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MINISTERf, DE LTCONOUIE ET DES FINANCES

SECRETARHT GEI\IERAL
DIR]|CTION GENERALE DES FINAIYCES ET DES
Antananarivo, le 0 I JAt{ 2A&
AFFAIRES GENERALES
SERVICE DU CONTROLE INTERNE LE DIRECTEUR GENERAL DES FINAI\CES
ET DES AFFAIRES GENERALES

DESTINATAIRE IN FINE

No @ol 2021 - MEF/SG/DGFAG/SCI

Objet : Référentiel commun sur les normes doorganisation de service au niveau de la Direction
Générate des Finances et des Affaires Générales

Dans le cadre de la la bonne gouvernance et le renforcement d'un

promotion de
enviroirnement favorable au contrôle interne, j'ai l'honneur de vous informer qu'il est etabli te
< Référentiel commun sur les normes d'organisation de service au niveau de la Direction Générale

des Finances et des Affaires Générales > ci-joint. Il s'agit d'un document de réference définissant les
lignes directrices sur le mode d'organisation et les dispositifs exigibles en matière d'organisation
interne au niveau des differentes structures relevant de la DGFAG dans différçnts domaines.
L'établissement dudit réferentiel concourt à la promotion de siructures internes effîcaces ainsi qu'à
une satisfastion accrue des demandeurs de service.

Aussi, vous saurais-j e gré de prendre toutes les mesures nécessaires afin de vous aligner aux
nonnes et exigences dudit Réferentiel dans les meilleurs délais. Force est de remarquer que le Service
du Contrôle Interne et les autres structures précisées dans ledit document par rapport à leurs

attributions respectives pouffont assistcr les differentes structures dans la mise en place des dispositifs
prévus par le présent Référentiel.

Direction Généralc des rales

Sen'ice du
Porte 201 - Immeuble Finances Am :032 ll 084 12
Mail : sci(èdgfag.mg
DESTINATAIRES

Madame le Directeur du Budget :

Monsieur le Directeur du Patrimoine de I'Etat

Mônsieur le Directeur de la Gestion des Effectifs des Agents de
I'Etat

Madame le Directeur de la solde et des Pensions

Monsieur le Chef du Service Administratif Et Financier
Madame le Chef du Service du Personnel

MonsieurleChefduServioed'AppuiInstitutionnel
Madame te Chef du Service des Structures Excentriques du
Budget

Madame le chef du service du Personnel Extérieur

Madame le Chef du Service de la communication
Madame le Chef du Service du Contrôle Interne
Monsieur le Chef du Service de Coordination Générale des Activités
Madame le Chef de Cellule d'Appui Stratégique à la DGFAG
et des Affaires Générales
Monsieur le Chef de Cellule Informatique en Chæge des Finarrces
Mesdames / Messieurs les Chefs de Services Régionaux du Budget
la Solde et des Pensions
.1

Mesdames / Messieurs les Chefs de Services Régionaux de

Direction Générale des Finances et des Affaires Générales

Service du Contrôle Interne
Porte 201 - Immeuble Finances Ambohijatovo/ Téléphone :032ll 084 12
Mail :sci@dgfag.mg
 ',t FIEPôBLIKAN'I MAE'AêASIKAFIA
FiÈiavans - Tenind.az6nq' Fandrc€oEna
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.t MINISTERE DE I'ECONOMIE TT DËS FINANCES
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SECRETARIAT GENERAL
DIRECTION GENERALE DES FINANCES
ET DES AFFAIRES GENERALES
SERVICE DU CONTROLE INTERIIE

Janvi r 2021

I Direction Générale des Finances et des Affaires Générales

Service du Contrôle Interne
porte 201 - lmmeuble Ambohijatovo / Téléphone : o32 tt 084 L2
Mail : scidgfag@gmail.com
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F-l SOMMAIRE
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I. - Organisation générale. .......:.......
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É r'1 tr. Gestioni4ternedesactivltés......................... I

