DOSSIER PROFESSIONNEL

Marine PERRIER
Bachelor Ressources Humaines
2019-2020

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Table des matières
Table des matières................................................................................................................... 2
Remerciements………………………………………………………………………………………..3
Résumé………………………………………………………………………………………………...4
Summary……………………………………………………………………………………………….4
Introduction…………………………………………………………………………………………….5
I/ Présentation de l’entreprise et analyse du contexte…………………………………..
………….6
1.1. L’entreprise et l’agence…...…………………………………………………………….6
1.2. La formation professionnelle……………………………………...………….…………
7
1.3. Constat et annonce de la problématique………………...………………….
………...8
II/ Mise en œuvre…………………………………………………………………………………….10
2.1. Organisation actuelle du suivi des formations……………………………….………
10
2.2. Nouvelle organisation………………………………………………………………….11
2.2.1. Tableau Excel de suivi des formations………………………..….
……….11
2.2.2.Tableau Excel de suivi « après formation »…………………..….
……......12
2.2.3. Saisi des formations sur l’outil GEFLOG……………...…….….…………
13
2.2.4. Création d’une enquête……………...…………………………….
………..14
2.2.5. Dématérialisation des documents des formations……………….
……….16
2.2.6. Création d’une note d’information………………….....………….
………..17
Conclusion……………………………………………………………………………………………18
Annexe 1 : Tableaux GAP…………………………………………………………………………..20
Annexe 2 : Tableau de suivi « après formation »..……………………………………………….21
Annexe 3 : Enquête de satisfaction.…………………………………………………………….....22
Annexe 4 : Note d’information ……………………………………………………………………23

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REMERCIEMENTS

Je souhaite remercier l’équipe pédagogique d’Ipac Bachelor Factory pour leur implication
tout au long de cette année.

Je remercie ma tutrice Mme Chloé CHARVIN, assistante de région, de m’avoir accordée

toute sa confiance pour réaliser ce Bachelor Ressource Humaines en alternance. Nous
avons pu construire une relation de travail harmonieuse tout en trouvant une organisation
complémentaire grâce à notre vision similaire des méthodes de travail ainsi que nos valeurs
RH. J’ai beaucoup appris à ses côtés car elle m’a vraiment permis d’être en capacité de
réaliser des tâches très polyvalentes et enrichissantes professionnellement. Malgré son
départ, elle a toujours montré de l’intérêt pour mon projet professionnel et s’est rendue
disponible afin de m’apporter son aide lorsque j’en avais besoin.

Je remercie M Kevin ROUVERRA, chef d’agence, pour son implication tout au long de mon
expérience au sein de son agence.

Je remercie M Bruno BABILAS, directeur de région, d’avoir veillé à mon intégration dans
l’entreprise et de m’avoir conviée à tous les évènements organisés.

Je remercie également M Laurent MIQUEL, planificateur, d’avoir pris de son temps pour
m’accompagner lors de la réalisation des tâches les plus complexes et dans l’apprentissage
de l’utilisation des logiciels.

Je remercie M Linda VENULETH, remplaçante de Mme Chloé CHARVIN en cours d’année

de m’avoir impliquée dans son travail dès son arrivée en étant attentive à mon ressenti, mon
savoir et mon organisation depuis mon entrée dans l’entreprise en septembre 2019.

Je remercie toute l’équipe de m’avoir si bien intégrée dès mon premier jour de travail et cela
tout au long de mon alternance, en m’ayant permis de suivre plusieurs formations afin de me

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familiariser avec l’entreprise. Mais également pour leur gentillesse, leur bienveillance ainsi
que leur soutien au quotidien.

Je remercie également toutes les agences SERIS pour avoir apporté des réponses à mes
questions ainsi que leur aide et leur savoir lorsque j’en ressentais le besoin.

RESUME

Titulaire d’un BTS assistant de manager, j’ai choisi de poursuivre mes études en réalisant un
Bachelor Ressources Humaines.

Intégrée à l’Ipac Bachelor Factory de Montpellier en Septembre 2019, j’ai effectué mon
alternance au sein de l’entreprise de sécurité SERIS en tant qu’assistante de région.
Rattachée au Directeur de région, je travaille en collaboration avec le responsable d'agence
et le planificateur. J’assure le suivi administratif de l'agence ainsi que la gestion du personnel
au côté de ma tutrice Mme Linda VENULETH.

Au cours de ma formation, j’ai pu constater qu’il n’y avait aucun suivi du plan de formation de
nos salariés. L’objectif de cette année était donc d’améliorer le suivi des formations afin
d’avoir une meilleure organisation lors de la planification des sessions. C’est pourquoi, j’ai
été chargée d’améliorer le suivi des formations obligatoires de nos salariés en mettant en
place des outils qui nous permettraient de visualiser toutes les formations des salariés afin
de réduire les oublis et éviter les suspensions de travail. En effet, ce suivi est indispensable
car une formation arrivée à expiration entraîne une interdiction d’exercer.

Je suis certaine que le fruit de mon travail donnera satisfaction à toute l’équipe lors de sa
mise en place car il permettra de faciliter le suivi et la planification des sessions de forma-
tions obligatoires.

