E. O. A. E [I ERE ANNEE SC.

ECO ]

Toute activité, qu’elle soit simple ou complexe, urgente ou non, … exige une grande rationalité (rigueur)
dans la démarche de sa réalisation. Cette démarche doit éviter :

• Oublis, retards, perte de temps : …………………………………………

• Coûts inutilement élevés : ……………………………………………………
• Taux d’erreurs élevé : …………………………………………………….……
• Conflits entre collaborateurs : ………………………

I- Nécessité d’une démarche d’organisation

Etant donné l’importance de toute activité dans le travail administratif de l’Ese, il est nécessaire d’élaborer
un plan permettant d’organiser ce travail en prévoyant :

• ……………………………………………………
• ……………………………………………………
• ……………………………………………………
• ……………………………………………………
• ……………………………………………………

II- Démarche générale d’organisation d’une activité

L’organisation d’une activité, surtout si elle est une œuvre collective, nécessite une préparation rigoureuse
qui doit être suivie et contrôlée.

1ère ETAPE : LA PREPARATION

1/ l’analyse de l’activité

On doit définir l’activité en termes d’objectifs, Pour ce faire on peut s’aider de la méthode « QOQQC »
pour l’analyser dans un premier temps (méthodes des questions clés) :

24
 E. O. A. E [I ERE ANNEE SC. ECO ]

• ………………………
Déterminer ce qu’il faut réaliser, l’objectif.
• ………………………
Fixer les échéances (délais) ou les dates limites auxquelles l’activité doit avoir été réalisée
pour ne pas entraver le travail d’autrui ou simplement pour pouvoir faire autre chose soi-
même. Déterminer la durée de chaque activité et la durée globale de l’action générale.
• ………………………
Déterminer le ou les lieux sur lesquels l’activité pourrait être exercée pour atteindre les
objectifs. Faire un choix le cas échéant.
• ………………………
Rechercher le consentement (accord) des différents intervenants et partenaires pour la
persuasion ou la négociation ; fixer les contraintes (légales, financières, délai, qualité, ...) ;
prévoir les moyens matériels de réalisation (machines, ordinateurs, outils de
communication, …) ; déterminer les coûts prévisionnels.
• ………………………
Etablir la liste des personnes chargées de réaliser les activités prévues ; distribuer les rôles.

2/ Décomposition de l’activité en tâches

L’activité étant définie, il faut décomposer sa préparation et sa réalisation en une suite de tâches ordonnées

chronologiquement. Cette liste de tâches doit être établie avec précision en

déterminant pour chacune la durée de réalisation ; elle doit être écrite :c’est
ce qu’on appelle la ………………………………………………………………………

Exemple de fiche de travail

Service …………………… liste des tâches à réaliser
N° Tâche à réaliser Personnes concernées Temps alloué

3/ Planification et ordonnancement des tâches

Il s’agit de répartir les tâches nécessaires à la réalisation de l’activité en tenant compte :

• ……………………………………………………
• ……………………………………………………
• ……………………………………………………

25
 E. O. A. E [I ERE ANNEE SC. ECO ]

4/ Répartition des tâches au sein du groupe

L’activité est généralement une œuvre d’équipe. Sa réussite demande une bonne répartition des tâches
afin que chacun se sente impliqué et que l’activité se réalise plus facilement et plus rapidement.
On peut utiliser fiches de travail qui indiquent pour chaque
membre :
• ………………………………………………………………………………..……
• ……………………………………………….………………………………….…
• ……………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………

5/ recherche d’informations et choix des moyens

Avant de lancer la réalisation d’une activité, il est nécessaire de

collecter les informations sur la façon de procéder et les moyens
à mettre en œuvre.
Pour pouvoir réaliser l’action dans de bonnes conditions et atteindre les objectifs fixés, il faut une mise en
place rigoureuse et un suivi sérieux.

2ème ETAPE : LA REALISATION

C’est le …………………………………………………… : L’activité a été définie en une

suite de tâches réparties dont la réalisation doit être suivie du début jusqu’à la fin.
Le moyen de suivi le plus simple consiste à pointer sur la
………………………………………………………………… .

