Rapport Juliana

Rapport de stage Assistanat de Direction
MINISTERE DE L’ENSEIGNEMENT SUPERIEUR

ET DE LA RECHERCHE SCIENTIFIQUE
REPUBLIQUE DE COTE D’IVOIRE
INSTITUT SUPERIEUR TECHNIQUE LA COLOMBE
Union-Discipline-Travail
MINISTERE DE LA CULTURE ET DE LA FRANCOPHONIE
RAPPORT DE STAGE
OPTION : ASSISTANAT DE DIRECTION
Encadreur :
Mme GBANE
STAGIAIRE :
AKAFFOU APIE
JULIANA CLODELLE
Institut Supérieur Technique la Colombe

(ISTCO) Année Académique 2018 – 2019 Akaffou Apie Juliana Claudelle
ANNEE SCOLAIRE 2018-2019
A l’ETERNEL LE DIEU TOUT PUISSANT, qui par sa Volonté et sa

Grâce Divine m’a permis de réaliser ce rapport.
Je dédie ce rapport à mon grand frère ATSE SEKA Raphaël, à mon tuteur
OUATTARA Salif, à mon père et mère, à mes frères et sœurs qui par leur
aide financière et morale n’ont cessé de me soutenir durant toute cette
période.
A tous mes amis et surtout, à tous ceux qui m’ont soutenue et

encouragée dans les moments difficiles. Je ne saurais trouver les mots pour
leur exprimer ma profonde gratitude.

1
La réalisation de ce rapport n’aurait pu être possible sans le soutien de

certaines personnes à qui, je témoigne ma profonde reconnaissance.
J’adresse du fond du cœur mes remerciements à :
 Madame GBANE mon professeur encadreur pour sa disponibilité ;

 Monsieur GALATTY Florent, Directeur de la Francophonie et de la
Coopération Culturelle ;
 Monsieur WEBALLET, agent de la DFCC.
 Mademoiselle N’GUESSAN Sandrine, Secrétaire de Direction, pour
son ouverture d’esprit et son expérience professionnelle reçues :
 Les agents de la DFCC, pour leur collaboration ;
 A tous le personnel de l’ISTCO, pour la formation que nous avons reçue
sans oubliez le soutien de nos amis et familles

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Rapport de stage Assistanat de Direction Rapport de Stage
AVANT-PROPOS
L’Institut Supérieur Technique la Colombe (ISTCO) est une grande école
située à Koumassi Remblais, en face de la Cité SIR, non loin du terminus 03
Elle est réputée pour son efficacité, sa rigueur dans le travail et la compétence
de ses professeurs.
L’ISTCO est un Etablissement Supérieur semi-publique, d’enseignement
professionnel au Brevet de Technicien Supérieur (BTS) dans les filières
tertiaire. Qui sont :
 Finance Comptabilité ;
 Assistanat de Direction ;
 Logistique,
 Gestion Commerciale ;
 Touriste et Hôtellerie ;
 Ressources Humaines et Communications.
Ces après l’obtention du Baccalauréat 2017 que nous avons eu l’Admissibilité
afin de bénéficier un stage école dans le but d’obtenir le BTS qui est un
diplôme qui se prépare en deux ans pour les bacheliers et trois ans pour le
niveau Terminal qui comprend deux partie.
- Première partie : elle consiste à l’évaluation des connaissances
théoriques acquise à la formation pendant deux ans
- Deuxième parties : c’est la pratique, qui consiste à effectuer un stage
en entreprise, sanctionné par un rapport à soutenir devant un jury.

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Le Brevet Technique Supérieur (BTS) option Assistanat de Direction est un

diplôme d’Etat qui, pour être validé, comprend deux (02) phases :
- Dans la première phase, chaque étudiant est soumis à des épreuves
écrites
- Dans la seconde, les étudiants déclarés admissibles à l’issue de la
première phase effectuent un stage pratique de deux à trois mois en
entreprise. A cette occasion, ils doivent rédiger un rapport de stage à
soutenir devant un jury.
L’objectif du stage en entreprise est de permettre à l’étudiant non
seulement d’acquérir des connaissances pratiques en adéquation avec ses
connaissances théoriques, mais aussi de comprendre le fonctionnement d’une
entreprise.
Pour répondre aux exigences de la deuxième phase de la préparation du
diplôme, nous avons accueilli par le Ministère de la Culture et de la
Francophonie, plus précisément à la Direction de la Francophonie et de la
Coopération Culturelle du 09 Mars 2020 au 30 Juin 2020.
Ce passage nous a permis :
- De confronter aux réalités du monde professionnel afin de faciliter notre
insertion dans la vie active
- De nous trouver en situation pratique ;
- D’évaluer nos capacités intellectuelles et professionnelles.
Ce rapport qui est la résultante des trois (03) mois que nous avons passé
au Ministère de la Culture et de la Francophonie, s’articule autour de quatre
(04) grandes parties :
 Première partie : présentation Générale du Ministère de la Culture et
de la Francophonie ;
 Deuxième parties : Présentation Générale de la Direction de la
Francophonie et de la Coopération Culturelle ;
 Troisième parties : Présentation du Secrétariat et les travaux
effectués ;
 Quatre parties : Critiques et Suggestions.
4
PREMIERE PARTIE
PRESENTATION ET ORGANISATION DU
MINISTERE DE LA CULTURE
ET DE LA FRANCOPHONIE

5
I- PRESENTATION
Le Ministère de la Culture et de la Francophonie est une institution

étatique. Il est situé au plateau centre des affaires, à la tour E du 19eme au
22eme étage de la Cité Administrative. Il s’occupe de tout ce qui a trait au
patrimoine culturel de l’Etat. Le Ministère a fait l’objet de différentes
dénominations depuis 1972.
Aujourd’hui, il est dénommé Ministère de la culture et de la

francophonie ; Madame Raymonde COFFIE GOUDOU en est la ministre à
partir d’Avril 2020.
II- HISTORIQUE ET EVOLUTION DU MINISTERE DE LA CULTURE ET DE

