SEQUANA QUALIFICATION

GUIDE FOURNISSEUR
Octobre 2022
TABLE DES MATIERES
01. NOTRE APPROCHE DE LA QUALIFICATION DES FOURNISSEURS ……..………… Page 3

02. LES PRINCIPALES ÉTAPES DE NOTRE PROCESSUS DE QUALIFICATION …… Page 4

03. LES DIFFÉRENTS CRITÈRES DE NOTRE PROCESSUS DE QUALIFICATION ... Page 5

04. AIDE PENDANT VOTRE PROCESSUS DE QUALIFICATION ...….………………………. Page 8

05. FAQ………………………………………………………………………………………..………………………….……. Page 9

01. NOTRE APPROCHE DE LA QUALIFICATION DES FOURNISSEURS
TotalEnergies fait appel à plus de 100 000
fournisseurs dans le monde pour l’achat de
biens, d’équipements et de services contribuant
aux activités de la Compagnie.
Conformément à nos Principes Fondamentaux
des Achats, nous souhaitons travailler avec des
fournisseurs et des sous-traitants qui contribuent
au développement durable et qui sont
responsables sur le plan économique,
environnemental et social.

UN PROCESSUS ET UNE PLATEFORME UNIQUE

POUR QUALIFIER NOS FOURNISSEURS
TotalEnergies a mis en place un processus de
qualification unique et standardisé, commun à
tous les fournisseurs et prospects. Avant de
signer tout contrat avec TotalEnergies ou de
fournir tout service, les fournisseurs seront
évalués sur les 6 critères suivants :
1. Hygiène, Sécurité, Environnement (HSE)
2. Responsabilité Sociétale (SR)
3. Anti-Corruption (AB)
4. Finance (FIN)
Nicolas Payer
5. Technique (TEC)
Directeur de TotalEnergies global procurement
6. Administratif (ADMIN)

SEQUANA
Ce processus de qualification sera mis en œuvre à travers notre solution SEQUANA, déployée à
partir d’Avril 2019 au sein de l’ensemble de nos filiales, pays par pays. L’objectif de SEQUANA est
de faciliter la gestion de la relation fournisseur pour le processus de qualification en :
• créant une base de données globale de qualification des fournisseurs,
• standardisant le processus de qualification pour tous les fournisseurs,
• adaptant les informations demandées au type de fournisseur et/ou de biens/services
fournis,
• capitalisant sur les informations et documents déjà fournis, réduisant ainsi le nombre de
demandes aux fournisseurs.
Avec SEQUANA, si vous êtes qualifié pour une certaine catégorie de biens et services et pour une
zone géographique :
• vos informations seront disponibles pour la communauté TotalEnergies,
• les questionnaires et documents associés ne seront demandés qu'une seule fois par
catégorie ou par pays, en fonction de chaque critère.

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02. PRINCIPALES ÉTAPES DE NOTRE PROCESSUS DE QUALIFICATION

POUR REPONDRE A UN PROCESSUS DE QUALIFICATION, VOUS ALLEZ :

• Recevoir, de la part d’une entité de TotalEnergies, une invitation à vous enregistrer sur la
plateforme ARIBA,
• vous enregistrer dans votre portail ARIBA après réception de l’email d’invitation,
• fournir toutes les informations et documents requis dans le portail ARIBA,
• et soumettre vos questionnaires de qualification pour permettre à l'équipe de Qualification
de TotalEnergies de les analyser et de décider de votre statut de qualification.

Après avoir reçu l’invitation de TotalEnergies,

vous pouvez vous connecter au portail ARIBA…

…Répondre en ligne aux questionnaires reçus

Une équipe de qualification analyse ensuite

les informations et les documents fournis, et
définit un statut de qualification.

Equipe de Qualification de TotalEnergies Fournisseur

Le fait de remplir un processus de qualification et de fournir les informations requises ne

signifie pas que vous serez automatiquement qualifié. Des analyses et même des audits sur
site peuvent être réalisés en plus des questionnaires de qualification.

Un statut “qualifié” ne garantit pas la signature d’un contrat ou d’une commande avec
TotalEnergies. Des informations complémentaires peuvent être demandées au cours du
processus d'appel d'offres.

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03. LES DIFFÉRENTS CRITÈRES DE NOTRE PROCESSUS DE QUALIFICATION

Vous devrez compléter et soumettre toutes les informations obligatoires demandées dans le
formulaire d'inscription et les 6 critères de qualification.

