Rpublique du Sngal

Un Peuple Un But Une Foi

Ministre de lEducation nationale

GUIDE POUR LE
MANAGEMENT DES
ETABLISSEMENTS
SCOLAIRES
Tome 1

Gestion administrative
et des ressources humaines
des collges et lyces

Projet EDUFORM/APSE2 Financement AFD

2013

TABLE DES MATIERES

DOMAINES

OUTILS DE MANAGEMENT
PAGES PRELIMINAIRES

PAGES

Equipe de rdaction
2
Equipe de validation
3
Remerciements
5
Prsentation
6
Sigles et abrviations
9
Table des matires
10
PREMIERE PARTIE : TABLEAU DE BORD DU CHEF DETABLISSEMENT DENSEIGNEMENT
MOYEN SECONDAIRE GENERAL
Avant la rentre : du mois daot louverture des classes
16
De la rentre la fin du 1er semestre (mois de mars)
18
Droulement du second semestre
23
Quelques tches permanentes, quelques tches ponctuelles
27
DEUXIEME PARTIE : DOMAINES DE GESTION ET OUTILS DE MANAGEMENT
Les diffrents domaines de gestion
29
Prsentation des domaines et outils de management
31
Organigramme dun collge denseignement moyen gnral
33
Organigramme dun lyce denseignement secondaire gnral
34
Cartographie des acteurs et partenaires de ltablissement
35
Circulaire n 14025/MENC/DAG/FM du 19/11/63 portant attributions respectives
des chefs dtablissement et intendant(e)s en matire dadministration financire
36
et comptable des tablissements
Circulaire n 1950/MEN/S2 du 14/5/1966 portant attributions des censeurs et
38
chefs dtablissement
Circulaire n 2227/MEN/MES/SG/DEMSG du 21/3/85 portant attribution des
41
surveillant(e)s et surveillant(e)s gnraux
Dcret 2000-337 du 16 mai 2000 portant cration des CGE dans lenseignement
42
moyen secondaire gnral
Note de service du Ministre de lEducation N 005670/ME/JPN/JM du 23
novembre 2005 portant gestion des crdits des tablissements et comptences du
45
Conseil de Gestion
Circulaire n2947 ME/IGEN/Y.D/S.K du 05 juin 2002 portant sur la journe
46
continue dans les lyces et collges
Guide pour un tat des lieux pour linstauration de la journe continue
47
Dcret 78-227 du 28 fvrier 1978 abrogeant et remplaant les articles 2 et 3 du
dcret 61-175 du 24 avril 1961 dterminant les mesures destines assurer le
49
respect des horaires de travail dans les administrations publiques
Modle de PV de passation de service
50

QUIPE DE RDACTION

SUPERVISION ET COORDINATION

Ibrahima NDOUR

Papa SENE

Inspecteur de lEnseignement Moyen Secondaire,

Section Vie Scolaire, Directeur de lEnseignement
Moyen Secondaire Gnral.
Spcialiste en Administration et valuation en ducation,
Coordinateur de la Direction de lEnseignement
Moyen Secondaire Gnral.

Dibor BAKHOUM

Inspecteur de lEnseignement Moyen Secondaire,

Section Spcialit, Chef du Bureau Education la
Citoyennet, DEMSG/MEN.

Alhousseynou DIALLO

Principal du Collge El Hadji Badara Mbaye Kaba,

Secrtaire Gnral National du Collectif des Chefs
dEtablissement du Sngal.

Malal CAMARA

Inspecteur de lEnseignement Moyen Secondaire,

Section Vie Scolaire, Acadmie de Tambacounda.

Fatou Ciss DIEDHIOU

Inspectrice de lEnseignement Moyen Secondaire,

Section Vie Scolaire, Acadmie de Ziguinchor.

Alphonse DIONE

Inspecteur de lEnseignement Moyen Secondaire,

Section Vie Scolaire, Chef du Bureau de la Bonne
Gouvernance et des Affaires Administratives,
DEMSG/MEN.

Cheikh DIONE

Inspecteur de lEnseignement Moyen Secondaire,

Section Vie Scolaire, Inspecteur dAcadmie Adjoint de
Fatick.

Ahmed Tidiane SECK

Proviseur du lyce Moderne de Rufisque, Responsable

de la Formation de lAssociation des Proviseurs de
lyce du Sngal.

Lamine SARR

Chef du Bureau de la Formation et des Enseignements

Scientifiques, DEMSG/MEN.

Ibrahima THIAM

Inspecteur de lEnseignement Moyen Secondaire,

Section Vie Scolaire, Chef de la Divion Etablissements
Vie Scolaire, DEMSG.

Daouda THIAO

Inspecteur de lEnseignement Moyen Secondaire,

Section Vie Scolaire, Inspecteur des Affaires
Administratives et Financire, Inspection Interne,
MEN.

PREMIERE PARTIE:
TABLEAU DE
BORD DU CHEF
DETABLISSEMENT

TABLEAU DE BORD DU CHEF DETABLISSEMENT DENSEIGNEMENT MOYEN SECONDAIRE GENERAL

ACTIVITES/TACHES

RESPONSABLE
DEXECUTION

AUTRES ACTEURS

PERIODE/DATE OBSERVATIONS

AVANT LA RENTREE : DU MOIS DAOUT A LOUVERTURE DES CLASSES

Participation aux commissions

dorientation en 2nde et
daffectation en 6me

Passation de services pour les

nouveaux CE
Visite de courtoisie aux autorits
administratives, locales,
coutumires et religieuses,
responsables de la scurit
(police, gendarmerie, sapeurs
pompiers, service dhygine,
services des eaux et forts)

IA

IDEN CAOSP, proviseurs

des lyces polarisateurs

Aot septembre

Inspection
Interne ou IA
ou IDEN

les deux CE, Comptable

des Matires,
Intendant(e)

A partir du 15
septembre

CE

Toute personne utile :

APE, facilitateurs

Ds la prise de
service

Principal,
Elaboration des emplois du temps
Censeur,
Proviseur
Directeur(trice)
des tudes

Confection dun carnet

dadresses et un calendrier de
visite

Le CE sortant doit laborer les

emplois du temps ;
Emploi du temps quilibr,
centr sur llve :
Respect de lhoraire
hebdomadaire de travail :
Circulaire
N003538/MEN/DC/DEMSG
du 21 juin 1993 portant rappel
du traitement des heures

Aot-septembre

Prsence du CE ou de son
reprsentant ;
Dtermination des capacits
daccueil des lyces
polarisateurs
Prparation des documents
par le sortant ;
A linitiative des autorits
Ordre de mission, calendrier
de passation de services

ACTIVITES/TACHES

RESPONSABLE
DEXECUTION

AUTRES ACTEURS

PERIODE/DATE OBSERVATIONS

Hygine et scurit des locaux

(dsherbage, dsinfection,
dsinsectisation, etc.)

Inscriptions et rinscriptions des

lves

C.E

CE

Intendant(e), Personnel
Technique et de Service,
APE, Collectivits locales,
ASC, GPF,
FSE/Gouvernements
scolaires, autres
partenaires.
Censeur, Intendant(e),
gestionnaire et SG
Surveillant(e)s Bibliothcaire

Avant la rentre
(semaine de la
propret de
lcole)

Avant la rentre
des classes

supplmentaires, dcharge
horaire, complment dhoraire,
maxima de service, majoration
de service, heure de vacation,
Dcret 2007-1587 du 31-122007relatif aux maxima
horaires ;
Circulaire relative la
prsence des enseignant(e)s
en classe en cas de grve des
lves ;
Arrt
003317/MEPEMSLN/SG/DEM
SG/ du 15 septembre 2011 sur
les cellules pdagogiques ;
Donner aux bivalents au moins
le quart de son crdit horaire
pour la seconde discipline.
Inspection des infrastructures
et quipements
Tche permanente qui doit se
faire au-del de la semaine de
la propret de lcole.
Se munir de carnets de reus
Prendre une note de service
organisant les inscriptions sur
la supervision de
6

ACTIVITES/TACHES

RESPONSABLE
DEXECUTION

AUTRES ACTEURS

PERIODE/DATE OBSERVATIONS
-

Confection, acheminement,
rception et traitement des
demandes de transfert dlves

C.E

IDEN, IA, Lyces, Parents

Avant le 15
septembre

Inventaire des ressources

CE

Comptable des Matires,

Laborantins,
Responsables de salles,
Bibliothcaire,
Gestionnaire,
Intendant(e)
Coordonnateur EPS...