LA FRANCOPHONIE
L’importance accordée à la culture a amenée la Côte d’Ivoire à mettre
en place de façon progressive, des structures d’animation et d’administration,
susceptibles de dynamiser ce secteur.
Par arrêté N° 2581 du 02 Novembre 1959 portant la création d’une
école des Arts dramatiques dirigée par le conseil administratif, la côte d’ivoire
se dotait d’un premier élément de structure administrative pour conduire les
secteurs du théâtre et de la musique.
En 1961, par décret N°61-306 du 03 octobre 1961, est créée la direction
des beaux-arts et de la recherche (DBAR) rattachée au ministère de
l’Education nationale.
En 1969, par décret n° 69-04 du 04 janvier 1969, cette direction des
beaux-arts et de la recherche va devenir la direction des affaires culturelles.
Mais, l’intérêt réel accordé à la culture par les pouvoirs publics prendra
son essor véritable en 1971 avec la création d’un secrétariat sous la tutelle du
ministère de l’Education nationale chargée des affaires culturelles. Les
attributions du secrétariat sont contenues dans le décret N°71-635 du 1er
décembre 1971.
Quelques années plus tard, par décret N°76-163 du 04 avril 1976, est
créé le Ministère des Affaires Culturelles, devenu une entité ministérielle. Le
département a connu l’évolution suivante : (voir le tableau ci-après).

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TABLEAU RELATIF A L’EVOLUTION DU MINISTERE

DE LA CULTURE ET DE LA FRANCOPHONIE
PERIODES DENOMINATIONS MINISTERES

Secrétariat d’Etat à la Culture rattaché
1971- 1975 M. Jules NEA
au Ministère Nationale
M. Bernard B.
1975- 1987 Ministère des Affaires Culturelles
DADIER
Ministère de l’Information, de la Culture M. Laurent DONA
1987 – 1988
et de la Jeunesse FOLOPGO
1988 – 1989 Ministère de la Culture M. DION Sadia
Ministère de la Recherche Scientifique M. Alassane Salif
1989 – 1990
et de la Culture N’DIAYE
Mme Henriette
1990 – 1993 Ministère de la Culture
DIABATE
M. EADI ZAOUROU
1993 – 1999 Ministère de la Culture
Bernard
Mme Henriette
Janvier 2000 - Juin 2000 Ministère de la Culture
DIABATE
Ministère de la Culture et de la M. Henri César
Juin 2000- octobre 2000
Communication SAMAN
Ministère de la Culture et de la
Octobre 2000- mars 2003 M. KONE Dramane
Communication
Ministère de la Culture et de Mme Anne Affala
Mars 2003- décembre 2005
la Francophonie MESSOU
Ministère de la Culture et de M. MEL EG
Décembre 2005 – avril 2007
la Francophonie Théodore
Ministère de la Culture et M. KOUADIO Komoé
Avril 2007 – février 2010
de la Francophonie Augustin
Ministère de la Culture et M. MOUTAYE
Mars 2010 – décembre 2010
de la Francophonie Azoumana
Ministère de la Culture et de M. VOHO Sahi
Décembre 2010 – mars 2011
la Francophonie Alphonse
M. Maurice
Ministère de la Culture et de
Juin 2012 – mars 2020 KOUAKOU
la Francophonie
BANDAMAN
Ministère de la Culture et de Mme Raymonde
Depuis avril 2020
la Francophonie COFFIE GOUDOU

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III- ORGANISATION DU MINISTERE DE LA CULTURE ET DE LA

FRANCOPHONIE
Le Ministère de la Culture et de la Francophonie, pour l’exercice de ses

attributions dispose d’un cabinet, des services rattachés, des directions
centrales et des services extérieurs. (Voir organigramme ci-après)
1) le cabinet
Le cabinet comprend :
 Un(01) Directeur de Cabinet

 Un (01) Chef de Cabinet ;
 Cinq (05) Conseillers Techniques ;
 Cinq (05) Chargés d’Etudes ;
 Un (01) Chargé de Mission ;
 Un (01) Chef du Secrétariat particulier.
2) les services rattachés
L’inspecteur général ;
 Le service de la communication et de la documentation ;

 La brigade de lutte contre la fraude et la piraterie des œuvres
culturelles ;
 Le service de la planification, des statistiques et de l’économie
culturelle.
2-1) L’inspection générale
L’inspection générale est dirigée par un inspecteur général, lequel est

assisté de 05 inspecteurs techniques. L’inspection générale est chargée :
- De procéder au contrôle administratif et financier des établissements et

services relevant du ministère.

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- De contrôler l’application de la législation, de la règlementation

technique et des directives ministérielles
- D’effectuer, sur instruction de la ministre à sa demande, toutes les
missions d’inspection de contrôle.
-
2-2) Le service de la Communication et de la Documentation
Ce service est dirigé par un chef de service. Il a pour rôle :
- D’élaborer et de mettre en œuvre la politique de communication interne

et externe du ministère ;
- D’organiser et de coordonner la communication officielle du ministère ;
- De veiller à l’amélioration de l’image auprès du public ;
- De concevoir et de mettre en œuvre des actions de marketing et de la
sensibilisation dans le domaine des arts et de la culture ;
- De concevoir la mémoire du ministère ;
- De constituer une base de données sur les activités du ministère.
2-3) La Brigade de Lutte contre la Fraude et la Piraterie des œuvres

Culturelles
Ce service est dirigé par un chef de brigade auquel est secondé par
deux chefs de brigade adjoints. Cette brigade est une unité administrative de
lutte contre la fraude et la piraterie dans les activités industrielles,
commerciales ou de service, directement ou indirectement liés aux œuvres
artistiques et culturelles
2-4) le service de la Planification, Statistique et de l’Economie Culturelle
Ce service est dirigé par un chef de service nommé par arrêté.

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Le service de planification des statistiques et de l’Economie culturelle est

chargé :
- D’assurer la production des statistiques se rapportant aux activités

culturelles et artistiques ;
- De participer à l’élaboration des plans nationaux de développement et
des programmes d’investissements publics ;
- D’assurer la conception et la mise en œuvre des études sectorielles ;
- De prévoir et de réaliser les études nécessaires pour la planification
sectorielle ;
- De définir les objectifs et les stratégies sectorielles en matière de
développement sectoriel :
- D’assurer le contrôle et le suivi des projets.
3) les Directions Centrales

Le Ministère de la Culture et de la Francophonie se compose de onze (11)
directions centrales dirigées par des directeurs. Ce sont :
- La Direction des Affaires Financières ;

- La Direction des Ressources Humaines ;
- La Direction des Infrastructures et Equipements Culturels ;
- La Direction du Patrimoine Culturel ;
- La Direction de la Promotion des Arts et Culturelle ;
- La Direction de la Formation Artistique et Culturelle ;
- La Direction des Industries Culturelles et Créatives ;
- La Direction de la Francophonie et de la Coopération Culturelle ;
- La Direction du Livre des Arts plastiques et Visuels :
- La Direction du Cinéma ;
- La Direction de la Règlementation et du Contentieux.

