Rapport de Stage Terminer

GROUP CEFIAT PROPULSE
GROUP
RAPPORT DE STAGE/BTS ASSISTANAT DE DIRECTION PRESENTE PAR TCHEDE ORLANE

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SOMMAIRE
AVANT- PROPOS …………………………………………………………………………………………………………….
REMERCIEMENTS………………………………………………………………………………………………………………
INTRODUCTION…………………………………………………………………………………………………………………
PREMIERE PARTIE : PRESENTATION DE PROPULSE GROUP………………………………………………
I- CREATION……...……………………………………………………………………………………………….
II- MISSION ET OBJECTIF………………………………………………………………………………………
III- DESCRITION ORGANISATIONNELLE DE L’ENTREPRISE ………………………………………
IV- LES SERVICES DE L’ENTREPRISE…………………………………………………………………………
DEUXIEME PARTIE : LE SECRETARIAT ET LES TRAVAUX EFFECTUES……………………………
I- PRESENTATION DU SECRETARIAT……………………………………………………………………
II- ANALYSE DES TRAVAUX EFFECTUES…………………………………………………………………
III. REMARQUES…………………………………………………………………………………………………….
IV. SUGGECTIONS…………………………………………………………………………………………………
CONCLUSION………………………………………………………………………………………………………………………
ANNEXES……………………………………………………………………………………………………………………………
TABLE DES MATIERES…………………………………………………………………………………………………………

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AVANT PROPOS
Conscient de l’importance de la formation professionnelle, L’Etat

Ivoirien, dans le souci de contribuer à la formation d’un grand nombre
d’étudiants à devenir cadre compétents, dynamiques et capables de
s’insérer eux même dans le tissu économique, l’Etat a dû multiplier les
structures de formation ; C’est dans l’optique de soutenir cette politique de
l’Etat que LE GROUP CEFIAT a été créée en Octobre 2007 par Madame OKOU
BLANCHE.
Le GROUP CEFIAT dispose de trois (3) établissements ; quarante (40)
spécialités ; et 16ans de services. Ces établissements de renommés a pour
atout majeur d’offrir des formations de qualité qui sont :
- Des BTS en informatiques-Développeurs ;
- Assistante de Direction « dont nous somme issu »
- Communication visuelle ;
- Génie Civil option Travaux Public et Génie Civil option Bâtiment ;
- Finance Comptabilité et Gestion de l’Entreprise ;
- Gestion Commercial ;
- Logistiques ;
- Réseau Informatique et Télécommunication ;
- Ressource Humaine de Communication ;
- Science Informatique ;
- Système Electrique et Informatique ;
- Tourisme Hôtellerie.
Le métier d'assistant de direction consiste à aider le directeur de

service ou le directeur général d'une entreprise en le déchargeant des tâches
administratives.

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REMERCIEMENTS
En premier lieu, je tiens à adresser ma profonde gratitude et mes

remerciements les plus sincères à tous ceux qui par leur
affranchissement, leur bonté et leur cordialité ont rendu le travail virtuel.
- Monsieur OUATTARA KARIM ABDOUL, Directeur General et

Fondateur de l’entreprise PROPULSE GROUP.
- Monsieur YVON FORTE Responsable département Business
- Monsieur Konan Marius Comptable
- Madame la Fondatrice du GROUP CEFIATE
- A mon professeur de Spécialité.
Un grand merci à mes parents, pour leur conseil ainsi que leur
soutien inconditionnel, à la fois morale et économique qui ma permit de
réaliser ce modeste travail.

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INTRODUCTION
Dans le cadre de l’admission définitive des étudiants, les cours

théoriques reçus à l’école doivent être accompagnés par l’analyse des cas
pratiques. De ce fait, un stage en entreprise permettra à ses lauréats de se
familiariser au monde professionnel, de se confronter à des situations
réelles, d’affrontés des difficultés concrètes, qui permettra aussi l’éveil de
leur sens de créativité et le développement de l’esprit d’équipe.
C’est dans ce contexte qu’un stage d’école de (3) mois a été instauré par la
loi pour tous étudiants admissibles à leur examen pour faciliter leur
intégration dans le monde professionnel.
Pour notre part, nous avons eu la chance d’effectuée notre stage en
tant qu’Assistante de Direction au sein de l’entreprise PROPULSE GROUP,
située à Abidjan Cocody II Plateaux sis à la cité les Perles Villa 434 est une
entreprise spécialiser dans le domaine du Digital avec une valeur ajoutée.

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PREMIERE PARTIE :
PRESENTATION DE
PROPULSE GROUP

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I. LA PRESENTATION DE L’ENTREPRISE
1. La Création
PROPULSE GROUP : 21 BP 380 Abidjan 21, crée en février 2017 par

Monsieur OUATTARA ABDOUL KARIM qui est le Directeur General, une
société à Responsabilité Limite avec un capital d’un Million (1 000 000) de
Francs CFA.
1.1 La Situation Géographique
L’entreprise PROPULSE GROUP est située à Abidjan Cocody II Plateaux

Aghien, Les Perles Villa 434.
II. LES MISSIONS ET OBJECTIFS
1. La Mission
PROPULSE GROUP a pour mission d’accompagner les entreprises d’ici

et d’ailleurs dans la Digitalisation de leurs activités et aussi emmené des
secteurs d’activités vers leur mutation numérique.
2. L’Objectif
Propulse groupe a pour objectif : augmenter ses ventes, ses services

attirer une nouvelle clientèle, fidéliser les clients existants et les faire à
nouveau convertir, augmenter sa notoriété, etc…
III. LA DESCRIPTION ORGANISATIONNELLE DE

L’ENTREPRISE
1. La politique de l’entreprise
La politique de gouvernance de PROPULSE GROUP se base sur la

Délivrabilité, l’utilité, la sécurité et la convivialité :
- La Délivrabilité dans les délais des projets auxquels les équipes
prennent part.