« Notre vision long terme et notre capacité d’investissement nous permettent

d’innover pour anticiper les nouveaux enjeux internationaux et réaliser de
façon pérenne notre ambition initiale : participer à rendre notre monde plus
sûr. »

SUMMARY

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SERIS is a French company created in 1958 in Saint-Nazaire , which goal is to meet the
growing needs for support in terms of safety and security.within ompanies of the private
sector. The company differentiate itself through an entrepreneurial spirit asserted with
strong human values.
This leading and independant French security group, now brings together more than 40,000
employees worldwide and deploys a strong policy to meet the requirements of the evolving
Private Security sector.

Within the agency, my position is regional assistant whilst still studying alongside.
I report to the regional director and I work in collaboration with the agency manager and the
planner.
I ‘m in charge of the agency’s administrative tasks as well as staff management alongside my
tutor Linda VENULETH.

This year's goal is to improve trainings follow-up in order to have a better

organization during planning sessions.
This will also allow us to have a better monitoring of employees in terms of compulsory and
non-compulsory training. Indeed, this follow-up is essential because training that has expired
results in a ban on practicing.
My tutor therefore asked me to design tools that would allow us to view all of our employees'
training in order to reduce oversights and avoid work suspensions.

"Our long-term vision and our investment capacity allow us to innovate to anticipate
new international challenges and achieve our initial ambition and make it lasy:
helping to make our world safer.

INTRODUCTION

Le fait que notre entreprise finance les formations obligatoires de nos salariés en contrat à
durée indéterminée est l’occasion pour eux de s’adapter à l’évolution constante du monde de
travail en étant davantage qualifiés. Cela leur permettra de développer d’autres aptitudes
acquises pendant la formation. Il s’agit d’une forme de reconnaissance de la potentialité de
nos salariés que l’entreprise a décidé de mettre en place afin de garantir et maintenir leurs
compétences. C’est donc une façon d’encourager l’ensemble de nos salariés et de les
motiver dans leur travail.

Être agent de sécurité est avant tout un métier de compétence. Celle-ci s’acquiert d’abord
par la réussite à une formation qualifiante spécialisée, appelée le Certificat de Qualification
Professionnelle Agent de Prévention et de Sécurité (CQP-APS). Elle est obligatoire et
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comporte 140 heures de cours et 35 heures de spécialisation comprenant divers modules
juridiques et techniques. L’ensemble est évalué par des épreuves validant l’acquisition des
savoirs, des savoir-faire et des savoir-être indispensables à l’exercice de la profession.
L’agent est ensuite soumis à des “recyclages”, c’est à dire des heures de formation continue
lui permettant de maintenir et d’actualiser ses compétences.
Ces formations sont obligatoires pour continuer à exercer l’activité. De plus, elles permettent
aux agents de se maintenir à niveau et de s’adapter aux nouvelles exigences du métier. Par
exemple, depuis 2017, 13 heures ont été ajoutées à la formation initiale et continue pour
préparer les agents de sécurité à la prévention des risques terroristes.

Compte tenu de la diversité des postes et des fonctions qu’il est appelé à occuper, l’agent
développe par ailleurs de nombreuses compétences au fur et à mesure qu’il évolue dans sa
carrière. L’agent de surveillance doit posséder des notions de secourisme c’est pourquoi, la
formation Sauveteur Secouriste du Travail est également obligatoire et doit être recyclée
tous les 3 ans.

Ces exigences présentes dans les professions de sûreté et de sécurité nous obligent à être
particulièrement attentifs à ce que nos salariés effectuent toutes leurs formations de
« recyclages » afin de garantir à nos clients une prestation de qualité.

I/ PRESENTATION DE L’ENTREPRISE ET ANALYSE DU CONTEXTE

1.1. L’ENTREPRISE ET L’AGENCE

SERIS est une entreprise française créée en 1958 à Saint-Nazaire par la famille TEMPE-
REAU
Le but était de répondre aux besoins grandissants d’accompagnement des entreprises en
matière de sûreté et de sécurité. L’entreprise se différencie par un esprit entrepreneurial affir-
mé avec des valeurs humaines fortes.
Premier Groupe Français indépendant de sécurité SERIS déploie une politique forte lui per-
mettant de répondre aux exigences du secteur de la Sécurité Privée en pleine évolution.

Notre entreprise de sécurité compte 9 000 collaborateurs dans tout le territoire français. Le
personnel de structure est réparti partout en France au sein de 51 agences. Nous proposons
nos services à tous les secteurs d’activité en leur assurant une qualité de service
irréprochable. Les missions de l’agent de sécurité varient en fonction du lieu de travail, ils
peuvent donc être amenés à travailler de nuit et à effectuer des rondes.

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Au sein de notre agence située à Pérols nous sommes 5 employés et nous travaillons sous
la direction de monsieur BABILAS Directeur de Région. Je partage le même poste que
Madame Venuleth en tant qu’assistante de région. Nous nous chargeons de la partie
administrative des ressources humaines et gérons 400 salariés répartis sur de nombreux
sites afin d’assurer la sécurité. Le secteur d’activité dominant notre activité est celui de la
grande distribution.
Parmi nos 400 salariés, 200 d’entre eux sont en contrat à durée indéterminé dans la grande
distribution. De plus, l’entreprise gère depuis plusieurs années maintenant une partie
évènementielle avec 200 salariés en contrat à durée indéterminée répartis sur le stade de
rugby de Montpellier ainsi que sur le stade de foot à Nîmes.

1.2. LA FORMATION PROFESSIONNELLE

Nous devons accorder une attention particulière au suivi des formations de nos salariés afin
de garantir une prestation de qualité à nos clients.

