL RESSOURCES =TOTAL EMPLOIS.
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Pour faire le budget prévisionnel annuel, on utilise le canevas du rapport financier périodique
JEC. Seulement dans le budget, le solde est nul car le total des ressources est égale au total
des emplois.
3. Le suivi de la réalisation du budget

Le suivi de la réalisation du budget relève en premier lieu de l’équipe d’accompagnement de
l’instance, du ou de la responsable de l’instance et du trésorier ou de la trésorière général(e)
de l’instance concernée. Avant de faire valider une dépense par le bureau, la trésorerie doit
s’assurer que la dépense figure dans une ligne budgétaire du budget prévisionnel annuel de
l’instance en question. Le responsable et le trésorier signent les documents établis par le
demandeur dans le strict respect des lignes budgétaires prévisionnelles du département ou du
poste statutaire concerné.
Un document de suivi de la réalisation du budget est préparé et présenté en bureau et envoyé à

l’équipe des accompagnateurs, à l’équipe de l’aumônerie chaque trimestre pour analyse et si
nécessaire des recadrages. Il se présente sous la forme ci-dessous pour chacune des rubriques
du canevas du rapport financier :
Fonctionnement du bureau
Tableau 2 : Tableau de suivi de l’évolution du budget annuel
Période Libellés Dépenses Recettes Budget Budget restant

prévisionnel à réaliser
Du 1er jan Fournitures de 15 000 30 000 15 000
au 31 Mars bureau
201. Transport 100 000 50 000 300 000 250 000
Communication 20 000 50 000 30 000
Budget restant 295. 000
fonctionnement
du bureau
NB : Budget restant à réaliser=Budget prévisionnel + Recettes - Dépenses
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4. Conditions de réaménagement et de rectification du budget

En cours d’exécution, le budget peut être réaménagé lorsque les montants des recettes ou des
dépenses ne correspondent pas à ceux qui ont été prévus sur certaines lignes. Dans ce cas, des
transferts sont envisagés entre les lignes. Ainsi, avant la tenue de chaque activité prévue dans
le budget annuel, si nécessaire, la trésorerie générale doit fait des réajustements. Lorsqu’il y a
une commission finance, c’est à elle de faire ce réajustement budgétaire.
Si la trésorerie générale est amenée à apporter des modifications majeures au budget, elle peut
saisir l’aumônerie et son bureau pour en avoir l’autorisation.
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QUATRIEME PARTIE :
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PROCEDURES COMPTABLES
Enregistrement des opérations
Le Système Comptable consiste en la description complète des postes comptables de la JEC

de Côte d’Ivoire selon le canevas du rapport financier conformément aux résolutions des
Conseils Nationaux. Le numéro de codification des postes comptables telle que mentionné
dans le canevas du rapport financier devra apparaître sur toutes les pièces justificatives.
Le trésorier doit avoir au minimum 3 cahiers :
- Un brouillon comptable
- Le cahier de trésorerie générale
- Le cahier des membres
L’acquisition de ces 3 cahiers est obligatoire pour tous les trésoriers des instances de la JEC-
CI. Cependant au niveau national, diocésain, régional et si possible pour certaines sections, il
est recommandé pour le 3ème cahier (le cahier des membres) que ce soit un fichier numérique
mis à jour régulièrement. Le cahier de trésorerie générale et celui des membres sont la
propriété de la JEC. Ils doivent donc en fin de mandat être rangés dans les archives de
l’instance.
I. LE BROUILLON COMPTABLE OU LIVRE DE CAISSE

C’est un cahier ou registre dans lequel on enregistre de façon journalier toutes les opérations
d’entrées et de sorties d’argent. Il comporte plusieurs tableaux qui se présentent de la même
manière (Annexe 10)
NB : Dans la partie entrées et sortie, il s’agit de mentionner l’élément qui a nécessité l’entée
ou la sortie d’argent. Exemple d’entrée ou de sortie : vente de bonbon, achat de cahiers. Le
solde est calculé chaque jour.
Solde= Solde de la journée précédente + Montant entrée – Montant sortie
II. LE CAHIER DE TRESORERIE GENERALE

Le cahier de trésorerie général est le cahier dans lequel le trésorier général note toutes les
opérations financières. L’objectif de la mise à jour régulière de ce cahier est de faciliter les
contrôles ; ainsi que la rédaction des rapports financier. Le trésorier doit mettre à jour le
cahier toutes les fin de semaine. De façon concrète, il s’agit de reporter, en tenant compte des
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rubriques du canevas du rapport financier, dans le cahier de trésorerie général, les opérations
qui sont enregistré quotidiennement dans le brouillon comptable ou livre de caisse.
Sur la 2nde page du cahier ; c’est-à-dire après la présentation du cahier avec les noms, contacts
et photos des trésoriers de l’instance ; le budget prévisionnel de l’année adopté par le bureau
doit être collé. Le cahier comporte quatre grandes parties qui se présente tous sous forme de
tableau :
1. Ressources.
La partie Ressource est située au début du cahier de trésorerie. Elle comporte les mêmes
rubriques que la partie ressources du canevas du rapport financier. Les ressources sont
l’ensemble des avoirs de l’association. On mentionne dans cette partie, l’ensemble des
recettes de l’association. Pour chaque type d’opération, on fait un tableau. Ainsi pour la
rubrique « ventes d’articles JEC », on fait un tableau pour chaque article JEC. Exemple : on
fait un tableau pour la vente des statuts et règlement intérieur, pour la vente des sentiers de la
JEC, pour la vente des tee-shirts JEC, etc.
Chacun de ces tableaux se rapporte à une ligne de charge (EMPLOIS) ou de produit

