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Préparez un document présentant de manière synthétique les projets Medisys/Medinet décrits ci-
après, selon le plan suivant :
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PLAN
1) Rappel du contexte
2) Enjeux
3) Description du projet Medisys
4) Les objectifs clefs de Medisys
5) Description du projet Medinet
6) Les objectifs clefs de Medinet
7) Facteurs clefs de succès
8) Risques principaux
9) Indicateurs à mettre en place
10) Etude économique
11) Conclusion : Pourquoi lancer ces projets ?
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Ce type de document est souvent nommé « Brief Projet » dans le monde des grandes entreprises.
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DOSSIER DE PRESENTATION
1. EXECUTIVE SUMMARY
Dans le cadre du plan « Hôpital 2012 », le CHU de Vivejoie la Grande* souhaite moderniser son
système d'information pour permettre le partage d'un plus grand nombre d'informations entre les
différentes unités administratives, logistiques et médicales et accroître ainsi sa réactivité et son
efficacité dans l'accompagnement de ses patients.
Pour répondre aux exigences de ce programme, il est nécessaire de mettre en place une nouvelle
architecture réseau afin de supporter et diffuser les nouveaux services.
Les grandes orientations des CHU sont identiques à celles suivies par les Centres hospitaliers ou
cliniques, mais par l’effet taille et par leurs missions spécifiques, les CHU investissent dans des
directions complémentaires. Ainsi, des gains de productivité sont recherchés dans le domaine des
achats hospitaliers (E.D.I , E-Procurement) mais aussi dans la gestion informatique (automatisation
et télégestion des parcs informatiques). Les problèmes de sécurité, de gestion d’annuaire et
d’interopérabilité (c’est à dire faire fonctionner ensemble des logiciels de provenance différentes)
prennent une importance capitale dans les établissements universitaires qui comptent plusieurs
milliers d’utilisateurs et de postes de travail.
Dans les CHU nous constatons également l’émergence de demandes nouvelles liées aux missions
d’enseignement, de recherche et d’animation de réseaux de soins. Elles appellent la création de
bases de connaissances, la mise en place de liens informatiques entre l’université et les CHU ainsi
que des solutions informatiques ouvertes sur la ville ou la région, partagées entre les acteurs d’un
réseau de soins.
Enfin, et de manière plus prospective, on peut entrevoir 3 axes d’évolution :
1. des modifications lourdes des systèmes informatiques afin de s’adapter aux grandes
réformes structurantes (mises en place des centres de responsabilité par exemple) ou aux
nouveaux contextes réglementaires (nouvelle classification des actes, financement à la
pathologie, loi sur le droit accès au dossier patient, loi sur les centres d’hébergement de
données, etc...),
2. la demande accrue de systèmes informatiques transversaux pour la gestion déconcentrée,
3. la mobilité des matériels et l’intégration de plus en plus poussée d’objets multimédia (voix,
images et vidéo de production) dans les dossiers médicaux informatisés.
Tous nos choix informatiques doivent prendre en compte ces évolutions.
Après des années de valorisation des métiers avec une vue verticale et compartimentée, le CHU de
Vivejoie La Grande a pensé qu'il était utile de rechercher davantage de coordination et de
programmation des multiples étapes du séjour d'un patient à l'hôpital.
La transversalité c'est un regard nouveau sur l'hôpital, un fonctionnement différent qui donne la
priorité à l'agenda du patient afin d'améliorer sa prise en charge lors d'une hospitalisation.
Pour atteindre cet objectif, les projets MediSys (mise en place d'un nouveau système d'information
hospitalier) et MediNet (Le nouveau réseau), au lieu de juxtaposer un certain nombre de systèmes
ou d'outils qui servent les fonctions spécialisées : radiologie, anatomie pathologique, laboratoires,
etc…, visent à améliorer la circulation d'information et toutes les étapes de la prise en charge du
patient, en s'appuyant sur son agenda.
Fiabilité, performance de l'infrastructure, disponibilité des applications de gestion réorganisées
autour d’un P.G.I., capacités d’accès et de publication de l’Intranet, connectivité des réseaux de
santé, intégration des flux multimédia et notamment de vidéoconférence, sont les atouts retenus
pour la mise en place de la nouvelle architecture réseau.
