MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES

ET COMPTABLES DE LA PLATEFORME DES ORGANISATIONS DE

LA SOCIETE CIVILE POUR LA PROMOTION DE LA
VACCINATION ET LE RENFORCEMENT DU SYSTEME DE SANTE
AU CAMEROUN
(PROVARESSC)

VERSION AOUT 2023

VIII. PROCEDURES DE GESTION DES ACHATS
DE BIENS ET SERVICES
3. PROCEDURES D'ACHAT DE BIENS ET SERVICES
3.1. GENERALITES
La fonction Achat est assurée par le Responsable Administratif et Financier (RAF).
Le RAF doit maintenir un niveau élevé de professionnalisme dans la procédure de
passation de marchés.
La présente procédure a pour objectifs de :
 Présenter les règles générales relatives à la passation de marchés ;
 Préciser les modes de consultation pour les achats des biens ou services ;
 Permettre l’acquisition des biens et des services dans les meilleures conditions de
qualité, prix et délais de livraison ;
 Définir le système d’archivage des documents de passation de marchés.
La passation de marchés publics au Cameroun est régie par le décret n°2018/366 du
20 juin 2018 portant Code des marchés publics. Il fixe les règles applicables à la
préparation, à la passation, à l’exécution, au contrôle et à la régulation des marchés
publics.
Les dispositions de ce code s’appliquent à tout marché publique financé ou
cofinancé : (i) par le budget de l’État ; (ii) sur fonds d’aide extérieure, bilatérale ou
multilatérale ; (iii) sur emprunt avalisé par l’État et (iv) par le budget d’un
établissement public ou d’une collectivité territoriale décentralisée.
Toutefois, suivant l’alinéa 1 de l’article 4 du code susmentionné, ces dispositions ne
s’appliquent pas aux marchés conclus dans le cadre des conventions internationales
ou de financement signé par l’État avec les partenaires techniques et financiers quand
ces dispositions sont contraires auxdites conventions.
Les règles applicables aux marchés sont conformes à celles prévues dans les
conventions signées avec le Bailleur de fonds, le code des marchés publics et ses
textes subséquents, la circulaire du Ministre en charge des finances relative à
l’exécution du budget de l’État.
Les principes de la commande publique
Au titre de l’article 2 du décret n°2018/366 du 20 juin 2018 portant Code des
marchés publics, quel qu’en soit le montant, les commandes publiques sont soumises
aux trois (3) principes fondamentaux suivants :
 La liberté d’accès à la commande publique ;
 L’égalité de traitement des candidats et de transparence des procédures ;
 L’efficience et l’intégrité.
Ceci implique une large diffusion des informations relatives à l’attribution des
marchés et une neutralité des acteurs du programme, dans le processus de traitement
des soumissions.
Pour les marchés de moindre envergure (Bons de commande Administratif), le
responsable des marchés devra contacter au moins 3 prestataires inscrits dans le
fichier fournisseurs par domaine d’activités. Il s’assure de la disponibilité des
documents attestant la notification des informations auxdits prestataires.
En ce qui concerne les Demandes de cotations et les Appels d’Offres, les
informations relatives à l’appel à concurrence et les résultats des procédures y
afférentes, feront l’objet d’une publicité par voie de presse (Journal des Marchés
Publics, Cameroun Tribune, autres…) et par voie d’affichage.
1- Procédures selon les seuils des marchés publics et nature de prestation
Le PROVARESSC dans le cadre de l’exécution des activités du programme utilise
différentes méthodes de consultation des fournisseurs, pour les marchés de
fournitures, travaux et services et de prestation de consultant.
a. Ces procédures ne s’appliquent que lorsqu’elles ne sont pas contraires aux
stipulations des accords de financement ;
b. Les achats effectués sur les subventions financées par les différents partenaires
techniques et financiers sont exonérés de droits de douanes, d’impôts et taxes dont
les démarches sont effectuées par les attributaires selon la réglementation fiscale
en vigueur.

