P2P Malmlmlzamlmzlaz

LES BONNES PRATIQUES P2P
POUR LES ACHATS « HORS

PRODUCTION »
Dernière mise à jour : septembre 2022
Ce document et les informations qu’il contient sont la propriété de Safran. Ils ne doivent pas être copiés ni communiqués à un tiers sans l’autorisation préalable et écrite de Safran.
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Ce document est une présentation du processus

« Procure To Pay » et un recueil des bonnes pratiques à
suivre rédigé spécifiquement pour les achats hors
production. Néanmoins un certain nombre de principes
présentés ici s’applique également aux achats
production.
Les points spécifiques à l’outil ARIBA sont identifiés en

marge avec le logo :
Ce document pédagogique est autoporteur et peut être

utilisé indépendamment en lecture seule ou bien dans le
cadre d’actions de formation.
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Certains aspects du P2P présentés dans ce document sont directement

liés aux outils déployés par Safran Finance Services France (SFS
France) et à certaines contraintes réglementaires applicables en France.
Les autres Centres de Services Partagés Finance (CSP en Chine, au
Maroc, en Amérique du Nord, au Royaume-Uni) ayant des outils
différents, il existe des différences dans la mise en œuvre du P2P entre
SFS France et les autres CSP.
En illustration voici ci-dessous 3 différences clés entre SFS et les autres

CSP Finance :
• Hotline fournisseur disponible pour les fournisseurs;
• Solution Cockpit Facture avec des Workflows automatisés pour le traitement des
litiges;
• Externalisation de la numérisation des factures papier => différence entre les
adresses de facturation et les adresses d’envoi des factures.
Les points spécifiques à SFS sont identifiés avec le logo : SFS
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Règles de conduite en formation
• Merci d’éteindre vos portables et PC
• Nous commençons et finissons à l’heure
• Soyez direct et concis dans vos interventions
• Pas de conversation parallèle
• Tout le monde est actif et participe
Sommaire
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1) Introduction au Procure To Pay - (36p)

2) Besoin - (4 p)
o Les raisons d’un programme P2P p. 7
o Emettre un besoin - Bonnes pratiques p. 44 - p. 46
o Les délais de paiement en France p. 8
o Les retards de paiement p. 9
o Eléments nécessaires pour une DA p. 47
o La lutte et les sanctions p. 10-12 3) Demande d’Achat (DA) - (9 p)
o Définition du P2P p. 13 o Rédiger une Demande d’Achat (DA) p. 49 - p. 54
o Mission et objectifs du P2P p. 14 o Synthèse p. 55 - p. 57
o Label RFR p. 15 4) Commande d’Achat (CA) - (9 p)
o Les acteurs Safran p. 16 o Emettre une Commande d’Achat (CA) p. 59 - p. 64
o Organisation et gouvernance p. 17 o Synthèse p. 65 - p. 67
o Réseau POS p. 18 5) Réception - (7 p)
o TdB avec indicateurs p. 19 o Faire une réception p. 69 - p. 73
Les leviers de performance p. 20
o
o Synthèse p. 74 - p. 75
o Performance P2P p. 21
6) Facturation - (11 p)
o Eléments du coût de traitement p. 22
o Facturation fournisseur - Règles d’or p. 77 - p. 83
o Processus standard et variantes p. 23
o Facture fournisseur - exemple p. 84
o Les acteurs du P2P p. 24
o Rôle du gestionnaire de DA p. 25 o Critères facture en automatch p. 85
o Outils p. 26 o Facture d’avoir par le fournisseur p. 86
o Systèmes d’information p. 27 o Contestation d’une facture p. 87
o Mode d’acquisition des factures p. 28 7) Saisie, comptabilisation et litige - (11 p)
o Facturation électronique p. 29 o Rapprochement p. 89 - p. 90
o Référentiel de facturation p. 30 o Destinataires de WF et notices p. 91
o Destinataire de workflow p. 31 o Traiter un litige p. 92 - p. 96
o Numéros de CA, BL, PVR/PVA, BR p. 32 o Demande d’avoir p. 97 - p. 98
o Points clefs du processus p. 33 o Synthèse p. 99
Facture sans commande interdite p. 34
8) Paiement - (3 p)
o
o Agilité dans le processus p. 35
o Paiement p. 101 - p. 102
o Analyse des retards de paiement p. 36
o Mode de paiement p. 103
o Communication interne & Formation p. 37
o Insite Procure To Pay & E-Learning p. 38-39
9) Bureau d’achats et carte achat - (3 p) p. 105 - p. 107
o Communication externe & outils p. 40 10) Référentiel fournisseurs - (1 p) p. 109
5 Ce document
o Portail Helpdesk
et les informations fournisseurs
qu’il contient de SFS
sont la propriété pas être copiés ni communiqués 11
p. 41-42
de Safran. Ils ne doivent à un )tiers
Conclusion
sans l’autorisation- préalable
(3 p) et écrite de Safran. p. 111 - p. 113
/01/ Emettre le besoin
Introduction au Payer le
fournisseur
Créer une
Procure To Pay
Traiter les Demande d’Achat
litiges
Contractualiser
Enregistrer
la facture
Passer la
Emettre commande
la facture
Réceptionner
Livrer la fourniture
6/
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Pourquoi une démarche Procure to Pay (P2P) au niveau du groupe Safran ?
15% des factures du groupe sont payées en retard

Or ces retards peuvent avoir des impacts importants
• Trésorerie mise à mal chez nos fournisseurs les plus fragiles
• Atteinte à la réputation & dégradation d’image pour le groupe
• Pénalités & indemnités forfaitaires & amendes administratives (LME – Loi Hamon/Sapin)
• Retards de livraison ou refus d’investissement (ramp up) => impact Supply Chain et OTD
• Remises de Fin d’Année (RFA) bloquées
• Incertitudes dans le pilotage du cash-flow du groupe
• Perte de productivité chez Safran Finance Services et Safran Purchasing
La démarche P2P au sein du groupe Safran

Lancement Apprentissage Maturité
Une Une
organisation organisation
Des
Un projet de sous sous
initiatives
2013 à 2014 sponsoring sponsoring
depuis 2012
finance de achats
2014 à 2015 depuis 2015
7 Ce document et les informations qu’il contient sont la propriété de Safran. Ils ne doivent pas être copiés ni communiqués à un tiers sans l’autorisation préalable et écrite de Safran.
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Une première pratique consiste à
ajouter 45 jours à la fin du mois
de la date de facture (FdM 45J).
Le régime légal des délais de paiement en France Ex : une facture émise le 20 mars
arrivera à échéance le 15 mai.
60 jours, c’est le délai maximal qui peut être convenu entre
Une seconde pratique existe qui
les parties pour régler les sommes dues à compter de la consiste à ajouter 45 jours
date d’émission de la facture. calendaires à la date de facture
puis de se positionner en fin de
mois (qui se lit 45J FdM) pour
45 jours, c’est le délai maximal de paiement des factures une date d’échéance du
“périodiques” à compter de la date d’émission de la facture. règlement le 30.
Le délai de paiement
45 jours fin de mois, à titre dérogatoire, sous réserve recommandé par Safran est le
fin de mois 45 jours (FdM 45J).
que ce délai soit inscrit dans le contrat et ne constitue pas
une discrimination manifeste à l’égard du créancier.
A savoir
1. Le délai de 45 jours fin de mois peut être appliqué par dérogation. Il existe deux modes de computation.
2. Le délai maximal de 45 jours date d’émission de facture s’applique aux factures « périodiques »
correspondant à des factures récapitulatives.
3. Il existe un certain nombre de cas particuliers, notamment s'agissant du transport routier de marchandises
ou de la location de véhicules, où les délais de paiement convenus ne peuvent en aucun cas dépasser trente
jours à compter de la date d'émission de la facture.
4. A défaut de stipulation expresse, c’est un délai de 30 jours à compter de la livraison de la marchandise ou de
l’exécution de la prestation de services qui s’applique.
5. Le fournisseur est tenu de délivrer sa facture dès la réalisation de la livraison ou de la prestation de
services, ou autre jalon spécifique de facturation négocié entre les parties (facturation à date fixe par
exemple).
C2 - Restricted
Retards de paiement : les impacts
2
– 15/02/22
en France
payent leur
Entreprises fournisseurs et
3 sous traitants
en retard
– 20/09/21
– 31/12/20
Les retards de paiement
sont à l'origine d'un quart
des faillites recensées Les retards de paiement, un
en France frein énorme au bon
fonctionnement de l’économie !
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La lutte contre les retards de paiement continue de s’amplifier
Dispositif de lutte contre les paiements tardifs

• Des mesures dissuasives avec sanctions
financières
• Des contrôles renforcés avec du « Name and
shame »
• Une vigilance accrue des commissaires aux
comptes
• Un devoir de transparence sur les paiements
fournisseurs
 Les rapports financiers annuels (Documents de
référence) doivent maintenant inclure des données
relatives aux délais de paiement en mentionnant les
factures reçues non réglées à la date de clôture de
l’exercice dont le terme est échu.
C2 - Restricted
illustration des
informations
Safran publiées
• DOCUMENT DE
RÉFÉRENCE 2021
SAFRAN intégrant le
rapport financier annuel
• Cf. p.118 – article 2.3.3
• Périmètre de Safran SA
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Retards de paiement : les sanctions – 09/08/22
Pénalité de retard
• Taux d’intérêt des pénalités
exigibles au taux BCE majoré
de 10 points avec un minimum
égal à 3 fois le taux d’intérêt légal – 22/02/21
Indemnité forfaitaire
• 40 € par facture en retard
Amende administrative – 22/02/21

• Montant maximal de 75 k€ pour
une personne physique et de 2
m€ pour une personne morale
avec publication possible de la
sanction
voir DGCCRF Sanctions : https://www.economie.gouv.fr/dgccrf/sanctions-
delais-paiement
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Power To Peer To
People ? Peer ?
Définition du P2P
Le processus Procure To Pay couvre tout le cycle de vie d’engagement des dépenses, de la
naissance du besoin au règlement fournisseur et implique de multiples acteurs.
Demande Workflow Workflow

Négociation Création Commande
Besoin approbation DA approbation
d’Achat (DA) – Contrat fournisseur d’Achat (CA)
en Société CA chez SP
Gestionnaire
Prescripteur Managt. société Acheteur Acheteur / MDM Acheteur Managt. achat
de DA
Enregistrement -
Litige Paiement
Livraison Réception Facturation Contrôle -
Fournisseur
Rapprochement
Gestionnaire de DA Gestionnaire de
Fournisseur Fournisseur Comptable Comptable
/ Réceptionnaire DA / Acheteur
A l’image de la course de relais, il faut avoir confiance en son équipe, connaitre les rôles de chacun,
agir au bon moment…
Un relais manqué et c’est l’équipe

entière qui est pénalisée !
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Missions et objectifs P2P

Une première mission : payer les
1
fournisseurs à l’heure
Une deuxième mission : optimiser
2 l’efficience du processus P2P
Une troisième mission : maitriser les
3
risques de fraude
PARTIE DU N° OBJ
KPI P2P POUR QUI ENJEUX
PROCESSUS KPI 2022
Accélérer la dématérialisation 100% digitale des factures en sécurisant leur point
UP 1 Factures en EDI ou Smart PDF (%) >60% SP / DHA / SFS
d'arrivée et la qualité des données transmises
Améliorer le traitement automatique sans intervention humaine des factures pour
UP 2 Factures en automatch (%) >45%
plus d'efficience et une réduction des coûts et délais
UP 3 Factures sans commande (%) <1% Limiter le nombre de factures avec BAP (Bon à Payer) difficiles à traiter
Délai d’arrivée des factures chez Safran (en Réduire le nombre de factures reçues tardivement et en particulier les factures
UP 4 <6j
médiane en jours) arrivées échues qui pénalise la performance de paiement à l'heure
Vol. factures (Cockpit C5) exprimé en nb de
COCKPIT 5.1 <5j SP / DHA / SFS Diminuer le nombre de factures en litige en attente de traitement
jours de factures payées
Vol. factures échues (Cockpit C5) exprimé en nb
COCKPIT 5.2 <3j SP / DHA / SFS / DAF Diminuer le nombre de factures échues en litige en attente de traitement
de jours de factures payées
COCKPIT 6 Ancienneté des workflows (médiane en jours) <15j Traiter plus rapidement les factures en litige qui ont fait l'objet d'un workflow
DOWN 7 Paiement à l’heure (nb de fact. en %) >93% SP / DHA / SFS / DAF Remplir nos obligations légales en payant en temps et en heure
SP: Safran Purchasing ; DHA : Direction Achats ; SFS : Safran Finance Services ; DAF : Direction Financière
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Label « Relations Fournisseurs & Achats Responsables »
Le groupe Safran s’est engagé dans la démarche

de labellisation « Relations Fournisseurs &
Achats Responsables », expression de la volonté
du groupe de mettre en place des relations
durables et équilibrées avec l’ensemble de ses
fournisseurs.
Le label RFR a été obtenu le 30 juin 2017 et renouvelé depuis en RFAR,

couvrant les achats production et hors production pour toutes les filiales
françaises du groupe Safran (entités ex-Zodiac exclues).
Le label « Relations fournisseur responsables » vise à distinguer les
entreprises françaises ayant fait la preuve de relations durables et équilibrées
avec leurs fournisseurs. Il est le premier label d’Etat en la matière remis par
les pouvoirs publics et est attribué pour une période de trois ans. Plus d’info
sur : http://www.relations-fournisseur-responsables.fr/le-label-relations-
fournisseur-responsables/
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Les acteurs Safran

• CSP Achat Hors Production : Safran Purchasing
~170 pers SFS
• CSP Comptabilité (FR) : Safran Finance Services
(SFS) ~70 pers Safran + 2 prestataires (120 pers)
• SLA avec les Sociétés du groupe – Facturation
incitative avec Unités d’Œuvre
• Achats Production en sociétés
~ 3000 acteurs internes

