Brochure de Formation OCM

Engineering Hard & Soft Solutions Sarl
Maintenance Informatique - Etudes, Conseil & Ingénierie Courant faible - Conception et Développement des logiciels spécifiques – Formation -
Assistance et expertise technologique - Intégration et implémentation de logiciel de gestion - Distributeur du matériel et consommables
informatiques - Câblage réseau informatique - Prestation des services
EH2S-Sarl / GESTION DES COMMANDES ET PLAINTES CLIENTS

B.P : 6387 Douala Rue Japoma - Tél : 658 20 71 41
Email: contact@eh2s.com – Site Web www.eh2s.com
I. MODULE ACHAT
La gestion des achats c’est ce qui permet à l’entreprise de se procurer les biens, les produits
ou les services nécessaires au bon déroulement de son activité et elle couvre généralement un large
périmètre de missions. Une bonne gestion des achats c’est d’abord une définition précise et correcte
du produit pour l’entreprise et ensuite une recherche minutieuse et approfondie de fournisseurs par le
responsable de la gestion des achats. Comment organiser la gestion des achats ? Quels sont les
objectifs, les missions, et les moyens à disposition ? Comment travailler efficacement pour maintenir
la performance et la croissance ? OCM répond, et vous donne les clés pour réussir.
Voici 5 clés essentielles pour contrôler les coûts liés à la chaîne d’approvisionnement. Il s’agit d’une
feuille de route courante pour le service achats.
1) Maîtriser le portefeuille d’achat : avec des données précises, tangibles et mesurables, pour une
bonne stratégie d’approvisionnement.
2) Regrouper les achats : avec un système ERP ou des requêtes d’achats, pour une visibilité
globale.
3) Contrôler les stocks : avec un suivi des coûts de frais d’entreposage, pour réduire les dépenses
de manière intelligente.
4) Impliquer la fonction approvisionnement dans le développement de produits : avec des actions
communes aux achats, à ingénierie et au fournisseur, pour responsabiliser le fournisseur sur
la qualité et le contrôle des coûts.
5) Gérer les risques et mettre en place des indicateurs de performance : avec un plan de
contingence pour éliminer ou minimiser les risques de production, pour aussi corriger
rapidement la non-conformité des fournisseurs.
Un stock aligné sur vos besoins commerciaux, c’est un enjeu de rentabilité et de satisfaction client.
OCM vous accompagne sur l’ensemble de votre cycle d’achats, de l’analyse des besoins jusqu’au
contrôle de la facturation. OCM, un véritable logiciel de gestion des achats et d’approvisionnement.
Au niveau du menu principal, nous avons le module ACHAT avec les sous menu BON DE
COMMANDE, ACHATS ENCOURS, FEUILLE DE ROUTE, HISTORIQUE ACHAT.
A. BON DE COMMANDE
Le bon de commande ou BDC consiste en un document qui définit et valide les modalités de la
prestation commerciale entre un vendeur et un acheteur. Il permet ainsi au fournisseur de
communiquer au client toute information précontractuelle pour une validation de sa part. En ce qui
concerne son utilité, le bon de commande permet avant tout d’éviter des contestations ultérieures.

Adressé par l’acheteur au fournisseur, il matérialise la commande. Il constitue également un

engagement juridique et financier pour les deux parties, il reste tout de même utile pour le fournisseur,
pour des raisons de traçabilité.
L’INTERFACE DU BON DE COMMANDE
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Sur cette fenêtre on peut distinguer :

1. Une liste déroulante contenant la liste de vos différents fournisseurs
2. Numéro de Bon : étant la référence du bon encours de traitement
3. Un champ date : correspond à la date de livraison
4. Une liste déroulante comprenant la liste des articles à sélectionner
5. Un champ stock qui vous donne une indication sur la quantité théorique des différents produits
en stock
6. Quantité qui vous permet d’entrer les quantités dont vous commandez (souhaiter)
7. Prix d’achat : permet d’entrer les prix d’achat des différents articles
8. Le bouton Ajouter (raccourcie étant la touche Entrée) permet d’ajouter au fur et à mesure les
produits dans le tableau
Après avoir cliqué sur le bouton ajouter un menu apparait au-dessus du tableau 3
2
L’INTERFACE DU BON DE COMMANDE 1
4

Les différentes options nous permettent de :

1. Modifier : pour modifier il faut sélectionner la ligne puis cliqué sur modifier
2. Supprimer : sélectionner un ou plusieurs lignes puis cliqué sur supprimer
3. Enregistrer : après avoir ajouté tous vos articles cliquer sur enregistrer afin que le bon soit
enregistrer
4. Initialiser le tableau : permet de remettre le tableau à zéro
Après avoir saisie complètement le bon de commande et enregistre celui-ci, pour tout modification
sur ce bon, elle s’effectue au niveau de l’Achat Encours.
B. ACHAT ENCOURS
Le menu est subdivisé en deux sous menu : Vos Achats et Réceptionner
➢ ACHATS ENCOURS> Vos Achats
Pour effectuer une modification sur ce bon de commande, il suffit de sélectionner la ligne du bon et
d’effectuer un clic sur l’option modifier. Une nouvelle interface sa position à l’écran, et elle nous
présente les détails du bon encours, puis nous donnent la possibilité de :
➢ D’ajouter un nouveau produit au bon
➢ Modifier la quantité d’un produit existant
➢ De supprimer un produit existant

Après toute modification effectuer sur ce bon de commande, il ne reste qu’a le réceptionner
➢ ACHATS ENCOURS > Réceptionner
Réceptionner vous permet de mouvementer votre stock. Pour se fait, il suffit de sélectionner la ligne
du BON DE COMMANDE puis cliqué sur enregistrer.
C. FEUILLE DE ROUTE
Il suffit de sélectionner la période, le point de vente (si vous êtes en point de vente), sélectionner le
fournisseur et cliquer sur télécharger. Vous avez la possibilité de télécharger soit le fichier PDF soit
le fichier Excel.

Un exemple d’aperçu de la feuille de route
D. HISTORIQUES DES ACHATS

L'historique des achats montre une prise de contrôle progressive par celle-ci des différentes dépenses
de l'entreprise. OCM vous propose deux types d’historique des achats.
➢ Historique Achat par Articles
Pour avoir l’historique des achats par Articles sélectionner la période ou la date, le point de vente (si
vous êtes en point de vente), sélectionner l’Articles pour finir cliquez sur rechercher. Le résultat
s’affiche sur le tableau qui est en bas.