2- Application des conventions et de la réglementation sur les marchés publics :

règles communes
 Les documents contractuels essentiels
Les documents indispensables dans le processus de passation et d’exécution de tout
marché, sont : l’acte d’engagement (Bon de Commande Administratif, Lettre-
commande, Marché) et le Procès-verbal de réception (marchés de fournitures ou de
travaux) ou de recettes techniques (marchés de services et prestations intellectuelles).
 L’acte d’engagement
Cet acte matérialise l’engagement du programme contractant et sa signature marque
le début de l’engagement juridique de l’Etat. Il porte les indications relatives à la
date de signature, la procédure suivie, l’objet de la prestation ou fourniture, le lieu et
délai de livraison, l’identité du prestataire ou fournisseur et de l’Ordonnateur de la
dépense, la désignation, le prix unitaire, les quantités et le montant total des
prestations ou fournitures et la source de financement.
 Le procès-verbal de réception ou recette technique
Il détermine la fin du processus d’exécution technique d’une prestation ou de
livraison d’une fourniture. Il est signé par l’Ordonnateur, le Comptable-matières, le
prestataire ou fournisseur, le Chef de Service Administratif et Financier et le Section
utilisatrice.
 Les offres techniques et financières
La passation d’un marché se fait sur la base d’une offre financière et technique du
prestataire ou fournisseur. Pour les BCA, l’offre technique et financière peut se
résumer en un document unique : la facture pro-forma. Pour les procédures de
Demandes de cotations et d’Appels d’offres, les offres techniques et financières des
prestataires ou fournisseurs, se présentent dans des documents distincts.
Les responsables chargés de la passation et du suivi de l’exécution des marchés,
exigent le dossier administratif et fiscal de chaque soumissionnaire. Ce dossier
permet de s’assurer de l’existence légale de l’entreprise cocontractante et du
paiement de ses impôts auprès de l’administration fiscale.

 Les principes éthiques

 Les acteurs du programme s’abstiennent d’exercer toutes formes d’interventions dont
le but serait d’influencer l’issue d’une procédure d’attribution d’un marché, au risque
de s’exposer aux sanctions prévues par la législation en vigueur, notamment en ce
qui concerne les fraudes, le détournement de deniers publics, intérêt dans un acte,
etc.
Tout acteur du programme, informé d’une quelconque manœuvre visant à détourner
l’issue d’une procédure d’attribution de marché public, est tenu de le dénoncer.
3- Les principaux intervenants dans les procédures de passation de marchés au
PROVARESSC
Les personnes intervenant dans la chaîne de passation et de gestion des marchés au
PROVARESSC sont :
 Le Secrétaire Exécutif ;
 Le Responsable Administratif et Financier ;
 Le Comptable.
La procédure de gestion de passation de marchés pour une meilleure exploitation est
codifiée comme suit :
Codification de passation de marchés
REFERENCE
Désignation SOUCHE
S
PROCEDURES DE PASSATION DE
PM
MARCHES