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Politique en matière de relation avec les usagers internes et extemes ...............i....-....... ...........-...7
rl VII. Hygiène et sécurité............ ...........i... i
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Page L17
MEF/SG/DGFAG/SCI
Avant-propos

Dans |e cadre de la promotion de la bonne gouvernance, la Direction Générale des Finances et

des Affaires Générales (DGFAG) mène des améliorations continues en matière d'organisation
interne. En effet, la qualité de I'organisation se présente comme un élément déterminant de
1'efficacité des différents services et de la synergie du fonctionnement global de l'Administration.
Les actions en faveur de l'optimisation d'une organisation s'articulent autour du,renforcement de
la qualité de son fonctionnement interne, du perfectionnement des processus, ainsi que d'une
meilleure mobilisation du personnel pour atteindre les objectifs fixés.

Dans cette optique, il est établi le présent < Référentiel commun sur les nonnes d'organisation

de service au niveau de la Direction Générale des Finances et des Affaires Générales. Il s'agit d'un
document de référence définissant les lignes directrices sur le mode d'organisation et les dispositifs
exigibles en matière d'organisation interne au niveau des differentes structures relevant de la
DGFAG dans différents domaines. Par ailleurs, il constitue un cadre de réference dans la mise en
æuvre de la démarche qualité en matière de prestation de services publics. L'établissement dudit
référentiel concourt à la promotion des opérations ordonnées, économiques, efficientes et efficaces
ainsi qu'à une meilleure satisfaction des demandeurs de service. Sa mise en place contribue
également au renforcement d'un environnement de travail favorable au contrôle interne. Le présent

Réferentiel sera ainsi généralisé à I'ensemble des services de la DGFAG, centraux et régionaux.

