LE CADRE ET LES CONDITIONS DU TRAVAIL DE LA SECRETAIRE
Il ne suffit pas de pratiquer les techniques et davoir beaucoup de qualits pour tre une secrtaire digne de ce nom, il faut aussi avoir tous les instrument ncessaires la parfaite excution des tches matrielles et rechercher la meilleure installation permettant un travail facile, rapide, tout en donnant une impression agrable de confort, de nettet, dharmonie et, si possible, desthtique.
LINSTALLATION GENERALE DU BUREAU Il appartient souvent la secrtaire de disposer, elle-mme, le mobilier de son bureau. Elle place ses meubles et installe son quipement de telle sorte que les diverses tches de secrtariat puissent tre accomplies commodment, rapidement, avec le maximum defficience et le minimum de fatigue et derreurs. Pour cela, elle veille : Limiter le plus possible ses dplacements ; Circuler avec aisance ; Accder facilement partout ; Ouvrir portes et tiroirs sans craindre de bousculer ce qui est derrire elle ; Elle place sa table de travail de sorte que la lumire du jour vienne de sa gauche (en supposant quelle est droitire) et ne fasse pas dombre sur lcriture ; Quelle puisse regarder en face les visiteurs qui viennent la voir et toute personne qui pntre dans son bureau ; Quelle atteigne aisment ses classeurs par simple mouvement pivotant de son sige
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LAMENAGEMENT DE LA TABLE DE TRAVAIL
La secrtaire amnage rationnellement son bureau, afin de gagner du temps en conomisant les mouvements et de rduire la fatigue.
Dans les tiroirs Elle place sa porte la fourniture dont elle a constamment besoin. Elle range les divers papiers, enveloppes, blocs indispensables son travail par catgorie et toujours aux mmes endroits, dans les tiroirs de droite. Les dossiers renfermant les documents consulter souvent et fichiers demploi usuel gnralement munis dune signalisation sont disposs verticalement dans les tiroirs de gauche, amnags cet effet. Sont rangs dans le tiroir central, le petit matriel et les petites fournitures, telles que : Ciseaux ; Rgles ; Crayons ; Gommes, attaches de toutes sortes (trombones, coins de cuivre, pingles plates, attaches parisiennes) sont placs dans le tiroir du milieu avec : Les agrafes et les agrafeuses ; Les appareils faire des languettes ; Les appareils relier par gaufrage ;
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LES CONDITIONS DE TRAVAIL
LECLAIRAGE
Lclairage joue un rle important dans le rendement du travail. Il est toujours agrable quune baie laisse pntrer largement la clart naturelle. La secrtaire apportera tous ses soins linstallation de lclairage artificiel qui reste mme, indispensable et sassurera :
_ Quil nest pas blouissant (filaments et ampoules cachs) ; _ Quil est bien suffisant ; _ Quil est bien rparti.
Il est souhaitable que lclairage comprenne la fois : Un clairage gnral (qui vite normalement des ombres trop marques) assur : _ Par des ampoule caches quil convient dessuyer souvent ; _ Ou par un ou plusieurs tubes fluorescent Un clairage individuel, par incandescence, au moyen de lampes portatives donnant une lumire convenable sur les plans de travail Notons enfin que des murs clairs, des boiseries ples nabsorbent pas la lumire, ajoutent une note plaisante et rendent latmosphre plus agrable.
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LA CLIMATISATION
La climatisation des bureaux permet laration par insufflage dair temprature et humidit peu prs constantes (air conditionn). Quand la climatisation nexiste pas, il est ncessaire : _ De maintenir dans les salles de travail, une temprature denviron 20 (le chauffage central est, alors, le meilleur procd employer, condition toutefois quil soit distribu par radiateurs munis dhumidificateurs ) ; _ Douvrir les fentres en dehors des heures de travail, en particulier pendant le repas de midi et, sil y a lieu, pendant les pauses
LA LUTTE CONTRE LE BRUIT
Le bruit, tant intrieur quextrieur, doit tre banni des bureaux.
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LES AIDES- MEMOIRES
Sur le bureau de la secrtaire, on trouve, par consquent, un ou plusieurs aide- mmoire qui lui sont indispensables.
Citons en premier lieu :
Lagenda, sorte de carnet broch ou feuillets mobiles qui permet, grce ses divisions horaires plus ou moins rapproches (quart dheure par quart dheure ou demi-heure par demi-heure), de noter les rendez-vous et tous les travaux excuter une date dtermine, en termes suffisamment clairs et dune criture trs lisible. La secrtaire biffe, au fur et mesure et de faon trs apparente ce qui na pu tre excut le jour mme. remarquons quen gnral la secrtaire tient, pour contrle et par scurit, un agenda personnel qui double celui de son chef, en assurant leur parfaite coordination. Lagenda est un outil de travail essentiel pour la secrtaire. Le semainier est un agenda condens qui, au lieu de consacrer une page par journe, groupe une semaine entire sur deux pages vis- - vis lune de lautre.
6 Le tikler est un agenda perptuel trs commode ; cest galement un classeur chronologique qui permet de remettre en mmoire, jour par jour, ce quil faut faire et qui peut servir dchancier ; il est appel parfois auto rappel.
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Les objectifs du classement
I -QUE CLASSER ?
A/Les supports dinformations :
Ils sont nombreux et on constate de plus en plus lvolution. Le choix du type de support devra se faire en fonction de :
traitement la forme la frquence la dure de vie de linformation En fonction de la frquence dutilisation, il faut distinguer les documents :
Actif : consult et mis jour frquemment Semi actif : consult de temps en temps Archives : trs rarement consult Pour tre conserve, linformation est enregistre sur des supports : Papier .
B/Les dossiers :
Les dossiers manuels ( revoir) ou informatiques.
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II -Les qualits dun bon classement
Un bon classement doit tre complet : Utiliser tout document utile Simple : permettre une recherche rapide Fiable : constater quaucun support me manque ou nest dclass Peu encombrant : occuper un minimum de place Extensible : pouvoir ajouter de nouveaux dossiers Rationnel : trouver et remplacer facilement un support (dossier) Discret : protger les documents contre des lments destructeurs et contre Les indiscrtions
III -Identification du mot directeur
A/Dfinition du mot directeur
Le mot directeur est le mot sur lequel se fait le classement, il est dtermin parmi un ensemble de mots appels (raison sociale, dnomination, rubrique
B/Etude de la norme
Les rgles du choix du mot directeur dans une dnomination se fixent par la norme Z 44001 dfinie par lAFNOR (association franaise de normalisation)
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C/Dtermination du mot directeur
1) Nom propre de personne : Exp. : Entreprise ALI et fils Entreprise ALI ALAOUI Entreprise ALAOUI
Remarque : les articles le, la, les BN, AIT, WALD, OUM, sont considrs comme faisant partie du nom sauf de et d
Exp. : Entreprise de GAULL
Remarque : les titres sidi, Moulay, lala, etc. sont considrs comme faisant partie du nom que sils sont lis par un trait dunion.
Exp. : Lyce MOULAY- ABDALAH Lyce MOULAY ABDALAH
2) Nom gographique : Le mot directeur est le nom gographique dans une rubrique Exp. : Htel CASABLANCA
Remarque : les points cardinaux et leurs composs sont considrs comme mot directeur , galement le mot centre qui marque le lieu.