(RESSOURCES) du rapport financier JEC. Le canevas du rapport financier comporte aussi
bien au niveau de la partie Ressources que celle des Emplois, huit(8) éléments principaux
appelé généralement « Compte » dans le langage comptable, mais qu’on appelle rubrique à la
JEC.
Le total de la période de chaque type d’opération nous permet d’obtenir le total de la période
de la rubrique. Et c’est le total de la période de chacune des opérations contenue dans le
cahier qui est reporté dans le rapport financier semestriel ou annuel dans la rubrique
concernée. Chacune de ces opérations doivent faire l’objet de prévisions budgétaire en début
d’année.
Les tableaux de la partie RESSOURCES et de la partie EMPLOIS se présente de la même

manière et comme suit :
Période :
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Tableau 3 : Exemple de type d’opération de la rubrique Vente d’articles JEC : Les sentiers
de la JEC
Date Libellés quantité P.U Montant (FCFA)
Total de la période
NB : Pour des raisons pratiques, il serait souhaitable au regard de l’importance de la rubrique

considérée en terme de nombre d’opérations, consacrer plusieurs pages à une rubrique ou
moins. On veillera ici à respecter au mieux l'ordre des rubriques telle que définie dans le
canevas du rapport financier. Il ne faut surtout pas oublier de donner un titre à chaque tableau
(qui est le libellé de l’opération en question). Ces différentes rubriques sont :
I- Solde Antérieur : c’est le solde qui figurait dans le rapport financier du bureau
précédent lorsque les comptes ont été arrêtés. Lorsqu’il est débiteur, il est précédé
d’un signe moins. Dans le cahier de trésorerie, on doit lui consacrer une page sur
laquelle on décrit le contenu du solde antérieur selon le canevas suivant :
I- Solde Antérieur :
Tableau 4 : les composantes du solde antérieur
Libellés Montant (FCFA)

Solde en banque
Créances
Espèces
Total Solde Antérieur
II- Emprunt : c’est lorsque le bureau contracte un prêt auprès d’une personne physique
ou morale (c’est lorsque le bureau prend crédit). On mentionne dans cette partie le
montant de cet emprunt.
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III- Ventes d’articles JEC : il s’agit du montant des recettes des articles JEC produits et
vendus par le Bureau National ou l’instance supérieur (Calendriers JEC, Sentier de la
JEC, etc.).
IV- Produits d’activités et d’actions : il s’agit des recettes (ressources) des activités et
actions JEC (recollections, semaines JEC, camp de formation, rentrée solennelle,
etc.).
V- Projets : il s’agit des recettes des activités génératrices de revenus menées sur une
longue période (plus d’un mandat).
VI- Autofinancement : il s’agit des recettes des activités génératrices de revenus menées
sur fonds sur une période de moins d’un an (au cours du mandat).
VII- Recouvrement de créances : on enregistrera cette opération lorsque nos
éventuels débiteurs (ceux qui nous doivent) payeront leurs dettes (ce qui nous
doivent). IL s’agit ici du recouvrement des créances enregistrées par le ou les bureaux
(x) précédents et qui n’ont pas été payé avant la clôture des comptes.
VIII- Recettes diverses : il s’agit de toutes autres sources de revenus non
mentionnées dans les rubriques déjà énumérées (dons fait au bureau, subventions,
cotisations,…).
2. Emplois.
Elle se situe juste après les ressources. On consigne dans cette partie, l’ensemble des dépenses
du bureau, de l’association. Elle se présente aussi sous forme de tableau et comporte les
mêmes rubriques que la partie Emplois du canevas du rapport financier. Pour chaque type
d’opération, on fait un tableau. Ainsi pour la rubrique « Fonctionnement du bureau », on fait
un tableau pour chaque élément. Exemple : on fait un tableau pour les appels, un tableau
pour les fournitures de bureau, un tableau pour le transport, et un tableau pour les frais de
connexion internet.
Les tableaux se présentent de la même manière que les tableaux de la partie Ressources. Et on
a les mêmes dispositions ; c’est-à-dire qu’à ce niveau aussi, il est vivement conseillé de
respecter l'ordre défini par le canevas du rapport financier JEC et qu’il faut consacrer, en
fonction de l’importance des opérations à enregistrer un certain nombre de page à chaque
rubrique. Ces différentes rubriques sont :
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I- Fonctionnement du Bureau : il relève les dépenses quotidiennes du bureau tels que :
fournitures de bureau, Appels, connexion internet, transport.
II- Remboursement de dettes et emprunts :
-La dette, c’est l’emprunt contracté par l’instance précédente au cours de son exercice.
-Remboursement dette, c’est lorsque le bureau paye l’emprunt (en nature ou en
argent) contracté par le bureau précédent ; tandis que remboursement emprunt, c’est
lorsque le bureau rembourse un crédit qu’il a lui-même contracté au cours de son
exercice ; au cours de son mandat. Lorsque l’emprunt n’est pas remboursé par le
bureau qui l’a contracté, il devient une dette pour le bureau suivant
III- Achats d’articles JEC : On mentionne dans cette partie le prix des articles JEC
achetés avec l’instance supérieure.
IV- Charges d’activités et d’actions : il s’agit des dépenses occasionnées lors de la tenue
des activités et actions JEC ou le Bureau national.
V- Projets : on mentionne ici les dépenses relatives à la réalisation des projets qui
s’étendent sur une longue période (plus d’un mandat).
VI- Autofinancements : on mentionne ici les dépenses liées aux activités génératrices de
revenus menées sur une période de moins d’un an (au cours du mandat).
VII- Créances : on mentionne cette dépense lorsqu’un particulier ou une instance
doit à un bureau. Ex : quote-part impayé ; articles impayés ; lorsque le bureau prête de
l’argent à quelqu’un…. Il s’agit ici de mentionner les créances enregistrées au cours
de l’année et qui n’ont pu être soldé au moment de la clôture des comptes.
VIII- Dépenses diverses : il s’agit des dépenses non mentionnées dans les rubriques
ci-dessus tels que : la quote-part annuelle, affaires sociales (assistances aux jécistes en
difficultés, les dons fait par le bureau, …).
3. Rapports financiers
Cette partie se situe juste après les emplois. On y mentionne les rapports financiers de toutes
les activités et actions menées, ainsi que le rapport semestriel et annuel. Les rapports des
activités et actions sont élaborés en tenant compte des commissions de travail mis en place à
l’occasion de l’organisation des activités et actions ; le rapport semestriel et annuel est élaboré
en tenant compte du canevas du rapport financier JEC.
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4. Le tableau récapitulatif des emplois et des ressources
Elle se situe à la fin du cahier juste après les rapports financiers et se présente comme suit :
Tableau 5 : Exemple de tableau récapitulatif des emplois et des ressources
Période Libellés Entrées Sorties Solde

