DOSSIER PROFESSIONNEL

Marine PERRIER
Bachelor Ressources Humaines
2019-2020
Table des matières
Table des matières................................................................................................................... 2
Remerciements………………………………………………………………………………………..3
Résumé………………………………………………………………………………………………...4
Summary……………………………………………………………………………………………….5
Introduction…………………………………………………………………………………………….6
I/ Présentation de l’entreprise et analyse du contexte…………………………………………….7
L’entreprise et l’agence……………………………………………………………………………….7
La formation professionnelle…………………………………………………………………………8
Constat et annonce de la problématique…………………………………………………………...9
II/ Mise en œuvre…………………………………………………………………………………….10
Organisation actuelle du suivi des formations……………………………………………………11
Nouvelle organisation……………………………………………………………………………….12
Tableau Excel suivi des formations………………………………………………………………..12
Tableau de suivi « après formation »……………………………………………………………...13
Saisi des formations sur l’outil GEFLOG…………………………………………….……………14
Création d’une enquête……………………………………………………………………………..15
Dématérialisation…………………………………………………………………………………….16
Conclusion……………………………………………………………………………………………17
Annexe 1 : Tableaux GAP…………………………………………………………………………..20
Annexe 2 : Enquête………………………………………………………………………………….21
Annexe 3 : ………………………………………………………………………....22
Annexe 4 : …………………………………………………………………………23
REMERCIEMENTS

Je souhaite remercier l’équipe pédagogique d’Ipac Bachelor Factory pour leur implication
tout au long de cette année.

Je remercie ma tutrice Chloé CHARVIN de m’avoir accordé toute sa confiance pour réaliser
cette licence en alternance. Nous avons pu construire une relation de travail harmonieuse
tout en trouvant une organisation complémentaire grâce à notre vision similaire des
méthodes de travail ainsi que nos valeurs RH. J’ai beaucoup appris à ses côtés car elle m’a
vraiment permis d’être en capacité de réaliser des tâches très polyvalentes les unes des
autres. Malgré son départ, elle a toujours gardé de l’intérêt concernant mon projet
professionnel et s’est montré disponible afin de m’apporter son aide lorsque j’en avais
besoin.

Je remercie Kevin ROUVERRA chef d’agence pour son implication tout au long de mon
expérience au sein de son agence.

Je remercie Bruno BABILAS d’avoir veillé à mon intégration dans l’entreprise et m’avoir
convié à tous les évènements organisés.

Je remercie également Laurent MIQUEL, planificateur d’avoir pris de son temps pour
m’accompagner lors de la réalisation des tâches les plus complexes ainsi que pour
l’apprentissage de l’utilisation de nos logiciels.

Je remercie Linda VENULETH étant arrivée en cours d’année afin de remplacer Chloé
CHARVIN de m’avoir impliquée dès son arrivée dans son travail en étant attentive à mon
ressentis, mon savoir et mon organisation depuis mon entrée dans l’entreprise en septembre
2019.

Je remercie toute mon équipe de m’avoir si bien intégré dès mon premier jour de travail et
cela tout au long de mon alternance, en m’ayant permis de suivre plusieurs formations afin
de me familiariser avec l’entreprise. Mais également pour leur gentillesse, leur bienveillance
ainsi que leur soutien au quotidien.

Je remercie également toutes les agences SERIS ainsi que tous les services pour avoir
apporté les réponses à mes questions ainsi que m’avoir apporté leur aide et leur savoir
lorsque j’en ressentais le besoin.
RESUME

SERIS est une entreprise française créé en 1958 à Saint-Nazaire dans le but de répondre
aux besoins grandissants d’accompagnement des entreprises en matière de sûreté et de sé-
curité. L’entreprise se différencie par un esprit entrepreneurial affirmé avec des valeurs hu-
maines fortes.
Premier Groupe Français indépendant de sécurité il réunit aujourd’hui plus de 40 000 colla-
borateurs à travers le monde et déploie une politique forte lui permettant de répondre aux
exigences du secteur de la Sécurité Privée en pleine évolution.

Au sein de l’agence j’occupe le poste d’assistante de région en alternance.

Je suis rattaché au directeur de région et je travaille en collaboration avec le responsable
d'agence et le planificateur.
J’assure le suivi administratif de l'agence ainsi que la gestion du personnel au côté de ma
tutrice Linda VENULETH.

L’objectif de cette année est d’améliorer le suivi des formations afin d’avoir une meilleure
organisation lors de la planification des sessions.
Cela nous permettra également d’avoir un meilleur suivi des salariés en matière de
formations obligatoire et non obligatoire. En effet, ce suivit est indispensable car une
formation arrivée à expiration entraîne une interdiction d’exercer.
Ma tutrice m’a donc chargé de concevoir des outils qui nous permettrait de visualiser toutes
les formations de nos salariés afin de réduire les oublies et éviter les suspensions de travail.

