GESTION DES DEMANDES D’ACHAT

Agenda

Introduction
Référence documentaire
Processus abordés
• Généralités sur la demande d’achat SAP
• Création, modification et affichage d’une demande d’achat avec article
• Création, modification et affichage d’une demande d’achat sur désignation
• Création, modification et affichage d’une demande d’achat avec article non stocké //
article de prestations de services
• Processus de validation des demandes d’achat (Aperçu)

Pour chacun des processus, la démarche sera la suivante:

• Processus concerné
• Règles de gestion
• Règles d’organisation
• Transactions à réaliser
• Démonstration
• Exercices

Conclusion
Questions / réponses
Évaluation du cours
Contact

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 Introduction

 Bienvenue
 Informations pratiques
 Objectifs de la formation
 Informations utiles
 Référence documentaire

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Objectif de la formation

A la fin du cours, vous serez capables de :

• Comprendre les règles de gestion et l’organisation de la création demandes d’achats.

• Comprendre les processus de la gestion des demandes d’achats dans SAP.
• Réaliser les tâches suivantes :

 Créer, modifier, afficher une demande d’achat avec article

 Créer, modifier, afficher une demande d’achat sous désignation
 Créer, modifier, afficher une demande d’achat avec article stocké ou prestation de services
 Annuler une demande d’achat
 Copier une demande d’achat
 Utiliser les nouveaux états de reporting.
Généralités sur les demandes d’achat

 Principes généraux
 Transactions
 Structure du document
 Types de documents et groupes d’acheteurs

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Principes généraux

 La création d’une demande d’achat correspond à l’expression d’un besoin

• Une DA est un document interne, non-imprimable
• Une DA ne correspond pas à une commande, c’est l’expression d’un besoin
• Dans le cas des biens et services non stockés, les DA sont crées manuellement
• Même pour les articles du magasin, les DA sont dans certains cas créées manuellement

 La DA n’est pas indispensable à la création d’une commande d’achats

• Les commandes peuvent être crées à partir de contrat cadre ou même directement
• Par contre, une DA peut servir de base à la création d’une commande
• Il existe toutefois des cas où la demande d’achat est obligatoire

 La demande d’achat est le seul document d’achats qui ne soit pas strictement
composé d’une partie entête et d’une partie postes:
• La DA ne comporte ‘que des postes’
• Les seules données d’entête sont le numéro et le type de la DA, ainsi qu’un texte qui est valable pour tous
les postes.

 Codification
• Chaque DA aura un numéro unique (document article unique) pour référence dans le système
• Le numéro de la DA sera établi en interne par SAP selon le type de DA et la tranche de numéros attribuée

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Principes généraux (suite )

 Imputation
• Pas d’imputation dans le cas ou une DA est créée à partir d’un article stocké existant dans SAP
• Pour les achats sur désignation, une imputation est nécessaire:
 Nature comptable
 Objet analytique: Ordre / Centre de coûts

 Prix / Valorisation
• Chaque poste de DA doit être valorisé. Comme il s’agit d’une expression de besoin, le prix à indiquer
n’est pas, par définition, le prix d’achats, mais un prix estimé.

 Chaque poste de DA peut en fait être traité individuellement:

• La conversion en commande se fait au niveau des postes
• La validation se fait au niveau des postes

 Stratégie de validation
• Une demande d’achat doit être validée
Transactions à réaliser

Transaction / Libellé Code Libellé

ME51N : Création d’une DA S_ALR_87013019 Budget / Réel / Engagement
ME52N : Modification d’une DA
ME53N : Consultation d’une DA
ME5A :Affichage de listes des DA
ME5K :Affichage de listes des DA
Par imputation

Création d’une demande

d’achat

Affichage d’une demande

d’achat

Validations

Listes - Reports
Demande d’achat

Zone Synthèse=
Reserve du travail
Zone ENTETE

Zone liste des postes

Zone Détail Poste

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Structure d’écran (suite)

 Zone synthèse  Zone détail postes – Les onglets

La zone ‘synthèse’ permet d’afficher par exemple une liste des • Données article
DA précédemment créées par un user, ce qui permet de les  Code article ou libellé
réutiliser pour copier des postes • Quantités et dates
 Quantité et dates demandées
 Quantité commandée
• Valorisation
 Prix estimé pour le poste de la DA
• Source d’approvisionnement
 Fournisseur souhaité (facultatif)
 Fournisseur attitré si la source
d’approvisionnement est fixe
• Statut
 Statut de la DA (passée en commande, etc.)
• Contact
 Contact (demandeur, groupe d’acheteurs,
gestionnaire, etc.)
• Stratégie de lancement
 Statut de validation et liste des valideurs
• Textes
 Texte de commande (apparaît sur la cde)
• Adresse de livraison
 Par défaut: adresse de la division
• Les sélections par défaut les plus courantes sont:
 NB: toutes les données des onglets peuvent se
• Demandes d’achats retrouver sur chaque ligne de la synthèse des
• Mes demandes d’achats
postes
• Mes demandes d’achats maintenues
Types de documents

