Réalisé par
Imen KOUBAA
Promotion n° 2
Encadrant SESAME
Mohamed Ghodhbane
Dédicaces
Imen Koubâa
Remerciements
Louanges à Dieu, Seigneur des univers, le tout puissant qui m'a donné le courage, la force et
la patience d'achever ce modeste travail.
C'est avec le plus grand honneur que je réserve cette page en signe de gratitude et de
r e c o n n a i s s a n c e a u p r èervsentiodn aeu coutrs doe cuette tehèsse a l
e s p e
favorisé son aboutissement.
Monsieur Mohamed LOUADI pour ses directives précieuses, sa disponibilité, ses conseils
pertinents qui m ' o n t é t é d ’ u n a p p u i c o n s i dé
Je ne saurais oublier dans mes remerciements tous mes collègues de la deuxième promotion du
MS ERP Management, spécialement Madame Sabeh, Kais et Malek pour leur serviabilité,
leurs recommandations et l'aide qu'ils n'ont cessé de prodiguer durant cette thèse
professionnelle.
Mes remerciements distingués vont à mes parents pour leur soutien moral et financier durant
toutes ces années d'études.
Je tiens enfin à remercier les membres du jury qui m'ont fait l'honneur de bien vouloir accepter
d'évaluer ce modeste travail.
Résumé
Les progiciels de gestion intégrés ou ERP permettent aux entreprises d'améliorer les
performances et de minimiser les coûts c'est pour ce fait que la mise en place des ERP est le
projet le plus entrepris depuis les deux dernières décennies. Cependant, ces projets sont des
échecs dans plus que 70% des cas; Parmi les facteurs de succès de ces projets figure le Change
Management. Cette thèse professionnelle s'inscrit dans le cadre du Mastère Spécialisé en ERP
Management et porte sur l'impact du Change Management ou la conduite de changement sur
l'implémentation des projets ERP.
L'approche adoptée dans cette thèse est basée sur des cas d'études d'entreprises et institutions
tunisiennes et internationales de tailles et secteurs différents. Le but de cette thèse démontrer
l'importance de la conduite de changement et d'exposer des modèles et théories utiles pour les
e n t r e p r i s e s d é s i r a n t i n s t a u r e r l e Ch a n g e Ma n a
Abstract
Enterprise resource planning or ERP systems enable companies to improve their overall
performance and minimize costs. The implementation of ERP systems is the most undertaken
project in the last two decades. However, these projects are facing failure in more than 70% of
cases; Enterprise resource planning or ERP systems enable companies to improve their overall
performance and minimize costs. The implementation of ERP systems is the most undertaken
project in the last two decades. However, these projects are facing failure in more than 70% of
cases; Change Management is a success factor of these projects. As a part of the Specialized
Master in ERP Management this master thesis focuses on the impact of Change Management in
the implementation of ERP projects.
The approach used in this thesis is based on case studies of Tunisian and international companies
and institutions with different sizes and sectors. The purpose of this thesis is to demonstrate the
importance of change management and expose useful models and theories for companies
wishing to implement the change management in ERP implementation projects.
Acronymes Description
ERP Entreprise Resource Planning
PME/PMI Petites et Moyennes Entreprises /Petites et Moyennes
Industries.
PGI Progiciel de Gestion Intégré
AFNOR Association Française de Normalisation
RH Ressources Humaines
KPI Key Performance Indicators
IT Information Technology
UAT User Acceptance Test
TIC Technologies de l'Information et de la Communication
GE Grandes Entreprises
GMAO Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur
PLC Public Limited Company
SSII Société de Services en Ingénierie Informatique
SCM Supply Chain Management
CIO Chief Information Officer
Imen KOUBAA Thèse professionnelle Octobre 2015
Introduction
Pour faire simple, ERP est un terme utilisé pour décrire le logiciel qu'une entreprise
utilise pour gérer ses activités2.
Récemment, les éditeurs se sont mis à développer des ERP plus adaptés aux PME/PMI
en addition aux solutions relatives aux grands comptes. L’ h o r i z o n e s t éga
sur le Cloud3 ce qui diminuera significativement les coûts et les délais
d ’ i m p l é m. e n t a t i o n
Un ERP est structurant pour une entreprise. Cette dernière essaie de son c o t é d’a l i g n
ses processus avec ceux du progiciel. L ’ e n t r e p r i s e p r o f i t e r a ai ns
7
Imen KOUBAA Thèse professionnelle Octobre 2015
du savoir-faire s u r l e s q u e l s s e b a s e n t l e s p r o c e s s u
de montée en version, de maintenance et de développement spécifique sont réduits.
8
Parmi les avantages majeurs des progiciels de gestion intégrés, on cite la couverture
f o n c t i o n n e l l e d e l ’ e n s e m b l e t rdee ps r i ms éet , i e l r ’s i
net
entre ces derniers, l ’ u n i c i t é d e l ’atiionn dfe loa qr uamlitaé
l ’ a mé l
tdeiseorvince,s et la maximisation des profits par la planification et la
coordination de toutes les r e s s o u r c e s d e l ’ e n t r e p r i s e .