➢ Historique Achat Générale

Pour avoir l’historique des Achats Générale sélectionner la période ou la date, le point de vente (si
vous êtes en point de vente), sélectionner le Statut (NON RECEPTIONNER ou RECEPTIONNER),
pour finir cliquez sur rechercher. Le résultat s’affiche sur le tableau qui est en bas.
II. MODULE PRE-VENTE

Dans sa globalité, la prévente permet de vendre vos articles en avant-première à votre
communauté. C'est aussi un moyen d'attirer des participants car elle propose en général des tarifs
préférentiels et progressifs.
N.B : lorsqu’on effectue la pré-vente, le stock n’est en aucun cas influencé par cette prévente en
d’autres termes notre stock ne bouge pas.
1) Nouvelle Pré-vente
Après avoir effectué un clic sur Nouvelle Pré-vente, l’utilisateur observera une nouvelle
interface sur son navigateur, celle qui le permettra de procéder efficacement et rapidement.

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1. Client : est une liste déroulante qui permet à l’utilisateur de sélectionner juste le(s) client(s)
référencé (pour ceux dont on connait les informations) et client Divers pour les simples visiteurs de
passage.
2. Nom Client Divers : permet d’insérer le nom d’un client de passage.
3. N° Commande : fait référence au numéro du bon qui a été commander.
4. Livraison : date du jour de la livraison : est par défaut la date du jour.
5. Article : qui est une liste déroulante permettant à l’utilisateur de sélectionner chaque produit
commander par le client.
6. Stock : qui permet de consulter au préalable les quantités en stock des produits commander avant
d’effectuer la vente, notons que pour une pré-vente cette stock n’est pas considéré (nous pouvons
faire une pré-vente d’un article qui a zéro comme stock.
7. Quantité : l’utilisateur devra insérer exactement les quantités demandées par le client.
8. Le Bouton Ajouter : permet d’ajouter la ligne de l’article dans le tableau en bas.
9. Le Tableau : il contient l’ensemble des articles commandés par le client.
10. Menu : vous pouvez modifier une ligne, supprimer un ou plusieurs lignes, enregistrer la prévente
pour finir initialiser le tableau.
BON A SAVOIR
Pour tout action à effectuer sur les données se trouvant dans le tableau, vous devez
au préalable sélectionner la ligne à partir de la première colonne du tableau
N.B : il est impossible d’effectué une remise lors d’une prévente.

L’enregistrement de la prévente s’est bien passé, maintenant il va falloir traiter la prévente
pour cela il faut se rendre sur les sous menus traiter la prévente.

2) TRAITER PRE-VENTE
Le traitement de la prévente c’est le passage de la prévente à la vente pour une livraison. Pour
cela, on clique sur la menue prévente puis cliquer sur les sous menus traiter prévente.
Pour pouvoir traiter la prévente il faut la ligne de la facture pour notre cas ont clique sur la ligne
653330.
1. La zone 1 permet d’ajouter un article ou plusieurs articles dans la commande du client

2. La zone 2 c’est un bouton qui permet d’enregistrer la prévente comme une vente en d’autres
termes c’est le passage de la prévente à la vente.
3) FEUILLE DE ROUTE DE LA PRÉ-VENTE

Il suffit de sélectionner la période, le statut de la prévente puis, sélectionner le client et cliquer
sur télécharger. Vous avez la possibilité de télécharger soit le fichier PDF soit le fichier Excel.

4) HISTORIQUE DE LA PRE-VENTE
Pour avoir l’historique de la prévente il suffit tout simplement de se rendre sur le menu Pré-
vente puis cliquez sur le sous menus Historique Pré-vente.
a) La zone a : vous donne la possibilité de consulter les historiques selon la période voulu.
b) La zone b : ici nous retrouvons le tableau qui va contenir le résultat de la recherche.
III. MODULE VENTE
La vente, ensemble processus qui, depuis l'entrée en relation des parties, conduit à un accord
écrit (bon de commande, contrat...), à la livraison ou l'exécution (dans le cas d'un service) et enfin au
paiement. C’est ainsi que tout au long de cette brochure je vais vous explique comment se déroule
une vente à travers l’outil de gestion OCM
Comme vous pouvez le constater, une fois l’utilisateur connecter, sur la barre de menu au
niveau de l’interface d’accueil, il cliquera sur vente, à la suite un sous-menu apparaitra en dessous
comme l’illustre les figures les images ci-dessus.
Après avoir effectué tout cela, nous pouvons observer L’ensemble des opérations ci déçus
telle que :
➢ Nouvelle vente
➢ Commande à livrer
➢ Réceptionner les ventes
➢ Feuille de Route
➢ Historique

1. NOUVELLE VENTE
Après avoir effectué un clic sur Nouvelle Vente, l’utilisateur observera une nouvelle interface
sur son navigateur.
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1. Client : est une liste déroulante qui permet à l’utilisateur de sélectionner juste le(s) client(s)
référencé (pour ceux dont on connait les informations) et client Divers pour les simples
visiteurs de passage.
2. Nom Client Divers : permet d’insérer le nom d’un client de passage.
3. N° Commande : fait référence au numéro du bon qui a été commander.
4. Livraison : date du jour de la livraison : est par défaut la date du jour.
5. Article : qui est une liste déroulante permettant à l’utilisateur de sélectionner chaque produit
commander par le client.
6. Stock : qui permet de consulter au préalable les quantités en stock des produits commander
avant d’effectuer la vente, notons que pour une pré-vente cette stock n’est pas considéré (nous
pouvons faire une pré-vente d’un article qui a zéro comme stock.
7. Quantité : l’utilisateur devra insérer exactement les quantités demandées par le client.
8. Le Bouton Ajouter : permet d’ajouter la ligne de l’article dans le tableau en bas.
9. Le Tableau : il contient l’ensemble des articles commandés par le client.
10. Menu : vous pouvez modifier une ligne, supprimer un ou plusieurs lignes, enregistrer la
prévente pour finir initialiser le tableau.
Pour facturée un client avec un prix divers OCM a prévu un champs spécial Prix Divers
comme vous le constater sur cette capture.