Solde Antérieur 10 000
Du 1er Janvier Appel 2 000
au 31 janvier Transport 3 000
20... Recollection 30 000 20 000
Carnet de pélérinage 50 000 45 000
TOTAL DE LA PERIODE 80 000 70 000 20 000
Du 1er Février
au ….
NB : Solde de la période= (Entrée-Sortie) + Solde antérieur
C’est un tableau dans lequel on mentionne le récapitulatif des dépenses JEC effectuées au
cours d’une période donnée. Elle permet de faire le point au niveau de chaque type
d’opération et de suivre ainsi l’évolution budgétaire. Elle permet au trésorier, au bureau et à
l’aumônerie de faire le point de la gestion chaque mois et de vérifier l’état de la caisse.
Toutes les parties du cahier doivent être obligatoirement mis à jour régulièrement.
III. LE CAHIER DES MEMBRES

Il est recommandé à toutes les instances de la JEC d’avoir un cahier dans lequel le trésorier
note les noms et prénoms de tous les jécistes ayant la carte JEC, l’ensemble des opérations à
caractère financières effectuées avec chaque jéciste. Cependant, il convient de noter pour
chaque type d’organe des spécificités qui lui sont propres.
 Pour le Bureau National
La trésorerie nationale doit avoir un fichier numérique élaboré selon le logiciel Excel,
comportant la liste de tous les jécistes de Côte d’Ivoire ayant acheté la carte JEC. Doit figurer
dans ce fichier les éléments ci-après :
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o N°
o Nom et Prénoms du jéciste ;
o Sexe
o Diocèse
o Région (s’il dépend d’un BR)
o Section
o Quartier (il s’agit du quartier où se trouve la section)
o Type de cartes (avec assurance ou sans assurance)
o Date de commande
o Cartes produits (il s’agit ici de mettre oui si la carte a été produite et non sinon)
o Date de livraison.
En ce qui concerne l’ensemble des opérations à caractère financière effectuées avec chaque
jéciste, pour le Bureau national, il s’agit de l’ensemble des opérations financières effectuées
avec chaque diocèse. Ces opérations doivent être enregistrées dans un tableau selon la forme
ci-après :
Titre du tableau : Diocèse de………………………………………………………….

Période :
Articles JEC : ……………………………………………………….
Tableau 6 : Tableau des opérations financières avec les jécistes
Date Libellés Qté P.U Montant Opérateur (le nom du

(FCFA) jéciste)
Total de la période
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NB : Pour faciliter les ‘’points’’ ou rapports périodiques par diocèse, il est recommandé que
le tableau soit fait pour la vente de chaque article JEC ou chaque type d’opération financier.
 Pour le Bureau Diocésain, pour le Bureau Régional
Ce sont les mêmes dispositions que le BN, seulement, pour les BD, on ne parlera pas de
diocèse ; mais de région ou / et section. Ainsi la colonne diocèse, dans le fichier numérique
Excel n’aura plus sa raison d’être. Et le titre des tableaux sera soit la région, soit la section.
 Pour les Bureaux de Sections et les Equipes de Base
Ce sont les mêmes dispositions pour les sections et les équipes de base. Seulement pour ces
deux organes, le fichier numérique en Excel est facultatif, mais le cahier est obligatoire.
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ELABORATION DES DOCUMENTS FINANCIERS
Sur la base des fiches de stock, des reçus, des rapports d’activité, du cahier de trésorerie ; le
trésorier général ou/et ses adjoints rédigent les rapports financiers périodiques. L’objectif de
ces rapports est de permettre de faire :
 une analyse globale de la situation financière et des performances par rapport aux
objectifs de la période ;
 une analyse détaillée du point d’exécution des budgets par source de financement, par
catégorie de dépenses, par axe d’intervention et par activité;
 une analyse des déboursements par source de financement et par catégorie de
dépenses ;
 une analyse de la situation de trésorerie ;
 une analyse de la situation des créances et des engagements en cours ; ainsi que de
l’état de la caisse.
Par rapports périodiques, on entend les récapitulatifs mensuels, les rapports financiers
trimestriels et annuels, les rapports de fin de mandature.
Il est de la responsabilité du ou de la responsable du bureau de s'assurer que ces rapports

périodiques soient préparés et présentés au bureau, à l’équipe d’encadrement et à l’aumônerie
dans les délais impartis.
I. LE TABLEAU RECAPITULATIF DES CREANCES ET DES DETTES