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En effet, nous sommes dans l’obligation de renouveler chaque formation arrivée à date
d’échéance à tous nos salariés en contrat à durée indéterminé afin de leur garantir la
continuité de leur profession.

Puisque le secteur d’activité qui domine notre activité est celui de la grande distribution, nous
devons prendre en compte que les centres commerciaux, commerces de grande distribution
ou de distribution spécialisée sont des établissements recevant du public et ils sont donc
soumis à une réglementation particulière, précise et stricte en matière de sécurité. Pour nos
clients de ce segment, la sécurité des biens et des personnes est plus qu'une nécessité.

C’est pourquoi, la formation est devenue un élément indispensable de notre métier en raison
des attentes de nos clients car il s’agit d’une priorité de chaque instant en raison d’une
réglementation de plus en plus complexe et des multiples évolutions techniques.
En effet, dans le secteur de la sécurité, nombreux sont les diplômes devant être recyclés afin
de garantir un service de qualité à la totalité de nos clients, tous secteurs confondus. Il s’agit
d’une obligation de notre part de former nos salariés en contrat à durée indéterminé tout au
long de leur carrière afin de leur permettre d’exercer leur fonction.

L'agent de sécurité et de prévention est obligatoirement titulaire d'une carte professionnelle

remise par son employeur. Il doit être en capacité de la présenter à tout moment à la
demande de la police, de la gendarmerie ou du Conseil National des Activités Privées de
Sécurité. Chez SERIS, nous fournissons à nos salariés un badge professionnel au moment
de la signature de leur contrat où figure dessus leur numéro de carte professionnelle (qui
aura été vérifié préalablement sur le site du CNAPS) ainsi que la date de fin de validité avec
une photo du salarié pour que celui-ci puisse être reconnu en cas de contrôle. Nos agents
ont l’obligation de porter ce badge sur leur lieu de travail, il doit être apparent et à jour. En
cas d’oubli, le salarié n’aura pas l’autorisation d’entrer dans le magasin pour exercer sa
fonction.

1.3. CONSTAT ET ANNONCE DE LA PROBLEMATIQUE

Lors de mon intégration au sein de la mission « Formation » j’ai pu remarquer qu’à ce jour, il
n’y avait pas d’outils mis en place pour faciliter le suivi des formations de nos salariés à
cause d’un manque de temps et de rigueur de la part de l’assistante et du planificateur.
C’est pourquoi, la planification des formations est devenue une tâche assez complexe dans
notre agence car sans outils de suivi une déperdition d’informations se fait ressentir entre les
acteurs impliqués dans le processus de formation.

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Le suivi des formations doit susciter une réelle implication de notre part. Il faut savoir qu’aux
alentours des mois d’octobre et novembre, nos clients réévaluent notre offre en la comparant
avec celle des concurrents sur le marché de la sécurité.
Nous pouvons donc être amenés à perdre des clients et donc nos salariés présents sur le
site en question. Le dossier de reprise de marché doit être réalisé par l’assistante de région,
il est complexe et demande énormément de temps. Il est indispensable pour les salariés
susceptibles d’être repris par une autre entreprise d’être à jour dans leurs formations car ils
pourraient être défavorisés et perdre leur travail.

J’ai pu remarquer que la liste prévisionnelle des participants aux formations n’est jamais fixe,
nous devons en permanence nous adapter aux changements en essayant de combler les
trous afin d’optimiser au maximum ces sessions de formations. Nous recensons encore
malheureusement un bon nombre d’absences imprévues lors de ces sessions. Nous devons
garder à l’esprit que la prestation nous sera quand même facturée par l’organisme en cas
d’absence injustifiée. Je me suis questionné personnellement sur la qualité des formations
car nous n’avons aucun outil permettant d’apprécier le contenu proposé.

De plus, aucun outil n’a été pensé en ce qui concerne le suivi « après » formation en fonction
des salariés présents et ceux absents. Nous échangeons souvent avec nos 2 organismes de
formations A2S et EFICAS et nous sommes régulièrement amenés à leur demander si
certains de nos salariés ont bien passé une formation. Preuve que notre outil de suivi n’est
pas optimal.

L’absence et le retard concernant la dématérialisation des documents peut représenter un

réel danger pour notre entreprise car nous ne sommes pas à l’abri de perdre des documents
indispensables. En effet, nous comptons plus de 400 salariés dans notre région et chacun
d’entre eux possède un dossier avec les documents constituant leur droit d’entrée dans
l’entreprise.

Concernant le renouvellement des cartes professionnelles, l’employeur n’a pas l’autorisation

de se charger de la conception du dossier. En effet, les salariés commenceront la procédure
de renouvellement de carte professionnelle lors de leur formation « MAC APS (Maintien et
Actualisation des Compétences des Agents de Sécurité) ». Il faut savoir que le délai
d’attribution de la carte professionnelle par le CNAPS est relativement long et que certains
de nos salariés se voient suspendus d’activité suite à l’échéance de la date de validité.
La procédure d’anticipation de l’expiration des cartes professionnelles est la suivante :

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Après analyse de la situation et suite aux constats présentés précédemment, j’ai décidé de
traiter la problématique suivante :
« Comment améliorer le suivi des formations obligatoires au sein de l’entreprise ? »

II/ MISE EN OEUVRE

2.1. ORGANISATION ACTUELLE DU SUIVI DES FORMATIONS

Le suivi des formations des salariés en CDI se faisait à partir d’un tableau Excel assez léger
où nous pouvions seulement observer l’identité du salarié dans une première colonne puis,
l’intitulé de la formation passée dans une seconde et enfin, la date d’obtention dans la
dernière.
Pour moi, ce format de tableau de suivi n’était pas approprié au degré d’importance de cette
mission. Lors des sessions de planifications, nous devions regarder les formations des
salariés les unes après les autres en ayant uniquement de renseigné la date d’obtention.
Des erreurs pouvaient avoir été commises lors de la saisie de ces dates et ainsi nous
pouvions avoir de « faux résultats ».