L ’ i m pe té am t i o n d ’ u n E RP e ds'amt élioruatinon d ' i n t
nl etpdr'opotimj iseatiton
de ressources. Cependant, les entreprises risquent d ’ a f ef r r o dn ’t é v e n t u e l l e s
au changement, d e s c o û t s d ’ i mp l é me n t a t i o n e t d
dérapages en termes d e c o û t s e t d é l adi ’ sé, c hee t c l v’ oéi vr ee n t du’
eal
projet.
Ce s p r o j e t s c o n n a i s s e n t des lcas’ élesc rhaiseoncs vardienat :n s p l u
,
problèmes l i é s a u c h o i x d e l ’ ERP , ma u v a i s e es
d'engagement de la part des dirigeants, etc. mais la principale cause est la résistance au
changement (Deloitte Touche Tohmatsu CIO Survey).
Objectifs de la thèse
Cette thèse professionnelle est une analyse réflexive concernant les progiciels
de gestion intégrés (ou ERP), le chantier des projets ERP et le rôle de la
conduite de changement (Change Management) dans le succès de ces projets.
Cette thèse vise à fournir des informations utiles pour les entreprises désirant
entreprendre des projets de mise en œ u v r de ’ E R(Psélection et
post- implémentation inclus).
Ce travail est mené en utilisant une approche qualitative dont l'objectif est
d'acquérir une compréhension approfondie des projets de mise en œ u v
rd'EeRP et des aspects du Change Management à travers les cas d'études.
Partie 1 : L'implémentation d'un ERP, un méga
projet
Dans cette partie, seront présentés les divers aspects touchant un projet ERP, les types
de données, l'ERP même, ses caractéristiques ainsi que ses apports. Dans le même
cadre, nous évoquerons le Management d'un tel projet, les prérequis de la mise
en
œ u v dr'uen ERP, les méthodes de sélection et d'implémentation approuvées. Par la
suite, nous présenterons les enjeux rencontrés à travers les cas d é’checs tout en
mettant l'accent sur l'importance de la conduite du changement.
1. Un projet ERP
Un projet ERP désigne l'ensemble des processus et des phases nécessaires à la sélection,
à la mise en œ u v dre le'ERP et au suivi après la mise en production. Le projet ERP
peut être considéré comme un programme (ensemble de projets) car la sélection, les
phases de mise en œ u v ert le'amélioration continue sont des projets en soi.
Un projet ERP a pour but de réduire significativement les coûts d'exploitation, générer
des prévisions plus précises, optimiser le temps des cycles de production et d'améliorer
nettement le service client d'une entreprise5.
Comme é v o q u é p r é c é d e mm e n t , u n ERP e s t co n çu
de système ouvert communicant avec les systèmes ERP/non ERP externes et possède un
référentiel unique de données alimenté entre autres par les transactions quotidiennes des
opérations d e l ’ ent r epr i s e.
La qualité des données est un enjeu majeur dans le processus de mise en place d'un ERP
ou de migration vers un ERP à partir d'un système existant. Ces données peuvent
également avoir un impact significatif sur la performance du système, par conséquent,
une attention particulière doit être accordée à cet aspect.
Dans un système ERP, les données sont classifiées en trois types : les données de base
(ou master data), les données organisationnelles (également appelées entités
organisationnelles) et les données transactionnelles.
- Données de base :
Les données de base sont créées centralement (données centrales) et demeurent
stables sur une longue période de temps. Ces données sont souvent partagées
entre différents domaines fonctionnels, processus et modules d'un ERP. Les
données de base ont un aspect organisationnel car les informations sont
organisées en vues/classes (données générales, données de comptabilité
financière, données commerciales, etc.) et peuvent être accessibles aux
utilisateurs autorisés.
Les données des clients, les données des fournisseurs et les données des articles
sont des exemples de données de base.
- Données organisationnelles :
Les données organisationnelles sont les éléments de données qui modélisent la
structure o r g a n i s a t i eontnrepnriese letl soent ordga’nisuéens en
fonction des
tâches (activités particulières) et fonctions (responsabilités globales) à des fins
commerciales et/ou juridiques.
Ces données sont un type spécifique des données de base et sont rarement
modifiées. Avant la création des données de base, les données organisationnelles
doivent être mises en place. Les données organisationnelles comprennent les
divisions, les entrepôts, les magasins, les canaux de distribution, les
organisations de vente, les centres de profits, etc.
- Données transactionnelles :
Il s'agit des données générées à partir des transactions au sein de l'ERP.
Contrairement aux données de base, les données transactionnelles sont
dynamiques, chaque transaction est unique. Ces données sont liées aux ventes,
aux livraisons, aux réclamations et aux autres événements impliquant(ou pas)
des transactions d'argent (commandes, factures, bons de commande, documents
d'expédition, etc.). Les données issues des transactions sont archivées et
accessibles au fil du temps, mais rarement réutilisées.
Il existe une large panoplie de logiciels de gestion d'entreprise sur le marché, ces
progiciels ont des caractéristiques communes et couvrent la majorité des besoins des
entreprises mais à y regarder de plus près, ils ne proposent pas tous les mêmes
fonctionnalités.