Le trésorier doit, chaque trimestre, fait le point des créances et des dettes non éteintes (qui
n'ont pas été réglées). C'est le montant de ces dettes et créances non réglées qui sera reporté
respectivement dans le tableau récapitulatif des dettes et le tableau récapitulatif des créances.
1. Le tableau récapitulatif des dettes

Pour faire le tableau récapitulatif des dettes, le trésorier doit avoir au préalable fait le suivi des
dettes du bureau. La fiche de suivi des dettes se présente de la façon suivante :
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Tableau 7 : Fiche de suivi des dettes de l’imprimeur des tee-shirts (le titre n’est qu’un
exemple)
Date Libellés Augmentation diminution Nouvelle Dette

Dette antérieur
Dans la colonne augmentation, on enregistre le montant des nouvelles dettes. Dans la colonne
diminution, on enregistre les versements effectués. Dans la colonne libellés, on enregistre le
type d’opération sur lequel porte la dette (exemple : articles JEC). Rappelons qu’on appelle
dette, la somme que le bureau doit à une tierce personne ou structure.
Nouvelle dette= Dette antérieur + Augmentation – Diminution
Le tableau récapitulatif des dettes est un tableau qui est établi chaque trimestre et en fin
d'exercice. Il fait le point sur l'état des dettes; c'est à dire le point des opérations effectuées à
crédit et des services consommés qui ne sont pas encore réglées à la date de clôture .Ce
tableau met en évidence le montant initial de la dette, augmentation de la dette (si la structure
contractait entre temps une autre dette chez le même bénéficiaire); la réduction de la dette qui
mentionne un règlement; le solde qui indique le montant restant de la dette à régler;
l'observation qui indique notamment le délai de paiement. Ce tableau se présente comme suit :
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Tableau 8 : Tableau récapitulatif des dettes
Identité des Montant Augmentation Réduction Solde

créanciers (celui à initial (+) (-) Observations
qui on doit) (A) (B) (C) (D)
(D) = (A) + (B) - (C)
Montant (A) = montant en début d'exercice

Augmentation (B)= nouvelle dette contractée
Réduction (C) = diminution (règlement) réalisée au cours de l'année.
Solde (D) = dette non éteinte en fin d'exercice
Observations = Sont ici enregistrées les conditions relatives à chacune des dettes
(justification, délai etc.).
2. Le tableau récapitulatif des créances

De même pour faire le tableau récapitulatif des créances, le trésorier doit avoir au préalable
fait le suivi des créances du bureau. La fiche de suivi des créances se présente de la façon
suivante :
Tableau 9 : Fiche de suivi des créances du diocèse d’Abidjan (le titre est un exemple)
Date Libellés Augmentation diminution Nouvelle

créance
Créance antérieur
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Dans la colonne augmentation, on enregistre le montant des nouvelles créances. Dans la

colonne diminution, on enregistre les versements effectués. Dans la colonne libellés, on
enregistre le type d’opération sur lequel porte la créance (exemple : articles JEC). Rappelons
qu’on appelle créance la somme qu’une tierce personne ou une structure donnée doit au
bureau.
Nouvelle créance= Créance antérieur + Augmentation – Diminution
Le tableau récapitulatif des créances est un tableau qui met en évidence les créances; c'est à
dire le montant de ce que les individus (clients) de la structure lui doivent lequel montant n'est
pas encore réglé à la fin de la période considérée ou de l'exercice. Ce tableau se présente de la
même manière que le tableau récapitulatif des dettes et les différents éléments sont expliqués
de la même manière.
Tableau 10 : Tableau récapitulatif des créances
Identité du Montant Augmentation Réduction Solde Observation

débiteur initial (+) (-) s
(celui qui nous (A) (B) (C) (D)
doit)
3. (D) = (A) + (B) - (C)
II. LE RAPPORT FINANCIER D’ACTIVITE, D’ACTION

Il s’agit du rapport rédigé après une activité ou une action JEC. Ce rapport est élaboré en
tenant compte des commissions de travail mis en place lors de l’organisation des activités et
actions. Il permet de faire le bilan financier de l’exécution de l’action ou de l’activité. Il est
obligation après la tenue de toute activité et action JEC.
Il est rédigé par la commission finance et doit tenir sur une seule page présenté selon la mise
en forme ‘’portrait’’. Il est recommandé aux trésoriers d’utiliser le logiciel Excel pour la
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rédaction de tous les rapports et points financiers. Le rapport doit être lu et adopté en bureau.
Il doit être signé par le rédacteur.
Pour certaines rubriques, il est nécessaire et obligatoire d’adjoindre des annexes (c’est le
détail des éléments contenues dans le rapport) pour faciliter la compréhension et la correction
du tableau. Exemple d’annexe : le détail des dépenses effectuées par la commission
restauration. Il faudra joindre également en annexe la liste des dons en nature et des
donateurs.
Le canevas de ce rapport se présente comme suit:
Tableau 11 : Canevas standard du rapport d’activité ou d’action
EMPLOIS RESSOURCES
Montant Montant
(FCFA) (FCFA)