Avant le 31
dcembre

lintendant(e) ;
Versement rgulier des fonds
collects ;
Privilgier linscription
pdagogique par rapport
linscription administrative.
Dlivrance de cartes didentit
scolaire
Echances: demandes:
15septembre, Rponse: 15
octobre
Place de llve dans
ltablissement dorigine
rserve jusquau 25 octobre ;
Prise en compte des cas
exceptionnels (enfants
malades, fils de fonctionnaires
affects);
Application du texte sur les
transferts : circulaire
003237/MEN/DC/DEMSG/DE
ST du 6-6-90
Vrification de la disponibilit
des agents responsables de la
gestion des ressources;

ACTIVITES/TACHES

Engagement des crdits du 2nd

semestre

RESPONSABLE
DEXECUTION

CE

AUTRES ACTEURS
Comptable des matires
et gestionnaires pour les
collges, Intendant(e)
pour les lyces,
Responsables de cellules
pdagogiques

PERIODE/DATE OBSERVATIONS
Avant le mois de
novembre

Confection des listes de classes

Demande de dossiers
administratifs des agents
nouvellement affects

C.E

CE

Censeur, SG,

Surveillant(e)s
Structures dorigine, IA,
IDEN

Avant la rentre
Octobre novembre

Sinformer sur le dernier dlai

pour les liquidations auprs du
COF ou du CRF
Possibilit de demander un
ramnagement de la
nomenclature budgtaire par
correspondance la DAGE
Equilibre entre les classes :
nombre dlves, genre, niveau
des lves ;
Association des parents au
choix de loption

Sous pli confidentiel avec

bordereau denvoi

DE LA RENTREE A LA FIN DU 1ER SEMESTRE (MOIS DE MARS)

-

Runion de rentre des

personnels

CE

Tous les personnels

Jour de la
rentre
-

Accueil des nouveaux lves

CE

Censeur, DE, Intendant(e)

et SG

Jour de la
rentre des

Le jour de la rentre des

personnels
Bien prparer la runion
Bilan anne coule : insister
sur les performances scolaires
et des retombes du projet
dtablissement
Perspectives
NB : Fiches de renseignements
Calendrier de runions de
coordination
Mise en place dun dispositif
daccueil avec une rpartition
8

ACTIVITES/TACHES

RESPONSABLE
DEXECUTION

AUTRES ACTEURS

PERIODE/DATE OBSERVATIONS
lves

Examen spcial de rentre

CE

Conseil spcial de rentre

CE

Dlivrance des certificats de prise

de service
Mise disposition des
programmes denseignement
Envoi des attestations de prise de
service des professeurs
vacataires

Conseil denseignement

Censeur, SG Professeurs,

IA, IDEN

Censeur, SG Professeurs

principaux

Octobre

Octobre

CE

Agents nouvellement
affects

Octobre

CE

Professeurs

Octobre

CE

Censeur, SG

Octobre

CE

Censeur, Professeurs de la Octobre mme discipline

novembre

des tches ;
- Affichage des listes de classes
et des emplois du temps
Rendre public le nombre de places
disponibles ;
Se conformer aux dispositions de
la circulaire
N006973/MEN/DC/DEMSG du 7
octobre 92 portant suppression du
recasement et organisation
dexamens spciaux dentre
Prendre en compte les
observations de lIA : correction
des erreurs ventuelles avec
rexamen titre exceptionnel de
certaines propositions de passage
Transmission lIA par la voie
hirarchique avec copie de lIDEN
Cf. site IGEN :
http://igen.education.sn

Important pour la prise en charge

salariale des nouveaux agents
-

Expression des besoins.

Planification des
enseignements et des
valuations (progressions
harmonises, valuations
standardises) ;
9

ACTIVITES/TACHES

RESPONSABLE
DEXECUTION

AUTRES ACTEURS

PERIODE/DATE OBSERVATIONS
-

Dsignation des professeurs

principaux de classe
Envoi des listes de classes et des
emplois du temps des professeurs
Appel candidatures aux bourses
fulbright

CE

Professeurs

Novembre

CE

Censeurs, SG

Novembre

Destinataire IA

CE

Censeur, professeurs

Dcembre

Destination DEMSG par voie

hirarchique
Textes sur le genre : arrt
ministriel n1371 du 31 mars
2008
Organisation de llection des
reprsentants au CGE ;
Disposer du dcret 2000-337
du 16 mai 2000 portant
cration des Conseils de
gestion dans les
tablissements
denseignement moyen
secondaire ;

Mise en place des organes de

gestion (CGE, cellules
pdagogiques, cellules genre
FSE/Gouvernement Scolaire,
Association Sportive, Clubs,
observatoires de la vulnrabilit
la dperdition scolaire, etc.)

Nomination des
coordinateur(trice)s de
cellules par lIA sur
proposition du CE.
Possibilit de ngociation dun
contrat dobjectifs et datteinte
du quantum horaire
Tenir compte de limplication
de lagent dans la vie de
ltablissement ;
Communiquer sur ce qui est
attendu du professeur
principal.

CE

Professeurs,
surveillant(e)s, lves,
APE, Animateurs
culturels, Assistant(e)
social(e), infirmier(e)

Novembre

10

ACTIVITES/TACHES

RESPONSABLE
DEXECUTION

AUTRES ACTEURS

PERIODE/DATE OBSERVATIONS
-

Tenue de la 1re runion du CGE

CE

Membres du CGE

Octobre
-

Appui et suivi des activits des

cellules pdagogiques

CE

Censeur, Coordinateur
(trice)s de cellules,
Formateur(trice)s de

A partir de
novembre et
pour le reste de

Disposer de larrt
interministriel 3207 du 17
mars 2004 relatif la
mobilisation et lutilisation
des ressources gnres par
les tablissements
denseignement moyen
secondaire ;
Disposer de larrt 3317
MEPEMSLN/SG/DEMSG du 15
septembre 2011 modifiant
larrt
7078/MEN/DC/DAJLD/du 2909-99 portant organisation et
fonctionnement des cellules
pdagogiques dans
lenseignement moyen
secondaire gnral
Respect des dlais (au plus
tard avant le 15 novembre)
Convocation avec ordre du
jour de tous les membres au
moins une semaine avant la
date de la runion ;
PV valid envoyer lIA par
la voie hirarchique
Appui logistique
Participation aux activits (CE,
1er conseiller pdagogique de
11

ACTIVITES/TACHES

RESPONSABLE
DEXECUTION

AUTRES ACTEURS

PERIODE/DATE OBSERVATIONS

CRFPE,
Inspecteurs(trices) de
disciplines

lanne (suivi)
-

Etat des personnels

CE

Rapport succinct de rentre

CE

Rapport Gnral de rentre

CE

Proposition des membres de jury

du BEFEM et du BAC

CE

Rapport dactivits

CE

Censeur DEIntendant(e)
Censeur, SG, intendant(e),
comptable des matires,
infirmier(e)
Censeur, SG, intendant(e),
comptable des matires,
infirmier(e)

Octobre

Destination IA

Octobre

Respect du canevas
Destination IA, IDEN

Disponibilit de la version
lectronique
Destination IA, DEMSG
Motivation du choix des
membres proposs ;
Envoi des propositions
loffice du bac pour le
baccalaurat
Ncessit de faire un rapport
trimestriel sur les activits
droules au sein de
ltablissement
Informations aux personnels :
critres dligibilit (voir guide
du mouvement) ;
Constitution de la liste des
intresss.
Identification des lves en
difficult prendre en charge :

Dcembre

Censeur, office du bac,

IDEN, IA

Responsables dactivits

Chaque
trimestre

Dclaration des postes vacants et

susceptibles dtre vacants

CE

Tenue des pr-conseils

CE

Censeurs, professeurs, SG

Novembre
-

Cellules pdagogiques,
surveillant(e)s

ltablissement)
Rception des PV de runion et
des rapports dactivits
Envoi des rapports la
hirarchie

