Conduite du changement

Séquence 5 : Boîtes à outils de la conduite du changement. Levier 3 : Accompagner et se Former au changement

Conduite du changement
Dr. Malick NDIAYE
Séquence 5 : Boîtes à outils de la conduite du changement. Levier 3 :
Accompagner et se Former au changement

Introduction
La formation et l’accompagnement jouent un rôle important pour conduire et réussir le changement. Un certain nombre
d’outils sont à disposition afin d’accompagner et de se former au changement. On peut distinguer :

- Outil 1 : Le plan de transition

- Outil 2 : L’analyse des besoins pédagogiques
- Outil 3 : Le plan de formation
- Outil 4 : Le plan d’évolution managériale

Outil 1. Le plan de transition

 Objectifs ?
Le plan de transition permet de savoir comment accompagner au mieux les personnes sur le terrain pour les
changements qu’elles auront à gérer. Il consiste à programmer, pour les impacts majeurs, des actions
d'accompagnement du changement mises en œuvre pendant le projet auprès des intéressés.

 Quand ?
Le plan de transition se fait à la fin de la phase d'études d'impacts. Il n’y a pas un plan de transition mais une
liste de plans de transition, un par unité. La forme est assez simple, c’est une liste d’actions à réaliser.

 Etapes ?
- Etape 1 : Définir la liste des actions d'accompagnement. Pour répondre à l'ensemble des impacts détectés, une
liste d'actions doit être produite et renseignée en termes de planning, de criticité et de responsable pour que
les transformations soient réalisées concrètement ;
- Etape 2 : Partager le plan de transition avec les opérationnels. Les résultats de la mesure des impacts et du plan
de transition associé ont-ils bien été partagés avec les opérationnels et leur hiérarchie ? Le partage des impacts
est tout aussi nécessaire que celui du plan de transition : certaines actions risquent de poser question au regard
de leur pertinence ou simplement du temps nécessaire à leur mise en oeuvre par les acteurs terrain.

Le plan de transition sert également à expliquer et justifier certains choix à condition d’être bien partagée en amont.
Toutes ces étapes nécessitent donc d'être menées conjointement avec les acteurs terrain.

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Outil 2. L’analyse des besoins pédagogiques

 Objectifs ?
L’analyse des besoins pédagogiques consiste à définir, par population, tous les besoins de formation (en termes
de savoir, savoir-faire et savoir être) et à envisager les dispositifs de formation. C'est une approche par les acteurs
au regard de leurs besoins d'accompagnement pédagogique. En fonction des savoirs sollicités, différentes
stratégies de formation pourront être envisagées. Par exemple, pour les changements plus techniques, vous
pouvez partir des fonctionnalités de l’outil et des profils des personnes qui les manipulent et en déduire les
formations nécessaires. Pour des changements organisationnels, vous pouvez vous baser sur les impacts des
changements sur les différentes populations et définir chacune d’elles les formations nécessaires.

 Quand ?
L'analyse des besoins pédagogiques se fait après les études d'impacts et avant la production du plan de formation.
On la réalise également à partir de la cartographie des acteurs et parfois même des " mix com ".

 Étapes ?
- Etape 1 : Définir pour chaque population le tableau mentionné ci-dessus.
- Etape 2 : Qualifier les contenus pédagogiques à prévoir en fonction de la matrice suivante à partir des
informations collectées dans le tableau réalisé

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- Etape 3 : Définir les cursus, modules et séquences pour chaque population. Cette étape consiste à définir les
cursus et modules à créer avec les besoins en formation auxquels ils répondent, les populations concernées, les
modes de dispense, l'effectif des personnes, les séquences et les contenus pédagogiques, la documentation
associée, les moyens matériels nécessaires à sa réalisation (salle disponible, vidéoprojecteur...) et le budget
nécessair
Un exemple d’analyse de besoins pédagogiques

Mini-cas à traiter :
Identifier les éléments essentiels en prendre en compte pour l’organisation des formations ?
Eléments 1 : les formats de la formation
Les formations sont généralement organisées en cursus (3 jours par exemple), module (3 modules d'un jour) et
de séquence (3 séquences de 2 heures par module).
- Un cursus est constitué d'un enchaînement logique de modules pour une population homogène.
- Un module répond à un ou plusieurs besoins en formation. Pour chaque module, vous devrez définir le mode
de dispense (présentiel ou e-learning ou mixte), le format (séminaires, formations en petits groupes ou en
individuel) et les moyens matériels nécessaires.
- Les séquences d'un module sont des moments de formation avec un résultat visible et des modalités
spécifiques.

Eléments 2 : la volumétrie de la formation

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La volumétrie consiste à déterminer le nombre de jours total de formation pour le projet traité. Pour avoir le nombre de
jours total, il faudra rajouter aux jours de formation, les jours de conception des supports. L'équation de la volumétrie
de formation est simple lorsque l'on a le nombre de modules, la durée par module et le nombre de participants par
session. Le calcul de la volumétrie se fait par le calcul des trois opérations suivantes :

- Volumétrie de formation = Somme du nombre de jours pour les modules

- Nombre de sessions par module = Nombre de bénéficiaires / Nombre de participants par session
- Nombre de jours par module = Nombre de sessions × Nombre de jours par session
Les calculs de volumétrie se font généralement sous la forme de tableaux comme le modèle suivant au moyen d'un
tableur.

