M3 // Jour 1

GESTION AVANCÉE
DES CONTRATS
Valentina Maksiutenko
Nathalie Gebrayel

1
 Approche 3D pour obtenir le meilleur rapport qualité -prix

GESTION DES
CONTRATS

Concevoir Démontrer Livrer

Cycle de vie du marché

Méthode de passation Évaluation des offres Gestion du contrat
de marchés

BUILDPROC
 Objectives
Objectifs Market
Marché

Market
Sondage duSounding
marché
Besoins
Needs
Besoins Positionnement
Indicateurs de Supply Positioning de
KPI’s
performance l'offre
Participation
Market au
Engagement
Objectifs de développement
Developmental Objectives marché
Préférence
Supplier des
Preferencing
Spécifications
Specifications fournisseurs
Plan de passation des
Strategic
marchésPP Plan
stratégiques
Estimates
Estimations
Méthode
Procurement Methodde
passation de marché
Lots etPackages
Lots & emballages
Internal
Interne SWOT
SWOT AwardBase
Basis
d'attribution
Méthode
Delivery de livraison
Method
Type
Contract de
Type
Capacités
Capacities
contrat

Situation
Situation Proc Design de
Conception
la passation
PESTLE
PESTLE
de marchés
External
Externe Gestion
Risk des
Management
risques

BUILDPROC
 Besoin Exigences détaillées Évaluation
Politique Fonctionnalités
Appliquer
obligatoires
Plan Crit. d’éval.
Fonctionnalités RQP ?
Urgence préférées
ATTRIBUTION ?

CONTRAT
Critères.
Produits d’éval.
Conditions
Fournisseurs Qualif. Crit. partic.
Marché Base
Cible d'attribution

Approvisionnement du
Document d’appel d’offres
marché

BUILDPROC 4
 S&E RACI

Risques Coûts et calendrier Communication

Exigences en matière de
Entrée de
Coûts de base rapports
RMP Risque Étapes clés Contacts
Suivi Plan de gestion
Spécifique au Calendrier de base Tenue de de contrat
contrat dossiers et
Risques Coût et calendrier archivage
Suivi

PGC
Rapports sur les
Résiliation
ICP
Gestion du
changement Réclamations et
Rôles et Litiges
Mesure Responsabilités Vérification de la
Cibles et
Repères qualité

ICP Conditions du contrat

BUILDPROC 5
 Le plan de gestion des contrats (simple et de faible valeur)

Rôles et responsabilités

dates contractuelles clés et étapes clés de

livraison

étapes de budget et de paiement

exigences en matière de tenue de registres

BUILDPROC 6
 Plan de gestion des contrats
(grande valeur, risque ou complexité)

risques potentiels identifiés

principaux contacts, rôles et responsabilités
procédures de communication et de rapport
principales conditions contractuelles
jalons contractuels, y compris le chemin critique
principaux livrables du contrat
KPI et processus de mesure
mécanismes de contrôle des variations/changements de contrat
exigences en matière de tenue de registres
BUILDPROC 7
 GESTION DES RISQUES

• Risques
2 • Techniques de
4
identifiés • Probabilité gestion • Évènement
• Propriétaire du • Impact • Application des
risque techniques
•  NOTE

1 3
GC

Vérifier si les fournisseurs remplissent leurs obligations contractuelles et si

toutes les questions sont traitées de manière efficace et efficiente, en toute
équité et transparence.
BUILDPROC 8
 Identification des risques des marchés : évaluer 8 domaines
clés

complexité et
l'expérience et la
compétitivité du livraison et sécurité fournisseurs et
capacité de
marché d'approvisionnement relations fournisseurs
l'emprunteur

durabilité environnement
innovation technique
(environnementale, d'affaires et
tendances des coûts - le degré et le taux
économique, sociale); d'exploitation
de changement
et

BUILDPROC 9
 Évaluer les risques identifiés, les noter et les classer par
priorité
1 = Très faible (TF)
2 = Faible (F)
3 = Moyen (M)
4 = Haut (H)
5 = Très élevé (TE)

BUILDPROC 10
BUILDPROC 11
 Exécution

GC

Objectifs de
ICP de résultat Mesure
développement

12
 L'importance des ICP : ce qui est
mesuré est réalisé

Fixent des objectifs et suivent les

progrès par rapport à cet objectif

aident à éclairer une meilleure prise

de décision

peuvent suivre l'efficience,

l'efficacité, la qualité, la rapidité, la
conformité, l’exécution du projet/du
personnel, l'utilisation des recours

BUILDPROC 13 13
 Indicateurs clés de
performance

Les ICP peuvent être classés en plusieurs types différents

Ressources Pertinents
Mesurables Vos ICP reflètent-ils
Processus Pouvez-vous suivre
physiquement vos ICP ?
l'objectif global de
l'entreprise ?

