MINISTERE DE L’ENSEIGNEMENT REPUBLIQUE DU MALI

SUPERIEUR ET DE LA RECHERCHEIEUR UN PEUPLE UN BUT UNE FOI

SCIENTIFIQUE **************************

INSTITUT SUPERIEUR DE TECHNOLOGIES

APPLIQUEES
(TECHNOLAB – ISTA)
(TECHNOLAB-ISTA)

MEMOIRE DE FIN DE CYCLE

THEME :

LA PRATIQUE DE LA COMPTABILITE-MATIERES DANS UN SERVICE PUBLIC :

CAS DE LA DIRECTION DES FINANCES ET DU MATERIEL DU MINISTERE
D‘ECONOMIE NUMERIQUE ET DE LA COMMUNICATION

Présenté(e) par : Sous la supervision de :

Aramata DIAKITE Mr. Issouf NIARE
Saratou KANE
Ismael SOGOBA

1
Pour l’Obtention du Diplôme de Licence en science Technique
comptabilité et Finance (LSTCF)
Directeur de mémoire :

Encadreur :
Membre du jury :

Année Universitaire 2016 – 2017 Date de soutenance :

Le …/…/2017

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 SOMMAIRE :
I. REMERCIEMENT :………………………………………………………………………………………………….
a. Dédicace :……………………………………………………………………………………………………..........
b. Liste des abréviations :………………………………………………………………………………………….
c. Introduction:…………………………………………………………………………………………………………
II. PREMIERE PARTIE : REVUE DE LA LITTERATURE :………………………………………………….
a. CHAPITRE I : Généralités…………………………………………………………………………..............
1. Section 1 : Historique……………………………………………………………………………................
2. Section 2 : Définition…………………………………………………………………………....................
b. CHAPITRE II : L’organisation de la comptabilité-matière de façon globale…….........
1. Section 1 : Principe et méthode d’évaluation……………………………………………………….
2. Section 2 : Tenue des documents comptables………………………………………….............
III. DEUXIEME PARTIE : Analyse de l’organisation de la comptabilité-matières de la DFM
du MENC…………………………………….............................................................................
a. CHAPITRE I : Présentation de la structure de l’entreprise………………………….............
b. CHAPITRE II : L’organisation de la comptabilité-matières au sein de la DFM………...
1. Section 1 : Déroulement effectués…………………………………………….............................
2. Section 2 : Descriptions des tâches……………………………………………………………………….
IV. CONCLUSION :………………………………………………………………………………………………………
V. BIBLIOGRAPHIE :……………………………………………………………………………........................
VI. ANNEXE :………………………………………………………………………………………………………………
VII. TABLE DES MATIERES :………………………………………………………………………………………….

3
Remerciements

Nulle œuvre n’est exaltante que celle réalisée avec le moral et financier des personnes qui
nous sont proches.
Vive reconnaissance pour les nombreux sacrifices consentis pour notre éducation. Ce travail
est le fruit de vos conseils et de vos prières, qu’Allah le clément et miséricordieux vous
accordes le pardon et une longue vie, pour gouter le fruit de vos enfants, modeste témoignage
de nos amours filiales,
On tient à exprimer nos remerciements les plus chaleureux à :

 Nos parents pour tous les sacrifices qu’ils ont eus à faire pour la réussite de nos études,

 Notre directeur de mémoire Mr. NIARE pour avoir nous encadré et éclairé dans ce
travail,

 Nos encadreurs Mr FOUSSENY SAMAKE et Mme CISSOUMA KADIATOU

SALL …, pour leurs encadrements et leurs disponibilités,

 Tout le corps professorat et administratif de TechnoLAB-ISTA pour avoir nous formé

et encadré durant toutes ces années d’études passes à l’institut,

 Tout amis et proches pour leur soutien permanât,

 Tous les camarades de promotion,

 Toute personne, qui de prêt ou de loin ayant contribuée à l’élaboration de ce

document.

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Dédicace
Nous déduisons ce mémoire à nos parents plus particulièrement à la plus belle
créature que DIEU a créé sur terre, a cette source de tendresse, de patience et de
générosité :
A notre maman
A notre direction d’étude
A tous nos frères et sœurs
A tous nos amis et collègues
A tous les étudiants de Technolab-Ista
A tous ceux qui, par un mot, nous ont donné la force de continuer.

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 LISTE DES ABREVIATIONS

Abréviations Définitions
MENC Ministère de l’Economie Numérique
et de la Communication
DFM Direction des Finances et du
Matériel
HT Hors Taxe
TVA Taxe sur la valeur Ajoutée
OHADA Organisation pour l’amélioration en
Afrique de Droit en Affaire
SYSCOA Système Comptable Ouest Africain
OE M Ordre D’entrée du Matériel
OSM Ordre de Sortie du Matériel
BA M Bordereau D’affectation du Matériel
BMCM Bordereau de Mise en
Consommation des Matières
BMM Bordereau de Mutation du Matériel

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Thème : Analyse de la pratique de la comptabilité-matières dans un service
public : cas de la DFM du Ministère de l’Economie Numérique et de la
communication (MENC).