Janvier

12

ACTIVITES/TACHES

Gestion des dossiers de

candidatures au baccalaurat

RESPONSABLE
DEXECUTION

CE

AUTRES ACTEURS

BEXC/Lyce

PERIODE/DATE OBSERVATIONS

Dcembre

Visa des cahiers de texte

CE

Censeur, DE

Chaque
trimestre

Demande dautorisation
deffectuer des heures
supplmentaires

CE

Censeur, professeurs
concerns

Dcembre
-

Organisation des compositions du

1er semestre

CE

Censeur, SG, Coordinateur

(trice)s de cellules,
professeurs,
intendant(e)s,

Fvrier

remdiation, prise en charge

psychosociale (existence de
modules formation);
Etat des progressions
Prparation des compositions
Constitution et acheminement
des dossiers de candidatures
Confrontation avec les cahiers
des lves ;
Possibilit de sappuyer sur le
formateur (trice) de CRFPE ;
Eviter dapprcier le cahier de
texte du fait de son
accessibilit ;
Echange avec lintress si
ncessaire
Utilisation optimale des
professeurs ;
Destination IA pour
vrification et envoi la
DEMSG ;
Validation et autorisation par
la DEMSG ;
Envoi des dossiers la DAGE
par la DEMSG.
Disponibilit et scurisation
des sujets
Communication de lagenda et
du tableau de surveillance
13

ACTIVITES/TACHES

RESPONSABLE
DEXECUTION

Tenue des conseils de classes

CE

Gestion des candidatures au

BFEM

CE

AUTRES ACTEURS

PERIODE/DATE OBSERVATIONS

surveillant(e)s, comptable
des matires, personnels
de charge, lves
Censeur, SG,
surveillant(e)s, et quipe
Mars
pdagogique
SG, Censeur,
Date limite mars
surveillant(e)

Prsence obligatoire des

membres du conseil

Constitution et acheminement
des dossiers lIDEN
Rcompense des lves
mritants ;
Rappel lordre des cas de
comportement dviant et de
travail insuffisant
Prparation de ces rencontres
avec des messages accessibles
aux parents ;
Aller dans le sens de
systmatiser les fora
communautaires sur les
performances.
Prparation de la campagne
ds la rentre scolaire
Remplissage des formulaires
avec des donnes actualises
et fiables
Site de Campus France par
exemple :

Visites de classes et apprciations

des performances des lves

CE

Censeur- DE-SG

Mars

Organisation de rencontres
professeurs/parents

CE

Censeur DE Professeurs
SG Surveillant(e)s,
parents, lves

Mars

Campagne statistique

CE

Gestion des prinscriptions dans

les universits trangres

CE

Prparation et participation au

CE

Censeur, SG
Censeur DE
surveillant(e)s,
BEXC/lyce
Office du Bac, Censeur

Mars (date
butoir)

Mars

www.senegal.campusfrance.org

Dcembre - mai

Slection des candidats et des

14

ACTIVITES/TACHES

RESPONSABLE
DEXECUTION

concours gnral

AUTRES ACTEURS

PERIODE/DATE OBSERVATIONS

DE BEXC/lyce
-

Proposition des candidatures

Collges du Monde Uni
Prparation, organisation,
participation au concours
rgional, concours dexcellence,
comptitions sportives,
culturelles
Organisation des candidatures
aux preuves facultatives du Bac

encadreurs
Constitution et acheminements
des dossiers loffice du
baccalaurat
Slection des candidats
Envoi dossiers la DEMSG

CE

BEXC/lyce, lves, SG,

Censeur

Fvrier-mars

CE

Censeur - DE BEXC/lyce, professeurs

encadreurs

En fonction des
acadmies

Diversification des sources de

financement : Partenariat
Public Priv

Sensibilisation sur la finalit

des preuves facultatives ;
Rception et acheminements
des dossiers loffice du
baccalaurat ;

CE

Censeur - DE BEXC/lyce, lves

Mai

DEROULEMENT DU SECOND SEMESTRE

Gestion du droulement des
preuves facultatives du
baccalaurat

CE

Censeur, DE-BEXC/lycesurveillant(e)s, lves

Mai

Gestion des demandes de

mutation des personnels

CE

Censeur, DE, professeurs,

SG, surveillant(e)s

Mai
-

Tenue de la 2me runion du CGE

CE

Membres du CGE

Juillet

Prparation du centre
Mise disposition du
personnel de surveillance
Mise disposition du miroir et
des fiches de mutation ;
Remplissage des demandes de
mutation (fichier lectronique
actuellement) ;
Vrification des demandes
(notes administratives et tout
acte utile).
Ngociation du projet de
15

ACTIVITES/TACHES

RESPONSABLE
DEXECUTION

AUTRES ACTEURS

PERIODE/DATE OBSERVATIONS

Prparation et organisation des

compositions du 2nd semestre

CE

Censeur, SG, Coordinateur

(trice)s de cellules,
professeurs,
intendant(e)s,
Mai - juin
surveillant(e)s, comptable
des matires, personnels
de charge, lves

Epreuves anticipes de philo du

Bac

CE

Censeur - DE - BEXC/lyce

Juin
-

Epreuves physiques du Bac & du

BFEM

Conseils de classes de fin danne

CE

BEXC/lyce, Professeurs
dEPS, candidats,
surveillant(e)s

Juin

CE

Censeur, Professeurs,
surveillant(e)s,
Assistant(e) social(e),
CAOSP

Juillet

budget de lanne scolaire

venir
PV valid envoyer lIA par
la voie hirarchique
Disponibilit et scurisation
des sujets
Communication de lagenda et
du tableau de surveillance
Information et sensibilisation
permanente aux candidats
Prparation du centre si
l tablissement est retenu
comme centre ;
Scurisation des lieux ;
Mise disposition du
personnel de surveillance
Mise disposition des
convocations
Sensibilisation sur les pices
didentification et les
convocations prsenter le
jour de lexamen
Prsence obligatoire des
membres du conseil
16

ACTIVITES/TACHES

RESPONSABLE
DEXECUTION

AUTRES ACTEURS

CE

Tous les personnels, la

communaut, les
partenaires de
ltablissement

Organisation dun forum sur les

performances scolaires et
lexcution du budget

CE

Tous les personnels, la

communaut, les
partenaires de
ltablissement

Rapports de fin de stage

CE

Proposition de renouvellement,
suppression et rgularisation des
bourses & aides scolaires

CE

Organisation de la journe de
lexcellence

Certificats de service fait (HS &

encadrement stagiaires)

CE

Censeur, Professeur
encadreur
Intendant(e) Gestionnaire Assistant(e) Social(e)
Censeur - DE

PERIODE/DATE OBSERVATIONS
En fonction des
acadmies

Juillet

Juin - juillet

Destination FASTEF

Juin - juillet

Destination Conseil Rgional

Destination DEMSG par la voie

hirarchique avec bordereau
denvoi
Mise disposition des
convocations ;
Confection des ordres de
mission (lyces)
Destination IA par voie
hirarchique ;
Possibilit de rvision des
propositions par lIA.
Destination IA et DEXCO par
voie hirarchique, copie
DEMSG.

Juin - juillet

Participation aux jurys dexamen

CE

Enseignants convoqus

Rcompense des meilleurs

lves ;
Rcompense des agents qui se
sont distingus dans le travail.
Bonne prparation des
supports de prsentation :
accessibilit au grand public ;
Rapport de compte rendu du
forum.

Juillet

Envoi rsultats, propositions de

fin danne (passage,
redoublement, abandons)

CE

Censeur, SG

Juillet - aot

Envoi des rsultats des examens

et concours

CE

Censeur, SG

Juillet - aot

Envoi des rapports sur la manire

CE

Censeur

Juillet

Destination IA.
17

ACTIVITES/TACHES
de servir des enseignants
vacataires
Envoi des rsultats de 3me aux
lyces polarisateurs
Evaluation des personnels
Runion de fin danne des BST
Runion dvaluation de
ladministration
Prparation et envoi des dossiers
de demande dorientation en
seconde

RESPONSABLE
DEXECUTION

AUTRES ACTEURS

PERIODE/DATE OBSERVATIONS

CE

SG, surveillant(e)s

Juillet - aot

Destinataire: Proviseurs, copie IA

CE

Censeur, SG

Juillet au plus
tard

CNBST

Directeurs BST

Juillet - aot

CE

Membres de
lAdministration

Juillet

Permanences de vacances

CE

Censeur, SG, BEXC/Lyce,

surveillant(e)s

Juillet - aot

Destination : Lyces polarisateurs

et IA (enseignement technique)
-

Prparation et envoi des dossiers

de demande dorientation en
facult

CE

BEXC/Lyce

Juillet - aot

Commande de matriel du 1er

semestre de lanne venir

CE

Intendant(e)/gestionnaire
Juillet - aot
Comptable des Matires

Destination Fonction publique

Copie dans le dossier
administratif de lagent
Coordination avec les CE des
collges polariss

Information des lves :

impression des formulaires
partir du site de lUniversit
choisie.
Remplissage du formulaire
Constitution du dossier avec
pices jointes valables
Envoi des demandes
dorientation par le CE
Destinataires: Rectorat UCAD
et DES pour les autres
universits

Engagement aux mois juillet -aot

Agenda adapt de USAID/PAEM, Le Guide du Chef dEtablissement, ralis par le collectif des chefs dtablissement moyen et secondaire, novembre 2004

18

QUELQUES TACHES PERMANENTES

Traitement du courrier Arrive et Dpart :
-

Enregistrement ;

Lecture ;

Suite donner ;

Classement et archivage.