Ces outils sont :

 Création d’un tableau Excel de nos salariés en CDI reprenant leurs formations avec
les dates d’obtention.
 Logiciel interne de suivit de formation GEFLOG.
 Création d’une enquête de satisfaction afin d’avoir des retours sur la pertinence de la
formation.
 Dématérialisation des attestations de formations afin d’alimenter le dossier
informatique des salariés et éviter les pertes de documents indispensable.

« Notre vision long terme et notre capacité d’investissement nous permettent

d’innover pour anticiper les nouveaux enjeux internationaux et réaliser de
 façon pérenne notre ambition initiale : participer à rendre notre monde plus
sûr. »

SUMMARY

SERIS is a French company created in 1958 in Saint-Nazaire in order to meet the growing
needs for support of companies in terms of safety and security. The company is
differentiated by an entrepreneurial spirit asserted with strong human values.
The leading independent French security group, it now brings together more than 40,000
employees worldwide and deploys a strong policy enabling it to meet the requirements of the
evolving Private Security sector.

Within the agency I work as a regional assistant on a work-study basis.

I am attached to the regional director and I work in collaboration with the agency manager
and the planner.
I assure the administrative follow-up of the agency as well as the management of the staff
alongside my tutor Linda VENULETH.

This year's goal is to improve training follow-up in order to have better organization when
planning sessions.
This will also allow us to have better monitoring of employees in terms of compulsory and
non-compulsory training. Indeed, this follow-up is essential because training that has expired
results in a ban on practicing.
My tutor therefore asked me to design tools that would allow us to view all of our employees'
training in order to reduce oversights and avoid work suspensions.

These tools are:

 Creation of an Excel table of our permanent employees showing their training with the
dates obtained.
 Internal GEFLOG training monitoring software.
 Creation of a satisfaction survey in order to get feedback on the relevance of the
training.
 RAJOUTER DEMATERIALISATION
"Our long-term vision and our investment capacity allow us to innovate in order to
anticipate new international challenges and achieve our initial ambition in a lasting
manner: helping to make our world safer. "
L’ENTREPRISE ET L’AGENCE

Notre entreprise de sécurité compte 9 000 collaborateurs dans tout le territoire français. Le
personnel de structure est réparti partout en France au sein de 51 agences. Nous proposons
nos services à tous les secteurs d’activité en leur assurant une qualité de service
irréprochable. Les missions de l’agent de sécurité varient en fonction du lieu de travail, ils
peuvent donc être amenés à travailler de nuits et à effectuer des rondes.

Au sein de notre agence située à Pérols, nous gérons 400 salariés répartis sur de nombreux
sites afin d’assurer la sécurité.178 d’entre eux sont en contrat à durée indéterminé.
Nous sommes 5 employés à travailler au sein de l’agence de Pérols tous sous la direction de
monsieur BABILAS directeur de Région.
Je partage le même poste que Madame Venuleth en tant qu’assistante de région. Nous nous
chargeons du côté administratif des ressources humaines.
Le secteur d’activité dominant notre activité est la grande distribution.
Expliquer ce que les autres font…..

LA FORMATION PROFESSIONNELLE

Nous devons accorder une attention particulière au suivi des formations de nos salariés afin
de garantir à nos clients une prestation de qualité.
En effet, nous sommes dans l’obligation de renouveler chaque formation arrivée à date
d’échéance à tous nos salariés en contrat à durée indéterminé afin de leur garantir la
continuité de leur profession.

Nous devons prendre en compte que les centres commerciaux, commerces de grande
distribution ou de distribution spécialisée sont des établissements recevant du public soumis
à une réglementation particulière, précise et stricte en matière de sécurité. Pour nos clients
de ce segment, la sécurité des biens et des personnes est plus qu'une nécessité.

C’est pourquoi, la formation est devenue un élément indispensable de notre métier en raison
des attentes de nos clients car il s’agit d’une priorité de chaque instant en raison d’une
réglementation de plus en plus complexe et des multiples évolutions techniques.

En effet, dans le secteur de la sécurité nombreux sont les diplômes devant être recyclé afin
de garantir un service de qualité à la totalité de nos clients, tous secteur confondu. Il s’agit
d’une obligation de notre part de former nos salariés en contrat à durée indéterminé tout au
long de leur carrière afin de leur permettre d’exercer leur fonction.