Apres ajout de chaque élément de la commande du client, nous observons une série d’options
qui apparait au déçu du tableau.
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1) Renvoie à la modification de la quantité d’un élément se trouvant dans le tableau. Pour cela,
il revient à sélectionner la ligne du produit à modifier puis de cliquer sur l’option (1).
2) Renvoie à la suppression d’un article(produit) de la commande du client.
3) Renvoie à l’enregistrement de la commande.
4) Renvoie à l’initialisation de la fenêtre courante (du tableau en particulier).
BON A SAVOIR
Pour tout action à effectuer sur les données se trouvant dans le tableau,
vous devez au préalable sélectionner la ligne à partir de la première
colonne du tableau.
❖ Comment enregistrer une commande

Après avoir totalement saisie les articles de la commande du client au travers l’interface de
vente, il convient d’effectuer un clic sur l’option (3) se trouvant au déçu du tableau. Vous verrez ceci
apparaitre sur votre écran.

Vous verrez sur cette modal un ensemble

d’informations comme :
❖ Gestions des consignations /

déconsignations
❖ Gestions des remises
❖ Gestions du transport
Les différents types d’emballages que nous

gérons sont :
✓ VRACC 12 (emballage grand model)

✓ VIP12 (emballage grand model vide)
✓ VRACC 24 (emballage petit model)
✓ VIP12 (emballage model model vide)
Lors de l’exécution d’une nouvelle vente, si le(s) client(s) remet tous les emballages correspondant à
sa facture, l’utilisateur devra juste cliquer sur ENREGISTRER sur la modal qui se présente sur
l’écran.
a) CONSIGNATION
Elle renvoie à payer les frais à la charge de l'adjudicataire dans le cas général. Cet ainsi qu’un
client lors de sa facturation, ne remet pas la totalité des emballages telle qu’inscrit sur la facture, se
verra facturé la différence d’emballages restant. Comme l’illustre la figure suivante.
La commande client fait un total de 11 casiers et le client ne remet uniquement 7

casiers, dont on le vent les 4 autres casiers qui fonts l’objet de la différence.
La différence est
insérée à ce niveau
Le montant de sa facture qui

était de 87 503 F augmente et
devient 101 903F

b) DECONSIGNATION
En reprenant l’exemple de tout à l’heure, La commande client fait un total de 11 casiers et le
client remet 20 casiers, dont 9 autres casiers qui fonts l’objet de la différence en surplus.
La différence est
insérée à ce niveau
Le montant de sa facture qui

était de 87 503 F augmente et
devient 55 103F
Après toutes ces étapes précédentes, on clique sur ENREGISTRER, et on observe la

notification qui confirme que votre opération c’est effectuer avec succès.
Vous pouvez observer sur cette capture un exemple de facture générer par le système sur le format
A4, il aussi disponible en ticket de caisse (petit format)

c) EXEMPLE
Prenons le cas d’une commande qui fait 10 casiers, et le client remet 6 casiers plein et 4
emballages vides. Ceci dans le but de le vendre les bouteilles se trouvant à l’intérieur des 4 emballages
vides.
Ainsi, il convient dans ce cas d’effectuer à la fois une consignation et une déconsignation de
la différence d’emballage vide que le client remet comme le présente la figure précédente. Vous
observez cette phrase sur la facture générer par le système, elle vous donne le détail des opérations
que vous avez effectuez.
d) GESTION DES REMISES / TRANSPORTS

Pour toute(s) facture(s) faisant l’objet d’une quelconque remise ou d’une majoration (frais de
transport inclus). Cela à partir de ce niveau sur le logiciel.
Enfin, passé toute ces étapes, il convient de dire que vous avez toutes les informations
nécessaires pour effectuer une vente avec le logiciel OCM. Puisqu’il ne faut jamais faire confiance à
l’utilisateur, car pouvant se tromper, OCM lui donne encore l’opportunité d’éditer la commande qu’il
vient de saisir.

2. COMMANDE A LIVRER
L’utilisateur ne peux se rendre ici uniquement s’il veut modifier une facture prise
précédemment ou ultérieurement. Par défaut, toutes les factures qui sont au statut encours de
livraison (qui n’ont pas encore été réceptionner) figure à ce niveau. Donc peuvent faire l’objet d’une
quelconque modification.
Ainsi, vous pouvez sélectionner la facture en question, les détails de celle-ci s’afficheront tout
à gauche comme l’illustre la figure suivante :
C’est donc à ce niveau que l’on peut :

✓ Changer le nom du client si confusion
✓ Ajouter les frais de remise ou transport si oublier précédemment puis cliquer sur MODIFIER
✓ Ajouter de nouveau produit à la commande
✓ De supprimer un produit de la liste des commandes
✓ D’éditer la quantité d’un produit
BON A SAVOIR
Il est possible de doubler cliquer sur la quantité pour l’éditer en guise de
raccourcie. Et à la fin des opérations faudra cliquer sur entrer.

3. RECEPTIONNER VENTE
Réceptionner une vente revient tout simplement à valider ladite commande et aucune autre
modification ne peux être effectué sur cette facture. Ainsi, une fois la commande saisie elle débite
directement le stock. Mais une fois réceptionné, elle débite les emballages par conséquent, il est
important de réceptionner toutes vos factures au quotidien et ceci en fin de journée.
Dans le cas contraire, vous n’aurez pas un réel suivi de vos emballages qui est aussi une forme
de perte grave.
La figure ci déçu liste l’ensemble des factures prisent journalière sur le site. Deux choix se propose à
vous :
✓ Réceptionner facture après facture
✓ Réceptionner l’ensemble des factures en un seul clic
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1) Une liste déroulante qui Permet de cachée les colonnes du tableau donc vous n’en avez pas
besoin tout de suite.
2) Cette option permet à l’utilisateur de cocher tous les éléments du tableau en un seul clic.
3) Cette option permet à l’utilisateur décocher tous les éléments du tableau en un seul clic.
4) Permet à l’utilisateur d’exportée les données qui se trouve dans le tableau sur un format Excel.
5) Une liste déroulante qui permet d’affichée toutes les lignes du tableau.
Ainsi, après avoir sélectionner la ou les factures, dans le tableau, les options qui se situent au
déçu du tableau vous permettent de :
1. Permet de consulter les détails de la commande

