Sommaire

I - Introduction ………………………………………………………………………………..…………….. 2

II - Présentation du cabinet comptable : Cabinet MF Audit……..…………….…….. 2-

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III - Présentation et analyse du processus « Suivi de dossier client » ………...… 4-

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A) Présentation du processus ………………………………….…………..…….…………. 4-

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B) Schéma du processus …………………………………….……………….………..………. 6-

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C) Analyse du processus …………………………….………………………..…….……..…. 8-9

IV - Veille ………….……………………………………………………………………………………….. 9-
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I/ Introduction

Etudiant en BTS Comptabilité-Gestion j’ai dû pendant ces deux années réaliser deux stages
de 5 semaines. Un lors de ma première année de BTS qui s’est déroulé du 21 mai au 22 juin
2018 puis le second durant ma deuxième année, du 19 novembre au 21 décembre 2018. J’ai
réalisé mes deux stages au sein du même cabinet, le cabinet comptable MF Audit situé à
Vincennes. Durant ce stage j’ai effectué différentes tâches, comme le tri, l’enregistrement
de documents comptables, (achat, vente, banque), ou encore l’archivage.

II/ Présentation du cabinet comptable  : Cabinet MF Audit

J’ai réalisé mon stage de première année ainsi que celui de deuxième année dans un
cabinet comptable situé à Vincennes (94300). Le cabinet MF Audit est une SARL qui a été
créée en 1999. Les deux associés sont deux experts comptables et se partagent la gérance
de l’entreprise depuis 2016 qui était détenue avant uniquement par Mme FOURNIER. Ce
cabinet est composé de 4 salariés, deux experts comptables ainsi que deux comptables. Ils
emploient aussi des stagiaires, des étudiants en alternance ou encore des salariés en VAE
(validation des acquis de l’expérience).

Chaque personne travaillant dans le cabinet dispose d’un ordinateur portable équipé du
progiciel de gestion Sage Coala. Le travail sur ordinateur portable facilite l’accessibilité, cela
leur permet lors des déplacements chez les clients de pouvoir montrer l’état actuel des
comptes ou les écritures où il manque des justificatifs par exemple. Lorsqu’une personne a
fini de travailler sur un dossier client, elle enregistre le dossier du client sur son bureau, puis
elle copie la version sur le Cloud. Ce cloud contient tous les dossiers, ainsi lorsque quelqu’un
récupère le dossier il est à jour avec les derniers éléments reçus enregistrés. Ils possèdent
chacun leur propre bureau, ont à disposition une imprimante ainsi qu’un téléphone fixe ou
chaque appel est reçu par un des assistant comptable puis redistribué en fonction de la
demande de la personne qui appelle.

Les principales missions réalisées par le cabinet sont :

- La Création d’entreprise : Ils proposent une aide dans le choix de la structure de
l’entreprise, le statut social du dirigeant ou encore le choix des options fiscales (IS ou
IR). Ils procèdent aussi à toutes les formalités de création de l’entreprise.

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 - La comptabilité de l’entreprise : Tenue complète ou partielle de la comptabilité,
établissement des comptes annuels, audit comptable et financier, gestion sociale et
fiscale ou encore négociation des financements bancaires.

- Développement et restructuration : Etablissement d’un business plan, d’une

évaluation de tableau de flux de trésorerie prévisionnelle, mais aussi établissement
de la déclaration de cessation des paiements par exemple ou encore rédaction de
Mémorandum d’information (présentation de la société ou de l’activité à céder).

- Fermeture : En effet le cabinet est présent jusqu’à la fermeture de l’entreprise ou il

peut établir des bilans de liquidation, étudier l’impact fiscal et juridique pour le
dirigeant et procéder aux formalités de liquidation.

J’ai pu travailler avec Mme Fournier qui avait comme type de client un certain nombre de
bar-tabac, des professions libérales, ainsi que des TPE ou PME.

Isabelle Fournier Jean-Philippe

(expert- Desire (expert-
comptable) comptable)

Béatrice Séraphin
(comptable) (comptable)

Aide comptable Aide comptable

III/ Présentation et analyse du Processus  : Suivi de dossier client

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 A) Présentation du processus

1- Le client du cabinet à ses habitudes, ainsi il fait parvenir ses documents toujours de
la même façon. C’est-à-dire que certains préfère les déposer en main propres,
d’autres envoient leurs documents par voie postale, il se peut aussi que le comptable
se déplace lui-même pour récupérer les documents et il arrive aussi que les clients
envoient leurs documents par photo sur le site ReceiptBank.