3-1) la Direction des Affaires Financières (DAF)

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Elle comprend deux sous-directions qui sont :
 La sous-direction du budget, de la comptabilité et des marchés ;

 La sous-direction des moyens généraux, des audits et du contrôle.
La Direction des Affaires Financières est chargée :
- De préparer et exécuter les différents budgets ;

- De gérer les marchés publics ;
- D’administrer les systèmes informatiques de gestion des finances
publiques ;
- De veiller à la bonne application de la règlementation et des procédures
de gestions de finances publiques.
3-2) La Direction des Ressources Humaines (DRH)
La direction des ressources humaines comprend deux sous- directions.
 La sous-direction des emplois, des carrières et des affaires sociales ;

 La sous-direction de la formation continue.
La direction des ressources humaines est chargée :
- De mettre en œuvre la politique générale de gestion des ressources

humaines, telle que définie par le ministère en charge de la formation
publique ;
- D’assurer le suivi de l’application des dispositions relatives à l’éthique et
à la déontologie ;
- D’assurer la gestion prévisionnelle des effectifs ;

- D’assurer le suivi de la situation administrative des agents, notamment

la mise à disposition, la disponibilité, le congé, le détachement et la
promotion ;
- De procéder à l’identification des besoins en formation et le suivi de la
mise en œuvre du plan de formation du ministère ;
- De créer la condition de l’amélioration de l’environnement du travail.
11
3-3) La Direction des Infrastructures et des Equipements Culturelles
(DIEC)
Elle comprend deux sous-directions, qui sont :
 La sous-direction des infrastructures culturelles ;

 La sous-direction des Equipements culturels et de la Maintenance.
La Direction des Infrastructure et des Equipements Culturels est chargée :
- De mener les études techniques, les travaux de conservation et de la

restauration ;
- D’assurer le contrôle et le suivi des chantiers ;
- De créer et d’équiper les centres culturels intégrés d’intérêt national ;
- De promouvoir les métiers de l’architecture liée aux arts et à la culture
par une politique de la valorisation, de diffusion et de développement
territorial de la culture architecturale en liaison avec les collectivités
territoriales et les autres partenaires ;
- De promouvoir la qualité architecturale des bâtiments d’Etat, la
décoration des espaces et des bâtiments publics en œuvres des arts
nationaux et l’insertion des signes d’identité culturelle nationale dans les
projets publics ;
- D’inciter les promoteurs et constructeurs de logements à valoriser les
matériaux locaux à caractère culturel dans leurs projets.

3-4) la Direction du Patrimoine Culturel (DPC)
Cette direction comprend trois sous-directions qui sont :
 La sous-direction des musées, des sites et monuments ;

 La sous-direction des arts et des traditions populaires ;
 La sous-direction de la promotion des langues nationales.
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La direction du patrimoine culturel est chargée :
- De recenser, conserver, préserver et de valoriser les sites et

monuments historiques ;
- De promouvoir le patrimoine culturel immatériel ;
- De collecter, classifier, protéger, conserver et de restaurer les objets
historiques du patrimoine national et les pièces ou objets provenant des
recherches archéologiques ;
- De développer le patrimoine muséologique national et d’en faciliter le
libre accès ;
- De mettre en œuvre la protection et la valorisation des centres urbains
et quartiers anciens d’intérêt historique ou esthétique ;
- De protéger les abords des monuments historiques et de promouvoir la
politique des zones de protection architecturale, urbaine et patrimoine ;
- D’assurer la restauration des immeubles protégés au titre des
monuments historiques.
-
3-5) la Direction de la Promotion des Arts et de la Culture (DPAC)
Cette direction comprend quatre sous-directions dirigées par des sous-

directeurs. Il s’agit de :
 La sous-direction des festivals et Evènements ;

 La sous-direction de la promotion des œuvres plastiques et
visuelles ;
 La sous-direction de la promotion des œuvres musicales et arts-

vivants ;
 La sous-direction de la promotion des théâtres et des arts de la
rue.
La direction de la promotion des arts et de la culture est chargée de :
- Promouvoir les arts vivants, par une politique nationale du théâtre et13de
l’expression corporelle ;
- Promouvoir et de vulgariser les œuvres artistiques de tout genre,
notamment les œuvres plastiques et les arts graphologiques urbains, en
rapport avec les collectivités locales ;
- Susciter et de coordonner l’organisation des carnavals, des festivals et
des expositions ;
- Renforcer l’unité nationale par l’organisation des activités culturelles et
d’échanges entre les différentes régions.
3-6) La Direction de la Formation Artistique et Culturelle (DFAC)
Elle comprend deux sous-directions, Ce sont :
 La sous-direction des Etablissements d’enseignements artistiques

et culturels ;
 La sous-direction de la pédagogie et des conservatoires.
La direction de la formation artistique et culturelle est chargée :
- De définir la politique générale de formation ;

- De planifier, mettre en œuvre, évaluer l’organisation et le
fonctionnement des structures d’enseignement artistique et culturel ;
- De coordonner les activités des structures de formation ;

- D’élaborer et mettre en œuvre une politique globale des outils d’accès à

la connaissance, à la formation, aux enseignements artistiques et
culturels.
- De promouvoir la formation continue, le perfectionnement des agents et
du personnel d’encadrement ;
- D’assurer les modalités de mise en stage en côte d’ivoire et à
l’extérieur.
3-7) La Direction des Industries Culturelles Créatives (DICC) 14
Cette Direction comprend deux sous-directions qui sont :
 La Sous-direction de l’Artistique d’Art et du design,

 La Sous-direction de la Mode et du Textile.
La Direction des Industries Culturelles et Créative est chargée :
- D’assurer les études et les travaux relatifs au cinéma, à l’audiovisuel

aux industries culturelles ;
- De mettre en œuvre la politique de promotion du cinéma et des
industries culturelles ;
- De promouvoir les métiers liés au cinéma, à l’audiovisuel et aux
industries culturelles ;
- De produire et de diffuser les statistiques relatives à l’implantation de
l’activité liée aux industries culturelle et créative.
3-8) La Direction de la Francophonie et de la Coopération Culturelle