3ème ETAPE : CONTROLE ET EVALUATION

Une fois la réalisation de l’activité est achevée, il est utile d’effectuer une évaluation autocritique. Elle
portera sur :

• ………………………………………………………………………………………

• ………………………………………………………………………………………

• ………………………………………………………………………………………

26
E. O. A. E [I ERE ANNEE SC. ECO ]

Citation Introductive

« Parvenir à organiser son existence,

de sorte que le temps disponible soit
utilisé de façon rationnelle et optimale ».

27
 E. O. A. E [I ERE ANNEE SC. ECO ]

I/ nature du temps
• ……………………….. : de l’entrée à la sortie des locaux de travail
• …………………………………. : temps réellement productif
• ………………………………….. : temps mort, pause repos, …

II/ contraintes liées au temps

Diverses contraintes liées aux temps s’imposent à l’Ese :
• ………………………..……………………………………………………
• ……………………………………………………………………………...
L’Ese doit donc prendre en compte dans la gestion du temps :

1- Les relations externes : sur le plan national (horaire du ramadan, horaire

d’été, horaire continu) ; dans les relations internationales : fixation de
rendez-vous, déplacements, communication téléphonique (tenir compte des
jours fériés, décalage horaire,… penser aux moyens permettant une
communication permanente 24/24 : fax, internet.

2- Le cadre interne : au niveau de l’Ese, le temps et le rythme de travail peuvent être

réglementés pour répondre aux exigences économiques de flexibilités et aux demandes du
personnel (24/24 avec rotation des postes, horaires horaire continu, temps partiel).

III/ notion de planification

1- Causes de la perte de temps
• ………………………………………………………………………………..……
• ……………………………………………….………………………………….…
• …………………………………………………………………………………..…
• ……………………………………………………………………………………..
• ……………………………………………….………………………………….…
• ……………………………………………………………………………………..
• ……………………………………………………………………………………..

27
 E. O. A. E [I ERE ANNEE SC. ECO ]

2- Les 5 étapes de la gestion du temps (méthodes NERAC)

• Noter les activités, les tâches à accomplir (définir clairement les objectifs)
• Evaluer la durée des activités et l’ordre de priorité (voir tableau ci-après)
• Réserver du temps pour les imprévus
• Arbitrer par priorités, abréger et déléguer
• Contrôler la réalisation des tâches (rectifier, reporter les tâches inachevées).

Importance de la Tâche non urgente Tâche urgente

tâche/Urgence de la tâche
Tâche importante non Tâche importante et
urgente urgente
Tâche importante à planifier à exécuter en priorité
Tâche peu importante et Tâche peu importante mais
Tâche peu importante non urgente à urgente à
laisser de côté déléguer si possible

Avantages :…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..….
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..….

IV/ Outils d’ordonnancement

1- Agendas

Pour les activités courantes, l’agenda (éphéméride, agenda papier ou

électronique) sert d’aide-mémoire et de base pour l’organisation du travail :

• écrire de préférence au crayon et lisiblement (supports papiers)

• noter les informations dès qu’on en a connaissance, et avec précision
(rendez-vous, appel tél, visite, absence, report, …)
• consulter l’agenda tous les matins
• rayer les travaux exécutés, reporter à une date ultérieure les travaux non exécutés (au jour
prévu)
• coordonner chaque jour son agenda avec celui du responsable.

28
 E. O. A. E [I ERE ANNEE SC. ECO ]

2- Le semainier

Remplir les zones « dominante jour », « dominante semaine » pour ne

pas perdre de vue l’objectif essentiel :
• Utiliser les feuilles annexes éventuelles pour :
o Porter des actions éloignées sur le « plan annuel » ou
« plan mensuel »
o Détailler les tâches d’une journée particulièrement
chargée « plan de journée » ;

3- L’échéancier

Sont utilisés pour le classement de documents en attente de traitement. Il y a :

