ORGANISATION D'UN GARAGE

~ STRUCTURES ET PERSONNELS ~

RÉPARTITION DES SURFACES :

SURFACES NON-BATIES : Elles sont essentiellement constituées d'aires de

stationnement : Clients magasin de P.R., véhicules en attente de réparation,
véhicules clients réparés, véhicules neufs et occasions, véhicules du personnel,
véhicules visiteurs ex: représentants, dépanneuse, bennes à déchets.

SURFACES BATIES : Les locaux doivent être spacieux, bien éclairés, ventilés,
chauffés, d'accès facile...Il faut prévoir :

- Pièces à usage de bureau 6 m² par personne.

- Réception et d'accueil des clients sa localisation doit être évidente.
- Salle d'attente clients spacieuse, confortable, agrémentée,
documentée, équipée...
- Magasin de Pièces de Rechange plusieurs accès séparés : clients,
mécaniciens, agents MRA.
- Atelier de réparation plusieurs zones : réparations rapides,
interventions longues, carrosserie...peinture, électricité…
- Pièces annexes déchets, aire de lavage, compresseurs, vestiaires
personnels, sanitaires etc...

LES MATÉRIELS :

GROS MATÉRIELS : Stations de lavage, de vidange graissage, de contrôle de

géométrie des trains roulants, de montage et équilibrage de pneumatiques, de
contrôles électricité, de diagnostic, matériels de manutention (grues, crics,...),
ponts élévateurs, postes de soudure...

PETITS MATÉRIELS : Outillages individuels, outillages spécialisés.

LES PERSONNELS :

La hiérarchie se compose de 2 catégories : >>> Le personnel d'encadrement

>>> Le personnel d'exécution

ENCADREMENT : Directeur général, directeur commercial, directeur

technique, directeur financier…

EXÉCUTION : Secrétaires de direction, d'administration, de commerce et de

gestion-finance. Chef d’atelier, chef d'équipe, réceptionnaire, préparateurs,
mécaniciens, magasiniers, vendeurs...
OBJECTIF DE L'ENTREPRISE :

Accroître la productivité en structurant les ateliers et en définissant avec

précision les tâches de chacun des personnels afin qu'elles ne se chevauchent
pas.

ORGANIGRAME D’UNE ENTREPRISE STRUCTUREE

CHEF D’ENTREPRISE
DIRECTEUR TECHNIQUE

RESPONSABLE SERVICE
APRES VENTE

SECRETARIAT-FACTURATION
RECEPTIONNAIRE (S)
MAGASIN GENERALE

CHEF D’ATELIER
CHEFS DE SECTIONS

EQUIPE DE REPARATION
COMPAGNONS

Un responsable par secteur assure la liaison avec le chef d'entreprise qui contrôle
tous les secteurs.
Chaque secteur est autonome.
L'importance des activités de réparation permet de subdiviser le travail sous la
responsabilité de plusieurs réceptionnaires ainsi que plusieurs chefs d'équipe.
FONCTIONS DES DIFFÉRENTS PERSONNELS AU SEIN DE
L'ENTREPRISE :

- LE CHEF D'ENTREPRISE :

Il définit les objectifs et les priorités de l'entreprise en assurant le contrôle de

tous les secteurs.

- LE RESPONSABLE DE SERVICE APRES-VENTE :

Il est responsable du fonctionnement des ateliers et de la formation des

employés. Il coordonne tous les services.

- LE RÉCEPTIONNAIRE :

Il accueille le client, définie la nature des travaux à effectuer et précise les délais
de réparation. Si le client est d'accord, il rédige et fait signer L'O.R., qu'il remplit
avec rigueur (ex: état du véhicule, carburant, accessoires).
Après les travaux, il rend le véhicule après paiement de la facture.

- LE CHEF D'ATELIER :

Il répartit le travail et prend les décisions au niveau de la réparation.

- LES COMPAGNONS :

Ce sont les exécutants des réparations.