2. Permet de réceptionner le ou les commandes sélectionner
3. Permet d’effectuer un retour d’emballage (ou l’on récupère le
reste emballages et on réceptionner directement la facture)
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4. FEUILLE DE ROUTE
Au niveau de vente nous avons :
✓ La feuille de route par Article : Il suffit de sélectionner la période, le statut de la vente
(OK LIVRER, A LIVRER) puis, sélectionner l’article et cliquer sur télécharger
✓ La feuille de route par Casier : Il suffit de sélectionner la période, le statut de la vente

(OK LIVRER, A LIVRER) puis, cliquer sur télécharger
✓ La feuille de route par Famille : Il suffit de sélectionner la période, le statut de la vente

(OK LIVRER, A LIVRER) puis, cliquer sur télécharger.
✓ La feuille de route par Client : Il suffit de sélectionner la période, le statut de la vente

(OK LIVRER, A LIVRER) puis, sélectionner le client en question et cliquer sur
télécharger.
✓ La feuille de route par Presaller : Il suffit de sélectionner la période, le statut de la

vente (OK LIVRER, A LIVRER) puis, sélectionner le presaller et cliquer sur
télécharger.
BON A SAVOIR
Vous avez la possibilité de télécharger soit le fichier PDF soit le
fichier Excel.
5. HISTORIQUE DES VENTES

Pour avoir l’historique de la vente il suffit tout simplement de se rendre sur le menu vente puis
cliquez sur le sous menus Historique. Il permet à l’utilisateur de savoir en fin de journée l’historique
des ventes journalière, le statut de chaque vente.
Il est également possible de consulter l’historique des ventes a une période antidatée et selon
le statut.

IV. MODULE EMBALLAGE

Le conditionnement désigne l’enveloppe du produit tel qu’il apparait au consommateur. C’est
le premier contenant qui est directement en contact avec le produit. On l’appelle généralement
l’emballage primaire. Exemple : une bouteille d’eau.
L’emballage est constitué des enveloppes supplémentaires pour protéger le produit, faciliter
le stockage, la manutention et le transport. On parle d’emballage secondaire, qui entoure le
conditionnement. Exemple : un pack de 6 bouteilles d’eau.
Comme vous pouvez le constater, sur la barre de menu au niveau de l’interface d’accueil, on
clique sur emballage, un sous-menu apparaitra en dessous comme l’illustre les captures ci-dessus.
Après avoir effectué tout cela, nous pouvons observer l’ensemble des opérations ci déçus telle que :
✓ Stock ✓ Régularisation
✓ Expédition ✓ Inventaire
1) SOUS MENU STOCK

La gestion des stocks emballage avec OCM ! correspondent à la gestion des casiers plein,
casiers vide, bouteilles, caisse métallique, palette plastique et bien plus encore.
La capture d’écran ci-dessous nous présente le stock emballage. Elle donne les informations
suivantes :
✓ Code emballage ✓ Stock initial
✓ Nom emballage ✓ Le stock
✓ Prix unitaire ✓ Le total
• Le bouton en vert en haut à droite permet la vérification du stock emballage
• Sur le petit menu ci-contre nous pouvons voir plus en détaille chaque ligne du tableau, nous
pouvons également imprimer notre stock emballage.

Vue globale sur le stock emballage
2) EXPEDITION
L’expédition emballage c’est une procédure qui permet d’envoyer des emballages aux
fournisseurs. Pour cela, nous allons procéder comme suit :
a. Nouvelle
L’interface d’une nouvelle expédition se présente comme suit :
ii
iii
i La zone 1 : permet à l’utilisateur de sélectionner un article (l’emballage), il peut

également visualiser le stock de cet article puis, il doit entrer la quantité de
l’expédition et cliquer sur Ajouter.

ii La zone 2 : regroupe tous les articles sélectionner pour l’expédition, le tableau nous
donne les informations sur le nom, le stock initial, la quantité entrer, le montant et le
stock final.
iii La zone 3 : représente un menu et à travers elle nous pouvons manipuler le tableau :
✓ Modifier ✓ Enregistrer
✓ Supprimer ✓ Imprimer
Après voir saisie les articles à expédier, nous devons passer à la validation pour cela il faut se
rendre dans le sous menu expédition puis validation.
b. Validation
Aperçu de la validation de l’expédition
Il faut tout simplement sélectionner la ligne du tableau a validé est cliquer sur le bouton en
vert pour valider d’expédition.
c. Historique
Pour avoir l’historique des expéditions il suffit tout simplement de se rendre sur le menu
emballage puis cliquez sur le sous menus expédition puis historique. Il permet à l’utilisateur de voir
l’historique des expéditions
3) REGULARISATION
L’inventaire n’étant possible qu’une seule fois par jour, effectuer une régularisation devient
tout aussi capital dans le sens d’ajuster le stock emballage pendant la journée. La procédure est la
suivante :
i Nouvelle
C’est sur cette interface que l’utilisateur devra effectuer une nouvelle régulation, en + ou –
selon les ajustements apportés. Un aperçu sur la capture d’écran ci-dessous :
Il suffit de sélectionner l’article et mettre la quantité soit en + ou en – selon les ajustements.