Laccueil des parents et des usagers :

-

Disponibilit lgard des usagers.

Mise en place un dispositif daccueil des usagers ;

Bonne gestion du temps (discerner lurgent, limportant et le prioritaire) ;

Le contact individuel avec le personnel et les lves ;

Lencadrement des activits pri et parascolaires ;
La signature des documents de gestion comptable : sattacher au respect strict
des rgles de lorthodoxie financire ;
Le contrle et laccompagnement du fonctionnement pdagogique, administratif
de ltablissement et lappui matriel : le bon dmarrage de la journe doit tre
un objectif permanent ;
La transmission aux parents des relevs (carnets) de notes mensuels ;
Ltat mensuel des absences.
Le suivi des relations avec les partenaires ;
Le suivi des relations avec les autorits locales (collectivits notamment) ;
QUELQUES TACHES PONCTUELLES
La participation aux stages, sminaires et runions convoqus par les autorits ;
La dmultiplication des formations au sein de ltablissement ;
Laccueil des stagiaires des coles de formation ;
La rponse aux invitations et la participation diverses manifestations ;

19

DEUXIEME PARTIE:
DOMAINES DE
GESTION ET OUTILS
DE MANAGEMENT

20

LES DIFFERENTS
DOMAINES DE
GESTION
La bote outils du chef dtablissement comporte les cinq domaines de gestion suivants :
DOMAINE 1 : Gestion administrative et des ressources humaines
DOMAINE 2 : Gestion pdagogique
DOMAINE 3 : Gestion matrielle et financire
DOMAINE 4 : Environnement scolaire, quit et genre
DOMAINE 5: Communication et partenariat

21

DOMAINES

GESTION
ADMINISTRATIVE ET
DES RESSOURCES
HUMAINES

GESTION PEDAGOGIQUE

GESTION MATERIELLE

OUTILS DE MANAGEMENT
Organigramme dun tablissement : collge et lyce
Passation de services pour les nouveaux Chefs
dEtablissements
Confection, acheminement, rception et traitement
des demandes de transfert dlves
Runion de rentre des personnels
Dlivrance des certificats de prise de service
Rglement Intrieur consensuel et participatif
Rapport dactivits
Gestion des dossiers de candidatures au
baccalaurat
Demande dautorisation deffectuer des heures
supplmentaires
Gestion des candidatures au BFEM
Propositions de renouvellement, suppressions &
rgularisation des bourses & aides scolaires
Certificats de service fait (HS & encadrement
stagiaires)
Envoi rsultats, propositions de fin danne
(passage, redoublement, abandons)
Bordereau denvoi
Texte sur les heures supplmentaires
Demande dexplication et de mise en demeure
Certificat de cessation de service pour les agents
muts
Acte de mise en cong de maternit sur demande de
lintresse (fonctionnaire, non fonctionnaire)
Fiche de renseignements pour le personnel
Bulletin de visite mdicale (pour le personnel)
Billets de sortie
Billets dentre pour retard
Billets dentre pour absence
Certificat de prise de service
Certificat dexercice
Imputation budgtaire
Note de service
Relev mensuel des absences
Etat des absences
Demande de dossier administratif/scolaire
Dossier de demande de bourse
Programmes : http://igen.education.sn
Crdits horaires par discipline
Planification de la mise en uvre des programmes
Appui et suivi des activits des cellules
pdagogiques
Suivi des progressions et des valuations
Dispositif de remdiation
Modle dinventaire des ressources
22

DOMAINES
ET FINANCIERE

ENVIRONNEMENT
SCOLAIRE, EQUITE ET
GENRE

COMMUNICATION ET
PARTENARIAT

OUTILS DE MANAGEMENT
Quitus bibliothque
Livre journal ( acheter)
Grand livre des comptes ( acheter)
Fiche dinventaire
Carnet de bons de commandes (faire la demande au
ministre des finances ou au CRF)
Carnet de bons dentre dans lexistant ( acheter)
Carnet de bons de sortie provisoire de lexistant (
acheter)
Carnet de bons de sortie dfinitive de lexistant (
acheter)
Fiche de consommation des stocks
Spcimen de signatures ( retirer la DAGE/MEN ou
au CRF)
Relev rcapitulatif des matires
Modle de budget prvisionnel
Certificat administratif
Gestion des ressources additionnelles
Outil de gestion de lquit dans ltablissement
Outil de gestion durable de ltablissement scolaire
Outil de gestion de lhygine, de la scurit des
locaux (dsherbage, dsinsectisation, etc. et de la
sant des lves
Fiche dinspection des infrastructures et
quipements pour lentretien prventif et petites
rparations
Correspondance pour la prise en charge des grandes
rparations
Serment de lenseignant
Gestion des mariages et grossesses prcoces
dlves
Organisation dun forum sur les performances
scolaires et lexcution du budget
Canevas dun plan de communication
Canevas dlaboration dun projet dtablissement
Convention de partenariat

23

DOMAINE I :
GESTION
ADMINISTRATIVE ET
DES RESSOURCES
HUMAINES
Dans ce domaine, le chef dtablissement trouvera, dans le cadre de ses missions et
prrogatives, des instruments relatifs :
La prise de fonction ;
La gestion administrative ;
La gestion des personnels ;
La gestion des lves ;
La gestion des relations entre acteurs internes et la hirarchie ;
La prise de dcision.

24

ORGANIGRAMME DUN COLLEGE DENSEIGNEMENT MOYEN GENERAL

25

ORGANIGRAMME DUN LYCEE DENSEIGNEMENT SECONDAIRE GENERAL

26

CARTOGRAPHIE DES ACTEURS ET PARTENAIRES DE LETABLISSEMENT

Source : Adapt de USAID/EPQ (2011) : Dimension genre : facteur cl dune ducation de qualit ; Guide pratique pour le sous secteur du moyen.

27

CIRCULAIRE N 14025/MENC/DAG/FM DU 19/11/63 PORTANT

ATTRIBUTIONS RESPECTIVES DES CHEFS DTABLISSEMENT ET INTENDANT(E)S EN
MATIRE DADMINISTRATION FINANCIRE ET COMPTABLE DES TABLISSEMENTS
Les oprations administratives et comptables sont partages entre un Proviseur
(Directeur ou Directrice) et un Intendant(e) (ou Econome) dans les rapports indiqus cidessous, sous la haute surveillance dun Conseil dAdministration.
LE PROVISEUR
Le
Proviseur
est
le
Chef
et
lAdministrateur de ltablissement
-Il est le reprsentant officiel dans les
actes de la vie civile et notamment dans
ses rapports avec les Ministres
- Il assiste toutes les sances de travail,
confrences,
crmonies,
auxquelles
ltablissement est convi
- Suivant la nature des questions traiter,
il peut se faire assister par un ou plusieurs
de ses collaborateurs ou se faire
reprsenter par eux
- Il signe tout le courrier de ltablissement
mais, peut galement dlguer sa
signature.
- le Proviseur rend excutoires les titres de
recettes prpars par lIntendant(e)
- il engage les dpenses de ltablissement
dans la mesure des crdits ouverts.
- il signe les bons de commande et liquide
les factures correspondantes
- il vrifie et vise tous les livres et
documents comptables (matires et
deniers) et procde des vrifications
priodiques de la caisse
- il se fait prsenter les situations de crdit
- il prpare, prsente et soutient en
collaboration avec lintendant(e) devant le
Conseil dadministration, le budget de
ltablissement
- il passe les marchs de fournitures qui ne
sont pas du ressort du MENC
- il surveille et contrle toute lactivit des
services de lintendance et accorde une
attention toute particulire la vie de
linternat