Introduction
La comptabilité-matières est une discipline de gestion des biens meubles et immeubles de
l’état et des autres organismes publics.

Elle est le miroir dans lequel se reflète la gestion des crédits de matériel et d’équipement mis à
la disposition des services publics, des organismes personnalisés et des collectivités
territoriales. La comptabilité-matières est un complément de la comptabilité des deniers. Elle
devient opérationnelle dès l’acquisition des matières.

L’organisation de la comptabilité-matières dans un service public cas de la DFM du

Ministère de l’Economie Numérique et de la Communication consiste à veiller au respect de
l’exécution des règles et procédures.

L’agent comptable chargé de la tenue de la comptabilité-matières s’occupe de toutes les

opérations relatives aux entrées et aux sorties des biens de l’état. En conséquence, il joue un
rôle prépondérant dans la gestion des ressources.

Pour un pays aux ressources limitées comme le Mali, il est impératif de veiller à la gestion
rationnelle des matériels et autres biens publics à travers la mise en place d’une comptabilité-
matières efficace.

Ainsi, ce mémoire permettra dans un premier temps à la DFM du MENC de disposer en son
sein d’un document d’analyse lui aidant à améliorer les processus de sa comptabilité-matières,
voire sa performance dans le domaine.

Pour nous même, les résultats de ce travail nous permettront d’acquérir de nouvelles
compétences en matière de comptabilité-matière dans un service public.

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Enfin, les résultats du présent mémoire aideront tout chercheur entreprenant des actions
similaires dans le domaine.

L’objectif général de ce mémoire, est de contribuer à l’amélioration de l’organisation de la

comptabilité-matières au sein de la DFM du MENC, plus particulièrement rendre plus
performante la Division chargée de cette discipline. Spécifiquement, le sujet vise à :
-

Dans le cadre d’une bonne gestion des derniers publics, la comptabilité-matières qui a pour
objet de recenser et suivre de manière comptable l’ensemble des biens meubles et immeubles
ou possessions de l’Etat, des Collectivités territoriales et des organismes personnalisés, est
d’une importance capitale.
Compte tenu de l’importance de cette discipline, sa pratique dans les différents services
publics devrait être d’une qualité irréprochable. Mais il faut reconnaitre que la gestion des
biens de l’Etat au sein du MENC est entachée d’insuffisances notoires ayant pour
conséquences la non- maîtrise des mouvements des biens et leur identification non effective.

La question centrale qui cerne ce problème est : comment rendre plus efficace la gestion des
biens de l’Etat du MENC ?

De cette question centrale découlent les questions spécifiques suivantes :

- Comment bien organiser la comptabilité-matière au sein de la DFM du MENC ?
- Comment sécuriser la gestion des biens de l’Etat ?
La méthodologie utilisée pour rédiger ce mémoire est celle documentaire, les observations et
la consultation des sites internet.

Ainsi, le présent mémoire est structuré autour de deux parties ci-dessous :

- Partie 1 : revue de la littérature ;
- Partie 2 : analyse de l’organisation de la comptabilité-matières de la DFM du MENC.

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PREMIERE PARTIE :
Revue de la littérature

9
PREMIERE PARTIE : Revue de la littérature

Chapitre 1 : Généralités

II est institué un Bureau comptable dans chaque :

 Institution de la République ;
 Département ministériel ;
 Région ;
 Cercle ;
 Ambassade ;
 Consulat ;
 Collectivité Territoriale ;
 Bureau de coopération Economique ;
 Toute autre entité jouissant de l’autonomie financière sur l’aire desquels s’exerce la
compétence du comptable matières. (Organismes personnalisés)
Composition d’un bureau comptable :
Chaque Bureau comptable comprend :
 Un Ordonnateur-matières ;
 Un Comptable-matières ;
 Un ou plusieurs comptables-matières Adjoints ;
 Un ou plusieurs magasiniers ;
 Les détenteurs.
Attributions et Responsabilités des membres du bureau comptable :
Le Ministre chargé des finances est Ordonnateur-matières principal pour l’ensemble
des Institutions et des services de l’état.
Le Président de l’organe délibérant des Collectivités Territoriales, les directeurs
généraux des organismes personnalisent et les chefs de bureau de coopération
économique ont également la qualité d’ordonnateur–matières principal pour la matière
propre à la structure relevant de leur autorité.
Les Présidents des institutions, les chefs des départements ministériels, les chefs
de Missions Diplomatique et Consulaires et le Représentant de l’état au niveau
régional et local sont des Ordonnateurs–matières secondaires.