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- L’utilité et l’efficacité que les solutions proposées différents

secteurs d’activités apportent aux clients dans leurs production
quotidienne.
- Le confort de garantie de la sécurité des données des clients qui
véhiculent dans les systèmes technologiques déployés lord de la
mise en marche des projets que l’entreprise accompagne.
- La convivialité traduit dans le rapport de bonne gouvernance entre
les collaborateurs et l’institution.
2. L’organisation générale de PROPULSE GROUP
A l’instar de toute organisation, PROPULSE GROUP dispose d’un

effectif total de …. Personnes. Nous avons fait à ce titre un tableau et une
représentation graphique ; et a la tête de cette entreprise nous avons un
chef exécutif officier (CEO), PROPULSE GROUP est organisé selon
l’organigramme présenté en Annexe2.
TABLEAU RELATIF A LA REPARTITION DU PERSONNEL DE PROPULSE GROUP
Personnes (sexe) Effectifs Valeurs relatives %
Hommes
Femmes
Total
GRAPHIQUE A BANDE RELATIF A LA REPARTITION DU PERSONNEL PAR SEXE

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100%
10%
90 _
80 _
70 _
60 _
50 _
90%
40 _
30 _
20 _
10 _
0 %-
Légende
Femmes
Hommes
Graphique à Bande
IV. LES SERVICES DE L’ENTREPRISE
L’entreprise PROPULSE GROUPE s’est subdivisée en plusieurs service :

 Le Service Comptabilité
 Le Service Informatique
 Le Service de la Sécurité Electronique et du Cyber Sécurité
 Le Service Technique
1. Le Service Comptabilité

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Ce service assure la tenue de la comptabilité et garantie la régularité

et la fiabilité des comptes.
Ces principales activités au sein de l’entreprise sont :

- La coordination des opérations liées à l’élaboration et à l’exécution
du budget de l’entreprise ;
- Tenir la comptabilité ;
- Produit des documents comptables et légaux pour diffusion en cas
de besoin ;
- Entretenir les relations avec les partenaires financiers ;
- La gestion des congés aux bulletins de paie ;
- Effectue les paiements et les encaissements internes et externes de
l’entreprise.
Aussi ce service s’occupe de la trésorerie en :
- Contrôlant des entrées et sorties de fonds ;
- Optimisant la gestion de trésorerie dans un sens de sécurité et de
rentabilité ;
- S’assurant de la bonne application des conditions bancaires.
NB : Les états des salaires des employées des entreprises sont également
gérés par ce service.
2. Le Service Informatique
Dans ce service nous avons la création, la gestion et la mise en ligne

des sites mis à la disposition des utilisateurs, tout en jouant un rôle
important dans celles des processus transversaux :
- Gestion des incidents ;
- Gestion des demandes ;
- Gestion des changements… etc.
Restons en lien avec l'ensemble des moyens informatiques mis à
disposition des utilisateurs dans votre entreprise. Nos Services Desk (service
de bureau) ais à la croisée de plusieurs chemins. Ils constituent en effet, le
point de contact principal entre la direction des systèmes d'information (DSI)
et les utilisateurs.
3. Le service de sécurité électronique et cyber sécurité
3.1 Le Service Sécurité Electronique

Ce service est composé de :
 Vidéosurveillance,
 Détection d’Intrusion,

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 Le contrôle d'accès,
 La géolocalisation par GPS,
3.1.1 La Vidéosurveillance
Dans ce domaine nous proposons un système de sécurité qui utilise les

caméras pour surveiller les sites, les objets ou les personnes cibler. Nos
caméras utilisées peuvent être simples ou a vision nocturne, dédiées à un
usage dans un environnement intérieur ou pour un usage extérieur.
3.1.2 La Détection D’intrusion
Dans ce domaine nous proposons un mécanisme destiné à repérer des

activités anormales ou suspectes sur la cible analysée (un réseau ou un
hôte). Le système permet ainsi d'avoir une connaissance sur les tentatives
réussie comme échouées des intrusions.
3.1.3 Le contrôle d’accès
Dans ce domaine nous proposons une technique de sécurité qui peut

être utilisée pour déterminer les utilisateurs ou les programmes autorisés à
voir ou à utiliser les ressources d'un environnement informatique. Il existe
deux types principaux de contrôle d'accès physique et logique.
3.1.4 La géolocalisation par GPS
Dans ce domaine nous proposons un système de suivi qui permet de

localiser un objet :
- Voiture ;
- Personne ;
- Animal ;
- Téléphone… etc.
En lui attachant un dispositif GPS. Dans sa version la plus simple, Le
traceur intègre un récepteur GPS, Une solution d’enregistrement de la
position (latitude & longitude) à intervalles réguliers. Cette information
enregistrée peut être relayée en temps réel par un réseau mobile (si le
tracker est équipé d’un système de transmission des données). Les données
peuvent également être téléchargées manuellement depuis l’appareil
lorsque celui-ci est récupéré. Ce type d’appareil est également nommé
enregistreur de donnée.