Après avoir saisie les articles pour la régulation il nous revient d’enregistrer pour cela il suffit
de cliquer sur le bouton enregistrer, ensuite nous serons appelés à saisir un commentaire pour finir
cliquer sur le bouton enregistrer.
2
3
ii Validation
Il faut tout simplement sélectionner

la ligne du tableau a validé est
cliquer sur le bouton en vert pour
valider d’expédition.

iii Historique
Pour avoir l’historique des régularisations il suffit tout simplement de se rendre sur le menu
emballage puis cliquez sur le sous menus régularisation puis historique. Il permet à l’utilisateur de
voir les historiques des expéditions
4) INVENTAIRE
L’inventaire est un outil obligatoire pour les entreprises à but lucratif, il doit être fait de façon
régulière afin d’établir un bilan fiable de l’entreprise. Pour effectuer les inventaire emballage il faut :
a. Nouvelle
Pour effectuer un nouvel inventaire il faut cliquer sur Inventaire puis nouvelle
N.B : l’inventaire emballage n’est possible qu’une seule fois chaque 24h.
b. Validation
Pour finaliser l’inventaire il suffit clôturer cette opération, tout en modifiant le stock en faveur
de celui l’inventaire.

c. Historique
Pour avoir l’historique des inventaires il suffit tout simplement de se rendre sur le menu
emballage puis cliquez sur le sous menus inventaire puis historique. Il permet à l’utilisateur de voir
les historiques des inventaires.
V. MODULE ARTICLES
Avoir du stock vous permet de répondre rapidement aux besoins de vos clients. L'attention
pour les délais de livraison est tout aussi importante lorsque vous avez clientèle énorme à gérer. Ainsi,
avec OCM vous pouvez gérer cela sur le menu ARTICLE, un sous-menu coulis vers le bas tel que
présente la figure ci-contre.
1. STOCK ARTICLE
Un clic sur Stock -> article vous permet de consulter votre stock magasin a une instante
donnée.
Toutefois OCM permet à tous ces fidèle clients de :

✓ Maintenir l’entrepôt bien organisé ;
✓ Établir de bonnes pratiques de dénomination et d’étiquetage des stocks ;
✓ Définir et suivre des méthodes et des politiques efficaces de stockage et de réception ;
✓ Utiliser le cycle counting ;
✓ Limiter et suivre l’accès aux stocks ;
✓ Utiliser la technologie à votre avantage.

a) ARTICLE
✓ Vérifier la stock magasin

✓ Imprimer la fiche de stock
Par conséquent, OCM fournie un ensemble de fonctions et de fonctionnalités susceptibles
d'être utiles à l'entreprise dans ses besoins d'inventaire spécifiques. En d'autres termes, il est crucial
que les procès opérationnels s’adaptent aux capacités du système, et inversement.
Ce stock peut être exporté soit en Excel, soit en PDF et vous pouvez avoir la valorisation du
stock selon l’état souhaité
b) SUIVI PAR ARTICLE

Le logiciel vous permet d’avoir un ensemble des états lies à votre activée quotidien. Ainsi,
pour un article donné, vous pouvez avoir tous les mouvements le concernant à une période bien
précise. Prenons le cas de EXP65C, un clic sur le lien article -> suivie/article nous renvoie à ceci.
Sélectionner une période, choisir l’article puis cliquer sur TELECHARGER

Icone Impression
Une petite icone d’impression apparait en dessous de la période et un clic déçu vous donne
toutes les informations relatives à votre recherche sur un format PDF.
2. REGULARISATION
L’inventaire n’étant possible qu’une seule fois par jour, effectuer une régularisation devient
tout aussi capital dans le sens d’ajuster le stock emballage pendant la journée. La procédure est la
suivante :

i) Nouvelle
C’est sur cette interface que l’utilisateur devra effectuer une nouvelle régulation, en + ou –
selon les ajustements apportés. Un aperçu sur la capture d’écran ci-dessous : Il suffit de sélectionner
l’article et mettre la quantité soit en + ou en – selon les ajustements.
Après avoir saisie les articles pour la régulation il nous revient d’enregistrer pour cela il suffit
de cliquer sur le bouton enregistrer, ensuite nous serons appelés à saisir un commentaire pour finir
cliquer sur le bouton enregistrer.
ii) Validation
Pour valider la régularisation des Articles, cliquer sur le menu Article puis régularisation ensuite
validation
iii) Historique
Pour avoir l’historique des régularisations il suffit tout simplement de se rendre sur le menu
Article puis cliquez sur le sous menus régularisation puis historique. Il permet à l’utilisateur de voir
les historiques des régularisations.

3. INVENTAIRE
L'inventaire est le comptage physique et la vérification des produits détenus en magasin ou en
entrepôts. La fréquence des inventaires peut varier d'une entreprise à une autre
i. Nouvel
Pour faire un inventaire, il faut comptabiliser les marchandises stockées dans les entrepôts,
puis les comparer à la liste des produits achetés et vendus. En principe, la différence entre les entrées
et les sorties lors du dernier inventaire doit correspondre à ce qu'il y a en stock. Pour faire un inventaire
dans le logiciel OCM il faut se rendre dans ARTICLE puis INVETAIRE et cliquer sur Nouvel.
Après avoir saisie l’inventaire il faut l’enregistrer voir la capture suivante :
Cliquer de nouveau sur l’icône d’enregistrement
Saisir un commentaire. Exemple : Inventaire de la

journée du 10 janvier 2021
Cliquer sur l’icône d’enregistrement

ii. Encours
À chaque inventaire, l'entreprise évalue ses stocks pour déterminer le résultat de l'exercice de
la journée précédente et plus important d’avoir un stock initial de la journée. Le sous menu Encours
permet aux utilisateurs de consulter l’inventaire de modifier, supprimer ou même ajouter un article.
iii. Validation
Pour finaliser l’inventaire il suffit clôturer cette opération, tout en modifiant le stock en faveur
de celui l’inventaire. Pour cela, rendez-vous dans inventaire puis validation.
Sélectionner l’inventaire puis

cliqué sur l’icône en vert
iv. Historique
Pour avoir l’historique des Inventaires il suffit tout simplement de se rendre sur le menu
Article puis cliquez sur le sous menus inventaire puis historique. Il permet à l’utilisateur de voir les
historiques des inventaires

4. AVARIS
VI. MODULE COMPTABILITE

La gestion des fonds de caisse représente les différentes opérations comptables (mouvements)
qui permettent d'assurer la traçabilité financière complète et fidèle d'une entreprise. ... D'où la
nécessité d'une tenue de caisse prenant en compte les espèces de ventes, les frais de caisse, mais aussi
le fond de caisse théorique et réel.
C’est en cela que OCM vous permet d’avoir en fin de journée un journal quotidien qui vous
donnes toutes ces informations y afférentes.
L’utilisateur (caissière) une fois connecté, sera la seule personne responsable de tout type
d’opération effectuer sur son interface et devra rendre des comptes à qui de droit. Pour cela, il lui
suffira de cliquer sur le menu suivant :
Un sous-menu déroulant sera visible vers le bas, comme l’illustre la figure suivante :
L’ensemble des opérations qu’elle aura à effectuer sont listé ci déçus telle que :
❖ Gestion de la caisse
❖ Gestion des ventes
❖ Gestion des ristournes clients
❖ Gestion des comptes (clients, fournisseurs, utilisateur (employé))
❖ Gestion des Etats
1) Gestion de la caisse
L’utilisateur, dès son arrive, devra au préalable ouvrir sa caisse en suivant le chemin suivant :
Comptabilité -> ma caisse -> encaissement, puis cliqué sur l’icône suivant :

