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MAI 2018
LE CAHIER DES CHARGES
DU CHEF D’ETABLISSEMENT
SOMMAIRE
CONTEXTE
Depuis 2011, et en conformité avec l’Article 43 de L’objectif recherché par le Gouvernement est d’améliorer
la Constitution, le Gouvernement de la République la qualité des services fournis aux écoles, enseignants
Démocratique du Congo a consenti des efforts pour et élèves sur le plan administratif et pédagogique. A ce
la mise en œuvre de sa politique de gratuité de titre, le financement public du fonctionnement des BG
l’enseignement primaire. Cette politique consiste, entre (en tant que services de l’Etat), impose à ces derniers le
autres, à remplacer progressivement, par un financement devoir de résultats à travers une gestion exemplaire des
public, la contribution des ménages au fonctionnement ressources qui leur sont confiées. Aussi, tout BG est tenu
des « Bureaux gestionnaires »(BG). de se conformer à son cahier des charges qui définit sa
mission essentielle, les activités qui en découlent et les
En reprenant en charge le fonctionnement de son résultats attendus.
administration scolaire, le Gouvernement entend
ainsi améliorer la gestion de son système éducatif, Ces cahiers de charges déjà élaborés et exploités dans le
notamment en recentrant l’action des BG sur leurs cadre des contrats de performances signés par chacun
missions pédagogiques et administratives. Cette volonté des bureaux gestionnaires, ont révélé quelques faiblesses
comporte un défi institutionnel important nécessitant pour lesquelles il est apparu nécessaire de recadrer.
l’adhésion des acteurs à un modus operandi plus efficace L’idée est de replacer chaque action dans le pilier qui
qui repose sur l’exigence de redevabilité devant conduire lui convient dans la stratégie, et ressortir les produits
à un service public de meilleure qualité. Tel est la mission à dégager qui puissent contribuer à la réalisation de
dévolue aux bureaux gestionnaires à travers des arrêtés l’impact escomptés. L’actualisation des cahiers de
ministériels n°N°MINEPSP/CABMIN/0528, 0530/2012 charges va déboucher sur la sélection des critères qui
du 25/08/2012, N°MINEPSP/CABMIN/0396/2013 du vont désormais servir à l’évaluation des responsables
04/09/2013 et 0403/2013 du 09/09/2013. concernés des BG. Huit cahiers des charges font ainsi
l’objet de cette présentation. Il s’agit de :
• Registres de présence
• Cahier de communication de
tenus et contrôlés ;
• Taux de présences l’élève;
• Moyenne des présences
• Evaluer la régularité des élèves mensuelles des élèves par • Journal de classe de l’élève ;
journalières et
sexe et par classe • Registre d’appel
mensuelles établie
1
Article 34 de l’arrêté n° mineps
• Documents
pédagogiques des • Pourcentage des enseignants • Cahier d’activités de CE ;
Contrôler les documents
enseignants à jour ; qui sont contrôlés au moins • Fiche de contrôle des
pédagogiques des enseignants ;
• Documents des deux fois par mois ; documents pédagogiques ;
Contrôler les documents des élèves.
QUALITE élèves contrôlés par • Nombre de documents des • Rapport d’inspection ;
échantillonnage à jour. élèves vérifiés
• Journal de classe de
l’enseignant ;
Les manuels scolaires et les • Cahiers de préparation de
Veiller à la mise à jour du cahier des • Pourcentage des élèves et
matériels didactiques utilisés l’enseignant ;
mouvements des manuels scolaires enseignants qui utilisent les
effectivement par les élèves • Listes des manuels agréés ;
et de retrait du matériel didactique et les enseignants manuels agréés.
• Cahier de mouvement de
retrait et de dépôt des
manuels.
QUALITE
• Rapport financier ;
Elaborer le PTBA
PTBA élaboré, validé par le • Compte-rendu de différentes
(Plan de Travail Budgétisé
COPA et mis en œuvre par le Taux d’exécution du PTBA ; réunions ;
Annuellement) avant la rentrée
COGES. • Pièces justificatives.
scolaire
• Nombre de documents
pédagogiques distribués
(Journal de classe, cahier de
préparation, grille horaire des
cours, manuels scolaires,
programme et prévision des
• Rapport du 1er jour de la
GOUVERNANCE matières, etc.) ;
• Préparer la rentrée scolaire ; Les conditions nécessaires rentrée ;
• Existence d’une grille horaire
• Tenir les réunions de pour réussir la rentrée • Compte-rendu des réunions
affichée et connue ;
scolaire sont réunies • Nombre d’élèves présents en
la rentrée avec les de la préparation de la
conformément au calendrier classe à la rentrée scolaire;
enseignants, le personnel rentrée scolaire.
scolaire et autres • Nombre d’enseignants
administratif et ouvrier ; instructions. • Rapport de la rentrée
présents au regard du
personnel attendu à la rentrée scolaire
scolaire;
• Nombre de leçons enseignées
le jour de la rentrée par
enseignant à celles prévues
dans l’horaire du jour.