• L’échéancier spécialisé : il est réservé au classement de certain
document, exp : traite ou chèque à encaisser, classés par
ordre d’échéance.
• L’échéancier général : il permet de classer
différents documents dont on aura besoin, à un poste
donné, à une date précise, exp : notes, lettres,
imprimés, …

4- Les plannings

Le planning visualise la prévision, dans le temps, de tâches ou d’événements, il permet le contrôle

de la réalisation. Il y a deux types de plannings :
• Planning statique : réalisé pour l’affichage ou l’enregistrement
• Planning dynamique : réalisé pour visualiser des prévisions, suivre
l’avancement d’un processus (enchainement d’étapes pour la
réalisation d’une tâche) et contrôler les résultats obtenus.

Élaboration d’un planning

• ………………………………………………………………………………..……

• ……………………………………………….………………………………….…

• …………………………………………………………………………………..…

• ……………………………………………………………………………………..

• ……………………………………………….………………………………….…

29
 E. O. A. E [I ERE ANNEE SC. ECO ]

Différents modèles de planning

Type caractéristiques Modèles

Constitué de bandes verticales en plastique ou en métal
……………………………… placées les unes à côté des autres. Chacune comporte des
……………………………… fentes horizontales dans lesquelles des fiches en « T »
peuvent être introduite (éventuellement de différentes
couleurs).

Planning qui représente une situation à un moment

donné.

Exemple : occupation de poste de travail, de salle, …

……………………………… Planning dynamique avec échelle chronologique.

……………………………… La première bande verticale du planning reçoit des fiches
en « T », le reste est constitué de gouttières dans
lesquelles sont glissées des bandelettes de longueur et de
couleur différentes.

Exemple : congé du personnel, répartition des tâches, …

……………………………… Dans la colonne de gauche est inscrit l’élément à suivre,

……………………………… sur la partie droite :
Un ruban ou un fil est déroulé visualisant la durée ou la
quantité à représenter.

Exemple : suivi des stocks, suivi du chiffre d’affaires, suivi

de la durée d’un projet, …

Même application que les modèles précédents avec en

……………………………… plus l’utilisation au choix d’éléments ou symboles

……………………………… magnétiques (ronds, carrées, rectangulaires, ruban,
flèche, …).

Nécessité de tableau métallique.

Exemple : suivi des commandes, entretien des véhicules.

30
 E. O. A. E [I ERE ANNEE SC. ECO ]

5- Le PERT

Lorsque les opérations sont nombreuses ou imbriquées, elles sont représentées sous forme de :
Tableau, planning, organigramme, …

Mais nécessité de rechercher un moyen permettant :

• D’assurer dans de bonnes conditions, l’ordonnancement des tâches
• De contrôler la progression d’un travail
• Calculer la durée probable de la réalisation d’un travail et surtout la meilleure
manière de gérer l’activité dans un délai minimum.

Solution le réseau PERT (Program Evaluation and Review Technic)

Vocabulaire Symboles

Etape Commencement ou fin d’une opération 1 Cercle portant un

numéro
A1
Tâche Opération à effectuer ; la tâche est défini par
rapport à des étapes A : tâche
1 : durée de la tâche

T. séquentielles Tâches qui se suivent

T. en parallèle Les tâches B et C sont simultanées : gain de temps B

Lorsqu’une tâche ne peut être exécutée que si une

T. fictive autre sera terminée. Sa durée est nulle

Chemin correspondant au temps le plus long. Tout

Chemin critique retard dans l’exécution situé sur ce chemin retarde
l’ensemble du projet ; tout gain permet de réduire
le temps total.
Les tâches situées sur ce chemin nécessitent un suivi
précis.

Réalisation : il faut étudier les différentes opérations et indiquer pour toute tâche :

• Sa durée d’exécution,

• Les tâches antérieures.

31
 E. O. A. E [I ERE ANNEE SC. ECO ]

SECTION 1 : NOTION DE L’INFORMATION

1-1- Définition de l’information

Tout élément susceptible d’être utilisé par l’entreprise pour sa gestion constitue une
information.