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 Les Ordonnateurs-matières sont responsables des mouvements de matières qu’ils ordonnent.
Ils approuvent et supervisent les documents comptables. Il a seul qualité pour signer les
Ordres d’entrée de Matériel (OEM), les ordres de sortie de Matériel (OSM), les bordereaux
d’affectations de Matériel(BAM), les Bordereaux de Mise en Consommation des matières
(BMCM) et les Bordereaux de Mutation du matériel (BMM).
Ils peuvent déléguer leurs pouvoirs à leur adjoint.
Les comptables –matières sont chargées de la tenue comptable des matériels de leur ressort.
Ils sont choisis parmi les catégories A ou B2 et nommés par arrêté conjoint du ministre chargé
des finances et du Ministre de tutelle. A chaque Bureau comptable est rattaché un comptable-
matières. C’est le chef de la Division comptabilité-matières au niveau des Directions des
Finances et du Matériel et des Etablissements publics hospitaliers. C’est l’Agent comptable au
niveau des autres organismes personnalisés.
Les comptables-matières Adjoints et les Magasiniers sont sous la responsabilité du comptable
–matières de leur ressort. Ils sont choisis parmi les agents de la catégorie B et C et sont
nommés sur Décision de l’ordonnateur-matières. Ils sont rattachés au niveau de chaque
Direction centrale et services rattachés en cas de besoin pour les magasiniers.

Les détenteurs assurent la garde et la conservation des matériels qui leur sont confiés. Ils sont
tenus de rendre compte, sans délais, au comptable-matières des pertes, avaries, détériorations
et autres altérations dont le matériel pourrait être objet.
Classification des matières :
Les matières sont réparties en trois (3) groupes :
 Les matières en approvisionnement. Elles comprennent : les matières, les denrées, les
matériaux, les articles et les objets divers qui en magasins constituent des stocks
d’approvisionnement ;
 Les matières en service. Elles comprennent tous objets d’équipement et appareils à caractère
durable utilisé pour assurer le bon fonctionnement des services. Les agents utilisateurs ont
qualité de détenteurs.
 Les matières mises en consommation. Ce sont : les matières, les denrées, les liquides, les
objets mis en consommation, en cours de confection ou de transformation et les matériaux
employés dans les constructions.
Dans le document de formation des comptables-matières des DFM et des Ministères
aux techniques d’application de la comptabilité-matières. Le 08/07/2017.

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 Section 1 : Historiques
La comptabilité matière était régie pendant la période coloniale par le décret du 22 décembre
1904. Il définissant la comptabilité des matières comme un instrument qui permet de suivre et
de contrôler la constitution, les transformations éventuelles, la consommation des valeurs
matérielles publiques.
Cette instruction a été modifiée par une instruction interministérielle du 24 décembre 1927
comportait plus d’une trentaine de documents. C’est elle qui a fixé les règles de
fonctionnement de la comptabilité-matières dans les départements d’outre-mer. Elle est restée
en vigueur jusqu’en 1977.
L’instruction a été abrogée et remplacée par le décret 67/PG-RM du 18 avril 1977 et son
Arrêté d’Application n°1314/MFC du 23 avril 1977.
La comptabilité des propriétés immobilières a été intégrée à la nomenclature.
Le décret 91-275/PM-RM du 18 septembre 1991 et son Arrêté d’application n°92 -235/MB-
CAB du 22 janvier 1992 ont légèrement modifié les textes précédents pour les rendre plus
accessibles aux utilisateurs.
Le décret n°10 -681/P-RM du 30 décembre 2010 et son arrêté d’application n°2011-
4795/MEF-SG du 25novembre 2011 sont les textes en vigueur à ce jour.

Section 2 : Définitions
La comptabilité-matières est une discipline de gestion des biens meubles et immeubles de
l’Etat et des autres organismes publics.

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Chapitre 2 : L’organisation de la comptabilité- matières de façon globale
Section 1 : principes et méthodes d’évaluation :
Les principes sont ceux admis en comptabilité générale à savoir
Le principe de la prudence ;
Le principe de la spécialisation des exercices ;
Le principe de la transparence ;
Le principe de la continuité de l’exploitation ;
Le principe du cout historique ;
Le principe de la correspondance des situations en fin d’exercice et en début d’exercice ;
etc.…
Concernant la méthode d’évaluation
Les matières et matériels sont enregistrés au cout d’achat :
Prix d’achat ;
Frais accessoires : frais de transport et assurances, droits de douanes, commissions, frais de
réception et manutention, TVA.
Les sorties de matériels durable sont évalués au cout d’achat.
Les sorties des matières consommables sont effectuées selon la méthode de l’épuisement des
lots dite méthode des FIFO (First In First Out) ou (Premier entré Premier sortie).
A propos de la méthode de traitement ; il est semi informatisé à l’aide du logiciel …
Les documents de mouvements sont traités manuellement.
En se basant sur la méthode comptable ; elle est une comptabilité administrative.
Par rapport à l’unité de mesure elle est suivie par unité simple (kilogramme ; mètre ; litre ;
pièce ; mètre cube ; etc.…) ou par unité collective (ensemble d’objets groupés : voiture ;
bateau ; congélateur ; etc.…)