• La liste des types de documents avec les significations et le groupe d’acheteurs

G. d’acheteur Code
Matières ( MP & SF) G10

Emballage G20

PDR G30
Type Libellé
Consommables G40
ZDA Mabrouk DA Achat

Investissement G50 ZMR Mabrouk DA MRP

Non stocké G60

Service maintenance G70

• Un groupe d’acheteurs correspond à un acheteur ou à
Service marketing G80 un groupe d’acheteurs qui effectuent les activités d’achats

Autres services G90

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Règles de gestion

• Demande d’achat
– Le demandeur créera une demande d’achat avec un type de document ZDA
– L’imputation est automatique pour les articles stockés:
o Matières premières,
o Emballages
o PDR
o Consommable

– Pour les articles non stocké, une imputation est nécessaire:

o Pour les achats généraux: un type d’imputation K est saisi pour une imputation sur centre de
coût
o Pour les investissements : un type d’imputation O est saisi pour une imputation sur
ordre interne. Un engagement dans CO est créé au moment de la demande d’achats;
le montant de la DA est visible sur l’ordre interne d’investissement en tant
qu’engagement
– Le demandeur a la possibilité d’affecter une source d’approvisionnement (Contrat ou une
fiche info achat) au niveau de la demande d’achat
• Les demandes d’achat qui seront issus automatiquement de la production feront
l’objet d’un autre document  Planification des besoins

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 Création d’une demande d’achat avec article

 Schéma du processus concerné

 Règles de gestion
 Transactions à réaliser
 Démonstration
 Exercices

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Schéma du processus
Événe-
ment

Besoin Réception physique Facture fournisseur

Demand-

Création d’une
demande d’achat
Validation DA
eur
Rôle Achat

Création Commande

Validation
commande
Magaisin

Entrée de
marchandises
Comptabilité

Réception de facture

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Création d’une demande d’achat avec article ME51N

1: Sélectionnez: Type demande d’achat

Le groupe d’acheteurs est

repris par défaut de la fiche
article.

3 : Entrez la division

Le groupe de marchandises et
la désignation de l’article sont
repris de la fiche article
2 : Entrez l’article 4 : Entrez la quantité 5: Entrez la date prévisionnelle
de livraison

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Création d’une demande d’achat avec article ME51N

9 : le prix est repris par

défaut de la fiche article

10: sélectionnez le poste

12 : entrez le texte de poste

s’il y’ en a
11 : cliquez sur
texte de poste

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Création d’une demande d’achat avec article ME51N
Contrôle et sauvegarde

15 : Contrôler la création DA
16 : Sauvegarder ( Message d’avertissement ou message
d’erreur)

NB: Le numéro de la DA est établi en interne par SAP selon le type de DA et la tranche de
numéros attribuée

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Modification d’une demande d’achat avec article ME52N

Autre demande d’achat

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Modification d’une demande d’achat avec article ME52N

Il ya deux possibilité soit :

1. Saisir le numéro de la DA directement
2. Chercher le numéro de la DA en utilisant le Matchcode

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Modification d’une demande d’achat avec article ME52N

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Affichage d’une demande d’achat ME53N

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Création une demande d’achat en copie ME51N

1. Activer la synthèse des documents

2. Cliquer sur variantes de sélection et choisir sur quel
document d’achat vous voulez créer la DA

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 Création une demande d’achat en copie ME51N

3. Entrer les critères de sélection pour afficher

les documents d’achat existant
4. Sélectionner le document d’achat et cliquer
sur copier ou le glisser dans le panier

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Création une demande d’achat en copie ME51N

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Supprimer un poste dans la demande d’achat ME52N

1. Sélectionner le poste à supprimer

et cliquer sur

2.Sauvegarder

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Démonstration / Exercices

... Utilisons le système !