1-1-1- le cycle de traitement de l’information

Collecte

Saisie

Traitement

Décision
Diffusion
Archivage

1-1-2- l’origine de l’information

32
 E. O. A. E [I ERE ANNEE SC. ECO ]

1-2- Caractéristiques
1-2-1- Qualité de l’information
La valeur de l’information est fonction de sa qualité. De cette qualité dépendra la
qualité de la décision. Une bonne information doit être :

➢ ………………………………… : parfaitement adaptée aux besoins de l’utilisateur.

➢ ………………………………… : digne de confiance, sûre et contrôlée.
➢ ………………………………… : qu’elle est à la
disposition de l’utilisateur au moment où
celui-ci en a besoin.
➢ ………………………………… : facile à obtenir.
➢ ………………………………… : l’utilisateur trouve
des repères (des dates) qui lui permettent de
savoir depuis quand et jusqu’à quand cette
information est valable.
1-2-2- Types d’informations
Les informations peuvent être classées en catégories ou types. Cette typologie
permet de caractériser les informations utilisées :

Informations Types principe

Elles proviennent des services de l’entreprise. Ex : décisions de

interne
Selon leur la direction

▪ partenaires (clients, fournisseurs…). Ex : ………………………...

externe …………………………………
▪ environnement général (presse). Ex : demande d’emploi…

▪ de nature quantitative : donnant lieu à des calculs.

Selon leur écrites Ex : ………………………………………………………….

▪de nature textuelle. Ex : ……………………………………………….

L’information transmise doit être claire et bien structurée. Ex :

orales
…………………………………………………………………………………….
Elles concernent les services achats, vente, mercatique.
commerciales
Selon leur Ex : ………………………………………………………………………………

Elles émanent d’organismes économiques.

économiques
Ex : …………………………………………………………………………….

33
 E. O. A. E [I ERE ANNEE SC. ECO ]

Ce sont les lois et règlements. Ex : ……………………………………

juridiques et
……………………………………………………………………………
sociales

Elles concernent les produits, les techniques de production, les

techniques
matériels. Ex : ………………………………………………………………..
comptables, Elles émanent des services concernés. Ex : ……………………………
financières ……………………………………………………………………………………

engage durablement l’avenir de l’entreprise. Ex : quel(s) produit(s)

stratégique
vendre et sur quel(s) marché (s) ?

organise les moyens dont dispose l’entreprise. Ex : effectif du

tactique
personnel, budget, politique commerciale…

Mise en œuvre des moyens : décisions courantes, souvent

opérationnelle répétitives. Ex : ………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………

L’information circule de la direction vers les subordonnés. Ex :

descendante
…………………………………………………………………………………………………………

L’information circule d’un subordonné vers un supérieur. Ex :

ascendante
…………………………………………………………………………………………………………

L’information circule entre les personnes de même niveau

hiérarchique. Ex : …………………………………………………………………………...
latérale
…………………………………………………………………………………………………………

SECTION 2 : RECHERCHE DES INFORMATIONS

2-1- Sources de l’information

La qualité de l’information dépend en grande partie de son origine. C’est pourquoi
l’entreprise doit utiliser rationnellement ses sources d’information qui peuvent être :

❖ Les sources internes

Chaque service détient les informations qui lui sont nécessaires :
➢ ………………………………………………………………………… : gère le fichier du personnel dans
lequel on trouve l’identité des salariés, leur grade, leur ancienneté et tout ce qui
touche à leur carrière ;

34
 E. O. A. E [I ERE ANNEE SC. ECO ]

➢ ………………………………………………………………………… : gère le fichier

des clients (nom, adresse, téléphone, mode de règlement...) et
les tarifs applicables à tous les produits de l’Ese ;
➢ ……………………………………………………………………………………………………… :
dispose du fichier des fournisseurs (nom, adresse, téléphone, fax,
etc.) et des catalogues de fournitures, produits, matériels ou
matières premières.
➢ ………………………………………………………………………… : disposent d’un
fichier pour chaque machine, appareil ou véhicule de transport,
des fiches de procédures pour décrire la façon d’effectuer les
tâches, de fichier de stocks pour connaître les quantités de
produits, matières ou fournitures disponibles ;
➢ ………………………………………………………………………… : possèdent la documentation
nécessaire (annuaires, dictionnaire, codes juridiques…) et les comptes de
l’entreprise.
❖ Les sources externes :