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Section 2 : tenue des documents comptables
On distingue trois (3) types de documents : les documents de base, les documents de
mouvement et les documents de gestion.
 Les documents de mouvement : ils ordonnent et justifient les mouvements de matériel
au niveau de la DFM. Ils sont tenus en carnets.
 On distingue :
Le procès-verbal de réception :
Il permet l’enregistrement comptable de tous les achats dont la valeur est égale ou supérieure
à 2.500.000 FCFA, ou quand la nature du matériel est complexe, pour les dons et legs. La
commission comprend quatre (4) membres nommés suivant Décision de l’ordonnateur-
matières. Elle est présidée par le chef de la Division comptabilité-matières ou l’agent
comptable.
Quand la valeur des fournitures de matières, des travaux ou des services est inférieure à
2.500.000 FCFA, l’ordonnateur désigne un agent qui en assume l’entière responsabilité.
.les ordres d’entrée et de sortie de matériel :
Ils sont enregistrés sur un carnet.

L’ordre d’entrée de matériel (OEM) : il permet la comptabilisation du matériel quel que soit
la nature : l’achat, les dons et legs
L’ordre de sortie de matériel (OSM) : il permet la comptabilisation de la sortie de matériel :
utilisation, reforme, transfert vers un autre bureau comptable.
Le bordereau d’affectation du matériel (BAM) :
Ils enregistrent l’existant et les mouvements de Il permet la comptabilisation du matériel
durable des approvisionnements vers un détenteur.
Le bordereau de mise en consommation des matières (BMCM) :
Il permet la comptabilisation des matières consommables des approvisionnements vers un
utilisateur et dont la valeur est supérieure à 500.000 FCFA.
Le bordereau de mutation du matériel (BMM) :
Il permet la comptabilisation du matériel d’un détenteur vers un autre détenteur.
Les ordres de mouvements divers :
Ce sont les prêts, locations, réparations et autres
.le procès-verbal de réforme :
Il permet l’enregistrement comptable de matières ou matériel reformé.

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Les documents de base :
Matériel.
On distingue :
Le livre journal des matières :
C’est un document qui enregistre en quantité et en valeur et dans la chronologie des faits les
OEM et les OSM. Il est tenu en carnet.
Le grand livre des matières :
Il est constitué par des fiches de matériel en approvisionnement et des fiches de matériel en
service. Il est ouvert pour chaque type d’article. La fiche retrace les mouvements de matières
ou de matériel justifiés par les ordres de mouvement. Le suivi est effectué en quantité et en
valeur.

La fiche casier :
Il est tenu par le magasinier et permet de suivre les mouvements de matériel en
approvisionnement, mais uniquement en quantité.
La fiche détenteur :
Il permet de répertorier l’ensemble du matériel détenu par un utilisateur.
Le procès-verbal de passation de service :
Il constate l’inventaire du matériel et des matières en quantité et en valeur. Il est établi chaque
fois qu’il y a changement de gestion entre responsables détenteur de matériel.
La fiche matricule des propriétés immobilières :
Elle permet de suivre la comptabilité des propriétés bâties et non bâties. Elle est tenue par la
conservation du domaine, du cadastre et de la curatelle.
.La fiche de codification des matières :

Les documents de gestion :

Ils reflètent le résultat à une période donnée. On distingue :
L’état récapitulatif trimestriel :
Il totalise en quantité et en valeur la situation du grand livre des matières pendant le trimestre.
L’inventaire :
C’est un document qui enregistre les résultats de l’inventaire physique et du grand livre des
matières.

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DIFFERENTS CYCLES DE LA COMPTABILITE MATIERES

RECEPTION

MATERIEL

APPROVISIONNEMENTS

O.E.M.

UTILISATION MATERIEL

O.SM.

B.A.M.

REFORME

O.E.M.

O.S.M.

PROCES-VERBAL DE

RECEPTION OU BORDEREAU

DE LIVRAISON

O.S.M.

O.E.M. LIVRE JOURNAL DES MMATIERES

O.S.M.
O.E.M .GRAND LIVRE DES MATIERES 5A ET 5B
FICHE DE CASIER

O.S.M. 16
 B.M.C.M.
FICHE DE CASIER

GRAND LIVRE DES MATIERES

B.A.M. O.S.M. FICHE DETENTEUR

FICHE CASIER

B.M.M. FICHE DETENTEUR

O.M.D.
O.S.M.