LINTENDANT(E) OU LECONOME
-lIntendant(e) est le chef des services de
lintendance
il
est
lagent
comptable
de
ltablissement
- il prpare les titres de recettes mis par
le proviseur, en poursuit le recouvrement
et provoque trimestriellement les ordres
de reversement au Trsor
- il rdige les ordres de dpenses, est
responsable de leur excution matrielle,
prpare et vise les documents ncessaires
leur rglement
- par le visa des bons de commande,
lIntendant(e) contrle lexcution du
budget. Il doit refuser son visa en cas
dimputation errone ou dabsence de
crdit.
- il est charg de la caisse et dtient seul la
cl du coffre
- un double est cependant remis au
Proviseur sous pli cachet la cire avec la
combinaison du coffre tablie par
lIntendant(e) lors de son installation
- il est charg de la comptabilit des
deniers et matires et de la tenue de tous
les livres et documents comptables sy
rapportant.
- il est seul responsable du mobilier et
matriels usuels
- il est le grant de la caisse davances et le
billeteur de ltablissement en ce qui
concerne les soldes, les bourses, les heures
supplmentaires
- il rdige le courrier relatif ses services
- il est le chef de tout le personnel
dintendance (bureau, internat, externat,
service gnral) tout ordre donn celuici doit obligatoirement passer par son
canal
28

LE PROVISEUR

LINTENDANT(E) OU LECONOME
- le but des services dintendance tant
essentiellement de procurer tous
matres et lves, les meilleures conditions
matrielles possibles pour leur permettre
daccomplir
leur
travail
respectif,
lintendant(e) doit veiller personnellement
lentretien et au renouvellement du
mobilier et du matriel, la bonne tenue
des locaux, au bon fonctionnement des
bibliothques, du service des fournitures,
ceci en troite collaboration avec le
Censeur.
Dans les tablissements pourvus dun
internat, lIntendant(e) par de frquentes
visites au foyer, aux dortoirs, la cuisine,
aux rfectoires et la fin des repas,
partage la vie des internes.
- il assiste le plus souvent possible la
rception des denres fraches (poissons,
viande, lait, ptisserie, glace et requiert
une inspection sanitaire si ncessaire)
Dans laccomplissement de sa tche,
lintendant(e) est assist de sous
intendant(e)s, dattachs dintendance ou
de commis dont il organise le service, mais
il reste seul responsable de la marche de
celui-ci devant le Chef dtablissement

29

CIRCULAIRE N 1950/MEN/S2 DU 14/5/1966 PORTANT ATTRIBUTIONS DES CENSEURS

ET CHEFS DTABLISSEMENT
Une dlimitation stricte des attributions respectives du Chef dtablissement et du
Censeur dune part, du Censeur et du Surveillant(e) gnral dautre part, semble
premire vue malaise, ces attributions tant souvent modules selon limportance des
lyces ou la diversit des situations locales.
La Direction et ladministration dun lyce sont confies un Proviseur ou un/une
Directeur. Tous les autres fonctionnaires lui sont subordonns en tout ce qui concerne
leurs fonctions.
Le Censeur des tudes est de fait ladjoint, le collaborateur direct du chef de
ltablissement quil assiste dans ses fonctions, et quil remplace en cas dabsence ou
dempchement. Il reoit directement les ordres du Proviseur et lui rend compte de
lexcution, assist en cela par les surveillant(e)s gnraux. Son rle se dsigne de la
faon suivante:
Elves - Le Censeur est le surveillant(e) spcial et immdiat de tout ce qui concerne
lenseignement et la discipline. Le Censeur surveille la conduite, les murs, le travail et
le progrs des lves. Il constitue et contrle les listes dinscription des lves. Tient
jour le registre gnral. Il vrifie mensuellement les effectifs par classes et catgories
(internes - demi-pensionnaires - externes). Il contrle les absences des lves.
Il est responsable de la discipline gnrale et de la tenue des lves. A cet effet, il exerce
une police particulire sur les externes dont il surveille lentre et la sortie. Il est assist
dans cette tche par la surveillance gnrale. Il examine tous les livres, dessins et
gravures qui entrent dans le lyce et cartera ce qui pourra tre dangereux pour les
murs.
Il prside personnellement lentre et la sortie des classes, aux rcrations et aux
promenades. Il participe au service dinternat. Il pourra ainsi entrer toute heure dans
les salles dtudes. Il contrle le travail des lves par lexamen des cahiers de textes de
classe et des feuilles de notes hebdomadaires. Il veille la rgularit des devoirs. Il signe
les carnets de notes et doit pouvoir chaque semaine, rendre compte au Proviseur du
travail et du progrs gnral des lves.
Professeurs et surveillant(e)s gnraux - Mais sil est malais actuellement de faire
une dlimitation entre les attributions souvent connexes, on peut rappeler que le
Censeur, supplant immdiat du Chef dtablissement reste particulirement charg des
rapports avec les professeurs et de tout ce qui concerne lenseignement.

30

Il tablit galement le tableau des compositions et le fait approuver par le Proviseur.

Aucune modification ne devra y tre apporte sans son autorisation. Il vise les feuilles de
compositions, reoit et classe les copies aprs celles-ci.
Toutes les notes des professeurs et interrogations ou compositions lui sont
obligatoirement remises. Il est habilit attirer lattention des professeurs sur les
erreurs ou des irrgularits qui pourraient se glisser dans ltablissement ou le relev de
leurs notes ou dans leur priodicit. Sur le plan pdagogique, sil constatait un dfaut
caractris dans le travail dun professeur, il devrait en faire part au Proviseur et viter
dintervenir directement lui-mme auprs du professeur intress.
Enfin, il va de soit quaucune remarque du Censeur sur le travail ou le comportement
dun professeur ne saurait tre faite par lui aux lves ou en prsence des lves. Cette
rgle gnrale tant dailleurs valable pur tout le personnel de direction de nos
tablissements et nimporte quelle occasion.
Il organise les divers examens de ltablissement dont les sujets lui sont fournis par les
professeurs. Il contrle lassiduit de tout le personnel (enseignant et de surveillance).
Les professeurs linformeront de leur absence pour quil puisse prvoir les supplances.
Il tablit dailleurs un tat mensuel des absences, lequel tat sera transmis par le
Proviseur ladministration centrale.
Le Censeur tablit galement le tableau du service du personnel de surveillance en
rapport avec la surveillance gnrale.
Il fait la rpartition des tches (critures administratives, services de bibliothques,
mouvement des classes, contrle et surveillance des tudes); le Censeur prpare le
palmars pour la distribution des prix.
Je rappelle que les surveillant(e)s gnraux participent, sous lautorit du Proviseur, au
service du censorat. A ce titre, ils sont chargs entre autres du contrle du service des
matres dinternat et dexternat.
Je recommande une runion journalire au dbut de la matine, du Proviseur, du
Censeur et de la surveillance gnrale pour coordonner et rendre compte du travail de
chacun.
Matriel - Le Censeur est le contrleur et le conservateur de tout le matriel
pdagogique: matriel de classe, matriel scientifique, matriel de bibliothque. Les
commandes de ce matriel doivent lui tre adresses par les professeurs responsables et
par les conseils denseignement. Il veille lentretien du matriel; toute utilisation de ce
matriel sera faite avec son autorisation. Il sera tabli des registres de matriel (un par
spcialit). Les registres revtus des signatures ncessaires (Proviseur, Censeur,
Intendant(e), professeur responsable) seront tenus jour, et devront tre disponibles en
vue de toute inspection (Directeur des inspections, inspecteur gnral dEtat).
31

Bourses, heures supplmentaires - Le censorat tabli les projets de dcisions dheures

supplmentaires ou dheures de supplance ainsi que ltat trimestriel du service fait
des heures supplmentaires. Il tient jour le fichier des bourses, contrle des dcisions.
Les services de lintendance tabliront les tats trimestriels de paiement des bourses en
rapport avec le Censeur (visa du Censeur).
Je rappelle en conclusion que la saine organisation dun lyce est le fruit dun accord
parfait dans lquipe de direction.
Pour cela, il faut que les relations entre tous les membres de cette quipe soient
nombreuses, permanentes, troites et franches.
Les efforts de chacun doivent tendre, dans un climat de confiance, dans un esprit
collgial et une entente harmonieuse, concourir la bonne marche de ltablissement
dont le Proviseur reste le seul responsable officiel.