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La planification des sessions de formation se fait en travail étroit avec le planificateur afin
qu’il puisse adapter les plannings des sites en fonction des absences prévues. Un bilan doit
être fait toutes les semaines afin de faciliter l’édition de nos « bons de commandes » qui sont
envoyés à l’organisme de formation afin d’établir un « devis » que nous devons renvoyer
signé pour que la réservation de la formation soit convenue.

Le fait que nous n’ayons pas d’outil de suivi « après formation » afin de faire un point sur les
salariés présents et absents nous amène souvent à nous rapprocher de nos organismes de
formations afin de leur demander quels étaient les participants présents aux formations ou
parfois même le renvoi des attestations de fin de formation. En effet, le centre de formation
doit nous envoyer après chaque fin de formation la fiche de présence signée par nos salariés
ainsi que des attestations de fin de stage. Pour la formation Sauveteur Secouriste du Travail,
en plus des attestations de fin de formation, nous devons recevoir des cartes par mail que
nous devons imprimer et envoyer aux salariés concernés.

Jusqu’à présent, les attestations de formation, diplômes, cartes étaient rangés physiquement
dans un classeur par ordre alphabétique ; cependant, nous nous sommes rendu compte que
ce classeur n’était pas à jour et que cette organisation n’était pas optimale pour différentes
raisons. Tout d’abord, le centre de formation ne nous envoie pas toujours automatiquement
ces attestations et cartes de formation. C’est pourquoi, nous revenons souvent vers eux afin
d’en faire la demande. Mais de notre côté, l’organisation concernant cette documentation est
mise de côté par manque de temps. Nous risquons donc d’égarer ces documents papiers
très importants et même être amenés à devoir refaire ce travail qui avait déjà été fait.

Aucun recensement n’est fait auprès des salariés après leur formation qui pourraient nous
permettre d’améliorer certains points afin de limiter les absences.

2.2. NOUVELLE ORGANISATION

( Voir annexe 1 )
2.2.1 - Tableau Excel de suivi des formations

Lorsque l’on m’a intégrée dans la mission du suivi des formations, j’ai immédiatement
remarqué que celui-ci pouvait considérablement être amélioré grâce à divers outils d’analyse
afin de faciliter la programmation des futures sessions de formations mais également réduire
le temps de travail de l’assistante et du planificateur afin de l’optimiser sur d’autres tâches.
J’ai été chargée de créer un tableau Excel complet et judicieux afin d’améliorer le suivi de la
formation. J’ai donc décidé de rajouter diverses rubriques qui me semblaient indispensables.
Tout d’abord, j’ai modifié la forme du tableau qui était jusqu’à présent classé par ordre
alphabétique. Nos salariés en CDI sont répartis sur 31 sites différents c’est pourquoi, j’ai
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décidé de classer les salariés par site. Cette disposition nous permettra par la suite d’éviter
de se retrouver en effectif réduit lors de sessions de formations et devoir ainsi faire appel à
un salarié en contrat à durée déterminé d’une journée. Cette disposition nous permettra
aussi de voir « l’état » des formations par site. Ensuite, j’ai inséré une colonne avec l’intitulé
de chaque formation présente dans notre entreprise en fonction du poste occupé par nos
salariés. Je trouvais qu’il serait très intéressant de compléter ces modifications en ajoutant
une colonne « Prochaine formation ». Cette colonne est ajoutée juste à côté des intitulés des
formations. J’ai également ajouté une formule permettant de calculer automatiquement dans
la colonne « Prochaine formation » la date de fin de validité de la formation. Les dates de
validité varient en fonction de la formation et les formules sont donc adaptées. Par exemple,
la formation de Sauveteur Secouriste du Travail doit être renouvelé tous les 2 ans
contrairement à la formation de Service de Sécurité Incendie et d’Assistance à Personnes
renouvelable tous les 3 ans ou encore le renouvellement de la carte professionnelle tous les
5 ans.

La colonne « Prochaine session » calculera donc automatiquement avant quelle date la

formation devra donc être recyclée en fonction de la date d’obtention saisie pour la formation
en question. Cela nous permettra donc de visualiser le nombre de salariés dont les
formations arriveront à échéance.

Afin d’éviter au maximum les oublis, j’ai trouvé très intéressant de relier les données de notre
tableau Excel à notre adresse mail afin de pouvoir configurer des alertes qui nous seront
automatiquement envoyé. L’objectif étant de nous prévenir de l’expiration des formations de
nos salariés afin que nous puissions engager les démarches nécessaires auprès de nos
organismes de formation.

( Voir annexe 2 )
2.2.2 - Tableau Excel de suivi « après formation »
Le manque d’un tableau de suivi « après-formation » ne nous permet pas de gagner du
temps lors de la saisie des formations sur l’outil GEFLOG. En effet, je dois rechercher les
bons de commande et demander à ma tutrice les personnes ayant été à la formation.
Parfois, elle ne se souvient pas si certains salariés ont bien suivi la formation ou pas. Je dois
donc rechercher les justificatifs ou me rapprocher des organismes de formations. J’ai donc
créer un tableau Excel de suivi « après-formation » en créant une feuille pour chacune de
nos formations obligatoires (donc 5 dans notre entreprise).