II. Commission presse et
II. Commission vente
communication

III. Commission logistique et
III. Recettes diverses
transport

hébergement
Sous total
Sous total
Sous total
VII. Commission spiritualité
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Sous total
VIII. Commission santé
Sous total
IX. Dépenses diverses
Sous total
SOLDE CREDITEUR SOLDE DEBITEUR
TOTAL GENERAL TOTAL GENERAL
Commission finance ou la trésorerie générale
Nom et prénoms + signature du rédacteur
NB : les différentes commissions sont fonction de l’ampleur de l’activité et de

l’organisation mise en place pour chaque activité ou action. Lorsque la commission
finance n’établit pas le rapport financier, la trésorerie générale du bureau est tenu de le
faire.
Tableau 12 : Exemple de rapport d’activité
EMPLOIS RESSOURCES
Montant Montant
(FCFA) (FCFA)
Participation du BD de
Impressions 1 100 10 000
Abengourou
Sous total 1 100 0,32 Participation du BD de Daloa 33 000
II. Commission presse
Participation du BD de Gagnoa 2 000
communication
Participation des BD de la
Per diem pour la presse 10 000 71 000
province d’Abidjan
Participation du BD de
Cassette vidéo vierge 3 000 50 000
Yamoussoukro
Communiqué radio 5 000 Sous total 166 000 34,69
acquisition de la cassette vidéo 3 000 II. Commission vente
Sous total 21 000 6,20 Vente de biscuits 2 500
III. Commission logistique et Sous total 2 500 0,52
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transport
Frais de laissez-passer 5 000 III. Recettes diverses
Frais de carburant des cars du site 50 000 Don de Mme Yao 50 000
Frais d’entretien de l’amphi du
30 000 Don de Mlle Koffi 5 000
site
Décoration de l’amphithéâtre 5 900 Don de la structure x 200 000
Sous total 90 900 26,84 Quêtes 54 985
Sous total 309 985 64,78
hébergement
Frais d’hébergement 30 000
Sous total 30 000 8,86
Restauration des participants 72 450
Cocktail 27 600
Sous total 100 050 29,54
Carton de biscuits 1 2 000
Sous total 2 000 0,59
VII. Dépenses diverses
Frais de soins médicaux 7 150
Démarches du BD de
15 000
Yamoussoukro
Appels 24 200
Transport 47 250
Sous total 93 600 27, 64
TOTAL EMPLOIS 338 650 100 TOTAL RESSOURCES 478 485 100
SOLDE CREDITEUR 141 835 SOLDE DEBITEUR
TOTAL GENERAL 478 485 TOTAL GENERAL
La trésorerie générale
Nom et Prénoms + signature
III. LES RAPPORTS FINANCIERS PERIODIQUES

Le rapport financier est un document comptable établit à un moment donné pour faire
l’inventaire de tout ce que l’association possède et de comment elle l’utilise. Il se présente
sous forme de tableau comportant deux parties : les emplois et les ressources. Dans la partie
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« Emplois » sont consignés l’ensemble des dépenses de l’association et dans la partie

« Ressources » l’ensemble des recettes de l’association.
Le rapport financier est obligatoire. Il a pour objet de faire apparaître les décaissements et les
encaissements effectués par le bureau pour chaque élément/rubrique du canevas du rapport
financier, sur une base mensuelle, trimestrielle et cumulative pour l’année. Ce rapport sert
également à vérifier le solde disponible à une date donnée et permet à l’Association d’en tenir
compte dans son fonctionnement général.
IL est élaboré par la trésorerie générale du bureau. Ce rapport devrait être disponible au plus
tard dans les quinze (15) jours qui suivent la fin du mois (rapport mensuel), du trimestre
(rapport trimestriel). En ce qui concerne le rapport annuel. Il doit être disponible au plus tard
deux semaines après la session bilan ou le conseil national.
1. Le canevas du rapport financier

Le canevas du rapport financier est valable pour tous les bureaux JEC (BN, BD, BR, BS, EB).
Il est recommandé aux trésoriers d’utiliser le logiciel Excel pour l’élaboration de leur rapport
financier car cela facilite, les calculs, la vérification et la correction du rapport financier.
Le support principal qui sert pour la rédaction du rapport financier est le cahier de trésorerie
général. Car le contenu de chacune des rubriques du canevas y figure. Chacune des rubriques
du canevas est définie dans la partie cahier de trésorerie. C’est le total de la période des
différents types d’opération qui est reporté dans le rapport. Le rapport doit tenir sur une seule
page et doit avoir la mise en forme ‘’portrait’’. Faire un tableau quadrillé afin d’éviter le
décalage des chiffres et pour faciliter la lecture. Le rapport est signé par le trésorier général du
bureau. La rédaction de ce rapport exige des trésoriers un travail régulier d'enregistrement des
différentes opérations financières. Chaque type d’opération doit figurer sur une ligne dans le
tableau.
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Tableau 13 : Canevas du rapport financier périodique pour tous les bureaux JEC
EMPLOIS RESSOURCES
Libellés Qté P.U Montant % Libellés Qté P.U Montant %
(FCFA) (FCFA)
I-FONCTIONNEMENT DU I-SOLDE ANTERIEUR
BUREAU
Sous total
II-REMBOURSEMENT II-EMPRUNTS
Dettes
Emprunts