il;rgr* 2 17
MEF/SG/DGFAG/SCI
 L Organisationgénérale
NORMES REQUISES
L'organigramme de chaque structure doit
être à jour, opérationnalisé, formalisé et
bien déraillé.
Les missions et attributions des differentes
structures doivent être clairement
formulées, mises à jour au fil de l'eau et Finances et son texte d'application ou à défaut du projet
consultables.
II. Gestion interne des activités
Chaque structure doit disposer d'un plan de
travail annuel mis à jour et consultable au DirectiorVDirection Gén éra\e et être disponible avant le
niveau du service
MODALITES
- Les structures prévues dans l'organigramme du
ministère doivent être opérationnelles ;
- Les divisions et les bureaux au niveau des services
doivent être bien établis.
- Ilest indiqué de se référer obligatoirement au Décret
portant organisation du Ministère de l'Economie et des
de texte y afférent ;
-Vulgarisation des informations relatives à ces missions et
attributions au niveau du personnel du service.
MODALITES I
t
- aé PTA doit être validé au niveau de la
3l Décembre de I'année N-l ;
- Néanmoinso des mises à jour et des ajustements peuvent
se faire tout au long âe l'année ;
- Le PTA de chaque service doit être transmis
systématiquement (suite aux éventuels mis à jour) pour
information av niveau des différentes structures de
coordination et de contrôle au niveau de la DGFAG
(SCGA et SCI) ;
- Les responsables des différentes activités doivent être
mentionnés dans les plans de travail.
Ë'ai;t,t 317
MEF/SG/DGFAG/SCI
 NoT,Y4s REQUISES
Des réunions périodiques de suivi des
activités doivent être tenues au niveau de
chaque service.
Les services sont tenus de produire des
rapports d'activités périodiques par rapport
au plan de travail annuel.
Toutes les opérations formelles au niveau
du service doivent être traçables.
Le service doit disposer d'une méthode de
classement et d'archivage des documents
physiques et électroniques.
Un recueil des textes référentiels relatifs à
la réalisation des activités du service
doivent être disponibles et consultables au
niveau du service.
Les procédures sur la réalisation des
activités du service doivent être
formalisées et mises à jour au fil de l'eau.
F;igt* 417
I
MODALITES
- il appartient au responsable de déterminer Ia
périodicité des réunions et d'en assurer la régularité
(hebdomadaire, mensuel, ...) ;
- A I'issue de chaque réunion, un PV de réunion doit être
dressé et archivé at niveau du service ;
- Les comptes rendus sur les activités réalisées du service
doivent être transmis régulièrement au niveau de Ia
Direction/Direction Générale ;
- Le suivi périodique des réalisations par npport aux
objectifs et valeurs cibles du Plan de Travail Annuel doit
être systématique ;
- Le service est tenu d'en conserver des copies des
rapports d'activités.
- Le service est tenu d'utiliser des outils d'enregistrement
(cahier d'enregistrement, classeur, logiciel de suivi, ...),
des courriers ARRIVEE, et DEPART et d'assurer le suivi
des dossiers via des outils de gestion adaptés ;
- Toutes pièces justifîcatives (copie ou original) des
opérations doivent être archivées au niveau du Service.
- Laméthode de classement et d'archivage doit permettre
de raîger, conserver et protéger les documents
archivés de manière convenable ;
- Le manuel de classement et d'archivage disponible au
niveau du SCI peut servir de référence.
- Le recueil des textes référentiels est sauvegardé en
version électronique ;
- Les textes sont classés par domaine d'activité et mis à
jour régulièrement.
- Les services sont tenus de disposer de manuels de
procédures reflétant réellement le mode opératoire pour
la conduite de certaines activités ou le traitement de
certains dossiers ;
- Le SCI peut appuyer les services à l'élaboration de leur
manuel des procédures ;
- Les délais de traitement des dossiers < classiques ) au
niveau des différentes structures doivent être bien
établis et respectés ;
- Les manuels des procédures doivent afficher la date de
leur édition afin de suivre leur historique ;
- Le service est tenu de mettre à jour ses manuels de
procédures au fil de I'eau.
MEF/SC/DGFAG/SCI
 III. Gestion des ressources humaines
NORMES REQUTSES
Les fiches de postes doivent être
disponibles, mises à jour et consultables au
niveau de chaque service.
Le responsable du service doit identifier les
compétences et évaluer les performances
des agents dans son organisation.
Le service doit planifier les programmes de
renforcement des capacités de ses agents.
Le planning de congé et le tableau mensuel
des absences des agents doivent être tenus
au sein du service.
Les agents du service doivent se conformer
à Ia charte de bonne conduite et au
règlement intérieur en vigueur.
[] -*54r*
MODALITES
- Les responsables du service avec l'appui du Service du
Personnel doivent établir les fiches de postes existants
dans le service suivant le modèle préétabli (Cf. Service du
Personnel) ;
- Les fiches de postes doivent être mises à jour
régulièrement en cas de changement de structure,
d'organisation, ...
- Le CV de chaque agent doit être à jour et consultable par
les différents responsables ;