Exp. : Htel du Nord. Htel du Nord du MAROC
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3) Nom publicitaire : Le mot directeur est le premier nom publicitaire Exp. : La maison Philips
Remarque : On considre comme nom publicitaire les noms Historiques ou Lgendaires
Exp. : Htel ALMOUWAHIDINES
Les mots isols entre guillemet Exp. : Journal lopinion
Mots trangers la langue franaise Exp. : Htel WELCOME
4) Nom commun et adjectif :
Le mot directeur est un nom commun et un adjectif Le mot directeur est le premier nom commun dans une dnomination sauf le mot socit et compagnie Exp. : Socit franaise de confection
Le mot socit ou compagnie est considr comme mot directeur sil est le seul nom commun dans la dnomination Exp. : socit franco-marocaine
Le mot directeur est un adjectif numral dans une dnomination Exp. : Alfa 55
Le mot directeur est un adjectif qualificatif qui prcde un nom commun unique Exp. : Grand htel Grand htel de la ville
Le mot directeur est adjectif substantif
11 Exp. : la royale imprimerie
5) Sigle :
Le mot directeur est un sigle. Exp. : SOMACA, COMANAV
IV- Comment classer ?
Selon un nombre de classement rtablit, les ordres de classement sont 7 : Les trois ordres principaux sont : - Le classement numrique - Le classement alphabtique - Le classement idologique Les quatre ordres drivs sont : - Le classement gographique - Le classement chronologique - Le classement alphanumrique - Le classement dcimal
Avant chaque classement il faut : - dterminer le mot directeur du classement - Indexer la dnomination
REMARQUE : lindexage est une technique de prsentation de la rubrique, elle a pour but de faciliter le classement des supports divers de linformation
EXP : RUBRIQUE INDEXEE
CONFECTION de textile (socit marocaine de) - - - Mot directeur mot suivant mot prcdent
12 organigramme
13 Exercice DAPPLICATION
Dterminer le mot directeur dans chacune des dnominations suivantes:
Socit Moulay EL HADI; MARRAKECH Lyce DESCARTES ; RABAT Salle gymnastique Mohammed ELALAOUI Compagnie de GAULLE et fils Entreprise de peinture ASTRAL ; CASABLANCA Pharmacie ltoile du sud Magasin du Nord marocain ; RABAT Htel des ALOUTES ; RABAT Transport rapide du nord -ouest du pays Socit du PULLOVER ; CASABLANCA
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ORDRES FONDAMANTAUX
CLASSEMENT ALPHABITIQUE
Le classement alphabtique est le plus pratiqu pour les documents concernant des tiers : dossiers du personnel, tat informatiques nominatifs. Le classement alphabtique consiste ranger les mots daprs des lettres dans lalphabet. Lapplication de cette rgle, simple pour les mots isols, est souvent dlicate pour les dnominations comportant un ensemble de mots ; en effet, il faut choisir, dans chaque dnomination, le mot directeur. Puis, pour faciliter les recherches, il faut mettre ce mot directeur en vidence en vidence en indexant la dnomination. La dnomination indexe est place lendroit le plus visible du dossier, compte tenu du mode de classement adopt (voir chapitre suivant).
REGLE GENERALE
On prend comme mot directeur de classement : Le premier nom propre de la dnomination : -nom propre de la personne -nom propre gographique - nom publicitaire ou, dfaut le premier verbe -ou le premier nom commun lexception des mots - ou adjectif pris substantivement compagnie et socit
15 les mots unis par un trait dunion doivent tre considrs comme un seul mot. Les abrviations, les chiffres et les sigles doivent tre transcrits en toutes lettres. Si une hsitation peut se produire sur le choix du mot directeur de classement, on clase le dossier daprs le mot dtermin conformment la norme, et lautre mot significatif on fait un renvoi au mot directeur.
AVANTAGES : Recherche et reclassement rapides dans un petit classement. INCONVENIENTS : -Ncessit de connatre les rgles du classement ; problmes des homonymes. -Scurit imparfaite : une erreur de classement ne peut tre dcele. -Extensibilit imparfaite : dans le cas dune extension rapide du classement, linsertion de nouveaux lments pose des problmes matriels. UTILISATION : Classement le plus courant pour les dossiers et documents concernant les tiers (clients, fournisseur, personnel) et donnant lieu des traitements manuels.
Au cour des traitements informatiques, des listes alphabtiques sont frquemment produites (sur papier ou lcran)
16 LE CLASSEMENT NUMERIQUE :
Le classement numrique consiste attribuer un numro chacun des lments classer et ranger ces lments daprs lordre des nombres.
Lors de larrive dun nouvel lment, on lui donne le numro suivant. Si les lments sont identifis par une dnomination, il est indispensable dtablir un rpertoire alphabtique qui permet, connaissant la dnomination, de trouver rapidement le numro de llment. La recherche seffectue ensuite sans hsitation. La recherche Lexprience prouve que, dans un traitement manuel, le responsable du classement effectue de nombreuses recherches sans consulter le rpertoire : il connat de mmoire le numro ou lemplacement des dossiers les frquemment demands. (Souvent, la loi des 20.80 sapplique dans ce cas 80% des sorties portent sur 20% des dossiers).
AVANTAGES : - Le classement numrique permet de classer toutes sortes dlments (dossiers, livres, cassettes, etc.) - Il permet une recherche rapide, surtout dans les classements importants. - Labsence dun lment ou son mauvais classement sont faciles dceler : grande scurit. - Les lments peuvent ne porter quun numro : discrtion. - Les nouveaux lments prennent place la fin du classement : grande extensibilit. INCONVENIENTS -Il est ncessaire dtablir un rpertoire. - les liminations se produisent surtout parmi les lments anciens, ce qui peut entraner quelques problmes matriels. UTILISATION : Classement importants ; classements en extension ; fichiers informatiques.
Les dossiers prims : Les dossiers prims se trouvent surtout en dbut de classement (lments les plus anciens) Or, un numro devenu libre ne peut tre rutilis sans risques de confusion. Une solution consiste laisser un tmoin la pace du dossier limin pour viter rupture du classement.
17 Exercice dapplication
Vous tes employ au service de classement dune importante agence de publicit. Le 10 Dcembre dernier, la guichetire du service offre demploi vous remet sa feuille de la journe sur laquelle inscrit, les diverses maisons de commerce ayant fait insrer une annonce doffre demploi ce jour l.
Compagnie de produits cramique Antiquit dorget Compagnie des transports runis Socit rgionale dalimentation Garage Balzac Entreprise gnrale de chauffage Etablissement Louis Guillaud et Cie Comptoir thermique europen Ptisserie au soleil dor Htel des deux dauphins
Travail faire :
Prsenter dans lordre numrique les noms de diverses maisons sachant que le dernier dossier porte le numro 400.
18 LE CLASSEMENT IDEOLOGIQUE OU THEMATIQUE
Le classement thmatique consiste ranger les lments par thmes : Le plan de classement comporte la division de la matire en sujets, des sujets en sous- sujets, etc. Pour faciliter les recherches, les subdivisions sont, en gnral classes dans lordre alphabtique.
Plan de classement dune documentation relative lquipement du bureau (extrait) :
AVANTAGES : Le classement peut se subdiviser autant que ncessaire. INCONVENIENTS : Le plan de classement est dlicat tablir. La recherche peut tre assez longue si les subdivisions sont nombreuses. Lextension du classement peut poser des problmes matriels. La scurit nest pas parfaite (risques derreur lors du classement). UTILISATION : Classement de la documentation (traitement manuel).