- LE MAGASINIER :

Il approvisionne l'atelier en pièces de rechange et assure le service clientèle.

- SERVICE FACTURATION :

Rédaction des factures d'après l'OR pointé par le chef d'équipe.

- SERVICE COMPTABILITÉ :

Il gère et réalise les bilans d'exploitation.

 ORGANIGRAMME D’UNE INTERVENTION :

ENTREE VEHICULE
DU CLIENT

Demande de pièces
Etablissement
de rechange
du devis

Etablissement de
Réception L’OR

Accord de
l’expert Magasine

De P.R

Planning
des Facturation
réparations des pièces

INTERVENTION
SUR VEHICULE Temps passé
FACTURATION
DU CLIENT
LE DEVIS :

- DÉFINITION :

Le DEVIS est une évaluation la plus précise possible du coût d'une réparation.

- CONTEXTE

Dans le cadre de son DEVOIR d'information, et dans le souci permanent de

conserver des relations claires avec le client, le devis est devenu une démarche
indispensable.

- DESTINATAIRES >>>Un client

>>>Une compagnie d'assurance ou
cabinet d'expertise.
CLIENT :

Le devis permet d'informer le client. Il est généralement établi sans démontage

mécanique.
Par conséquent, le devis reste approximatif sachant qu'une erreur supérieure à
10% n'est pas tolérable.

ASSURANCES – EXPERTS :

Le devis est établi de manière précise pour permettre à l'assureur de prendre une
décision sur l'opportunité de la réparation: remise en état ou mise en épave
lorsque la réparation dépasse la valeur vénale du véhicule.

CONTENU DU DEVIS :

_ Identification complète du réparateur _ Identification complète du véhicule

_ Date d'établissement du devis _ Durée de validité (en général 1 mois)
_ Détail des réparation (pièces et M-O) _ Prix Total HT de la réparation
_ Signature du réparateur _ Signature du client

NOTES COMPLÉMENTAIRES :

>>> Une fois signé, le devis devient un CONTRAT engageant le réparateur sur
la nature et le montant des travaux.
>>> Pendant la réparation, des travaux et des pièces supplémentaires non-prévus
au devis peuvent s'avérer nécessaires. Dans ce cas, le réparateur doit d'abord en
aviser le client ou l'assureur et obtenir son accord, de préférence par écrit.
>>> Le non-respect du devis peut entraîner une action pénale de la part du
client.
L'ORDRE DE RÉPARATION :

DÉFINITION :

L'ORDRE DE RÉPARATION est un " bon de commande de travaux".

Le client " fait connaissance " avec les conditions générales de réparation et de
règlement.

PROCÉDURE :

Le client " passe ordre " d'effectuer les réparations citées. Cela a pour
conséquence :
1. d'avoir l'assurance de la réparation dans les normes.
2. l'engagement du règlement de la facture.
3. la couverture par l’assurance des dégâts sur le véhicule ou des malfaçons.

CONDITIONS :

Il est absolument nécessaire d'ouvrir un O.R. pour tout véhicule entré dans
l'atelier : - client - neuf (préparation) - occasion - démonstration - immobilisé
...etc.

CONTENU :

>>> Date d'établissement de l'O.R.

>>> Identification complète du réparateur.
>>> Identification complète du véhicule
>>> Kilométrage du véhicule + état général
>>> Les signatures (client et réparateur).
LE BON DE COMMANDE :

DÉFINITION :

LE BON DE COMMANDE est un document servant à commander des pièces

de rechange et/ou des fournitures diverses.

PROCÉDURE :

Le bon de commande est rédigé en double exemplaire :

_ L’un sera destiné au fournisseur de la marchandise.
_ L’autre sera destiné au client ou au réceptionnaire de la marchandise.