Procédure de demandes des Avis de

PM.02.AN
non-objection aux bailleurs
Procédure de constitution du fichier
PM.03.FF
fournisseurs
Procédure du Bon de Commande (BC) PM.04.BC
Procédure de Demande de Cotation
PM.05.DC
(DC)
Procédure d’Appel d’Offres (AO) PM.06.AO
Procédure d’entente directe ou de gré à
PM.07.ED
gré
Procédure de suivi et réception de
PM.08.SR
marchés
Classement et archivage des
PM.09.CR
documents de passation de marchés
 1.
O INTE TACHES/ACTIVITES DOC
R RVE UME
D NAN NTS
R TS
E
1 Secrét Donne des instructions sur la
aire préparation de la demande d’avis de
Exécu non-objection.
tif
2 Comp Prépare la demande d’avis de non- Projet
table objection et le transmet au RAF pour d’AN
avis et validation. O
3 RAF Contrôle, et vise la demande d’avis de
non-objection et le transmet au
Secrétaire Exécutif pour validation et
signature.
4 Secrét  Signe la demande d’avis de non- Dema
aire objection, pour les BCA (marchés de nde
Excéc moins de 5 000 000 FCFA), où ; d’AN
utif  Vise et transmet la demande d’avis de O ou
non-objection au PCA, pour les marchés Dema
de plus de 5 000 000 FCFA (lettres- nde
commandes, demande de cotation et d’AN
marchés). O
signée
5 PCA  Signe la demande d’avis de non- Dema
objection, pour les marchés de plus de nde
5 000 000 FCFA (lettres-commandes ou d’AN
marchés) ; O
 Transmet l’avis de non-objection au signée
Secrétaire Exécutif.
6 Secrét  Transmet la demande signée d’avis de ANO
aire non-objection au bailleur de fonds ;
Exécu  Reçoit l’avis de non-objection et le
tif transmet au RAF avec copie au
comptable.
7 RAF Suit et met en œuvre les dispositions de
l’avis de non-objection.
 3.2. CONSTITUTION DU FICHIER DES FOURNISSEURS
L’objectif de la procédure est de constituer et de disposer d’une liste de fournisseurs,
entrepreneurs, consultants individuels, etc. régulièrement installés sur le territoire du
Cameroun pouvant servir d’outil de référence pour les consultations restreintes.
 Tous les documents des dossiers de manifestation d’intérêt doivent être fournis en
un exemplaire original ;
 Pour être éligible sur le fichier des fournisseurs, le candidat doit présenter toutes
les pièces administratives nécessaires notamment :
o Registre du Commerce et du Crédit Mobilier (RCCM) ;
o Attestation d’immatriculation de l’entreprise
o Attestation de non-redevance datant de moins de trois (03) mois ;
o Attestation d’identité bancaire ;
o Copie de Carte d’Identité Nationale du promoteur ;
o Toutes autres pièces prouvant la crédibilité des fournisseurs, entreprises ; etc.
 Les sociétés retenues pour être inscrites dans le fichier fournisseurs sont informées
par écrit au terme de la procédure de constitution du fichier ;
 Les fournisseurs retenus sur le fichier seront appelés à renouveler leur dossier
notamment en ce qui concerne les pièces fiscales et sociales ;
 Le fichier des fournisseurs, une fois établi, est susceptible de renouvellement à
périodicité au moins annuelle, après publication d’un nouvel avis à manifestation
d’intérêt.
 Les domaines de compétence recherchés sont, entre autres :
 Fournitures de matériel, d’équipements médicaux, d’équipements non médicaux,
de mobiliers de bureau, de véhicules, motos, etc.
 Fournitures de bureau, informatiques et consommables divers ;
 Travaux d’imprimerie, de papeterie et connexes, …
 Travaux de tout genre (réhabilitations, constructions, menuiserie, électricité,
plomberie, aluminium, etc.) ;
 Prestation de services de tout genre : réparation automobile, service / maintenance
informatique et bureautique, assurances, transport commercial, transit/douane,
services traiteurs, services de location de salles de conférences, etc.
 Études et recherches de tout genre : études, contrôle technique ;
 Etc.
La procédure de traitement est décrite comme suit :
O INTER TACHES DOC
R VENA UME
D NTS NTS/
R INTE
E RFAC
ES
A. ELABORATION DE L’AVIS DE PRESELECTION DES
FOURNISSEURS
1 RAF  Prépare l’avis de présélection des Projet
fournisseurs et le formulaire de d’avis de
candidature ; présélectio
 Transmet l’avis et le formulaire à la n des
validation du Secrétaire Excécutif. fournisseur
s;
Formulaire
2 Secrétai  Après avis du RAF, amende l’avis de Avis de
re présélection et le formulaire de présélectio
Excécut candidature ; n amendé
if  Le transmet au RAF.
3 RAF  Fait publier l’avis dans la revue de
passation de marchés.
B. MISE A DISPOSITION DU FORMULAIRE ET RECEPTION
DES DOSSIERS DE CANDIDATURE
4 RAF Instruit l’agent d’appui et met en place Liste de
une liste de retrait du formulaire de retrait du
candidature. formulaire
de
candidature
5  Transmet le formulaire par tout moyen ; Offres
 Reçoit les dossiers de candidatures ;
 Fait renseigner la liste de réception des
offres ;
 Transmet les offres au Secrétaire