Sur ce tableau figure :

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- Le nom de l’organisme de formation afin de pouvoir le renseigner lors de la saisi de la
formation sur notre logiciel GEFLOG pour que le paiement parte au bon endroit.
- Les dates de la formation pour vérifier si le prix de la session de formation calculé
automatiquement sur le logiciel correspond bien à celui indiqué sur le bon de commande.
- Le nombre de participants prévus sur le bon de commande lors de la planification avec
l’organisme de formation.
- Les personnes présentes et absentes lors de la réunion. Cela nous permettra de savoir
quels salariés devront être replanifiés lors d’une prochaine session pour garantir la continuité
de leur fonction.
- La colonne « attestation de fin de formation » devra être complétée lorsque nous recevrons
les attestions de formation (elles confirment la participation du salarié à la formation et donc
son obtention) de la part de l’organisme. Cette colonne nous permettra de visualiser les
attestations que nous n’avons pas reçu afin de leur faire un retour en les demandant.
- Une colonne supplémentaire « Carte Sauveteur Secouriste du Travail » apparaît seulement
pour la formation MAC SST afin de recenser la réception ou non des cartes. Cette carte doit
obligatoirement être envoyé aux salariés et être rajouté à leur dossier dans la partie
« formation ».
- La colonne « type de formation » va nous permettre de saisir s’il s’agit d’une formation
initiale (donc passé pour la première fois par les salariés) ou d’un recyclage (permettant de
maintenir leurs compétences) dans le but de bien remplir les informations dans notre premier
tableau de suivi général.
-La colonne « saisie sur GEFLOG le … » nous permettra de suivre l’avancée des saisies tout
en évitant les doublons et les oublis.
Ce tableau devra donc être alimenté après chaque sessions de formation pour permettre à
l’assistante de gagner du temps lors de la saisie des formations informatiquement sur notre
logiciel. De plus, nous aurons une vision plus globale des documents obligatoires ayant été
reçu afin de justifier de l’obtention de la formation en cas de contrôle.

2.2.3 - Saisi des formations sur l’outil GEFLOG

L’outil de saisie des formations GEFLOG a été créé très récemment et j’ai eu l’opportunité
d’être sélectionnée afin de me rendre à Lyon pour participer à la formation au côté de
M.Matthieu HUET, responsable formation du groupe. J’ai donc été chargée de m’occuper de
tout le processus de saisie au sein de mon agence à partir du mois de janvier.

Au-delà d'être notre logiciel de suivi de la formation, GEFLOG est avant tout un outil de
communication avec notre OPCO (AKTO Réseau OPCALIA).
La mise en place de cet outil avait pour objectif de faciliter le suivi des formations au niveau
national. L’assistante de région doit mettre à jour GEFLOG chaque mois, pour permettre un
suivi régulier et consciencieux du plan réalisé par agence. Il s’agit de la seule base qui
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permettra au service formation de faire un bilan mensuel de nos dépenses en formation et
un suivi des agents formés. En effet, grâce aux éléments saisis dans l’outil une extraction
des données pourra être réalisée à la fin de chaque année pour pouvoir évaluer nos besoins
futurs en formation ainsi que le budget prévisionnel nécessaire pour l’année à venir. De plus,
l’outil permettra de déclencher automatiquement le paiement des formations auprès des

organismes de formation dès que celle-ci apparaîtra en « réalisée ». C’est pourquoi, en cas
de retard de saisie cela peut retarder la réception des attestations et diplômes suite aux
formations réalisées par nos salariés.

Le déroulement de la planification d’une session de formation sur l’outil se fate de la manière

suivante :
Grâce à notre tableau de suivi des formations ayant été mis en place dès le mois de
décembre dans l’entreprise, nous pouvons désormais visualiser les salariés dans le besoin
de renouveler leur formation. Nous commencerons donc les planifications sur bon de
commande auprès de nos organismes de formation. Nous avons la possibilité de saisir les
formations prévues sur le bon de commande sur GEFLOG en tant que formation « prévue »
puis, d’apporter des modifications lorsque la formation aura bien eu lieu afin de mettre à
jours le nombre de participants présent pour basculer la session en « réalisée ». Mr Matthieu
HUET, le responsable des formations m’a conseillé de saisir la session de formation
uniquement lorsque celle-ci aura bien eu lieu afin d’éviter de devoir passer trop de temps à
apporter des modifications sur les éléments saisis précédemment. Nous pourrons par la
suite alimenter notre nouveau tableau de suivi « après formation » après vérification des
fiches de présences envoyées par l’organisme de formation afin que nous puissions engager
la procédure GEFLOG.