~ 20 ERPs côté sociétés
FR/BEL
~ 1 M factures / an
~ 10 Sociétés rang 1
SFS
• Prestataire de numérisation /
ROC des factures papier et PDF
FR/BEL
envoyées par email

• Prestataire de dématérialisation
(EDI / Smart PDF)
16
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Organisation et gouvernance
Organisation P2P Groupe Organisation P2P Société

• Le sponsor groupe est la Direction • Le sponsor P2P (DHA ou DAF) est responsable de
Industriel, Achat et Performance (DIAP). l’atteinte des objectifs, au sein de la société.
• Le garant est la Direction Achat Groupe
• Le Pilote Opérationnel Société (POS) est la
(DAG), pilote de la relation avec les fournisseurs.
personne qui pilote la démarche P2P en interne de la
• La démarche est pilotée par l’équipe P2P en société.
central.
P2P P2P Société

Groupe
Direction
Industriel, Achat
et Performance
(DIAP) Directeur
Achat Directeur
Achat Directeur
Société 1 Safran
Société 2
Purchasing
Direction Achat
Groupe (DAG) Référent
P2P 1 Référent
P2P 2 Référent
(POS) P2P
(POS)
(SPOC)
P2P central
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Réseau des POS P2P (POS – Pilote Opérationnel Société) SAFRAN

SAFRAN CABIN VENTILATION
SYSTEMS
F. Chanson E. Potier P. Mazières
Pilote P2P Director (acting) B. Guillois
Transformation P2P
sur Safran SA
G. Tour
P2P performance manager
SAFRAN SAFRAN SAFRAN SAFRAN SAFRAN SAFRAN

SAFRAN SAFRAN SAFRAN
SAFRAN SA TRANSMISSION ELECTRICAL & ELECTRONICS LANDING AIRCRAFT HELICOPTER
NACELLES SEATS AEROSYSTEMS
SYSTEMS POWER & DEFENSE SYSTEMS ENGINES ENGINES
R. Fevreau S.
F. Belarbi L. Rouillard I. Delgado S. Dejean F.X. Tessier K. Pinabiau
(acting)
H. Bove S. Soares
Champion
SAFRAN SAFRAN SAFRAN AERO

SED SAFRAN
FILTRATION SAESB POWER UNITS BOOSTERS
ACTUATION REOSC
SYSTEM
C. Colato S. Righi P. Adam E. Schoevaerts Y. Chauveau Y. Anthoine
18
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TdB avec indicateurs mensuels envoyé à la direction générale
ENTITES SAFRAN FRN.
KPI VOL.
Nota : Indicateurs calculés pour les sociétés du groupe gérées en terme de comptabilité fournisseurs par SFS, ayant un ERP de type SAP et utilisant MDM. Flux intragroupe exclus. Idem pour les cartes logées et notes de frais.
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Leviers de performance
Données
• Qualité
• Sécurisation
• Traçabilité
Processus &
Règles
• Standardisation
• Agilité
• Formalisation
• Contrôle
Outils &
Technologie
• Productivité
• Automatisation
•
•
Numérisation
Mobilité
Avec des plans d’action
• Collaboration  court terme avec des revues opérationnelles
Gouvernance des litiges
• Organisation  moyen terme avec la mise en place de
• Animation
• Pilotage
chantiers d’améliorations
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Performance P2P
351k factures 15j de délai d’arrivée

payées en H1/2022, moyen des factures en
602k en 2021, 616k H1/2022, 17j en 2021, 21j
en 2020 en 2020
90% de paiement à
9j de retard moyen de
l’heure (nb) en
paiement en H1/2022, 12j
H1/2022, 88% en
en 2021, 15j en 2020
2021, 84% en 2020
Equivalent de 3,6 jours de factures échues bloquées en litige

exprimé en jours de paiement moyen en H1/2022, 4 jours en 2021
Nota : Indicateurs calculés pour les sociétés du groupe gérées en terme de comptabilité fournisseurs par SFS, ayant un ERP de type SAP et utilisant MDM. Flux intragroupe
exclus. Idem pour les cartes logées et notes de frais.
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Quelques éléments de coûts de traitement
Source:
Création Commande
www.association
-apeca.org
Fournisseur DA ~ ~ 2€ si
~ 150 € à 50 € catalogue,
sinon ~70 €
200 €
Facturation incitative SFS – traitement des factures
Source Web
conférence
KPMG 2019 :
E-invoicing :
Evolution des
règles
fiscales en
Europe et
émergence
de nouvelles
technologies
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Processus standard et variantes

 Processus standard
Commande avec
DA
montant ferme
 Processus standard
Contrat
Appel(s) sur contrat
Cadre
 Variante
Commande « ouverte » ou Réceptions Ajustement en
DA partielles
« enveloppe » avec montant estimé fin d’année
 Processus spécifique : achat via un bureau d’achats

Pas de création Commande vers Commande du
DA Arbitrage
fiche fournisseur bureau d’achats bureau d’achats vers
Fournisseur Achat fournisseur (rang 2)
rang2 (rang 1)
 Processus spécifique : achat avec carte achat
Pas de création Validation des Contrôle signatures
Paiement par Pas de factures & factures
fiche
Carte Achat fournisseur réception (Resp. Hiérar.) (Comptabilité)
 Processus spécifique : achat sans DA, sans commande (achats non commerciaux)
Pas de Facture sans Bon à Payer (BAP) Création fiche
DA / CA commande pour signature fournisseur (vue type
Comex « finance » )
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Les acteurs du P2P
Le Gestionnaire de DA (GDA) est un interlocuteur clé du processus, en interaction

avec les différents acteurs du P2P
Négocie avec
le fournisseur
et passe la
Fait une Commande
demande en d’Achat
exprimant un
besoin via un Fournisseur
CdC et vérifie Acheteur
la conformité Safran
de son achat Purchasing
Traite les
Prescripteur
factures des
fournisseurs
Rédige la
Demande Comptable
d‘Achat et Safran Finance
s’assure que Services
la réception
est faite en
Gestionnaire
temps et en de DA
Nota
heure
Dans Ariba le gestionnaire de
DA a la possibilité lors de la
création de la DA de saisir le
nom du prescripteur dans le
Contrôleur de
champ « au nom de ». Le
gestion prescripteur pourra alors faire
Valideur
Fait les Réceptionnaire directement sa réception s’il
réceptions
le souhaite puisque son profil
sur quai
aura été créé.
C2 - Restricted
Le rôle du gestionnaire de DA
Crée des DA et s’assure de leur transformation

en commande
Suit directement la réalisation de la commande
et / ou contacte le prescripteur pour connaître
son degré de réalisation
Fait des avenants à des DA pour informer l’acheteur du

besoin de solder une commande ou de la re-cadencer
S’assure que la réception a bien été faite par lui

ou quelqu’un d’autre, et gère l’archivage des BL
Informe le fournisseur Traite les workflows de litige

des litiges quantités et dans Cockpit avec SFS
des demandes d’avoir
Organise son back up en cas
d’absence
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Outils
Référentiel Fournisseurs unique – Master Data
Management (MDM) :
• 32 000 fournisseurs dans le référentiel fournisseurs
• dont 8 000 fournisseurs FR actifs (scope SFS)
Outil BI Finance de
Solution E-Achat pour
SFS pour reporting et
les achats hors
pilotage SFS
production dont la
gestion des catalogues
Outil de relances (Cockpit /

Readsoft) à destination des
différents acteurs de la
chaîne de traitement des
litiges SFS
C2 - Restricted
RAPPEL PERIMETRE ACHAT SUR ARIBA :

Achat d’articles Hors-Production, non stockés et/ou non-codifiés
Systèmes d’information
SFS
Portail fournisseurs Scan / OCR

Ariba Network (AN)
HP HP Gestionnaire
Consultation
Factures et de DA
Fiche fournisseur paiements
Catalogue
Facture
HP+P Réceptionnaire
Commande
eH@
HP HP HP
Acheteur
Création Ecart
Demande
Commande Recept. prix
Ecart
quantité ou
Réception
manquante
Rapprocheme
Rapprochement Workflow de
nt gestion des
P + HP P + HP P + HP litiges
MDM Groupe
(Base
fournisseurs)
Commande Recept. Paiement facture
e-supply chain (cde) P
C2 - Restricted
Mode d’acquisition des factures
Portail Fournisseur Safran
Collaboration Transmission facture
Papier + courrier PDF par email

Chargement en masse
Smart PDF
Consultation
Notification
OCR
Archives
électroniques
SFS
Format structuré. Conforme avec les règles de la
facturation électronique 2024
Format non structuré. Non conforme avec les règles de la

ERP facturation électronique 2024
La généralisation de la facturation électronique entre assujettis à la TVA, telle qu’elle résulte de l’article 195 de la loi de
finances pour 2021 et de l’ordonnance n°2021-1190 du 15 septembre 2021 va s’imposer à l’ensemble de nos
fournisseurs à partir de 2024. Seuls les formats structurés seront autorisés.
La solution retenue par Safran passe par la plateforme de dématérialisation partenaire Generix. Cette plateforme traite
tous les formats structurés du marché et notamment Factur-X le nouveau mode de facturation électronique hybride.
C2 - Restricted
Facturation électronique
Factur-X est en même temps une facture lisible sous format PDF, contenant toutes les informations utiles à son traitement,
notamment en cas d’écart de rapprochement avec les commandes ou les réceptions, et des données de facture présentées sous
forme de fichier structuré, complet ou pas, permettant aux systèmes d’information de procéder à une intégration et un rapprochement
automatisé.
Afin de permettre la plus large adoption par toute taille d’entreprises, et de façon à les guider, ce standard comporte plusieurs profils de
données:
• MINIMUM : correspondant aux données minimum exigées par la plateforme Chorus Pro et équivalent à une extraction de données
d’entête et pied par OCR et vidéocodage,
• BASIC WL : correspondant aux données d’entête et pied de factures les plus couramment demandées et utiles aux acheteurs pour
leurs traitements,
• BASIC, EN 16931 mais aussi EXTENDED
L’EDI permet directement l’envoi des factures dématérialisées du Trois formats de factures
système d’information de l’émetteur à celui du récepteur. La électroniques sont autorisés vers le
communication des données s’opère donc de machine à Portail Public de Facturation (PPF) :
machine, ce qui est source d’un énorme gain de temps, de fiabilité • 2 formats EDI de type XML (UBL et
et d’efficacité, et permet de traiter des volumes industriels de UN/CEFACT CII), et
factures. La mise en place de l’EDI est un projet important qui • 1 format mixte Factur-X, associant à
implique du temps, un important travail préparatoire entre une représentation PDF un fichier XML
partenaires commerciaux et des investissements humains et de données de facture au format
informatiques significatifs. C’est pourquoi l’EDI est plutôt utilisé par UN/CEFACT CII attaché.
les grandes entreprises voire les ETI.
C2 - Restricted
Adresse d’envoi de la facture papier et adresse de facturation

Toutes les factures émises à
compter du 1er octobre 2019
devront respecter les dispositions
SFS du nouvel article L. 441-9 du Code
de commerce qui prévoit de
nouvelles mentions obligatoires sur
les factures et notamment que
toute facture doit mentionner le
nom des parties ainsi que leur
adresse et leur adresse de
SAFRAN LANDING SYSTEMS facturation si elle est différente.
TSA 58818 Tout manquement aux dispositions
59884 LILLE CEDEX 9 de cet article L. 441-9 est passible
France d'une amende administrative dont
le montant ne peut excéder 75 000
€ pour une personne physique et
Envoi postal régulier 375 000 € pour une personne
morale.
La mention TSA signifie Tri Service

Arrivée. La Poste trie le courrier L’envoi des factures
SAFRAN par société. Le Tri Service directement à SFS sur
Arrivée s’identifie par la mention TSA le site de Malakoff ou
suivie d’un numéro à 5 chiffres, au prescripteur sur
correspondant au numéro de la site rallongent le délai
Société du Groupe. ( exemple TSA de traitement.
58818 = SAFRAN LANDING
SYSTEMS)
C2 - Restricted
Destinataires de factures en litiges - Factures avec n° de commande ARIBA
Destinataires de WF
Réception
Ecart quantité
manquante Gestionnaire de DA
Gestionnaire de DA
Facture sans
Ecart prix
commande Acheteur
Manuel
C2 - Restricted
 Lorsque vous effectuez une réception dans ERP / Ariba,
entrez le n° BL ou n° PVR - PVA
 Lorsque vous répondez à un WF, ajoutez le n ° BL et le n °
Numéros de CA, BL, PVR/ PVA, BR BR dans la notice Cockpit envoyée au comptable SFS.
Passer une Livrer la fourniture Réceptionner

commande Emettre
la facture
Saisie dans l’ERP

ou Ariba du
• N° de Bon de
Livraison (BL),
ou du
• N° de PVR / PVA
Document
contresigné
Document par le Si les numéros
■ N° de Reçu généré de CA, BL, PVR /
fourni par le prescripteur et
transporteur le fournisseur par Ariba, ou PVA sont sur la
à la livraison lorsque les ■ N° de Bon de facture, le
travaux ont traitement de
Réception (BR) celle-ci sera
été terminés
généré par l’ERP facilité…
(SAP)
C2 - Restricted
Points clefs du processus

• Commande obligatoire
• Si facture sans commande émise - DA de régularisation interdite
• Si facture sans commande - processus avec Bon à Payer (BAP)
• Rapprochement trois points obligatoire
• Systématisation des virements bancaires
• Gestion des litiges par demande d’avoir
• Calendrier de paiement : 1 par semaine, avec anticipation de
toutes les échéances futures jusqu’au paiement suivant SFS
Référentiel qualité
avec procédures
groupe (GRP-0246
et GRM-0105)
Processus P2P par famille

d'achat (énergie, intérim, LLD,
PEE, télécom, transport…)
C2 - Restricted
Facture sans commande INTERDITE