Cependant, une solution qui ne répond pas aux caractéristiques clés suivantes n ’ e s t p a s
un ERP 6:
- Ge s t i o n e f f e c t i v e d e p l u s i e u r s do ma i n e s
o u d e s p r o g i c i e l s s u s c e p t i b l e s d’ as s ur e
- Existence d ’ u n r é f é r e n t i e l u n i q u e d e d o n n é e s
é t a n t l ’ e n s e mb l e d e s r é f é r e n c e s d e s don
pour retrouver les données elles-mêmes sur une base de données.
- Adaptations rapides aux règles de fonctionnement (professionnelles, légales ou
r é s u l t a n t d e l ’ o r g a n i s a t i o n i n t e r n e de
Un ERP typique devrait également avoir les caractéristiques suivantes:
3. Pourquoi un ERP ?
L ’ i mp l é me n t a t i o n d ’ u n E RP e s t u n p r uno j e t d ’
engagement et une implication organisationnels considérables afin de garantir un retour
sur investissement optimal et atteindre les objectifs de moyen et long termes de
l ’ ent.r epr i s e
A u j o u r Id l ’ h eu si p l u se ‘ ‘q ié nv od re t i quecla' e s t l
t, Lu '’ fi mn at qounet,
qualité et la pertinence des informations forment un capital important pour la gestion
e f f i c i e n t e e t l a poupr cre ifaist qeue ceds
C’ e s t
entrepdriésescvieilslenit àocne q.ue
le traitement de l'information, l'échange et l'entreposage soient accomplis conformément
aux normes standard et avec le savoir-faire q u ’ EuRPn peut offrir.
- Di me n s i o n , c o mp l e x i t é e t s e c t e u r d e l ’ e
- La comptabilité :
Le besoin de mettre en place un ERP est souvent ressenti au sein du service
comptable. Les employés travaillant sur les factures et commandes en papier doivent
saisir manuellement les écritures comptables dans les différents systèmes de
l'entreprise.
Il en est de même pour le reporting financier. La consolidation ou réconciliation de
l'information financière à travers différents systèmes et feuilles de calcul s'avère
coûteuse en termes de ressources. La gestion financière qu'offre l'ERP permet aux
employés de générer les états comptables et financiers réglementaires en moins de
temps.
- Architecture du sy s t è m e d ’ i n f o r m a t i soclnoisonennées) s i l o
s (
L a ma j o r i t é d e s s y s t è me s d ’ i n f oà rparmtira t i o
n
d ’ a p p l i c a t i o n s i n d é p e n d a n t e s chaacuvneedec ces d e s i n
applications, ce qui peut engendrer des incohérences, un manque de visibilité sur
l ’ e n s e mb l e d umauvsaisye squtalièté mdeeserviecet. u n e
- Indicateurs de performance clés ou KPI pas à portée de main
Les dirigeants d'une entreprise doivent disposer de données pertinentes et
synthétiques en temps réel pour le pilotage de l'entreprise. Avoir des indicateurs
fiables ouvre des horizons pour l'instauration de la gestion des performances et
conduit une organisation vers la réalisation de ses objectifs stratégiques.
Définir des facteurs caractéristiques de mesure de performances pour les différents
processus de l'entreprise permet d'identifier les potentielles opportunités et les
domaines où une entreprise peut être en avance sur ses concurrents7.
4. Le Management du projet
Le Ma n a g e m e n t d e p r o j e t e s t l ’ a p p l i c a t i o n d
e t d e t e c h n i q u e s a u x a c t i v i t é s d ’ u nproj
application de connaissances nécessite le Management efficace de processus de
Management de projet8.
Tout projet requiert une planification qui résulte en un plan de Management et des
documents relatifs nécessaires qui seront utilisés pour mener à bien le projet. Ce plan
énoncera toutes les étapes qui doivent être réalisées afin de veiller à ce que chaque
partie du projet soit achevée. Il est essentiel de développer une structure facile à
surveiller et ouverte aux changements/ajustements tout au long du projet.
La planification du projet doit également couvrir les aspects suivants : le contenu, les
parties prenantes, les exigences la communication, les livrables par phase, les délais, les
coûts, la qualité, les risques et la conduite de changement.
Le Ma n a g e m e n t d ' u n p r o j e t ur d ’d ue n c
EdeRdPévelodppiemf enft oè e e
p r o j e t d ’ i n t é g r a t i o n d e s y s t è me c a ri ld ’
i n t é g r a t i o n , d e d é v e l o p p e me n t , d ’ i n t er f a
Un p r o j e t d e mi s e e n œu v r e d ' ERP e s t u n p
vise à améliorer la performance opérationnelle et optimiser les ressources. Une
organisation qui implémente un ERP doit avoir une vision claire sur la manière avec
laquelle elle mène ses activités et sur les objectifs qu'elle souhaite atteindre en utilisant
le système.
Avant la mise en place d'un ERP, une entreprise est appelée à préparer le terrain à
travers l'optimisation de ses données (enrichissement, nettoyage), la réingénierie des
processus métier et la documentation de ces processus et du Workflow.
L'occasion se présente aussi pour mettre par écrit tout savoir oral que l'entreprise perd
généralement en cas de départs de certains employés. Ceci permet d'avoir un patrimoine
d'entreprise riche et assurer le transfert de compétences.
Vu q u e l a m i sde’ uEeRn Pn est œégualevmrenet considérée comme
une activité d'apurement et d'optimisation de l'entreprise en général, l'ensemble des
processus métier et le Workflow doivent être normalisés tout en prenant en compte
les écarts existants,
l e s f a i b l e s s e s a i n s i q u e l e s d i f f i c u l t é s
mesures adéquates afin d'y remédier.