PROCES-VERBAL DE GRAND LIVRE DES

O.S.M.
REFORME
FICHE CASIER
O.S.M.

FICHE DETENTEUR

O.S.M.

17
 DEUXIEME PARTIE :
Analyse de l’organisation de la comptabilité-matières de la
DFM du MENC

18
DEUXIEME PARTIE : analyse de l’organisation de la comptabilité-matières de la
DFM du MENC

Chapitre 1 : Présentation des structures de l’entreprise

La Direction des Finances et du Matériel comprend :

En staff :
Le centre de Documentation et d’informatique ;
Trios (03) divisions :
La Division des Finances ;
La Division Approvisionnements et Marchés publics ;
La Division comptabilité-matières.
La Division des Finances est chargée de :
Préparer et exécuter le budget du département ministériel ;
Faire des études sur la stratégie budgétaire du département ministériel ;
Elaborer le cadre de dépenses à moyen terme du département ;
Faire les états de rapprochement avec le trésor et les banques ;
Assurer le suivi et le contrôle de l’exécution du budget spécial D’investissement.

La division des Finances comprend deux (02) sections :

La section Etudes et préparation du budget.
La section Exécution du budget.
La division Approvisionnements et Marchés publics est chargée de :
Etablir les projets de marchés, baux et conventions et participer au contrôle de leur exécution ;

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Faire respecter les règles et procédures d’appel à la concurrence relatives à la passation des
marchés administratifs et aux contrats de fournitures, travaux ou services concernant les
budgets ou fonds placés sous le contrôle du Ministre ;
Tenir et mettre à jour le fichier fournisseurs.
Elle se compose de deux(2) sections :
-La section Approvisionnements Courants
- La section Marchés ; Convention et baux.
La Division comptabilité Matières est chargée de :
 Mettre à jour tous les documents comptable et fichiers nécessaire à la bonne gestion
du matériel et de l’équipement selon les règles de la comptabilité matières ;
 Faire la certification sur toutes les factures et signer les procès-verbaux de réception ;
 Préparer les documents comptables périodiques ;
 Proposer la mise à la réforme du matériel appartenant a l’Etat.
Elle a deux(2) sections : la section tenue des documents de mouvements et
certification et la section tenue de la comptabilité du matériel en service et en
approvisionnement.
Les divisions, le centre et les sections sont dirigés respectivement par les chefs de
divisions, de centre et de section.
Les chefs de division, excepté le chef de division comptabilité matières, sont nommés
par arrêté du Ministre, sur proposition du directeur des finances et du matériel.
Le chef de division comptabilité matières est le comptable matières. Il est nommé par
arrêté conjoint du ministre compétent et du ministre chargé des finances.
Le chef de centre et les chefs de section sont nommés respectivement par arrêté et
décision du ministre, sur proposition du directeur des finances du directeur des
finances et du matériel.

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Chapitre 2 : l’organisation de la comptabilité matière au sein de la DFM
 Déroulement et description des tâches effectuées :*
Section 1 : Déroulement effectué
Au cours de notre recherche, nous avons effectué des activités dans les
différentes divisions à travers un calendrier qui se présente comme suit :
 Division approvisionnement et marchés publics du 14 /08/2017.
 Division des Finances du 15/08/2017.
 Division des comptabilité-matières du 16/08/2017.
La DFM du MENC, à l’instar des autres DFM au Mali, utilise notamment les
logiciels :
 Gestion comptabilité-matière (GCM) au niveau de la Division comptabilité-matières
(DCM) enregistre les documents comptables ;
 Système intégré de gestion des dépenses(SIGD) qui enregistre les dépenses de
factures de communication, d’électricité et de l’eau au niveau de la DCM, les
engagements, les mandatements liquidation au niveau de la division finances, du
contrôleur financier, du Directeur ;
 Le logiciel du traitement de texte Word et le tableur Excel ;
Les deux logiciels (GCM ET SIGD) sont conçus sur la base de java sous oracle

21
Section 2 : Description des tâches
I. Division approvisionnement et Marchés publics :
L’établissement des bons de commande et de travail :
Un bon de commande est un document adressé par l’autorité contractante au
titulaire du marché, c'est-à-dire une intention d’achat.
Tout service public se doit de rédiger ses bons de commande en toute conformité
en mettant en lumière des informations exactes et sans ambiguïté.
Le bon de commande précise des fournitures décrits dans le marché dont
l’exécution est demandé et en détermine la quantité.
Il faut noter que le bon de commande suit une numérotation chronologique du 1er
janvier au 31 décembre de l’année en cours
Le bon de commande est établi suivant les étapes ci-après :

Etape 1 :
Dès réception des factures pro forma le Directeur des Finances et du Matériel les
impute au chef de la Division approvisionnement et marchés publics à travers une
fiche de circulation courrier ordinaire.