19 ORDRES DERIVES
CLASSEMENT CHRONOLOGIQUE
Principes : Il consiste classer les dossiers dans lordre des dates, des plus anciennes aux plus rcentes. Il est utilis lorsque la date apparatre comme un lment essentiel didentification dun document. Toutefois, le document le plus rcent doit toujours tre plac sur le dessus Le classement chronologique est parfois complt par un classement numrique. Avantages : - Simple - Extensible linfini - Le document le plus rcent est immdiatement visible Inconvnients : - Impossible de constater labsence dun document - Difficile des retrouver un document dont on ne connat pas la date prcise Le classement chronologique est utilis particulirement pour le classement de la correspondance, des revues et des journaux
20 Exercice dapplication
Vous venez dtre engag comme secrtaire dans une entreprise. On vous a remet ple-mle les dossiers de client ouvert avec lindication des dates arrives : 22/5 : les constructions lectrique Thermor 2/5 : Hte Jules Csar 13/5 La nationale dassurances 6/3 les ditions darts= Marino 17/2 Monsieur le comte de La fert 12/2 Lentreprise Paul la Marche 1/9 fabrique de cble lectrique du nord 10/5 S.A.A.G. (Socit A dalimentation gnrale) Travail faire : Classer chronologiquement ces dossiers
21 LE CLASSEMENT ALPHANUMERIQUE
Principe : Classement driv la fois du classement numrique et alphanumrique. On rpartie les dossiers classer dans les classes alphabtiques : A.B.C.D A lintrieur de chacune de ces classes, on attribue chaque dossier un numro selon sa date de cration. Les dossiers sont regroups par lettre et lintrieur de chaque lettre ils sont classs numriquement. Les dossiers du classement alphanumrique sont souvent spars par un guide rpertoire sur lequel on inscrit les dnominations selon lordre darriver des dossiers.
RAMARQUE Un guide rpertoire est un moyen de signalisation qui visualise le plan de classement adapt
EXP : onglets
Avantages : - Extensible - Discret - Sr
Inconvnients : - Ncessit de tenir un rpertoire pour chaque classement alphabtique. - Assez long : la consultation du guide est longue
22 Exercice dapplication
Vous tes employs au service de classement dune importante agence de publicit. Le 10 Dcembre dernier, la guichetire du service offre demploi vous remet sa feuille de la journe sur laquelle inscrit, les diverses maisons de commerce ayant fait insrer une annonce doffre demploi ce jour l.
- Compagnie de produits cramique - Antiquit dorget - Compagnie des transports runis - Socit rgionale dalimentation - Garage Balzac - Entreprise gnrale de chauffage - Etablissement Louis Guillaud et Cie - Comptoir thermique europen - Ptisserie au soleil dor - Htel des deux dauphins
Travail faire :
Prsenter dans lordre numrique les noms de diverses maisons sachant que le dernier dossier porte le numro 400
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LE CLASSEMENT GEOGRAPHIQUE
Dfinition :
Le classement gographique est fond sur les divisions territoriales : continents, pays, provinces, villes, prfectures, communes, quartiers etc. Les divisions gographiques sont souvent classes alphabtiquement (facultatif).
Avantages :
-Simple dans son principe -Extensible puisquil se subdivise.
Inconvnients :
Exige de srieuses connaissances gographiques Ncessite lemploi dun dictionnaire ou dune carte gographique Il est difficile de reprer labsence dun dossier.
Remarque :
Ce mode est utilis dans les services commerciaux, des services de ventes par correspondance et des agences de publicit.
24 EXERCICE DAPPLICATION
Vous tes employ au service de classement dune importance agence de publicit. Le 10 dcembre la guichetire du service offre demploi vous remet sa feuille de journe sur laquelle a inscrit les divers agents de commerce ayant fait insrer une annonce doffre demploi ce jour l.
- Compagnie de produits cramique, Casablanca - Garage BALZAC, Bni Melal - Entreprise gnrale de chauffage, Sal - Antiquits dorgets, Casablanca - Compagnie de transports runie ; Rabat - Etablissement de la feuille et fils, Madrid - Dragon dor antiquit, Paris - tablissement Quick service, Rabat - Office national de mtorologie, Casablanca
Prsentez les rubriques selon lordre alphanumrique et ensuite en mode gographique.
25 LE CLASSEMENT DECIMAL
Principes :
Le classement dcimal repose sur le principe suivant entre deux nombres dcimaux, conscutif de mme ordre, il est toujours possible dintercaler 9 nombres dcimaux. Lorsquon forme des nombre dcimaux, chaque nouveaux chiffre est ajout droite du prcdent, les documents classer en dix groupes qui peuvent nouveaux tre subdiviss en dix groupes qui peuvent nouveaux tre subdiviss etc.
Dans la pratique pour simplifier lcriture en supprimant le 0, Exemple : 021 21
Le classement dcimal est la scurit du classement numrique.
Avantages : - Parfaitement adapt un classement de la documentation. - Extensible linfini.
Classez daprs le mode dcimal les documents portant les numros ci-aprs : 282, 3215, 501, 684, 6001, 501, 24, 106, 1005, 601, 37, 364, 3701, 379, 106, 2456.
Mme exercice
Votre employeur est abonn une revue de documentation juridique fiscale et sociale dont les feuilles de mise jour sont classes suivant le principe de la numrotation dcimale.
Rubriques : n 0- Gnralits 1- Impts directs 2- Taxes indirectes 3- Comptabilit 4- Economique 5- Travail - lois sociales 6- Laps 7- Droit usuel
Travail faire : Sous quelle rubrique et dans quel ordre doivent tre intercals les feuillets suivants.
27 LE RANGEMENT DES SUPPORTS
Du classement vivant au classement mort
Ranger et assurer la bonne conservation des documents et des supports
Dterminer les tapes des rangements
Recenser les diffrents modes de classement
Caractriser le classement aux archives
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31 Les tapes du rangement
Aprs avoir dtermin lordre dans lequel doivent tre classs les supports, il sagit de choisir les moyens matriels a utiliser pour conserver les documents et permettre leur consultation dans les meilleures conditions.
Regrouper les documents en dossier :
Pour faciliter le rangement et la recherche, les documents concernent un mme sujet, une mme personne- lettre, imprim, documents divers sont regroups dans un dossier.
Pour les dossiers de travail peu pais ; Dossiers ordinaires
Pour un rangement de documents dans (chemises cartonne) un dossier suspendu.
Pour les dossiers de travail plus pais ; Dossiers systme
Pour les dossiers de documentation -chemise lastiques, rabat
Pour les dossiers de travail volumineux tirettes
Pour le rangement de documents - classeurs sangle Consults Frquemment consults (tarifs, chanciers, documentations, chronos) -classeurs anneaux
biblorhaptes
pour le plupart des dossiers individuels Dossiers suspendus (clients, fournisseurs, personnel) - (hamac en papier kraft suspendu sous un rayon darmoires ou dans un tiroir)
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Louverture du dossier
le dossier doit porter :
- le titre du dossier (dossier de travail) ; - son indicatif de classement (dossier individuel, dossier de documentation). - A lintrieur une feuille colle sur la page 2 permet, ventuellement, de rpertorier les diffrents documents du dossier.
La mise jour des dossiers
Dans les dossiers individuels, tous les documents intressants doivent tre conservs : La mise jour consiste placer les nouveaux documents au dessus des autres. Dans les dossiers de travail ou de documentation, quand un document nouveau rend prim un document ancien, il prend sa place, le document prim tant dtruit.
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Dterminer le lieu de classement, en fonctions de la frquence de consultation.
Nature des documents
Type de classement
Lieu de classement
Dossiers de travail Documents consults trs souvent En gnral par un seul utilisateur
Vivant (Ou actif)
Classement individuel, au Poste de travail Accs rapide
Documents permanent consults assez frquemment par plusieurs Utilisateurs.