- L ’ rgoanigramme de l'entreprise
La qualité des données est cruciale pour tout système d'information. Le fonctionnement
d'un ERP et la pertinence des résultats qu'il offre (tableaux de bord, indicateurs, etc.)
reposent sur la qualité de ses données qu'il gère.
La reprise des données ne doit pas être négligée, les données doivent être importées
dans le nouveau système tout en prenant en compte leurs définitions (métadonnées) et
leurs règles de gestion qui, parfois différent d'un système à un autre.
Le nettoyage des données est un facteur de succès considérable parce qu'il pèse sur
t o u t e s l e s p h a s e s d e l ' i mp l é me n t a t i o n d e l
serait du succès de l'exécution de ses tests, le résultat de ces tests dépendra de
l'intégralité et de la précision des données de base. Ceci est le cas pour la formation des
utilisateurs et la synchronisation des données de l'entreprise lors du Go-live, qui tous les
deux requièrent des données de base de qualité.
6. La sélection de l'ERP
Le choix du progiciel est, en soi, un processus décisif qui affecte la façon dont une
entreprise mènera ses activités. Une entreprise doit choisir une solution qui, non
seulement répond à ses besoins actuels, mais lui permet d'évoluer et prospérer.
L'analyse des différentes solutions du marché par rapport aux besoins, aux
caractéristiques et au type de production de l'entreprise réduit
significativement le risque de non-adéquation de l'ERP. Procéder à un
processus structuré de sélection évite également le risque d'être sous l'effet
par un éditeur et le risque qu'un des dirigeants force la décision de sélection
de l'ERP10. Utiliser une évaluation globale fondée sur les données justifie le
choix d'un progiciel par rapport à un autre.
Cette sélection peut être guidée par ces grandes lignes qui affineront le choix du
progiciel :
c. Méthodes de sélection
Il existe plusieurs méthodes de sélection basées sur un nombre d'étapes à suivre pour
aboutir au bon choix. Dans ce qui suit, seront citées deux méthodologies, la première est
une méthode PwC pour la sélection de logiciel standard et la deuxième est une méthode
développée et proposée par F.Sistach et J.A. Pastor pour les PME.
La définition des exigences doit refléter la stratégie et les objectifs du client. PwC
fournit un catalogue standard de critères issu des bonnes pratiques et des
expériences sur les projets antérieurs. Cette définition comprend également les
critères éliminatoires q u i
l,s ne sso’nt ipas satisfaits, mènent à l’élimination de la
solution.
Phase 3 : La pré-s é l e c t i o n e t s é l e c t i o n d e l ’ é d i t e
Phase 4 : La recommandation et la s t r a t é g i e d’ i mp l é me n t a t i o
Cette phase comprend la présentation des forces et faiblesses des solutions choisies
ainsi que des démonstrations e t p o u r l a s t r , ai tl é gside’ e a g di ’t i
m concevoir un plan de projet de base pour la réalisation. Cette stratégie de mise en
œu v r e d é p e n d d e ssystèompe cthoiisoi ent less obqjecutif's
/ostfratfégrie edu l e client.
Ph a s e 1 : L ERrPeetcle hpreemrierc d e l ’
a fihltreage
Basée sur la connaissance acquise sur la société depuis la phase 0 et sur certaines
exigences minimales des ERP éligibles (coût, plate-forme, éditeur etc.), l'équipe
projet procède à une étude de marché à la recherche d'ERP adapté pour
l'e n t r e p r ipesdee p.rojet Ldo’it oébtqenuir iun minimum suffisant
d'informations sur chaque ERP donc, en étudiant les spécificités de ces
progiciels le nombre des ERP proposés peut être réduit à un petit nombre (entre
5 et 8 systèmes ERP).
7. ERP, ph a s e s d ’ i mp l é me n t a t i o n
L'implémentation d'un ERP peut être complexe et difficile à gérer, mais une approche
structurée et disciplinée peut grandement faciliter la mise en œ u v r e . bienP o u r
comprendre les aspects de la mise en œ u v dre le'ERP, nous allons nous appuyer sur
une méthodologie qui a déjà porté ses fruits.
La méthodologie ASAP13employée par SAP pour l'implémentation ERP qui tire parti
de l'expérience pratique gagnée par SAP et ses partenaires à travers des années sur des
projets dans les différents environnements et industries14.
La phase de préparation
Dans cette même phase, les utilisateurs clés et les décideurs impliqués doivent être
confirmés et une formation initiale de l'équipe projet doit être préparée et réalisée. Une
première revue des risques est également effectuée.
La phase de conception
Dans la phase de conception, les besoins fonctionnels seront détaillés et le résultat sera
une documentation détaillée sur les résultats des exigences recueillies durant les ateliers
de conception.
En outre, l'équipe projet doit effectuer une analyse pour évaluer les besoins en
formation (par domaine fonctionnel, par unité d'exploitation, etc.) et les actions de
conduite de changement à destination des utilisateurs finaux.