Page 26
Création d’une demande d’achat avec article
non stocké

 Schéma du processus concerné

 Règles de gestion
 Transactions à réaliser
 Démonstration
 Exercices

Page 27
Création d’une demande d’achat avec article non stocké ME51N

1: Sélectionner : Type demande d’achat

4 : Entrez le type d’imputation : 2: Entrez 5 : Entrez la 6: Entrez la date 3 : Entrez la

K : Centre / F : Ordre l’article quantité prévisionnel de livraison division
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Création d’une demande d’achat avec article non stocké ME51N

Saisissez le centre de coûts

Saisissez le prix de valorisation ( Prix estimé )

Page 29
Démonstration / Exercices

... Utilisons le système !

Page 30
Création d’une demande d’achat sous
désignation
 Schéma du processus concerné
 Règles de gestion
 Transactions à réaliser
 Démonstration
 Exercices

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Création d’une demande d’achat avec article non stocké ME51N

1: Sélectionnez: Type demande d’achat

7 : Entrez le groupe
acheteur

8: Entrez le groupe
de marchandise

4 : Entrez le type d’imputation : 2: Entrez la 5 : Entrez la 6: Entrez la date 3 : Entrez la

K / F/O désignation quantité prévisionnel de livraison division
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Création d’une demande d’achat sous désignation ME51N

Saisissez le compte général et le centre de coût

Saisissez le prix de valorisation ( Prix estimé)

Page 33
Démonstration / Exercices

... Utilisons le système !

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Création d’une demande d’achat sur Ordre
Interne

 Schéma du processus concerné

 Règles de gestion
 Transactions à réaliser
 Démonstration
 Exercices

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Etat Budget Avant Création DA

Page 36
Création de DA sur Ordre Interne ME51N

Page 37
Création de DA sur Ordre Interne ME51N

Page 38
Création de DA sur Ordre Interne ME51N

Page 39
Création de DA sur Ordre Interne ME51N

Page 40
Etat Budget Apres DA

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Validation des demandes d’achat ( Aperçu )
• La validation électronique des documents d’achat est un autre moyen de contrôle :
• En fonction d’un certain nombre de critères, SAP détermine si un document d’achat
doit être soumis à une stratégie de validation
• Une stratégie de validation correspond à une liste de personnes qui doivent valider
le document d’achat

• Chaque valideur possède dans son profil d’utilisateur une « clé » qui lui permet de valider les
documents en attente de validation de sa part
• Cette clé faisant partie des « objets d’autorisation », seules les personnes désignées pourront
l’utiliser

• La validation électronique est un contrôle bloquant pour la suite du processus: un document

d’achat soumis à une stratégie de validation ne pourra pas être utilisé tant qu’il n’est pas validé
• Une Demande d’achat non validée ne pourra pas être transformée en Commande
• Un Contrat d’achat non validé ne pourra être utilisé comme référence dans une Commande
• Une Commande d’achat non validée ne pourra pas être imprimée ni faire l’objet d’une réception dans
le système

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Les questions fréquentes…

1. Comment connaître le statut de validation de ma DA ?

2. Comment connaître le statut de la commande associée à ma DA ?
3. Comment afficher la commande associée à ma DA ?

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1.Comment connaître le statut de validation de ma DA ?

• Pour connaître le statut des demandes d’achat à valider et les valideurs concernés, il y a
deux possibilité soit :
• Afficher la demande d’achat par la transaction ME53N et consulter la partie détails de poste l’onglet
« Stratégie de validation »
Demande en état initial de validation

Demande encours de validation

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1. Comment connaître le statut de validation de ma DA ?

Utiliser la transaction ME5A : Affichage de la liste des demandes d’achats

Dans cet exemple la DA est

validée par le code T2 et encours
de validation par S2

Sélectionnez la ligne et cliquer sur Saut 

Stratégie de validation
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2.Comment connaître le statut de la commande associée à ma DA?

• Utiliser la transaction ME53N avant la création de la commande

• Utiliser la transaction ME53N après la création de la commande

• Si la commande n’est pas encore créée, le statut de la DA est : « Non traité »

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Conclusion

Points importants vus durant la formation :

 La création d’une demande d’achat

 La création en copie d’une demande d’achat
 La modification d’une demande d’achat
 La suppression d’un poste au niveau de la demande d’achat
 Validation des demandes d’achat

Page 47
Etats standards – ME5A

Page 48
Etats standards – ME5K

Il faut saisir au moins un objet

d’imputation

Page 49
Etats standards – ME5A

Page 50
Démonstration / Exercices

... Utilisons le système !

Page 51
Evaluation du cours

• Merci de bien vouloir compléter les fiches d’évaluation

du cours
• Votre feedback est le bienvenu

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