CONDITIONS :

Plusieurs situations nécessitent l’établissement d’un bon de commande :

_ Un client désire une pièce qui n’est pas disponible en magasin.
_ L’atelier a besoin de pièces non disponibles en magasin.
_ Le magasin commande pour renouveler son stock.
_ Le magasin commande des pièces pour un autre garage.

CONTENU :

_ Nom du client.
_ Nom du fournisseur.
_ Nom de celui qui établi le document.
_ Identification du véhicule.
_ Désignation, nombre et références des pièces commandées.
_ Le prix des pièces.
_ La signature du client.

EXPLOITATION DE CE DOCUMENT :

_ En atelier, ce bon de commande est joint à l’ordre de réparation.

_ La signature du responsable de la commande engage la responsabilité de ce
dernier.
LA GESTION DES HEURES :

DÉFINITION :

Un chef d’entreprise emploie des ouvriers. Par conséquent, il verse des salaires.
En terme de gestion, on dit qu’il «achète des heures». Ces heures, revendues en
cession ou à clients, représente le : _ PRODUIT ATELIER

Ces heures achetées seront réparties en deux groupes :

LES HEURES PRODUCTIVES :

Ce sont les heures effectivement et intégralement achetées et revendues :

_ factures clients ou
_ cessions internes

LES HEURES IMPRODUCTIVES :

Ce sont les heures non vendues pour raisons suivantes :

_ Absence (congés payés - maladie)

_ Travaux sur véhicule d’atelier (dépanneuse)
_ Entretien de l’atelier _ Retouches gratuites.
_ Manque de travail _ Formation professionnelle

Exemple pour une journée de travail de 8 heures :

_ Remplacement d’un embrayage 4 h Travail facturé à client

_ Remplacement d’un roulement 2 h Travail facturé à V.O. (Cession)
_ Réglage allumage 2 h Travail de retouche gratuit

BILAN
Heures productives : 6 h
Heures improductives : 2 h
Rentabilité : 75%
LA RENTABILITÉ DES ATELIERS :

RÈGLE :

Toute entreprise doit pouvoir dégager un revenu à la suite d’opérations

effectuées.
Achat heures de travail + Frais de fonctionnement - Heures vendues au client
= Résultat positif

ACHATS DES HEURES DE TRAVAIL :

Ce sont les salaires versés aux travailleurs par les entreprises.

FRAIS DE FONCTIONNEMENT :

Ce sont les frais en dehors des salaires. Ils sont nombreux :

>>> Charges sociales patronales
>>> Congés payés et formations
>>> Assurances responsabilité civile
>>> Assurances immobilières
>>> Impôts (fonciers, revenus)
>>> Frais d’entretien des bâtiments
>>> Taxe professionnelle
>>> Amortissement
>>> Investissements (outillages etc...)
>>> Charges (eau, gaz, électricité, téléphone...)
>>> Frais de transport du personnel

À QUI FACTURER ?

Les heures achetées au personnel productif des ateliers doivent être vendues :
_ Clientèles : factures des réparations
_ Constructeur : traitement des garanties
_ Autres services : cessions internes
TEMPS ALLOUÉS :

DÉFINITION :

Un temps alloué est une durée définie par le constructeur, nécessaire à

l’exécution d’une intervention sur le véhicule. Les interventions sur véhicule
sont codifiées. À chaque code correspond une durée.

UNITÉS :

Les constructeurs utilisent l’heure et le centième d’heure.

EXEMPLE :

Dépose et repose d’amortisseurs avants:

>>> 3,25 heures.
Heures : 3 Minutes : 60 x 0.25 = 15 minutes

Donc 3,25 h = 3 h 15 mn

Les forfaits :

Les forfaits concerne des interventions standards (ex: pneumatiques, entretien,

contrôle technique...). Le prix inclut la main-d’œuvre et les pièces de rechange
ou ingrédients. Ils ne doivent en aucun cas dépasser le montant de l’option
classique (temps barèmes).
Le forfait facilite la communication avec le client :
_ C’est un prix tout compris qui évite les mauvaises surprises.