(DFCC)
Cette direction comprend trois sous-directions qui sont :
 La direction de la francophonie et des relations avec les institutions ;

 La sous-direction de l’intégration culturelle et artistique ;
 La sous-direction de la promotion de l’identité culturelle nationale.
La direction de la francophonie et de la coopération culturelle nationale est

chargée :
- De promouvoir les échanges internationaux en matière culturelle ;

- De promouvoir les artistes nationaux à l’étranger ;
- D’assurer la représentation de la côte d’ivoire dans les organes des
institutions de coopération culturelle ;
- de contribuer au renforcement des relations culturelles avec les 15
ambassades étrangères en côte d’ivoire ;
- De suivre les activités organisées par les organisations internationales
de la coopération culturelle ;
- D’assurer le suivi de l’évaluation des opérations de coopération
culturelle en côte d’ivoire ;
- D’initier et de mettre en œuvre les programmes et projets de
coopération culturelle internationale ;
- De concevoir, réaliser ou faire réaliser toute étude d’intérêt général
portant sur la culture et la francophonie ;
- D’élaborer un répertoire des organisations et structures intervenant
dans le domaine de la coopération culturelle internationale ;
- De coordonner les activités relevant de la coopération internationale
mises en œuvre par les différents ministères et associations nationales
du secteur des arts et de la culture ;
- De favoriser une meilleure connaissance des cultures du monde grâce à
un réseau de diffusion et d’échange d’information culturelle ;
- De coordonner les activités relevant de la francophonie ;
- De réaliser la veille culturelle en collaboration avec les attachés culturels
auprès des ambassades de côte d’ivoire à l’étranger ;
- D’encourager, de favoriser la vie culturelle et de promouvoir une identité
culturelle pour une meilleure appropriation de la culture nationale dans
le cadre de la diversité culturelle entre les nations.
3-9) La Direction du Libre des Arts plastiques et Visuels (DLAPV)
Elle comprend deux sous-directions .Ce sont :
 La sous-direction de la promotion littéraire ;

 La sous-direction des industries du libre.
Cette direction est chargée :
- D’assurer les études et les travaux relatifs au cinéma et à l’audiovisuel ;
16
- De promouvoir les métiers liés au cinéma et à l’audiovisuel ;
- De produire et de diffuser les statistiques relatives au cinéma et à
l’audiovisuel ;
- D’assurer la formation des acteurs du secteur du cinéma.
3-10) La Direction du Cinéma
Elle comprend deux sous-directions. Qui sont :
 La Sous-direction de la formation et de la création cinématique ;

 La Sous-direction de la promotion cinématique.
La Direction du cinéma est chargée :
- D’assurer les études et les travaux relatifs au cinéma, à l’audiovisuel ;

- De promouvoir les métiers liés au cinéma et à l’audiovisuel ;
- De produire et diffuser les statistiques relatives au cinéma et à
l’audiovisuel ;
- D’assurer la formation des acteurs du secteur du cinéma.
3-11) La Direction de la Règlementation et du Contentieux (DRC)
Elle comprend deux sous-directions qui sont :
 La sous-direction de la règlementation et des conventions ;

 La sous-direction de la protection des droits et du contentieux.

La direction de la règlementation et du contentieux est chargée de :
- Gérer les contentieux du ministère et de veiller à la protection des droits

d’auteurs et des droits voisins ;
- Constituer la documentation des textes juridiques ;
- Produire toute règlementation concernant les métiers professions et

17
services liés à l’activité culturelle, artistique, cinématographique ou
audiovisuelle et toutes autres activités commerciales ou industrielles
liées au secteur culturel ;
- Traiter toutes questions d’ordre juridique et fiscal intéressant le
ministère.
4) Les services extérieurs
Cinq services composent les services extérieurs. Il s’agit :
 Des Directions Régionales ;

 Des Directions Départementales ;
 Des Musées d’Intérêt National :
 Des Centres Culturels d’Intérêt National ;
 De la Bibliothèque d’Intérêt Nationale.
Les Directions Régionales et les Directions Départementales sont

dirigées par les Directeurs nommés par décret pris en conseil de Ministre.
5) Les Etablissements et Services sous tutelle
Les directions de la culture et de la francophonie exercent sous la tutelle

administrative, le contrôle technique des établissements et organismes dont la
mission en est le cadre de ses attributions, conformément aux textes législatifs
et règlementaire en vigueur.

18

DEUXIEME
PARTIES
PRESENTATTION DE LA
DIRECTION DE LA
FRANCOPHONIE ET DE LA
COOPERATION

19
I- PRESENTATION
La direction de la francophonie et de la coopération culturelle (DFCC)

est située à la cité administrative du plateau, au 20eme étage de la tour E,
porte 50 et dispose de 3 bureaux au 19eme.
C’est l’une des directions du ministère de la culture et de la

francophonie, composée d’un directeur, de trois sous-directeurs, de douze
agents de diverses catégories professionnelles et une secrétaire.
Conformément à l’article 12 du décret n°2007-476 du 15 mai 2007 portant
l’organisation du ministère de la culture et de la francophonie.
II- ORGANISATION
Pour atteindre ses objectifs, la direction de la francophonie et de la

coopération culturelle s’est assigné des missions.
Cette direction comprend trois (03) sous-directions :
 La sous-direction de la francophonie et des relations avec les

institutions ;
 La sous-direction de la Coopération de l’intégration culturelle et
artistique ;
 La sous-direction de la promotion de l’identité culturelle
nationale.
1- La Sous-direction de la Francophonie et des Relations avec les

Institutions
Elle est chargée de la mise en œuvre de tout ce qui est trait à la

francophonie et aux relations avec les institutions.
La Sous-direction comprend deux services qui sont :
 Le Service chargé de la Francophonie

20
 Le Service chargé des Relations avec les Institutions.
1-1 Le Service chargé de la Francophonie
Ce service œuvre pour :
- La promotion de la Francophonie en Côte d’Ivoire ;