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3.2 La Cyber sécurité
La cybersécurité est un sujet à prendre au sérieux par chaque

entreprise. Au vu du nombre record de cyberattaques qui frappent les
entreprises de toute taille, une prise de conscience est nécessaire pour
mettre en place les ressources nécessaires à une protection efficace.
Nous vous présentons nos cinq (5) outils et services essentiels dans lesquels
investir pour que chaque entreprise bénéficie d’un niveau de cybersécurité
optimal :
 Pare-feu
 Logiciel antivirus
 Service infrastructure à clé privée
 Texte d’intrusion
 Formation du personnel
3.2.1 Pare-Feu
À observer la sophistication croissante des hackers et cybercriminels et

le renforcement des défenses, le pare-feu pourrait paraître obsolète. Or,
c’est incontestablement l’un des piliers de la sécurité qui reste l’un des outils
les plus importants. Son rôle : bloquer tout accès non autorisé à votre
système.
3.2.2 Logiciels Antivirus
Pour un dirigeant d’entreprise sans grande expérience dans la

cybersécurité, les termes « pare-feu » et « antivirus » peuvent paraître
équivalents ce qui n’est pas le cas. La sécurité de votre système exige la mise
en place d’un pare-feu puissant et d’un logiciel antivirus à jour. Aujourd’hui,
les deux sont toujours des composantes essentielles de votre cybersécurité.
3.2.3 Services d’Infrastructures à Clé Publique
En général, les services d’infrastructure à clé publique (Public Key

Infrastructure) est uniquement associé aux protocoles SSL ou TLS — ces
technologies de chiffrement des communications serveur que l’on trouve
derrière le HTTPS et le cadenas qui s’affiche dans la barre d’adresse de votre
navigateur.

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3.2.4 Test d’Intrusion
Le test d’intrusion est un excellent moyen de texter les systèmes de

sécurité de votre entreprise.
Lors d’un test d’intrusion les professionnels de la cybersécurité de PROPULSE
GROUP utilisent les mêmes techniques que les hackers criminels pour
détecter les vulnérabilités et points faibles potentiels. Dans ce type de test,
on simule le type d’attaque qu’une entreprise pourrait subir (piratage de
mots de passe, injection de code ou attaque phishing).
3.2.5 Formation du Personnelle
Peut-être n’envisagez-vous pas la formation du personnel comme un «

outil » mais en définitive, avec des employés compétents qui comprennent
le rôle qu’ils ont à jouer pour la cybersécurité, vous disposez de l’une des
parades les plus efficaces. Une cible facile pour des pirates informatiques. Si
le coût de telles mesures peut vous freiner, n’oubliez pas qu’il s’agit d’un
investissement qui assurera à votre entreprise une sécurité et une protection
sur le long terme.
4. Le Service Technique
Le service Technique comprend départements :
 Le Community Management
 Animation des Réseaux Sociaux
 La Rédaction Web
 Le Conseil et stratégie de communication
 Le webdesign
 Le e-commerce
 Le marketing digital
 L’hydrologie
 La digitalisation
 La monétique
 Energie Solaire Résidentiel et Industriel

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4.1 Community Management
Dans ce domaine nous proposons mettre en place des actions qui

visent à promouvoir et rendre visible un produit ou un service à travers les
réseaux sociaux tout en animant une communauté d’utilisateurs.
4.2 Animation des Réseaux Sociaux
Dans ce domaine nous mettons en place un ensemble d’actions

importantes dans le développement d’une entreprise en faisant votre
marketing sur les réseaux sociaux et d’augmenter non seulement votre
visibilité en séduisant de nouveaux clients mais également de conserver ceux
qui vous suivent depuis le début.
4.3 La Rédaction Web
La rédaction web, ou rédaction SEO, consiste à produire un contenu

efficace Ciblé en fonction des besoins de vos internautes. Les rédacteurs web
optimisent ensuite leurs textes en ajoutant des éléments techniques qui leur
permettront d'être plus visibles sur les moteurs de recherche.
4.4 Conseil et stratégie de communication
La stratégie de communication a pour objectif de définir les valeurs de

votre entreprise, votre positionnement sur le marché et celui de la
concurrence. Elle vous permet également d'identifier vos cibles pour réaliser
un message précis et PROPULSE GROUP vous accompagne dans la rédaction
de votre stratégie.
4.5 Le webdesign
Le webdesign est né de la nécessité de rendre graphique les sites

internet, et d'optimiser l'expérience utilisateur grâce aux experts Propulse
Group.
Le webdesign permet ainsi une navigation fluide sur un site esthétique, tout
en conservant l'objectif initial de celui-ci, Vous aide à réaliser lui et son
équipe les démarches de conception viable tel que : Design d’interface
utilisateur (UI), Expérience utilisateur (UX) Motion design, Materials-UI,
jQuery UI, Montage vidéo et visuel graphique, pour la bonne marche des
différents projets pour lesquels son département sera sollicité.

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4.6 Le e-commerce
Le e-commerce classique consiste à envoyer des produits de votre

stock que vous possédez, aux clients qui ont passé commande au préalable
sur votre site.
4.7 Le marketing digital
Le marketing digital Gravit autour du plan mix marketing. Il s’agit donc

du :
o Le Produit
- Elaborer et mettre en place les procédures de gestion des
produits /services, de veille concurrentielle, des cycles de vie
des produits, des modifications dans les processus de
fabrication et tous autres aspects relatifs aux produits ;
- Mettre en œuvre des actions qui portent sur les attributs, les
gammes, la garantie (crédibilité), les études comparatives,
les cycles de vie des produits/services, les processus de
fabrication.
o Le Prix
- Organiser et mettre en place les procédures de gestion des
prix en fonction de la valeur créée chez le client, du coût de
fabrication, du lieu de distribution, et du coût du marché ;
- Mettre sur pieds des actions portant sur la segmentation, le
ciblage et l’ajustement des prix.
o La Communication
- Elaborer et mettre en place les procédures de gestion
communication interne et externe ;
- Mettre en œuvre les actions portant sur le style des
annonces, le choix des médias (presse médias publiques,
workshop/atelier, publiques, workshop.) et la définition des
actions à réaliser par média sélectionnée.
o La Distribution
- Elaborer et mettre en place de procédures de gestion du plan
de distribution en fonction de la segmentation et du ciblage,
des choix des canaux de distribution et des facteurs liés aux
choix des dits canaux.
o La Fidélisation

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- Elaborer et mettre en place les procédures de gestion du plan

de fidélisation des clients, des partenaires et des
distributeurs
- Actions pour le plan de financement du programme.
4.8 L’hydrologie
Dans le Domaine de L’hydrologie, Nous avons La Solution à la question

de L’eau au Sahel de Transformer l’Air en eau potable : L’Agence a noué des
partenariats stratégiques permettant de proposer une offre de services plus
élargies et répondant aux problématiques les plus urgentes en Afrique dans
les domaines de l’hydrologie (Assaisonnement et production en Eau)
Notre Partenaire stratégique. Peters Renewables Tsunami Product Inc.