Après cette étape, vous verrez cette interface en image
A votre gauche, vous verrez :

✓ L’heure d’ouverture de la caisse ;
✓ Le solde théorique a une période donne le statut de la caisse ;
✓ Détails de payement effectuer par l’utilisateur ;
✓ L’ensemble d’opération à effectuer (gestion des entrées / sorties, fermeture de caisse et sortir
le journal quotidien) ;
✓ Le tableau a votre droite vous donnent un listing de tous les mouvements qui ont été effectués
au cours de la journée.
NB : Tout mouvement effectuée au cours d’une journée a pour rôle d’incrémenter le solde en caisse,
soit le décrémenter.
❖ GESTION D’ENTRE ET SORTIE

➢ Cas d’une entrée
Dans le cadre d’OCM, une entrée est considérée comme étant :

✓ Soit un fond de caisse avec lequel vous débuter la journée
✓ Soit une somme d’argent donné par le patron
✓ Soit un règlement de dette partiel ou total effectuer par un client
➢ Cas d’une sortie
Dans le cadre d’OCM, une entrée est considérée comme étant :

✓ Une dépense effectuée au cours de la journée
✓ Charge diverse

NB : Dans le cas d’une erreur sur un mouvement, elle pourra tout simplement sélectionner la ligne
erronée dans le tableau et passer à sa suppression en cliquant sur l’icône suivant qui se trouve au déçu
du tableau ? si elle a le droit de supprimer les mouvements de caisse.
❖ MODE DE PAIEMENT
Le logiciel, suivant les normes standard et innovantes, propose à l’utilisateur plusieurs moyen de
paiement de facture comme l’illustre cette image
L’espèce est le mode de paiement par défaut, les moyens telle que : carte bancaire ou ristourne
nécessite au préalable d’avoir un compte et que ce compte doit être mouvementé. Dans le quel cas le
dis paiement ne sera pas effectuer.
2) Gestion de ventes
Le sous-menu vente lui redirige vers plusieurs options comme l’illustre l’image suivante
En effet, chaque option lui permet d’effectuer une opération dans sa caisse.
✓ Un clic sur factures Non payer vous redirige vers une nouvelle interface à travers
laquelle vous observer l’ensemble des factures qui se trouve à ce statut non payer.

On peut observer un ensemble d’action à exécuter après la sélection d’une facture a l’intérieure du
tableau. Un clic sur l’un des options permet d’exécuter
a b c d e f g h
a) Renvoie à l’encaissement de la facture proprement dite ;
b) Enregistre l’écriture comptable dans le compte client précédemment créer et mouvemente ;
c) Consulter les détails de versement, selon le type ou le mode de paiement utilisée ;
d) Details versement ;
e) L’impression sur petit format ;
f) Impression sur A4 ;
g) Supprime la facture ;
h) Imprime tout le tableau et son listing.
❖ Processus pour encaisser une facture est la suivante :
✓ Sélectionner la ligne de ladite facture au niveau du tableau
✓ Cliquer sur l’action encaisser (1) présenté si haut
✓ Une nouvelle fenêtre s’ouvre comportant les éléments suivants

✓ Le montant net à payer (Net Facture)
✓ Net Perçu qui représente la somme nette à verser par le client. Dans le cas d’une avance, cette
somme sera modifiée et on y insérera le montant exact verser par le client
✓ Le statut de la facture qui changera après un encaissement qu’il soit partiel ou total (payer en
partie où payer)
✓ Le mode de paiement de la facture

En fin, encaisser une facture revient tout simplement à cliquer sur ce bouton qui se trouve à la fin du
tableau précèdent
Après cela, cette petite flèche de direction vers la gauche, vous permettra de revenir au niveau
précèdent. Pour réitérer cet enchainement sur chaque facture
Dans le cas de l’utilisation de l’option dépôt camion, après réception de la totalité de ces ventes par
le responsable du site, la caissière pourra consulter l’ensemble de ces factures au niveau au niveau de
: Comptabilités -> ventes -> factures non payées -> dépôt camion
Le processus étant de sélectionner chaque camion puis cliquer sur rechercher pour afficher
l’historique de ces factures du jour ou à une période donnée enfin de procéder à leur encaissement
comme illustrer ci haut
NB : A chaque action à afficher dans un tableau, toujours choisir la période exacte et cliquer sur le
bouton rechercher. Par défaut, c’est la date du jour. Un raccourci a été mis sur pied pour vous
permettre de consulter plus rapidement la liste des dettes client selon leur statut : payer, payer en
partie, non payer. Et tout cela à travers ce bouton ci.
❖ Un clic sur facture payer ou payer en partie vous redirige vers une nouvelle interface à travers
laquelle vous observer l’historique les factures payer ou payer en partie comme l’illustre la
figure suivante

Vous remarquez les différentes options au déçu du tableau :
1 2 3 4
✓ L’option (1) vous permet de consultes les détails ou les différents modes de paiement d’une
facture
✓ L’option (2) c’est pour l’impression sur petit format
✓ L’option (3) c’est pour l’impression sur A4
✓ L’option (4) c’est pour imprime tout le tableau
❖ Un clic sur l’historique des ventes ou général permet à l’utilisateur de consulter toutes les
factures du jour ou à une période donnée quel que soit le statut.
3) Gestion des ristournes clients

OCM calcule automatiquement les précomptes sur achat (PSA) des clients sur chacune des
factures, vos marges directes sur chacune des factures pour vous permettre de gérer votre compte
d’exploitation, enfin les ristournes clients et tout cela selon la taxe du client.
Ainsi, vous avez la possibilité à partir du logiciel de savoir exactement le montant des ristournes à
verser à chacun de vos clients par trimestre ou selon la période définie dans la recherche. Ce résultat
est disponible par facture du client ou par cumule de facture du client. Au niveau de Comptabilité -
> ristourne -> général, on observe le tableau suivant :

