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Termes de rfrence
Audit fonctionnel et organisationnel
de lOTIF
Index
1
3.2
3.3
3.3.1
3.3.2 Elaborer des recommandations reprises dans un plan daction afin de renforcer
les performances de lorganisation ..................................................................................... 6
3.4
Activits ....................................................................................................................... 6
3.4.1
3.4.2
3.4.3
Mthodologie ..................................................................................................................... 7
Rapports ............................................................................................................................. 8
7.1
7.2
7.3
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Description de lorganisation
3|Page
Contexte de la mission
Suite llection dun nouveau Secrtaire Gnral, Monsieur Franois Davenne, qui a pris
ses fonctions le 1er janvier 2013, lOTIF sest fix de nouvelles priorits, qui doivent
permettre de capitaliser sur ladhsion rcente de lUnion europenne lorganisation :
- Cooprer plus troitement avec lagence ferroviaire europenne
- Remettre lOTIF au centre des volutions juridiques du secteur ;
- Restructurer lorganisation et optimiser les ressources humaine pour accroitre la part
de lactivit oprationnelle ;
- Dfinir une stratgie globale en dveloppant le rle de passerelle de lOTIF entre
lUnion Europenne et les Etats membres non membres de lUE.
Ce nouvel lan sinscrit nanmoins dans un contexte de matrise budgtaire.
Dans ce contexte, il est essentiel de bien valuer les forces et faiblesses des ressources
humaines de lorganisation et la capacit de ces dernires pouvoir affronter les nouveaux
dfis de lOrganisation.
3
Objet de la mission
3.1
Objectif principal
4|Page
3.2
Contenu de laudit
Sur la base des objectifs dfinis ci-dessus, le consultant aura pour mandat de :
Dcrire prcisment la structure organisationnelle de lOTIF, les tches et les niveaux
de responsabilit confis chacun des services qui participent la ralisation des
missions qui lui sont confies.
Analyser les modalits de prise de dcision au sein de lOTIF (notamment la capacit
de la Direction remplir son rle de contrle et dorientation de lOTIF, en relation
avec les reprsentants des Etats Membres au Comit administratif).
Analyser lenvironnement institutionnel de lOTIF.
Examiner la politique de ressources humaines et valuer son adaptation aux fonctions
et charges de lOTIF.
Evaluer les charges relatives limmobilier notamment en termes de cot dtention et
valuer le cot compar dune solution de location. Une autre localisation sur le
territoire Suisse pourra tre propose, si celle-ci permet une rduction importante des
cots moyen terme et/ou une relation simplifie avec les partenaires de
lorganisation.
Dcrire les fonctions des personnels et examiner le niveau de rmunration (grille
indiciaire) et modalits davancement et de promotion.
Vrifier les procdures de recrutement et de slection du personnel, ladquation des
profils aux postes.
Examiner les systmes de suivi des personnels (contrle du temps de travail,
performance du personnel).
Apprcier ladquation des ressources humaines et les moyens allous chaque
service/Dpartement de lOrganisation au regard des responsabilits et des tches
assumer.
Examiner et apprcier la pertinence du budget de lOTIF au regard de sa mission.
Vrifier le respect des procdures par les agents dans laccomplissement de leurs
tches.
Analyser le systme de management (runions, groupe de travail, notes internes,
etc).
Examiner le fonctionnement du systme de gestion mis en place.
Analyser les circuits de transmissions des informations et des documents
administratifs financiers et comptables.
Analyser les systmes et les outils de contrle priodique des oprations excutes.
Lister lensemble des activits connexes professionnelles des agents de lorganisation
et leur impact sur la performance.
Mettre en place un suivi budgtaire priodique.
Cette tude permettra galement de soumettre une valuation critique le systme
dinformation, en se focalisant sur les outils en exploitation (matriels et logiciels), et la mise
en vidence des besoins non satisfaits. Elle comporte les cinq actions suivantes :
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bilan global.
3.3
Rsultat atteindre
Activits
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3.4.2
3.4.3
Conclusions et recommandations
Conclusions et recommandations structure organisationnelle
Conclusions et recommandations politique ressources humaines
Conclusions et recommandations politique de management/dcisionnelle
Mthodologie
Dure de la mission
La mission se droulera sur une dure de 2 mois [de mai juin 2013]. La mission se droulera
Berne. Cependant dans le but de rduire les dpenses forfaitaires, lanalyse des donnes
recueillies ainsi que la rdaction des rapports pourra se faire en dehors des bureaux de lOTIF.
La rmunration de la mission est forfaitaire..
7|Page
Rapports
La mission sera mise en uvre par une quipe dau moins un consultant senior accompagn
dun consultant junior et dun consultant spcialis en IT, dont les profils doivent
correspondre aux qualifications ci-dessous
7.1
Le chef de mission aura pour objet de coordonner lensemble de la mission et de rdiger avec
le consultant 2 lensemble des rapports de mission. Il sera linterface principale avec
lOrganisation lors du droulement de la mission.
Qualifications requises
Diplme dIngnieur Civil ou similaire si possible avec spcialisation transport
Un complment de formation de master en management ou MBA
Parfaite connaissance du franais et de langlais. Une connaissance oprationnelle de
lallemand est un plus.
Exprience de general management au sein dorganisation multiculturelles et/ou
entreprises prives internationales spcialises dans les Rformes Institutionnelles
dAdministration Publiques ou parapubliques
Au minimum 10 ans dexprience professionnelle dans la mise en uvre des projets
de rorganisation ou restructuration publiques, renforcement des capacits de gestion
au niveau management et ressources humaines
Exprience consolide au niveau international
Avoir men plusieurs audits organisationnels au sein dune organisation Internationale
publique ou prive.
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7.2
Le consultant 2 sera un consultant junior ayant pour objet dappuyer les experts dans la
premire phase de la mission afin de collecter et danalyser lensemble des donnes
disponibles.
Qualifications requises
Diplme de niveau master en management, droit ou sciences sociales
Parfaite connaissance du franais et de langlais. Une connaissance oprationnelle de
lallemand est un plus.
Exprience de gestion de projets au sein dorganisation multiculturelles et/ou
entreprises prives internationales spcialises dans les Rformes Institutionnelles
dAdministration Publiques ou parapubliques
Au minimum 5 ans dexprience professionnelle dans la mise en uvre des projets de
rorganisation ou restructuration publiques, renforcement des capacits de gestion au
niveau management et ressources humaines
Exprience au niveau international
Exprience approfondie dans la collecte et analyse de donnes dans des projets de
renforcement des capacits, ressources humaines et audit organisationnel.
Aucun des experts ne doit avoir un quelconque lien avec lOTIF ou des entits en relation et
doit immdiatement avertir de tout conflit dintrt possible.
7.3
Consultant 3 Consultant IT
Modalits de paiement
10 | P a g e