- Chaque agent doit mettre à jour les informations
(situation administrative, CV, ...) le concernant au fil de
I'eau au niveau du ROHI ;
- Les agents doivent être évalués selon les périodicités.
- Les évaluations doivent être classées au niveau du
service.
- Chaque service doit identifier périodiquement ses
besoins en formation et les transmettre au niveau des
responsables (Se référer aux dispositions prises par le
Service du Personnel).
- Le planning de congé annuel (plus de7 jours) des agents
du service doit être disponible avant la fin du premier
trimestre de I'année N ;
- Le tableau mensuel des absences doit être tenu et affiché
dans le local du service ;
- Les pièces ou les ,copies des pièces justifiant l'absence
des agents doivent être archivées au niveau du service.
- Les dispositions des chartes et des règlements intérieurs
doivent être affichées dans les salles de bureau du service ;
- n appartient aux responsables d'assurer le suivi du
respect de ces dispositions.
5|7
MEF/SG/DGFAG/SCI
 lV. Gestion des ressources matérielles
NORNTES REQUISES
Les responsables doivent veiller à la - Les matériels mis à la disposition
traçabilité et au bon usage des ressources
matérielles (Matériels informatiques,
MMB, fournitur€s, ...) allouées au service.
V. Système de communication et d'information
NORMES BEQUISES
Toutes les réunions et formation assistées
ou organisées par le service doivent faire
l'objet de compte-rendu à la Direction et à
la Direction Générale.
Les informations au niveau du service -
doivent être gérées de manière
transparente.
[',
MODALITES
, Iu service doivent
être régularisés par des fiches de détenteur effectif
mises à jour ;
- Le service doit disposer d'un outil de gestion pour le
suivi des matériels et des fournituret i en se conformant
aux directives émanant du Servict : Administratif et
Financier ;
- Le responsable du service doit f; rire un inventaire
annuel (à chaque fin de I'année) dt rs matériels et des
fournifures ;
- Le transfert des matériels vers d'aul fres strucfures doit
être traçable (Etablissement P.V., ..l );
- Le rapprochement de l'état de st] ock à I'issue des
inventaires avec celui de l'outil di : gestion doit être
effectué aux fins de bonne gestion.
]
MODALITES
- Les comptes rendus doivent être rrésentés suivant le
modèle préétabli;
- Les copies des comptes rendus dc ivent être archivées
au niveau du service.
Les informations fiables, pertinentel i et utiles recueillies
au niveau du service doivent être trC nsmises aux parties
concernées en temps oPPorfun pour assurer une
]
exploitation optimale ; i
- La confidentialité de certains dq ssiers ne doit pas
justifier la rétention excessive d'inl brmation au niveau
du service ; I
- Le service doit faire parvenir les ii nformations qui lui
sont demandées dans le respect du ( lélai exigé.
Pag* 6 '7
MEF/SG/DGFAG/SCI
 VI. politique en matière de relation avec les usagers internes et externes
NOR\,IES REQUTSES
Les agents doivent servir pour l'intérêt
gênéral, agir dans le respect de l'égalité et
être redevables.
Les services publics doivent être faciles
d'accès.
Vil. Hygiène et sécurité
NORMES REQUISES
Les locaux de travail doivent être équipés
et aménagés de façon à respecter les
conditions d'hygiène et de salubrité.
Les installations et les dispositifs utilisés
doivent garantir la sécurité des differentes
ressources au travail : personnes, données,
matériels et mobiliers.
i);*;1t'r 717
MODALITESI
ur de service) doit bénéficier d'un
même traitement par les agents du service.
- il est formellement interdit aux agents du service
d'accepter des cadeaux en nafure ou en numéraire des
usagers dans le cadre de prestations de service'
- Les€gents des services doivent être courtois et accueillants
envers les usagers ;
- Les espaces d'accueil et d'attente doivent être aménagés
convenablement suivant la possibilité du service ;
- Les informations relatives aux services publics (liste des
services offerts, procédures, horaires, ...) doivent être
consultables et faciles d'accès (affichage, guide des
usagers, site web...) ;
- affichage des photos des agents et de leur supérieur
hiérarchique par bureau ;
- Mise erplace d'une boîte à doléances pour les services en
contact direct avec les usagers.
: MODALITBSi
.
ffiavail doivent disposer des principaux
équipements sanitaires (V/C, lavabos, ...) accessibles aux
-agents de service et aux usagers ;
Lis locaux de travail doivent être tenus dans un état
constant de propreté : nettoyage quotidied, remue-ménage
périodique, ...
it est inierdit de fumer dans les locaux à usage collectif ;
Cette interdiction doit être signalisée de façon apparente ;
L'éclairage des locaux doit être conçu de manière à éviter
la fatigue visuelle.
incendie adéquats (extincteurs, issues de secours, ...) ;
Les postes informatiques doivent être équipés de système
de protection ;
Les services doivent mettre en place leurs propres
dispositifs de sécurisation des dossiers physiques ou
électroniques à caractère sensible ;
Les coordonnées des services d'urgence (Service
d,urgence médicale, pompiers, ...) doivent être affichées
dans les locaux de travail.
MEF/SG/DGFAG/SCI