Produits
Résultats
Projet Réalisables
Spécifiques Encadrés par
Qu'est-ce qui est Vos indicateurs clés de
exactement un performance sont-ils le temps
réalistes ? Quand vos ICP
indicateur de réussite ?
doivent-ils être
atteints ?

BUILDPROC 14
 Projet de développement d'un système de connexion à haute
tension permettant l'échange transfrontalier d'énergie entre les
pays voisins A, B et C

ICP du projet (niveau PPSD) :

ICP de • Les Régions Cibles sont approvisionnées en échange

d'énergie transfrontalier flexible et mutuellement
profitable en 5 ans ;

sortie • et cette offre s'adapte à la croissance démographique des

10 prochaines années.

• 95 km de ligne de transmission de 400kv construite dans le pays A

ICP de en 24 mois.
• 10 km de ligne de transmission 500kv construite dans le pays B
en 20 mois.

sortie • 120 km de lignes de transmission 220 kV dans le pays C sont

•…
réhabilitées en 24 mois.

BUILDPROC 15
 Passation des marchés pour la construction de 15km de ligne de
transmission de 400 kv dans le pays A

ICP du processus (niveau des opérations de passation de

marchés) :

ICP de
• L'appel d'offres pour la construction de la ligne de transmission est
annoncé au plus tard le 22 février 2023.
• Au moins 4 soumissionnaires déposent des offres pour la
construction de la ligne de transmission.

processus • L'évaluation est terminée au plus tard le 22 juin 2023.

• Aucune erreur n'est repérée dans les exigences techniques.
• Les prix reçus s'inscrivaient dans une marge de 10 % du devis.

• Le spécialiste en la matière est à bord d'ici fin décembre

ICP 2022.
• Les exigences sont approuvées par l'unité technique au
plus tard le 30 janvier 2023.
d’entrée • L'estimation des coûts respecte le budget disponible.
• ...
BUILDPROC 16
Construction de 95 km ligne de transmission de 400 kv dans
le pays A

Niveau contrat (plan de gestion des contrats) :

• 95 km de ligne de transmission de 400 kV construite dans le pays A en 24 mois

ICP de • Le contrat est exécuté sans augmentation de prix indue et dans les limites du
budget.
• Zéro retard imputable à l’entité acheteuse.

sortie
• Zéro retard imputable à l’entrepreneur (sinon, LD appliqué).
• Les pertes de puissance selon les tests ne dépassent pas les limites autorisées.

• L'entrepreneur se mobilise entièrement dans les 4 semaines suivant la

ICP signature du contrat.

• Les approbations sont accordées à l'entrepreneur dans un délai de 4 semaines.
• Aucun Expert Clé n'est remplacé ou absent.

d’entrée
• Les permis sont obtenus dans un délai d'un mois et demi à compter de la
réception des documents.
• Les mises à jour du calendrier sont soumises par mois.
• ...
NOM DU PROJET 17
 Les contrats peuvent-ils tout couvrir ?

Complémentarité avec la législation pertinente

Relation avec d'autres documents juridiques / jugements

Relation avec les meilleures pratiques

Relation avec les standards et normes (industrielles ou

professionnelles)

Relation avec d'autres doctrines éthiques et implicites

BUILDPROC 18
 TYPES DE CONTRATS

Réel

publicitaire
Quantités @
Taux de

Mesure
mesuré contrat
Conception Contrat : Re-mesurer les
Forfait
détaillée quantités

Rejeté Convenu
Forfait

Conception Contrat : Vérifier le produit Approuvé

de base
Exécution

Prix convenu
+ Bonus
- Sanctions
ICP Contrat :

Quantité
Temps et
matériel

réelles
(temps et
mesuré matériel)
Articles Contrat : Matériel Quantités réelles
nécessaires
Prix actuel
Prix coûtant
majoré

+ frais ou
+% ou
+ Bonus
Conception Contrat : Prix réel
détaillée

BUILDPROC
 Types de contrat et risque

Le mode de livraison, le type de contrat et le risque sont

interdépendants : [PMBOK]
• l'utilisation de contrats à prix unitaires/forfaitaires fixes répartit le risque de
tarification sur l'entrepreneur (en cas d'augmentation des prix des matières
premières, l'entrepreneur perd ; s'ils baissent, les bénéfices de l'entrepreneur
augmentent)
• L'ajout d'une formule de révision des prix permet de partager ce risque entre
les deux parties (la réduction de prix profite au propriétaire tandis que
l'augmentation de prix compense l'entrepreneur)
• Les contrats à frais remboursables peuvent entraîner une augmentation de la
valeur totale au-delà des attentes
• L'ajout d'incitatifs pourrait ramener les coûts aux attentes, voire moins.