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2. PRESENTATION DE L'ETABLISSEMENT
2.1. Le CHU
Au cœur de la région Région Monts d'Or – Cote d'Argent (MOCA), les équipes du Centre Hospitalier
Universitaire de Vivejoie-la-Grande1 soignent chaque année plus de 200 000 patients. Premier
centre hospitalier de la région, son rayonnement tient à sa capacité à traiter la quasi totalité des
pathologies et notamment les plus complexes et les plus urgentes.
Parmi les établissements :
• Le Centre Administratif Hippocrate
• L’hôpital Ambroise Paré (660 lits)
• L’hôpital Avicenne (430 lits)
• L’hôpital Pasteur (840 lits)
• L’hôpital Fleming (520 lits)
• L’hôpital Charcot (350 lits)
Soit un total de 2 800 lits.
Quelques indicateurs d’activités annuels caractéristiques :
• 88 000 entrées
• 690 000 journées d’hospitalisation complètes
• 370 000 consultations
• 63 000 urgences
• Taux réel d’occupation : 90 %
• 62 600 actes chirurgicaux
• 134 000 000 unités B (Labos d’analyse de biologie médicale)
La qualité des soins dépend évidemment de compétences médicales éprouvées, de moyens
techniques et logistiques coûteux, mais aussi d'organisations très rigoureuses et de connaissances
multiples reliées par des réseaux de communications. La double exigence de qualité et d'économie
demeure un défi permanent.
2.2. Les métiers du CHU
Les métiers du CHU sont plus variés qu’on l’imagine habituellement. Ils sont dans le cadre de la
mission de service public hospitalier (L 6111-1 du code de santé publique) ou dans le cadre d’une
multitude de missions complémentaires (L 6112-1) :
• Enseignement
• Formation continue
• Recherche
• Prévention et éducation
• Aide médicale urgente
• Lutte contre l’exclusion ...
L'organisation est complexe car les métiers sont multiples, les circuits de décisions multiformes, les
processus nombreux, difficilement normables, et l'ensemble est très évolutif.
Les modalités des systèmes sociaux de couverture sociale engendrent une complexité
supplémentaire qui fait que les processus s'imbriquent dans un ensemble plus vaste incluant
médecine de ville et entités administratives.
2.3. Le besoin
La Direction du CHU de Vivejoie-La-Grande restructure son organisation en conformité avec
l'ensemble des champs du référentiel de l'Agence Nationale d'Accréditation et d'Evaluation en
Santé, pour un management optimal de la qualité de ses prestations.
Pour ce faire, quatre Départements rassemblent les activités et moyens dédiés à cette mission
générale:
• Département de l'Offre de Soins et de la Clientèle (DOSC)
• Département des Ressources et de l'Ingénierie (DRI)
• Département Qualité et Gestion des Risques (DQGR)
1
Hôpital et région sont imaginaires, mais la problématique est bien réelle.
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Le système a été conçu pour respecter les contraintes économiques et réglementaires du secteur
santé et hôpitaux :
• Séparation ordonnateur-payeur;
• Réponse aux spécificités comptables M21;
• Intégration au PMSI;
• Réduction des stocks;
• Maîtrise des dépenses et des délais d'approvisionnements.
Le déploiement est le coeur de projet Medisys. Il n’est pas dans le périmètre du projet MediNet
mais celui-ci va assurer l’accès à la plate-forme des serveurs hébergeant Medisys.
4. LE NOUVEAU SYSTEME D'INFORMATION
4.1. Des exigences spécifiques
L'hôpital est une institution dont l'objectif est de soigner et si possible de guérir des malades. S'il
est en quelque sorte un producteur de santé, il est abusif de l'assimiler à une industrie car il ne
maîtrise aucunement ses entrées. Il assure deux fonctions : une fonction d'accueil et une fonction
technique qui prédomine de plus en plus. Pour accomplir ces fonctions, l'hôpital dispose de
certaines ressources et emploie un personnel nombreux, réparti en catégories aux fonctions
distinctes. En conséquence, l'hôpital est une énorme machine économique et financière.
Les hôpitaux représentent environ 50% des dépenses de soins, lesquelles sont encore croissantes,
dépassant 10% du PIB. Une meilleure connaissance de leur fonctionnement, notamment par la
mise en place d'un système d'information adapté, doit permettre une meilleure gestion et
utilisation des ressources tout en contribuant à améliorer la qualité des soins.