Excécutif
C. OUVERTURE ET CONSTITUTION DU FICHIER DES
FOURNISSEURS (procédure identique à celle d’ouverture des
dossiers d’appel d’offres)
6 RAF Transmet le rapport d’analyse des Dossiers de
dossiers de candidatures au Secrétaire candidature
Excécutif.
7 Secrétai  Examine le rapport d’analyse et apporte PV
re ses observations le cas échéant ; d’établisse
Excécut  Vise le PV pour accord ; ment du
if  Transmet le dossier au RAF pour fichier des
l’établissement du fichier fournisseurs. fournisseur
s
O INTER TACHES DOC
R VENA UME
D NTS NTS/
R INTE
E RFAC
ES
8 RAF  Informe les soumissionnaires des Fichier des
résultats en indiquant ceux qui sont fournisseur
retenus ; s
 Etablie ou met à jour le fichier des
fournisseurs ;
 Créer un dossier (chemise à sangle ou à
rabat) pour chaque fournisseur retenu.
 3.3. PROCEDURE D’ACHATS DES BIENS ET SERVICES POUR LES
MONTANTS SUPERIEURS OU EGAUX A 500 000 FCFA ET
INFERIEURS A 5 000 000 FCFA
La procédure d’achats des biens et services pour les montants supérieurs ou égaux à
500 000 FCFA et inférieurs à 5 000 000 FCFA convient pour des fournitures en
quantité limitée généralement disponibles dans le commerce, des produits standards
de faible valeur ou des travaux simples, lorsque les considérations de coût et
d'efficacité ne justifient pas l’utilisation de méthodes plus concurrentielles.
Cette procédure correspond au bon de commande et favorise l'acquisition des biens
et services disponibles sur le marché avec un délai raisonnable.
La procédure du bon de commande et revêt la forme de consultation des fournisseurs
inscrits sur la liste agréée.
3.3.1. Procédures du Bon de Commande (BC)
Les bons de commande sont passés sur les fonds issus des financements
 Les bons de commande passés au niveau de PROVARESSC
 O INTE TACHES/ACTIVITES DOC
R RVE UME
D NAN NTS
R TS
E
1 Les  Expriment les besoins ; Expre
respo  Transmettent l’expression des besoins au ssion
nsable Secrétariat Excécutif. des
s des besoin
servic s
es
2 Secrét  Prend connaissance des besoins des Expre
aire différents services ; ssion
Excéc  Valide et transmet l’expression des des
utif besoins des services au RAF pour besoin
centralisation. s
3 RAF  Reçoit l’expression des besoins des Expre
autres services ; ssion
 Fait les amendements nécessaires des
besoin
s
4 RAF  Centralise les besoins ; Expre
 Elabore le projet d’expression des ssion
besoins en une Fiche de Synthèse des des
besoins (FSB) ; besoin
 Prépare et transmet la proposition d’une s
liste de 3 prestataires (si possible) pour centra
consultation, les projets des lettres lisés
d’invitation à soumissionner et le FSB au
Secrétaire Excécutif
5 RAF Etablit, vise et transmet le projet de BC Projet
au Secretaire Excécutif. de BC
6 Secrét Signe le Bon de Commande (BC). BC
aire signé
Excéc
utif
7 Agent  Produit trois copies de BC signés ; BC
d’app  Classe une copie du Bon de Commande ; forma
ui  Transmet le BC et deux copies au RAF. lisé
8 RAF Fait tenir le BC et les deux copies
contre décharge du prestataire retenu
pour signature et enregistrement.
9 Presta  Signe l’original du BC et les deux BC
taire copies ; signé
retenu  Enregistre le BC auprès des services du par le
fisc dans un délai de 30 jours à compter presta
O INTE TACHES/ACTIVITES DOC
R RVE UME
D NAN NTS
R TS
E
de sa date de signature. taire
10 Secrét  Sur la base de la demande du prestataire,
aire fixe et communique la date de livraison ;
Exécu  Convoque la commission de réception
tif des biens ou des services.
11 Com  Réceptionne les biens ou les services ; Procè
missio  Dresse le procès-verbal de réception ; s-
n de  Transmet le dossier de réception au RAF, verbal
récept s’il y a lieu. de
ion récept
ion
12 Comp  Prise en charge et stockage des biens, s’il Fiche
table y’a lieu de
stock
13 RAF Dossi
 Déclenche la liquidation du dossier de er
prestation ; compl
 Transmet le dossier de prestation au et du
Secrétaire Exécutif pour liquidation. BC
14 Secrét Liquide le dossier et transmet en retour Dossi
aire au RAF er
Exécu liquid
tif é
15 RAF  Consolide le dossier liquidé ;
 Classe une copie du dossier liquidé ;
 Transmet le dossier consolidé au
Secrétaire Exécutif.
16 Secrét Transmet le dossier de prestation liquidé
aire et consolidé au Comptable pour
Exécu paiement.
tif
17 COM  Met à jour les données de la commande
PTAB dans le logiciel
LE  Classe la copie du dossier de Prestation
liquidé et consolidé.
 Les bons de commande passés au niveau des Secrétariats Régionaux de
PROVARESSC
 O INT TACHES/ACTIVITES DOC
R ERV UME
D ENA NTS
R NTS
E
1 L’ass  Centralise les besoins exprimés au sein Expre
istant de PROVARESSC ; ssion
AF  Prépare le projet de Fiche de Synthèse des
(AA des besoins (FSB) ; besoin
F)Ré  Transmet l’expression des besoins au PF s