Les factures sans commande sont interdites sauf sur le périmètre des achats
« non commerciaux ».
GRP-0246 en rev.03 (article 2.2) GRP-0246 en rev.03 (article 3.3)
C2 - Restricted
Agilité dans le processus
• >75 cartes achat avec débit société distribuées

pour des achats à faibles montants et récurrents
• Cartes individuelles « Corporate » à disposition
FR
des collaborateurs pour les déplacements

professionnels
• Carte logée pour les dépenses Air / Train
Bureaux
d’achat
FR
externes
référencés
• Tolérance DA – Commande (min 3,5% - 500€)

• Tolérance Commande réceptionnée – Facture
(auto : 25€ ; manuel : min 5% - 100€) SFS
C2 - Restricted
Analyse retards de paiement

Causes principales des retards de paiement
Cause interne Causes externes fournisseur
Factures Fournisseurs en paiement

Réception Factures
Factures comptant ou en DAP/DDP
administrative envoyées reçues
en rejet facturant à la date
non faite sur site tardivement
d’expédition
Retard dans le traitement des factures
Factures payées en retard
Analyse des retards par top

fournisseurs
Réceptions
manquantes
Factures
arrivées
échues
C2 - Restricted
Communication interne &

Rapports
Formation PBI
Insite &
RCE P2P
Certificat
Module obligatoire
pour les
E-Learning acheteurs et
les GDA
Doc de
formation P2P
C2 - Restricted
Insite Procure To Pay

Portal Home / Accueil / Nos Services / Achats / Procure To Pay - factures fournisseurs
https://insite.collab.group.safran/Group-
wideFunctions/Purchasing/P2Pfacturesfournisseurs/Pages/default.aspx/
C2 - Restricted
Parcours E-Learning « Introduction au processus P2P»
En savoir plus sur le P2P avec la formation « Introduction au processus P2P » sur
Insite dans la partie Espace RH « se former » :
https://insite.collab.group.safran/HrOnline/EnhanceYourSkills/Pages/NEW-pages-
SU-2020/ACHATS.aspx
Module
E-Learning P2P
obligatoire
pour les
Gestionnaires
de DA, les
réceptionnaires
sur quai et les
acheteurs
C2 - Restricted
Communication externe
Portail
fournisseurs & Outils
dématérialisation
de factures
(Generix) SFS
Espace Achats >

Documents &
Portails du site
Safran :
• Guide des bonnes

A disposition des
pratiques de
fournisseurs une
facturation
plateforme SFS
Helpdesk SFS
• Référentiel
Fournisseurs
d’adressage des
factures
C2 - Restricted
Helpdesk Fournisseurs - Safran Finance Services (SFS) – 1/2 SFS
En principe, un GDA ou un acheteur n’a pas à répondre aux fournisseurs sur la situation de leurs factures.
Incitez-les à s’inscrire sur le portail Helpdesk Fournisseurs de SFS.
Le fournisseur s’enregistre sur le site : https://sfssupport.microsoftcrmportals.com/fr-FR/

avec son code fournisseur Safran MDMxxxxxx
C2 - Restricted
Helpdesk Fournisseurs - Safran Finance Services (SFS) – 2/2 SFS
Etat de Compte
Date de Montant Devise Montant
Date de comptabili Date Devise docum Devise Date de Destinataire
Société Code ERP Fournisseur MDM
Référence pièce sation d'échéance Document ent Interne Statut de Facture paiement du Workflow
Safran Nacelles SAP P01 – Safran Nacelles MDM525407 142780 30/04/2018 15/06/2018 -235,20 EUR -235,20 Price gap (Litige Ecart prix) Florence AUZOU
Safran Nacelles SAP P01 – Safran Nacelles MDM525407 142790 30/04/2018 15/06/2018 -10 581,72 EUR -10 581,72 Price gap (Litige Ecart prix) Marine CUFFEL
Safran Nacelles SAP P01 – Safran Nacelles MDM525407 141363 20/03/2018 15/05/2018 -8 700,00 EUR -8 700,00 Missing reception (Litige Réception manquante)
Martial AUGER
Extrait Statut facture. Pdf

Litige Réception manquante
Il semble que votre correspondant Safran (prescripteur identifié dans nos Statut de la
systèmes) n'a pas confirmé la réalisation des prestations/marchandises.
· Soit celle-ci a bien été effectuée : nous attendons donc une confirmation facture
pour comptabiliser la facture.
· Soit elle n'est pas conforme : votre correspondant sur ce dossier vous fera
alors une demande d'avoir. Destinataire
Dans les deux cas, merci de vous rapprocher de votre correspondant pour
vérifier si la prestation/marchandise ne fait pas l'objet d'un litige. du workflow
Son nom est disponible dans la colonne « Destinataire du Workflow »
Le besoin Payer le
fournisseur
Créer une
litiges
Contractualiser
Enregistrer
la facture
Passer la
Emettre commande
la facture
Réceptionner
43 /
C2 - Restricted
Emettre un besoin – bonnes pratiques – 1/3
 Couvrir toute prévision d’achat « commercial » devant donner lieu à une

négociation par une expression de besoin, qui sera formalisée dans une
Demande d’Achat puis une Commande d’Achat.
 Impliquer les achats le plus en amont possible.
 Exprimer pour les dossiers à enjeu son besoin précis et complet à travers
un Cahier des Charges fonctionnel à destination de l’acheteur.
 S’assurer de l’existence d’une ligne budgétaire validée par le

management et le contrôle de gestion.
 Qualifier si son besoin rentre dans la catégorie « Export Control » (cf.

GRP-0168). En cas de doute le prescripteur se fait conseiller par son
Export Control Officer (ECO).
C2 - Restricted
 Ne pas engager sa société par un quelconque moyen (i.e : ne pas

signer de devis, de CGV, ou de contrat). Seuls les achats sont habilités à
le faire.
 Contacter au plus tôt sur tout sujet sensible l’acheteur pour mettre en
place des accords de confidentialité (NDA : Non Disclosure
Agreement).
 Respecter les fournisseurs inscrits au panel en lien avec les Politiques

Achats Cibles (PAC) rédigées par les achats.
 Etre sensibilisé aux faisceaux d’indice de délit de marchandage dans un

contexte de sous-traitance (cf. annexe).
C2 - Restricted
 Produire sur sollicitation de l’acheteur les cotations techniques des offres

des fournisseurs et participer aux Commissions de Choix Fournisseurs
(CCF) sur les dossiers à enjeu.
 Refuser le démarrage d’une prestation commerciale ou la livraison d’un
bien avant l’émission d’une commande et donc d’une Demande d’Achat.
 Transmettre au gestionnaire de DA toutes les informations nécessaires à
la création d’une DA.
 Ne pas demander à faire des DA de régularisation dès lors que la
facture fournisseur a été émise et qu’aucune commande n’a été placée à
l’origine.
 Participer à l’évaluation des prestations et produits des fournisseurs sur
sollicitation de l’acheteur et / ou du Supplier Performance Manager
(SPM).
 Communiquer au gestionnaire de DA tous les éléments permettant de
faire une réception en temps et en heure.
C2 - Restricted
Les éléments nécessaires pour une Demande d’Achat (DA)

Le prescripteur doit fournir au gestionnaire de DA en société les informations
suivantes ainsi que le devis en pièce jointe si disponible et le CdC si nécessaire :
 Type de l’achat (Exploitation/Charge ou Investissement/Immobilisation) Dans ARIBA
derrière chaque
 Objet de la DA code article a été
paramétré une
désignation, un
 Nom, contact et matricule du prescripteur demandeur (champ « au nom de » ) groupe
marchandise, un
 Nom, contact et matricule du destinataire si différent du gestionnaire de DA compte général,
le libellé du
compte général,
 Fournisseur souhaité - avec le code et un type
d'imputation !
 Lieu de livraison souhaité (par défaut l’adresse du site du gestionnaire de DA)
 Date de livraison souhaitée
 Eléments d’imputation analytique - ex : centre de coûts (Section) avec le code, OTP, OI
 Compte comptable (Compte général)
 Segmentation Achat (Groupe marchandise) - code a minima de 4 digit ou plus – ex: NB11
 Liste et description des articles à acheter + Prix unitaire HT + Devise + Quantité / Unité de
mesure + Incoterms
Demande d’Achat Payer le

fournisseur
Créer une
(DA)
litiges
Contractualiser
Enregistrer
la facture
Passer la
Emettre commande
la facture
Réceptionner
48 /
C2 - Restricted
Rédiger une Demande d’Achat (DA) - 1/6

o Créer obligatoirement une DA pour tout engagement de dépense (hors exceptions
identifiées dans GRP-0246). Pas d’achat sans Commande d’Achat (i.e. : Purchase
Order en anglais) et donc pas d’achat sans Demande d’Achat (i.e. : Purchase
Request en anglais).
o S'assurer dans la DA que les champs des acteurs P2P (ex : dans SAP avec « Créé
par », « Demandeur », « Réceptionnaire ») sont renseignés avec des matricules qui
seront facilement exploitables en cas d’envoi de workflow automatisé.
o Adresser pour traitement à Safran Purchasing les DA faisant uniquement partie du

périmètre des achats hors production tel que défini dans la Convention de Service
(SLA) signée entre Safran Purchasing et la Société.
o Lancer sa DA dans les délais compatibles pour son traitement.
o Grouper vos DA vis-à-vis d’un fournisseur. Evitez d’envoyer une DA dont le coût de
traitement dépasse la valeur de l’achat.
o Vérifier que le prescripteur a communiqué toutes les informations nécessaires à

la création d’une DA. En l’absence de donnée complète le gestionnaire de DA est en
droit de refuser de traiter la DA.
49
C2 - Restricted

o Mentionner obligatoirement le nom du prescripteur ayant fait la demande de la
fourniture à acheter en renseignant dans Ariba le champ « au nom de » (si profil
créé) ou bien dans le texte libre de la DA. Les éléments complets de contact du
prescripteur doivent être saisis, notamment le numéro de téléphone et l’email.
o Emettre / exprimer un besoin précis avec a minima : désignation article / prestation,
date ou délai de livraison souhaité et réaliste, adresse de livraison, quantité, Cahier
des Charges fonctionnel, devis et plans (si besoin).
o Sélectionner un article dans Ariba soit dans un catalogue fournisseur, soit dans un
contrat mis en place par les achats (avec des appels sur livraison ou des appels sur
contrat), soit dans une liste d’articles génériques et ce en dernier ressort.
o Comprendre que derrière chaque code article Ariba a été paramétrée une chaîne
d’éléments : une désignation Ariba, un groupe marchandise, un compte général *, le
libellé du compte général, et un type d'imputation (OTP, OI, immo, CC). Les achats
d’articles codifiés et stockés ne passent pas dans Ariba.
o Structurer la DA par rapport au contenu détaillé du devis communiqué par le
fournisseur et dans l’optique des livraisons et facturations : autant de postes que
de dates de livraison différentes agréées avec le fournisseur.
50 (*): parfois différents entre sociétés du groupe
C2 - Restricted

o S’assurer que la DA couvre tous les frais connus (douane, transport, déplacement,
frais bancaires...). Attention, bien souvent, des litiges sont générés du fait
d’incohérences sur les incoterms entre devis/DA/Commande et facture.
o Préciser s’il existe déjà un devis et si celui-ci est obligatoire. S’assurer que le devis
sur papier à entête du fournisseur fait bien mention d’un contact au sein du
fournisseur (nom & tel & email).
o Indiquer obligatoirement un budget réaliste en l’absence de devis.
o Savoir qu’il existe une tolérance admise entre le montant de la DA et celui de
l’achat (commande) dans la limite suivante : de 3,5% plafonné à 500 € ou US$ pour
les achats réalisés auprès d’un bureau d’achat, de 3,0% plafonné à 500 € ou US$
pour tous les autres types d’achats. Si le montant de l’achat est supérieur à la DA et
au-dessus de la tolérance mentionnée ci-dessus, la DA sera jugée comme non
conforme.
o Indiquer les éléments d’imputation. Savoir faire la différence en terme
d'imputation entre une charge et une immobilisation, un bien et un service et
être familiarisé avec la notion de centre de coût (CC), d’ordre d’investissement (OI),
et d’OTP (cf. annexe). Le prescripteur doit communiquer ces éléments d’imputation.
51
C2 - Restricted
o Couvrir les achats dont le montant est estimé lors de l’émission de la commande
par une commande « ouverte » (ou « enveloppe »). Cette dernière nécessite
l’émission d’une DA. Les postes d’une DA pour commande ouverte sont de
type mono imputation. Dans le cas de centres de frais / centres de coût multiples
il est possible de contourner la difficulté à travers la création d’un centre de coût
centralisé (pivot) défini préalablement avec le contrôle de gestion. Ajustement du
montant de la commande ouverte à faire en fin d’année.
o Inverser quantité et prix sur les commandes ouvertes. Par exemple, un montant
annuel de 100 000 euro se traduit par une quantité de 100 000 pcs associée à un
prix unitaire de 1 € / pc. Cette pratique évite les problèmes d’arrondis lors des
réceptions partielles. Cette logique s’applique dès l’amont au niveau de la DA.
Attention à ne pas se tromper lors de la réception.
o Structurer une DA, dans le cas de l’achat d’un bien physique considéré
comptablement comme une immobilisation, avec la livraison du bien
correspondant à un seul poste.
52
C2 - Restricted

o Faire apparaître clairement pour les achats de prestations les jalons (= les
différents postes détaillés avec une date et un montant en valeur ou pourcentage)
et les livrables techniques autorisant plus tard une réception si un échéancier de
livraison / paiement a été agréé.
o Préparer une DA par fournisseur. Une DA multifournisseurs se traduit par

plusieurs commandes et complexifie le processus.
o Préférer les DA de type mono-imputation versus les DA de type multi-imputations

car le circuit de validation de la DA est ainsi plus rapide.
o Faire un poste par imputation dans le cas d’une DA multi-imputations.
o Rédiger une DA par devise.
o Prévoir 1 ligne par taux de TVA sur la DA s’il y a plusieurs lignes dans le devis
avec des taux de TVA différents.
o Avoir le réflexe « export control » en vérifiant que son besoin n’est pas «interdit»
(cf. GRP-0168). En cas de doute, il faut faire le point avec le prescripteur et / ou
l’Export Control Officer (ECO) de sa société.
53
C2 - Restricted

o Ne pas accepter le versement d’avance ou d’acompte sauf dérogation du directeur
de Safran Purchasing. Si une avance et/ou acompte ont été demandés par le
fournisseur, veuillez l’indiquer en commentaire dans l’entête de la DA.
o Suivre une procédure spécifique pour les achats de produit chimique. Il faut joindre à
la DA une fiche sécurité dument validée disponible dans la procédure GRP-0227 (cf.
annexe).
o Ne pas faire de DA de régularisation. Après l’émission d’une facture sans commande,

il n’y aura pas de régularisation a posteriori consistant à créer une Demande
d’Achat puis une Commande d’Achat. Les DA de complément sont néanmoins
autorisées pour compléter des frais de transport, des travaux supplémentaires de
maintenance par exemple, etc, qui auraient été oubliés dans une commande initiale.
o Suivre le statut de la DA en terme de validation et de transformation en commande et

gérer les relances internes si nécessaire.
o Informer l’acheteur des modifications à faire sur une commande existante (ex :
commande à solder ou à re-cadencer) à travers un avenant de la DA.
o Organiser son back up en cas d’absence.