(PR) est une entreprise Américaine qui fabrique des générateurs d'eau
atmosphérique, généralement plus hauts qu'un réfrigérateur domestique
typique qui extraient l'humidité de l'air et la convertissent en eau potable.PR
ou Tsunami est la réponse aux besoins mondiaux de pénurie d'eau et de
purification. Tsunami la marque de générateurs d'air et d'eau potable la plus
vendue au monde avec sa présence dans plus de 65 pays.
4.9 La digitalisation
Dans le domaine de la digitalisation nous avons La dématérialisation se

définit comme le processus de remplacement des supports d’informations
matériels (généralement le papier) par un format numérique. Mais elle ne se
limite pas aux documents seuls et représente un bouleversement plus
profond pour les organisations, comme vous allez le découvrir.
Si votre entreprise faire face à plusieurs en jeux notamment :
 La dématérialisation des documents, comprenant :
- La dématérialisation des contrats ;
- La dématérialisation des bons de commande ;
- La dématérialisation des bons d’intervention.

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 La dématérialisation comptable, incluant :

- La dématérialisation des factures, clients, fiscal et fournisseurs ;
 La dématérialisation RH, de la gestion des congés aux bulletins

de paie ;
 La dématérialisation des échanges avec l’EDI (l’échange de
données informatisé), qui concerne surtout les documents
commerciaux dans le secteur logistique, mais aussi la transmission de
documents aux autorités, comme la liasse fiscale.
4.9.1 La Monétique
Dans le domaine de la monétique nous proposons :

Un Ensemble des dispositifs utilisant l'électronique et l'informatique
Pour développer les transactions bancaires (distributeurs automatiques De
billets, guichets bancaires électroniques, terminaux de points de
Vente, systèmes de banque à domicile, payements Mobile, monétique
interbancaire régionale, etc.).
4.9.2 L’Energie Solaire Résidentiel et Industriel
Dans ce domaine nous proposons :
Une Installation on-grid
Nos installations on-grid sont en réalité des panneaux solaires

connectés au Réseau de distribution classique. C’est à dire que les panneaux
solaires sont Installés sur votre toit par exemple, et sont reliés à votre
compteur ainsi qu’au Réseau de distribution d’électricité.
Installation off-grid (hors réseau)
Dans ce type d’installation d’autoconsommation énergétique, les

panneaux Solaires ne sont pas connectés au réseau Electrique.
4.9.3 L’Energie Solaire Couplage IOT
Avec le développement de la construction de villes intelligentes, la

fonction d'affichage de Poteau intelligent d'intégrité est devenue de plus en

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plus importante. Les fonctions principales sont présentées dans le tableau,

besoin d'un support matériel supplémentaire. (Voir tableau ci-après).
Utilisation de l'équipement de détection

d'informations
Connectez chaque lumière à Internet
ECLAIRAGE INTELIGENT
Commande d'éclairage à la demande et
fonctionnement efficace
Économie d'énergie et réduction des émissions
Caméra, système de contrôle à distance
SECURITE INTELIGENTE Surveillance numérique, gestion de la sécurité
publique et du trafic
Publication d'informations sur l'affichage à LED
Information publique du gouvernement,
COMMUNIQUER D’INFORMATION
information et notification
Combiné avec une sécurité intelligente
Point d'accès Wi-Fi intégré et station
microbase
POSTE SANS FIL
Communication réseau sans fil, réseau RF sans
fil, de base 4G / 5G
Chargement USB
PILE DE CHARGE
Nouvelle recharge de véhicules énergétiques
Lampadaires solaires avec la Technologie IOT

(Voir schéma ci-après)

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Affichage LED Street Pole, comment "l'affichage LED Smart Pole" peut être
"intelligent"
Un écran LED couramment vu sur la route, ce qui pourrait attirer votre
attention plusieurs Fois, comme le montrent les images ci-dessous : ce sont
des écrans LED de poteau de rue. (Vois schéma ci-après)

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Donnez-vous l'autorité de la construction de rues,

Que feriez-vous avec ces poteaux de rue ? Construisez des caméras pour
surveiller la situation de la rue en temps réel, utilisez l'écran LED pour
remplacer l'ancienne publicité de type bannière. Smart Pole Display est ce
que sont ces projets d'intégration.
Au total, Smart Pole LED Display est une nouvelle génération

d'infrastructure d'information urbaine qui intègre l'éclairage intelligent, la
surveillance météorologique, la détection de la qualité de l'air, la surveillance
vidéo, la pile de charge, la diffusion d'informations LED, l'échange
d'informations et d'autres fonctions.