Elles sont extérieures à l’entreprise. Il existe des organismes officiels qui diffusent des
informations publiques (Chambre de commerce, greffe des tribunaux de commerce...)
et des sociétés privées spécialisées dans l’information (presse, internet…

Exploitation des sources : L’information peut se présenter à l’entreprise sous deux manières :

• Spontanée : ………………………………………………………………………………………………………….

…………………………………………………………………………………………………………………………………

• Recherchée : ……………………………………………………………………………………………………….

…………………………………………………………………………………………………………………………………

L’information que l’on recherche ne se trouve pas toujours uniquement sous une
forme physique ; il est, en effet, possible d’accéder à des sources documentaires
informatisées.

❖ Critères de choix des modes d’accès à l’information

C’est la nature du support qui détermine les modalités d’accès à l’information.

35
 E. O. A. E [I ERE ANNEE SC. ECO ]

2-3- Aperçu des modes de classement

L’entreprise produit et reçoit de plus en plus d’informations. Ces informations sont de
nature différente et pour les retrouver aisément, il convient de les classer dans un
ordre rigoureux.

Le classement concourt à la bonne organisation de

l’entreprise. Il doit être :
………………………………….. ( les dossiers sont bien
identifiés et retrouvés selon un plan de classement);
………………………………….. (pas de classement en
attente) ;
………………………………….. (selon les
documentalistes, un classement est exhaustif quand
il est «sans silence» : un silence, c’est un document
inutile à éliminer (brouillon, double, énième version
d’un même document).

Les différentes méthodes de classement à retenir

dépendent du volume et de la nature du classement
(dossiers clients, dossiers fournisseurs, dossiers du
personnel.)

Les critères de choix du mode de classement sont :

➢ ………………………………………………………….. : quotidienne, une fois par semaine, une fois

par mois... ;
➢ ………………………………………………………….: dossiers composés de sous chemises... classeurs... ;
➢ …………………………………………………………..;
➢ ………………………………………………………….. …………………………………………………. (Classement à
plat, dans des dossiers suspendus à visibilité latérale ou horizontale) ;
➢ ……………………………………………………………………………... : unité de
rangement fixe (rayonnage, armoire, casier à clapet) ; unité de rangement
mobile (meuble rotatif classeur basculant, classeur à tiroir).

36
 E. O. A. E [I ERE ANNEE SC. ECO ]

MODE DE CLASSEMENT MEUBLE APPRECIATION UTILISATION

+ simple Dossier Volumineux

Classement Rayonnage Coût réduit Peu nombreux
Horizontal - recherche et Stocks de fournitures,
(ou à plat) Manipulation De formulaire

Classeur + Accès facile Dossier de travail

- Coût + élevé
à tiroirs plats

Rayonnage +Simple Livres

Classement Armoire à Coût réduit Dossiers rigides :
Debout rayons Recherche et (sinon, prévoir des séparations
( ou sur chant) Classeur Manipulations faciles de maintien rapprochées
Rotatif - Nécessité d’un système
de maintien.

+Simple Fichiers ordinaires

Classement Classeur à tiroirs Coût réduit Disquettes
Vertical Bacs - Risque d’affaissement Dossiers peu volumineux
Ordinaire des dossiers (prévoir un à durée de vie courte
système de maintien)

+ Recherche et Dossiers consultés

Classement Classeur à Manipulations faciles fréquemment.
Suspendu tiroirs Signalisation très visible Classement pas trop
à visibilité Bacs - Coût plus élevé importants
Supérieure (dossiers reliés en accordéon)

Armoires + Recherche et
Classement Classeur rotatif → Manipulations faciles Classements importants, très
Suspendu Signalisation très visible fréquemment consultés
à visibilité Encombrement réduit
latérale Vue synoptique

37
 E. O. A. E [I ERE ANNEE SC. ECO ]

2-4- Saisie manuelle de l’information sur les supports papier

Tous les travaux administratifs manuels ou informatisés ont pour matière d’œuvre les documents.
Les documents usuels sont principalement :
➢ ………………………………………………………………….……..
➢ …………………………………………………………………….…..
➢ ………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………..…………

➢ ……………………………… (fiches du personnel, fiche de stock,

fiche de procédures). Nombre de ces documents ont pour support des imprimés,
dont la bonne conception est essentielle à l’accomplissement rapide et correct des
tâches.