III-ACHAT D’ARTICLES JEC III-VENTES D’ARTICLES JEC

IV-CHARGES D’ACTIVITES IV-PRODUITS D’ACTIVITES
ET D’ACTIONS ET D’ACTIONS

V-PROJETS V-PROJETS

VI-AUTOFINANCEMENT VI-AUTOFINANCEMENT

VII-CREANCES VII-RECOUVREMENT DE
CREANCE
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VIII-DEPENSES DIVERSES VIII-RECETTES DIVERSES

SOLDE CREDITEUR SOLDE DEBITEUR
TOTAL GENERAL TOTAL GENERAL
2. Les annexes du rapport financier périodique

Le rapport financier doit obligatoirement comporter des annexes. L’objectif de ces annexes
est de faciliter la compréhension des chiffres, la correction en cas d’erreur et la vérification
pour pallier aux erreurs de calculs.
Les documents à annexer au rapport financier périodique sont :
 Le détail des fournitures de bureau ;

 Le détail de l’achat des articles JEC si un même article a été acheté à plusieurs prix ;
 Le rapport financier de toutes les activités et actions figurant dans la rubriques charges
d’activités et d’actions et la rubrique produit d’activités et d’actions ;
 Le point financier des projets réalisés ;
 Le tableau récapitulatif des créances du bureau ;
 Le détail de certains éléments des dépenses diverses comme affaires sociales ;
 Le contenu du solde antérieur ;
 Le tableau récapitulatif des dettes
 Le détail de la vente des articles si un même article a été vendu à plusieurs prix ;
 Le tableau récapitulatif des instances sous tutelle ayant payé la quote-part annuelle.
 Tout autre élément contenu dans le rapport financier qui nécessite des explications
pour la compréhension.
La quote-part est un prélèvement annuel de quinze pour cent (15%) sur le solde créditeur des
instances inférieures. La quote-part est versée à la deuxième visite officielle de l’instance
supérieure. Pour les BR et BS, au cas où le montant de la quote-part est inférieur à 3 000
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FCFA, l’instance doit verser le forfait équivalent à cette somme (3 000 FCFA) au BD. Pour le
BD, au cas où le montant de la quote-part est inférieur à 5 000 FCFA, Il doit verser le forfait
équivalent à cette somme (5 000 FCFA) au BN. Le BN doit payer ses cotisations aux
instances internationales à savoir, la Coordination Panafricaine (PANAF) et la JEC
Internationale (JEC-I). (Cf. art. 46 du règlement intérieur).
Les annexes peuvent être présenté sur plusieurs pages, mais doivent respecter l’ordre des
rubriques telle que présenté dans le canevas du rapport financier. Ils sont élaborés sous forme
de tableau qui se présente tous de la même manière, en dehors du tableau récapitulatif des
créances et des dettes, et le contenu du solde antérieur qui lui est présenté comme dans le
cahier de trésorerie.
EMPLOIS
VIII. Dépenses diverses
 Affaires sociales
Tableau 14 : Exemple d’annexe pour les affaires sociales
Libellés Qté P.U. Montant

(FCFA)
Aide pour l’inscription de jécistes 2 20 40 000
000
Représentation aux obsèques 1 10 10 000
000
Don pour le nouveau-né d’une aînée de la JEC 10 000
Cadeau pour l’anniversaire de l’aumônier 20 000
Cadeau pour mariage de l’encadreur 10 000
Total affaires sociales 90 000
C’est le montant total des affaires sociales qui figure dans le tableau en annexe qui doit être
dans le rapport financier dans la colonne montant des affaires sociales
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3. Le mode de calcul
Le calcul des éléments contenus dans le rapport financier se fait de la manière suivante :
Sous total : total du contenu de chaque rubrique.
Le total Ressources est la somme de tous les sous totaux de cette partie plus le solde
antérieur.
Le total Emplois est la somme de tous les sous totaux de la partie emplois.
Le solde : c’est la partie ressource – la partie emplois
 Si le total Ressources est supérieur au total emplois, le solde est créditeur ;

 Si le total Ressources est inférieur au total emplois, le solde est débiteur ;
 Si le total Ressources est égal au total emplois, le solde est nul ; c’est-à-dire égale à 0.
Dans ce cas –ci on aura Total Emplois = Total Ressources
Total général = total Emplois + solde créditeur ou total Ressources + solde débiteur
Le pourcentage au niveau des sous totaux se calcul de la manière suivante :
% sous total = sous total multiplié par 100 / total Emplois ; pour les emplois
% sous total = sous total multiplié par 100 / total Ressources ; pour les ressources
On aura donc 100% au niveau du total Emplois et au niveau du total Ressources.
Les pourcentages se donnent au centième près (deux chiffres après la virgule).
La quote-part est un prélèvement annuel de 15% sur le solde créditeur des instances
inférieures (cf. article 46 du règlement intérieur). Pour faciliter sa détermination, il faut :
 Faire le rapport financier ;

 Déterminer le solde créditeur au brouillon ;
 Calculer la quote-part.
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Lorsque le solde créditeur est inférieur à 20 000 FCFA, les Bureaux Régionaux et /ou les
Sections versent 3000 FCFA au Bureau Diocésain. Les Bureaux Diocésains doivent verser au
minimum 5000 FCFA au Bureau National.
 On écrit la quote-part dans la rubrique dépenses diverses ;