La phase de réalisation
Le test est un processus itératif, qui inclut la rédaction des scénarios, des cas de test,
l'exécution des tests et l'évaluation des résultats. Comme mentionné précédemment,
l'ingrédient magique de la phase de test est les données de bases de qualité, précises et
bien formatées. Il faudrait aussi que la (ou les) personne(s) chargée(s) d'effectuer les
tests comprenne(nt) le processus et ses interactions pour savoir si le résultat du test est
bien conforme aux spécifications. La phase de test doit être contrôlée au fur et à mesure
de son avancement car chaque test conduit à un test de plus grande portée, il y a
donc
u n e p r o g r e s s i o n s o p h i s t i q u é e d e s t e s t s a u
Dans l'implémentation d'ERP les tests effectués sont des tests d'intégration (vérification
de l'intégration des différents composants/modules du système, vérification de la
compatibilité logicielle/matérielle) et des tests d'acceptation utilisateur ou UAT (User
Acceptance Tests exigés par le client pour accepter le produit).
La préparation à la production
La mise en production
Le but de cette phase est de passer d'un environnement orienté projet à la production
opérationnelle réelle et de fournir un support aux utilisateurs finaux pour faciliter leur
transition vers le nouvel environnement.
Tous les problèmes qui surgissent seront documentés, pris en charge et résolus, au fur et
à mesure par une équipe.
- Déploiement progressif: la bascule est faite en phases sur une période de temps
prolongée. Les utilisateurs migrent vers le nouveau système dans une série
d'étapes.
- Déploiement e n Bi g Ba n g : l a mi s e e n œu v r e q
instance. Tous les utilisateurs basculent vers le nouveau système à une date
donnée.
- Adoption parallèle: l ’ a netc lei neounveau système fonctionnent en même
temps pendant les premières périodes. Les utilisateurs apprennent le nouveau
système tout en travaillant sur l'ancien.
La phase de post-implémentation
La phase post-implémentation commence avec le Go-live dans le cycle de vie d'un ERP
et durera environ cinq à dix mois.
Dans sa phase i n i t i a l e , q u i e s t , llesaerreuprshsearonst ’ ’ s t a
ecorrigdéees,
les utilisateurs finaux seront recyclés et les performances du système seront
équilibrées17.
Ap r è s l a p h a s e d e s t a b i l i s a t i o n , l a mise
succès. Ce succès dépend de l'attitude des utilisateurs finaux envers l'ERP et l'utilisation
réelle du nouveau système.
8. Un projet ERP v o u é à ?l ’ é c h e c
On entend souvent parler d'échec et/ou déception plus que d e ’ ’ssS-stuorices’c q’euand
on parle de projet ERP. Plusieurs entreprises comme Hershey20, HP21, FoxMeyer22et
même US Air Force23n'ont pas échappé à des dérapages notables.
Pour HP, dès le Go-live en 2004, les problèmes de migration ont commencé à
apparaitre. Environ 20% des commandes des clients ne pouvaient être basculés de
l'ancien système vers le nouvel ERP en raison d'erreurs de programmation.
L'équipe projet n'avait pas été en mesure de comprendre adéquatement les
répercussion s mé t i e r dntuégratpionr doe dbonlnéèesm. Lee
prodjet’ aifinalement
coûté 160 millions de dollars à cause des commandes retardées et les pertes de
revenus, soit plus de cinq fois le coût estimé du projet.
Les cas exposés ci-dessus et plusieurs autres projets ERP n'ayant pas abouti aux
résultats désirés partagent plusieurs points relatifs à l'aspect humain et à la
communication parmi lesquels nous pouvons citer le faible engagement de la direction
générale, la mauvaise communication entre les parties concernées (intégrateur, client,
éditeur, et la mauvaise gestion de projet.
Un autre critère ayant un impact multidimensionnel, souvent associé à l'échec est
l'absence d'une approche de Change Management (ou conduite du changement) tout
au long du projet ERP.
Après le Go-live, 62% des problèmes qui surviennent sont des problèmes relatifs aux
utilisateurs, viendront après les problèmes liés aux processus métier avec 16% et 12%
pour les problèmes techniques26.
Dans la partie qui suit, nous détaillerons le Change management dans tous ses aspects,
son application dans les entreprises, et son impact en tant que facteur crucial de succès
dans les projets ERP.
Partie 2 : Change Management, crucial pour le
succès de l'implémentation d'un ERP
Le thème de Change Management a été beaucoup cité et abordé dans les thèses et les
articles scientifiques quand dans les projets d’implémentation des ERP sous le nom
de Change Management (conduite de changement, changement organisationnel
ou processus de changement). Cette partie présentera une vision tout azimut sur ce
concept et son importance en tant que facteur crucial de succès dans les projets ERP
à travers des cas d’études.
2. Changement ou transition?
Ce c i e s t l a d e r n i è r e p h a s e d e t r a n s i t i
changement. Tout comme le changement et la transition, le démarrage (un point
dans le temps de fixe) et le début (un processus continu qui implique l'équipe) sont
différents. Afin de réussir cette phase, Bridges recommande les 4 P: Purpose (décrit
l e ’ ’ p o),uPirctuqreu (voisiion? p’ar’tagée du changement), Plan
(établir un plan détaillé) et Part (impliquer les gens dans la transition).