54
C2 - Restricted
Rédiger une Demande d’Achat (DA) - synthèse – 1/3
 Couvrir tout engagement de dépense par une DA puis une Commande

d’Achat (hors exceptions identifiées dans la GRP-0246). Les règles à
respecter sont « No PO, No Buy » and « No PO, No Pay ».
 Grouper vos DA quand cela est possible pour optimiser le coût de

traitement.
 S’assurer que toutes les informations requises de la part du

prescripteur sont disponibles et que la DA contient un besoin précis et
complet.
 Vérifier que le budget est suffisant avant de lancer la DA.
 Indiquer une date de livraison compatible avec le circuit de validation

du WF.
 Chercher dans le moteur de recherche Ariba si l’article est disponible

sur catalogue.
C2 - Restricted
 S’assurer que la DA couvre tous les frais connus (dont les frais de
transport).
 Connaître la tolérance d’écart admise entre DA et CA plafonnée à 3,5%

ou 500€. Le montant de la commande ne peut pas être supérieur au
montant de la DA plus cette tolérance.
 Structurer la DA sur la base du devis. Positionner autant de postes que

de livrables et de jalons.
 Préférer les DA de type mono-imputation (un seul centre de coût).
 Rédiger une DA par fournisseur et/ou par devise.
 Utiliser quand cela est possible les centres de coûts centralisés – pivot
(énergie, télécom…).
56
C2 - Restricted
 Intervertir coût et quantité pour les commandes ouvertes.
 Suivre l’état de la DA et relancer le valideur ou l’acheteur au besoin.
 Ne pas faire de DA de régularisation dès lors que la facture fournisseur

a été émise et qu’aucune CA n’ait été placée à l’origine.
 Faire un avenant à une DA (PR v. initiale  PR v.2) s’il y a nécessité de

solder ou re-cadencer une commande existante.
 Organiser son back up avant de partir en vacances et/ou une solution

de remplacement en cas de mobilité.
57
Commande Payer le
fournisseur
Créer une
d’Achat (CA)
litiges
Contractualiser
Enregistrer
la facture
Passer la
Emettre commande
la facture
Réceptionner
58 /
EMETTRE une COMMANDE d’achat (ca) - 1/5
C2 - Restricted
Emettre une Commande d’Achat (CA) - 1/6
o S’assurer que tous les éléments d’information et de constitution d’une DA

conforme pour créer une commande d’achat sont renseignés.
o Refuser les DA de régularisation. Après l’émission d’une facture sans commande, il

ne doit pas y avoir de régularisation a posteriori.
o Ne pas dépasser la tolérance admise entre le montant de la DA et celui de l’achat

(commande) dans la limite suivante : de 3,5% plafonné à 500 € ou US$ pour les
achats réalisés auprès d’un bureau d’achat, de 3,0% plafonné à 500 € ou US$ pour
tous les autres types d’achats. Si le montant de l’achat est supérieur à la DA et au-
dessus de la tolérance mentionnée ci-dessus, la DA sera jugée comme non
conforme.
o Structurer une commande dans l’optique des livraisons et facturations négociées

avec le fournisseur, c’est-à-dire avec autant de postes que de dates de livraison
différentes en lien avec la DA. Le jalonnement doit être fait en accord avec le
gestionnaire de DA et le prescripteur.
59
C2 - Restricted
o Comprendre que chaque code article dans Ariba a été paramétré pour inclure :
 une désignation Ariba,
 un groupe marchandise (i.e: segmentation achat) ; donnée sous responsabilité des
achats,
 un compte général, le libellé du compte général et un type d'imputation (OTP, OI,
immo, CC) ; données sous responsabilité de la direction financière société.
o Rajouter un libellé précis sur le poste de commande d’un article générique pour
faire apparaître clairement ce qui est acheté. Pour rappel une DA peut être créée
dans Ariba à partir d’un catalogue fournisseur, d’un contrat mis en place par les
achats ou d’un article générique.
o Couvrir les achats dont le montant est estimé lors de l’émission de la commande par
une commande « ouverte » (ou « enveloppe ») en précisant que c’est un montant
prévisionnel non engageant. Cette dernière nécessite l’émission d’une DA. Les
postes d’une commande ouverte sont de type mono-imputation. Dans le cas de
centres de frais / centres de coût multiples, il est possible de contourner la difficulté
à travers la création d’un centre de coût centralisé (pivot) défini préalablement par
le contrôle de gestion. Ajustement du montant de la commande ouverte à faire en fin
d’année.
60
C2 - Restricted
o Inverser quantité et prix sur les commandes ouvertes. Cette pratique évite les
problèmes d’arrondis.
 Par exemple une commande avec un montant annuel de 100 000 euro se traduit par une
quantité de 100 000 pcs associée à un prix unitaire de 1 € / pc.
 Par exemple pour une commande avec forfait : si le montant exact du forfait et du nombre
d’UO est connu, mettre les quantités exactes; si le montant exact n’est pas connu, mettre
la quantité égale au budget et le prix unitaire à 1.
o Indiquer en tant que date de livraison d’un poste de commande ouverte (ou
enveloppe) la date de fin de période de 12 mois (i.e. : commande ouverte
annuelle).
o Structurer la CA, dans le cas de l’achat d’un bien physique considéré
comptablement comme une immobilisation, avec la livraison du bien
correspondant à un seul poste. Rajouter s’il y a lieu dans la CA un échéancier de
paiement où la TVA est facturable et payable à 100% dès la livraison du bien
principal même s’il reste des prestations annexes.
61
EMETTRE une COMMANDE d’achat (ca) – 4/5
C2 - Restricted
o Préciser sur la commande les termes et conditions de paiement (dont échéancier

et conditions de facturation si ces derniers ont été définis). L’émission d’une facture
peut être négociée en début de mois ou de trimestre par exemple.
o S’assurer de la conformité réglementaire ou contractuelle des délais de paiement.
Les conditions de paiement a minima recommandées avec les fournisseurs sont de
45 jours fin de mois date de facture sauf exception au titre de la LME (ex : transport
à 30 jours net). Le mode de calcul du délai de 45 jours fin de mois retenu par le
Groupe Safran est d’ajouter 45 jours à la fin du mois d’émission de la facture : on
parle aussi de fin de mois 45 jours (cf. annexe). Ne mettre qu’une seule et même
condition de paiement sur une commande.
o Pour rappel une commande reprend la condition de paiement inscrite par défaut
dans le référentiel fournisseur (MDM) mais il y a des exceptions :
 Si l’acheteur a appelé un contrat pour faire sa commande ( condition de paiement du
contrat);
 Si l’acheteur a « dupliqué » une ancienne commande ( condition de paiement de
l’ancienne commande);
 Si l’acheteur a modifié manuellement la condition de paiement.
62
C2 - Restricted
o Souligner dans la CA si une avance et/ou un acompte ont été acceptés avec le
fournisseur. Pour rappel le versement d’avance ou d’acompte n’est pas autorisé
sauf dérogation avec signature du directeur de Safran Purchasing. Ni l'avance ni
l’acompte ne font l'objet d'une ligne particulière dans la commande. Son montant HT
ou TTC en valeur ou en pourcentage ainsi que les dates de paiement associées
doivent être mentionnés clairement par l’acheteur dans les conditions particulières
de la commande. Il n’y a aucun livrable attendu lié au versement de l’avance ou de
l’acompte et pas de réception à faire. Pour toute avance ou acompte consenti à un
fournisseur d’un montant supérieur à 50K€ HT, une garantie bancaire doit être
systématiquement exigée.
o Obtenir et gérer les Accusés de Réception (AR) de la part du fournisseur.
63
C2 - Restricted
o Dans le cas des commandes non réceptionnées à l’échéance et non facturées, il

faut :
 Soit solder la commande s’il n’y a plus de réception attendue.
 Soit modifier la commande en re-cadencant dans le futur les dates de livraison.
 Avant de solder une commande, il faut vérifier qu’aucune quantité n’est en cours
de livraison et qu’aucune facture n’est attendue.
 C’est la responsabilité du gestionnaire de DA d’informer l’acheteur des
modifications à faire sur la commande (Quantité et/ou délai).
 Toute modification de la commande se fait par un avenant de la DA qui ne
repasse pas par le circuit de validation de prescription si le montant n'est pas à la
hausse.
o Faire confirmer par le fournisseur les informations sur la classification fournies lors de
la consultation ou sélection. Pour rappel lors du processus de consultation ou
sélection l’acheteur demande au fournisseur de remplir le questionnaire “Export
Control Classification Questionnaire - ECCQ” (cf. GRP-0168).
C2 - Restricted
Emettre une Commande d’Achat (CA) – synthèse 1/3
 Vérifier qu’aucun élément n’est manquant dans la DA ; DA conforme.
 S’assurer que la DA couvre tous les coûts à considérer (frais de port, frais
de déplacement si prestation…) avant de lancer la CA pour minimiser les
risques de litiges futurs.
 Respecter la tolérance d’écart entre DA et CA (3,5% ou 500€). Si le

montant de la CA doit être supérieur au montant de la DA plus la tolérance,
la DA doit être modifiée et revalidée.
 Structurer la CA sur la base du devis et la DA, et dans l’optique des

livraisons et facturations négociées avec le fournisseur .
 Intervertir coût et quantité pour les commandes ouvertes.
65
C2 - Restricted
 Rajouter dans une commande de CAPEX un échéancier si cela a été l'objet

d'une négociation avec le fournisseur où la TVA est facturable et payable à
100% dés la livraison du bien principal.
 S’assurer de la conformité réglementaire ou contractuelle des délais de

paiement. Négocier en priorité des termes de paiement à 45 jours Fin de
Mois avec le mode de computation suivant : date de facture + fin de mois +
45 jours (FdM45j ; cf. annexe). Ne pas accepter des termes de paiement
« comptant » impossible à tenir opérationnellement.
 Refuser les avances et acomptes sauf dérogation acceptée par le

directeur de Safran Purchasing. Auquel cas, indiquer les montants / dates
dans les conditions particulières de la commande.
 Ne pas faire de CA de régularisation dès lors que la facture fournisseur a

été émise et qu’aucune DA n’ait été placée à l’origine.
C2 - Restricted
 Obtenir et gérer les Accusés de Réception (AR) du fournisseur.
 Solder ou re-cadencer une commande à réception d’un avenant à une DA

(PR v. initiale  PR v.2) transmis par le gestionnaire de DA.
 Faire des points réguliers avec le fournisseur sur l’état des commandes
en cours, des factures en litiges et des avoirs attendus et communiquer sur
les bonnes pratiques.
 S’assurer de la complétude et qualité des données contenues dans la

fiche fournisseur de MDM.
67
Réception Payer le
fournisseur
Créer une
litiges
Contractualiser
Enregistrer
la facture
Passer la
Emettre commande
la facture
Réceptionner
68 /
C2 - Restricted
Faire une réception - 1/5
o Faire les réceptions administratives au fil de l’eau de la / des réceptions physiques

(BL) ou des acceptations des livraisons immatérielles (PVR/PVA). Ce n’est pas la
relance de la comptabilité qui doit induire une réception mais la réalisation de
la commande !
o Les personnes habilitées à faire la réception dans Ariba sont :
 Le gestionnaire de la DA ayant créé la DA, ou
 La personne ayant reçu sa délégation. Pour rappel, le gestionnaire de DA a la
possibilité lors de la création de la DA de saisir le nom du prescripteur dans le
champ « au nom de ». Le prescripteur pourra alors faire directement sa réception
s’il le souhaite. Cette fonctionnalité ne peut être utilisée que si le prescripteur a eu
son profil créé dans Ariba.
 Le réceptionnaire du service logistique quand la livraison est faite sur un quai
(en fonction des droits ouverts dans Ariba).
 C’est au gestionnaire de la Demande d’Achat de s’assurer que la réception
a bien été faite par lui ou par quelqu’un d’autre.
69
C2 - Restricted
Le numéro de BL indiqué par le Gestionnaire de DA dans SAP ou ARIBA va être comparé

à celui de la facture.
Le N° de BL doit être recopié sans espace entre les lettres et sans caractères spéciaux (- / _ #
et autre). Aucun caractère ne doit être retiré ou rajouté avant ou après le BL indiqué sur la
facture. Voir exemples en annexe.
1. Ne faites jamais:
• Mettre un espace, un slash ou un tiret ou un autre caractère spécial (même si le BL en
comporte)
• Inscrire votre nom, vos initiales, ou matricule ou bien donner une indication du style
« vu avec Jacques » ou « marchandise reçue » ou « METHODES»
• Rajouter des informations en plus du N° BL dans le champ destiné au BL
Aucune de ces indications ne figurera jamais sur la facture, vous devez rentrer un N° de BL
2. Jamais deux N° de BL dans une seule réception; faites en deux, chacune avec son N° de
BL.
3. Recopiez tous les chiffres et lettres du BL (sauf caractères spéciaux).
4. Saisir le n° de BL avec un cadrage à droite sur 16 digits si le n° de BL du fournisseur fait
70 plus de 16 caractères (contrainte SAP).
C2 - Restricted
o Adopter un comportement proactif en anticipant le travail des réceptions à venir