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DEUXIEME PARTIE :
LE SECRETARIAT ET LES
TRAVAUX EFFECTUES

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I. PRESENTATION DU SECRETARIAT
1. La Localisation
Le secrétariat est l’endroit qui reflète l’image de marque de

l’entreprise, il est situé à l’entrée de l’entreprise. Il est géré par une
personne qui joue le rôle d’Assistante de Direction et de secrétaire. Elle
accueille directement les visiteurs et gère tous les appels téléphoniques
L’Assistante de Direction se charge de mieux traiter les préoccupations des
clients par un contact direct.
2. L’Equipement
2.1 Le Mobilier de Bureau
L’Assistante de Direction dispose d’un poste de travail constitué de :

- Un bureau en bois comportant trois tiroirs ou sont gardées les
fournitures de bureau utiles pour le bon fonctionnement du service ;
- Une étagère ou l’on classe les factures et d’autre documents en
rapport avec l’entreprise ;
- Un siège en mousse à roulettes et à hauteur pivotant, piétement a
cinq (5) branches pour stabilité, réglable pour adapter la morphologie
de la secrétaire car elle est amenée à se lever souvent
2.2 Le Matériel
Le secrétariat utilise des matériels de bureau suivant :

- Un ordinateur bureau ou portable ;
- Une souris ;
- Des imprimantes ;
- Un téléphone fixe.
2.3 Les Fournitures

Le secrétariat dispose des fournitures suivantes :
 Deux registres quadrillés
o L’un pour la décharge des employés et des visiteurs
o L’autre pour les tâches (accomplies, en cours)
 Les petits outils de travail (stylos, crayons, gomme,
agrafeuses, tampons etc…)
 Des chemise sous-chemises.
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3. La Description du Poste de l’Assistanat de

Direction
L’Assistanat de Direction est un métier très important au sein d’une

entreprise puisqu’il consiste concrètement à assister un dirigeant
d’entreprise dans l’accomplissement de ses tâches au quotidien.
L’Assistanat de Direction entreprend une relation très spécifique avec
la cadre dirigeant pour lequel il travaille. C’est à la fois bras droit, l’Assistant
est la personne de confiance auquel des missions importantes et variées
sont confiées.
3.1 Les Attribution de l’Assistante de Direction
Une assistante de direction est amenée à effectuer des tâches précises

au Sein de l’entreprise. Ces tâches sont reparties dans :
La fiche d’attribution (voir tableau page suivante)

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FICHE D’ATTRIBUTION
NOM : Mlle TCHEDE SERVICE : SECRETARIAT
PRENOM : ORLANE MARLYSE FONCTION : ASSISTANTE STAGIAIRE

N° Opération rentrant dans vos attributions
Tenir le secrétariat
1
Assister et organiser le planning du patron
2
Accueillir, informer et orienter le visiteur
3
4 Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs interne et externe
5 Suivre et traiter les courriers
6 Gérer l’agenda du patron
Classer, scanner et archiver les courriers et autres documents

7
Organiser et préparer les réunion et prise de rendez vous

8
9 Elaborer les comptes rendus des réunions
Saisir, mettre en forme divers documents

10
Toutefois, pour exercer au mieux ses fonctions, l’Assistante de

direction doit posséder une bonne aptitude. Il serait judicieux de présenter
les différentes aptitudes de l’Assistante de Direction avant de faire l’étude
détaillée des travaux qui s’y déroulent.
3.2 Aptitude de l’Assistante de Direction
Une Assistante de Direction doit avoir ces aptitudes suivantes

- La discrétion ;
- Le tact ;
- La finesse d’esprit ;
- Loyal ;
- Capacité de prendre des initiatives, preuve d’organisation
et de méthode ;
- Accueillante, souriante, respectueuse et Curieuses ;
- Améliorer ses connaissances et maitriser son métier. Etc…
Nous avons établi les caractéristiques de l’Assistante de Direction dans :

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Un profil de poste (Voir tableau ci-après).

PROFIL DE POSTE
NOM : M. Dosso SERVICE : Direction Générale
PRENOM : Alimata FONCTION : Assistante de

Direction
CAPACITE NIVEAUX D’APTITUDES
FORMATION 1 2 3 4 5
Enseignement Général
Formation Professionnelle
Expériences Professionnelles
QUALITES PROFESSIONNELLES
Expression oral et écrite
Maitriser des outils bureautiques
Utilisation des modes de communication
Maitriser des langues étrangères
Connaissance des logiciels d’applications
Gestion du temps
QUALITES INTELLECTUELLES
Sens pédagogique (expliquer et démontrer)
Bonne capacité d’organisation et de méthode
Bonne mémoire
QUALITES MORALES
Discrétion
Honnêteté, Disponibilité, Amabilité, Courtoise
Assiduité, ponctualité
Esprit d’équipe
QUALITES PHYSIQUES
Bonne présentation
Dynamisme
Résistance physique
Bonne santé
CARACTERISTIQUES
(1) Générale :
1= CEPE ; 2= BEPC ; 3=BAC ; 4= DEU ; 5= LICENCE
ET PLUS
(2) Professionnelle :
1=1an ; 2= 1 à 3ans 3=3 à 5ans ; 4= 5 à 10ans ; 5= 10ans et plus
LEGENDE :
1= Faible ; 2= Moyen ; 3= Assez Bien ; 4= Bien ; 5= Très Bien
Liste des travaux effectués pas l’Assistante de Direction a PROPULSE GROUP

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 Gestion Téléphonique
 Un Accueil physique et téléphonique des Visiteurs
 Classement des documents
 La Saisie des Documents
 La mise en forme d’un document
 La photocopie d’un Document
 Le scannage
II. ANALYSE DES TRAVAUX EFFECTUES
1. La Gestion Téléphonique
C’est de recevoir et passer des appels téléphoniques dans un

environnement professionnel. Le téléphone est un outil de communication
indispensable dans une entreprise et particulièrement pour une assistante
car il lui permet de communiquer instantanément avec des correspondants
et transmettre directement au patron.
2. L’Accueil
L'accueil physique consiste à orienter et renseigner les visiteurs. Dans

les deux à trois secondes suivant son arrivée dans les locaux, le visiteur se
fait son opinion sur la manière dont il est reçu. Et celle-ci est déterminante
pour l’image que véhicule l’entreprise. Il est donc impératif de soigner
l’intonation, le sourire, la prestance et la politesse dès le premier regard et le
premier mot prononcé face au visiteur.
Nous avons trois (2) différents types d’accueil
 L’accueil physique
 L’accueil téléphonique
2.1 L’accueil physique réussi en trois étapes
 PREPAREZ VOTRE ACCUEIL ;