4) Gestion des comptes

La gestion des comptes clients, également appelée « gestion des comptes à recevoir », est un
élément crucial de la gestion de toute entreprise. La négligence de cet aspect se traduira par un manque
de liquidités qui, à son tour, pourrait être lourd de conséquences.
La base de toute gestion repose sur l'obtention d'information de qualité. Ainsi, si votre
entreprise désire faire crédit à ses clients, il est primordial de mettre sur pied un bon système de suivi
des comptes permettant d'établir un âge chronologique des comptes clients.
a) Compte client
En comptabilité, le compte client comprend les encours qui ont été facturés, mais pas encore
payés, suite à une livraison de biens ou une prestation de service par une entreprise, auprès de ses
clients. OCM vous propose quatre (4) comptes :
Comptabilité → Compte → Compte client
1 2 3 4 5
✓ L’option (1) vous permet d’ajouter un nouveau compte

✓ L’option (2) vous permet de mouvementer le compte client
✓ L’option (3) modifier le compte (actif ou fermer)
✓ L’option (4) vous permet de supprimer un compte
✓ L’option (5) vous permet d’imprimer l’état des comptes

i Compte Emballage
Selon le Plan Comptable Général, les emballages sont des « objets destinés à contenir les
produits ou marchandises et livrés à la clientèle en même temps que leur contenu. Par extension, tous
objets employés dans le conditionnement de ce qui est livré ».
Le compte emballage complète la gestion des emballages, lors de la facturation l’opérateur
de saisi à la possibilité de faire une consignation/déconsignation (La consigne est un système de
gestion des emballages usagés qui consiste à séparer le prix de l'emballage, appelé dépôt de garantie
ou consignation, de celui du contenu lors de l'achat).
Le logiciel OCM propose deux méthodes pour déposer les emballages dans le compte client
et deux méthodes également pour faire le débiter.
❖ Processus de dépôt/débiter lors de la livraison d’un client nous pouvons avoir quatre cas de
figure :
✓ Le client peut remettre tous les emballages
Dans ce cas, il suffit de sélectionner et réceptionner sa facture normalement comme illustre les
captures suivantes :
2
1) Sélectionner la facture
2) Réceptionner normalement la facture
✓ Le client peut remettre moins d’emballages

Dans ce cas, il suffit de sélectionner la facture et de cliquer sur effectuer un retour emballage
2) Effectuer un retour emballage
2
1

1
a Nous avons 11 casiers dans la commande
du client et sur l’interface (1) nous avons
b la possibilité de renseigner les emballages
plein (a) et des emballages vide (b)
2
a Lors de la livraison le client nous remet 5
emballages plein, lorsqu’on clique sur le
bouton retour emballage, ont renseigne les
b
5 casiers (a), s’il s’agit d’emballage vide ont
renseigne au niveau de (b). La différence
passe comme dette dans le compte
emballage du client après enregistrement.
Aperçu du compte emballage du

client après avoir effectué le retour
emballage.
✓ Le client peut remettre plus d’emballages

Dans ce cas, il suffit de sélectionner la facture et de cliquer sur effectuer un retour emballage
4) Effectuer un retour emballage
2
1

1
a Nous avons 10 casiers dans la commande
du client et sur l’interface (1) nous avons
b la possibilité de renseigner les emballages
plein (a) et des emballages vide (b)
2
Lors de la livraison le client nous remet 20
a emballages plein, lorsqu’on clique sur le
bouton retour emballage, ont renseigne les
b 20 casiers (a), s’il s’agit d’emballage vide
ont renseigne au niveau de (b). La
différence passe comme avoir/dette dans le
compte emballage du client après
enregistrement.
Aperçu du compte emballage du

client après avoir effectué le
retour emballage.
✓ Le client remet zéro emballage
0
Lors de la livraison le client ne nous remet
a pas les emballages, dans ce cas lorsqu’on
clique sur le bouton retour emballage et ont
b renseigne zéro (0) et la différence passe
comme dette dans le compte emballage du
client après enregistrement.
NB : Toutes les factures doivent être réceptionner à chaque fin de journée donc, si une livraison n’a
pas été faite ou si nous n’avons pas l’information sur le retour d’emballage d’une commande il suffit,
de faire un retour emballage et mettre zéro (0). Le lendemain après avoir eu l’information il suffit
d’aller dans le compte emballage du client et d’entrer la quantité que le client aura remis.

❖ Processus de dépôt hors facturation

Le client pourra envoyer ses emballages même s’il n’a pas commandé ladite journée, dans le cas de
rembourser ses dettes d’emballages ou afin de pouvoir commander ultérieurement. Il suffit de :
Comptabilité → Compte → Compte Client → Sélectionner le client → Mouvementer le compte
Puis une clique sur le compte emballage en suite cliquer sur dépôt emballage pour déposer les
emballages ou cliquer sur dette pour débiter les emballages.
NB : le dépôt d’emballage à partir du compte client mouvemente également le stock emballage par
une régularisation qui est automatique.
ii Compte Avance sur Achat
Les avances (et arrhes ou acomptes) reçues des clients sont comptabilisés au crédit du compte
« Clients – Avances et acomptes reçus sur commandes ». Puis, lorsque la facture de vente sera
comptabilisée, les différents versements viendront simplement diminuer le solde du compte client.