32

CIRCULAIRE N 2227/MEN/MES/SG/DEMSG DU 21/3/85 PORTANT ATTRIBUTION DES

SURVEILLANT(E)S ET SURVEILLANT(E)S GNRAUX
A la suite de linterprtation souvent restrictive quune partie du personnel de
surveillance plac sous votre autorit donne de son rle, je crois utile de rappeler par la
prsente circulaire ltendue des attributions des surveillant(e)s et surveillant(e)s
gnraux.
SURVEILLANT(E) GENERAL
SURVEILLANT(E)S
Les surveillant(e)s gnraux, membres du Le service des surveillant(e)s comprend:
personnel administratif, sont chargs sous
- La surveillance des tudes, des
lautorit du Chef dtablissement :
rcrations, de la permanence ;
1) du maintien de lordre et de la - La surveillance des mouvements, les
discipline dans ltablissement, ce titre,
services scolaires lintrieur ou
ils doivent veiller:
lextrieur
de
ltablissement
(notamment les critures). En cas
- lapplication du rglement intrieur de
dabsence des professeurs, ils assurent
ltablissement;
la surveillance des lves.
- lordre matriel et la discipline dans Les surveillant(e)s assurent un service
toutes les parties ltablissement qui sont hebdomadaire de 36 heures. Ils peuvent
places sous leur ressort;
tre autoriss en vertu de leurs droits la
- au contrle des absences et des entres formation, poursuivre des tudes mais
des lves;
sous rserve de laccord du chef
- la prise en charge des lves en cas dtablissement et de manire compatible
dabsence des professeurs
avec les ncessits de service.
2) de lducation des lves et de laction
pdagogique de lquipe administrative de
ltablissement
Les surveillant(e)s gnraux participent
notamment au contrle de la conduite des
lves et de leur travail. Ils ont sous leur
responsabilit des surveillant(e)s dont ils
organisent les emplois du temps en accord
avec le chef dtablissement et dont ils
contrlent les activits. Ils participent la
permanence administrative pendant les
vacances scolaires conformment aux
dispositions en vigueur.

IMPORTANT :
Rappeler ces instructions au personnel concern et en assurer le
respect

33

DECRET 2000 337 DU 16 MAI 2000 PORTANT CREATION DES CGE DANS
L'ENSEIGNEMENT MOYEN ET SECONDAIRE GENERAL
Article premier : Il est cr au niveau de chaque tablissement denseignement moyen
et secondaire, un Conseil de Gestion
CHAPITRE PREMIER : COMPOSITION, ATTRIBUTIONS ET FONCTIONNEMENT
Article 2 : Le conseil de gestion de chaque tablissement moyen et secondaire est
compos comme suit
1. Les membres de droit
A) AU NIVEAU DU LYCEE
- Le Chef d'tablissement, Prsident
- Le Censeur ou le Directeur (trice) des
tudes
- L'Intendant(e)
- Le/la reprsentant(e) du Conseil
rgional
- Le/la reprsentant(e) du Maire
- Le/la reprsentant(e) du Trsor

B) AU NIVEAU DU CEM ET DU BST

- Le Chef d'tablissement, Prsident
- Le/la Surveillant(e) gnral
- Le/la Gestionnaire
- Le/la reprsentant(e) du Conseil
rgional
- Le/la reprsentant(e) du Maire
- Le/la reprsentant(e) du Trsor

2. Les membres lus

A AU NIVEAU DU LYCEE
1 Surveillant(e) gnral(e)
2 reprsentants des parents dlves
Reprsentants du personnel enseignant:
3 jusqu 1000 lves ;
4 pour plus de 1000 lves

B AU NIVEAU DU CEM ET DU BST

1 Surveillant(e) gnral(e)
2 reprsentants des parents dlves
Reprsentants du personnel enseignant:
3 jusqu 1000 lves ;
4 pour plus de 1000 lves

Reprsentants du personnel de surveillance:

Reprsentants du personnel de surveillance

1 jusqu 1000 lves;

2 pour plus de 1000 lves
Les reprsentants des lves :
1 jusqu 1000 lves ;
3 pour plus de 1000 lves

1 jusqu 1000 lves;

2 pour plus de 1000 lves
Les reprsentants des lves :
1 jusqu 1000 lves ;
3 pour plus de 1000 lves

Il est prvu deux supplants pour chaque catgorie de membres lus.

Llection des membres lus se fait une date et une heure fixe par le Chef
dtablissement et au plus tard le 15 novembre.

34

Pour llection des reprsentants du personnel enseignant et de surveillance, le Chef

dtablissement dresse les listes dlecteurs et les communique au personnel. Chaque
lecteur est ligible dans sa catgorie.
Pour llection des reprsentants des Parents dlves, une assemble gnrale est
organise par les responsables de cette structure en relation avec le Chef
dtablissement.
Pour llection des reprsentants des lves, une assemble gnrale des dlgus de
classe est convoque cet effet par le Chef dtablissement.
Llection des membres lus a lieu au scrutin secret, la majorit simple des voix.
Dans un dlai de quinze (15) jours, le Chef dtablissement transmet lInspecteur
dAcadmie les copies des procs verbaux des diffrentes lections.
Article 3 : Le conseil de gestion exerce par lui mme, soit par sa Section Permanente
prvue larticle 5, des attributions relatives au fonctionnement matriel et moral de
ltablissement. Le conseil de gestion donne son avis sur ltat prvisionnel des recettes
et des dpenses, lobservation des prescriptions relatives lhygine et sur toutes les
questions qui lui sont soumises par le Ministre de lEducation, lInspecteur dAcadmie,
le Chef dtablissement ou la Section Permanente. Le conseil de gestion vote le budget.
Article 4 : Le conseil de gestion se runit autant de fois que de besoin et au moins deux
(2) fois par an, au dbut et la fin de lanne scolaire, sous la prsidence du Chef
dtablissement. En cas dempchement de celui-ci, la supplance est assure au niveau
du lyce par le Censeur et au niveau du CEM et du BST, par un professeur dsign par le
Chef dtablissement parmi les reprsentants du personnel enseignant au conseil de
gestion.
Les dlibrations ne sont valables que si le nombre de membres prsents est au moins
gal la majorit des membres du conseil. Le Chef dtablissement dsigne un secrtaire
parmi les membres du conseil. Le procs verbal des sances est tenu dans un registre
disponible auprs du Chef dtablissement. Dans un dlai de quinze (15) jours aprs la
sance, une copie du procs verbal est transmise lInspecteur dAcadmie.
Article 5 : La section permanente du conseil de gestion est compose comme suit :
35

Le Chef dtablissement, prsident ;

le Censeur ou le Directeur(trice) des tudes ;

le Surveillant(e) gnral ;

lintendant(e) ou le gestionnaire ;

les reprsentants du personnel enseignant et de surveillance au conseil de gestion.

La section permanente du conseil de gestion comprend un conseil intrieur et un conseil

de discipline.
Le Conseil intrieur donne son avis sur :
-

lamnagement de la vie scolaire en vue de lducation morale et civique

la tenue matrielle de ltablissement, son quipement, lentretien, le

renouvellement et lenrichissement du matriel scolaire et scientifique.

Le rayonnement de ltablissement lextrieur.

Le conseil intrieur se runit au moins deux fois par an, au dbut et la fin de lanne
scolaire.
Le Conseil de discipline agit en matire disciplinaire. Il peut proposer le rglement
intrieur de ltablissement et il statue sur les cas de discipline individuels ou collectifs.
Ses attributions sont consultatives. Il se runit la fin de chaque trimestre et chaque fois
que de besoin.
CHAPITRE II : DISPOSITIONS DIVERSES
Article 8 : Les fonctions de membre du conseil de gestion sont gratuites et ne donnent
droit aucune rmunration.
Article 9 : Toute vacance au sein du conseil de gestion par suite de mutation, dmission
ou dcs en cours danne scolaire parmi les lus, est complte par appel aux
supplants.
Le nouveau conseiller est lu pour la dure du mandat qui reste courir.
Article 10 : Sont abroges les dispositions du dcret 65.414 du 18 juin 1965 relatif aux
conseils de gestion des lyces, Collges et Ecoles Normales et toutes dispositions
contraires au prsent dcret.
36