Semi vivant (Ou semi actif)
Classement dcentraliser au Niveau du bureau ou du service. Parfois, classement centraliser dans une cellule spcialise
Documents rarement consults Archives
Mort (Ou inactif)
Classement centralis dans un local darchives
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Dossier :
Le terme dossier dsigne indiffremment : Le contenant (Chemise de papier cartonn et le contenu document relatif au mme individu)
Classement dans les dossiers :
Pour les dossiers individuels : - Les dossiers de travail - Les chronos - Ordre chronologique, - Le document le plus rcent dessus
Pour les dossiers volumineux - Les dossiers de documentation dans les sous- dossiers par thmes.
Classement centralises ou dcentralise :
- Un classement dcentralis est confi aux utilisateurs de bureau ou de service. - Un classement centralis est assur par des employs spcialiss disposant dun matriel perfectionn.
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LES MOYENS DE SIGNALISATION
Dfinition et utilit :
La signalisation est le moyen de mettre en vidence certains caractres fondamentaux commun un groupe de fiches ou de dossiers, on distingue deux sortes de signalisation :
Signalisation fixe : met en valeur des renseignements permanents Signalisation mobile : utilise pour les renseignements temporaires
La signalisation permet :
- De slectionner rapidement les fiches sur lesquelles un travail donn doit tre effectu. - Dattirer lattention sur certains faits ou dates titre dexemple :
- La couleur de la fiche - Un trait de couleur dans une case suffit parfois pour signaler une particularit
Matriel de signalisation :
Deux types de moyens de signalisation sont utiliss selon que les renseignements soient fixes ou mobiles
Matriels utiliss pour la signalisation fixe :
-Guide de client intercalaire -Couleur de la fiche -Trait de couleur -Onglet avec ou sans fentre, plaquettes en acier se fixant par une pincette sur le bord de la fiche.
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Papillonne gomms : morceau de papillon circulaire autocollant de diffrentes couleurs.
Matriel utilis pour la signalisation mobile :
Cavaliers languettes, pincettes ou pont : Les plaquettes en acier minces de toutes les couleurs se posent comme des onglets cheval sur le bord visible de la fiche, elles peuvent tre indexes ou non. pingles de signalisation Curseur : signaux en matire plastique opaque et de couleurs qui se placent sur la fiche elle-mme ou sur la gaine de plastique dcouvrant la fiche.
Dfinition de quelques types de moyens de signalisation :
LES PAPILLONS : Ce sont de petits disques de papier de couleur qui se collent cheval sur le bord suprieur de la fiche. Leurs diamtres sont variables et leurs couleurs sont galement nombreuses. Ils sont utiliss pour signaler une particularit fixe : rgion gographique, profession
LES TRAITS DE COULEUR Un trait de crayon de couleur, sur le bord suprieur de la fiche, suffit souvent pour en signaler une particularit. Il faut galement, pour quil soit bien visible, que les fiches soient suffisamment cartes.
LES REHAUSSEMENTS A DECOUPER Certaines fiches comportent, leur bord suprieur, des rehaussements dcouper : On ne garde que le rehaussement qui donne la caractristique dsire (lettre ou numro)
LES CURSEURS Ils sont employs pour signaler des faits continuellement variables (tat des stocks) : Ils se dplacent horizontalement partir dune fente pratique dans la partie visible de la fiche.
LES ONGLETS ORDINAIRES Ce sont des plaquettes en acier qui se fixent par une pincette. Ils servent surtout pour les fiches des grands formats.
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Supports dinformation
LES MOYENS DE CONSERVATION DE LINFORMATION
Les fiches
Prsentation et indexage des fiches
Dfinition :
La fiche est une carte ou une feuille de papier fort, destine tre classe dans un ensemble. Elle regroupe et rsume sous forme simplifie des informations.
Le rle :
Les fiches permettent de retrouver rapidement le ou les renseignements souhaits. Elles concourent la bonne marche de lentreprise en facilitant : le contrle de lexcution des commandes. La surveillance de ltat de stock, les dlais de livraison.
Les avantages :
Mobilit Maniabilit Volume rduit Signalisation fixe et mobile Possibilit dcrire la main ou la machine crire Bonne vision densemble dun secteur dactivit Les inconvnients :
Possibilit de dclassement ou de perte Possibilit de dtrioration par usage : -il faut par consquent choisir des cartes de bonne qualit
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Prsentation de la fiche Les fiches existent sous diffrents formats : Format A429.5*21 Format A5la moiti du format A4 (14.8*21) Format A6la moiti du format A5 (10.5*14.8) Format A 7 ...la moiti de A6 (7.4*10.5) Elles sont utilises la Franaise et lItalienne :
Franaise
Ecriture dans le sens de la largueur (portrait)
Italienne
Ecriture le sens de la largeur (paysage)
Le trac des fiches :
On distingue en gnral trois parties dans une fiche : Partie rserve lindexage ou la signalisation (partie suprieure) Partie rserve aux renseignements permanents (nom, adresse, Tl., conditions de paiement) Partie rserve aux renseignements temporaires (date, dbit, crdit, date de livraison) Les fiches doivent tre regroupes par agence dans des meubles spcialiss (fichier lensemble de fiche)
Lindexage :
Indexer une fiche, cest inscrire sur la partie suprieure ou visible de la fiche, le titre de la rubrique suivant un mode de classement adapt. Lindexage peut tre port sur des onglets ou sur le dpassement (rehaussement) des intercalaires. (Portrait) critures la franaises (Paysage) criture italienne
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45 I-DEFINITION :
1. La fiche : La fiche est un support de papier cartonn qui permet de conserver des renseignements en vue dun traitement ultrieur 2. Fichier : Un fichier est un ensemble organis de mme nature, qui doit faciliter les traitements pour lesquels il a t reu et doit donc avoir : + Une capacit suffisante + Etre sr et viter toute perte + Permettre un accs rapide linformation + Avoir un cot rduit
3. la signalisation : La signalisation des fiches permet la slection daprs une caractristique (profession, nature des produits, date dchance)
1) signalisation fixe : Elle identifie les caractristiques fixes : Exemple : - couleur de la fiche - trait de couleur - papillon ou gommette coll cheval sur la fiche
2) signalisation mobile :(caractristiques variables) - cavalier mtallique : Cavalier languettes Cavalier pincettes Cavalier pont Cavalier index plastique :
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4. indexage Consiste visualiser le plan de classement pour faciliter la recherche dune fiche daprs lindicatif du classement. Les guides en cartons portent un onglet pour indexer Exemple de grille de classement.
W Mau-Maz Onglet ordinair Onglet ordinaire index Onglet fentre index Exemple de grille de classement
Cuides
Tapis runi (les) V U I
47 5).Format = (AFNOR) association franaise de normalisation Grande mobilit Faible encombrement Prix de revient moins lev Mais : -Recherche et un classement long -La place de signalisation rduite -Manque de la scurit de la signalisation mobile
A4 ( 21 x 29.7) un ou ( 21x31) A5 (21x14.8) A6 (14.8x10.5) A7 ( 10.5x7.4)cm
A5
A7.
A6
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6). Sens dutilisation :
Les fiches peuvent tre prsentes la longueur intitule : Italienne ou la largeur nomme : la Franaise
A litalienne A la franaise
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VI fiche ordinaire ou (fiche verticale simple)
Cest un support en papier cartonn qui reprsente les caractristiques suivantes : Un classement simple et facile Grande mobilit Faible encombrement Prix de revient moins lev
Mais : - Recherche et classement longs - La place de signalisation rduite - Manque de la scurit de la signalisation mobile
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II- les fiches horizontales visibles
Les fiches sont fixes sur des pochettes montes intervalle rgulier sur un plateau tiroir : le dcalage correspond la partie visible (partie protge par Rhodod) Signalisation fixe: couleur de la fiche, papillon, case colorie, inscription Signalisation mobile : cavalier pont , index en matire plastique, un curceur.