OCM propose une gestion plus simplifier des compte avance sur achat, elle représente le
montant d’argent que le client peut créditer son compte pour pourvoir effectuer ces paiements de
facture à une date ultérieure.
Puis une clique sur l’avance sur achat en suite nous avons l’interface avance sur achat, nous
retrouvons deux boutons créditer ou débiter le compte client, un tableau qui montre les transactions
du jour. Nous avons également la zone période qui permettra de voir les transactions selon une période
donnée.
1 2
4
3
✓ L’option (1) permet de créditer le compte d’un client

✓ L’option (2) permet de débiter le compte d’un client
✓ L’option (3) permet de donner l’information les transactions du compte client
✓ L’option (4) donne la possibilité de supprimer, imprimer sur petit format et
l’impression au format A4

Exemple d’opération
1 Cliquer sur avance sur achat puis sur créditer

2 compte, à l’option (1) ont entre le montant
3 verser par le client, pour effectuer une entrée en
caisse choisir l’option (2), dans le cas contraire
choisir l’option (3) pour finir cliquer sur
enregistrer.
Lors de l’encaissement de la facture du

client, l’opérateur doit choisir au
niveau du mode de paiement Avance
sur achat à l’option (1) puis montant
2 sur son compte s’affiche à l’option (2)
en suite une clique sur encaisser et
c’est bon
Aperçu du compte avance sur achat du client après

l’encaissement de la facture, une ligne s’affiche au
niveau du tableau des transactions et le plus
important c’est l’option (1).

iii Compte Ristourne
Le compte ristourne permet d’avoir les ristournes des clients jusqu’à leur paiement définitive pour
effectuer ces paiements de facture au travers de cette transaction.
1 2
Créditer le compte ristourne à

l’option (1) débiter à l’option (2)
Comme le compte avance sur achat le compte ristourne se crédite et se débite de la même manière
comme illustre l’exemple suivante :
2
1
Lors de l’encaissement de la facture du client, l’opérateur choisira au niveau du mode de paiement

ristourne à l’option (1) puis montant sur son compte s’affiche à l’option (2) en suite une clique sur
encaisser.

Aperçu du compte ristourne du client après

l’encaissement de la facture, une ligne s’affiche au
niveau du tableau des transactions et le plus
important c’est l’option (1).
iv Compte Découverte
DESCRIPTION
A VENIR

b) Compte fournisseur
C'est ce compte qui permet d'enregistrer toutes les factures fournisseurs non réglées lors de
l'édition des comptes annuels financiers de votre structure. Comme le compte client notamment, le
compte fournisseur est intégré au bilan comptable qui regroupe différent les comptes fournisseur.
Comptabilité → Compte → Compte Fournisseur → Sélectionner le fournisseur →
Mouvementer le compte
APERÇU DU COMPTE FOURNISSEUR
❖ Créditer le compte fournisseur de deux façons à savoir :
✓ Lors de l’expédition des emballages
Lors de l’expédition sélectionner

expédier dans le compte fournisseur et
choisir le fournisseur en question, puis
cliquer sur enregistrer. Les emballages
serons converti en avoir et vont être
créditer dans le compte du fournisseur.
✓ Au niveau de la caisse
Lorsqu’on effectue une sortie au niveau

de la caisse il suffit, de sélectionner
également expédier dans le compte
fournisseur.

❖ Débiter le compte fournisseur

L’opération qui permet de débiter le compte fournisseur c’est l’achat, tous les achats effectuer
doivent être débiter sur le compte fournisseur, ceci permet un suivi du compte fournisseur.
Lors de la réception de l’achat il suffit de

sélectionner enregistrer l’écriture comptable
dans le compte fournisseur puis, cliquer sur
enregistrer.
Aperçu du compte fournisseur

après la transaction
c) Compte utilisateur
Le compte utilisateur permet de conserver une confidentialité de vos données, et de personnaliser
votre environnement. En entreprise, chacun a son propre compte utilisateur, ce qui permettra le suivi
des salaires, des avances sur salaire des employés.

d) Historique Mouvement
Comptabilité → Compte → Historique Mouvement
Cette interface nous permet d’avoir

l’historique des différents mouvements
sur les comptes (Compte client, compte
fournisseur et compte utilisateur).
5) Les Etats
Le logiciel OCM propose un certain nombre d’Etat entre autres nous avons :
✓ L’Etat Mensuel
✓ L’Etat par Client

✓ L’Etat des Créance Client
✓ L’Etat sur le CA Mensuel
✓ L’Etat sur les Remises Clients


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EH2S-Sarl / GESTION DES COMMANDES ET PLAINTES CLIENTS

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Adressé par l’acheteur au fournisseur, il matérialise la commande. Il constitue également un

L’INTERFACE DU BON DE COMMANDE

Sur cette fenêtre on peut distinguer :

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Les différentes options nous permettent de :

➢ ACHATS ENCOURS> Vos Achats

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Un exemple d’aperçu de la feuille de route

D. HISTORIQUES DES ACHATS

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➢ Historique Achat Générale

II. MODULE PRE-VENTE

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N.B : il est impossible d’effectué une remise lors d’une prévente.

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1. La zone 1 permet d’ajouter un article ou plusieurs articles dans la commande du client

3) FEUILLE DE ROUTE DE LA PRÉ-VENTE

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III. MODULE VENTE

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❖ Comment enregistrer une commande

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Vous verrez sur cette modal un ensemble

❖ Gestions des consignations /

Les différents types d’emballages que nous

✓ VRACC 12 (emballage grand model)

La commande client fait un total de 11 casiers et le client ne remet uniquement 7

Le montant de sa facture qui

EH2S-Sarl / GESTION DES COMMANDES ET PLAINTES CLIENTS

Le montant de sa facture qui

Après toutes ces étapes précédentes, on clique sur ENREGISTRER, et on observe la

EH2S-Sarl / GESTION DES COMMANDES ET PLAINTES CLIENTS

d) GESTION DES REMISES / TRANSPORTS

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C’est donc à ce niveau que l’on peut :

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1. Permet de consulter les détails de la commande

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✓ La feuille de route par Casier : Il suffit de sélectionner la période, le statut de la vente

✓ La feuille de route par Famille : Il suffit de sélectionner la période, le statut de la vente

✓ La feuille de route par Client : Il suffit de sélectionner la période, le statut de la vente

✓ La feuille de route par Presaller : Il suffit de sélectionner la période, le statut de la

5. HISTORIQUE DES VENTES

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IV. MODULE EMBALLAGE

1) SOUS MENU STOCK

• Le bouton en vert en haut à droite permet la vérification du stock emballage

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Vue globale sur le stock emballage

L’interface d’une nouvelle expédition se présente comme suit :

i La zone 1 : permet à l’utilisateur de sélectionner un article (l’emballage), il peut

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Aperçu de la validation de l’expédition

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Il faut tout simplement sélectionner

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Toutefois OCM permet à tous ces fidèle clients de :