NOTE DE SERVICE DU MINISTERE DE L'EDUCATION NO. 005670/ME/DC/JPN/JM

DU 23 NOVEMBRE 2005
Objet: Gestion des crdits des tablissements et comptences du Conseil du CGE
Suite aux diffrents errements constats dans la gestion des tablissements
d'enseignement moyen et secondaire, je rappelle par la prsente note de service que
seul le Conseil de Gestion, institu par le Dcret 2000-337 du 16 mai 2000, est
comptent pour la gestion des recettes mises disposition ou gnres par ces
tablissements.
Par recettes, l'on doit entendre:
Les frais d inscription comprenant ce qu'il tait convenu d'appeler les droits
d'inscription et les cotisations des Associations de Parents d'lves (APE);
Les contributions des partenaires et des Collectivits locales;
Les

produits

des

manifestations

socioculturelles

et

des

locations

d'infrastructures;
Les subventions, dons, et legs;
Les produits des diverses prestations de service.
Il importe de noter que les crdits ci-dessus numrs doivent tre grs conformment
aux dispositions de l'arrt interministriel no. 003207 du 17 mars 2004 qui dispose en
son article 4, que "Le Conseil de Gestion de chaque tablissement moyen ou secondaire
est charg du contrle, de la mobilisation et de l'utilisation des ressources gnres par
ledit tablissement."
L'article 5 du mme arrt prcise : "La fonction d'administrateur du Conseil de
Gestion est assume par le Chef d'tablissement. L'intendant(e) ou le gestionnaire est le
comptable des recettes et des dpenses."
En consquence, il importe d'attirer l'attention sur le fait que toute personne qui
dtiendrait par devers elle tout ou partie de ces fonds publics sans y tre dment
habilite par les textes en vigueur, se mettrait dans la situation du comptable de fait et
engagerait ainsi sa responsabilit personnelle.
Vous voudrez bien assurer cette prsente note une large diffusion.
Le ministre
37

CIRCULAIRE N2947 ME/IGEN/Y.D/S.K DU 05 JUIN 2002 PORTANT SUR LA JOURNEE

CONTINUE DANS LES LYCEES ET COLLEGES
La journe continue lEcole impose certaines conditions dites daccompagnement
garantes de la qualit qui sied la ralisation de performances scolaires. Nous pouvons
citer :
-

lexistence de blocs sanitaires fonctionnels, propres, en nombre suffisant et

rpondant aux normes.

des salles de classe en adquation avec le nombre de classes pdagogiques.

une cour ombrage, munie de bancs, pour permettre une dtente des lves au
cours de la pause.

une restauration sur place un cot supportable par les mnages souvent
dmunis.

une organisation pdagogique pertinente ne rduisant pas le temps

dapprentissage qui sera distribu quotidiennement entre 8H et 17H

pause de 30mn

libration du mercredi aprs midi

libration du samedi matin, si cela est possible.

Ainsi, lautorisation accorde un tablissement pour organiser la journe continue doit

se fonder sur lanalyse de la situation pdagogique, conomique, sociale et financire
dudit tablissement.
Ladministration scolaire charge de dcerner lautorisation en vue de linstauration de
la journe continue, doit pouvoir collecter des informations vrifiables (cf. guide joint)
pour apprcier objectivement lopportunit de donner son accord.
Lautorisation est donc conscutive la rception dun rapport du chef dtablissement
faisant ltat des lieux et aprs analyse et vrification des donnes contenues dans le
rapport.
Par ailleurs, une autorisation nest jamais accorde de manire irrvocable. Elle peut
tre suspendue pour cause de dtrioration des conditions de travail par lautorit
administrative comptente.
LInspecteur dAcadmie est lautorit administrative qui dcerne les autorisations aux
tablissements de sa circonscription.
38

GUIDE POUR UN ETAT DES LIEUX

Le prsent guide structure le rapport du Chef dtablissement qui souhaite instaurer la
journe continue
I. IDENTIFICATION DE LETABLISSEMENT
-

Nom :

Adresse :

IA :

IDEN :

Tl.

E-mail :

II. SITUATION DES PERSONNELS

II-1 Proviseur ou Principal
-

Nom et Prnoms

II 2 Surveillant(e)s
-

Nombre de surveillant(e)s gnraux

Nombre de surveillant(e)s simples

II 3 Secrtariat
-

Nombre de secrtaires et qualification

II 4 Personnel de service
-

Personnel de charge

Gardien

II 5 Professeurs
-

Liste des professeurs par discipline mentionner leur qualification (CAEM, CAES,
Instituteur) et leur emplois du temps

III. LOCAUX ET EFFECTIFS

-

Nombre de salles de classes :

Nombre de classes pdagogiques :

Locaux rservs ladministration :

39

Description des sanitaires (nombre, qualit)

Cour ombrage :

Bancs disposs dans la cour (nombre, qualit) :

Effectifs des lves :

Garons :

Filles :

Prciser public ou priv :

IV. ORGANISATION DU SERVICE

-

Crdits horaires par discipline et par cours, rellement appliqus :

Seuil de rotation dans les classes :

Activits socio-ducatives :

Crneaux horaires choisis pour les cours, les TP, les TD, la rcration et la pause :

Rle des professeurs et des surveillant(e)s dans une organisation de la journe

continue

Perception quont les lves, les enseignants et les parents dlves de la journe
continue en ce qui concerne lorganisation de leur travail (indiquer la
mthodologie utilise et joindre tous les documents en faisant foi)

V. RESTAURATION
V 1 Organisation de la restauration
-

Lieux :

Personnes ressources

Ventes (prix moyens)

Crneaux horaires

Hygine des denres :

Gestion et contrle des denres

V 2 Financement (subventions)
-

Origine et nature

Forme et hauteur des financements

Gestion des ressources

Procdures de contrle

VI. Vux et suggestions

40

41

DCRET 78.227 DU 28 FVRIER 1978 ABROGEANT ET REMPLAANT LES ARTICLES 2 ET 3

DU DCRET 61.175 DU 24 AVRIL 1961 DTERMINANT LES MESURES DESTINES
ASSURER LE RESPECT DES HORAIRES DE TRAVAIL DANS LES ADMINISTRATIONS
PUBLIQUES
Article premier. Les articles 2 et 3 du dcret 61.175 du 24 avril 1961 sont abrogs et
remplacs par les dispositions suivantes.
Article 2. Toute absence constate au moment dun contrle effectu par les autorits
comptentes, si elle nest pas justifie par un cas de force majeure dment tabli ou par
une autorisation rgulirement dlivre, met son auteur en position dabsence
irrgulire et lexpose aux mesures ci aprs:
a) toute absence fera lobjet dune lettre dobservations adresse lintress avec
demande dexplications crites;
b) quatre absences non justifies ou plus au cours du mme mois entranent lencontre
de lintress lmission dun ordre de recettes, conformment aux taux mensuels ciaprs dfinis, dduction faite des allocations familiales:

pour une demi-journe

1/60me du salaire

pour une heure :

1/240me du salaire

pour une demi-heure :

1/480me du salaire

pour un quart dheure :

1/960me du salaire

Article 3. Les ordres de recettes sont mis pour chaque ministre, sur rapport du
fonctionnaire responsable qui ltablit et transmet mensuellement au Ministre des
finances et des affaires conomiques, le dcompte des absences des agents de son
dpartement lexclusion de ceux dentre eux cits larticle premier.
Le dcompte mensuel est obtenu pour chaque agent en additionnant les dures relles
des retards commis.
Le produit des prcomptes est class aux recettes diverses
Article 4. Le Ministre dEtat charg des Finances et des Affaires conomiques et chacun
des Ministres sont chargs de lexcution du prsent dcret qui sera publi au Journal
Officiel.

42

MODELE DE PV DE PASSATION DE SERVICE

Rpublique du Sngal
Un Peuple Un But Une Foi

Ministre de lEducation nationale

Inspection dacadmie de _ _ _ _ _ _ _ _ _

PROCES-VERBAL DE PASSATION DE SERVICE

ENTRE

Madame/ Monsieur, Prnom Nom, fonction, sortant

ET

Madame /Monsieur, Prnom Nom, fonction, entrant

Annotation : Numroter toutes les pages et parapher chaque page du procs-verbal par
lentrant et le sortant
Lan et le
, M, Mme,
Fonction entrant,

, Fonction, sortant a pass le service M, Mme,

Situation administrative des agents entrant et sortant

Annotation : dabord prsenter la situation administrative du sortant
M. Mme Prnom NOM, grade

et matricule de solde

Acte de nomination
Nature . N..date
Acte de cessation de service
Nature . N..date
Annotation : Ensuite prsenter la situation administrative de lentrant
Acte de nomination
Nature . N..date..
Etat des services dans les fonctions ou dans les fonctions similaires de lagent entrant :
(il sagit de poste de responsabilit)
43

Section I: prsentation de la situation de ltablissement ou du service

Position de ltablissement dans le dispositif acadmique

Missions du service

Organisation du service (prsentation organigramme)

Situation des personnels par discipline, corps et grade : nombre par grade

Liste nominative du personnel administratif (annexe 1)