4.2. Le système d'information de l'hôpital
=L'hôpital est en fait une fédération de sous-systèmes fonctionnellement distincts mais non
disjoints, à l'intérieur desquels et entre lesquels circulent des flux d'informations.
• le sous-système d'action médicale concerne l'activité mise en œuvre par l'équipe soignante
pour répondre au problème du malade : l'information recueillie sur le patient, la
constitution et la consultation du dossier du malade, les connaissances médicales, les
processus de décision.
• le sous-système logistique comprend l'ensemble des flux résultant des actions médicales :
prescriptions, résultats, transferts, archivages. Il met en jeu les divers services cliniques et
plateaux techniques de l'établissement pour appuyer l'activité de l'équipe soignante.
• le sous-système de recherche et d'études travaille sur des regroupements de dossiers, à
condition que ceux-ci aient été correctement constitués, à des fins épidémiologiques ou
d'évaluation de la qualité des soins, alimentant en retour la connaissance médicale ou les
sous-systèmes d'administration et de planification.
• le sous-système de l'administration quotidienne de l'hôpital s'intéresse à la facturation, à la
gestion du personnel, aux achats, à la gestion des stocks et à la comptabilité.
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5. Exigences particulières
5.1. Intranet
L’Intranet irrigue le CHU est doit constituer le vecteur d’information et de publication.
Il faut créer un système de délégation des publications, tout en conservant la maîtrise de
l’organisation et de la validation de leur contenu. Un Comité de Rédaction définit la politique
éditoriale, statue sur les rubriques et les organise. Il nomme les rédacteurs en chef qui sont
chargés d’animer leur rubrique, de vérifier si la ligne éditoriale est respectée par les différents
rédacteurs et de mettre les articles en ligne. Toute personne du CHU pourra être rédacteur sur
Intranet, il suffira d’en faire la demande et d’être nommé par un rédacteur en chef.
L’Intranet est aussi le portail d’entrée vers de nombreuses applications fonctionnant en mode Web,
telles que les demandes au Centre d’Editique ou le catalogue des actes de biologie. Bientôt, le PMSI
et la consultation des dossiers médicaux seront accessibles via Intranet qui deviendra le point
d’entrée de nombreuses applications du Système d’Information Hospitalier (SIH). De plus en plus
de rubriques seront créées : publication des postes, réseaux de soins, Loisirs et Culture,…
5.2. Imagerie
5.2.1. Des exigences fortes
50% des images de radiologie sont aujourd’hui obtenues sous forme numérique (IRM, scanner,
échographies et médecine nucléaire). Le but du projet est de changer complètement le mode de
stockage, de transmission et d’archivage de ces images numériques en supprimant le film. Le
principe est d’intégrer l’image au système d’information hospitalier.
Deux objectifs sous-tendent le sous-projet :
• Garder toutes les images de tous les examens réalisés et gérer les archives numériques.
• Assurer une sélection représentative des images de l’examen tout en permettant l’accès à
toutes les images très simplement et à n’importe quel moment.
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Un autre problème est aussi celui du grand nombre d'images générées par examen : un seul
examen de tomodensitométrie peut générer entre 20 et 50 images.
Les nouvelles technologies de stockage numérique, telles que celle des disques optiques ou plus
récemment les disques optomagnétiques ré-inscriptibles, permettent de stocker plus de 6
Gigabytes par disque. Des systèmes mécaniques de juke-box permettent de gérer sans
intervention manuelle jusqu'à 150 disques, ce qui offre une capacité de stockage proche du
Terabyte.
Ces ordres de grandeur comparés à la taille des images, permettent de voir qu'il est tout à fait
possible techniquement d'envisager un archivage des examens radiologiques sous une forme
numérique.
