Exemples : Description partielle dun circuit ventes (commande expdition, facturation) sous forme de diagrammes : vertical et horizontal.

Cet exemple est prsent dans les pages suivantes. -REPRESENTATION SOUS FORME DE DIAGRAMME VERTICAL

DESCRIPTION NARRATIVE

DESCRIPTION GRAPHIQUE

-RECEPTION COMMANDES -

DES COURRIER TELEPHONE

3 LIASSE 1 COMMANDE 2

ETABLISSEMENT DE LA LIASSE COMMANDE

-EXPEDITIONS VERS LE SERVICE ACHATS EN CAS DANS LE DE COLIS INCOMPLETE

DATE DEXPEDITION QUANTITES EXPEDIEES SIGNATURE

1 COMMANDE

4 INVENTAIRE -ETABLISSEMENT FACTURES DES PERMANENT

NUMERO DE COMMANDE NOTE SUR LA FACTURE

4 3
FACTURE 1 PRE-NUMEROTEE

3 COMPTABILITE GENERALE
TARIF

1 CLIENT 2

COMPTES CLIENTS

REPRESENTATION SOUS FORME DE DIAGRAMME HORIZONTAL

SERVICE EXPEDITION SERVICE FACTURATION

SERVICE COMMANDE

NUMERO DE COMMANDE NOTE SUR LA FACTURE

COURRIER

TELEPHONE

3 2 LIASSE 1 COMMANDE

DATE DEXPEDITION QUANTITES 2 EXPEDIEES SIGNATURE

4
FACTURE 1 PRE-NUMEROTEE

4 3 2

INVENTAIRE PERMANENT COMPTABILITE GENERALE COMPTES CLIENTS

1 3 DANS LE COLIS

CLIENT

VERS LE SERVICE ACHATS EN CAS DE COMMANDE INCOMPLETE

Avantages et inconvnients Lutilisation des diagrammes permet dacqurir une connaissance approfondie de lensemble de la procdure tudie. Ils dcrivent le cheminement des diffrents documents rsultant dun ensemble doprations. Par simple visualisation, le rviseur aura la possibilit danalyser tous les aspects dune opration et notamment les contrles qui sont prvus (squences numriques, comparaison de documents, vrification arithmtique, visas divers). Par contre, la mthode est assez longue mettre en uvre. La prcision demande exige de la part du rviseur, de la logique, du soin et de lexprience. De plus, les diagrammes ne fournissent aucune indication sur le facteur temps (dure des cycles dopration, temps sparant lenchanement de deux oprations) et certaines oprations se prtent mal une description graphique. Le diagramme vertical est assez simple rdiger. La ligne de flux unique permet un trac facile et il pose peu de problmes de lecture et de comprhension grce la correspondance qui existe entre la partie graphique et la partie narrative. Malheureusement, cette ligne de flux unique limite la porte du diagramme et celui-ci ne donne pas une vision densemble du circuit. De plus, il ne donne aucune indication sur la sparation des tches. Le diagramme horizontal prsente les caractristiques inverses du diagramme prcdent. Il est plus difficile concevoir compte tenu notamment du nombre de flux possibles. Comme il a dj t indiqu, des renvois sont presque toujours indispensables en annexe pour ne pas le surcharger exagrment. Par contre, il possde plusieurs avantages apprciables. Il permet la synthse grce la visualisation intgrale du circuit et lanalyse grce au regroupement des oprations par service. En outre, il facilite lapprciation du degr dauto-contrle que ralise la sparation des tches. La technique du diagramme est donc recommander pour ltude densemble des procdures assez complexes comportant un nombre lev de documents.

SYMBOLES POUR REPRESENTER LES CIRCUITS DE DOCUMENTS

DOCUMENT. LE TRIANGLE NOIR INDIQUE O LE DOCUMENT EST PREPARE INITIALEMENT INDIQUER :

PRENUMEROTE

PRENUMEROTE NUMEROTE QUAND EMIS NON NUMEROTE

LIASSE DE DOCUMENTS ; LE NOMBRE DE DOCUMENTS REPRESENTES A CELUI DE LA LIASSE.

INDIQUER LES COULEURS OU LES NUMEROS.

CLASSEMENT PROVISOIRE

LA LETTRE DANS LE TRIANGLE

A ALPHABETI QUE

INDIQUE LE MODE DE CLASSEMENT. N NUMERIQUE C CHRONOLOGIQUE SANS ORDRE CLASSEMENT DEFINITIF. -

CIRCULATION PHYSIQUE DUN DOCUMENT.

TRANSFERT D'INFORMATIONS D'UN DOCUMENT A UN AUTRE.

SORTIE D'UN DOCUMENT. INDIQUER LA DESTINATION OU L'ORIGINE DU DOCUMENT ARRIVEE D'UN DOCUMENT.

DESTRUCTION D'UN DOCUMENT

POINT DE DEPART D'UN CIRCUIT PLACE AU-DESSUS DU DOCUMENT INITIAL.

RENVOI A UNE AUTRE PAGE AU MEME SYMBOLE PORTANT LA MEME LETTRE.

OPERATION ADMINISTRATIVE. INDIQUER BRIEVEMENT L'OPERATION DANS LE CERCLE. SYMBOLE A NE PAS TROP UTILISER.

RATTACHEMENT PHYSIQUE DE DOCUMENTS DIFFERENTS.

OUI

CHOIX : INDIQUER LA QUESTION DANS LE LOSANGE

NON

DOCUMENT RECAPITULATIF.

DOCUMENT PREEXITANT ET PERMANENT : TARIF, LIVRE, INVENTAIRE

BANDE DADDITIONNEUSE.