( Voir annexe 3 )
2.2.4 - Création d’une enquête
Comme je l’ai mentionné lors de mon constat, nous n’avons pas d’outils permettant
d’apprécier la qualité du contenu proposé lors des sessions de formation. Puisque nous
comptons encore un bon nombre d’absences imprévues lors de ces sessions, j’ai décidé de
créer une enquête de satisfaction sous forme d’un questionnaire qui sera envoyé à chaque
fin de formation à nos salariés. L’objectif de ce questionnaire est de comprendre pourquoi
certains salariés restent réticent quant aux formations malgré le caractère obligatoire de
celles-ci en leur permettant de partager leur ressentis.
Le questionnaire est composé de 13 questions de nature différentes : à réponse unique ; à
échelle ; à réponse ouverte. La qualité de la formation est mise en avant dans ce
questionnaire. Au début du formulaire, sont posés des questions plutôt générales afin
d’évaluer la satisfaction des salariés. Puis, nous nous intéresserons aux outils pédagogiques

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proposés lors de la formation ainsi qu’à la documentation ayant été donnée aux participants
pour apprécier leur utilité. J’ai trouvé intéressant de poser des questions à échelle
concernant l’interactivité du groupe et la disponibilité des formateurs car les sessions de
formations durent parfois plusieurs jours et le manque d’échanges pourrait causer une
baisse d’attention et de participation de la part des participants. J’ai trouvé intéressant
d’interroger les salariés sur de possibles difficultés rencontrées lors de la session de
formation. La dernière partie du questionnaire se concentre sur le ressenti « après-
formation » du salarié et plus particulièrement au rythme de celui-ci et des compétences
ayant été démontrées par les formateurs. J’ai souhaité poser 2 questions ouvertes afin de
laisser la parole aux salariés et leur permettre d’exprimer leur ressenti, ces questions
pourraient nous permettre de repérer les principaux changements à apporter. Parmi ces 2
questions, une interroge les salariés sur leur souhait de voir un module de la formation plus
développé puis, une question leur permettant d’apporter leurs remarques vis-à-vis de la
formation suivie pour envisager des axes d’amélioration.

Je pense que le moyen de diffusion du questionnaire le plus adapté à notre entreprise est
celui par e-mail car nos agents de sécurité ont pris l’habitude de communiquer avec les
assistantes de cette manière-là. De plus, en raison du nombre d’agents et de sites, il est rare
que les salariés viennent dans nos locaux sauf lorsqu’il s’agit de signer leurs contrats de
travail ou de récupérer leurs tenues vestimentaires. Lors de l’embauche de nos salariés,
nous leur donnons une fiche de renseignement à remplir avec notamment le numéro de
téléphone et l’adresse e-mail. Nous ne rencontrerons donc aucune difficulté à leur faire
parvenir le questionnaire de cette manière-là.

En fonction des résultats de l’enquête, nous devrons peut-être envisager de travailler avec
un autre organisme de formation proposant des sessions de meilleures qualités. Il ne s’agit
pas de remettre en cause le travail de nos organismes, mais de satisfaire en priorité nos
salariés. En effet, les salariés ayant suivi une formation estimée de mauvaise qualité
pourront influencer leurs collègues et peut-être même les entraîner à ne pas se présenter à
la formation. Cependant, les formations proposées à nos salariés sont obligatoires afin de
maintenir et actualiser leurs compétences, et un refus de participation de leur part
entrainerait par la suite une incapacité d’exercer et ainsi une rupture du contrat de travail.
Nous devons veiller à proposer des formations de qualité à nos salariés.
De plus, plusieurs de nos salariés travaillant dans le secteur du Gard nous ont fait part d’un
éloignement trop important des centres de formations se situant uniquement à Montpellier.
Nous devons être attentif à ces remarques et commencé à réfléchir à travailler avec un
organisme supplémentaire se situant plus proche du Gard pour ces salariés étant quand
même assez nombreux.

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Il faut garder à l’esprit que beaucoup de nos agents n’ont pas internet ni accès au sondage
c’est pourquoi, nous pourrions en plus de cela favoriser l’opérationnel car il s’agit de quelque
chose qui fonctionne très bien en général. Grâce aux retours journalier des organismes de
formations avec les feuilles de présences, nous auront déjà rempli le tableau de suivi
« après-formation » en indiquant les salariés absents. C’est pourquoi, nous pourrions faire
un bilan tous les vendredis de chaque fin de mois avec le chef de poste des différents sites
au sujet des formations. Cela pourrait se faire physiquement lorsque 2 assistantes sont
présente en agence et si l’activité nous le permet, ou téléphoniquement afin de demander
comment s’est déroulé la session de formation et quels retours les chefs de poste ont-ils
reçus de la part de leurs agents. L’objectif serait d’améliorer le sentiment d’appartenance de
nos salariés en favorisant un échange constructif pour eux mais également pour nous.

2.2.5 - Dématérialisation des documents des formations

Lors de mon arrivée dans l’entreprise, un retard avait été accumulé en ce qui concerne la
dématérialisation des documents constituant les dossiers de nos salariés. C’est pourquoi,
ma tutrice m’a confiée la mission de dématérialisation depuis le mois décembre afin de
concrétiser notre amélioration du suivi des formations. Notre entreprise dématérialise ses
documents à partir d’un serveur interne nommé « Dématis » qui est installé sur toutes les
imprimantes principales au sein des agences. Nous accédons par la suite à l’outil à partir du
serveur « Bleu ». Le processus de dématérialisation se fait en 3 étapes :

La première est évidemment la phase de scan des documents sur le logiciel ;