 SACHEZ GERER L’ATTENTE ;
 SACHEZ GERER TOUTES LES SITUATIONS CALMEMENT.
Accueil d’un visiteur sous forme de table de décision (voir annexe)
2.2 L’accueil téléphonique

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L'accueil téléphonique est un service destiné à gérer les appels entrants, dont
l'objectif est de faciliter le traitement des appels afin d'améliorer la relation client.
2.2.1 Les étapes d’un appel téléphonique de

qualité
 Présence et disponibilité ;
 Vocabulaire adéquat ;
 Elocution, ton et débits adaptés ;
 Ecoute et efficacité ;
 Compréhension et empathie ;
 Image en phase avec l’entreprise ;
 Sourire ;
 Parler de façon positive.
Algorigramme de réception d’appel (Voir Annexe)
3. Le classement des documents
Le classement facilite les recherches ultérieures et se fait selon un ordre précis et

fait partir des taches de l’Assistante de Direction.
4. La saisie des Documents
En informatique, précisément, la saisie correspond à la transcription et

l'enregistrement de données généralement à partir d'un clavier à touches
alphabétiques et numériques. Tout ce procédé se fait sur un support adéquat à cette
exploitation, en vue de les introduire dans un ordinateur.
5. La mise en forme des Documents
La mise en forme d'un document consiste à appliquer des modifications sur

l'apparence d'un document : taille, forme des caractères (police), épaisseur (gras),
italique, souligné, couleur des caractères, couleur de fond, etc…
6. La Photocopie des Documents
Pour photocopier une feuille A4, format paysage ou portrait il vous suffit de placer
votre document en haut à gauche de la vitre, la face imprimée contre la vitre. Fermez le

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capot de la photocopieuse et appuyez sur le bouton « copie ». La photocopie sort dans le

bac prévu à cet effet.
(Voir le Schéma du processus de la photocopie d’un document ci-après suivie des
étapes de l’élaboration des copies)
LISTE DE CONTROLE RELATIVE A L’UTILISATION D’UNE PHOTOCOPIEUSE
NUMERO OPERATIONS
1 Brancher le fil à la prise
2 Allumer la photocopieuse en appuyant sur le bouton (POWER)

3 Patienter jusqu’au démarrage complet de l’appareil
4 Mettre des feuilles dans le bac
5 Soulever le couvercle
6 Placer le document face à la vitre
7 Indiquer à la machine le nombre de feuilles à photocopier
8 Lancer les ou la copie(s) en appuyant sur le bouton d’impression
9 Réceptionner les copies dans le bac de réceptions
7. REMARQUES

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GROUP
Tout au long de notre stage nous avons remarqué de manière générale que le
personnel était en nombre insuffisant aux nombreux défis à relever ; au niveau de la
comptabilité par exemple, il n'y a qu'un seul agent comptable avec le chef de
département financier et comptable pour gérer tous les dossiers du service.
A cela s'ajoute la lenteur de transmission des pièces des agences ainsi que le
retrait des chèques des clients de PROPULSE GROUP ; ce qui entraine un ralentissement
du travail au niveau de la comptabilité.
8. SUGGESTION
Pour le bon fonctionnement de PROPULSE GROUP, nous ne manquerons pas

d'apporter notre contribution à travers quelques suggestions par rapport aux remarques
faites plus haut.
D'abord nous suggérons que PROPULSE GROUP ; recrute plus d'agents au niveau de tous
les services afin d'offrir à ses clients des prestations plus rapides et plus fiables. Ce qui
contribuerait à améliorer d'avantage sa crédibilité auprès de la clientèle et assurerait du
coup la fidélisation de cette dernière.
Enfin nous suggérons la mise à jour du site de PROPULSE GROUP ainsi qu'une révision ou
un renouvellement du matériel informatique.
CONCLUSION
CONCLUSION
Ce stage représente pour nous une belle transition entre le monde

estudiantin et celui de l’entreprise. En effet, durant la période de ses trois (3)

29
GROUP
mois de stage a PRPULSE GROUP, nous avons eu l’opportunité d’appliquer

des connaissances déjà acquises et d’en développer de nouvelles.
Nous nous sommons familiariser avec le milieu professionnel, afin de
connaitre comment est l’organisation et le fonctionnement d’une entreprise.
Cette expérience a été très enrichissante pour nous car elle nous a permis de
nous confronter au monde du travail à ces exigences. Ceci dit cette
familiarisation nous a aider à consolider nos acquis théoriques a ceux des
pratiques. La vie en entreprise est différente de l’école d’où la difficulté mais
nous avons malgré tout réussi à concilier le tout et en tirer un bénéfice
qu’est l’expérience professionnel.
Nonobstant, cela nous a permis de remarques que le domaine professionnel

n’est pas toujours ce milieu stressant et monotone mais bien plus qu’une
véritable vie de famille où se mêle diverses compétences.