Dans une étude30 incluant 17 ouvrages discutant les problèmes rencontrés dans
l'implémentation d'ERP jusqu'aux années 2000, le Change Management figure parmi les
4 premiers facteurs critiques de succès. Dans le même cadre, pendant la période de 2000
à 2010 une étude31 portant sur 40 ouvrages ayant abordé le même thème et dans la liste
des 25 facteurs critiques de succès, le Change Management et le Management des
risques occupent la troisième place.
Le Ch a n g e Ma n a g e m e n t e s t u n t e r qm ’ oqnu ’ o n
ue
n ’ a qpuepplas iassez efficacement. Les entreprises prennent des initiatives annoncées au
début du projet puis, à c a u s e d ’ a b s e n c e d e s u i v i e td u m
l ’ i mp o r t a n c e d e l a
leg ceonscept t i s o’ dt euontrmaîpncaneht daesn
ne s g e me n t
augmentations de coûts, réduisant la productivité, et inhibant la croissance et
augmentant le r i s qéucheec. Ddan’s le rapport de Panorama Consulting publié en
2014, 14% des dépassements de délais sont causés par des problèmes organisationnels
tels que la résistance au changement, et que seulement 5% des dirigeants ont discuté le
changement avec leurs employés, ce qui explique la faible implication de ces derniers.
5. Le changement et la résistance
Une enquête32 a été menée en décembre 2010 sur la résistance au changement en mode
projet à travers la vision des chefs dReésistapncre’ o’aj éteé lte p. lus cLitée mot
quand on a demandé à ces 97 personnes de donner des mots clés face au changement.
Un employé ordinaire habitué à un travail routinier, effectue des tâches habituelles
tout en étant bien au milieu de sa zone de confort a plus qu'une raison de résister au
changement quel que soit son ampleur. Parmi ces raisons sous pouvons citer :
Le changement peut être un moment d'opportunité et un défi pour certains et une source
d'ennui, de perturbation ou de menace pour d'autres. Pour piloter le changent et assurer
la transition, il faut définir des rôles et des responsabilités appropriés, et une structure au
sein de l'organisation. En plus du Comité de pilotage (qui assure la supervision globale
et assure que le processus de changement reste aligné avec la vision stratégique), les
rôles suivants peuvent être définis a f i n d ’ i n s t a u r e r u n e s t r u c
Cette structure aide également à classifier les parties prenantes afin de déterminer la
manière dont on peut aborder ces derniers en termes de communication et de
participation.
La formation peut commencer dès la phase de conception dans un projet ERP. Cette
formation est adressée aux utilisateurs clés et porte sur des généralités concernant l'ERP,
sa logique, son architecture logicielle, et la navigation dans le progiciel. Au fur et à
mesure que le les besoins sont définis, la formation devient de plus en plus spécifique et
interactive.
En outre, il faut planifier et annoncer à ces utilisateurs les supports qui vont être mis
à leur disposition après la formation (présentations, livres, guides utilisateur, listes
avec les termes et les définitions communes, wiki, etc.).
La f o r ma t i o n p e r me t a u x u t i l i s a t e u r s de
dans le processus de changement par la dissipation des mythes sur le nouveau
système e t c r é e r d e l ’ e n t h o u s i a s me c h e z l e s u
qui devraient faciliter leur travail.
Dans notre recherche à propos de la conduite de changement, nous avons pu récolter des
informations sur plusieurs modèles et théories pertinents pour le changement et nous
a v o n s c h o eir s3 :i le mdod’ èlee nde Rcossi ptour comprendre la réaction et la
perception du changement par les personnes ou groupes de personnes dans une période
de temps ; l e mo d è l e d e l ’ i c e b e r g p o u r av o i r
changement ; les 8 étapes de Kotter pour savoir comment remédier aux (principaux)
éventuels pièges susceptibles de tirer le changement vers le bas.
Ce modèle a été développé par Elisabeth Kübler-Ross et depuis, il a été développé par
d'autres chercheurs principalement Adams, Hayes et Hopson.
Le modèle peut être utilisé pour déterminer à quelle phase se trouve une personne ou un
groupe de personnes afin de développer des interventions et des solutions adéquates
pour les aider à aller plus loin sur la courbe vers l'acceptation de changement.
Le modèle de l'iceberg34 (développé par Wilfried Kruger) peut nous aider à comprendre
et à considérer non seulement le niveau visible d'une organisation telle que ses fonctions
de base et sa gestion des enjeux de temps, de coût et de qualité, mais aussi la partie
émotionnelle invisible. Cette partie comporte des éléments intangibles tels que les
valeurs, les perceptions et l a c u l t u r e d ’ e n t r e p r i s e . Kr u g e
niveaux de changement, mais que les gestionnaires souvent concentrent leurs efforts sur
la ’ p’artie visible’’ d e l ’ e n t r e p r i s e .
Selon Kruger, la partie visible (stratégie, les structures, les processus et les fonctions)
présente seulement 10% de l'organisation, tandis que la partie invisible (les relations, les
compétences et les attitudes sociales) présente les 90% restants.
Le capital humain est le plus grand obstacle qui entrave le changement et par
conséquent, les gestionnaires q u i i g n o r e n t l aicebeprganer ptarvi n v i s i
ieennenit p a s à m e t t rcheangeemennt réœususi.v r e u n
Kotter35 d i t q u ’ u n p r o g r a mm e d e c h a n g e me n t r éu
qui doivent être suivies dans l'ordre. Les huit étapes sont les suivantes:
Selon Davenport, L' ERP n'est pas un projet; C'est une façon de vivre. L'ERP ne change
rien, mais c'est l'organisation qui doit changer sa façon de travailler.