- A la découverte de la diversité de l’espace Francophone ;
- Le renforcement des relations avec les ambassades Francophones en
Côte d’Ivoire ;
- Le renforcement de la politique de Coopération Culturelle bilatérale et
multilatérale ;
- La vérification de la bonne exécution des programmes de la
Francophonie en Côte d’Ivoire ;
- La meilleure vulgarisation des programmes de l’Organisation
Internationale de la Francophonie (OIF) ;
- Le renforcement des Relations avec les Institution Internationale de
l’espace Francophone ;
- La représentation de la Côte d’Ivoire dans les instances Francophones
et dans la fonction publique internationale ;
- L’appui des projets réalisés et présentés auprès de l’OIF ;
- Le meilleur fonctionnement de la Côte d’Ivoire dans la Francophonie ;
- La promotion des artistes nationaux dans l’espace francophone.
1-2) Le Service chargé des Relations avec les Institutions
- La dynamisation des relations entre le Ministère de la Culture et de la

Francophonie, et les Institutions ;

- Le suivi des activités entre les Institutions et le Ministère de la Culture et

de la Francophonie ;
- La recherche d’opportunité de formation avec des Institutions ;
- La diffusion du programme annuel des Institutions. 21
2) La Sous-direction de la Coopération et l’Intégration culturelle
Elle est chargée de la mise en œuvre de la coopération et de l’institution

culturelle.
La sous-direction comprend deux services qui sont :
 Le Service de la Coopération Culturelle ;

 Le Service de l’Intégration Culturelle et Artistique
2-1) Le Service de la Coopération Culturelle
Ce service a pour mission :
- La promotion des échanges Internationaux en matière Culturelle ;

- La coordination des activités relevant de la Coopération Internationale ;
- Le renforcement des Relations Culturelles avec les ambassades
étrangères en Côte d’Ivoire et à l’appui des structures du Ministère de la
Culture et de la Francophonie’ ;
- Le suivi du développement des activités Culturelles et des Arts dans les
associations du Ministère.
2-2) Le Service de l’Intégration Culturelle et Artistique
- Une meilleure connaissance des cultures du monde et celle qui existent

sur le territoire Ivoirien ;
- La création d’un réseau de diffusion et d’échange d’information
culturelle pour le renforcement de l’Intégration Culturelle des peuples ;
- La réalisation d’une sorte de veille Culturelle auprès des ambassades

de Côte d’Ivoire à l’étranger ;
- Une meilleure programmation des activités du Ministère ;
- La satisfaction et le renforcement des besoins de la Côte d’Ivoire en
matière d’Art et de Culture ; 22
- Le renforcement des Relations Culturelles et la Promotion de

l’Intégration Culturelle.
3) La Sous-direction de la Promotion et de l’Identité Culturelle

Nationale
Elle est chargée de la promotion de l’identité nationale.
La Sous-direction comprend deux Services qui sont :
 Le Service de l’Identité et de la Promotion des Valeurs Nationales ;

 Le Service de la Sauvegarde des Traditions Culturelles.
3-1) Le Service de l’Identité et de la Promotion des Valeurs Culturelles

Nationales
Il s’occupe de :
- L’identification et le recensement des valeurs culturelles nationales ;

- La création des modèles nationaux en fin de les présenter au monde ;
- La mise en œuvre d’une politique administrative culturelle nationale et la
promotion dans les structures nationales de production, d’échange,
d’éducation scolaire et universitaire.
3-2) Le Service de la Sauvegarde des Traditions Culturelles
Ce service a pour mission :
- De mettre en œuvre la politique de sauvegarde des traditions culturelles

comme moyen d’épanouissement pour les Ivoiriens.
La Direction de la Francophonie et de la Coopération Culturelle dispose de :

23
 Un (01) Directeur,
 trois (03) sous-directions,
 douze (12) agents ;
 Une (01) secrétaire.
(Voir l’organigramme à la page suivante).

24

25
TROISIEME PARTIES
LE SECRETARIAT ET
LES TRAVAUX
EFFECTUES

I- PRESENTATION DU SECRETARIAT
26
Le secrétariat est le service qui nous a accueilli pour la réalisation de4 ce
rapport.
Le secrétariat est la vitrine de la Direction de la Francophonie et de la

Coopération Culturelle (DFCC), situé au 20eme étage de la tour E à la porte 50.
Pour le repérer, une affiche collée à l’entrée de la porte indiquant « la Direction
de la Francophonie et la Coopération Culturelle ».
1) Mobiliers et matériels de bureau utilisés
Afin de mener à bien faire son travail, la secrétaire dispose de matériel et

de mobilier de bureau.
1-1) Mobilier de bureau
Le secrétariat dispose de :
 02 bureaux ;
 02 chaises à roulettes ;
 01 armoire pour les archives ;
 04 tiroirs contenant les matériels de bureau.
1-2) Matériels de bureau
Pour l’exécution de ses tâches, le secrétariat dispose des matériels suivants :
 02 micro-ordinateurs HP Pro ;
 01 imprimante HP Laser Jet P2035 ;
 01 combiné téléphonique à touche ;
 04 parapheurs à plusieurs volets pour visa des documents ;
 01 cahier ‘enregistrement « message » ;

 01 photocopieuse Canon Image RUNNER 2203N ;
 01 répertoire téléphonique ;
 02 registres (courrier « arrivée », courrier « départ » et cahier de
transmission) ;
 02 chronos ; 27
 01 boîte à stylos,
 01 boîte à cachet.
2) Le rôle des matériels de bureau
2-1) Le micro-ordinateur
Le micro-ordinateur est un outil indispensable de nos jours. C’est une
grande révolution technologique. Il est indispensable pour la secrétaire et
même pour tout le personnel de l’entreprise. Il permet de saisir, de traiter, de
diffuser et de collecter en vue d’une utilisation ultérieure pour toutes les
données. Aussi il permet de faire une bonne gestion de temps à la secrétaire
et contribue à la qualité des tâches effectuées.
2-2) L’imprimante
L’imprimante sert à imprimer tous les documents qui ont été saisis au
micro-ordinateur. Il est le résultat concret de tous les travaux effectués dans le
micro-ordinateur.
2-3) Les parapheurs
Tous les documents saisis par la secrétaire ou les courriers arrivés¨
doivent être placés dans le parapheur avant d’être introduits chez le directeur.
Le parapheur permet de conserver en bon état les documents.
Il garde aussi la confidentialité des documents. La disposition des
documents dans le parapheur est très significative, les documents doivent être
bien disposés ;
le bouillon à gauche et le texte traité à droite. Ce qui permettra au

responsable de corriger les fautes à partir du brouillon.
2-4) L’annuaire téléphonique