Un exemple de Tableau de bord de la formation

Outil 3. Le plan de formation

 Objectifs ?

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Le plan de formation est le document de référence du processus pédagogique accompagnant le changement. Il donne
toutes les informations aux questions : qui sera formé avec quels formateurs ? A quoi seront formées les personnes en
termes de contenus ? Quand les formations auront-elles lieu ? Comment et sur quelles modalités pédagogiques ? Quel
sera le coût du dispositif de formation ? Le schéma ci-dessous résume toutes les questions auxquelles le plan de
formation apporte des réponses opérantes en termes de conception et de déploiement des formations :

 Quand ?
Le plan de formation se fait après avoir identifié les besoins pédagogiques. Il déclenche les phases de conception de
supports, de formation des formateurs et de logistique des formations. Ces trois étapes sont indispensables à la
réalisation des formations.

 Etapes ?
- Etape 1 : Planifier les grandes étapes du plan de formation en fonction des impératives du projet ;
- Etape 2 : Définir les actions de conception de formation. On reprend les éléments des besoins pédagogiques et
on identifie les actions à mettre en œuvre pour les concevoir
Ces actions doivent couvrir la réalisation des documents des modules pédagogiques (PowerPoint de présentation, cahier
d’exercice, livret du formateur, module d’e-learning, …)

Action de Objectif Date de Responsable Rédacteurs Contributeurs Valideurs Budget

formation réalisation

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- 3. Définir le calendrier de dispense : à partir des besoins en formation, du planning de déploiement du projet et
des contraintes d’organisation et de logistique d’une session, définissez le planning des formations.
Session Date Module Population Formateur

Mini-cas à traiter :

1. Quels sont les stratégies de formation ?

Nous distinguons trois stratégies type de formation en fonction du caractère plus ou moins collectif de la cible et des
supports mobilisés :

- la formation collective consiste à former toutes les personnes d’un périmètre donné. Avec des dégrés différents
d’approfondissement, toutes les personnes concernées suivent tout ou partie des formations en fonction de
leurs besoins au regard de leur activité ;
- la formation par relais consiste à ne former que quelques personnes avec un niveau d’expertise élevé pour
qu’ensuite, ces derniers puissent redéployer ces formations auprès d’autres agents. Pour une bonne maitrie des
contenus et des messages de la formation, nous conseillons d’avoir un seul niveau de formateurs relais. Cette
stratégie exige un temps plus important pour la période de formation qui se fera en deux vagues : une première
vague pour les relais et la deuxième vague pour les salariés. Cette stratégie permet de minimiser les couts de
formation et de créer des experts en internes qui joueront le rôle de référent après le projet ;
- la formation individuelle s’apparente à du tutorat/coaching. Un nombre de personnes limité est formé
individuellement de manière personnalisée. Le formateur orientera son contenu de formation sur la
présentation de concepts, méthodes et pratiques mais surtout travaillera avec les stagiaires à la résolution de
cas pratiques dans leur environnement de travail.

Outil 4. Le plan d’évolution managériale

 Objectifs ?
Les managers, loin d’être de simples relais du changement, doivent en être les co-constructeurs en charge de
créer les conditions de leur acceptation et de leur réalisation. A la fois, porteurs, relais et bénéficiaires du
changement, ils occupent une place privilégiée dans le projet de changement. En ce sens ; leurs pratiques de
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management doivent évoluer. Le plan d’évolution managériale identifie les managers, les besoins d'évolution et
les actions prévues à cet effet.

Ce modèle leadership/management peut être mobilisé pour l’élaboration de ce plan.

Le plan de développement managérial doit être adapté à la typologie de manager ainsi qu’aux compétences nécessaires
pour déployer et ancrer le changement. On distingue principalement trois types de managers (on peut également faire
une typologie plus fine) :

- les managers de premier niveau (ceux qui encadrent des équipes sur le terrain) ;
- les managers de deuxième niveau (des managers de managers) ;
- le top management (responsables de grandes directions qui participent aux instances décisionnelles).

 Quand ?
Le plan de développement managérial se fait en même temps que les études d'impacts ou dans la phase de diagnostic
d'un projet. Il doit être réalisé avant le déploiement des leviers (communication, formation, accompagnement) pour que
ces derniers puissent intégrer les actions du plan de développement managérial.

 Étapes ?
- Etape 1 : Identifier les managers. Tous les managers concernés par le projet sont identifiés en typologies ;
- Etape 2 : Analyser les besoins de professionnalisation en management. Pour les typologies envisagées, sont
définies les compétences managériales à développer. Pour vous aider dans ce travail, vous pouvez mobiliser des
référentiels de compétences managériales comme celui proposé avec la figure à la page précédente ; il distingue
les compétences de leadership et de management au travers de 7 compétences clés. Les 7 compétences sont :
l'organisation du travail, l'animation d'équipe, la mise en place de dispositifs de contrôle, la gestion du
changement, la prise décision, la capacité de délégation et le pilotage de la performance ;
- Etape 3 : Définir et programmer des actions de professionnalisation. En fonction des populations et des
personnes concernées seront proposées des actions de développement managérial avec des formations
présentielles, du e-learning, du coaching, des ateliers de codéveloppement ou la participation à des réseaux
apprenants.

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