• Rapports ;
Nombre de dossiers administratifs • Répertoire des documents
Tenir à jour les différents
Le bon fonctionnement mis à jour et classés correctement administratifs :
documents administratifs
administratif de l’école assuré par catégorie : personnel, matériel, • Dossiers physiques complets
(Formule C2)
correspondance… du personnel ;
GOUVERNANCE • Dossier inspection (C2).
• Régularité de la tenue de
réunions planifiées des
organes de cogestion et leur
contenu ;
• Nombre de réunions du
Mettre en place les organes de • Rapports ;
Organes de cogestion mis en comité d’élèves tenues ;
Cogestion (COPA, COGES ET • Compte-rendu des réunions ;
place et opérationnels • Nombre de réunions du
COMITE DES ELEVES) ; • P.V. des élections
COGES tenues ;
• Nombre d’invitations que le
CE adresse aux membres du
COPA en collaboration avec
son Président.
• Exploitation et transmission
à la hiérarchie d’un rapport
Les forces et les faiblesses synthèse des écoles visitées
Exploiter et compiler les rapports
ACCES sur la préparation de la par les IT (durant les deux Rapports de la préparation de la
des itinérants sur l’état de
rentrée sont identifiées par le premières semaines de la rentrée scolaire (C8)
préparation de la rentrée scolaire rentrée scolaire).
pool d’inspection
• Pourcentage des écoles
visitées
GOUVERNANCE
• Nombre de rapports exploités ;
Les relevés (A3 et A4) sont
Exploiter et compiler les relevés • Taux de couverture pour la
exploités, compilés et Rapports (A10)
trimestriels et annuels (A3 et A4) juridiction
transmis à la hiérarchie
• Bordereau de transmission
Statistiques de base fiables (A6) ;
Faire la compilation des (Ecoles, élèves, enseignants,
Taux de complétude des données • Répertoire des écoles ;
données statistiques de base salles des classes…)
statistiques Rapports des données
de sa juridiction collectées, disponibles et
transmises à la hiérarchie statistiques.
• Journal de classe de
l’enseignant ;
Etablir les rapports Les manuels scolaires
Pourcentage des exercices et • Cahiers de préparation de
d’appréciations sur l’utilisation effectivement utilisés par les
de notes qui se réfèrent aux l’enseignant ;
effective des manuels scolaires élèves et matériel didactique
manuels recommandés • Listes des manuels
dans les écoles utilisé par les enseignants
recommandés ;
• Cahier de mouvement.
QUALITE • Nombre des documents des
enseignants et élèves visés
Les forces et faiblesses des avec observations par le
Effectuer 250 visites de classe Conseiller d’Enseignement
enseignants et des élèves
par année au primaire et 200 au • Nombre des visites des Rapports d’inspection C3 et C8
sont connues du Conseiller
secondaire classes réalisées ;
d’Enseignement • Pourcentage d’enseignants
qui utilisent les méthodes
actives et participatives
Contrôler l’existence et
l’opérationnalisation des • Proportion d’écoles ayant
Organes de cogestion
organes de cogestion (COPA, des organes de cogestion Rapports d’inspection
contrôlés
COGES, Gouvernement des opérationnels
élèves…)
• Cartographie des
infrastructures
scolaires à construire,
à reconstruire et/ou à • Nombre d’infrastructures • Liste des infrastructures ;
ACCES Participer à la supervision des réhabiliter, réalisée ; scolaires (salles de classes, • Rapports ;
travaux des constructions et de • Travaux exécutés latrines…) construites / • P.V. de réception d’ouvrages. ;
reconstructions / réhabilitations conformément aux reconstruites / réhabilitées et • Images ;
des infrastructures scolaires et cahiers des charges points d’eau construits selon • Archives.
points d’eau selon les normes. et aux normes de les normes ; • Rapports ;
Réceptionner des construction scolaire • Taux des travaux achevés • P.V. de réception ;
infrastructures scolaires • Pourcentage d’ouvrages • Images;
rénovées dans sa coordination Constat officiel fait de réceptionnés par rapport aux • Archives.