2- Une fois les documents récupérés, ceux-ci font l’objet d’un tri. Tout d’abord par type
de documents (achat, vente, banque) si ce n’est pas préalablement réalisé par le
client, puis par date. Un contrôle est établi pour s’assurer que le dossier du client est
complet et peut être comptabilisé en totalité

3- Si dans les documents envoyés par le client il manque des documents, des
justificatifs, ou si des mois sont incomplets au niveau du relevé de banque par
exemple alors l’expert-comptable se charge de relancer le client par mail ou par
téléphone.

4- Documents Numériques : Le dossier du client est créé sur ReceiptBank  s’il n’existe
pas déjà. Il faut importer préalablement le PCG du client sur ReceiptBank pour
pouvoir disposer des mêmes numéros de comptes que ceux présents sur Coala. Puis
il faut assigner les bons comptes de charge par rapport aux factures, et vérifier que
le traitement des informations réalisé par le site a bien été effectué, c’est-à-dire
vérifier que le montant HT et TVA correspondent bien à la facture. Une fois chaque
facture associée au bon compte de charge, on y relie le compte fournisseur
correspondant.

5- L’enregistrement des documents physiques : Les documents sont enregistrés

comptablement un par un dans le dossier du client sur le progiciel Coala. Les
documents enregistrés font l’objet d’une « annotation » ou figure le journal d’achat,
le mois où il est enregistré ainsi que le numéro de pièce de ce qui permet de
retrouver plus facilement les factures s’il y a un problème dans l’enregistrement.
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 L’enregistrement des documents numériques : Le site ReceiptBank permet une
exportation des écritures sous forme d’Excel, ensuite une nouvelle vérification doit
être faite, ainsi que l’ajout du journal sur ce même fichier (rajouter une colonne pour
indiquer le journal car cela n’apparait pas préalablement), une fois que le fichier est
prêt, copier puis coller sur le progiciel Coala.

6- Lors de l’enregistrement du relevé bancaire du client, certains montants notamment

les chèques ne peuvent être affectés directement aux bons comptes. Ainsi grâce aux
chéquiers nous pouvons donc contrepasser l’écriture inscrite en compte d’attente
avec le bon compte fournisseur ou client, ce qui nous permettra par la suite de
procéder au lettrage.

7- Le lettrage des comptes s’effectue dès lors que des documents comptables sont
enregistrés et que les chéquiers des clients sont reçus.

8- Chaque document comptable enregistré fait l’objet d’un archivage. En effet, chaque
client du cabinet dispose d’un classeur où sont rangés en fonction de l’exercice
comptable tous les documents envoyés par ce dernier. Ainsi chaque classeur
possède un ou plusieurs intercalaires ou sont rangés les achats, les ventes et la
banque. De plus les clients disposent aussi d’un dossier à sangle où sont rangés les
documents ne pouvant être enregistrés mais étant important, comme la relance de
leurs fournisseurs concernant un retard de paiement, ou encore des courriers reçus
des impôts de la banque.

9- Une fois que toutes les modifications possibles sont réalisées sur le dossier du client
et que notre travail est terminé, le dossier Coala du client est enregistré sur le cloud
où sont stockés chaque dossier client avec la dernière version, ainsi lorsqu’un
collaborateur voudra prendre le dossier du client celui-ci sera à jour et il pourra
travailler dessus sans aucun problème.

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B) Schéma du processus

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 C) Analyse du processus « suivi de dossier client »

1- Lorsque les documents comptables sont au cabinet ils ne sont pas triés directement,
ils sont rangés dans le classeur du client. Donc si sur le mois le cabinet n’enregistre
pas les documents du client le mois suivant de nouveaux arrivent et ainsi il y a une
accumulation de documents, un triage plus long car il se peut que des factures
antérieures n’arrivent que plus tard car le client à oublier de les faire parvenir avant.

2- Le traitement des documents par type et date permet un enregistrement plus simple
et plus efficace. Le contrôle des documents est nécessaire car il arrive que l’expert-
comptable ou le comptable demande un document spécifique au client qu’il avait
oublier auparavant ainsi si le document est oublié par le client, celui-ci est
directement relancé.