 On rédige le rapport final.
4. Adoption ou rejet du rapport financier

a. Les instances d’adoption du rapport financier
Selon l’organigramme de la JEC, les instances suivantes sont habilitées à adopter le rapport
financier :
 Le rapport financier des Equipes de Base est adopté respectivement et successivement

par les membres du bureau concerné, les jécistes de l’équipe ou de la famille, le
Bureau de Section.
 Le rapport financier des Bureaux de Sections est adopté respectivement et
successivement par les membres du bureau concerné, les jécistes de la section, le
Bureau Régional ou le Bureau Diocésain.
 Le rapport financier des Bureaux de Diocésain est adopté respectivement et
successivement par les membres du bureau concerné, les membres de Bureau de
Section et de Région, le Bureau National.
 Le rapport financier du Bureau National est adopté respectivement et successivement
par les membres du bureau concerné et le Conseil National.
b. Les conditions d’audition des rapports financiers

Les différents rapports financiers ne peuvent être auditionnés que si les conditions suivantes
sont réunies :
 Le tableau du rapport financier doit tenir sur une seule page et doit être présenté en
portrait ;
 Le respect de l’ordre des rubriques tel que présenté dans le canevas du rapport
financier ;
 Le tableau du rapport financier est précédé d’une introduction qui fait mention du
solde antérieur, du solde du rapport financier de la passation de charge, de la période
Page | 83
prise en compte pour la rédaction de ce rapport, des principaux investissements réalisé

au cours de la période et du solde de la période ;
 Le rapport comporte des annexes pour la compréhension et la vérification des
différents chiffres mentionnés.
c. Les conditions de rejet du rapport financier

- La modification du solde
- Le non-respect du canevas
- L’absence de signature du trésorier
NB : Après l’adoption du rapport financier annuel, le bureau peut exécuter les dépenses
contenues dans son programme d’année et produire un rapport financier détaillé à remettre le
jour de la passation de charge ; c’est le rapport de passation de charge. C’est un rapport
périodique ; donc qui a le même canevas que ceux-ci. Ces dépenses doivent figurer dans le
rapport financier du nouveau bureau et ne doivent pas être des dépenses effectuées pour des
activités ludiques et récréatives.
La lecture du rapport financier commence toujours par la partie Ressources.
Tous les rapports financiers doivent être présentés à l’équipe des accompagnateurs et à
l’aumônier du bureau avant d’être approuvés par l’instance supérieure.
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Page | 85
Annexe 1 : Livre de banque

Page n° : ………
Période :
Date N° PC Nature de Montants Montants Solde

l’opération entrés sortis
(FCFA) (FCFA)
Solde Précédent
Totaux des
Mouvements
Nouveau Solde
Page | 86
Annexe2 : Le bon de sortie de caisse
BON DE SORTIE DE
CHARGES D’ACTIVITES OU D’ACTIONS (Les justificatifs
CAISSE des dépenses doivent être remis dans les 7 jours de la sortie de caisse ou du
retour de la mission).
FOURNITURES DE BUREAU (Joindre les justificatifs)
REMBOURSEMENT DE FRAIS (Joindre les justificatifs)
REGLEMENT DE FACTURE (Présentée sur place)
VISITE ET FORMATION EN DIOCESE (Les reçus des frais de

transport doivent être remis dans les 7 jours suivant le retour de la mission)
Nature de la sortie de caisse :
AUTRES FRAIS (Représentations, affaires sociales, Autofinancement,
(Cocher la mention utile) etc.)
Nom du demandeur :…………………………………………………………………………………
Nom du réceptionnaire de la sortie :…………………………………………………………………
Poste statutaire ou rubrique à débiter :………………………………………………………….........
DATE DESCRIPTION DES DEPENSES MONTANT NATURE DES
(FCFA) JUSTIFICATIFS
TOTAL
Visa de la Trésorerie
Visa de l’ordonnateur de la sortie de caisse
(Trésorier général de l’instance)
(Responsable de l’instance)
Date et signature Page | 87

Date et signature
Annexe 3 : Accusé de réception de fonds
ACCUSE DE RECEPTION DE FONDS
Date
Numéro de pièce
Je soussigné
Instance
Responsabilité
Reconnais avoir reçu ce jour

Des mains de M. /Mme / Mlle
Fonction
Un montant de (en chiffre)
Le récepteur (signature) Le payeur (signature)
Un montant de (en lettre)

En paiement de
Page | 88
Annexe 4 : Fiche d’expression de besoins
EXPRESSION DE BESOIN
Référence : Date :
Point focal / poste statutaire :……………………………………………………………..

Demandeur :……………………………………………………………..
Période d’exécution :……………………………………………………………..
Nature des besoins :……………………………………………………………..
……………………………………………………………..
Montant (en chiffre) :……………………………………………………………..
Montant (en lettre) :……………………………………………………………..
Libellé (Désignation, Caractéristique Quantité P.U Montant

/Marque)
Total
Signature du demandeur
Page | 89
Annexe 5 : La décharge
Appréciation : Approuvé / Rejeté / A modifier
Nom de l’instance
Je soussigné M. /Mlle…………………………………………………… reconnais avoir reçu

la somme de…………………………………………………………………de la part de
M/Mlle…………..…….…..…………………………………représentant le recouvrement des
créances ci-dessous :
Libellés Montant à verser Montant versé Reste à verser
Total général
En foi de quoi il lui est délivré ce document pour servir et valoir ce que de droit.
Le Délégué de l’instance qui reçoit Le Bureau de l’instance qui paye
(Signature, nom et prénoms, date)
Mis à jour le …/…./ 20..
Page | 90
Annexe 6 : Fiche de suivi de stock

Article : ……………………………….. Stock initial :………… Période :
Date Entrées Sorties Reste en Stocks Nom + Prénom + Signature (du bénéficiaire)
Qté P.U. Valeur Qté P.U. Valeur Qté P.U. Valeur
Total de la
période
Page | 91
Annexe 7 : Bon de commande

BON DE COMMANDE N° ……………………
Date :………………………
Instance: ………………………. ……………….