à partir des dates de livraisons prévisionnelles. N’hésitez pas à ce titre à solliciter
et/ou relancer le prescripteur sur l’état de réalisation des commandes.
o Renseigner strictement à l’identique le numéro du Bordereau de Livraison (BL)

ou la référence du PVR/PVA (Procès Verbal de Réception / d’Acceptation) en tant
que numéro de BL dans l’ERP/Ariba. Le numéro de BL est obligatoire à la saisie.
o NB: le fournisseur doit envoyer sa facture avec le numéro du Bon de Livraison

(BL) ou la référence du PV de Réception (ou PVA) attestant de la matérialité de la
réalisation de la prestation ou la livraison du produit. Le contrôleur facture peut
ainsi faire le rapprochement entre la ligne de commande, la réception et la facture
avant d’autoriser le paiement.
o Ne pas oublier que l’on réceptionne des quantités et non des montants (sauf
inversion quantité / montant).
o Associer correctement une réception au bon poste de commande.
71
C2 - Restricted
o Faire la réception dans le cas d’une commande ouverte (ou enveloppe) avec le
montant communiqué par email par le fournisseur avec une copie de sa facture
ou bien un relevé de facturation. Mode opératoire défini en amont auprès du
fournisseur par les achats. L’original de la facture est envoyé à SFS.
o Renseigner le numéro de facture en tant que numéro de BL dans l’ERP/Ariba
dans le cas d’une commande ouverte sur des familles d’achat associées à des
services avec abonnement où il ne peut y avoir de numéro de Bordereau de
Livraison (BL) ou de Procès verbal communiqué par le fournisseur. Toute autre
convention d’écriture avec un identifiant unique est valable.
o Ne pas accepter une livraison de marchandise jugée non conforme. La
marchandise doit être refusée et retournée au fournisseur immédiatement. En
l’absence d’un retour immédiat, la réception doit être faite avec la quantité livrée.
Une réclamation devra être envoyée ensuite au fournisseur pour solutionner
l’incident.
o Dans le cas de défaillance du fournisseur, les retards de livraison, ou des
commandes non honorées dans leur intégralité, doivent être portés à la
connaissance de l’acheteur.
C2 - Restricted
o Réceptionner la quantité réelle livrée.
o La quantité est incorrecte et vous recevez moins que prévu. Vous mettez
uniquement la quantité reçue. Vous demandez une livraison complémentaire ou un
avoir si la facture est incorrecte et ne correspond pas à la quantité livrée.
o La quantité est incorrecte et vous recevez plus que prévu. Vous souhaitez
accepter le surplus car il y a un nouveau besoin. Vous faites un avenant à la DA de
la quantité supplémentaire. Vous attendez la validation, l’édition de l’avenant à la
commande et vous réceptionnez. Pour rappel, on ne peut pas réceptionner une
quantité supérieure à la quantité commandée. Il faut bien faire attention à récupérer
l'AR du fournisseur pour éviter que celui n'interprète mal l'avenant à la commande
et ne fasse une nouvelle livraison en double.
o La quantité est incorrecte et vous recevez plus que prévu. Vous n’acceptez pas le
surplus. Vous réceptionnez ce dont vous avez besoin, puis vous renvoyez les
pièces en trop et demandez un avoir au fournisseur.
o Organiser son back up en cas d’absence.

C2 - Restricted
Faire une réception – synthèse 1/2
 Anticiper le travail des réceptions à venir à partir des dates de livraisons

prévisionnelles.
 Solliciter le prescripteur si nécessaire pour récupérer tous les éléments
permettant de faire une réception en temps et en heure.
 Réceptionner ou faire réceptionner dès que la marchandise commandée
est livrée ou que la prestation est réalisée, avant la réception de la
facture ou du litige cockpit !
 Emettre un avenant à la DA (PR v. initiale  PR v.2) dans le cas d’une
livraison en quantité supérieure que l’on souhaite garder, puis faire la
réception.
74
C2 - Restricted
Faire une réception – synthèse 2/2
 Bien associer la réception au bon poste de commande en reportant

correctement le N° du BL ou le N° de PVR/PVA dans l’ERP/Ariba.
 Dans le cas d’une prestation de service avec abonnement, renseigner les

numéros de factures en tant que numéro de BL dans l’ERP/Ariba.
 Demander pour les commandes ouvertes un relevé de facturation ou une

copie de la facture pour avoir le montant correct à réceptionner.
 Ne pas bloquer une réception en cas d’incident qualité si la

marchandise a été acceptée et rentrée en stock.
 Organiser son back-up avant de partir en vacances.
75
Facturation Payer le
fournisseur
Créer une
litiges
Contractualiser
Enregistrer
la facture
Passer la
Emettre commande
la facture
Réceptionner
76 /
C2 - Restricted
Facturation fournisseur - les règles d’or à respecter - 1/7
 Signer un contrat avec Safran: tout fournisseur souhaitant entretenir des

relations commerciales à long terme avec Safran doit avoir négocié un contrat.
Les Conditions Générales d‘Achat du groupe SAFRAN (CGA) sont disponibles
sur le site Internet de Safran (https://www.safran-group.com/fr/fournisseurs).
 Communiquer un numéro D-U-N-S®: tous les fournisseurs doivent

communiquer à Safran leur numéro d'identification Duns. Une demande
d'attribution d'un numéro D-U-N-S® peut être adressée directement à Dun &
Bradstreet (voir http://www.altares.fr/ en France).
 Connaître les conditions de paiement standard Safran: fin de mois 45 jours

avec le mode de calcul suivant: date de facture + fin de mois + 45 jours
généralement sous la forme FDM45J. Ces conditions de paiement doivent être
indiquées sur la facture, sauf si d'autres conditions de paiement ont été
convenues par écrit.
 Structurer correctement votre facture: pour inclure le même niveau de détails

que la commande.
C2 - Restricted
 Comprendre et appliquer la politique “No PO, No Buy” de Safran: tous

les achats nécessitent un bon de commande. Un fournisseur ne doit pas
faire une livraison ou commencer une prestation sans un bon de commande
de Safran.
 Renvoyer un accusé de réception de commande:
 confirmer l’accord du fournisseur sur les termes de la commande;
 dans les 15 jours calendaires à compter de la date d'émission de la commande;
 de préférence en format électronique.
 La facture ne doit PAS être datée d’avant la livraison des biens ou des
services : la facture doit, sauf cas particuliers, être émise « dès la
réalisation de la livraison ou de la prestation de services». La facturation
anticipée est illégale. Ne pas antidater ou postdater. La facture doit être
envoyée dès sa création et son émission.
C2 - Restricted
 Vérifier que l’impression de la facture soit de qualité: il est important que

la facture soit lisible. Les factures manuscrites sont interdites car elles
entraînent des erreurs et de l’inefficience dans le processus.
 Envoyer vos factures par le canal de transmission approprié: la

facturation électronique est soumise à l'approbation préalable des équipes
Safran. Safran a choisi l'opérateur Generix pour gérer son flux de factures
SFS dématérialisé. N'envoyez PAS les factures deux fois si un accord de
facturation électronique conforme aux normes fiscales a été signé. La

soumission de copies papier en double sera automatiquement rejetée .
 Utiliser la bonne raison sociale et les adresses appropriés: l’activité de

traitement des factures de Safran étant pour partie externalisée, il existe une
SFS
différence entre l’adresse postale des factures et l’adresse de facturation.
Les factures doivent être envoyées aux adresses indiquées sur les
commandes. Les factures doivent indiquer la bonne adresse de facturation
avec le nom exact de l'entité légale Safran concernée, son adresse ainsi
que son numéro d'enregistrement TVA (numéro d'identification fiscale).
C2 - Restricted
 Préciser votre contact chez Safran: les factures doivent toujours porter le
nom et l'adresse e-mail du contact Safran avec lequel le fournisseur
travaille. Ceci est particulièrement critique pour les factures sans numéro de
commandes.
 Indiquer votre numéro d'identification fiscale (TVA IC/RCS…) dans l'en-

tête ou le bas de page de la facture: si l’identifiant fiscal figurant sur la
facture ne correspond pas aux données référencées dans la base
fournisseur Safran, les factures seront mises en attente pour analyse. Si le
nom, l’adresse ou le numéro d’immatriculation TVA du fournisseur change,
le fournisseur doit en informer Safran.
 Vérifiez si le montant de la facture est correct et si la ventilation

détaillée des taxes est fournie: le détail des montants HT x taux de TVA
doit être précisé. Les factures avec une TVA mal équilibrée ou incorrectes
sont rejetées.
C2 - Restricted
 Indiquer le numéro du bon de commande sur la facture: il s'agit d'une

OBLIGATION LEGALE au titre de l'article L. 441-9 du code de commerce
modifié par l'ordonnance n ° 2019-359 du 24/04/19. Le fournisseur en
reportant le n° de commande sur la première page de la facture doit
respecter les règles ci-dessous:
INCORRECT CORRECT
9010012345/10 (ne pas rajouter le poste) 9010012345
90100123456 (pas plus de 10 digits) 9010012345
SFS 90100-12345 (pas d’espace, de caractères spéciaux…) 9010012345
 Mettre un seul numéro de commande par facture: cela permettra un

traitement plus rapide des factures. Ne pas émettre une facture associée à
plusieurs commandes car ce type de facture est source d’erreurs
comptables (problème de numérisation).
 Editer une nouvelle facture si vous devez corriger des éléments d’une
facture déjà émise: sous un nouveau numéro de facture et en annulant
l’ancienne par un avoir.
C2 - Restricted
 Indiquez le numéro de poste de commande et le n° de BL (bon de

livraison) sur chaque ligne de facture:
 Poste individuel: un bon de commande peut comporter plusieurs postes individuels
numérotés 10, 20, 30, etc. Indiquer à la fois le numéro de commande et le numéro de
poste pour chaque ligne de facture permet à Safran d'enregistrer la facture du fournisseur
beaucoup plus rapidement (dans certains cas, même automatiquement à la réception). Il
sera avantageux que les éléments de ligne de bon de commande sur la facture suivent le
même fractionnement que les réceptions.
 Bon de livraison (ou Procès Verbal): si le fournisseur fournit des biens ou des services à
Safran, le bon de livraison est un élément d’information essentiel qui nous permettra de
faire correspondre la facture à la bonne entrée de marchandises. Le fournisseur doit
clairement indiquer « BL: xxxx » (ou « PV: xxxx ») sur la facture. Pour rappel, le fournisseur
ne doit émettre une facture que lorsque le BL ou PV a été signé par Safran. Le numéro BL
doit être UNIQUE.
 Il est néanmoins recommandé d’émettre une seule facture par numéro BL

(ou n° PV).
C2 - Restricted
 Mentionnez les numéros de facture et de commande originaux sur les

factures d’avoir: ces informations sont essentielles pour traiter les
documents du fournisseur dans les meilleurs délais.
 Enregistrer un compte bancaire unique par devise et par entité

juridique: un compte bancaire unique par devise et par entité juridique
contribue à réduire le cycle de traitement du paiement des factures et
constitue un moyen de renforcer la lutte contre la fraude.
 Utiliser une adresse e-mail générique: inscrivez-vous auprès de Safran

pour recevoir les commandes dématérialisées ou une preuve de relevé de
virement bancaire, avec une adresse e-mail générique et non des e-mails
nominatifs.
 Avoir le réflexe «Hotline»: pour toute question relative au statut d'une ou

plusieurs factures, d'un relevé de compte ou des détails d'un virement
bancaire, contactez la Hotline Fournisseurs Safran opérée par Safran
SFS Finance Services (SFS).
C2 - Restricted
Nom Fournisseur - raison sociale
Facture Adresse complète siège

N° RCS ou N° SIREN si FR
N° de Facture xxxxxx
fournisseur - N° TVA IC
N° DUNS Adresse d’envoi de la facture
points d’alerte Mr. Abc - tel Raison sociale + Adresse de facturation de

Contact Service Comptabilité ABC - email l'entité SAFRAN concernée
Date de la facture dd/dd/dd N° TVA IC
Contact Safran (Nom, tél,
SFS Condition de paiement Fdm45j email)
Date de livraison, ou période de dd/dd/dd Adresse de livraison de l'entité SAFRAN
facturation concernée
N° de Commande Safran xxxxxx

N° de Bordereau de Livraison xxxxxx
Prix Unitaire
Description Quantité Unités HT TVA % TVA Total TTC
Machine outil B 1 PC 12 000,00 € 20% 2 400,00 € 14 400,00 €
Devise €
Total Net HT 12 000,00 €

TVA 2 400,00 €
Total Net TTC 14 400,00 €
Payable le : dd/dd/dd
Modalité de paiement : virement
Livraison : DAP X
• En rouge les ● Escompte consenti pour règlement anticipé : à préciser

● Tout incident de paiement est passible d'intérêt de retard. Le montant des pénalités résulte de l'application aux sommes
mentions restant dues de 3 fois le taux d’intérêt légal en vigueur au moment de l'incident.
obligatoires ● Indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement due au créancier en cas de retard de paiement: 40€
• En bleu les COORDONNEES BANCAIRES

Nom de la banque
mentions critiques Numéro de compte et des codes BIC et IBAN
Toutes les factures émises à compter du 1er octobre 2019 devront respecter les dispositions du nouvel article L. 441-9 du Code de
commerce qui prévoit de nouvelles mentions obligatoires sur les factures et notamment l’obligation de mentionner le numéro de
SFS bon de commande. Tout manquement aux dispositions de cet article L. 441-9 est passible d'une amende administrative dont le
84 Ce document et les informations qu’il contientmontant ne peut
sont la propriété excéder
de Safran. 75doivent
Ils ne 000 €pas
pour
être une personne
copiés physique
ni communiqués et 375
à un tiers sans 000 € pourpréalable
l’autorisation une personne morale.
et écrite de Safran.
C2 - Restricted
Critères pour le traitement automatique d’une facture (automatch)