Formulaire d’Inscription
Commun à tous les fournisseurs

Questionnaire pour les Critères de Qualification

Selon le niveau de risque déterminé par l’Equipe de Qualification

Anti- Responsabilité Administratif

Finance HSE Technique
Corruption Sociétale Local
0 ou 1 1 ou 2 0 ou 1 0 ou 1 ou 2 0 ou 1 1
questionnaire questionnaires questionnaire questionnaires questionnaire questionnaire

FORMULAIRE D’INSCRIPTION (= Registration Form)

Il est demandé à tous les fournisseur de fournir leurs données générales et administratives.

INFORMATION PRÉSENTATION
CERTIFICATIONS QUALITÉ
ADMINISTRATIVE DE L’ENTREPRISE

Information sur la société

• Nom Légal
• Adresse
• Présentation générale
• Numéro DUNS
• Organigramme • Certifications de gestion
Informations légales de la
• Principaux clients et de la qualité d'assurance
société
principales références qualité (ISO 9001, etc.)
• Date de création, pays
récentes
et numéro
d’identification
• Certificat de creation
d’entreprise

ANTI-CORRUPTION
Selon le niveau de risque déterminé par l'équipe de qualification, il vous sera demandé de compléter
le questionnaire Anti-Corruption.

QUESTIONNAIRE STRUCTURE DE LISTE DES FILIALES ET

CODE DE CONDUITE
ANTI-CORRUPTION L’ACTIONNARIAT SOUS-TRAITANTS

Code de Conduite Description de votre

Questionnaire Anti-Corruption Description des filiales
de l’entreprise structure d’actionnariat

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RESPONSABILITE SOCIÉTALE
Tous les fournisseurs de TotalEnergies sont invités à remplir le questionnaire sur la Responsabilité
Sociétale, un enjeu majeur pour TotalEnergies.
En plus du questionnaire général (= Core Questionnaire), en fonction du niveau de risque déterminé
par l'équipe de Qualification, un second questionnaire (Questionnaire Spécifique) peut être
demandé.

SR CORE QUESTIONNAIRE SR QUESTIONNAIRE SPECIFIQUE

Pour tous les fournisseurs Demandé selon le niveau de risque

Droits de l’Homme et Responsabilité

Sociétale Droits de l’Homme et questions sociales
• Conformité aux Principes • Certificats reconnus
Fondamentaux des Achats de • Score sur les Evaluations de Bureau
TotalEnergies (EcoVAdis, Acesia, Sedex)
• Minerais de conflit • Politique des Droits de l'Homme
• Amélioration continue - Droits de
Climat et Environnement l'Homme
• Sites Protégés • Accord sur les Principes Fondamentaux
• Mesures de Protection des Droits de des Achats de TotalEnergies
l'Homme

FINANCE
Selon le niveau de risque déterminé par l'équipe de Qualification, il vous sera demandé de compléter
le questionnaire Finance.

QUESTIONNAIRE FINANCE

• Chiffre d'affaires annuel

• Devise
• Année Fiscale

Pour évaluer la santé financière de

votre entreprise, vous devrez
fournir les éléments suivants :
• Compte de résultat
• Bilan
• Flux de trésorerie

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ADMINISTRATIF

QUESTIONNAIRE ADMINISTRATIF

Le questionnaire administratif est

défini pays par pays en fonction
des documents légaux et des
contrôles requis par la
réglementation locale.

HSE
En fonction du niveau de risque déterminé par l'équipe de qualification, il vous sera demandé de
remplir le questionnaire général (= Core Questionnaire), et pour les activités présentant un risque
HSE plus élevé, un second questionnaire (Questionnaire Spécifique).

HSE CORE QUESTIONNAIRE HSE QUESTIONNAIRE SPECIFIQUE

Demandé selon le niveau de risque Demandé pour les activités à haut risque

Attestation de certification HSE par un

tiers OU :
• Structure Organisationnelle HSE
• Accord pour se conformer à la
• Politique et Règles HSE
réglementation locale et aux Règles
• Processus d'Analyse de Risque HSE
HSE de TotalEnergies
• Gestion des sous-traitants
• Compétences et Qualifications
• Gestion des compétences HSE
• Processus d'urgence & d’accident
• Démarche d’audits HSE

TECHNIQUE
Une Qualification Technique peut être requise ou non en fonction du segment et du type de
fournisseur.
Si une Qualification Technique est requise, vous recevrez un questionnaire technique spécifique au
Segment et au Type de Fournisseur (Fabricant, Distributeur, Prestataire de service, EPC Contracteur).