Etape 2 :
Au niveau de la Division approvisionnement, le chef de la Division impute le
courrier au chef de la section approvisionnement courant pour disposition à
apprendre.

Etape 3 :

Les agents chargés de l’approvisionnement rédigent le bon de commande

conformément à la facture pro forma et le déposent au niveau du chef de
Division approvisionnement pour paraphe.

Etape 4 :
Le chef de Division Approvisionnement paraphe la bonne commande et le soumet
à la signature du Directeur.
Il est important de signaler que les bons de commande sont transmis à la Division
Finance par un cahier de transmission pour engagement.
La procédure ci-dessus décrite est pareille pour l’établissement des bons de travail.

22
La différence entre le bon de commande et le bon de travail réside dans le fait que
le second est utilisé en cas de travaux ou de prestation de service.

 L’établissement des contrats simplifiés :

Le contrat simplifié est établi pour plusieurs raisons à savoir :
Le contrat n’implique pas l’intervention de la DGMP ;
Une retenue de garantie et d’assurance ne sont pas demandées ;
La durée ne vaut pas celle du marché public.
Le contrat simplifié n’implique pas la signature du ministre.
Le mécanisme de contrat simplifié s’impose pour les achats de matériels, services
et travaux dont le montant est supérieur ou égal à cinq cent mille (500000) de
francs CFA mais inférieur au seuil de passation des marchés. Le seuil de passation
des marchés est de :
 Vingt-cinq millions (25 000 000) de francs CFA, pour les marchés de
travaux, les marchés de fournitures et de services courants ;
 Quinze millions (15 000 000) de francs FCA, pour les marchés de
prestation intellectuelle.
Pour déclencher ce type de contrat, il faut d’abord que l’expression des
besoins soit faite au niveau des différents services rattachés. Cette demande
est adressée à la DFM, qui à son tour l’impute à la DAMP.
La DAMP adresse une lettre d’invitation ou de cotation à trois (3)
fournisseurs au moins pour que ces derniers lui fournissent des
propositions (les factures pro-forma). Le marché est attribué au moins
disant après analyse des pro-forma. Le contrat est établi en quatre (4)
exemplaires (dont un est remis au bénéficiaire du marché).

.Division des Finances :

Elle fait l’élaboration et la préparation de l’avant-projet du budget
comptable et du budget spécial d’investissement, des opérations
concernant le Bon d’Achat, l’engagement et la liquidation. Le Bon d’Achat
est la fiche sur laquelle sont traitées les données des Bons de commandes
envoyées par la Division Approvisionnement et marché publics.
L’engagement est l’acte de reconnaissance de la dette de l’Etat. Engager
une dépense, c’est accomplir un acte qui rend l’Etat débiteur.

23
L’engagement s’effectue sur les chapitres du budget. Le budget fonctionne
avec les codes Economique (CE), c’est-à-dire la nature de la dépense avec
la désignation du matériel, le titre, l’article, le paragraphe et la ligne.
Exemple : CE 3-621-10. Dépense de matériel de fonctionnement des
services.
Le premier chiffre indique le titre, les deux secondes indiquent l’article, le
quatrième indique le paragraphe et les deux derniers la ligne.
L’engagement fonctionne aussi sur des Unités Fonctionnelles (UF) qui
désignent le service bénéficiaire. Exemple : UF : 3-2-0-0121-000-0190-
01-0. Direction des Finances et du Matériel (DFM).
Le fonctionnement du budget fait intervenir également un code de
fonctionnement qui désigne le département ou institution fonction avec un
code qui lui est spécifique. Exemple : section du Ministère de l’économie
Numérique et de la Communication est 730/ 730.
Pour faire un engagement, le fournisseur apportes la facture pro-forma à la
Division Approvisionnement et Marchés publics suivant leur demande
pour l’établissement du bon de commande. On vérifie également si le
fournisseur est à jour, à travers les différentes pièces jointes au dossier qui
sont :
L’attestation de déclaration de TVA, le quitus fiscal et le numéro
d’identification fiscale de la Direction Nationale des Impôts (DNI).
Chaque fournisseur doit avoir un numéro de compte bancaire et un numéro
d’identification fiscal de la DNI.
L’engagement nécessite le tirage préalable d’un Bon d’achat (BA) qui fait
ressortir le numéro du bon commande (BC), le code fonctionnel (CF) du
département, l’unité Fonctionnelle c’est-à-dire le service bénéficiaire, le
nom et l’adresse complète du fournisseur, le chapitre, la désignation du
matériel avec la quantité, le prix unitaire, le montant HT, la TVA et le
montant TTC c’est-à-dire le total. L’engagement est tiré en trois copies et
signé par le chef de la Division des Finances, il est ensuite envoyé pour la
signature du directeur des Finances et du Matériel. Après tout ce processus,
le dossier est envoyé au contrôle financier pour visa. Une fois le dossier
visé, une copie reste au contrôle financier et les deux autres copies sont