BUILDPROC 20
 Types de contrat, paiement et risque

Min Forfait – EPIC – Conventionnel/Traditionnel

Forfait + variations
Flexibilité et contrôle

Calendrier d’activités

Devis quantitatif

Type de contrat Grille des tarifs

Coût + frais fixes ou %

Temps et matériaux
(utilisés principalement pour
Max
Max Temps de développement de la portée Min les
Min Risque employeur (si la portée est Max travailleurs de la construction
Max précise) Min
Incitation des entrepreneurs à fixer des
prix avec précision
Source
Source: :Groupe
Groupe
delalaBM
de BM

BUILDPROC
M3
2 // Nathalie Gebrayel

22
 Matrice d'attribution des responsabilités

Au sein de l'organisation contractuelle, les Parties ont un ou des

représentants autorisés affectés à des tâches spécifiques et
suivent des canaux de communication spécifiques.

un RAM est une représentation schématique de ces parties et de

leurs rôles et responsabilités.

Outre les rôles/responsabilités, les parties ont défini les

responsabilités et indemnités inhérentes à leurs devoirs et
fonctions ; ceux-ci sont définis ailleurs dans le contrat.

BUILDPROC 23
 Responsabilités de la GC

Responsabilités de la fonction de GC de l’Acheteur :

• S'assurer que l'objectif du contrat est atteint… avec efficience, efficacité et

économiquement.
• Représenter l'Acheteur légalement et contractuellement
• Veiller au respect des dispositions contractuelles administratives et
techniques.
• Surveiller les risques, anticiper les changements, régler les problèmes et
gérer tout ce qui précède dans le meilleur intérêt de l'acheteur.
• Superviser les rapports de mise en œuvre dans les deux sens, documenter les
rapports, les livrables, les journaux, etc.

BUILDPROC 24
 Responsabilités de la GC

Responsabilités de la GC de l’Acheteur : suite

• Gérer les relations, résoudre les positions contradictoires

personnelles, gérer les litiges et les réclamations en tentant une
résolution à l'amiable dans la mesure du possible
• Assurer l'achèvement satisfaisant et définir les rôles et
responsabilités du fournisseur après l'achèvement
• Superviser la remise des résultats aux utilisateurs ou bénéficiaires

BUILDPROC 25
 Avenant du contrat

Les variantes peuvent

inclure
• changement
d'adresse L’avis de non objection
• remplacement du du FIDA est obligatoire
personnel pour les contrats à
En réalité presque • augmentation des examen préalable dont
aucun contrat n'est quantités l'amendement :
Idéalement, un contrat
exempt de variation • Spécifications 1. augmente la valeur
ne devrait pas en avoir
Changements variables initiale du contrat de
inévitables • Modification de plus de 10 %
l'entité juridique de 2. Prolonge la durée
l'entrepreneur initiale du contrat de
(fusion) 25 % ou plus
• Changements
d'horaire
• etc…

REMARQUE : si une modification inclut l'ajout de nouveaux éléments (non prévus à l'origine dans le contrat)  traités comme
DC/SSS
Si un changement comprend l'augmentation des quantités d'articles déjà tarifés dans le contrat  traité comme un avenant.
BUILDPROC 26
 Variations

Certaines variations peuvent être réglées par échange de correspondance

D'autres exigent un mode d'accord plus formel

Certaines variations peuvent être imposées unilatéralement

D'autres nécessitent un accord mutuel

Les variations sont une cause principale de litiges car les parties ne parviennent pas à s'entendre sur la
nécessité, la portée et l'impact des changements entraînant des retards d'exécution, des produits de qualité
inférieure, des dépassements de prix, etc.

Cependant, l'utilisation constructive des variations peut fournir un meilleur résultat pour les deux parties !

