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Annexe - document CA 118/9

Termes de rfrence
Audit fonctionnel et organisationnel
de lOTIF

Index
1

Description de lorganisation ............................................................................................. 3

Contexte de la mission ....................................................................................................... 4

Objet de la mission ............................................................................................................. 4


3.1

Objectif principal ......................................................................................................... 4

3.2

Contenu de laudit ....................................................................................................... 5

3.3

Rsultat atteindre ...................................................................................................... 6

3.3.1

Disposer dun tat des lieux de lorganisation ..................................................... 6

3.3.2 Elaborer des recommandations reprises dans un plan daction afin de renforcer
les performances de lorganisation ..................................................................................... 6
3.4

Activits ....................................................................................................................... 6

3.4.1

Collecte dinformation, desk research, interviews ............................................... 6

3.4.2

Analyse et diagnostic de lOrganisation ............................................................... 7

3.4.3

Conclusions et recommandations ......................................................................... 7

Mthodologie ..................................................................................................................... 7

Dure de la mission ............................................................................................................ 7

Rapports ............................................................................................................................. 8

Profil indicatif du consultant .............................................................................................. 8

7.1

Consultant 1 Chef de mission ................................................................................... 8

7.2

Consultant 2 Junior Renforcement des Capacits .................................................... 9

7.3

Consultant 3 Consultant IT ....................................................................................... 9

Modalits de paiement ....................................................................................................... 9

2|Page

Description de lorganisation

L'Organisation intergouvernementale pour les transports internationaux ferroviaires (OTIF)


existe depuis le 1er mai 1985, sur la base de la Convention du 9 mai 1980 (COTIF). Cr en
1893, l'Office central des transports internationaux par chemins de fer en tait le prdcesseur.
Cette Organisation gouvernementale avait notamment pour but, jusqu' la signature du
Protocole du 3 juin 1999 (Protocole de Vilnius) portant modification de la COTIF, de
dvelopper les rgimes juridiques uniformes existants, pour les transports internationaux
directs de voyageurs et de marchandises par chemins de fer, comme le CIV (Contrat
international de transport de voyageurs) et le CIM (Contrat international de transport de
marchandises).
L'OTIF comprend actuellement 47 Etats membres (Europe, Proche/Moyen-Orient et Afrique
du Nord) et un membre associ (Jordanie). Le droit uniforme cr par lOTIF sapplique
actuellement aux transports ferroviaires internationaux raliss sur une infrastructure
ferroviaire de quelque 250'000 km et aux transports complmentaires effectus, en trafic
marchandises et voyageurs, sur plusieurs milliers de kilomtres, par voie maritime, voies de
navigation intrieure et (en trafic intrieur) par la route. LUnion europenne a adhr au droit
uniforme de la COTIF au 1er juillet 2011.
Le sige de l'Organisation est Berne en Suisse. Les organes de l'OTIF sont : l'Assemble
gnrale, le Comit administratif en tant qu'organe de contrle administratif et financier, la
Commission de rvision, la Commission d'experts pour le transport des marchandises
dangereuses, la Commission dexperts techniques et la Commission de la facilitation
ferroviaire. Le Secrtariat est assur par le Secrtaire gnral.
LOTIF est une organisation de taille rduite qui comprend 21 personnes.
Tches essentielles :
a) Dveloppement du droit de transport ferroviaire dans les domaines suivants :
Contrats de transport en trafic international des voyageurs et marchandises (CIV et
CIM),
Transport de marchandises dangereuses (RID),
Contrats dutilisation de vhicules (CUV),
Contrat dutilisation de linfrastructure ferroviaire (CUI),
Validation de normes techniques et adoption de prescriptions techniques uniformes
applicables au matriel ferroviaire (APTU),
Procdure dadmission technique de vhicules ferroviaires et dautre matriel
ferroviaire utilis en trafic international (ATMF);
b) Elargissement du champ dapplication de la COTIF afin de rendre possible, long
terme, des transports ferroviaires directs de lAtlantique au Pacifique sous un rgime
de droit uniforme;

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c) Prparation de lentre en vigueur du Protocole de Luxembourg (Registre de garanties


internationales portant sur le matriel roulant ferroviaire, Secrtariat de lAutorit de
surveillance);
d) Elimination des entraves au franchissement des frontires en trafic international
ferroviaire;
e) Participation llaboration dautres conventions internationales relatives au transport
ferroviaire dans le cadre de la CEE/ONU et dautres organisations internationales.
2