L'agent de sécurité et de prévention est obligatoirement titulaire d'une carte professionnelle

remise par son employeur. Il doit pouvoir la présenter à la demande de la police ou de la
gendarmerie. Chez SERIS, nous fournissons à nos salariés un badge professionnel où figure
dessus leur numéro de carte professionnelle ainsi que la date de fin de validité. Nos agents
ont l’obligation de porter ce badge sur leur lieu de travail.
CONSTAT

Lors de mon intégration au sein de la mission « Formation » j’ai pu remarquer qu’à ce jour, il
n’y avait pas d’outils mis en place afin de faciliter le suivit des formations de nos salariés à
cause d’un manque de temps et de rigueur de la part de l’assistante et du planificateur.
C’est pourquoi, la planification des formations est devenue une tâche assez complexe dans
notre agence car sans outils de suivit une déperdition d’informations se fait ressentir entre
les acteurs impliqués dans le processus de formation.

Le suivit des formations doit susciter une réelle implication de notre part. Il faut savoir qu’aux
alentours des mois d’octobre et novembre, nos clients réévaluent notre offre en la comparant
avec celle des concurrents du marché de la sécurité. Nous pouvons donc être amenés à
perdre des clients et donc nos salariés présents sur le site en question. Le dossier de reprise
de marché doit être réalisé par l’assistante de région, il est complexe et demande
énormément de temps. Il est indispensable pour les salariés susceptibles d’être repris par
une autre entreprise d’être à jour dans leurs formations car ils pourraient être défavorisés et
perdre leur travail.

J’ai pu remarquer que la liste prévisionnelle des participants aux formations n’est jamais fixe,
nous devons en permanence nous adapter aux changements en essayant de combler les
trous afin d’optimiser au maximum ces sessions de formations. Nous recensons encore
malheureusement un bon nombre d’absences imprévues lors de ces sessions. Nous devons
garder à l’esprit que toute absence n’ayant pas été informé avant le jour de la formation et
donc auprès de l’organisme nous sera quand même facturée.

De plus, aucun outil n’a été pensé en ce qui concerne le suivit « après » formation en
fonction des salariés présents et ceux absents. Nous échangeons souvent avec nos 2
organismes de formations A2S et EFICAS et nous sommes régulièrement amené à leur
demander si certains de nos salariés ont bien passé une formation. Preuve que notre outil de
suivit n’est pas optimal.

L’absence et le retard concernant la dématérialisation des documents peut représenter un

réel danger pour notre entreprise car nous ne sommes pas à l’abris de perdre des
documents indispensables. En effet, nous comptons plus de 400 salariés dans notre région
et chacun d’entre eux possède un dossier avec les documents constituant leur droit d’entrée
dans l’entreprise.
Concernant le renouvellement des cartes professionnelles, l’employeur n’a pas l’autorisation
de se charger de la conception du dossier. En effet, les salariés commenceront la procédure
de renouvellement de carte professionnelle lors de leur formation « MAC APS (Maintien et
Actualisation des Compétences des Agents de Sécurité) ». Il faut savoir que le délai
d’attribution de la carte professionnelle par le CNAPS est relativement long et que certain de
nos salariés se voient suspendu d’activité suite à l’échéance de la date de validité.
La procédure d’anticipation de l’expiration des cartes professionnelles est la suivante :
Ma problématique sera la suivante : Comment améliorer le suivi des formations ?
ORGANISATION ACTUELLE DU SUIVIT DES FORMATIONS

Le suivi des formations des salariés en CDI se faisait à partir d’un tableau Excel assez léger
où nous pouvions seulement observer l’identité du salarié dans une première colonne puis,
l’intitulé de la formation passée dans une seconde et enfin, la date d’obtention dans la
dernière.
Pour moi, ce format de tableau de suivit n’était pas approprié au degré d’importance de cette
mission. Lors des sessions de planifications, nous devions regarder les formations des
salariés les unes après les autres en ayant uniquement de renseigné la date d’obtention.
Des erreurs pouvaient avoir été commises lors de la saisie de ces dates et ainsi nous
pouvions avoir de « faux résultats ».

La planification des sessions de formation se fait en travail étroit avec le planificateur afin
qu’il puisse adapter les plannings des sites en fonction des absences prévues. Un bilan doit
être fait toutes les semaines afin de faciliter l’édition de nos « bons de commandes » qui sont
envoyés à l’organisme de formation afin d’établir un « devis » que nous devons renvoyer
signé pour que la réservation de la formation soit convenue.

Le fait que nous n’ayons pas d’outil de suivit « après formation » afin de faire un point sur les
salariés présents et absents nous amène souvent à nous rapprocher de nos organismes de
formations afin de leur demander quels étaient les participants présents aux formations ou
parfois même le renvoie des attestations de fin de formation. En effet, le centre de formation
doit nous envoyer après chaque fin de formation la fiche de présence signée par nos salariés
ainsi que des attestations de fin de stages. Pour la formation Sauveteur Secouriste du
Travail, en plus des attestations de fin de formations, nous devons recevoir des cartes par
mail que nous devons imprimer et envoyer aux salariés concernés.