Exemple: fiche de stock
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II-les fiches verticales dcales
Les fiches sont poses sur des rails . lcartement des encoches et les fiches correspond celui des rails .Le dcalage des fiches fait appratre une partie verticale rsrv la signalisation dune partie oblique portant lindicatif du classement.
Labsence dune fiche est immdiatement repr par la discontinuite des pavs figurant en haut et en bas de la partie visible des fiches .
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VII les fiches suspendues :
Les fiches sont conues comme des fiches ordinaires. Leur partie suprieure est protge par un Rhodod qui se termine par deux crochets. Elles sont suspendues sur un chssis. Leur partie suprieure est visible condition que les fiches ne soient pas trop serres.
Signalisation : tous les moyens de signalisation fixes et mobiles.
Matriel : les fiches sont suspendues sur un cadre ou chssis qui peut tre plac sur un bureau ou un tiroir ou dans un bac
Zone directement Visible
Fiche suspendue
53 VIII- Fiches paules ou en (T)
3 12 cm
1.5cm partie visible Format : particulier Partie non visible sens : la franaise a) b)
a) Signalisation : Fixe papillon couleur de la fiche Mobilier cavalier mtallique
b) Matriel : Elles sont places dans des panneaux composs de fentes
XI les caractristiques des rapports de position fiches de liaison (Imprims)
Caractristiques Support de position Support de liaison Support Papier cartonn Papier lger Titre Pas de titre trs apparent Indicatif de classement Indicatif de classement trs visible Pas dindicatif de classement Directive dutilisation Pas directif dutilisation Directive dutilisation prcise
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Exercices dapplication
Centre cuir, Casablanca, est un dpt de chaussures qui sapprovisionne directement la fabrique de fes et revend des dtaillants de la rgion du centre A loccasion de la mise en place dun nouveau fichier tiroir horizontale visible, on vous demande de proposer le trac dune fiche de stock pour les articles en dpt en prvoyant une signalisation du niveau du stock. Illustrez votre travail avec lexemple suivant relatif au modle Auteuil rf. C581 pointure 38 : - le 2-01, bon de sortie 003 :80 paires, - le 4-01, bon de sortie 012 :95 paires - le 14-01, bon de sortie 059 :75 paires, - le 10-01 le magasinier a tablie le bon dentre N5046 pour 250 paires - le 31-12, le stock tait de 300 paires Pour cet article, le stock maximum est fix 400 paires le stock dalerte qui dclenche la demande de rapprovisionnement de 150, le stock minimum de 50
Devoir faire : Vous travaillez dans une maison ddition qui publie une revue mensuelle .on vous demande, de prsenter un projet de fiche verticale dcale qui permettra de donner, sur chacun des 1200 abonns, les renseignements indispensables de noter les renouvellements dabonnements (date et paiement) et observations diverses ; la signalisation devra ressortir : - les destinataires payants et ceux qui reoivent la revue titre gratuit - le nombre dexemplaires reus - le moi de renouvellement de labonnement
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LES MOYENS DE CONSERVATIONS DE LINFORMATION
LES IMPRIMES :
1. Imprims de liaison, imprims de position :
Un imprim est un support prpar pour recevoir lenregistrement crit dune information en vue dun traitement et ventuellement dune diffusion. On distingue deux catgories dimprims : - Les imprims de liaison qui permettent de permettre des informations. - Les imprims de position qui permettent de conserver des informations. Malgr le dveloppement des tlcommunications, des supports informatiques et crans de visualisation, les documents imprims formulaires, questionnaires, fiches - restent les moyens les plus utiliss pour transmettre et conserver des informations. Limprim est donc : -Un support de communication qui permet la circulation de linformation ; -Un support de mmoriser en vue de traitements ultrieurs.
Supports dinformation
56 Documents de liaison
1- Dfinition : Imprim qui permet de transmettre des informations. A la fin du processus, il est rarement consult et est souvent dtruit.
2- Titre : Le document de liaison doit tre rapidement identifi par celui qui le reoit. Le titre doit tre trs apparent, suggestif et plac en haut du document.
3- Indicatif de classement : Les documents de liaison ne sont pas classs ensemble ; ils ne portent donc pas dindicatif de classement.
4- Indications relatives lutilisation : Ces indications sont indispensables : elles figurent *en haut de limprim * ou face aux zones concernes * ou en pied de document, sous forme de renvois.
5- Support : Le document nest pas toujours conserv ; il est rarement consult la fin du cycle : il est ralis sur papier lger.
57 Document de position :
1- Dfinition : Imprim qui permet denregistrer et de conserver des informations ncessaires laccomplissement des tches dun service. Il est donc conserv dans le service et est frquemment consult.
2- titre : Les documents de liaison sont connus des utilisateurs ; ils sont classs ensemble. Il est donc inutile quils portent un titre.
3- indicatif de classement : La mention servant au classement (nom, n) doit tre classe lendroit le plus visible pour faciliter la recherche.
4- indications relatives lutilisation : Les indications relatives lutilisation sont inutiles sur limprim. (Elles sont ventuellement notes dans les consignes du poste de travail).
5- support : Le document est conserv longtemps et consult frquemment : il est ralis sur fiches cartonnes, sur feuillet mobile ou sur registre.
N Didentification :
Tous les documents doivent porter un numro didentification (en bas, en gnral). Ce numro est souvent complt par les indications suivantes : imprimeur, mois et anne, titre de limprim, tirage. Lensemble de ces renseignements constitue la grbiche.
Deux exemples dimprims :
Imprim de liaison : (titre) Bulletin dinscription sjour. Imprim de position : (indicatif de classement) Fiche client.
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2. La prsentation des imprims :
Il y a trois sortes de disposition, souvent combines sur un mme imprim :
o A lignes : (prsentation traditionnelle, pour les informations textuelles de longueur variable).
o A cases : peignes, cases cocher, cadres (prsentation recommande pour les informations saisir au clavier).
o A colonnes : (pour enregistrer des informations successives de mme nature).
59 a). La disposition des rubriques :
PRESENTATION A LIGNES
CARACTERISTIQUES UTILISATION
le texte est inscrit sur des lignes cette prsentation est simple mais un peu vieillotte Si les dbuts de ligne dcriture ne sont pas aligns verticalement, laspect est confus et limprim est difficile remplir la machine crire. La prsentation lignes convient : pour des informations textuelles de longueur variable. Pour des imprims courts ou des zones limites de limprim. Le trac doit tre organis de faon que les dbuts de ligne soient laplomb de quelques lignes verticales, les lignes matresses (de 2 5).
PRESENTATION A CASES
On distingue 3 sortes de cases : * peignes : les informations numriques ou alphabtiques sont inscrites dans de petites cases ouvertes, celui qui remplit limprim porte dans chaque case un chiffre ou une lettre majuscule (il ne peut crire en cursive)
*cases cocher : parmi une liste dinformations de rdacteur cochez la case correspondante sa rponse. Lenregistrement de linformation est donc rapide et sr.
*cadres ou botes : les mentions importantes sont portes dans un cadre pour les mettre en vidence
*les peignes conviennent aux informations crites la main et qui doivent donner lieu saisie au clavier en vue dun traitement informatique. Loprateur na ainsi aucune difficult de lecture et les erreurs de saisies sont rduites.
*les cases cocher sont utilises : -dans les questionnaires denqute, en raison de la facilit denregistrement de la rponse, dans le cas de questions fermes rponses multiples. -dans les imprims de saisie en raison de la scurit.
*les cadres donnent limprim une prsentation nette, moderne ; ils font ressortir les renseignements essentiels.