24
envoyées à la division comptabilité-matières pour la certification et la
signature du Bordereau de livraison.
Il s’agit de constater quantitativement et qualitativement le matériel qui
doit être livré ou la prestation de service qui doit être accomplie. C’est
après que la Division Comptabilité-Matières fait retourner le dossier
complet (Facture certifiée, le procès-verbal, le bon de livraison, etc.). Pour
mandatement au niveau de la Division Finances.
Pour le mandatement, on procède à la prise en charge dans un registre qui
consiste à mentionner le numéro de la Fiche de liquidation (FL), le
Bordereau d’Emission (BE), le numéro du mandat, le nom ou le service du
fournisseur et le montant du mandat tout établis à la même date.
Cette fois-ci, le mandat est soumis à la signature du Directeur des Finances
et du Matériel (DFM) après avoir été contrôlée parafé par le chef de la
division des Finances. Il est ensuite cacheté puis envoyé au délégué du
contrôle Financier pour visa.
Le dossier est ensuite retourné à la division des Finances pour
dépouillement qui consiste à garder une copie de la liquidation, une copie
du Bordereau d’Emission, une copie de la retenue à la source (TVA), une
copie du mandat et une copie de la facture certifiée. Le dossier est ensuite
envoyé à la paierie générale du trésor pour paiement.

Division Comptabilité-Matière (DCM) :

Nous avons fait la certification des factures qui consistent à rendre légale
manuellement. Le chef de la Division Comptabilité-Matières demande les
trois (3) factures réelles avec le fournisseur pour la certification.
Pour la certification, il s’agit de mettre deux (2) cachets au verso de la
facture.
- Un cachet de l’autorisation d’achat comportant le numéro de
l’Ordre d’Entrée de Matériel (OEM), la date et la signature du
comptable dépositaire,
- Un cachet de la comptabilité-matières et, le montant de la facture en
toutes lettres, la date du jour et la signature du chef de la division
comptabilité-matière. Le code Economique (CE) comprend le titre,
l’article, le paragraphe et la ligne.
25
Exemple 1 : CE 3-625-10. Titre 3 ; article 625, paragraphe 10.
La certification intervient après la livraison du Matériel ou la
satisfaction constatée en ce qui concerne les prestations de services
(gardiennage, nettoyage, etc.…). Nous avons également fait les
opérations d’enregistrement des factures suivant l’ordre de
mouvement.
Ordre d’Entrée de Matériel (OEM) :
Il est établi pour tous les dossiers d’achat de matériels ou de
prestation des services quel qu’en soit sa nature.
Ordre de Sortie du Matériel (OSM) :
Il permet la comptabilisation de la sortie du matériel spécifique.
Exemple, les factures de réparation des véhicules du département,
etc.
Le Bordereau d’Affectation de Matériel (BAM)
Il permet la comptabilisation des matériels durable (ordinateurs,
tables, chaise, etc.) Après leur achat
Le Bordereau de Mise en consommation de Matériel (BMCM).
Il permet la comptabilisation des matières consommables :
Exemple : approvisionnent en carburants, papier pour la
photocopie, lubrifiants etc.
Procès –verbal de réception (PVR)
L’enregistrement dans le procès-verbal de réception intervient pour
les factures ou les marchés dont le montant est supérieur ou égal a
deux millions cinq cent mille francs (2 500 000 FCFA) ou lorsque
la nature du matériel l’exige ( ordinateur). Il est rempli, daté et
signés par chacun des membres de la commission.
Attestation des services Faits (ASF)
Elle permet la comptabilisation de toutes les prestations ou services
rendus quel que soit le montant.
Bordereau de Livraison (BL) :
Exceptionnelle mentaux autres pièces précédentes le Bordereau de
Livraison est établie par le fournisseur pour tout achat de matériel
dont le montant est inférieur 2 500 000 francs CFA à la demande du
comptable-Matière.
26
Observations et suggestions :
 Observation :
Durant ce mois-ci, on a pu observer :
- La disponibilité et l’ouverture d’esprit du personnel de la DFM à
l’égard des stagiaires ;
- L’existence du respect mutuel entre les agents ;
- La bonne collaboration entre les différents services ;

 Suggestions :
Suggestion pour améliorer ce qui ne donne pas satisfaction
- Le manque de personnel disponible au sein de la direction des
finances et du matériel est à signaler pour cela il serait nécessaire de
mettre en œuvre des projets permettant aux stagiaire d’avoir des
chances d’obtention d’emploi soit dans la structure bien précis ou
dans d’autre projets pilotés par la direction des finances et du
matériel.

