Gestion d’un cabinet detaire

introduction :
Pour faire face aux difficultés du quotidien, mieux gérer votre stress, maîtriser votre temps,
garder le contrôle sur votre agenda, et améliorer votre qualité de vie professionnelle, la
seule réponse est d’optimiser la gestion

L'image de marque d'un cabinet dentaire est étroitement liée à la personnalité des individus
qui y travaillent. Les compétences techniques et l'expérience du praticien ne sont pas, ou ne
sont plus, les seuls facteurs intervenant dans la réussite d'un cabinet. Il est en effet
indéniable que la communication est un élément essentiel pour construire et en développer
un.

L'accueil, la gentillesse, la disponibilité de toute l'équipe, la qualité, le confort et l'hygiène du

cabinet, la capacité de créer des liens et de séduire ont également une grande importance
dans la constitution d'un véritable attachement du patient .

Sans la communication, il n'est pas possible d'éveiller dans l'esprit du patient la qualité du
service que nous allons lui dispenser.
 ORGANISATION DE l’AGENDA ET GESTION DES RENDEZ-VOUS

Consiste à s’organiser, et contrôler son temps, c’est savoir prévoir et planifier, mais pas
seulement, car les « voleurs de temps » sont partout dans la vie quotidienne du cabinet
dentaire.

Le plus pertinent des outils dont dispose l’équipe est l’Agenda, car il est à la fois
l’anticipation et la mémoire des actions.

La productivité, le stress, les urgences, la gestion des temps de rendez-vous patients

dépendent uniquement de l’Agenda. Il assure la fluidité de la bonne gestion des rendez-
vous.

Sachons l’utiliser bien afin de ne pas subir les fins de journées interminables. on prenons un
peu de temps afin d’évaluer l’état de la situation qui vous permettra de vous rendre compte
d’un quotidien harassant:

-« Je suis débordé »

-« Je me sens fatigué dès le matin »

-« Les urgences s’accumulent et déstabilisent mon planning »

-« Je me sens stressé et démotivé »

-« J’ai des retards dans mon agenda »

-« J’ai des rendez-vous manqués »

-« J’ai le sentiment de travailler à la ‘chaine’ »

-« Je souhaiterais avoir plus de temps pour mes soins et communiquer avec mes patients »

-« Pas assez de soins correspondent réellement à mes souhaits »

-« Trop de petits rendez-vous »

-« Trop de patients »

-….

Autant de questions que le médecin dentiste peut se poser et finalement s’apercevoir que la
productivité et la rentabilité ne répondent pas à vos attentes.
Or, la gestion de vos rendez-vous doit être basée sur votre projet professionnel et votre
façon de travailler (le travail doit s’adapter à l’homme), selon vos objectifs prévisionnels et
financiers, votre temps de travail, le nombre et le type de patients que vous souhaitez.

LES FACTEURS CLÉS DE RÉUSSITE POUR LA GESTION DE L’AGENDA :

Il existe trois ou quatre portes d’entrée dans un cabinet dentaire:

1. La demande en urgence ou la demande initiale ;

2. La demande de bilan global ;

3. Le patient souhaitant « un p’tit détartrage », en maintenance

ou cours de soins ;

4. Le patient venant pour une consultation spécifique

proposée par le cabinet (paro, occluso, implanto…).

Sachez libérer un temps essentiel en équipe pour déterminer la manière dont vous souhaitez
travailler et gérer vos rendez-vous de soins.

1. Déléguez cette gestion à une assistante qui sera responsable de cette planification en
ayant pris le temps de lui préciser comment prévoir et gérer les créneaux urgences, gestion
des retards. Discutez en équipe.

2. Utilisez un agenda adapté à votre exercice et non pas celui fourni par le fournisseur, qui
ne correspond pas toujours à votre façon de travailler.

3. Planifiez vos actes de soins en groupement d’actes : chaque acte demande des temps
incompressibles de la préparation de la salle de soins, au débarrassage, au nettoyage, à la
gestion de la partie administrative…sans compter les temps dédiés au service patients dans
son approche purement relationnelle. Sachez qu’avec 20 rendez-vous par jour, ce sont près
de 4 heures qui doivent y être dédiés la journée ! Ce qui représente sur un rendez vous de 20
minutes 50% du temps à ces temps incompressibles.

Exemple de plan de traitement : 4 endos, 4 inlay core, 4 couronnes, et 4 composites :

En groupement d’actes ce sont : 4 endos en une seule séance, 4 préparations + empreintes

en une seule séance, 4 poses IC + empreintes couronnes en une seule séance, 4 poses + les
composites en une seule séance. Soit au total : 4 longues séances et 5 stérilisations. 
 Temps de travail effectifs
Durée du rendez vous Temps hors clinique
et réels de soins
20 Minutes 10 Minutes 10 Minutes
60 Minutes 10 Minutes 50 Minutes
90 Minutes 10 Minutes 80 Minutes

Gérer son agenda en rendez-vous

longs permet de traiter

3 fois plus de patients

4. Créez une liste d’attente de rendez-vous susceptibles d’être rapprochés pour pallier
efficacement aux annulations tardives,

5. Planifier entre 4 à 6 heures par jour selon les praticiens - de longs rendez-vous par
exemple de 9 h 00 à 12 h 00 et de 14 h 00 à 16 h 00 et le reste de votre journée en rendez
vous de contrôle, détartrage, petits soins conservateurs,

6. Séquencez le plan de traitement en groupement des actes pour enfin les planifier sur vos
agendas.

Bien comprendre l’ensemble de ces paramètres de gestion de l’agenda et les appliquer

effectivement est un pré-requis nécessaire avant toute mise en place d’un système plus
complet, cohérent et réducteur de stress dans un cabinet dentaire.