Jusqu’à présent, les attestations de formation, diplômes, cartes étaient rangés physiquement
dans un classeur par ordre alphabétique cependant, nous nous sommes rendu compte que
ce classeur n’était pas à jour et que cette organisation n’était pas optimale pour différentes
raisons. Tout d’abord, le centre de formation ne nous envoi pas toujours automatiquement
ces attestations et cartes de formation. C’est pourquoi, nous revenons souvent vers eux afin
d’en faire la demande. Mais de notre côté, l’organisation concernant cette documentation est
mise de côté par manque de temps. Nous risquons donc d’égarer ces documents papiers
très importants et même être amenés à devoir refaire ce travail qui avait déjà été fait.

NOUVELLE ORGANISATION
-Tableau Excel
Lorsque l’on m’a intégrée dans la mission du suivi des formations, j’ai immédiatement
remarqué que celui-ci pouvait considérablement être amélioré grâce à divers outils d’analyse
afin de faciliter la programmation des futures sessions de formations mais également réduire
le temps de travail de l’assistante et du planificateur afin de l’optimiser sur d’autres tâches.
J’ai été chargée de créer un tableau Excel complet et judicieux afin d’améliorer le suivi de la
formation. J’ai donc décidé de rajouter diverses rubriques qui me semblaient indispensables.
Tout d’abord, j’ai modifié la forme du tableau qui était jusqu’à présent classer par ordre
alphabétique. Nos salariés en CDI sont répartis sur 31 sites différents c’est pourquoi, j’ai
décidé de classer les salariés par site. Cette disposition nous permettra par la suite d’éviter
de se retrouver en effectif réduit lors de sessions de formations et devoir ainsi faire appel à
un salarié en contrat à durée déterminé d’une journée. Cette disposition nous permettra
aussi de voir « l’état » des formations par site. Ensuite, j’ai inséré une colonne avec l’intitulé
de chaque formation présente dans notre entreprise en fonction du poste occupé par nos
salariés. Je trouvais qu’il serait très intéressant de compléter ces modifications en ajoutant
une colonne « Prochaine formation ». Cette colonne est ajoutée juste à côté des intitulés des
formations. J’ai également ajouté une formule permettant de calculer automatiquement dans
la colonne « Prochaine formation » la date de fin de validité de la formation. Les dates de
validité varient en fonction de la formation et les formules sont donc adaptées. Par exemple,
la formation de Sauveteur Secouriste du Travail doit être renouvelé tous les 2 ans
contrairement à la formation de Service de Sécurité Incendie et d’Assistance à Personnes
renouvelable tous les 3 ans ou encore le renouvellement de la carte professionnelle tous les
5 ans.

La colonne « Prochaine session » calculera donc automatiquement avant quelle date la

formation devra donc être recyclé en fonction de la date d’obtention saisie pour la formation
en question. Cela nous permettra donc de visualiser le nombre de salarié dont les formations
arriveront à échéance.

Afin d’éviter au maximum les oublis, j’ai trouvé très intéressant de relier les données de notre
tableau Excel à notre adresse mail afin de pouvoir configurer des alertes qui nous seront
automatiquement envoyé. L’objectif étant de nous prévenir de l’expiration des formations de
nos salariés afin que nous puissions engager les démarches nécessaires auprès de nos
organismes de formation.

-Tableau suivi « après formation »

- Saisi des formations sur l’outil GEFLOG

L’outil de saisie des formations GEFLOG a été créée très récemment et j’ai eu l’opportunité
d’être sélectionnée afin de me rendre à Lyon pour participer à la formation au côté de
Matthieu HUET responsable formation du groupe.
La mise en place de cet outil avait pour but de faciliter le suivit des formations au niveau
national. En effet, toutes les assistantes devront saisir les formations dans l’outil GEFLOG
afin qu’une extraction des données puisse être réalisée à la fin de chaque année pour
pouvoir évaluer nos besoins en formation ainsi que le budget prévisionnel nécessaire pour
l’année à venir. De plus, l’outil permettra un déclenchement automatique du paiement des
formations auprès des organismes de formation dès que celle-ci apparaîtra en « réalisée »
Notons que le déroulement de la planification d’une formation est le suivant :
Grâce à notre tableau de suivi des formations, nous pouvons visualiser les salariés dans le
besoin de renouveler leur formation. Nous pouvons donc commencer le processus des
planifications sur bon de commande auprès de nos organismes de formation. Lorsque la
formation aura bien eu lieu, nous pourrons allons alimenter notre nouveau tableau de suivi
« après formation » afin de pouvoir engager la procédure GEFLOG.

- Création d’une enquête

- Dématérialisation

CONCLUSION
A la fin parler des sondages ils répondent pas donc pas opérationnel^
Choisir 1 solution et les classer en expliquant

+visuel
+ organisé