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PRESENTATION A COLONNES
Quand un imprim est appel recevoir des informations successives de mme nature informations alphabtiques ou numriques on les prsente en colonnes. Trac du tableau : -la largeur des colonnes est dtermine daprs la longueur des informations inscrire (et non daprs celle du titre).
-il faut essayer de nadopter quun nombre rduit de largeurs diffrentes de colonnes.
-Si un mme imprim comporte plusieurs tableaux, il faut rechercher un certain alignement des colonnes.
61 EXEMPLES DE DISPOSITION :
A lignes :
NOM : .. Adresse :
Nom : Prnom :.. Adresse :Tl. :
Lignes matresses A cases :
Peigne :
Nom :
Date :
Cases cocher :
Clibataire Mari
Veuf Divorc
Cadres :
Htel
N De chambre :
A colonnes :
Produit Date Quant. entre Quant. sortie Stock
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65 LES PLANNINGS
Outil dordonnancement, le planning permet de visualiser, dans le temps, les prvision et ralisations doprations.
Schma gnral
Oprations ou postes de travail Echelle des temps ~~~~~~~~~~~~~ ~~~~~~~~~~~~~ ~~~~~~~~~~~~~
MATERIEL CARACTERISTIQUES UTILISATION Planning sur papier Simple, mais mise jour difficile Pour des oprations exceptionnelles P. fiches en T (ou fiches paules) Simple : une fiche par unit de temps MAJ trs facile Quand lactivit sexerce par units de temps entires P. gouttires (ou bandelettes) Simple. MAJ facile Dans tous les cas P. gouttires profondes Les bons de travail se chevauchent, laissant visible une longueur correspondant la dure dexcution prvue Pour lordonnancement dateliers P. magntique Simple. MAJ trs rapide Quand la MAJ est le principal problme Autres Ex : Planning fils Fragiles, plus coteux Pour des utilisations spciales Ex : surveillance de livraisons, dentretien de vhicules
Une ligne par excutant ou par poste de travail Unit de temps : heure, jour, semaine, mois Visualisation du temps prvu pour lexcution ; de la ralisation (par sur lignage, ou symbole ralisation, ou suppression de llment prvision)
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1) Planning fiches en T
Matriel : il se compose de bandes verticales mtalliques, perfores de fentes quidistantes ; ces lments existent en plusieurs hauteurs (correspondant en gnral 30, 40 ou 50 fentes) et en plusieurs largeurs ; ils sont assembls par simple encastrement dans une paire de supports placs en haut et en bas.
Dans les fentes sont glisses des fiches en forme de T (fiches paules, ou paulement) sont la partie suprieure reste visible.
Les panneaux ainsi raliss peuvent tre fixs au mur ou monts en panneaux pivotants double face sur des consoles murales, ou encore monts sur un socle pour raliser un tourniquet quatre faces. Suivant le mme principe, des volets articuls en matire plastique, de dimensions plus rduites (30 64 fiches par volet). Permettent de raliser des plannings portatifs.
Utilisation : La premire bande est rserve lindication des titres de lignes ; chacune des suivantes correspond une unit de temps ; les couleurs des fiches permettent de signaliser certaines caractristiques. Des renseignements divers peuvent tre ports sur la partie non visible de la fiche. Ce matriel, peu onreux, est rserv aux cas simples et est utilis comme emploi du temps, chancier, aide-mmoire.
Exemples : - Dans un lyce emplois du temps des sections, des professeurs ; - Surveillance des livraisons des fournisseurs, de lexcution des commandes ; - Planning des rendez-vous dans un service des ventes.
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2) Plannings bandelettes (ou gouttires)
Dans les plannings de ce type, la prvision du temps est indique par une bandelette de papier dune longueur voulue que lon place dans une gouttire, sur la ligne concerne. Un lment porte fiches plac gauche du planning permet dindiquer les titres des lignes ; un fil tendu verticalement prcise la date et facilite le reprage. a) Gouttires fixes. Les gouttires (ou gorges) sont soudes sur des panneaux ; les panneaux juxtaposables et superposables peuvent tre fixs au mur ou placs sur un axe pivotant. b) Gouttires mobiles : Les gouttires en matire plastique transparente comportent des aimants qui permettent de les fixer sur un support mtallique ; on ralise ainsi des plannings sur mesure. c) Gouttires profondes : Les gouttires ou gorges sont suffisamment profondes pour recevoir des documents (de 8 10 cm de hauteur) dont la partie suprieure est seule visible : fiches, bons de travail, cartes mcanographiques. Ainsi les documents utiliss dans le processus sont directement placs sur le planning. (ils sont partiellement superposs de faon laisser visible une longueur correspondante la dure dexcution prvue.) .
lundi mardi mercredi jeudi Vendredi lundi mardi Poste 1 Poste 2 Poste 3
Utilisation : Ce matriel peut coteux et souple peut sadapter tous les problmes. Il est le plus utilis pour la ralisation de tableaux de charge.
Exemple : Tableau de charge des postes de travail Fil plomb
Une gouttire est affecte chaque poste ou machine ; une bandelette correspondant au temps prvu pour lexcution reprsente chaque opration (le numro du bon de travail ou toute autre indication, peu tre porte sur la bandelette) ; ds quune opration est termine, la bandelette correspondante est retire du planning : une bandelette figurant entirement gauche du fil plomb indique donc un retard.
68 3- Planning fils (ou cordonnets) :
Le planning comprend un panneau mtallique perfor et un plateau porte fiche. A chaque fiche du plateau correspondent deux lignes de perforations.
- la ligne suprieure, en gnral rserve aux prvisions, permet lintroduction dans les perforations, de chevilles de formats et couleurs varis ; - la ligne infrieure permet par lavancement dun fil fix une cheville, de visualiser la dure totale prvue pour lopration ou la ralisation ; le fil (ou cordonnet) est mont avec rappel arrire automatique ; il reste toujours en tension. Exemple dutilisation : Entretien dun parc de vhicules.
69 Les graphiques
Un graphique est une schmatisation de faits qui met en vidence leurs relations essentielles. Cette dfinition gnrale recouvre deux grandes catgories de reprsentation :
Les reprsentations graphiques labores dans le cadre de lanalyse dune organisation ou de donnes non chiffres.
Ces reprsentations utilisent souvent une symbolisation particulire. Exemple : - Organigramme de donnes ; - Organigramme de programmation (ou ordinogramme) ; - Organigramme de structure ; - Diagramme de circulation des documents ; - Tous schmas destins faciliter la comprhension, la communication, la mmorisation.
Les graphiques qui permettent la prsentation de sries
Ces graphiques substituent des donnes numriques des grandeurs gomtriques (lignes, surfaces) dont lvolution est immdiatement visualise. Ils constituent ainsi un outil danalyse trs efficace. Nous allons examiner ci- aprs les principaux types de ces graphiques.
Notons que, dans tous les cas, les renseignements suivants doivent figurer sur le graphique :
- Titre ; lgende ; source ; - Variables portes sur chacun des axes ; graduation des axes.