La reconnaissance de caractères (OCR) a deux façon de reconnaitre les données : par
emplacement et par mot clefs (si un mot clef est répété, seule la première occurrence est prise
en compte)
Indispensable au traitement automatique: N° de Cde , N° de BL , Identifiant fournisseur (*)

 De préférence, le fournisseur doit localiser ces éléments en en-tête ou pied de
page et/ou toujours au même emplacement sur la facture.
 Utiliser des désignations généralement admises. Pour le N° de cde, écrire
« commande » ou « Purchase Order » jamais « N° d’appel », « référence client »,
« contrat », ou du jargon interne.
 Aucun caractère ne doit être ni rajouté ni retiré de ces éléments, pas d’espaces
entre caractères et ne pas utiliser de caractères spéciaux (@ /_ - # et autres).
 Ne pas rajouter de N° de poste ou d’avenant au N° de Cde. Si c’est utile pour le
fournisseur, il doit les noter dans la Désignation de la facture, pas dans l’en-tête.
 Un N° de BL a 10 caractères au maximum. Le fournisseur doit éviter d’écrire la
date, à la suite de la commande ou du BL, sur la même ligne de texte (ou alors il
faut garder un espace suffisant (au moins 3 espace vides))
SFS (*) 5 paramètres d’identification (TVA, SIREN, Fiscal Id, IBAN, Duns) recherchés pendant le processus
de numérisation/vidéocodage
C2 - Restricted
Rédaction d’une facture d’avoir par le fournisseur
Avoir pour les litiges (prix, quantité) ou pour les retours marchandises sans
« commande de retour » :
• la commande d’origine, dans son en-tête
• le BL d’origine, dans son en-tête
• le N° de la facture qui est corrigée/annulée, dans le corps de l’avoir
• le cas échéant, les postes concernés, dans le corps de l’avoir
Avoir pour un retour de marchandise effectué « avec commande de retour » :
• la commande de retour dans son en-tête
• le BL de retour, dans son en-tête
• le N° de la facture qui est corrigée/annulée, dans le corps de l’avoir
• le N° de la commande d’origine , dans le corps de l’avoir
• Le N° du BL d’origine, dans le corps de l’avoir
• le cas échéant, les postes concernés, dans le corps de l’avoir
C2 - Restricted
Contestation d’une facture
Le principe de contestation
o La facture acceptée est un principe fondamental en droit commercial consistant à dire qu’à défaut de
contestation dans un bref délai, toute facture est présumée être acceptée.
o Le destinataire d’une facture est tenu de la vérifier minutieusement et de porter une contestation éventuelle à
l’adresse de l’expéditeur. Le meilleur moyen de prouver une telle contestation est la preuve d’un
recommandé.
Le délai de contestation
o En l’absence de terme précis fixé par la loi, il y a lieu de se référer à la jurisprudence qui indique comme
délai raisonnable une période de 6 semaines à maximum 2 mois après la réception de la facture.
o Si aucune contestation n’est intervenue dans la limite de ce délai, la facture est considérée « acceptée ». Au
pire des cas il devra payer une facture se rapportant à des marchandises ou des prestations non-conformes !
o Attention donc de bien tenir à jour les factures envoyées et acceptées.
o Et surtout, n’essayez pas d’épargner des timbres pour courrier recommandé si un tel timbre peut vous
simplifier énormément le recouvrement de vos factures et inversement prouver vos contestations.
A éviter absolument
o Le fait de renvoyer la facture sans autres explications
o Le fait de contester oralement ou par courrier simple sans pouvoir ultérieurement rapporter la preuve de cette
contestation
Emettre le besoin
/07/
Payer le
fournisseur
Créer une
Saisie,
litiges
Contractualiser
comptabilisation
Enregistrer
la facture
et traitement des
Passer la
Emettre commande
la facture
litiges Réceptionner
88 /
C2 - Restricted
Rapprochement - 1/2
o Rapprocher la facture de la commande et de la réception signifie identifier la

commande à laquelle la facture reçue correspond, et la réception qui vaut
pour accord de paiement suite à exécution de tout ou partie de la commande.
o Ce sont les n° de commande et n° de BL ou références de procès verbal, qui

figurent sur la facture (information mise par le fournisseur), et sur la réception
(information renseignée par le gestionnaire de demande d'achat dans
l’ERP/Ariba) qui permettent de faire ce lien.
o La comptabilisation automatique d’une facture est réalisable quand il y a

concordance des données entre la commande, la réception et la facture.
Le rapprochement se fait dans l’ERP et non dans Ariba.
o Factures en « automatch » : factures rapprochées au premier passage

automatiquement sans intervention humaine
o Factures en « first pass match » (FPM) : factures rapprochées au premier

passage avec l’intervention limitée d’un contrôleur facture
C2 - Restricted
Rapprochement - 2/2
SFS
o Les tolérances sur écart (en valeur absolue) du solde de rapprochement

facture sont les suivantes :
1. En Automatique :
o Si l’écart (que ce soit sur le prix, les quantités, ou un poste manquant)

constaté entre le montant global de la facture et la somme des lignes de
commande réceptionnées et en attente de facturation est inférieur à un
montant de X € H.T., la facture peut être rapprochée.
2. En Manuel :
o Si l’écart prix constaté par détail de poste est sous les limites de tolérance
: inférieur à 5% et montant en valeur inférieur à un montant de Y € H.T., la
facture peut être rapprochée.
90
C2 - Restricted
SFS
Destinataires de workflows & notices
- Factures avec n° de PO ARIBA N°3 ÉCART PRIX
N°1 RÉCEPTION MANQUANTE WF/Notice Destinataire
Notice 06 - Litige prix Acheteur
WF/Notice Destinataire
Notice 07 - Anomalie de devise Acheteur
Notice 01 - Pas de réception
GDA
disponible sur la commande
Notice 02 - Difficulté pour
rapprocher commande et facture
GDA N°4 IMPUTATION FACTURE
Notice 03 - Commande
entièrement réceptionnée et GDA
facturée (commande soldée)
Notice 04.1 - Commande créée
Acheteur Notice 08 - Facture sans commande Manuel
pour entité juridique différente
Notice 09 - Avoir sans information
Manuel
sur la facture
N°2 ÉCART QUANTITÉ

N°5 VALIDATION ACOMPTE
Notice 05 - Litige quantité GDA
Notice 10 - Facture d'acompte
Acheteur
• Si compte GDA fermé, envoi WF vers POS avec commande uniquement
• Si compte Acheteur fermé, envoi WF vers correspondant P2P Safran Purchasing (SPOC)
91
C2 - Restricted
Traiter un litige - 1/5
Ecart prix
o Dans le cas d’un écart en notre défaveur supérieur à la tolérance entre

poste de commande réceptionné et facture, un workflow de type écart prix
sera envoyé par le contrôleur facture à l’acheteur.
o Dans le cas d’un écart prix en notre défaveur supérieur à la tolérance

et si la facturation est conforme au prix négocié, l’acheteur devra
demander au gestionnaire de DA un avenant à la DA (+ circuit de
validation) puis faire un avenant à la commande, et enfin valider le WF en
notifiant clairement « commande modifiée, accord sur écart prix ». Sinon
l’acheteur devra demander un avoir.
o Dans le cas d’un écart prix en notre faveur pour une quantité
commandée, livrée et facturée identique (iso-quantité), le contrôleur
facture valide l’écart et autorise le rapprochement.
92
C2 - Restricted
Réception manquante SFS
Situation Description du problème Action requise Société
Pas de Aucune réception n’a été  Effectuer la réception et valider le workflow.

réception réalisée sur la commande  Indiquer le N° du Bon de Réception (BR =
disponible. mentionnée sur la facture. N° attribué automatiquement par l’ERP lors
de la réception) et/ou le N° de Bordereau
de Livraison (BL)
 Indiquer le bon N° de commande si erreur.
Difficulté Plusieurs réceptions sont  Indiquer le N° du Bon de Réception (BR) et

pour disponibles sur la le N° de Bordereau de Livraison (BL)
rapprocher commande. Le contrôleur ne
facture et sait pas quelle réception
réception. utiliser (le BL n’est pas
mentionné sur la facture).
Commande La commande mentionnée  Vérifier qu’il ne s’agit pas d’une double
entièrement sur la facture est déjà facturation.
réceptionnée entièrement réceptionnée et  Créer une DA complémentaire, faire la
et facturée. facturée. réception et communiquer le N° de BR
C2 - Restricted
Illustration « pas de réception disponible » ou « difficulté pour rapprocher

commande et facture » :
 Cas n°1 : Commande avec deux lignes
 Poste 10 pour une quantité de 20 => réceptionné pour 20
 Poste 20 pour une quantité de 80 => réceptionné pour 30
 Facture émise avec une quantité de 80 => pas possible de payer cette facture. Emission d’un
WF pour réception manquante avec notice (01) « pas de réception disponible ».
 Cas n°2 : Commande avec quatre lignes
 Poste 10 => réceptionné pour 10
 Poste 40 => non réceptionné
> Facturation pour une quantité de 20
 Si pas d’indication de BL sur les réceptions faites => le contrôleur facture est contraint
d’envoyer un WF pour savoir sur quel poste affecter la facture (postes 10 & 30 ou bien poste
20) avec la notice (02) « difficulté pour rapprocher commande et facture ».
94
C2 - Restricted
Traiter un litige - 4/5 SFS
o Dans le cas où un workflow vous a été adressé à tort, il ne faut pas contacter la
Hotline SFS mais répondre directement via l’outil Cockpit, car c’est le seul moyen
d’en informer le contrôle facture.
o 2 possibilités :
 Si vous connaissez la personne qui peut traiter le workflow : il vous suffit de

lui transférer le workflow (possible uniquement si son profil a été créé) et en
complément de mettre dans la notice des instructions détaillées. Attention, il est
très important de ne pas envoyer le workflow à plus d’un utilisateur.
 Si vous ne savez pas qui peut régler le litige : refuser le workflow en indiquant
dans la notice: « Je ne suis pas en charge de la facture ». SFS corrigera et
réassignera le WF au bon destinataire.
o Attention : dans les deux cas, il est très important de ne pas transférer le workflow
à un contrôleur facture car cela risquerait de ralentir le traitement de la facture.
o Il vous est demandé de répondre aux WF dans un délai de 48h.
95
C2 - Restricted
Traiter un litige - 5/5 SFS
o Le gestionnaire de DA ou l’acheteur a tout intérêt à mettre en place une

délégation dans l’outil WebCycle ou Webcycle Web (Readsoft).
 Lorsqu’une suppléance est « active », le suppléant a directement la

visibilité sur les workflows en attente de traitement du titulaire et a donc la
possibilité de les traiter. Une fois traités, ces workflows seront visibles dans
l’historique des actions du titulaire et du suppléant.
 Lorsqu’une suppléance est « passive », le suppléant doit aller sélectionner

les WF du destinataire original.
96
C2 - Restricted
Les demandes d’avoir - 1/2
o Toute facture après envoi du fournisseur est enregistrée dans cockpit (hors
cas de rejet particulier pour facture non conforme) et les écarts en notre
défaveur dus au fournisseur font systématiquement l’objet d’une
demande d’avoir (si hors tolérance).
o La responsabilité de la demande d’un avoir auprès du fournisseur

incombe à l’acheteur en cas d’écart prix et au gestionnaire de la DA en
cas d’écart quantité.
97
C2 - Restricted
Les demandes d’avoir - 2/2
SFS
o Un avoir doit être envoyé par le fournisseur aux mêmes adresses que les factures
classiques.
o Si l’acheteur ou le Gestionnaire de DA récupère directement la facture d’avoir

auprès du fournisseur, il peut la mettre en pièce jointe de la notice Cockpit. Le
traitement de la facture initiale en sera optimisé.
o Un avoir doit être récupéré le plus rapidement possible pour pouvoir être traité en
même temps que la facture initiale. Une facture de 100k€ en attente d’un avoir de
100€ ne sera pas payée. Pas de paiement partiel d’une facture !
o Si une facture a été payée avant la réception d’un avoir, une déduction sera faite
sur les règlements suivants, ou bien une demande de remboursement sera
formulée si Safran ne travaille plus avec ce fournisseur.
98
C2 - Restricted
Traiter un litige – synthèse
 Vérifier la cohérence des éléments contenus dans le devis, la commande,

la réception et la facture pour statuer sur un litige.
 Répondre aux WF dans un délai de 48h sans oublier de renseigner les

notices dans les échanges avec les contrôleurs facture. Ne pas utiliser les
emails.
 Renseigner l’ERP ET répondre au contrôleur facture via cockpit dans le

cas d’un vrai litige « réception manquante » pour lequel la réception n’a
pas été réalisée dans l’ERP en temps et en heure et un WF a été envoyé.
Ces deux actions doivent être complétées par le GDA pour le déblocage
du litige.
 Obtenir l’accord du fournisseur pour une résolution des litiges à travers

une demande d’avoir puis communiquer les informations à SFS pour le
suivi.
 Organiser sa suppléance en cas d’absence.