gion régional.
al
2 PF  Prend connaissance valide l’expression Expre
régio des besoins ssion
nal des
besoin
s
3 L’ass Prépare et transmet la proposition d’une Liste
istant liste de 3 prestataires pour consultation, des
AF les projets des lettres d’invitation à fourni
(AA soumissionner au PF régional. sseurs
F)Ré ;
gion Projet
al s de
4 PF Valide, vise et transmet la liste de 3 lettre
régio prestataires pour consultation, les lettres
nal d’invitation à soumissionner.
5 PF Fais la demande d’avis de non objection Dema
régio au Secrétaire Exécutif nde
nal d’avis
de
non
object
ion
6 PF Sur la base de la non objection validée BC
régio par le Secrétaire Exécutif, signe le Bon signé
nal de Commande (BC) et le transmet à
L’assistant AF (AAF)Régional
7 L’ass Fait tenir le BC contre décharge au BC
istant prestataire retenu pour signature et signé
AF enregistrement.
(AA
F)Ré
gion
al
8 Prest  Signe l’original du BC et Enregistre le BC
atair BC auprès des services du fisc dans un signé
O INT TACHES/ACTIVITES DOC
R ERV UME
D ENA NTS
R NTS
E
e délai de 30 jours à compter de sa date de par le
reten signature. presta
u taire
9 PF  Sur la base de la demande du prestataire,
régio fixe et communique la date de livraison ;
nal  Convoque la commission de réception
des biens ou des services.
10 Com  Réceptionne les biens ou les services ; Procè
missi  Dresse le procès-verbal de réception ou s-
on de recette technique ; verbal
de  Transmet le dossier de réception à l’AAF de
récep Régional, pour préparer la liquidation. récept
tion ion
11 l’AA  Prise en charge et stockage des biens, s’il Fiche
F y a lieu ; de
Régi  Déclenche la liquidation du dossier de stock
onal prestation ;
 Transmet le dossier de prestation au PF
régional pour liquidation.
12 PF Liquide le dossier et transmet en retour
régio à AAF
nal
13 AAF  Consolide le dossier liquidé ;
 Classe une copie du dossier liquidé ; Dossi
 Transmet le dossier consolidé au PF er
Régional. liquid
14 PF Transmet le dossier de prestation liquidé é
régio à l’AAF Régional pour paiement et
nal archivage.
 3.4. Procédures d’achats des biens et services inférieur à 500 000 fcfa
La procédure d’achats des biens et services pour les montants inférieurs à 500 000
FCFA correspond aux achats ou prestations directs. Il s’agit en effet d’une entente
directe avec le prestataire sans consultation d’au moins 3 prestataires.
La procédure est la suivante :
O INTE TACHES/ACTIVITES DOC
R RVE UME
D NAN NTS
R TS
E
1 Les  Expriment les besoins ; Expre
Respo  Transmettent l’expression des besoins au ssion
nsable RAF. des
s besoin
conce s
rnés
3 RAF  Valide et transmet l’expression de besoin Expre
au SE ssion
des
besoin
s
2 Secrét  Approuve et transmet l’expression des Expre
aire besoins au RAF ssion
Exécu des
tif besoin
s
4 RAF  Sélectionne un prestataire après Expre
validation du SE ssion
 Réceptionne le dossier de prestation et des
transmet le dossier au Comptable besoin
s
Dossi
er
presta
tion
5 Comp  Prends en charge et stocke des biens, s’il Fiche
table y’a lieu ; de
 Déclenche la liquidation du dossier de stock
prestation ;
 Transmet le dossier de prestation pour
liquidation au SE
6 Secrét Transmet le dossier de prestation liquidé
aire au RAF pour paiement.
Exécu
tif
7 RAF  Transmet le dossier de prestation au
COMPTABLE pour paiement
 3.5. DEMANDE DE COTATION
Dans le cadre des activités de PROVARESSC, tout comme la procédure du Bon de
Commande (BC) la demande de cotation convient pour des fournitures en quantité
limitée généralement disponibles dans le commerce, des produits standards de faible
valeur ou des travaux de génie civil simples de faible valeur, lorsque les
considérations de coût et d'efficacité ne justifient pas l’utilisation de méthodes plus
concurrentielles.
1. Objectif
L'objectif de la demande de cotation est de favoriser l'acquisition des biens et
services disponibles sur le marché avec un délai raisonnable.
2. Règles de Gestion
La procédure de demande de cotation est régie par l’article 112 et suivant du décret
N°2018/366 du 20 juin 2018 portant code de passation de marchés publics. Selon les
dispositions de l’article 112 du décret susmentionné, « la demande de cotation est
une procédure simplifiée de consultation d’entreprise ou d’organisme de la société
civile pour la passation de certaines lettres commandes ne nécessitant pas la
proposition par le soumissionnaire d’une méthodologie d’exécution et dont la
vérification de la conformité aux spécifications techniques ne requiert pas une
évaluation en sous-commission d’analyse. »
La procédure de demande de cotation est exécutée pour les marchés dont le montant
est supérieur ou égal à FCFA cinq millions (5 000 000).

3. Description de la procédure de demande de cotation