l’amélioration de capacité chantiers ouverts
d’accueil accrue et
conditions d’apprentissages
• Nombre de circulaires
répercutées à la base ;
• Nombre de réunions tenues • Rapports d’activités des
• Mesures de la gratuité avec les BGP et Chefs BGP ;
Vulgariser, faire appliquer et observées ; d’Etablissements de son • Circulaires ;
faire respecter les instructions • Instructions relatives régime de gestion ; • P.V. et compte rendu des
relatives à la gratuité aux frais de scolarité • Proportion de BGP et réunions ;
respectées. d’écoles ayant appliqué • Liste de présence.
et respecté les mesures
relatives à la gratuité.
Participation du • Rapports ;
Participer à l’élaboration du • Nombre de réunions ;
gestionnaire à l’élaboration • PV des réunions ;
PAO provincial • Taux de participation.
du PAO provincial assurée • Liste.
• Rapports ;
• Nombre de réunions tenues ;
PAO de son bureau élaboré • PV de réunions ;
• Nombre d’actions innovantes
Elaborer le PAO de son bureau conformément à la stratégie • PAO ;
prises en compte dans le
nationale et provinciale • Documents de la stratégie
PAO.
nationale et provinciale.
Les activités éducatives
• Au moins une mission de
mises en œuvre et
supervision par trimestre • Rapports des visites ;
supervisées dans le délai ; • Rapports des missions ;
Coordonner et suivre les effectuée ;
• Les visites de travail • Compte rendu ou PV des
activités éducatives dans les • Pourcentage des activités
dans les coordinations réunions du Comité Provincial
coordinations sous-provinciales éducatives réalisées ; Elargi ;
sous-provinciales
• Pourcentage des BGP • Liste de présence
planifiées et assurées
visités.
(itinérances)
GOUVERNANCE • Proportion d’agents
• Mise en place élaborée ; disposant des dossiers à
• Dossiers administratifs jour ;
du personnel de son • Taux du personnel recruté et
/ ou promu dans le respect • Rapports ;
bureau constitués ; des procédures, du profil et • Répertoire des dossiers ;
• Suivi de la mécanisation du cadre organique ; • Mise en place ;
et de la paie des agents • Nombre d’agents admis au • Commissions d’affectation ;
de son régime de concours de recrutement ; • Dossiers de mécanisation ;
gestion assuré ; • Nombre d’agents ayant • Listing de paie ;
Gérer l’administration et réussi au concours de • Archives.
les finances de son bureau • Procédures de recrutement;
gestionnaire recrutement et de • Proportion d’enseignants
promotion respectées. mécanisés et payés en
temps réel.
• Les formulaires de
collecte des données
Compiler les données • Pourcentage des écoles
sont distribués dans • Rapports de distribution des
statistiques scolaires de servies ;
GOUVERNANCE tous les BGP et écoles BGP ;
son régime de gestion à • Taux de retour des
de son régime de • Rapports des écoles ;
transmettre à la hiérarchie formulaires dûment remplis • Rapports de récupération.
gestion ;
et dans le délai.
• Les formulaires sont
récupérés dans le délai.
Participer à la certification
Sites certifiés dans
des sites pour infrastructures Nombre de sites certifiés dans • Rapports de certification ;
son régime de gestion
scolaires à construire et son régime de gestion. • Liste des sites
conformément aux normes.
reconstruire ou à réhabiliter
• Cartographie des
infrastructures
• Nombre d’infrastructures
scolaires à construire,
scolaires (salles de classes,
Assurer le suivi des travaux de à reconstruire et/ou à • Liste des infrastructures ;
latrines…) construites /
constructions, reconstructions réhabiliter, réalisée ; • Rapports ;
reconstruites / réhabilitées et
et/ou réhabilitation dans son • Travaux exécutés • P.V. de réception d’ouvrages. ;
points d’eau construits selon • Les images.
régime de gestion. conformément aux
ACCES les normes ;
cahiers des charges
• Taux des travaux achevés
et aux normes de
construction scolaire
• Nombre de circulaires
émises ;
• Mesures de la gratuité • Proportion des BG qui • Rapports ;
observées ; veillent à l’application des • Circulaires ;
Vulgariser les dispositions
• Instructions relatives mesures et des instructions • Liste des BG et écoles de
légales relatives à la gratuité relatives à la gratuité ; son régime de gestion ;
aux frais de scolarité
respectées. • Nombre d’écoles qui • Accusé de réception.
appliquent des instructions
relatives aux frais scolaires.