Pour bien maitriser l'impact de la conduite de changement, nous allons nous appuyer sur
d e s c a s d ’ é t u ds e(tunissieunnres et dinteerns ationealnes)t aryanet
pimrpléimseneté des
ERP. Nous avons choisi de citer les exemples de d i v e r s s e c t e uder s d ’ a
et
différents pays pour avoir une vision panoramique sur les aspects du Change
Management et l'éventuelle influence des différentes cultures sur ce dernier.
Nous avons pu avoir un entretien avec deux entreprises Tunisiennes sur les six
contactées. Les deux entreprises souhaitent que leurs noms restent confidentiels. Pour
les autres cas d'études nous nous sommes basés sur des résultats d'entretiens individuels
et résultats d'enquêtes inclus dans des articles scientifiques et des thèses ayant traité le
cas de ces entreprises. V u q u e l e s c a s d ’ é t u d e s c i t é s d
n ’ a v o n s p a s d é f i n lei cadure nde cemtteothdèsèe plroefessiornni elgle.i d ed
a n s
b. C a s d ’ é t u d e s
Pour c h a q u e c a s d ’ é t u d e , n o u s a l l o n s décr i
ont appliqué les approches pertinentes à la conduite de changement à savoir leur vision
d u Ch a n g e Ma n a g e m e n t , l e c a p i t a l h u ma i n a
changement, la communication et la formation dans le but d'analyser et tirer profit de
expériences vécues par les employés concernant le changement et dégager les défis
rencontrés et les axes d'amélioration. En résultat, les cas d'études portant sur les
entreprises sont les suivants :
I m p l é m e n t a t i o n dm’ulutinnationEaRle PTunicsiehnnee z u n e
Entreprise X1
S ec t e u r Industrie automobile
Etendue / Type GE, Multinationale
Siège social Tunisie
Clients Constructeurs de systèmes de câblages, équipementiers automobile...
Effectif Entre 1600 et 2000
Projet entrepris Mise en place d e l ’ E R P pouIr tnouftesolers divLisioNns de
l'entreprise.
Il s ’ a g i t d ’ u n e e n t r e p r i s e o p é r a n t d a n s l e
et vend les fils de câbles électriques. Cette entreprise possède plusieurs divisions en
Tu n i s i e e t o n àa l ’e it n t de ér sn ia rt ei Noyi aum m’(Fe’inanncte,e r
l pE lR éP
Logistique, Achat, Vente, etc.) central appliqué à toutes les divisions. Avant la mise en
place du nouvel ERP Infor LN (anciennement appelé Baan), les diverses divisions
travaillaient sur des solutions ERP locales et commençaient à recenser le besoin (venant
de la vente, de la finance) d u’nifier les processus, les applications dans une stratégie de
c e n t r a l i s a t i o n e t d’ i nt ég r at i on.
On relève deux axes d'amélioration sur lesquels cette entreprise peut travailler :
réajuster la plan de formation pour réaliser des formation par métier et varier les outils
(sur site, en ligne, ateliers interactifs, etc.) et ensuite fiabiliser les informations et
s e n s i b i l i s e r l e s u t i l i s a t e u r s f i n a u x à p r
nouvel ERP et les risques que l'entreprise court si elle ne s'aligne pas avec ses clients,
fournisseurs et concurrents à travers une meilleure approche de communication.
Impléme n t a t i o n d ’ u n E uRnPisiencneh e z u n e P ME t
Entreprise X2
S ec t e u r Fabrication des circuits imprimés
Etendue / Type PME, Locale (Tunisie)
Siège social Tunisie
Clients Constructeurs automobiles, opérateurs de télécommunications, ...
Effectif 850
Projet entrepris Mise en place d'un ERP et interfaçage avec un produit GMAO
Au début des années 2000, l'entreprise avait opté pour un système de gestion orienté
métier qui se compose d'une suite d'applications pour la gestion de production des
circuits imprimés, la maintenance, les RH et la paie, et la gestion des indicateurs.
Cependant l'intégration entre des diverses applications était absente, l'entreprise ne
disposait pas de référentiel commun, d'un système de gestion des Workflow et n'avait
pas de visibilité sur les indicateurs de performances.
Suite à une étude menée par un cabinet de conseil pour le compte de cette entreprise, la
décision des dirigeants à été orientée vers la mise en place de Sage X3 et de l'interfacer
avec l e l o g i c i e l d ’ i n g é n i e r i e p o uporur asslureers f
a b r l'intégration des divers modules et d'urbaniser leur système d'information. Le besoin a
été recensé de la direction administrative et financière dans le but d'assurer un certain
degré d'intégration et d'éliminer les redondances des données et le gaspillage de
ressources.
Au cours du projet, les dirigeants ont pris conscience de la nécessité d'instaurer une
politique de gestion de changement suite à des résistances de la part des employés :
refus de l'utilisation du système pendant la simulation, manque de collaboration,
absences dans les sessions de formation, manque de réactivité lors de la collecte des
données de base, etc.