Poste statutaire :…………………………………
Responsabilité : ………………………………..
Désignations Quantité Prix Montant

Unitaire FCFA
Total du Bon de
Commande
Le Responsable du Bureau Le Trésorier Général
Nom et Prénoms Nom et Prénoms
Page | 92
Annexe 8 : Bon de livraison
BORDEREAU DE RECEPTION No SUIVANT BON DE COM
INSTANCE DESTINATAIRE
Désignation des articles Quantité Quantité

Commandée Reçue Ecart Observations
Date, Nom, prénoms et signature + cachet du permanent du bureau ou du livreur:
Date, Nom, prénoms et signature + cachet du réceptionnaire :
Page | 93
Annexe 9 : Registre de consommation des stocks de fournitures
REGISTRE DES CONSOMMATIONS DES STOCKS DE FOURNITURES
Fourniture: ………………………….
Date Poste statutaire Demandeur Quantité sortie Emargement du
Bénéficiaire
Page | 94
Annexe 10 : Livre de caisse
LIVRE DE CAISSE
Page n° : ………
Période :
Rubrique
Date N° PC du canevas Libellé Recette Dépense Solde
Solde Précédent
Totaux des
Mouvements
Nouveau
Solde
Page | 95
Autres documents annexes

ETAT RECAPITULATIF DES PAIEMENTS PAR BANQUE
BANQUE : .........................................................................................................................
NUMERO DE COMPTE : .................................................................................................
NATURE DU COMPTE : .................................................................................................
Date Numéro de Bénéficiaire Objet du paiement Montant

Chèque
Page | 96
ETAT MENSUEL DE CONSOMMATION DES FOURNITURES DE BUREAU
Mois : ………………..
Fourniture :
Activité Responsable de Consommations Cumul

commission / poste Quantité Valeur Quantité Valeur
statutaire
Page | 97

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REPUBLIQUE DE COTE D’IVOIRE

Union – Discipline - Travail

EGLISE CATHOLIQUE EN COTE D’IVOIRE

DIRECTION NATIONALE DES ŒUVRES

JEUNESSE ETUDIANTE CATHOLIQUE DE

Site Web: www.jec-ci.org

1.2.Moyens et Stratégies Opérationnelles

1.3. Structuration de la JEC-CI

 Le Conseil National (CN)

 Le Conseil Consultatif (CC)

 Le Bureau National (BN)

 Le Bureau Diocésain (BD)

vie du mouvement dans le diocèse qu’il communique périodiquement au BN. Le BD assure

 Le Bureau Régional (BR)

 Les Bureaux de section

2-1- Organes principaux

2-2- Attributions et fonctionnement

Contrairement au CC, les BN, BD, BR et BS sont dirigés par un responsable.

- Suscite chez les filles le dynamisme ;

NB : Les postes de secrétaires chargés de la coordination des Lycées et Collèges, des

* Au niveau des sections :

2-3- Activités et Actions de la JEC-CI

I.1. Les membres élus

I.2. Les collaborateurs

I.3. Les personnes ressources

II. RECRUTEMENT DU PERSONNEL D’APPUI

II.1. Objet de la procédure

II.3. Règles de gestion

III. LES ABSENCES

III.1. Objet de la procédure

III.2. Application de la procédure

III.3. Règles de gestion

FICHE D’AUTORISATION D’ABSENCE AUX ACTIVITES

REMARQUE : En cas de maladie, le membre doit présenter une attestation médicale de

Préparé par : (le secrétariat général) Approuvé par : (la responsabilité)

IV. PERMANENCES AU SIEGE

IV.1. Mission du permanent

IV.2. Objet de la procédure

NB : En dehors des jours de permanences obligatoires, tout membre du bureau, à sa

d. Liste des opérations

A la demande de l’initiateur de la mission :

2. SIGNATURE DE l’ORDRE DE MISSION

− contrôle la conformité de la fiche de perdiem

5. PAIEMENT DES FRAIS DE MISSIONS

d. Listes des opérations

1. REDACTION DU RAPPORT DE MISSION OU DU CR

− rédige son rapport de mission ou compte rendu et le signe,

3. APPRECIATION DU RAPPORT DE MISSION

VI. 1. Objet de la procédure

VI. 2. Application de la procédure

VI. 3. Règles de gestion

 S’agissant d’un Bureau Régional, qui se déplace hors de sa zone de compétence, il

VII. 1. Objet de la procédure

VII. 2. Application de la procédure

VII. 3. Règles de gestion

Tableau de correspondance entre fautes et sanctions applicables

 Pour les courriers électroniques, Le Secrétaire Général rédige le courrier, l’imprime et

I. 4. Liste des opérations

II. 1. Objet de la procédure

II. 2. Application de la procédure

II. 3. Règle de gestion

 Le Secrétaire Général distribue le courrier aux destinataires avec un cahier de

II. 4. Liste des opérations