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71 1- GRAPHIQUES DEVOLUTION CHRONOLOGIQUE Les graphiques mettent en vidence lvolution dune ou plusieurs grandeurs dans le temps.
a) Graphiques coordonnes rectangulaires
Axe des ordonnes
M a b Temps (jours, mois, anne)
a Axe des abscisses
GRAPHIQUE A ECHELLE ARITHMETIQUE :
72 DIAGRAMME EN Z :
Le diagramme en Z est obtenu en reprsentant sur le mme graphique :
La courbe des variations priodiques (chiffre daffaires mensuels) ; La courbe cumule (chiffre daffaire mensuel cumul, cest --dire chiffre daffaire total ralis depuis le dbut de lanne ; cette courbe fait ressortir la vitesse daccroissement ; La courbe du total mobile (total mobile des ventes obtenu en additionnant chaque mois les chiffres daffaires des douze derniers mois) ; cette courbe, qui limine les variations saisonnires, est en gnral voisine de lhorizontale ; elle fait nettement ressortir la tendance laccroissement ou la diminution : cest la courbe de tendance
Remarque Noter limportance du choix de lchelle en comparant les deux courbes chiffre daffaires total mensuel dans les deux graphiques ci-dessus : un changement dchelle modifie la position des courbes et, donc, limpression produit.
b) GRAPHIQUE A COORDONNEES POLAIRES :
La grandeur est porte sur le rayon dun cercle partir du centre O (le ple). On trace autant de rayons quil y a de priodes : 12 rayons pour les mois de lanne, 7 pour les jours de la semaine, etc. Ce diagramme nest utilisable que si la grandeur a une tendance constante la hausse (exemple : spirale des prix) ou la baisse.
EXEMPLES : -volution du chiffre daffaire dune maroquinerie (chiffre daffaires en milliers de DH) - le graphique traduit les variations saisonnires et tendance la hausse.
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2- GRAPHIQUES DE REPARTITION :
Ces graphiques permettent de visualiser la rpartition par classes dune grandeur.
a) Graphiques de distribution de frquence :
1- Histogramme : Lhistogramme est utilis quand le caractre tudie peut prendre toutes les valeurs (variable continue). Le diagramme est constitu dune srie de rectangles de base gale placs les uns ct des autres ; le grand ct proportionnel la quantit reprsenter (effectif de la classe).
Exemple : rpartition des 590 employs dune entreprise par classes de salaires
Remarque -Leffectif de la classe 1750-2000, par exemple, comprend tous les salaris dont le salaire est gal ou suprieur 1700 F mais infrieur 2000F : (1750-2000) - si lon joint les milieux des sommets des rectangles, on obtient une courbe appele polygone de frquence ; - pour chaque classe la frquence F = Effectif de la classe Effectif total
2- DIAGRAMME A BATTONS (OU EN TUYAUX DORGUE)
Ce type de graphiques est utilis quand le caractre tudi ne peut prendre que quelques valeurs bien dtermines (variables discontinues). La longueur de chaque bton est proportionnelle la quantit reprsenter (valeur absolue ou pourcentage). Lordre des lments est indiffrent.
Exemples : - rpartition des effectives dune entreprise par services
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b) GRAPHIQUES DE SURFACES
1 - diagramme circulaire (ou secteurs)
Le cercle (ou le demi-cercle) est devis en secteur dont la surface reprsente limportance relative des parties.
Exemples : Le budget familial des franais (I.N.S.E.E)
3- DIAGRAMME A COLONNES (OU EN BARRES, A BANDES, A TRONONS) Ce type de graphique permet la comparaison de plusieurs rpartitions. (Valeur absolue ou valeur relative des diffrentes parties).
Exemples -volution du budget familial des franais (I.N.S.E.E)
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4- GRAPHIQUE PAR IMAGES (OU FIGURATIF)
Le nombre ou la surface de silhouettes ou des dessins reprsentant les diffrents lments sont proportionnels aux valeurs tudies
Exemples : Les lments du prix dune robe haute couture (CHRISTIEN DIOR)
Exercice dapplication : A laide des renseignements ci-dessous, construisez un diagramme en Z pour lanne n et la courbe de tendance :
C A en centaine de millier de F J F M A M J J A S O N D Anne n-1 Anne n 18 17 10 8 16 13 18 14 17 17 20 20 16 18 2 4 21 30 22 32 18 28 22 30
On vous demande de reprsenter sur le graphique cordonne rectangulaire le C A et le bnfice raliser par une entreprise au cours des 5 dernires annes .Employez 2 chelles diffrentes sur laxe des ordonnes ; graduez la mme longueur, 10 cm par exemple de 2000 a 6000 pour le chiffre daffaires ralis et de 200 a 300 pour le bnfice
Annes C A en millier de F Bnfice en millier de F 1 2 3 4 5
3000 4000 4600 4800 5200 230 235 240 235 245
Refaite le mme graphique en conservant la mme chelle pour le chiffre daffaire et en augmentant lchelle pour le bnfice : Graduation de 225 a 245 .Que constatez vous ?
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Elments classer dans Le S. commercial De limprimerie.
Procd de classement
Mode de classement
Meubles de classement
Ramettes de papier formulaires, revues dossiers Volumineux, plans et dessin Disques magntiques Chemises affaires
78 Dans le cadre de son activit, lentreprise reoit et transmet de nombreux messages crits, principalement du courrier. Un grand nombre de messages provient des partenaires externes ( fournisseurs, clients , administrations, banques) ou leur est destin. Les autres sont issus et/ ou transmis pour un usage interne ( notes de service, circulaire). Lorsque le courrier est trop important, lentreprise peut tre amene crer un service spcial pour son, traitement. Gnralement, cest la secrtaire de chaque service qui sen charge.
APPLICATION 1
Transmettre du courrier
SITUATION
Vous effectuez un stage au secrtariat gnral dune trs grande entreprise pharmaceutique, la socit Prolab. Ce service assure entres autres la gestion du courrier-dpart et du courrier-arrive. Ce jour, vous trouv sur votre bureau : - Une lettre manuscrite relative une inscription une colonie de vacance dun enfant dun du personnel. Un papillon est agraf lenveloppe ( document 1 ), - Des consignes de la responsable du service ( document 2 ), - Un extrait de la liste des membres du personnel (document 3 ),
VOTRE TRAVAIL
Aprs avoir pris connaissance des documents, faites le ncessaire.
METHODE
I- Lanalyse
1- Que sest-il pass ? 2- Que devez vous faire ?.. 3- Comment allez-vous procder ?
II- La ralisation
Aprs vos recherches, effectuez le travail demand.
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Service Commercial
Michel BRAZIER Martine DUMONT Alain PACCARD Christophe PRIVAT Patrick TILLARD Jocelyne VACHER
Service du Personnel
Sarah BLANZY Natacha DUMONT Claude MORTAGNE
Document 1
Socit Prolab A lattention de Mme Dumont Route de qutigny 21000 DIJON Ce doc. Ne concernes pas mes services. Recu le 16/03/.. Martine Dumont du Services Commercial Document 2 Ce courrier a t transmis hier par erreur, au service com. retrouvez le veritable destinataire et mettez le dans le casier correspondant Merci Claudine Document 3
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APPLICATION 2
Enregistre du courrier-arrive
Situation pendant son absence, vous remplacer madame Rosaire, secrtaire la socit Chamillot et responsable du courrier. Elle tient un registre courrier-arrive ( Document 2 ) et dispose de la liste du personnel ( Document 3 ).
VOTRE TRAVAIL
Vous tes charge denregistrer les lettres (Document1) arrives le 15 novembre. Mettez jour le registre courrier arrive
METHODE
I- Lanalyse
1- Quels documents sont votre disposition ? 2- Cochez les numro des lettres correspondant chaque destinataire.
Le destinataire est : 1 2 3 4 5 6 7 8 Totalement identifiable ( nom )
Partiellement identifiable ( service ) Identifiable par dduction ( Objet de la lettre )
3- Pour le groupe de lettres partiellement identifiable, quel problme se pose vous ?. 4- Comment contournez-vous ce problme ? .. 5- Comment procdez-vous pour affecter un n denregistrement chaque lettre ?..