La seconde étape se passe sur le logiciel, elle se nomme « Révision ». Cela va nous
permettre de visualiser l’ensemble des documents scanné de toutes les agences, nous
pourrons alors ajouter un filtre « MTP » pour afficher uniquement les documents d’une
agence en particulier. A partir de là, une liste va s’afficher et nous devrons ouvrir les
documents les uns après les autres pour leur attribuer une nature de document. Nous
devons être très attentif lors du choix du « type de document » car cela pourrait nous causer
problème lors de la 2ème étape.
En effet, la troisième et dernière étape se nomme « Validation » car il s’agit du transfert des
documents de l’étape précédente pour lesquels nous allons devoir associer le salarié à ses
documents. En fonction de la nature du document, des éléments supplémentaires seront
demandés comme la date d’embauche, la date d’obtention et de fin de validité des
formations. Ces informations sont essentielles car elles vont permettre de classer les
documents par catégorie dans le dossier informatique du salarié. Les catégories principales
(Contrats ; Paie ; Documents administratif ; Document professionnels ; Santé) comportent
chacune des sous parties (Due ; Solde de tout compte ; Pièce d’identité ; Formations ; Arrêts
Maladie) correspondant au thème principal. La crise sanitaire que nous avons connu depuis

16
le mois de mars m’a permis de me consacrer entièrement à cette mission pour mettre à jour
nos documents numériques et donc les dossiers de nos salariés.
Nous avons des obligations concernant la dématérialisation des documents que nous
devons absolument respecter. En effet, les données sont transmises et analysées au siège
de l’entreprise à Saint-Nazaire.
Nous pouvons donc être amené à recevoir des rappels nous informant que nous devons
impérativement nous repencher sur le processus de dématérialisation car les résultats que
nous avons obtenus étaient insuffisants par rapport aux nombres de dossiers salariés sur le
logiciel interne. Il faut savoir que pour chaque salarié, que ce soit en contrat CDI ou CDD, les
mêmes documents obligatoires sont demandés c’est pourquoi, le logiciel est capable
d’extraire ces données pour établir l’état d’avancée. Par la suite, il nous sera envoyé le
document de « complétude » qui recensera les documents n’ayant pas été dématérialisé
pour chaque salarié.

Ce système de dématérialisation va nous permettre de retrouver plus facilement les

documents mais surtout de conserver les attestations de formations et les diplômes de nos
salariés informatiquement afin de réduire le risque de perte. De plus, tout le monde pourra
accéder à ces données car les dossiers papiers des salariés sont rangés dans le bureau de
l’assistante de région et le personnel de structure ne connait pas obligatoirement son
organisation et n’y ont parfois même pas accès. Il s’agit donc de permettre à toutes les
autres personnes de l’entreprise d’aller chercher à n’importe quel moment les informations
dont ils auront besoin sur le dossier informatique du salarié. Nous devons être extrêmement
rigoureux au niveau du suivi des documents, car il s’agit d’éléments important avec de
nombreux enjeux qui en découlent. Cela s’inscrit dans notre démarche «moins de papier
pour plus de sécurité ».

( Voir annexe 4 )
2.2.6 - Création d’une note d’information
Nous devons prévoir des axes d’améliorations en ce qui concerne la communication auprès
de nos agents. En effet, nous devons les sensibiliser au processus de formation mis en
place par l’entreprise tout en essayant de favoriser une relation basée sur la confiance. Nous
avons développé plusieurs outils nous permettant d’être rigoureux dans le suivi des
formations obligatoires de nos salariés mais nous ne devons pas oublier que les salariés
restent l’élément essentiel dans notre travail. Nous devons donc revoir notre moyen de
communication en ce qui concerne les formations. En effet, jusqu’à présent aucune note
d’information n’a été prévue pour informer nos salariés de l’importance de se former au sein
17
de notre entreprise. Nous nous contentions uniquement de leur envoyer les convocations à
des sessions de formation et, lorsqu’il s’agissait de renouveler leur carte professionnelle, de
leur envoyer un courrier en indiquant : que celle-ci arrivait à expiration et que pour maintenir
leur fonction au sein de notre société, le renouvellement de celle-ci était obligatoire. A la
suite du mail est mentionné la procédure de renouvellement de la carte professionnelle que
les salariés devront veiller à appliquer afin de pouvoir continuer leur fonction. Dans le cas où
le salarié n’a pas encore effectué les démarches auprès du CNAPS, une mise en demeure
lui est envoyé par courrier avec accusé de réception puis, une convocation à un entretien
préalable et enfin, la procédure se termine par un courrier de licenciement pour « incapacité
juridique d’exécuter ses fonctions ». C’est pourquoi, j’ai décidé de rédiger une note
d’information plus adaptée aux profils de nos salariés. L’objectif est d’attiré leur attention sur
les formations que nous leur proposons mais surtout sur l’intérêt de celle-ci dans l’exécution
de leur fonction. En effet, il s’agit de maintenir et actualiser leurs compétences qu’ils mettront
au service de nos clients. La première partie de la note d’information sera destinée à
remercier nos salariés de travailler avec nous puis, nous les sensibiliseront au rôle qu’ils ont
au sein de notre société en représentant notre image auprès de nos clients. Puis, nous leur
rappelleront que suivre des formations est un élément précieux qui ne doit pas être négligé
car cela leur permettra de développer leur autonomie tout en renforçant leurs compétences.
Nous devons tout de même garder les éléments légaux dans cette note d’information et
insister dessus pour rappeler les règles à appliquer.

CONCLUSION
Pour répondre à la volonté de SERIS d’améliorer le suivi des formations obligatoires des
salariés, j’ai proposé à ma tutrice plusieurs outils qui pouvaient nous permettre de faciliter la
mission « formation ». Avec son accord, certains d’entre eux ont pu être mis en place très
rapidement afin d’en apprécier leur utilité et leur simplicité.