Un Fournisseur Qualifié …
• fournit toutes les informations et documents administratifs nécessaires
• connaît les Principes Fondamentaux des Achats de TotalEnergies.
• se conforme aux attentes de TotalEnergies en matière de HSE, de Responsabilité Sociétale,
d'Anti-Corruption, de Santé Financière et de Compétences Techniques
• est potentiellement qualifié pour toutes les entités de TotalEnergies pour un périmètre
technique et des zones géographiques donnés.

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04. AIDE PENDANT VOTRE PROCESSUS DE QUALIFICATION

GUIDE UTILISATEUR QUALIFICATION SEQUANA

Vous trouverez sur la page accueil ci jointe l’ensemble des guides et supports vidéos pour
vous accompagner sur le processus de qualification SEQUANA de TotalEnergies : guides et
vidéos sur la création de compte et le processus de qualification.

► Page Accueil Fournisseur pour la connexion à ARIBA SEQUANA : Lien

► Guide pour compléter la Fiche d’Inscription : accessible directement dans

le Formulaire d’Inscription (sur le portail ARIBA)

CONTACT

Si vous avez une question sur les questionnaires/processus de qualification, veuillez

contacter votre contact Achats de l'entité TotalEnergies à l’origine de votre processus de
qualification

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 05. FAQ - QUESTIONS / RÉPONSES

INVITATION
1. Pourquoi ARIBA est-il mentionné dans ce document ?
Sequana utilise le portail Ariba pour prendre en charge les réponses aux questionnaires de
qualification.

2. Comment puis-je me connecter au portail ARIBA ?

Si vous avez déjà d'un identifiant et un mot de passe ARIBA, cliquez sur le lien que vous avez reçu
dans l'invitation et utilisez-le pour vous connecter à ARIBA pour Sequana.
Veuillez noter ce qui suit :
• Déconnectez-vous de toute session ARIBA précédente, il n’est pas possible d’avoir deux
fenêtres ARIBA ouvertes en même temps.
• En cas de problème, vous devrez effacer les cookies.
• En cas de problèmes de connexion, assurez-vous que vous utilisez la navigation privée.

Si c’est la première fois que vous vous connectez au portail ARIBA, vous devrez créer un identifiant
et un mot de passe via le lien reçu dans l’invitation.
• Le lien reçu n'est valable qu'une seule fois pour une période de 30 jours.
• Veillez à finaliser l’inscription avant de fermer la fenêtre ou d'enregistrer le lien dans vos
favoris. Sinon, une nouvelle invitation devra être envoyée.
Pour plus d'informations, vous pouvez consulter notre page d’accueil Fournisseur pour la
connexion à ARIBA SEQUANA .

3. Qui, dans mon entreprise, recevra l’invitation à s’inscrire ?

La personne de votre entreprise qui est en contact avec l’acheteur de TotalEnergies qui a initié le
processus de qualification.

4. Que dois-je faire si je reçois des invitations de plusieurs filiales de

TotalEnergies ?
Si après avoir finalisé votre processus de qualification, une autre filiale de TotalEnergies souhaite
travailler avec votre entreprise pour le même type de biens ou de services, il pourra vous être
demandé de compléter le processus de qualification initial par un questionnaire supplémentaire :
- Si le niveau de risque est différent du premier processus.
- Si la filiale de TotalEnergies est située dans un autre pays que celui du processus initial
(vous devrez remplir le questionnaire administratif spécifique à ce second pays).

Lorsque vous recevez une nouvelle invitation dans ARIBA, vous devez utiliser l'option « Log In » et
utiliser les informations d'identification existantes pour vous connecter avec le compte existant

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 5. Je suis fournisseur de TotalEnergies depuis de nombreuses années, pourquoi
dois-je suivre le processus de qualification Sequana ?
Sequana est la nouvelle solution de TotalEnergies pour le déploiement d'un nouveau processus de
qualification harmonisé et standardisé. Une fois déployée dans toutes les filiales et tous les pays,
Sequana sera le canal de communication unique pour la qualification de tous les fournisseurs de
TotalEnergies.

SOUSCRIPTIONS
1. Y a-t-il des coûts associés à mon inscription ?
Il n’y aucun coût supplémentaire pour rejoindre le réseau ARIBA ou la plateforme de support
Sequana, ni pour compléter le processus de qualification.

FORMULAIRE D’INSCRIPTION
1. Une société mère peut-elle saisir des informations dans mon formulaire
d'inscription ?
Le processus de qualification concerne une entité juridique, vos réponses doivent donc couvrir
l'entité juridique pour être qualifiée.
Si nécessaire, l'acheteur lancera un processus de qualification distinct pour votre société mère.

2. Quand dois-je initialiser mon formulaire d’inscription ?

Vous pouvez initialiser votre inscription dès la réception de l’invitation.