Il s’agit d’un répertoire téléphonique ou postal des différents
28
correspondants dont dispose la secrétaire pour ses opérations téléphoniques.
4
2-5) Le cahier de transmission
C’est un cahier qui sert à enregistrer tout document d’un service à un autre,
il sert de preuve. Le destinataire est tenu de décharger dans le cahier en y
apposant la date, son nom et sa signature.
II- TACHES EFFECTUEES
Les activités de la secrétaire de la Direction de la Francophonie et de la
Coopération Culturelle ne différent pas des activités d’une secrétaire de
direction dans toutes administrations publiques.
La secrétaire est la principale actrice de la direction, elle sert de relais pour
la transmission des informations et des documents. Elle est l’hôtesse d’accueil
quant à la gestion des visiteurs et standardistes, quant à la gestion du
téléphone.
Nous avons eu à mettre en pratique diverses activités que vous trouverez
ci-dessous indiqués dans la fiche d’attribution.

FICHE D’ATTRIBUTION NOM : AKAFFOU JULIANA
Service : Administration
FONCTION : Secrétaire
N° Opération entrant dans vos attributions
1 La réception des visiteurs
2 La saisie des documents
3 Les photocopies
4 La gestion des appels téléphoniques
5 Le traitement du courrier
6 Gestion du planning du directeur

7 Le classement
29
1) La réception des visiteurs
La réception des visiteurs est l’une des tâches les plus importantes pour la
secrétaire.
La bonne secrétaire doit être aimable, accueillante et très attentive en vers les
visiteurs pour pouvoir recueillir et donne les informations nécessaires et surtout pour
donner au visiteur une bonne image de la direction.
Le secrétariat de la francophonie et de la coopération culturelle étant beaucoup

sollicité, nous recevons tous les jours des visiteurs externes comme internes.
Lorsqu’un visiteur arrive, il y a plusieurs étapes à suivre :

Tout d’abord inviter le visiteur à asseoir, lui demander son nom, puis le motif
de sa visite. Eventuellement il pourrait remplir une fiche de demande
d’audience (voir annexe 2).
Dans le cas où le visiteur vient de l’extérieur et qu’il a un rendez-vous, si

le directeur est disponible, nous le faisons patienter et nous en informons le
directeur qui le recevra dès que disponible. Si le directeur est absent ou pas
disponible, la secrétaire s’excuse et lui fixe un autre rendez-vous.
S’il s’agit d’un visiteur venant de l’extérieur, et qu’il n’a pas de rendez-
vous, nous remettons une fiche de demande d’audience à remplir et nous
informons le directeur en lui précisant le nom et le motif de sa visite. S’il
souhaite le recevoir, l’introduire dans le bureau ou le faire patienter, sinon lui
fixer un rendez-vous ou prendre le message.
Dans le cas où le visiteur est un agent du ministère de la culture, il est

annoncé et introduit immédiatement chez le directeur lorsque celui-ci est
présent et disponible, sinon lui fixe une autre heure de rendez-vous.
Une table de décision multiple a été réalisée (page suivante) pour mieux
explique cette procédure.

30

31
4
2) La saisie des documentations

C’est une tâche primordiale dans le métier de la secrétaire. Le
traitement de texte consiste à la saisie, à la manipulation, à la mise en forme
d’un texte.
La secrétaire prend des notes sur recommandation du patron ou reçoit
un manuscrit à saisir.
Il est important pour la secrétaire de corriger les fautes et de faire
d’éventuelles suggestions.
Le traitement de texte se fait à l’aide d’un micro-ordinateur. Le texte
saisi est enregistré en vue d’une utilisation ultérieure, il est ensuite imprimé et
soumis au patron.
Durant tout le stage, j’ai eu à réaliser différents documents dont la :
- Demande d’appui (voir annexe 1)
- Demande d’audience (voir annexe 2)
- Autorisation d’absence (voir annexe 3)
- Participation à un film Ivoirien (voir annexe 4)
3) Les photocopies
La reproduction des documents se fait de manière très simple. Il suffit

de mettre l’appareil sous tension et attendre le préchauffage, dès qu’apparait
un signal lumineux, il faut vérifier s’il y a du papier dans le bac à papier, si oui
c’est alors qu’on peut faire des copies.
Pour faire des copies, il faut soulever le couvercle sous lequel se trouve
une vitre et ajuster l’original sur la vitre (selon le format du papier), ensuite
rabaisser le couvercle et composer le nombre de copie souhaité sur le clavier
numérique puis actionner la touche pour démarrer le tirage.
Une LISTE de CONTROLE a été réalisée à la page suivante.

PROCESSUS DE REPRODUCTION COPIES

32
4
CHECK-LIST : REPRODUCTION DE COPIES
N° OPERATIONS
1 - Mettre l’appareil sous tension
2 - Attendre le préchauffage
3 - Attendre le signal lumineux
4 - Vérifier s’il y a du papier dans le bac à papier
5 - Mettre du papier s’il y a lieu
6 - Soulever le couvercle sous lequel se trouve une vitre

7 - Ajuster l’original sur la vitre selon le format du papier
8 - Rabaisser le couvercle
9
- Composer le nombre de copies souhaité sur le clavier numérique
10
- Actionner la touche pour démarrer le tirage
11
- Attendre la fin des tirages
12
- Soulever le couvercle
13
- Retirer l’original
14
- Prendre les photocopies
15
- Refermer le couvercle
4) La gestion des appels téléphoniques

L’utilisation du téléphone est la plus courante des tâches du secrétariat,

la secrétaire reçoit tous les appels téléphoniques externes ou internes
destinés au patron.
A la réception d’un appel téléphonique, la secrétaire décroche le

combiné et répond « direction de la francophonie et de la coopération 33
4
culturelle, « DFCC bonjour ».
Elle demande ensuite le motif et en fait cas au patron si celui-ci est

présent. Dans le cas contraire elle recueille les informations, le message de
l’appelant et les enregistre sur une fiche.
5) Le traitement du courrier
Le courrier est l’ensemble des documents qui servent de liaison entre

les différentes structures d’un même service (courrier interne) et entre
entreprise et son environnement externe (courrier externe).
Ainsi distingue-t-on deux (02) types de courriers : le courrier « arrivée » et le

courrier « Départ ».
5-1) Le courrier « Arrivée »
Ce courrier est généralement composé de lettre, fax des autres du

ministère de la culture et de la francophonie.
A l’arrivée du courrier, la secrétaire vérifie s’il est vraiment adressé à la

direction de la francophonie et de la coopération culturelle ; si c’est le cas, elle
appose sa signature dans le cahier de transmission du vaguemestre.
Après l’avoir enregistré, elle le dispose dans le parapheur et le transmet

au patron. Si le courrier est adressé au patron avec son nom propre la
secrétaire le transmet sous plis fermé au patron.