4- Le cabinet a mis en place un système de traitement des documents en ligne via le

site « ReceiptBank » qui permet notamment aux clients avec de nombreuses
factures de pouvoir prendre en photo leurs facture et de les importer directement
sur le site avec un identifiant et un mot de passe fourni par le cabinet. Cette mise en
place, qui a eu lieu entre mes deux stages, permet au cabinet d’avoir beaucoup
moins de documents à stocker car, en effet, le site propose un archivage en ligne, où
tous les documents peuvent être accessibles. Le cabinet l’a proposé à ses clients les
plus importants et donc ceux avec beaucoup de documents d’essayer ce nouveau
système qui est tout nouveau pour le cabinet. J’ai ainsi pu constater un gain de
temps, car une partie qui est le tri des documents n’est plus à faire, elle est réalisée
par le site directement. De plus même si ce système est nouveau et que des mises à
jour sont attendues, notamment pour l’identification des factures et le montant HT
et TVA de celles-ci, ce changement tient toutes ses promesses, et pourra permettre
au cabinet sur le long terme de gagner du temps

5- L’enregistrement des documents physiques se fait un par un et l’annotation qui est

faite sur chacun des documents est primordiale. En effet elle permet en cas d’erreur
faite par celui qui enregistre ou s’il y a un problème avec la facture de pouvoir la
retrouver directement et facilement. Pour l’enregistrement des documents
numériques, une fois le fichier Excel prêt et validé, l’action de copier-coller se fait
très rapidement, les numéros de pièces sont générés directement par le site,
cependant pour retrouver la facture il faut ici se fier aux montant de la facture car les
documents sont stockés en fonction de la date d’ajout.
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 6- Les relevés bancaires sont enregistrés chaque mois, un contrôle est effectué au
niveau du solde pour que le solde du journal banque du client ainsi que le solde
présent sur le relevé bancaire correspondent cependant, les chéquiers des clients
sont indispensables pour le cabinet car chaque montant inscrit en compte d’attente
doit être affilier au bon compte fournisseur pour pouvoir solder le compte d’attente
et dans le même temps pouvoir lettrer les comptes fournisseurs.

IV Veille

Définition de la veille : La veille est un processus de recherche, de collecte, d’analyse

et de stockage d’informations pertinentes sur un sujet. Ce processus peut être utilisé à des
fins personnelles ou professionnelles. Au niveau de l’entreprise, lorsqu’elle est mise en
place cela lui permet d’être constamment informé des nouveautés sur différents thèmes,
car il existe différents types de veille que l’entreprise peut mettre en place.

Les différents type de veille : La veille technologique par exemple qui consiste à être
tenu au courant des nouveautés du secteur, comment se portent les concurrents. La veille
commerciale, qui est plus focalisée sur un marché en particulier se concentre donc sur
l’offre et la demande de ce dernier ou encore la distribution par exemple. La veille juridique,
elle, concerne toutes les nouvelles lois qui vont entrer en vigueur et ce que cela change pour
l’entreprise, si elle doit ou non changer sa façon de faire. Enfin la veille comptable pour tout
ce qui est des nouveaux taux qui peuvent entrer en vigueur par exemple, nouveau taux de
TVA, nouveau taux de CSG, ainsi les comptables doivent obligatoirement se tenir au courant
de toute nouvelle modification qui peut être apporté car cela impacte considérablement
leur travail.

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 Les deux méthodes de la veille : Deux méthodes sont utilisées pour mettre en place
une veille, la méthode « pull » en flux tiré et la méthode « push » en flux poussé. La
méthode pull correspond à un besoin, dès lors que l’entreprise émet un besoin, alors elle va
à la recherche d’informations. La méthode push consiste à rechercher l’information sans
qu’un réel besoin en ai émis la demande ainsi c’est une sorte d’anticipation.

Au sein de mon cabinet plusieurs méthodes étaient mises en place : Tout d’abord le
cabinet était abonné a des revues comme « Revue française de comptabilité » gérée par
l’ordre des experts comptable que le cabinet reçoit mensuellement et ou figure des
informations sur le droit fiscal, le droit des affaires, le droit social, le droit des entreprises en
difficulté par exemple. Le cabinet est aussi abonné sur quelques sites internet ce qui leur
permet d’être tenus au courants comme sur impot.gouv ou encore sur l’URSSAF, ainsi dès
lors qu’un nouveaux taux entre en vigueur les collaborateurs sont directement mis au
courant et peuvent appliquer ce taux lorsqu’il devient obligatoire. Ainsi le cabinet a mis en
place une méthode de flux poussé qui permet à l’information de venir directement aux
collaborateurs sans qu’ils n’aient besoin d’aller vers elle.

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