BUILDPROC 27
 Conseils sur les variations

Consignes pour éviter les litiges liés aux modifications :

• Planification et préparation précontractuelles appropriées

• Portée du contrat et conditions et circonstances environnementales bien étudiées (site,
emplacement, utilisateurs finaux, configuration organisationnelle, cadre juridique, permis
et licences, problèmes d'importation, etc.)
• Rédiger des clauses reflétant les situations réelles du projet, de l'organisation et de
l'environnement, y compris :
• Énoncé de la portée : ce qui est à l'intérieur et ce qui est à l'extérieur de la portée
• Référence claire aux normes, codes, dessins, spécifications, etc.
• Aucune contradiction entre les dispositions (par exemple entre les spécifications & DQ
& DWGS)
• Un langage contractuel clair, concis et indiscutable

BUILDPROC 28
 Variations
Experts qualifiés
affectés à la gestion du
contrat ; capable de
Dispositions
contractuelles adaptées • prévoir les
sur la gestion des changements à
modifications l'avance et analyser Attitudes ouvertes et
(notification, leur impact positives parmi les
traitement, négociation, • Rechercher des homologues plaçant le
approbation, modalités pour éviter bien-être et le succès du
juridictions, décisions les changements projet au premier plan.
finales, délais, indésirables
obligations, portée • Appliquer les
initiale, etc.) concepts d'ingénierie
de la valeur de
manière itérative et
continue

29
 Dégâts : Liquidé et général

Les dommages-intérêts forfaitaires sont essentiellement une estimation initiale de la perte

maximale que l'acheteur peut subir avant la résiliation, calculée en termes monétaires.

Aux États-Unis, un cautionnement de 100 % est requis pour chaque travail fédéral >
100 000 $

À l'échelle internationale, les dommages-intérêts pour retard s'élèvent généralement à

environ 10 %

Les dommages couverts par l'assurance du contrat sont généralement plafonnés à un

facteur de la valeur du contrat

(Deng et. Al, 2004)

BUILDPROC 30
Remèdes

Dommages directs : Faire appel à la garantie d’exécution

Dommages généraux… Faire appel à l'Assurance Contractuelle

Appel à la garantie de paiement anticipé

Déduire des sommes équivalentes à des résultats contestés ou LD

Résiliation

Sanctions administratives conformément à la législation nationale

Autres

31
La force majeure est un événement ou une condition qui
n'est pas raisonnablement
prévisible et échappe au
contrôle raisonnable d'une
partie et n'est pas le résultat
d'actes, d'omissions ou de
retards de la partie qui s'appuie
sur un tel cas de force majeure,
n'est pas un acte, un événement
ou une condition que cette
partie s'est expressément
engagée à assumer au titre du
contrat,
rend l'exécution par cette partie
de ses obligations en vertu du
n'aurait pas pu être empêché,
contrat impossible ou si
réparé ou guéri par la diligence
impraticable qu'elle est
raisonnable de cette partie,
considérée comme impossible
dans les circonstances.
32
À défaut de remplir des obligations, ne sera pas considérée un comme un
défaut ou un manquement si ce manquement est dû à un cas de force
majeure, à condition que :

En cas de désaccord
La partie affectée sur l'existence ou
la partie a pris toutes
a informé l'autre continuera à remplir même de force
les précautions
partie dès que ses obligations et à majeure, les parties
raisonnables et les
possible atténuer les doivent suivre la
mesures alternatives
conséquences procédure de
règlement des litiges

33
 Gestion de la relation

Confiance : les attitudes et les comportements de toutes les personnes concernées dans la structure
de gestion doivent être fondés sur la confiance en révoquant les attitudes contradictoires.

Communication : Les canaux de communication et les flux d'informations sont clarifiés à tous les
niveaux.

Bonne foi : chaque partie doit agir dans tous les aspects de manière à reconnaître les droits de
l'autre partie et agir pour accomplir ces droits en toute bonne foi.

Mouvement vers des contrats relationnels

BUILDPROC 34
 Quand négocions-nous ?

Signature préalable au contrat

Variations (portée, coût, délai)

Retards ou prolongations

Remplacement expert

Modification des honoraires des experts

Rejet de livrables, rapports, études, etc.

Lors de la résolution à l’amiable des litiges

Résolution basée sur la médiation

BUILDPROC 35
 • Capacité de préparation et de planification,
• Connaissance du sujet,
• Capacité à comprendre les véritables intérêts de l'autre
Des partie,
compétences • Capacité à penser clairement et rapidement sous
pression,
de négociation • Capacité à exprimer ses pensées verbalement,
• Bonne capacité d'écoute,
efficaces • Patience,
• Capacité à persuader les autres,
nécessitent : • Capacité à comprendre les autres,
• Capacité à contrôler ses émotions, et
• Capacité à maintenir la flexibilité.

BUILDPROC 36
Nous croyons que le succès
vient de la passion
et du travail acharné.»

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