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Unité Contrôle de Gestion

RAPPORT DE MISSION
LABORATOIRE CENTRAL DE
BIOTECHNOLOGIE

GAUDJI DOBRE Solange : Auditeur Interne

Août 2019

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Le jeudi 08 août 2019, nous avons effectué une mission d’audit au Laboratoire
Central de Biotechnologie. Cette mission a porté sur les points suivants :

- Le suivi des recommandations de la mission précédente ;

- La gestion de la caisse ;
- La gestion du personnel.
- L’état d’avancement de la comptabilité 2018.

I – SUIVI DES RECOMMANDATIONS

A la mission du 18 septembre 2018, deux recommandations avaient été

formulée :

- Le Directeur du laboratoire devra solliciter un approvisionnement de la

caisse fonctionnement pour faire face aux urgences.

- Les services comptables du LCB devront solliciter toutes les pièces non
enregistrées et procéder à leurs enregistrements afin de mettre à jour la
comptabilité.

Ces recommandations ont été mise en œuvre. Ci-joint en annexe l’état de mise
en œuvre des recommandations.

II – CAISSE
Nous avons procédé à l’inventaire de la caisse et avons obtenu les soldes suivants :

ELEMENTS FONCTIONNEMENT

Solde théorique 438 542

Solde physique 438 550

Ecart + 8

Constat :

Points forts :

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- il n’y a pas d’avance sur achat ; toutes les avances faites ont été
justifiées ;
- Toutes les pièces que nous avons contrôlées sont justifiées ; les demandes
d’achat et les demandes d’avance de fonds sont régulièrement renseignées
et visées par les responsables habilités ;
Point faible :

- le solde de la caisse est toujours en dessous du plafond minimum requis ;

ce solde est le cumul des soldes des projets exécutés au Laboratoire
Central de Biotechnologie. Le détail du solde de la caisse est joint en
annexe.
La faiblesse que nous relevons au niveau de la caisse se traduit par le fait que le
solde de la caisse est toujours en dessous du plafond minimum exigé (300 000
francs).

Risque : Impossibilité de faire face aux urgences.

Recommandation : Le Directeur du laboratoire devra solliciter un

approvisionnement de la caisse fonctionnement pour faire face aux urgences.

III – PERSONNEL :

Au niveau du personnel, nous avons fait le constat suivant :

- Les dossiers des stagiaires ne sont pas disponibles chez le commis

personnel ; après échange avec le Directeur du Laboratoire, il nous a été
dit que les lettres de stage (pour les stagiaires payés sur la caisse du LCB)
existent et que ces lettres sont rangées au secrétariat.
Le Laboratoire Central n’ayant pas, dans un passé récent, un agent pour gérer le
personnel, toutes les pièces ou tous courriers en rapport avec le personnel étaient
classés chez la secrétaire du Directeur. La secrétaire étant en congé, nous
n’avons pas pu vérifier cette information.

Le commis personnel ne peut donc pas faire un suivi correct des mouvements
des stagiaires (date de début et fin des stages).

Nous recommandons au directeur du Laboratoire de prendre toutes les

dispositions afin qu’à la reprise de service de la secrétaire, toute la

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documentation (lettres de stage, contrat des occasionnels s’il y en a, etc..) en

rapport avec le personnel soit transmise au commis personnel.

IV – ETAT D’AVANCEMENT DE LA COMPTABILITE

ELEMENTS TRAVAUX PERIODES

CAISSE Imputations-Saisies et analyse 28/08/2018

ACHAT/LIAISON Imputations-Saisies et analyse 24/08/2018

Point fort :

Les pièces de caisse sont saisies et analysées jusqu’au 28 août 2018 ; le grand
livre de la caisse édité à la date de la mission a un solde correspondant au solde
du brouillard de caisse.

Les comptes de liaison qui permettent de prendre en compte les achats et toutes
les opérations effectuées pour le compte du Laboratoire Central de
Biotechnologie sont également imputés et saisis jusqu’au 24 août 2018.

Point faible :

La seule faiblesse relevée au niveau de la comptabilité résulte des écarts

constatés à l’analyse des comptes de liaison entre le Laboratoire Central et la
comptabilité de la Direction Générale.
Les éléments qui traduisent cette faiblesse sont reportés dans le tableau suivant :

Dates Libellés Montants Commentaires

27/07/18 Chq approv n°2458 Gnamien 60 000 Pièce non transmise

N’cho au LCB.

27/07/18 Chq approv n°1696 Gnamien 120 000 Pièce non transmise

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N’cho au LCB.

10/08/18 Chq approv n°6082 Gnamien 180 000 Pièce non transmise
N’cho au LCB.

20/08/18 Appro. caisse prime chq. 604 480 000 Chq non
comptabilisés à la
24/08/18 Sal. 07/18 chq 4921 Coopec 87 773
DG.
DABOU
17/09/18 300 000
Appro. caisse prime de stage.

Recommandation :

Les services comptables du LCB devront solliciter toutes les pièces non
enregistrées et procéder à leurs enregistrements afin de mettre à jour la
comptabilité.

UCG

FICHE DE SUIVI D’UNE RECOMMANDATION

Document à compléter et à retourner au Service Audit Interne au plus tard pour le……

Rapport d’Audit …LCB… Publié le…..oct 2018…....

Recommandation adressée au Directeur de la station :

Le Directeur du laboratoire devra solliciter un approvisionnement de la caisse

fonctionnement pour faire face aux urgences.

Etablie par : Nom (s)

Réponse Fonction (s)
Signature (s)
Date :
 réalisée
 retenue

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 à l’étude
 refusée

Dates DESCRIPTION DETAILLEE DU PLAN D’ACTION, y compris responsabilités

prévues (si mis à l’étude : raison, objectifs, responsable, date prévue de décision
définitive)
( si refusée : raison, signature du manager assumant d’avance les conséquences)

 cochez si votre plan d’action ne se termine pas sur cette page

Acceptation du plan d’action

(codification par l’audit interne) Le plan d’action est-il complet ? Exhaustif ? Permanent ? Contrôlé ?

NB : Joindre à votre réponse, les éléments de preuve de la mise en œuvre des actions
d’amélioration (procédures, notes, comptes rendus, cahiers des charges, etc…)

UCG

FICHE DE SUIVI D’UNE RECOMMANDATION

Document à compléter et à retourner au Service Audit Interne au plus tard pour le……

Rapport d’Audit …LCB… Publié le…..oct 2018…....

Recommandation adressée au comptable :

Les services comptables du LCB devront solliciter toutes les pièces non
enregistrées et procéder à leurs enregistrements afin de mettre à jour la
comptabilité.

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Etablie par : Nom (s)

Réponse Fonction (s)
Signature (s)
Date :
 réalisée
 retenue
 à l’étude
 refusée

Dates DESCRIPTION DETAILLEE DU PLAN D’ACTION, y compris responsabilités

prévues (si mis à l’étude : raison, objectifs, responsable, date prévue de décision
définitive)
( si refusée : raison, signature du manager assumant d’avance les conséquences)

 cochez si votre plan d’action ne se termine pas sur cette page

Acceptation du plan d’action

(codification par l’audit interne) Le plan d’action est-il complet ? Exhaustif ? Permanent ? Contrôlé ?

NB : Joindre à votre réponse, les éléments de preuve de la mise en œuvre des actions
d’amélioration (procédures, notes, comptes rendus, cahiers