La création du tableau Excel de suivi des formations fût le premier à avoir été mis en place
au mois de décembre. Depuis, il s’agit d’un outil que nous utilisons quotidiennement nous
permettant un réel gain de temps dans nos recherches. En effet, nous avons la possibilité de
visualiser l’intégralité des formations obtenus par nos salariés en un seul clic. Il est
régulièrement mis à jour et permet au planificateur ainsi qu’a l’assistante de gagner du temps
lors de la planification des sessions de formations.
Le service informatique de l’entreprise s’occupe de la mise en place des alertes reliées à la
boîte mail de l’assistante lorsqu’une formation arrivera à expiration.

Nous avons pu développer un bon rythme de travail au niveau du suivi des formations en
ayant le réflexe d’alimenter le tableau Excel de suivi « après formation » dès réception de la
18
feuille de participation envoyée par l’organisme de formation. La saisie des formations sur
GEFLOG est devenue beaucoup plus simple et régulière. L’intégralité de nos documents
sont désormais dématérialisée permettant ainsi à tout le personnel de structure d’y accéder
beaucoup plus rapidement.

Concernant l’enquête de satisfaction, seulement une vingtaine de salariés ayant participé à

une formation durant le premier trimestre de l’année 2020 ont acceptés d’y répondre.
Globalement, les salariés sont satisfaits de leur formation et apprécient la qualité de leurs
échanges avec le formateur. Cependant les remarque qui reviennent le plus concernent le
lieu de l’organisme de formation étant souvent éloigné de leur domicile.

19
La note d’information à été transmise auprès de la direction pour obtenir l’accord de la
diffusion de celle-ci auprès de l’ensemble de notre personnel.

M’avoir permis d’améliorer le suivi des formations de l’agence a été une expérience très
enrichissante d’un point de vu professionnel et personnel. J’ai pu travailler en collaboration

20
avec mon équipe en échangeant sur la mise en place de cette nouvelle organisation tout au
long de l’année.

Mettre en œuvre les outils adaptés pour simplifier la méthodologie du plan de formation me
réconforte dans mon choix de travailler au sein des Ressources Humaines puisque le travail
en collaboration au sein de ce métier est primordial.

21
Annexe 1 :Extrait du Tableau de suivi des formations ( Entreprise\Tableau GAP A86 - 086 - A72.xls )

22
Annexe 2 : Tableau Excel de suivi « après-formation » ( TABLEAU PRESENCE FORMATON.ods )

23
Annexe 3 : Enquête de satisfaction

VOTRE AVIS NOUS INTÉRESSE !

Chers collaborateurs, vous venez tout juste de participer à une session de formation et nous avons
besoin de vous ! En effet, votre avis nous est indispensable afin que nous puissions évaluer votre
satisfaction en proposant des axes d’amélioration pour adapter les sessions de formation à vos
attentes et vos besoins. Merci de bien vouloir nous aider en prenant quelques minutes de votre temps

pour y répondre 😊
Vos réponses seront confidentielles et ne seront pas communiquées nominativement.

Merci de bien vouloir remettre le formulaire à l'assistante de région avant le 15/05/2020 à l'adresse
mail suivante : agence-mtp@seris.fr

Le 12 mars 2020
*Obligatoire

Quelle formation avez-vous suivi ? *

Une seule réponse possible.

MAC APS

MAC SST

SSIAP1

SSIAP2

L'ORGANISME DE FORMATION

1.Avez-vous trouvé les outils et/ou supports pédagogiques adaptés ? *

Une seule réponse possible.

Oui
Non

2.Que pensez-vous de la documentation qui vous a été remise pendant la formation ? *

Une seule réponse possible.

Très bonne
Insuffisante
Trop importante

24
 LES FORMATEURS

3.Sur une échelle de 1 à 10, comment évaluez-vous la disponibilité des formateurs ? *

Une seule réponse possible.

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

4.Comment évaluez-vous les compétences démontrées par le(s) responsable(s) de formation

?*

Plusieurs réponses possibles.

Elevées
Correctes
Faibles

5.Sur une échelle de 1 à 10, comment évaluez-vous le degré d’interactivité pendant la

formation ?

Une seule réponse possible.

2 2 3 4 5 6 7 8 9 10

LA FORMATION

6.Qu’avez-vous pensé de la formation ? *

Une seule réponse possible.

Très satisfaisant

Satisfaisant

Insatisfaisant

7.Avez-vous rencontré des difficultés durant votre formation ? Si oui, lesquelles ? *

25
8.Quel module de la formation auriez-vous souhaité voir plus développé ? *

PÉRIODE DE FORMATION

9.Qu’avez-vous pensé de la durée de la formation ? *

Plusieurs réponses possibles.

Trop longue
Très satisfaisante
Insuffisante

10.Qu’avez-vous pensé du rythme de la formation ? *

Une seule réponse possible.

Pas assez important

Satisfaisant

Trop intense

VOTRE RESSENTI

11.Selon vous les objectifs de la formation ont-ils été atteints ? *

Une seule réponse possible.

Oui
Non

12.Recommanderiez-vous cette formation à vos collègues ? *

Plusieurs réponses possibles.

Oui
Non

13. Quelles remarques pourriez-vous faire afin d’améliorer la qualité des sessions de
formation ?

26
Annexe 5 : Note d’information

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