ORGANISATION ET DEROULEMENT DE

L’INVENTAIRE DANS AS PHARM

Vu sa simplicité et dans le but de rendre chaque pharmacie autonome

quant à ce qui concerne l'inventaire, les titulaires de concert avec leurs
assistants (ou gestionnaires de stock) devront veiller aux points suivants :

ETAPES PREPARATOIRES POUR L'ORGANISATION

D'UN INVENTAIRE REUSSI…

ETAPE 1- REORGANISATION DES RAYONS A INVENTORIER

(Voir Menu Paramètres/Références Produit 1)

1. Imprimer la liste des rayons crées en machine

2. Fusion/suppression des rayons inutiles (s'il y en a) pour ne garder que

des rayons qui en valent la peine.

(NB : Ne jamais supprimer le rayon "#" par défaut de As Pharm)

3. Impression des produits à rayon "#" avec stock

(Voir menu PRODUITS, Impression stock)

4. Affecter les bons rayons pour les produits à rayons "#" en machine
avec la liste imprimée à l’étape précédente.

5. De même, imprimer la liste des produits par rayon en les cochant un à

un au fur et à mesure. Cela permet d’identifier les produits qui ne sont
pas dans les bons rayons en machine. Il faudra leur affecter le bon
rayon en allant changer le rayon sur la fiche de chaque produit.
Astuce : Pour plusieurs produits d’un même rayon, faire une
modification groupée.
A la fin de cette première étape, aucun produit avec stock ne doit avoir comme
rayon "#" et tous les produits doivent être bien rangés dans leurs rayons en
machine.

ETAPE 2 - EFFECTUER LES DIVERSES REGULATISATIONS DE STOCK

Cela permet de ne pas fausser la situation "avant et après inventaire".

1. Suivi des périmés : Imprimer la liste des produits qui vont arriver à
expiration entre une plage de dates choisie. Faire un tour dans les rayons
pour vérifier physiquement les péremptions sur ces produits et les
déstocker au besoin en machine. (Voir Menu Produits/Péremption)

2. Autres régularisations importantes :

 Déstocker les produits périmés, avariés, etc.

 Gérer et déstocker tous les retours non déstockés en machine,
 Déstocker les emballages en machine s'il y en a.
(Menu Stock/Régularisation de stock/Retrait de produits)

NB : Pour les retours fournisseur, on pourra aussi passer par le menu Réception de
commandes/Listes des réceptions/Retour fournisseur et les gérer sous forme de
réclamation. Ne pas oublier d’actualiser la réclamation dès réception de la réponse du
fournisseur.

ETAPE 3 : REPARTITION DES EQUIPES PAR RAYONS ET MATERIELS A

UTILISER

1. Mettre en place des binômes et les rayons à inventorier par chaque

binôme : une personne sur la machine qui va se faire aider par un ou
plusieurs associés. (Voir fichier 1 : Modèle de répartition des rayons par
équipe). Au besoin, l’équipe des intérimaires formés par As Pharm pourra
vous venir en aide.
 2. Rappeler aux collaborateurs les recommandations à suivre pour le bon
déroulement de l'inventaire. (Voir fichier 2 : Les Recommandations à
suivre)

3. Tester les lecteurs de codes-barres et les installer les sur les différents
postes à utiliser à la veille de l'inventaire. (Idéalement, chaque binôme
devra être équipé de lecteur code-barres.)

Très important : Veiller à ce que les onduleurs fonctionnent sur tous les
postes sinon en cas de coupure d’électricité pendant l'inventaire, vous
risquez de recommencer tout l'inventaire du rayon courant ! Au cas où les
onduleurs ne répondent pas sur tous les postes, préférer le groupe
électrogène pendant toute la durée de l’inventaire pour plus de sécurité et
de sérénité !)

NOTE : Toutes ces étapes préparatoires constituent des préalables pour

un inventaire propre, réussi et sans doute de vos articles. Nous
comptons sur vous pour leur application.

JOUR DE L'INVENTAIRE PROPREMENT DIT :

NB : Le technicien As Pharm vous assistera pour cette phase le jour de

l'inventaire mais ce sera aux titulaires/assistants de cliquer sur les boutons.
Alors apprêter vos calepins et stylos svp !

1. Sauvegarder la Base de données avant inventaire sur le serveur (Assistance

au prochain inventaire)

2. Lancer le module d'inventaire sur le serveur et suivre les étapes (Assistance

au prochain inventaire)
3. Ouvrir As Pharm avec le profil du titulaire/assistant et ouvrir la fenêtre
d'inventaire sur chaque poste à utiliser (Assistance au prochain inventaire)

4. Vérifier le branchement des lecteurs code-barres sur chaque poste

5. Installer chaque superviseur (avec son associé) sur son poste

6. Démarrer l'inventaire avec les bips des produits pour chaque équipe.

7. Vérification validation de l'inventaire d'un rayon donné (Assistance au

prochain inventaire)

8. Procéder à l'impression et aux corrections (manquant et surplus) au fur et à

mesure de la validation de l’inventaire d’un rayon (Assistance au prochain
inventaire)

9. Passer les rayons déjà corrigés comme VERIFIES au fur et à mesure

(Assistance au prochain inventaire).

10. Validation de l'inventaire et Impression du rapport final pour le

pharmacien titulaire (Assistance au prochain inventaire).

FIN DE L'INVENTAIRE