3. Que se passe-t-il si je dois apporter des modifications à mon formulaire

d’inscription ?
En remplissant le formulaire d'inscription, vous pourrez sauvegarder les informations que vous avez
complétées en utilisant le bouton « Save » (Enregistrer) puis revenir au formulaire pour compléter
vos réponses en cliquant sur « Revise response » (Réviser la réponse).

Une fois le formulaire d'inscription rempli, vous pouvez cliquer sur le bouton « Submit » (Soumettre).
Le formulaire sera alors examiné par l'équipe de Qualification de TotalEnergies.

Une fois le formulaire validé par l'équipe de TotalEnergies, vous aurez la possibilité de mettre à jour
le formulaire à nouveau en cliquant sur le bouton « Revise response ».

QUESTIONNAIRES
1. Que faire si je dois apporter des modifications à mon questionnaire ?
Vous pouvez modifier votre questionnaire tant que son statut est « OUVERT » dans ARIBA, en
cliquant sur le bouton « RÉVISER LA RÉPONSE ».
Une fois le questionnaire finalisé, vous pouvez cliquer sur le bouton « SOUMETTRE ». Le
questionnaire sera dès lors analysé par l’équipe de qualification de TotalEnergies.

Si votre questionnaire est à l’état « COMPLÉTÉ », vous devrez contacter votre acheteur pour obtenir
un nouveau questionnaire.

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 2. Je ne veux pas rendre mes informations financières disponibles. Puis-je
quand même m'inscrire ?
L'absence d'informations financières empêchera l'évaluation des critères financiers de votre
entreprise. Par conséquent, votre entreprise sera considérée comme non qualifiée et ne pourra pas
être sélectionnée par TotalEnergies pour un marché.

3. Mon entreprise vient d'être créée. Or, pour certains critères, vous demandez
des informations relatives aux trois dernières années. Comment dois-je les
remplir ?
Pour les entreprises nouvellement créées, vous devrez uniquement fournir les informations
disponibles sur l'historique de votre entreprise.

4. Puis-je choisir plus d’un produit ou service à fournir dans les questionnaires ?
Le périmètre de qualification est défini par les acheteurs et les équipes techniques de TotalEnergies.
Le périmètre technique pour lequel vous êtes retenu est mentionné dans le préambule du
questionnaire de qualification technique que vous recevrez (voir ci-dessous). Si vous ne recevez pas
de questionnaire technique, cela signifie que la qualification technique n'est pas requise.

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RÉSULTAT DE LA QUALIFICATION
1. Comment puis-je connaître le statut de qualification de mon entreprise ?
A la fin du processus, vous pouvez contacter votre représentant Achats de TotalEnergies pour être
informé de votre statut de qualification.

2. La qualification garantit-elle à mon entreprise un contrat avec TotalEnergies ?

Le statut de « qualifié » ne garantit pas un contrat entre TotalEnergies et votre entreprise. Il indique
simplement le fait que TotalEnergies a effectué un processus de préqualification de votre
entreprise.

3. Que se passe-t-il si je ne m’inscris pas et/ou si je ne réponds pas aux

questionnaires de Qualification ?
Si votre entreprise est invitée à s'inscrire sur la plateforme ARIBA pour le processus de qualification
de Sequana et ne le fait pas, elle sera considérée comme non qualifiée et ne pourra pas être
sélectionnée par TotalEnergies pour un marché.

SUPPORT TECHNIQUE
1. Puis-je modifier le contact ou déléguer la réponse à tout ou partie des
questionnaires ?
Vous pouvez demander un accès supplémentaire à toute personne de votre entreprise en créant de
nouveaux utilisateurs dans ARIBA afin qu'ils puissent collaborer aux réponses des questionnaires.

2. Le questionnaire ne se charge pas correctement. Comment puis-je résoudre

ce problème ?
Vous pouvez actualiser la page ou consulter la page d’accueil Fournisseur pour la connexion à
ARIBA SEQUANA.

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 TotalEnergies est une compagnie multi-énergies
mondiale de production et de fourniture d’énergies :
pétrole et biocarburants, gaz naturel et gaz verts,
renouvelables et électricité.
Ses 105 000 collaborateurs s’engagent pour une
énergie toujours plus abordable, propre, fiable et
accessible au plus grand nombre.
Présente dans plus de 130 pays, TotalEnergies
inscrit le développement durable dans toutes ses
dimensions au cœur de ses projets et opérations
pour contribuer au bien-être des populations.

Support & Performance Achats

TotalEnergies Global Procurement
2, place Jean-Millier
92400 Courbevoie – France
www.totalenergies.com

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