30
GROUP
ANNEXES
Annexe1 : ORGANIGRAMME DE PROPULSE GROUP
DIRECTEUR GENERAL

31
GROUP
RESPONSABLE RESPONSABLE RESPONSABLE

RESPONSABLE RESPONSABLE
MARKETING MARKETING ADMINISTRATIF E
AGROPASTORAL IMMOBILIER
DIGITAL OPERATIONNEL FINANCIER
LES
COMMERCIAUX
ASSISTANTE &
ASSISTANTE
STAGIAIRE
EQUIPE EQUIPE
EQUIPE CHARGER EQUIPE
DEVELOPPEMENT STRATEGIE
DE PRODUCTION MULTIMEDIA
& INTEGRATION DIGITALE
LES LIVREURS

32
GROUP
Annexe2 : ALGORIGRAMME DE PROCESSUS DE RECEPTION D’APPEL
Début
Réception d’appel
Salutation et demande d’objet de

l’appel
Appel destiné au
DG ?
Le DG est- il
disponible ?
Transférer l’appel au concerné Transmettre l’appel au Directeur Prendre le message

Général
Y – a - t- il
d’autre appel ?
Fin

33
GROUP
Annexe 3 : UNE TABLE DE DECISION
La Table Principale
1 2 3 4 5 6 7 8
Le visiteur a-t-il un rendez-vous ? O O O O N N N N
CONDITIONS Le DG est-il présent ? O O N N O O N N
Le DG est-il disponible à le recevoir ? O N O N O N O N
Annoncer le visiteur X X
ACTIONS L’introduire au bureau du DG X X
Faire patienter le visiteur X
Fixer un autre rendez-vous X X X X X
La Table Simplifiée
1 2 3 5 6 7
Le visiteur a-t-il un rendez-vous ?
O O O N N N
Le DG est-il présent ?
CONDITIONS O O N O O N
Le DG est-il disponible à recevoir ?
O N - O N -
ACTIONS Annoncer le visiteur

X X
L’introduire au bureau du DG
X X
Faire patienter le visiteur
X
Fixer un autre rendez-vous
X X X
TABLE DES MATIERES

34
GROUP
AVANT-PROPOS………………………………………………………………………………………………………page 2
REMERCIEMENTS……………………………………………………………………………………………………page 3
INTRODUCTION………………………………………………………………………………………………………page 4
PREMIERE PARTIE : PRESENTATION DE PROPULSE GROUP………………………………………page 5
I. PRESENTATION…………………………………………………………………………………page 6
1. CREATION……………………………………………………………………………………………………page 6
1.1 SITUATION GEOGRAPHIQUE………………………………………………………………………page 6
II. MISSIONS ET OBJECTIF……………………………………………………………………page 6
1. MISSIONS………………………………………………………………………………………………page 6
2. OBJECTIFS……………………………………………………………………………………………………page 6
III. LA DESCIPTION ORGANISATIONNELLE DE L’ENTREPRISE…………………page 7
1. LA POLITIQUE DE L’ENTREPRISE…………………………………………………………………Page 7
2. L’ORGANISATION GENERALE DE PROPULSE GROUP……………………………………page 7
IV. LES SERVICES DE L’ENTREPRISE…………………………………………………………page 8
1. LE SERVICE COMPTABILITE……………………………………………………………………………page 8
2. LE SERVICE INFORMATIQUE…………………………………………………………………………page 9
3. LE SERVICE DE LA SECURITE ELECTRONIQUE ET LE CYBER SECURITER…………page 9
3.1. SECURITE ELECTRONIQUE………………………………………………………………………page 9
3.1.1. VIDEOSURVEILLANCE………………………………………………………………………page 9
3.1.2. DETECTION D’INTRUSION………………………………………………………………page 10
3.1.3. CONTROLE D’ACCES………………………………………………………………………page 10
3.1.4. LA GEOLOCALISATION……………………………………………………………………page 10
3.2. CYBER SECURITE……………………………………………………………………………………page 11
3.2.1. PARE-FEU………………………………………………………………………………………page 11
3.2.2. LOGICIEL ANTIVIRUS………………………………………………………………………page 11
3.2.3. SERVICE INFRASTRUCTURE A CLE PRUBLIC………………………………………page 12
3.2.4. TEST D’INTRUSION…………………………………………………………………………page 12
3.2.5. FORMATION DU PERSONNEL…………………………………………………………page 12
4. LE SERVICE TECHNIQUE………………………………………………………………………………page 13
4.1. COMMUNITY MANAGEMENT………………………………………………………………page 13
4.2. ANIMATION DES RESEAUX SOCIAUX……………………………………………………page 13
4.3. REDACTION WEB…………………………………………………………………………………page 14
4.4. LE CONSEIL ET STRATEGIE DE COMMUNICATION…………………………………page 14
4.5. LE WEB DESIGN……………………………………………………………………………………page 15

35
GROUP
4.6. LE E-COMMERCE…………………………………………………………………………………page 15
4.7. LA MARKETING DIGITAL………………………………………………………………………page 15
4.8. L’HYDROLOGIE………………………………………………………………………………………page 16
4.9. LA DIGITALISATION………………………………………………………………………………page 16
4.9.1. LA MONETIQUE………………………………………………………………………………page 17
4.9.2. L’ENERGIE SOLAIRE RESIDENTIEL ET INDUSTRIEL……………………………page 17
4.9.3. L’ENERGIE SOLAIRE COUPLAGES IOT………………………………………………page 18
DEUXIEME PARTIE : LE SECRETARIAT ET LES TRAVAAUX EFFECTUEES………………page 21
I. PRESENTATION DE SECRETARIAT………………………………………………………………page
22
1. LOCALISATION…………………………………………………………………………………………………page
22
2. EQUIPEMENT…………………………………………………………………………………………………page
22
2.1. MOBILIER DE BUREAU………………………………………………………………………………page
22
2.2. MATERIEL…………………………………………………………………………………………………page
22
2.3. FOURNITURE……………………………………………………………………………………………page
23
3. LA DESCRIPTION DU POSTE DE L’ASSISTANAT DE DIRECTION………………………page
23
3.1. LES ATTRIBUTION DE L’ASSISTANAT DE DIRECTION…………………………………page
23
3.2. LES APITUDES DE L’ASSISTANAT DE DIRECTION…………………………………………page
24
II. ANALYSE DES TRAVAUX……………………………………………………………………………page
26
1. GESTION TELEPHONIQUE…………………………………………………………………………………page
26
2. ACCUEIL DES VISITEURS……………………………………………………………………………………
page 26
2.1. ACCUEIL PHYSIQUE……………………………………………………………………………………page
26
2.2. ACCUEIL TELEPHONIQUE……………………………………………………………………………page
26
3. CLASSEMENT DES DOCUMENTS………………………………………………………………………page
26