Contexte de la mission

Suite llection dun nouveau Secrtaire Gnral, Monsieur Franois Davenne, qui a pris
ses fonctions le 1er janvier 2013, lOTIF sest fix de nouvelles priorits, qui doivent
permettre de capitaliser sur ladhsion rcente de lUnion europenne lorganisation :
- Cooprer plus troitement avec lagence ferroviaire europenne
- Remettre lOTIF au centre des volutions juridiques du secteur ;
- Restructurer lorganisation et optimiser les ressources humaine pour accroitre la part
de lactivit oprationnelle ;
- Dfinir une stratgie globale en dveloppant le rle de passerelle de lOTIF entre
lUnion Europenne et les Etats membres non membres de lUE.
Ce nouvel lan sinscrit nanmoins dans un contexte de matrise budgtaire.
Dans ce contexte, il est essentiel de bien valuer les forces et faiblesses des ressources
humaines de lorganisation et la capacit de ces dernires pouvoir affronter les nouveaux
dfis de lOrganisation.
3

Objet de la mission

3.1

Objectif principal

La mission consiste en lexcution dun audit organisationnel de lOTIF afin de disposer


dune apprciation gnrale sur la pertinence de sa structure organisationnelle interne pour
mener les missions qui lui sont confies. Lexamen des modes opratoires et des procdures
mises en uvre pour lexcution de ses activits permettra dtablir un diagnostic sur son
fonctionnement et de formuler des recommandations visant au travers dune rationalisation
des tches et des circuits de dcision amliorer lefficience de son action.
Laudit organisationnel qui aura permis dapporter un clairage sur lorganisation de lOTIF
et son fonctionnement sera loccasion dexaminer son budget. Lexamen dtaill des postes de
charges permettra de vrifier ladquation entre le cot de lOTIF et le degr
daccomplissement des missions qui lui sont assignes.
Cet audit doit permettre de dterminer une stratgie en vue de renforcer budget constant la
part des dpenses oprationnelles dans les domaines cls dactivit de lOTIF : transport des
matires dangereuses, rglementation technique et droit des transports. Ce but sera atteint par
une baisse des dpenses supports.

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3.2

Contenu de laudit

Sur la base des objectifs dfinis ci-dessus, le consultant aura pour mandat de :
Dcrire prcisment la structure organisationnelle de lOTIF, les tches et les niveaux
de responsabilit confis chacun des services qui participent la ralisation des
missions qui lui sont confies.
Analyser les modalits de prise de dcision au sein de lOTIF (notamment la capacit
de la Direction remplir son rle de contrle et dorientation de lOTIF, en relation
avec les reprsentants des Etats Membres au Comit administratif).
Analyser lenvironnement institutionnel de lOTIF.
Examiner la politique de ressources humaines et valuer son adaptation aux fonctions
et charges de lOTIF.
Evaluer les charges relatives limmobilier notamment en termes de cot dtention et
valuer le cot compar dune solution de location. Une autre localisation sur le
territoire Suisse pourra tre propose, si celle-ci permet une rduction importante des
cots moyen terme et/ou une relation simplifie avec les partenaires de
lorganisation.
Dcrire les fonctions des personnels et examiner le niveau de rmunration (grille
indiciaire) et modalits davancement et de promotion.
Vrifier les procdures de recrutement et de slection du personnel, ladquation des
profils aux postes.
Examiner les systmes de suivi des personnels (contrle du temps de travail,
performance du personnel).
Apprcier ladquation des ressources humaines et les moyens allous chaque
service/Dpartement de lOrganisation au regard des responsabilits et des tches
assumer.
Examiner et apprcier la pertinence du budget de lOTIF au regard de sa mission.
Vrifier le respect des procdures par les agents dans laccomplissement de leurs
tches.
Analyser le systme de management (runions, groupe de travail, notes internes,
etc).
Examiner le fonctionnement du systme de gestion mis en place.
Analyser les circuits de transmissions des informations et des documents
administratifs financiers et comptables.
Analyser les systmes et les outils de contrle priodique des oprations excutes.
Lister lensemble des activits connexes professionnelles des agents de lorganisation
et leur impact sur la performance.
Mettre en place un suivi budgtaire priodique.
Cette tude permettra galement de soumettre une valuation critique le systme
dinformation, en se focalisant sur les outils en exploitation (matriels et logiciels), et la mise
en vidence des besoins non satisfaits. Elle comporte les cinq actions suivantes :

description des flux d'information.


examen des outils et moyens de traitement.
audit des dpenses de scurit.
tablissement un inventaire permanent des outils matriels et logiciels.