27
CONCLUSION :

Le stage que nous venons d’effectuer, au niveau du Ministère de l’Economie Numérique et de

la Communication pour la préparation de notre mémoire en fin de cycle nous a permis
d’acquérir de nouvelles connaissances dans l’administration publique.
Cela nous a donné:
Une vision globale du secteur public, de ses structures et ses activités menées.
Des connaissances dans la hiérarchie Administrative.
Une assimilation de connaissances pratiquées.
La compétence des enjeux des tâches qui m’ont été confiées.
De faire face et de résoudre des situations complexes, et des difficultés rencontrées.
Ce stage a été pour nous une fenêtre sur le fonctionnement du monde professionnel, et nous a
permis d’aller de la théorie à la pratique.
Le stage a également été une occasion pour nous de découvrir l’importance de la
Comptabilité des Matières.
La mise en œuvre de cette comptabilité des matières dans de la DFM du MENC a permis
sans nul doute :
 De bien tenir la comptabilité des matières ;
 De sécuriser les biens publics ;
 D’améliorer les prévisions de dépenses budgétaires ;
 D’harmoniser les procédures et les normes communes de contrôle.

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BIBLIOGRAPHIE :
Références juridiques :
 Loi N °96-060/AN-RM du 04 Novembre 1996 portant loi de Finances ;
 Loi N°96-061/AN-RM du 04 Novembre 1996 portant principes fondamentaux de la
comptabilité publique ;
 Loi N°90-110/AN-RM du 18 octobre 1990 portant principes fondamentaux de la
création, de l’organisation et du fonctionnement des Etablissements publics à caractère
Administratif ;
 Ordonnance N°09-010/P-RM du 04 Mars 2009 portant création des Directions des
Finances et du Matériel ;
 Décret N°09-137/P-RM du 27 Mars 2009 fixant l’organisation et les modalités de
fonctionnement des Directions des Finances et du Matériel ;
 Décret N°97-192/P-RM du 09 juin 1997 portant règlement général de la comptabilité
publique ;
 Décret N°10-681/P-RM du 30 Décembre 2010 portant règlementation de la
comptabilité-Matières ;
 Arrêté N°2011-4795/MEF-SG du 25 Novembre 2011 portant application du Décret
N°10-681/P-RM du 30 Décembre 2010 ;
 Instruction N°05648/MEF/DGABE du 20 Décembre 2011 sur les procédures de
codification du matériel ;
 Instruction N°05650/MEF/DGABE du 20 Décembre 2011 sur les procédures de
tenue des documents de la comptabilité-matières.

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La comptabilité-matières a pour objet le recensement et le suivi comptable de tout bien
meuble et s immeuble propriété de l’Etat, des Collectivités Territoriales et des Organismes
personnalisés soumis aux règles de la comptabilité publique.
Elle s’applique à la totalité des services tant civile que militaires à l’exception de ceux soumis
par une règlementation particulière, à une comptabilité industrielle et commerciale.
Elle est tenue dans chaque section et par unité fonctionnelle

LISTE DES ANNEXES

Annexe1 : Procès-verbal de réception

Annexe2 : Ordre de mouvement
Annexe3 : Livre journal des matières
Annexe4 : Fiche de matériel en approvisionnement
Annexe5 : Finance de matériel en service
Annexe6 : Fiche de casier
Annexe7 : Fiche de détenteur
Annexe8 : Etat récapitulatif trimestriel
Annexe9 : Inventaire
Annexe10 : Procès-verbal dépassassions de service
Annexe11 : Procès-verbal de reforme
Annexe12 : Fiche de codification du matériel

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 TABLE DES MATIERES :
Introduction………………………………………………………………………………....7
PREMIERE PARTIE : Revue littérature…………………………………………………...9
CHAPITRE I : Généralité………………………………………………………………......10
SECTION 1 : Historique…………………………………………………………………….12
SECTION 2 : Définition…………………………………………………………………......12
CHAPITRE II : L’organisation de la comptabilité-matières de façon globale………………13
SECTION 1 : Principe et méthode d’évaluation…………………………………………….13
SECTION 2 : Tenue des documents comptables…………………………………………….14
Différent cycle de la comptabilité-matières………………………………………………….16
DEUXIEME PARTIE : Analyse de l’organisation de la comptabilité-matières au sein de la
DFM………………………………………………………………………………………….18
CHAPITRE I : Présentation des structures de l’entreprise………………………………......19
CHAPITRE II : L’organisation de la comptabilité-matières au sein de la DFM…………….21
SECTION 1 : Déroulement effectuées……………………………………………………….21
SECTION 2 : Description des tâches………………………………………………………...22
OBSERVATIONS ET SUGGESTIONS…………………………………………………….27
CONCLUSION………………………………………………………………………………28
BIBLIOGRAPHIE…………………………………………………………………………...29
LISTE DES ANNEXES………………………………………………………………….......30

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