II- La ralisation
1. affectez un numro denregistrement chacune des lettre ? 2. mettez jour le registre courrier-arrive .
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O O
O O
O O
O O
Document 1 Commande n45 St COLARGOLE
Socit Chamilot Service Commercial Route de Ponan Relev bancaire Crdit Agricole
Socit Chamilot Route de Ponan Demande de stage 1 CV Socit Chamilot Service du personnel Route de Ponan Modification de commande SARL Bonneau
Socit Chamilot M.GASSIN RoutedePonan Rglt facture n 23 PJ : un chque St MEDIC
Socit Chamilot Route de Ponan Demande de tarifs Clavel & Fils
Socit Chamilot Service commercial RoutedePonan Facture Tlcom France Tlcom
Socit Chamilot Route de Ponan Personnel
Socit VIDAL A lattention de M. Bloch Route de Ponan
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COURRIER-ARRIVEE
Dates N Enregistrement Expditeur Destinataire Objet PJ 14/11 453/C4 St CLARION Mme BELIN Commande 14/11 454/C2 Maison DUFOUR M.MANSOUR Rglt. fact. 1 chque
Liste De Personnel
N de casier Nom & Prnom Fonction C1 C2 C3 C3 C4 C4 BLOCH Dominique MANSOUR Alain TOBY Gaelle BELIN Sophie GASSIN Tomas BRIOU Martin Directeur Comptable Attache commerciale, service Ventes Attache commerciale, service Ventes Attache commercial, service Achats Attache commercial, service Achats
Document 2 Document 3
83 APPLICATION 3
Prparer la transmission dune tlcopie
SITUATION Vous travaillez chez Confortabl Vitry. Cette socit spcialise dans la construction de maisons individuelles est installe sur deux sites 400 mtres lun de lautre. Les bureaux sont au 34, rue Gustave Pri alors que les entrepts sont au n88 de la mme rue. De plus, elle travaille en troite collaboration avec sa filiale des vosges qui lui fournit les charpentes. De nombreuses tlcopies transitent entre les trois sites. Leur prsentation ntant pas normalise, il arrive quil soit difficile didentifier immdiatement lessentiel des informations ( expditeur, n de tlphone, destinataire) do perte de temps.
VOTRE TRAVAIL En vue damliorer lidentification des messages expdis par tlcopie, madame Morin, responsable du service administratif, vous demande de crer une page de garde en respectant ses consignes ( document ).
METHODE I- Lanalyse
1- Quel est le problme attach la transmission des tlcopies dans la socit Confortal ? 2- Quel est le travail qui vous est demand ? 3- Dfinissez au brouillon les diffrentes zones dinformation. 4- Structurez-les. 5- Prparez-vous une maquette ( zones dlimites, choix des emplacements, choix des caractres, taille des caractres, disposition, enrichissement divers).
II- La ralisation : Prsentez votre projet laide dun texteur
III- Le contrle
Placez le rsultat de votre en regard des consignes pour vrifier si vous les avez bien respectes. Testez votre document avec un exemple fictif
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CONFRONTAL (bureaux) tlphone : 01 47 34 67 23 34 rue Gustav Pri 94400 VIRTY tlcopie : 01 47 34 67 58
sur la plage de garde doivent figurer les informations suivantes : - le nom de notre socit, ses coordonnes compltes - en titre : PREMIEREVPAGE DE TELECOPIE - le destinataire (nom, qualit, service, tl. et tlcopie) - lexpditeur (nom, qualit, service, tl. et tlcopie) - lobjet, la date, le nombre de pages (y compris la page de garde) la prsentation : - nutilisez quexceptionnellement le gars et le soulign - bien sparer les diffrentes zones dinformation - sur le format A4, rserver environ page pour la zone de massage Sauvegarde de cette page en tant que modle.
VOTRE AGENCE SAHARA TOURS est une agence de voyage dirige par Monsier TIJANI , sise Bd Mohamed V Marrakech, Tl : 43-27-39 / Fax : 43-27-87
sa mission est dassure au public les services suivants :
ventes des billets ariens,
Document
85 APPLICATION 4
VOTRE AGENCE SAHARA TOURS est une agence de voyage dirige par Monsieur TIJANI, sise Bd Mohammed V Marrakech, tl : 43-27-39 / Fax : 43-27-87 sa mission est dassurer au public les services suivants : Ventes des billets ariens, ferroviaires et maritimes, Organisation des voyages lintrieur du Maroc, Intermdiation entre les tours oprateurs trangers et les htels du Maroc, Organisation des sminaires et congrs, Organisation de voyage de OUMRA et HADJ Location des voitures
VOTRE POSTE Vous occupez le poste dassistant (e) de direction dpendant directement de Monsieur TIJANI.
Votre agence a connu un dveloppement rapide et est passe de 3 35 salaris en 3 ans. Pour classer les documents concernant les salaris, vous avez pris lhabitude dutiliser des dossiers classs idologiquement par type de documents : Dossier des dossier relatifs lembauche : lettre de candidature, double des lettres de convocations au entretien dembauche, etc Dossier relatif au absences-maladie : certificats mdicaux, etc Dossier relatif au autres absences, Dossier relatif la carrire des salaris : promotion, mutation, etc Dossier relatif au documents divers
A lintrieur de chaque dossier, les documents sont parfois rpartis par catgorie de document, parfois plus au moins en dsordre.
Votre suprieur vous demande de rorganiser ce classement :
En crant un dossier pour chaque salari, En classant les documents relatifs chaque salari dans son dossier par ordre chronologique et en ajoutant sur chaque document un numros dordre. Vous devez lui remettre, au plus tt, les dossiers de deux salaris pour lesquels vous avez collect les documents dans les anciens dossiers.
86 APPLICATION 5
Vous travaillez en qualit de secrtaire la socit MEKNASSI, sise 22, Avenue 2 Mars, Casablanca.
Votre direction commerciale comprend : Un Directeur : Mr KAMRI Un Secrtaire : ( vous mme ) Deux Opratrices de saisie : Mme MALKI , Mlle FAIK Quatre Techno-commerciaux : Mme ABBADI Mme AFIF Mr SAIDI Mr NASSIRI.
Votre Directeur vous demande de prvoir la rpartition des congs annuels dt du 1 er Juin au 30 septembre 2000. Vous devez tenir compte des contraintes suivantes :
Chaque employs 4 semaines de cong. Mme MALKI doit bnficier dun cong de maternit de 10 semaines partir de la premire semaines du mois de juin, son remplacement sera assurer par une stagiaire : Mlle MHDAOUI.
Etant donn le manque dexprience de cette jeune fille Mr KAMRI souhaite quelle nassure pas seule les travaux de saisie. Lentreprise compte organiser une formation sur des logiciels au profit de son personnel. un stage est prvu cet effet, au cour du mois de septembre. Seront absents, pour y participer : Mme AFIF et Mme ABBADI pendant la premire semaine de septembre ainsi que Mr SAIDI et NASSIRI pendant la deuxime semaine.
Mr KAMRI, souhaite quune opratrice et un employ soit toujours prsents. De plus, lors de son absence, vous devez assurer la continuit du fonctionnement de la direction. Les diffrents personnes de la direction vous ont communiqu leurs vux :
Mr KAMRI : dpart en juillet Mme FAIK : de prfrence en juillet, ventuellement en juin. Mme MALKI : juste aprs son cong de maternit. Mme ABBADI : juste avant son cong de formation Mme AFIF : dpart en juillet. Mr SAIDI : dpart en juillet. Mr NASSIRI : pas de prfrence.
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TRAVAIL A FAIRE
Visualiser laide dun planning de votre choix, la rpartition des diffrents congs de toutes les personnes de la direction.