Paiement Payer le
fournisseur
Créer une
litiges
Contractualiser
Enregistrer
la facture
Passer la
Emettre commande
la facture
Réceptionner
100 /
C2 - Restricted
Paiement – 1/2
o Dans le cas d’une facture sans commande l’autorisation de paiement sera

effective après la signature d’un Bon à Payer par un membre du Comex en société.
o Pour rappel il est impossible de payer partiellement une facture fournisseur .
o Toute modification d’une date d’échéance doit être validée par écrit par le directeur
achat de la société concernée (règle contrôle interne).
o Les règlements sont basés sur la base d’une campagne de règlement par
semaine. SFS
o Les dates d’échéance pour le paiement des factures ne sont pas les dates
d’échéance mentionnées sur les factures mais celles calculées par nos systèmes
d’information : date de facture + condition de paiement sur la commande.
o De façon à ne pas payer le fournisseur en retard, les factures “bonnes à payer’’
avec une date d’échéance entre deux campagnes de règlement (ex: « s » et
« s+1 ») sont payées en avance de phase dès la semaine « s ». En particulier la
dernière campagne de paiement du mois N embarque les factures bonnes à payer
de la première semaine du mois N+1.
101
C2 - Restricted
Paiement – 2/2 SFS
102
C2 - Restricted
Mode de paiement : virement ou prélèvement

o Il existe deux modes de règlement possibles: virement ou prélèvement. Les paiements par
prélèvement ne peuvent qu’être une forme de paiement exceptionnelle et exclusivement en
faveur de tiers « connus » pour des achats hors production (cf. GRP-0054).
o Les prescripteurs ou les gestionnaires de Demande d’Achat (DA) en société ne sont pas
autorisés à faire des demandes concernant les conditions de règlement à mettre en œuvre
avec les fournisseurs.
o La demande d’une mise en place d’un paiement par prélèvement doit émaner de Safran
Purchasing (en l’occurrence le responsable du domaine d’achats concerné) et être adressée
à Safran Finance Services (Trésorerie). Elle doit donner lieu à un accord partagé entre SP et
SFS. SFS
o Les paiements par prélèvement sont des opérations sensibles et des prérequis importants sont
nécessaires en amont :
• Nécessité pour SFS de disposer d’une copie du contrat (notamment pour remplir le mandat de
prélèvement et ne faire porter le prélèvement que sur ce contrat),
• Envoi des factures par le fournisseur à la bonne adresse,
• Existence de commandes et de prescripteurs/réceptionnaires clairement identifiés, le paiement par
prélèvement ne dispensant pas de faire des réceptions en temps et en heure (dans le cas contraire,
impossible de distinguer s’il n’y a pas de prélèvements abusifs),
• Engagement écrit du fournisseur de fournir à SFS un relevé mensuel des prélèvements à venir ou
103 survenus.
/09/
Bureaux d’achats & Carte achat
104 /
C2 - Restricted
Achats via un bureau d’achats - 1/2 FR
Recours occasionnel par Safran Purchasing à un bureau d’achats lorsque le fournisseur est non
codifié dans MDM, que Safran Purchasing ne souhaite pas le créer et qu’aucune autre solution
alternative n’est envisageable:
 Achats inférieurs à 30K€
 Achats non récurrents
 Achats non stratégiques
 Interdit pour commande ouverte (enveloppe). Certaines exclusions par domaine d’achat et immo
 Interdit pour les achats soumis aux règlementations « Export Control »
105
C2 - Restricted
Achats via un bureau d’achats - 2/2 FR
 Le gestionnaire de DA peut contacter directement le bureau d’achat pour demander

un devis. Il devra s’assurer que le devis du bureau d’achat comporte bien les
frais de port et financier (si acompte à payer) et le mark-up contractuel associé
à la prestation.
 Le produit commandé par le bureau d’achats auprès du fournisseur de rang 2 est

livré directement sur le site Safran du demandeur.
 Lors de la réception administrative dans l’ERP/Ariba, le gestionnaire de DA doit

réceptionner les postes adéquats : la fourniture livrée, mais aussi le mark-up, le
port et les frais financiers si ces derniers ont fait l’objet de postes particuliers dans
la commande, et renseigner le n° de BL.
 Il est demandé au bureau d’achat de mentionner sur sa facture le n° de

Bordereau de Livraison (BL). Le bureau d’achat doit le récupérer auprès du
fournisseur de rang 2 qui a géré la livraison du produit.
 En aucun cas la facture du fournisseur de rang 2 ne doit être envoyée à Safran.

106
C2 - Restricted
La carte achat : réactivité et agilité dans le processus d’achat

La carte achat est :
 attribuée à un individu, le détenteur.
 débitée sur un compte Société sur le centre de coût d’appartenance du titulaire.
 destinée à être utilisée pour le compte du Département / Direction / entité du détenteur.
Périmètre d’utilisation :
 Achats de proximité inférieurs à 500 euros H.T. pour des achats hors production, non stratégiques, non
récurrents, présentant éventuellement un degré d’urgence et pouvant être réalisés, parfois, sur Internet.
Paramétrage conseillé :
Les avantages de la carte achat
 Plafond mensuel : 5000 € ; Plafond par transaction : 500 €  Un paiement dans les délais du fournisseur.
Organisation :  Pas de coût ni de cycle administratif lié à la
• Organisation spécifique avec deux administrateurs demande d’achat et à la commande.
centraux au niveau groupe et un administrateur Société,  Pas de fiche fournisseur à créer et maintenir dans
en charge de la délivrance et de la gestion des Cartes. le référentiel fournisseurs groupe.
 Pas de recours à un bureau d’achat.
Verrous et contrôles :  Une affectation au centre de coût.
 Habilitation du détenteur par la Direction Financière Société.  Un besoin, souvent urgent , couvert dans les
 Carte paramétrée avec des plafonds d’utilisation spécifiques. délais.
 Contrôle a posteriori des dépenses à partir des reportings de la banque.

 Validation par le responsable hiérarchique des relevés mensuels de dépenses.
 Responsabilité personnelle du détenteur engagée en cas d’utilisation inappropriée de la Carte
107
/10/
Référentiel fournisseurs
108 /
C2 - Restricted
Référentiel fournisseurs
 Les données fournisseurs sont créées et hébergées dans un référentiel unique MDM (Master
Data management). Ce référentiel « maître » irrigue l’ensemble des SI / ERPs des sociétés
connectées avec des données mandantes groupe et spécifiques sociétés.
 Cela concerne toutes les sociétés historiques de rang 1 du groupe Safran ainsi que les
sociétés de rang 2 hébergées dans le même ERP que les sociétés de rang 1.
 Ce référentiel unique concerne les fournisseurs de Production et Hors Production avec
plus de 30 000 sièges sociaux.
 Facture sans commande autorisée => zone « cmde obligatoire (o/n) » validée sur sollicitation
d’un KAM SFS auprès de la cellule MDM.
 Modification de coordonnées bancaires fournisseurs (cf. GRP-0247).
Contact Finance Si contact Contact Commercial Si contact Si contact
Contact Acheteur Directeur Achats
fournisseur inexistant ou fournisseur inexistant ou inexistant ou
non valide non valide non valide
 Fournisseur avec blocage Achat => interdiction

de passer une nouvelle commande au
fournisseur.
 Fournisseur avec blocage Paiement =>
interdiction d’effectuer un paiement au
fournisseur.
/11/
Conclusion
110 /
C2 - Restricted
Take away P2P pour Gestionnaire de DA
1. Faire obligatoirement des DA pour tout engagement de dépense. 2 règles à connaitre : « No PO,
No Buy » and « No PO, No Pay ».
2. Structurer la DA sur la base du devis. Positionner autant de postes que de livrables, de jalons
et de date de livraisons et s’assurer que la DA couvre tous les frais connus (douane, transport,
déplacement, frais bancaires...).
3. Réceptionner dès que la marchandise commandée est livrée ou que la prestation est
réalisée, avant la réception de la facture ou du litige.
4. Réclamer les BL qui manquent aux prescripteurs.
5. Répondre aux WF dans un délai de 48h.
6. Renseigner l’ERP ET répondre au contrôleur facture via cockpit dans le cas d’un vrai litige
« réception manquante ».
7. Clôturer les commandes au fur et à mesure en ne laissant pas un reste à livrer avec une date
de livraison dans le passé.
8. Si facture sans commande émise - DA de régularisation interdite.
9. Si facture sans commande - processus de validation avec Bon à Payer (BAP).
10. Organiser les suppléances dans les outils pour toute absence longue durée et mettre en place
une solution de remplacement en cas de mobilité.
C2 - Restricted
Take away P2P pour l’Acheteur

1. S’assurer de la complétude et qualité des données contenues dans la fiche fournisseur de MDM (délais de
paiement / Incoterms ; contacts Z0 / Z2 / Z8 / Z5 ; acheteur référent) et de la bonne mise à jour des prix.
2. Faire obligatoirement des commandes pour tout engagement de dépense. 2 règles à connaitre : « No PO, No
Buy » and « No PO, No Pay ».
3. Structurer la commande sur la base de la DA et du devis. Positionner autant de postes que de livrables, de
jalons et de date de livraisons et s’assurer que la commande couvre tous les frais connus (douane,
transport, déplacement, frais bancaires...).
4. Pas de commande de régularisation dès lors que la facture fournisseur a déjà été émise.
5. S’assurer de la conformité réglementaire ou contractuelle des délais de paiement. Négocier en priorité des
termes de paiement à Fin de Mois 45 jours (FDM45J). Ne pas accepter de paiement comptant. date de
facture.
6. Refuser les avances et acomptes sauf dérogation acceptée par le mgt. Auquel cas, indiquer les montants /
dates dans les conditions particulières de la commande.
7. Traiter les litiges écart prix sous la responsabilité des acheteurs en répondant aux WF dans un délai de
48h.
8. Savoir qu’une facture sans commande se valide par Bon à Payer (BAP).
9. Faire appliquer les règles de facturation devant être respectées par les fournisseurs.
10. Un avoir doit être récupéré le plus rapidement possible pour pouvoir être traité en même temps que la facture
initiale. Pas de paiement partiel d’une facture !
11. Organiser les suppléances dans les outils pour toute absence longue durée et mettre en place une solution
de remplacement en cas de mobilité.
112
C2 - Restricted
Conclusion
o Le paiement à l’heure des fournisseurs n’est pas

négociable.
o C’est une obligation

 éthique,
 légale, et
 économique.
o Faisons le de façon efficiente et en équipe.
C2 - Restricted
Questions
C2 - Restricted
ANNEXES
115
C2 - Restricted
Centres de services partagés (CSP) Safran

Safran Finance Services (SFS) et Safran
CSP (centre de services partagés) : Purchasing par exemple sont des CSP au
organisation autonome interne sein de Safran SA rattachés à la Direction
hébergée par Safran SA chargée de Performance & Compétitivité du Groupe.
fournir certaines prestations et SFS réalise pour le compte de chacune des
d’assumer certaines tâches sociétés (FR/BEL) leur compta auxiliaire :
opérationnelles pour des sociétés du Fournisseurs - Immobilisations – Clients.
Groupe. Safran Purchasing réalise pour le compte de
chacune des sociétés, les approvisionnement
et les achats sur le périmètre du hors
production et les achats sur le domaine
matière (métaux & composites).
Avantages : harmonisation des

processus et des pratiques, amélioration
de la qualité de service,
professionnalisation des ressources,
maîtrise des coûts, gain de productivité,
SLA (service level agreement) : convention de
évolution de carrière...
service signée entre les CSP et les sociétés du
groupe. Facturation incitative avec unité
d’œuvre.
116
C2 - Restricted
Aspects juridiques des achats

NI - Délit de NI - Annexe 1 - Annexe 2 - Délit
 Délit de marchandage marchandage Délit de marchandage Gri de marchandage
• Prestations sur site (ex: Sous-traitance de maintenance des moyens de production) :

• Pour faire appel à un prestataire qui maintiendra en permanence des effectifs sur le site du donneur d’ordres, le
Client (l’établissement de la société du groupe), devra confier la totalité du périmètre d’activité et ne pas
conserver dans ses effectifs propres de personnel affectés à ces tâches.
 Prêt de main d’œuvre illicite
 Besoin de renfort ponctuel (surcharge interne) :

 Le donneur d’ordres ne pourra recourir qu’à des personnels intérimaires sans pouvoir faire appel à un prêt de
personnel d’un sous traitant. Si le savoir faire n’est pas disponible sur le marché des sociétés d’intérim, le
recours à une externalisation des travaux sera possible chez un partenaire.
 Travail dissimulé
 Sous-traitance in situ
 Qu’il s’agisse d’une mission ponctuelle (intervention de dépannage) ou d’une prestation de plusieurs jours, le
préalable strictement nécessaire est la transmission d’un numéro de commande par les achats à celui qui aura la
charge de la réalisation des travaux.
117
C2 - Restricted
Exemple de facture ne pouvant pas être traitée automatiquement (1/3)
• Le numéro de Cde est

suivi d’un avenant séparé
par un tiret (-21), il faut
retirer ce « - 21 »
Si le numéro d’avenant est

indispensable à ce fournisseur,
il peut l’inscrire dans le texte
de la facture.
C2 - Restricted
Le N° de cde appelé « Numéro de

référence » n’est pas dans l’en-
tête il devrait s’appeler « Numéro
de commande »
Il y a une seule facture pour deux

commandes (séparées d’un
slash)
Le BL est trop loin dans le texte, il

devrait être en première ligne ou
dans l’en tête
Il y a un slash et un numéro de
poste à la suite du BL.
Si l’indice est indispensable au
fournisseur, il peut répéter le BL à la
ligne.
seule la première occurrence est lue.
C2 - Restricted
Deux BL différents, il
faudrait 2 factures.
Les N° de BL sont pas

dans l’ en-tête et de
plus on ne lit que la
première occurrence
• Le numéro de PO (N°
de commande) noyé
dans le texte, donc
jamais à la même
place (risque de ne
pas le retrouver).
C2 - Restricted
Centre de coût - Ordre Interne - OTP
o Un centre de coûts (CC) correspond à une entité structurelle de la société ou une

activité. Il s'agit d'un collecteur de coûts qui est utilisé pour des coûts de
fonctionnement et qui permet de différencier les affectations de frais au sein de la
société.
o Un Ordre Interne (OI) est un objet d’imputation analogue au centre de coûts. Il peut
être utilisé pour imputer des coûts. L’ordre interne permet d’ajouter un niveau
d’analyse plus fin par rapport au centre de coûts et n’a pas vocation à perdurer. La
durée de vie de l’ordre interne est temporaire. Il peut être utilisé dans le cadre d’un
projet ou une activité ponctuelle.
o Un OTP (Organigramme Technique de Projet) est utilisé dans le cadre d’une dépense
sur un projet. Par OTP, on peut retrouver les infos suivantes : contenu, budgets, coûts
prévisionnels, plannings, dates de début / de fin…).
121
C2 - Restricted
Missions et rôles du Pilote Opérationnel société (POS) P2P