Liste nominative du personnel enseignant (annexe 2)
Liste nominative du personnel dappoint (Annexe 3)
Section II Expos des principales affaires en instance (toutes les questions qui
peuvent avoir un effet sur le fonctionnement de ltablissement ; des questions prendre en
reprage)

Section III. Courrier et archives

-

Courrier confidentiel : dpart et arrive

Courrier ordinaire : dpart et arrive ouverts de tel n tel n

Annotation : citer les registres ouverts de tel n tel n

Note : Enumrer les principaux documents en usage ou archives (registre larrive,
au dpart, classeur chronologique, les lettres et tous autres registres particuliers au
service.
Section IV. Situation des crdits
Paragraphe 1er. Excution du budget de ltat
A. Situation gnrale des crdits :
1 Fonctionnement :
Chapitre :

Section :

Titre :
44

Annotation : Les rfrences budgtaires doivent tre fournies comme lanne

budgtaire, le chapitre, la section, le titre. Pour chaque type de dpense, indiquer
larticle, le paragraphe et la ligne
Art

Paragraphe

Ligne

Libells

Crdits
allous

Crdits
engags

Crdits
disponibles

Annotation : Le tableau propos par le dcret est simplifi et les termes revus. En fait,
les libells renvoient aux catgories de dpenses dclines en nature de dpenses.
Lordre est chang pour suivre les tapes dallocation dabord, dengagement ensuite
pour enfin dterminer les crdits disponibles qui engagent la responsabilit de lentrant
la prise de fonction.
2 Dpenses communes
Art

Parag

Ligne

Libells

Crdits
allous

Crdits
engags

Crdits
disponibles

Annotation : Il est possible de faire un tableau regroupant le fonctionnement et les

dpenses communes.
En outre, le dcret demande de :

ventiler approximativement le crdit de larticle en fonction des besoins

correspondants une catgorie ou chaque nature de dpenses.

Reprendre toutes les rubriques budgtaires figurant au sommier des dpenses.

3 Ressources extrabudgtaires (additionnelles)

Dsignation

recettes

dpenses

solde

A. Compte tenu de la diversit de crdits quon a dans un service donn, il est conseill
de : dresser dautres tableaux pour des dpenses couvertes par dautres crdits
autres que les crdits de fonctionnement et Factures et tats des sommes dues
et arrirs

45

Annotation : Cette partie a une importance capitale car dans lattestation sur lhonneur
faite par le sortant, il est fait mention quaucune facture autre que celles figurant dans le
procs-verbal de passation de service nest attendue. Cest l une manire de contrler la
sincrit, lexactitude et lexhaustivit des arrirs pour viter des situations
dommageables au service et lentrant.
1 Fonctionnement
a) Dpenses priodiques : eau, lectricit, tlphone.
Libells de
dpenses

N Factures

Dates

Bnficiaires

Montant

Totaux
Annotation : Chaque catgorie de dpenses peut comprendre plusieurs factures
rfrencer en prcisant leur date c'est--dire les mois antrieurs la passation de
service, les bnficiaires compris comme fournisseurs et le montant de chaque facture.
b) Dpenses occasionnelles
Libells de
dpenses

N Factures

Dates

Bnficiaires

Montant

Totaux
2 Dpenses communes
Mmes situations pour le fonctionnement
3 Autres dpenses
Mmes situations pour le fonctionnement
B. Evaluation des dpenses consommes mais non encore engages
Ces dpenses sont gnralement prises en charge par ltat
Eau
Electricit.
Tlphone

46

C. Situation des provisions

Donner la situation dtaille des crdits engags au titre des dpenses permanentes et
des dpenses sur le march.
D. Rcapitulation des provisions
a)Fonctionnement
Crdit de larticle (dotation ou dlgation).
Crdit engag
Crdit disponible thorique.
Factures arrires non engages
Dpenses consommes non factures.
Crdit rellement disponible
b) Dpenses communes
Mmes situations que pour le fonctionnement
c) Autres dpenses : dpenses tires des recettes extrabudgtaires
Mmes situations que pour le fonctionnement
Paragraphe 2 Livres comptables
1 Carnets de bons dengagement
Annotation :
donner les rfrences prcises des carnets de bons puiss et celles
des carnets de bons en service
Le dcret demande d numrer tous les bons dengagement (ou de commandes),
ouverts ou non laisss par lagent sortant pour toute sa gestion ; faire apparatre
les carnets manquants des gestions antrieures et de la gestion de lagent
sortant .
2 Registre des cranciers (sommier des dpenses)
Indiquer sil est tenu et sil est jour
3 Registre des marchs
Indiquer sil est tenu et sil est jour

47

Section V. Situation des caisses et livres comptables correspondants

Annotation : A ce niveau, il sagit de la gestion financire
E. Rgie de recettes
1 Situation de caisse
Annotation : Dans les tablissements denseignement moyen et secondaire, les
ressources gnres par les frais dinscription et autres sources doivent obligatoirement
faire lobjet de situation en termes de recettes et de dpenses selon lesprit des textes
rglementaires qui rgissent la mobilisation et lutilisation des frais dinscription ( citer
les rfrences). Arrt interministriel 003207 du 17 mars 2004
2 Livres comptables (numration de tous les livres comptables et indiquer sils
sont jour ou non) : livre journal, grand livre des comptes, carnet de bon de
commande, carnet de bons dentre, carnet de bons de sorties, carnet de bon de
sortie provisoire, sommier des dpenses engages, etc
F. Rgie davances (si elle existe)
1 Situation de caisse
Annotation : indiquer le n de larrt de cration, le montant du plafond ; le n de
larrt de nomination du grant. Pour la situation : indiquer lapprovisionnement
(date) et montant
En guise dexemple, le tableau suivant peut en rendre compte
Lettre apport
approvisionnement

Imputation

Montant de
lengagement

Dpenses
effectues

Crdits
disponibles

Observations

2 Livres comptables (idem)

Note : mentionner les diffrences entre les situations comptables et les espces en
caisse
Annotation : Faire le dcompte
G. Billetage sil existe dans le ltablissement
Annotation : a peut sappliquer aux IA et IDEN qui paient des salaires de volontaires
et de vacataires. Avec la bancarisation, moyen terme, cette situation peut tre dpasse
48

1 Situation de caisse
2 Livres comptables (idem)
H. Bourses (Conseil rgional)
1 Situation de caisse
2 Livres comptables (idem)
Etc.
Section VI. Situation des magasins et livres comptables correspondants
A. Magasin de denres
Annotation : cas des cantines et des quelques rares tablissements ayant encore un
internat
B. Magasin de fournitures (1)
C. Bibliothque : ne pas omettre les mallettes pdagogiques (1)
D. Lingerie : (1)
E. Infirmerie (1)
F. Ateliers (1)
G. Laboratoires (1)
H. Parc automobile, carburants, pices dtaches (1)
1 Parc
2 Carburants (tickets et provisions chez les fournisseurs
3 Pices dtaches
(1) : A chacune de ces rubriques correspondent les sous-rubriques suivantes :
1 Inventaire
Le matriel acquis dans le cadre du partenariat et des Projets dEtablissement
doit figurer dans les livres comptables.
Annotation : en ce qui concerne le parc, on peut prciser : Limmatriculation, la marque,
le type de vhicule et le bnficiaire
49

2 Livres comptables ou auxiliaires se rapportant la rubrique. : Recensement de

tout le matriel
Section VII. Comptabilit - matires
Annotation : mettre en annexe les inventaires faits concernant le matriel, le mobilier et
les fournitures de bureau, les stocks de produits
1 Livre journal
2 Compte de gestion
3 Inventaire exhaustif du matriel existant, prt ou emprunt avec mention de
son tat.
Etc.
Note : mentionner les diffrences entre existants comptables et existants
physiques.
Annotation : Ces inventaires doivent prendre en compte dans les tablissements tout le
matriel en service sans oublier au plan immobilier les salles de classe, les salles
spcialises de mme que les blocs administratifs comme les logements administratifs
(occupants, quipement et, autres accessoires)
DOCUMENTS ANNEXES
Les agents entrant et sortant devront porter en annexe tous les tableaux. La liste
exhaustive dpend des particularits de chaque service

Liste nominative du personnel administratif (annexe 1)

Prnom

Nom

Matricule
de solde

Grade

genre

Fonction

Observations

Liste nominative du personnel enseignant (Annexe 2)

Matricule
Prnom
Nom
Grade Genre discipline Observations
de solde

Liste nominative du personnel dappoint (Annexe 3)

Prnom

Nom

Matricule
Grade
de solde

Genre

Fonction Observations

50