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bilan global.

3.3

Rsultat atteindre

La mission devra atteindre les deux rsultats suivants :


3.3.1 Disposer dun tat des lieux de lorganisation
Missions, structure organisationnelle et attributions par poste.
Analyse de la pertinence, efficacit et efficience des missions de lOTIF.
Analyse de lorganigramme de lOTIF et sa conformit aux missions dvolues et son
efficience.
Dresser un bilan global des comptences des quipes en place.
Examiner la procdure actuelle de recrutement et proposer les amliorations possibles.
Examiner les grilles de rmunrations par comparaison avec dautres organisations
internationales.
Evaluer ladaptation de la formation professionnelle aux besoins.
3.3.2 Elaborer des recommandations reprises dans un plan daction afin de renforcer
les performances de lorganisation

Clarifier les missions, rle et fonctions


Proposer une nouvelle organisation
Elaborer un plan de restructuration
Evaluer le cot dune restructuration
laborer des termes de rfrence rviss par poste
Proposer des volutions du statut du personnel en identifiant les facteurs de blocage
apports par le statut actuel
Proposer un plan daction incluant les aspects juridiques, ressources humaines et
gestion du changement.
Proposer le cas chant une volution de limplantation de lOTIF (statut
doccupation, et/ou localisation sur le territoire Suisse),
Placer les Etats membres et les partenaires au cur du projet des quipes.
Laudit devra galement intgrer une proposition dvolutions du SI et la mise en place dune
gestion nouvelle du matriel plus conome, en auditant les cots de scurit. Les objectifs de
cette tape sont de procder des recommandations damlioration et de dfinir dun projet
dvolution.
3.4

Activits

3.4.1 Collecte dinformation, desk research, interviews


Collecte des documents pertinents (stratgie, plans annuels, rapports annuels, rapports
financiers, etc)
Prparation doutil ncessaire lvaluation elle-mme
Organisation dentretiens avec les personnes cls
Analyse statistique et procdurales

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3.4.2

Analyse et diagnostic de lOrganisation


Analyse et diagnostic des ressources de lOrganisation
Analyse et diagnostic du processus dcisionnel de lOrganisation
Analyse et diagnostic des procdures de lOrganisation

3.4.3

Conclusions et recommandations
Conclusions et recommandations structure organisationnelle
Conclusions et recommandations politique ressources humaines
Conclusions et recommandations politique de management/dcisionnelle

Mthodologie

Le Consultant devra tenir compte lors de la prparation de son programme de travail de la


disponibilit et la fiabilit des valuations/vrifications/contrles/analyses organisationnelles
dj effectues par des instances de contrles interne et externe.
Pour laider mener ltude qui lui est confie, lOTIF assurera aux consultants
laccompagnement et la facilitation de la mission sous diverses formes: dsignation dun
rfrent (lors du lancement de la mission), mise disposition des documents, facilitation des
contacts, appui technique et/ou organisationnel, tudes
LOTIF mettra disposition des consultants, le temps de la mission, un local usage de
bureau et laccs aux informations ncessaires au bon droulement de la mission.
La mission sera gre par un comit de pilotage compos de :
Franois Davenne, secrtaire gnral.
Du responsable administratif et financier.
Du responsable du dpartement technique
La mission sera dcoupe en deux phases successives :
La premire phase de la mission consistera tablir un tat des lieux de lorganisation
en termes oprationnel, financier et procdural. Elle se terminera par la rdaction dun
rapport et lorganisation dun atelier de restitution qui permettra de dterminer les
orientations stratgiques pour la rorganisation.
La seconde phase sera consacre la proposition de projet de rorganisation et dun
calendrier de mise en uvre. Elle se terminera par la remise dun rapport provisoire et
de sa restitution devant le comit de pilotage. Le rapport dfinitif intgrera les
remarques du Comit de pilotage.
5

Dure de la mission

La mission se droulera sur une dure de 2 mois [de mai juin 2013]. La mission se droulera
Berne. Cependant dans le but de rduire les dpenses forfaitaires, lanalyse des donnes
recueillies ainsi que la rdaction des rapports pourra se faire en dehors des bureaux de lOTIF.
La rmunration de la mission est forfaitaire..
7|Page

Rapports

Le consultant devra fournir les rapports suivants :