4-2-1- les caractéristiques du support papier

❖ Format

❖ La couleur du papier
Utiliser la couleur permet de différencier les documents ou de personnaliser un imprimé.

38
 E. O. A. E [I ERE ANNEE SC. ECO ]

❖ La qualité du papier
Elle dépend de la composition du papier et du mode
de fabrication. Exemples :
• Papier journal, (qualité moyenne).
• Papier pour télécopieur ou imprimante (papier
thermique).
• Papier destiné à la photocopie (qualité
courante).
• Papier pour imprimantes laser ou à jet
d’encre (qualité supérieure).
• Papier destiné à l’impression d’ouvrages
littéraires (très haute qualité).
4-2-2- Documents de liaison

Il transmet des informations

4-2-3- Document de position

38
 E. O. A. E [I ERE ANNEE SC. ECO ]

4-2-3-1- La présentation des imprimés

Une bonne présentation de l’imprimé, et un choix judicieux du support contribue :
• à donner une image positive de l’entreprise
• à assurer la qualité de la collecte des informations, et donc du traitement.

4-3- Saisie et stockage automatisés de l’information

4-3-1- Supports magnétiques et optiques

Les supports magnétiques ou optiques répondent aux

besoins de sauvegarde complémentaire des fichiers, ils
facilitent également la gestion des informations.

Support Caractéristiques Capacité Utilisati

magnétiq De stockage on
ues
Disque dur Fixe de dimension variable, De 20 Go à 500 Stockage : système
interne accès Go d’exploitation,
ou portable rapide (en évolution) différents programmes et les
données.

39
 E. O. A. E [I ERE ANNEE SC. ECO ]

4-3-2- Supports optiques

Support Caractéristiques Capacité Utilisation Pérennité

De stockage des supports
- Le CD-ROM Support à accès direct 650 Mo, l’équivalent Ne peut être effacé et Durées de vie
(Compact Disk Read aux informations en de 500 disquettes réenregistré à volonté illimitée insensible
Only Memory) lecture seulement ou 74 minutes de (banques de données, des aux champs
son numérique hi-fi encyclopédies). magnétiques.

- Le Worm ( Write Once Réinscriptible une seule 650 à 700 Mo Ces CD peuvent être gravés Sauvegarde
Read Many) fois et lu ensuite àvolonté (5,25 pouces) une fois par l’utilisateur à partielle des
l’aide d’un graveur particulier disques, diffusion
internes de l’Ese
- Le CD - RW Réinscriptible, lu et écrit
Technologies optiques

( Re Writable) plusieurs fois

- le DVD Amélioration des - 4,7 Go 7 fois Lecteur de DVD-Rom, peut Durée de vie de plus
(Digital Versatile Disk technologies laser supérieurs au CD – lire également des CD-ROM de 50 ans.
Read Only Memory) utilisées pour les CD – Rom (simple
ROM densité et simple Utilisation de DVD-ROM dans
(DVD-Ram pour PC, face) le domaine de la vidéo
support réinscriptible) - 18,8 Go (double domestique
(DVD-Rom, support non densité et double
réinscriptible, face)

40
 [I ERE ANNEE SC. ECO ]

SECTION 3- DIFFUSION DE L’INFORMATION

- On ne s’écrit plus, on se téléphone.

On ne se dérange plus, on se
faxe,

on ne se parle plus, on se fait une

visioconférence !

distance.

ECRITE

téléimprimeur

Diffusion

ORALE
l’information

AUDIO-VISUELLE

La vidéotransmission

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