36
GROUP
4. SAISIE DES DOCUMENTS…………………………………………………………………………………page

27
5. MISE EN FORME DES DOCUMENTS…………………………………………………………………page
28
6. LA PHOTOCOPIE DES DOCUMENTS…………………………………………………………………page
28
TROISIEME PARTIE : REMARQUES ET SUGGESTIONS……………………………………………page

29
I. REMARQUES………………………………………………………………………………………………page
30
II. SUGGESTIONS……………………………………………………………………………………………page
30
CONCLUSION…………………………………………………………………………………………………………page
31
ANNEXES………………………………………………………………………………………………………………page
32
ANNEXE1 : ORGANIGRAMME DE STRUCTURE DE PROPULSE GROUP………………………

page 33
ANNEXE2 : ALGORIGRAMME DE PROCESSUS DE RECEPTION D’APPEL……………………

page 34
ANNEXE3 : TABLE DE DECISION……………………………………………………………………………page

35
TABLE DES MATIERES……………………………………………………………………………………………page

36

37

Rapport de Stage Terminer

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GROUP CEFIAT PROPULSE

RAPPORT DE STAGE/BTS ASSISTANAT DE DIRECTION PRESENTE PAR TCHEDE ORLANE

PREMIERE PARTIE : PRESENTATION DE PROPULSE GROUP………………………………………………

II- MISSION ET OBJECTIF………………………………………………………………………………………

III- DESCRITION ORGANISATIONNELLE DE L’ENTREPRISE ………………………………………

IV- LES SERVICES DE L’ENTREPRISE…………………………………………………………………………

DEUXIEME PARTIE : LE SECRETARIAT ET LES TRAVAUX EFFECTUES……………………………

II- ANALYSE DES TRAVAUX EFFECTUES…………………………………………………………………

TABLE DES MATIERES…………………………………………………………………………………………………………

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L’entreprise PROPULSE GROUP est située à Abidjan Cocody II Plateaux

II. LES MISSIONS ET OBJECTIFS

PROPULSE GROUP a pour mission d’accompagner les entreprises d’ici

Propulse groupe a pour objectif : augmenter ses ventes, ses services

III. LA DESCRIPTION ORGANISATIONNELLE DE

La politique de gouvernance de PROPULSE GROUP se base sur la

RAPPORT DE STAGE/BTS ASSISTANAT DE DIRECTION PRESENTE PAR TCHEDE ORLANE

- L’utilité et l’efficacité que les solutions proposées différents

2. L’organisation générale de PROPULSE GROUP

A l’instar de toute organisation, PROPULSE GROUP dispose d’un

TABLEAU RELATIF A LA REPARTITION DU PERSONNEL DE PROPULSE GROUP

Personnes (sexe) Effectifs Valeurs relatives %

GRAPHIQUE A BANDE RELATIF A LA REPARTITION DU PERSONNEL PAR SEXE

RAPPORT DE STAGE/BTS ASSISTANAT DE DIRECTION PRESENTE PAR TCHEDE ORLANE

IV. LES SERVICES DE L’ENTREPRISE

L’entreprise PROPULSE GROUPE s’est subdivisée en plusieurs service :

RAPPORT DE STAGE/BTS ASSISTANAT DE DIRECTION PRESENTE PAR TCHEDE ORLANE

Ce service assure la tenue de la comptabilité et garantie la régularité

Ces principales activités au sein de l’entreprise sont :

Dans ce service nous avons la création, la gestion et la mise en ligne

3.1 Le Service Sécurité Electronique

RAPPORT DE STAGE/BTS ASSISTANAT DE DIRECTION PRESENTE PAR TCHEDE ORLANE

Dans ce domaine nous proposons un système de sécurité qui utilise les

3.1.2 La Détection D’intrusion

Dans ce domaine nous proposons un mécanisme destiné à repérer des

3.1.3 Le contrôle d’accès

Dans ce domaine nous proposons une technique de sécurité qui peut

3.1.4 La géolocalisation par GPS

Dans ce domaine nous proposons un système de suivi qui permet de

RAPPORT DE STAGE/BTS ASSISTANAT DE DIRECTION PRESENTE PAR TCHEDE ORLANE

3.2 La Cyber sécurité

La cybersécurité est un sujet à prendre au sérieux par chaque

À observer la sophistication croissante des hackers et cybercriminels et

3.2.2 Logiciels Antivirus

Pour un dirigeant d’entreprise sans grande expérience dans la

3.2.3 Services d’Infrastructures à Clé Publique

En général, les services d’infrastructure à clé publique (Public Key

RAPPORT DE STAGE/BTS ASSISTANAT DE DIRECTION PRESENTE PAR TCHEDE ORLANE

3.2.4 Test d’Intrusion

Le test d’intrusion est un excellent moyen de texter les systèmes de

3.2.5 Formation du Personnelle

Peut-être n’envisagez-vous pas la formation du personnel comme un «

Le service Technique comprend départements :