A la page suivante, un algorigramme a été réalisé pour expliquer le

traitement d’un courrier Arrivée au sein de la direction de la francophonie et de
la coopération culturelle (DFCC).
34
4


35
4
5-2) Le courrier « Départ »

C’est un courrier qui part d’une entreprise ou d’un service à un autre.
Le patron rédige le courrier manuscrit (au brouillon) et le transmet à la

secrétaire pour saisir. Après traitement du courrier 1, elle le transmet au
patron plus le brouillon dans le parapheur.
Le patron le vérifie, fait des annotations et le transmet à la secrétaire.

Celle-ci porte les différentes corrections ; après elle imprime le courrier 2,
détruit le brouillon et transmet le courrier 1 et 2 au patron. Ensuite, le patron
vise et le transmet à la secrétaire. Elle passe à l’enregistrement (en attribuant
un numéro ; une date et le cachet). Dans le registre « courrier départ », la
secrétaire fait une photocopie du courrier 2 pour décharge, puis expédie
l’original (courrier 2) au destinataire et détruire le courrier 1. Après décharge,
la photocopie du courrier 2 est classé dans le chrono départ.
Un SCOM a été réalisé à la page suivante pour mieux explique ce processus.

36
4

37
4
A la direction de la francophonie et de la coopération culturelle, le

directeur tient ses réunions hebdomadaires tous les mardis de 15h à 16h avec
les sous-directeurs et les agents.
Les rendez-vous avec les visiteurs doivent être bien ficelés afin d’éviter
les désagréments.
Alors la secrétaire dispose d’un agenda lui permettant de mieux planifier

les rendez-vous. Elle rappelle au patron ses rendez-vous en cas d’oubli.
6) Le classement des documents
C’est une pratique qui permet à la secrétaire de conserver les

documents aussi longtemps qu’il le faudra et de les retrouver facilement pour
d’éventuelles consultations en cas de besoin.
De ce fait, le classement est fait dans un chrono c’est-à-dire lorsque le

directeur de cabinet appose sa signature et que le service courrier le reçoit, il
se charge de faire la copie du document qui est de retour à la direction c’est
en ce moment-là que la secrétaire se charge de le classer dans le chrono.
Elle dispose de plusieurs chronos dans lesquels est classé chaque type
de courrier arrivant ou partant du secrétariat. Les classeurs ou chronos sont
rangés dans un meuble de rangement.
Voir l’exemple.

38
4
CLASSEMENT DECIMAL DES DIFFERENTS

DOSSIERS DU SEVICE
1-COURRIER
1.1 Courrier externe
1-1-1 Courrier « arrivée »
1.1.1.1 Demande d’audience

1.1.1.2 Demande de parrainage
1.1.1.3 Demande de congé
1-1-2 Courrier « départ »
1-1-2-1 Réponse à la demande d’audience
1-1-2-2 Réponse à la demande de parrainage
1-1-2-3 Réponse à la demande de congé
1-2 courrier interne
1-2-1 Les Notes

1-2-1-1 Note de service
1-2-1-2 Note d’information
1-2-2 Les Bordereaux

1-2-2-1 Soit transmis
1-2-2-2 bordereau d’envoi

39
QUATRIEME
PARTIES
CRITIQUES ET
SUGGESTIONS

40
L’implication et la disponibilité du personnel du ministère à la formation

des stagiaires est d’un apport capital dans le bon déroulement du stage.
Néanmoins, il y a certaines imperfections qui ont attiré notre attention.

C’est dans cette optique que nous avons eu à émettre quelques critiques et
proposer quelques suggestions.
1- CRITIQUES
Il règne une atmosphère de convivialité au sein du ministère de la culture et

de la francophonie, précisément dans la direction de la francophonie et la
coopération culturelle. Cela nous a permis de mener nos stages à bon terme.
Cependant, certains facteurs empêchent la secrétaire en particulier et la

direction en général d’accomplir son travail aisément :
 Les dossiers ne sont pas bien archivés ;

 L’absence de scanner et de téléphone fax ;
 Problème de micro-ordinateur
 Le manque de répartition des agents au niveau des sous-directions.
2- SUGGESTIONS
Il faut un classement adéquat des dossiers pour faciliter les recherches

ultérieures afin de les utiliser pour accélérer le traitement d’un dossier
similaire.
L’obtention de l’un de ses matériels permettra à la secrétaire d’expédier
rapidement les réponses ou les imputations aux différents courriers qui lui sont
transmis.
Cela lui permettra d’éviter les va et vient dans les différents bureaux ou
aller au 21eme étage ou cet outil est disponible.
Les agents doivent être répartis entre les services pour qu’ils soient en
contact direct avec leurs supérieurs hiérarchiques afin de leur soumettre en
premier ressort le fruit de leur travail.

41
CONCLUSION
Le stage que nous avons effectué au ministère de la culture et de la

francophonie, plus précisément à la direction de la francophonie et de la
coopération culturelle a été bénéfique pour nous, en ce sens qu’il nous a
permis d’acquérir beaucoup de connaissances sur le plan professionnel.
Il nous a permis de voir l’importance de la pratique du secrétariat et l’utilité

de la secrétaire dans un service.
Cela emmène la secrétaire à faire preuve non seulement de dynamisme,

mais aussi de professionnalisme et de fermeté.
En effet, nous savons maintenant quel comportement adopter dans un

secrétariat pendant l’accueil d’un visiteur. Vue que la secrétaire représente le
miroir de l’entreprise, de ce faite elle doit être tolérante, accueillante, aimable,
discrète et surtout avoir la maîtrise de soi.
En fin, nous avons été bien outillés pour mieux affronter les réalités dans le
métier de secrétaire et d’approfondir nos connaissances en informatique.
A présent, nous sommes déterminés à pratiquer ce métier aux nombreux

enjeux.