Nb d'images/an Volume/an (Gbytes)
Radiologie Centrale 200 000 800 (2048*8)
IRM 50 000 3 (256*12)
Angiographie 315 000 15 (1024*8)
Médecine Nucléaire 75 000 1
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Eléments financiers
Tableau des coûts
Système Information
Matériel
Postes de travail (3200) 3 520 000
Serveurs 900 000
Equipements complémentaires et réseau 1 200 000
Maintenance 100 562 000 562 000
C onsommation et services réseaux 132 000 136 666 140 000
C onsommables 10 000 12 000 14 000
Total Matériel 5 620 000 142 100 710 666 716 000
Logiciel
Licences produits serveurs 1 200 000
Licences par utilisateurs 1 872 000
Bases de données 600 000
Systèmes d'exploitation 400 000
Logiciels complémentaires 300 000
Autres 120 000 150 000 175 000
Maintenance 4 500 437 200 437 200
Total Logiciel 4 372 000 124 500 587 200 612 200
Consulting et services
C onsulting externe 2 100 000
C onsulting préparation déploiement 725 000
Intégration 1 115 000
Lancement et pilotage exploitation 756 000 90 000 45 000
Formation et accompagnement utilisateurs 1 246 000 700 000 375 000
Autres 150 000 20 000 20 000
Total consulting et services 6 092 000 810 000 440 000
Personnel
Lancement
Gestion projet 2 160 000
SI/TI 2 700 000
Utilisateurs référents (key users) 3 720 000
Support déploiement 1 200 000
C roisière
Administrateurs 120 000 480 000 480 000
SI/TI 240 000 960 000 960 000
Management 80 000 320 000 320 000
Utilisateurs référents Adm / Gestion 120 000 480 000 360 000
Util. reférents Personnel médical 160 000 640 000 435 000
Total personnel 10 340 000 2 240 000 2 120 000
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Eléments financiers
Tableau des gains
Gains T0 Année 1 Année 2 Année 3
Réduction coûts administratifs (RH, Paie, gestion admin. des patients,
facturation, PMSI 1 615 000 1 683 000 1 740 800
Réduction ou suppression des transcriptions 986 000 1 054 000 1 122 000
Réduction de la durée du cycle des examens complémentaires et des
prescriptions médicamenteuses 510 000 578 000 646 000
Réduction des tâches cléricales effectuées par le personnel médical et/ou
infirmier 1 054 000 1 105 000 1 190 000
Gains sur production des soins et gestion du dossier patient 935 000 1 003 000 1 054 000
Gains sur services médico-techniques, laboratoire, pharmacie, radiologie,
exploration fonctionnelle, blocs opératoires, … 782 000 850 000 918 000
Diminution des pics d'activité et optimisation des ressources 935 000 986 000 1 054 000
Gains logistiques (services techniques, cuisines) 1 122 000 1 190 000 1 258 000
Diminution de la durée des séjours 1 105 000 1 190 000 1 275 000
Réduction des erreurs dans les prescriptions
thérapeutiques 340 000 408 000 476 000
Réduction des erreurs dans la transcription des résultats 408 000 476 000 544 000
Accès facilité aux données médicales 714 000 782 000 850 000
Accès facilité aux connaissances : Réduction de la variabilité des
comportements médicaux 646 000 714 000 782 000
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Ce corrigé fournit un exemple de « Brief Projet ». Il n’y a pas de corrigé idéal. Ce type de
document doit être conçu en tenant compte des aspects spécifiques du contexte (Grand compte,
PME, établissement public, ..) et de l’auditoire. Le document ci-après vous fournit quelques pistes,
valables dans tous les cas.
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PLAN
1) Rappel du contexte
2) Enjeux
3) Description du projet Medisys
4) Les objectifs clefs de Medisys
5) Description du projet Medinet
6) Les objectifs clefs de Medinet
7) Facteurs clefs de succès
8) Risques principaux
9) Indicateurs à mettre en place
10) Etude économique
11) Conclusion : Pourquoi lancer ces projets ?
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RAPPEL DU CONTEXTE
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ENJEUX
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RISQUES PRINCIPAUX
Ne pas aboutir.
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ETUDE ECONOMIQUE
CALCUL DU TIR
T0 Année 1 Année 2 Année 3
Gains Productivité 9 044 000 9 639 000 10 257 800
Gains Qualité 2 703 000 3 043 000 3 366 000
1 - Total gains 11 747 000 12 682 000 13 623 800
Investissements
Matériel 5 620 000
Logiciel 4 372 000
Coûts d'exploitation
Matériel 142 100 710 666 716 000
Logiciel 124 500 587 200 612 200
C onsulting et services 6 092 000 810 000 440 000
Personnel 10 340 000 2 240 000 2 120 000
2 - Total dépenses 9 992 000 16 698 600 4 347 866 3 888 200
3- Cash flow (1-2) -9 992 000 -4 951 600 8 334 134 9 735 600
TRI a 9%
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