Mission
1. Garant du processus Procure To Pay (P2P) au sein de 3. Mise en œuvre de chantiers d’amélioration ou de plans
sa société d’actions pour faire respecter les objectifs de performance
P2P
2. Responsable du pilotage de la performance du
processus P2P  Identification et analyse des dysfonctionnements
 Formalisation de plans d’actions. Pilotage et suivi

Périmètre d'intervention
 Chantiers DMAIC sur les sujets à enjeu
1. Animation du réseau des acteurs du P2P (acheteurs
Prod, gestionnaires de DA, fournisseurs…) 4. Pilotage et mise en visibilité des actions et résultats
 Rédaction de supports pédagogiques, animation du RCE / intranet  Comité de pilotage P2P au sein de la société
société
 Participation aux revues Finance & Achats
 Amphi d’information, séance de formation (individuelle ou collective)
 Reporting vers les membres CODIR : Tableau de Bord & KPI
 Accompagnement des prescripteurs, actions de conduite du
changement 5. Coordination avec les CSP et la cellule centrale P2P
 Communications des procédures & diffusion des bonnes pratiques  Réunion tripartite ROS/KAM/POS
 Mise en place d’un réseau de Key Users (KU), relais du P2P à  Participation et contribution active aux conférences téléphoniques mensuelles
l’intérieur de la société POS et aux journées POS trimestrielles organisées par la cellule centrale P2P
2. Traitement des litiges 6. Liens avec les SI
 Construction des indicateurs litiges sur base extraction données  Point de contact privilégié avec la DSI en tant qu'administrateur des profils et
cockpit référent métier pour les « gestionnaires administratifs » (DA, réception et
factures).
 Relance – escalade interne des litiges avec une périodicité
hebdomadaire  Participation aux projets d'évolution des systèmes d'information liés au P2P
(ex : Ariba)
 Animation de « taskforce »
122
C2 - Restricted
Liste des ERP par sociétés
AERO GEARBOX INTERNATIONAL - SAP P70 - 3510 SAFRAN ELECTRONICS & DEFENSE - SAP P03 - 0100
AIRBUS SAFRAN LAUNCHERS - BAAN V - 110 SAFRAN ENGINEERING SERVICES - SAP P78 - 1100
AIRBUS SAFRAN LAUNCHERS - SAP PH2 - 5210 SAFRAN FILTRATION SYSTEMS - SAP PR1 - MNEX
SAFRAN AERO BOOSTERS - BAAN V - 5102 - 100 SAFRAN HELICOPTER ENGINES - SAP PSI - 0010
SAFRAN AERO COMPOSITE - SYTELINE SAFRAN IDENTITY & SECURITY - SAP P07 - 9100
SAFRAN AIRCRAFT ENGINES - SAP P74 - HS01 SAFRAN LANDING SYSTEMS - SAP PR1 - MB
SAFRAN AIRCRAFT ENGINES - SAP P83 - 1000 SAFRAN NACELLES - SAP P01 - 2000
SAFRAN AIRCRAFT ENGINES - SAP P87 - 5101 SAFRAN POWER UNITS - SAP PT2 - 5322
SAFRAN AIRCRAFT ENGINES SSB - SAP P83 - 5000 SAFRAN REOSC - SAP P03 - 0102
SAFRAN CERAMICS - SAP P56 - 5210 SAFRAN SA - SAP P56 - 0103
SAFRAN ELECTRICAL & POWER - SAP P78 – 1000 SAFRAN TRANSMISSION SYSTEMS - SAP P70 - HS01
SAFRAN ELECTRICAL & POWER - SAP PL2 - 2200 TECHNOFAN - AX 2012- AX
123
C2 - Restricted
Procédures groupe& GRP
 GRP-0031 « Paiements entre sociétés du Groupe »

 GRP-0054 « Opérations de trésorerie, Financements, Règles de Délégation et de
Sécurité »
 GRP-0168 « Identification des Restrictions à l’Exportation des Articles Achetés ou Sous-
traités »
 GRP-0227 « Homologation/Introduction d’un Produit Chimique sur un Site Safran »
 GRP-0228 « Délégations de signature »
 GRP-0240 « Autorisation, Formalisation et Suivi de recours à Conseil et Prestations
Intellectuelles »
 GRP-0246 « De l’expression du besoin au paiement fournisseur »
 GRP-0247 « Gestion des coordonnées bancaires fournisseurs »
 GRM-0105 « Bonnes pratiques du processus ‘’De l’expression du besoin au paiement
fournisseur (P2P) ‘’ »
L'ensemble des documents de référence du Groupe Safran et de ses entités : Procédures, Guides,
Manuels, Politiques... sont disponibles dans le REFERENTIEL DOCUMENTAIRE ONE SAFRAN :
 https://onesafran.collab.group.safran/Pages/Home.aspx
C2 - Restricted
Segmentation achat hors production
NA : Bâtiments, Infrastructure & Facility Management NE : Informatique et télécom TA : Biens d’équipements
NB : Communication, Edition NF : Prestations d’Etudes et d’Essais TB : Outils
Définitions
NC : Consommables du commerce NG : Intérim, GRH, Conseil TC : Outillages spécifiques
ND : Logistique
Achats Hors Production (appelés aussi achats indirects) : comprennent les achats nécessaires au fonctionnement quotidien du
groupe, mais n'entrant pas dans la composition des produits développés et fabriqués par le groupe. Ci-dessus les domaines d’achats
appartenant au périmètre du hors production.
Ariba est une suite achat : une solution de gestion des dépenses / approvisionnement de SAP et une plateforme d'e-sourcing.
Cockpit est un poste de travail personnalisé qui permet d'afficher, de rechercher, d'organiser et de réaliser vos tâches habituelles de
traitement de la facture et les activités associées dans SAP.
CSP (centre de services partagés) : organisation chargée de la gestion en commun des services nécessaires à plusieurs sociétés du
groupe, dont par exemple la comptabilité (Safran Finance Services) et les achats hors production (Safran Purchasing).
DSO (Département Support Opération) : département au sein de Safran Purchasing en charge de gérer les approvisionnements
(passation de commandes) liés aux Demandes d’Achats de faibles montants (<30k€, variable en fonction des domaines d'achat).
ERP (Enterprise Resource Planning) : progiciel conçu pour supporter et automatiser les processus métier des moyennes et grandes
entreprises. Cela peut couvrir la production, l’après-vente, la distribution, la gestion du personnel, la gestion de projets, la gestion de la
paie et la gestion financière.
GRP / GRM / GRF : un document du Référentiel Groupe est identifié par une référence de type GRP - xxxx pour une procédure, GRM -
xxxx pour un guide méthodologique et GRF - xxxx pour un formulaire.
MDM (Master Data Management) : outil qui permet de rassembler en un point unique les données métier critiques stockées dans
diverses applications et divers systèmes disséminés.
Readsoft Web Cycle est un module externe associé au progiciel SAP. C’est une solution de l’éditeur Lexmark pour automatiser les WF
d'approbation de factures. Readsoft Webcycle Web est la version en accès web pour les personnes n’ayant pas des droits ouverts dans
SAP.
SAP (Systems, Applications and Products for data processing en anglais) : est par abus de langage le nom utilisé pour désigner un
progiciel de gestion intégré développé et commercialisé par l'éditeur de ce produit (SAP AG).
LEXIQUE C2 - Restricted
Lexique
 Avoir
o Un document commercial qui est établi lors de retour de marchandises, après une erreur de facturation (erreur de prix/quantité sur un
article…) ou suite à un accord de réduction commerciale.
 Bon à Payer
o Formulaire standard de Bon à payer à remplir et faire signer par les membres autorisés avant de l’envoyer au contrôleur facture pour
valider le paiement d’une facture sans commande
 Bon de Livraison (BL)
o C’est le N° de Livraison communiqué par le fournisseur, que vous pouvez inscrire dans un champs SAP lors de l’enregistrement de la
réception dans l’ERP. Dans le BL il n'y a pas de notion d'acceptation des livrables, on atteste uniquement de la livraison d’une fourniture
contrairement au Procès Verbal de Réception (PVR) ou d’Acceptation (PVA).
 Bon de Réception (BR)
o C’est le numéro de réception généré automatiquement lors de la réception dans l’ERP. Dans Ariba on parle de N° de Reçu.
o Ce BR permet de garantir la réalisation de la réception dans l’ERP et facilite le travail du comptable.
 Commande ouverte
o Un certain nombre de besoins, dont le montant des factures unitaires à venir est inconnu au moment où l’on rédige la commande car lié à
la consommation réelle, peut être traité par l'intermédiaire d’une commande ouverte dans laquelle un montant prévisionnel est indiqué;
 Double facturation
o Une nouvelle facture avec un nouveau N° pour une prestation/livraison déjà facturée ( à ne pas confondre avec duplicata de
facture/doublons).
o Le GDA ou l'acheteur doit demander un avoir au fournisseur. Cet avoir annulera la facture qui a fait l'objet d'une double facturation.
 Facturation anticipée
o Une facture émise avant la fin de la prestation/livraison. C’est une pratique illégale.
o Le GDA ou l'acheteur doit demander un avoir au fournisseur pour annuler sa facture anticipée. Le fournisseur émettra plus tard une
nouvelle facture lorsque la fourniture aura été livrée.
126
C2 - Restricted
Acronymes  PCS : Pièces

 APL : Appels Sur Livraison
 PO : Purchase Order = Commande d’Achat
 CA : Commande d’Achat
 POS : Process Owner Société ou Pilote
 CAP : Capteur d’Amélioration de la Performance Opérationnel Société (référent P2P)
(outil de calcul/suivi des gains achat)
 PR : Purchase Request = Demande d’Achat
 CGA : Conditions Générales d’Achat
 PVR/PVA : Procès Verbal de Réception /
 CGV : Conditions Générales de Vente d’Acceptation
 CdC : Cahier des Charges  RFA : Remise de Fin d’Année
 DA : Demande d’Achat  ROS : Responsable Opérationnel Société
 ECO : Export Control Officer  SFS : Safran Finance Services
 HT : Hors Taxe  SI : Système d’Information
 KAM : Key Account Manager (Responsable de  SLA : Services Level Agreement (Convention de
compte société) Services)
 LME : Loi de Modernisation Economique  SP : Safran Purchasing
 NDA : Non Disclosure Agreement (Accord de  TCO : Total Cost of Ownership
confidentialité ou non divulgation)
 TTC : Toutes Taxes Comprises
 OTD : On Time Delivery
 UE : Union Européenne
 PAC : Politique Achat Cible
 WF : Workflow

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LES BONNES PRATIQUES P2P

POUR LES ACHATS « HORS

Dernière mise à jour : septembre 2022

Ce document est une présentation du processus

Les points spécifiques à l’outil ARIBA sont identifiés en

Ce document pédagogique est autoporteur et peut être

Certains aspects du P2P présentés dans ce document sont directement

En illustration voici ci-dessous 3 différences clés entre SFS et les autres

Règles de conduite en formation

• Merci d’éteindre vos portables et PC

• Nous commençons et finissons à l’heure

• Soyez direct et concis dans vos interventions

• Pas de conversation parallèle

• Tout le monde est actif et participe

1) Introduction au Procure To Pay - (36p)

Pourquoi une démarche Procure to Pay (P2P) au niveau du groupe Safran ?

15% des factures du groupe sont payées en retard

• Atteinte à la réputation & dégradation d’image pour le groupe

• Remises de Fin d’Année (RFA) bloquées

• Incertitudes dans le pilotage du cash-flow du groupe

• Perte de productivité chez Safran Finance Services et Safran Purchasing

La démarche P2P au sein du groupe Safran

Retards de paiement : les impacts

La lutte contre les retards de paiement continue de s’amplifier

Dispositif de lutte contre les paiements tardifs

Retards de paiement : les sanctions – 09/08/22

Amende administrative – 22/02/21

Demande Workflow Workflow

Un relais manqué et c’est l’équipe

Missions et objectifs P2P

Label « Relations Fournisseurs & Achats Responsables »

Le groupe Safran s’est engagé dans la démarche

Le label RFR a été obtenu le 30 juin 2017 et renouvelé depuis en RFAR,

Les acteurs Safran

~ 3000 acteurs internes

envoyées par email

Organisation P2P Groupe Organisation P2P Société

P2P P2P Société

Réseau des POS P2P (POS – Pilote Opérationnel Société) SAFRAN

SAFRAN SAFRAN SAFRAN SAFRAN SAFRAN SAFRAN

SAFRAN SAFRAN SAFRAN AERO

C. Colato S. Righi P. Adam E. Schoevaerts Y. Chauveau Y. Anthoine

TdB avec indicateurs mensuels envoyé à la direction générale

ENTITES SAFRAN FRN.

351k factures 15j de délai d’arrivée

Equivalent de 3,6 jours de factures échues bloquées en litige

Quelques éléments de coûts de traitement

Facturation incitative SFS – traitement des factures

Processus standard et variantes

 Processus spécifique : achat via un bureau d’achats

Les acteurs du P2P

Le Gestionnaire de DA (GDA) est un interlocuteur clé du processus, en interaction

Crée des DA et s’assure de leur transformation

Fait des avenants à des DA pour informer l’acheteur du

S’assure que la réception a bien été faite par lui

Informe le fournisseur Traite les workflows de litige

Outil de relances (Cockpit /

RAPPEL PERIMETRE ACHAT SUR ARIBA :

Portail fournisseurs Scan / OCR

e-supply chain (cde) P

Mode d’acquisition des factures

Portail Fournisseur Safran

Collaboration Transmission facture