Un rapport prliminaire (10 pages) fournir une semaine aprs le dbut de la mission
dtaillant la mthodologie ainsi que les premires observations sur lorganisation
Un projet de rapport final (60 pages hors annexes) dcrivant ltat des lieux de
lorganisation en termes oprationnel, ressources et procdures ainsi que les premires
recommandations. Il sera prsent lors dun atelier de restitution dune journe au
comit de pilotage pour partager les points de vue et apporter dventuelles corrections
au projet de rapport final.
Un rapport final (60 pages hors annexe) regroupant ltat des lieux accompagn de
propositions de recommandations afin damliorer la performance de lorganisation. Il
intgrera les corrections ventuelles.
Tous les rapports devront tre rdigs en langue franaise et tre approuvs par le Comit de
Pilotage.
Le Consultant devra fournir la version lectronique du rapport et des annexes sous format
word.
7

Profil indicatif du consultant

La mission sera mise en uvre par une quipe dau moins un consultant senior accompagn
dun consultant junior et dun consultant spcialis en IT, dont les profils doivent
correspondre aux qualifications ci-dessous
7.1

Consultant 1 Chef de mission

Le chef de mission aura pour objet de coordonner lensemble de la mission et de rdiger avec
le consultant 2 lensemble des rapports de mission. Il sera linterface principale avec
lOrganisation lors du droulement de la mission.
Qualifications requises
Diplme dIngnieur Civil ou similaire si possible avec spcialisation transport
Un complment de formation de master en management ou MBA
Parfaite connaissance du franais et de langlais. Une connaissance oprationnelle de
lallemand est un plus.
Exprience de general management au sein dorganisation multiculturelles et/ou
entreprises prives internationales spcialises dans les Rformes Institutionnelles
dAdministration Publiques ou parapubliques
Au minimum 10 ans dexprience professionnelle dans la mise en uvre des projets
de rorganisation ou restructuration publiques, renforcement des capacits de gestion
au niveau management et ressources humaines
Exprience consolide au niveau international
Avoir men plusieurs audits organisationnels au sein dune organisation Internationale
publique ou prive.

8|Page

7.2

Consultant 2 Junior Renforcement des Capacits

Le consultant 2 sera un consultant junior ayant pour objet dappuyer les experts dans la
premire phase de la mission afin de collecter et danalyser lensemble des donnes
disponibles.
Qualifications requises
Diplme de niveau master en management, droit ou sciences sociales
Parfaite connaissance du franais et de langlais. Une connaissance oprationnelle de
lallemand est un plus.
Exprience de gestion de projets au sein dorganisation multiculturelles et/ou
entreprises prives internationales spcialises dans les Rformes Institutionnelles
dAdministration Publiques ou parapubliques
Au minimum 5 ans dexprience professionnelle dans la mise en uvre des projets de
rorganisation ou restructuration publiques, renforcement des capacits de gestion au
niveau management et ressources humaines
Exprience au niveau international
Exprience approfondie dans la collecte et analyse de donnes dans des projets de
renforcement des capacits, ressources humaines et audit organisationnel.
Aucun des experts ne doit avoir un quelconque lien avec lOTIF ou des entits en relation et
doit immdiatement avertir de tout conflit dintrt possible.
7.3

Consultant 3 Consultant IT

Un consultant ayant les caractristiques suivantes intgrera lquipe daudit organisationnel :


Diplme en Informatique
Parfaite connaissance du franais et de langlais.
Exprience de gnrale dans la conception de solution IT au niveau organisationnel
(cloud, systme ERP, messagerie, communication, rseau, dfinition matriel
hardware), pour conseil de solution hardware et software dans la stratgie IT
dvelopper pour des entreprises travaillant dans un contexte de type gouvernemental
au niveau international
Au minimum 5 ans dexprience professionnelle dans la mise en uvre des projets
daudit Systmes Informatique et renforcement des capacits IT
Exprience internationale exige
Avoir men plusieurs audits organisationnels en IT pour des socits prives et des
socits gouvernementales ou publiques
Aucun des experts ne doit avoir un quelconque lien avec lOTIF ou des entits en relation et
doit immdiatement avertir de tout conflit dintrt possible.
8

Modalits de paiement

Les modalits de paiement seront dfinies de la manire suivante :


Avance de 30% sur base de prsentation de la facture correspondante la suite de la
signature du contrat
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30% lapprobation du rapport intermdiaire sur base de prsentation de la facture


correspondante
40% lapprobation du rapport final sur base de prsentation de la facture
correspondante

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