42

43
ANNEXE 1 : REPONSE A UNE DEMANDE
ANNEXE 2 : DEMANDE D’AUDIENCE
ANNEXE3 : DEMANDE D’AUTORISATION D’ABSENCE
ANNEXE 4 : PARTICIPATION A UN FILM IVOIRIEN

44
ANNEXE 1
GF/BS
MINISTERE DE LA CULTURE REPUBLIQUE DE COTE D’IVOIRE
ET DE LA FRANCOPHONIE Union-Discipline- Travail
.................................
LE MINISTRE
....................

45
Avis du Directeur
Favorable
Défavorable

46

47
ANNEXE 4
MINISTERE DE LA CULTURE
ET DE LA FRANCOPHONIE
Union – Discipline – Travail
-------------------- ...........................
LE CABINET
------------ Abidjan, le
N°...............MCF/CAB-01/DC
/-) u
Professeur JANNE TAGLIANTE SARACINO
Ambassadeur de côte d’Ivoire en Italie
Tel : + 39 06 44 23 11 29 / +39 06 44 26 09 11
Email : ambassadecoteivoire@61rocketmail.com
Objet : Participation de films ivoiriens

à la 8ème édition du festival de film Francophone
dénommé Francofilm
Excellence Madame l’ambassadeur,
J’accuse réception du courrier n°1424 RO/16/JTS/SV par lequel vous m’informez de

l’organisation de la 8ème édition du festival de film Francophone dénommé Fancofilm, prévu
du 07 Novembre 2017 à Rome.
Je voudrais vous adresser mes sincères remerciements pour vos nobles actions en faveur
de la promotion du cinéma Ivoirien en Italie.
Il me plait de vous faire connaître le titre du film qui pourrait représenter la Côte d’Ivoire à
cette rencontre cinématographique.il s’agit de « SANS REGRET » du réalisateur Jacques
TRABI.
A cet effet, je vous transmets les coordonnées de Madame Nadine GORAN, chargée de
communication de la structure de production "Baby picture" afin que vous vous accordiez
sur les modalités de mise en disposition de l’œuvre.
Téléphone : +225 07 05 23 30 /46 55 75 59 ; Email :

ambassadecoteivoire@61rocketmail.com
Tout en vous réitérant ma gratitude pour votre contribution au repositionnement du cinéma

Ivoirien à l’étranger, je vous prie de recevoir, Madame l’ambassadeur et chère sœur,
l’expression de mon profond respect.
P/Le Ministre et par délégation

Le Directeur de Cabinet

48

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Rapport de stage Assistanat de Direction

MINISTERE DE L’ENSEIGNEMENT SUPERIEUR

INSTITUT SUPERIEUR TECHNIQUE LA COLOMBE

MINISTERE DE LA CULTURE ET DE LA FRANCOPHONIE

OPTION : ASSISTANAT DE DIRECTION

Institut Supérieur Technique la Colombe

A l’ETERNEL LE DIEU TOUT PUISSANT, qui par sa Volonté et sa

A tous mes amis et surtout, à tous ceux qui m’ont soutenue et

Institut Supérieur Technique la Colombe

La réalisation de ce rapport n’aurait pu être possible sans le soutien de

J’adresse du fond du cœur mes remerciements à :

 Madame GBANE mon professeur encadreur pour sa disponibilité ;

Institut Supérieur Technique la Colombe

Institut Supérieur Technique la Colombe

Le Brevet Technique Supérieur (BTS) option Assistanat de Direction est un

Institut Supérieur Technique la Colombe

Le Ministère de la Culture et de la Francophonie est une institution

Aujourd’hui, il est dénommé Ministère de la culture et de la

II- HISTORIQUE ET EVOLUTION DU MINISTERE DE LA CULTURE ET DE

Institut Supérieur Technique la Colombe

TABLEAU RELATIF A L’EVOLUTION DU MINISTERE

PERIODES DENOMINATIONS MINISTERES

Institut Supérieur Technique la Colombe

III- ORGANISATION DU MINISTERE DE LA CULTURE ET DE LA

Le Ministère de la Culture et de la Francophonie, pour l’exercice de ses

 Un(01) Directeur de Cabinet

2) les services rattachés

 Le service de la communication et de la documentation ;

2-1) L’inspection générale

L’inspection générale est dirigée par un inspecteur général, lequel est

- De procéder au contrôle administratif et financier des établissements et

Institut Supérieur Technique la Colombe

- De contrôler l’application de la législation, de la règlementation

Ce service est dirigé par un chef de service. Il a pour rôle :

- D’élaborer et de mettre en œuvre la politique de communication interne

2-3) La Brigade de Lutte contre la Fraude et la Piraterie des œuvres

2-4) le service de la Planification, Statistique et de l’Economie Culturelle

Ce service est dirigé par un chef de service nommé par arrêté.

Institut Supérieur Technique la Colombe

Le service de planification des statistiques et de l’Economie culturelle est

- D’assurer la production des statistiques se rapportant aux activités

3) les Directions Centrales

- La Direction des Affaires Financières ;

Institut Supérieur Technique la Colombe

3-1) la Direction des Affaires Financières (DAF)

 La sous-direction du budget, de la comptabilité et des marchés ;

La Direction des Affaires Financières est chargée :

- De préparer et exécuter les différents budgets ;

3-2) La Direction des Ressources Humaines (DRH)

La direction des ressources humaines comprend deux sous- directions.

 La sous-direction des emplois, des carrières et des affaires sociales ;

La direction des ressources humaines est chargée :

- De mettre en œuvre la politique générale de gestion des ressources

Institut Supérieur Technique la Colombe

- D’assurer le suivi de la situation administrative des agents, notamment

Elle comprend deux sous-directions, qui sont :

 La sous-direction des infrastructures culturelles ;

La Direction des Infrastructure et des Equipements Culturels est chargée :

- De mener les études techniques, les travaux de conservation et de la

Institut Supérieur Technique la Colombe

3-4) la Direction du Patrimoine Culturel (DPC)

Cette direction comprend trois sous-directions qui sont :

 La sous-direction des musées, des sites et monuments ;