Engager les diverses parties prenantes, entre autres les utilisateurs finaux et les
responsables métier a contribué à améliorer l'efficacité d'autre initiatives telle que la
formation. Aujourd'hui, la majorité des modules sont déployés et le projet est considéré
comme un succès vu que l'entreprise à commencé à bénéficier des apports du progiciel
intégré (unification des données, gestion optimisée de stock, planification intégrée,
etc.)L'entreprise envisage de continuer à travailler sur la gestion de changement et de
mesurer les résultats de l'approche adoptée.
Réflexions
I mp l é me n t a t i o n d ’ u n ERP a u dé 3 6
p a r t e me n t d e
La stratégie de conduite de changement adoptée par le DoN visait à intégrer les analyses
de haut niveau et les plans des équipes ERP en un seul plan de conduite de changement.
Evaluer si l'entité est prête aux changements, Analyser l'impact de ce changement sur
l ’ e n t r, pu i sl ee s e tr é s u l t a t s , u n p l a n d ’ a c t i o n
es rr
et de communication.
Réflexions
L i’mplémentation de ’ ’ N aE vR yP ’ ’un exeems ptle de m i s e e nERPœréu
sier ete la gestion du changement est un des facteurs qui ont mené le projet au succès.
Le DoN a
misé sur son personnel qui était bien formé et informé ce qui a facilité la transition.
L ’ é q u i pa eété coEnsRtitPuée de membres qualifiés, experts dans leurs
domaines et
f a i s a n t p r e u v e d e l Ceonatrdaireemrenst àhcei qpui eset atrrivédda’nselen
g a g e m
p r o j e t AEir RFoPrce (cited é précl éd’emment), la rigueur et le maintien de la discipline
militaire ont contribué au s u c c è ims plémd eentatiol n.’
I mp l é me n t a t i o n ds
’Rouycne37 ERP c h e z Rol l
Avant la mise en place de SAP R/3, Rolls Royce utilisait des systèmes comme
ME R L I N ( s y s t è me d ep l a n t)i, IfBIiS c(poaurt lai faobrnicatioen)t et d ’ o r d
CCA (comptabilité de gestion) entre lesquels il y avait un problème de communication
et un manque de suivi du travail inter-divisions causant souvent des niveaux de stocks
e r r o n é s e t d e s p r o b l è me s d’ i n v e n t a i r e s .
Ro l l s Ro y c e a f a i t a p p e l a u x s p é c i ausl i s t e
s importantes SSII internationales) pour son projet ERP. En plus consultants SAP
reconnus d ’ E DS , l ' é q u i dpese manpagerr so inj teernet s spéccioalimsésp
doanrs lte a i t
métier et ayant de l'expérience dans les anciens systèmes internes. Chaque entité (unité
opérationnelle), possède sa propre équipe responsable de la planification, de la mise en
œu v r e d e s c h a n g e me n t s e t d e l a f o r ma t i o n .
L’ é q u i p e p arit oà j e ut n
s t’ aa ut xt dn ’d a c c e p t a t i o n é l e v é
e
s y s t è me v a o f f r i r
Cpepaenrdant, rceartapinpeso for nct tionnàalités l et’
p r o c e s s u sr i s q u e n t
a n c i e dn ’’ aa cvca ei pt t apt ai so n a t qt ueei
nl t e s l e
avaient autrefois. L'équipe du projet a décidé de mitiger ce risque par la définition des
améliorations relatives à la société dans son ensemble, brisa n t a i snés pi a r ’l a at i ’o ’n ’
traditionnelle entre les entités et les départements.
Le plan initial a été réajusté dans une initiative de mise en relief de la formation et des
changements. Les formations initiales sont réalisées sous forme de séminaires organisés
par groupe, par spécialité et en masse. La formation spécialisée a été réalisée et menée
par SAP et a été orientée technique. Ces experts spécialisés ont formé les utilisateurs
clés, et pour les utilisateurs finaux la formation a été menée en interne en collaboration
avec les consultants EDS. Dans les séminaires, des démonstrations et des réunions ont
été bénéfiques pour communiquer les informations à tous les employés au sujet des
changements. En tout, plus que 10.000 personnes ont été formés.
Outre la compétence des équipes et la réingénierie des processus qui ont contribué à la
réussite globale du projet, les dirigeants de Rolls Royce étaient conscients de la
n é c e s s i t eré et dde g’ ériernleschtanageumrent vu que ces derniers ont déjà
vécu une trans i t i o n l o r s d e l a pUnre igravndae l ’ e n t
timiposrtaancte ai éoté naccorddéee la formation et à la communication.
Réflexions
Avant les années 2000, Nestlé USA avait décidé de centraliser la gestion de 200
sociétés et filiales dans 8 0 p a y s p a r l a mi s e e n 99p1,l a c e d
Nestlé était un ensemble de sociétés rachetées et appartenant à la société mère, basée en
Suisse. En 1991, elles ont été unifiées et réorganisées sous Nestlé USA. En 1998, les
parties prenantes clés d u p r Oodyjsseeyt’’ ’a ’v a i e n t p l a n i f i é l a mi
modules SAP (Achat, Finance, Ventes et Distribution, Comptabilité Client,
Comptabilité fournisseur et le SCM). Cependant dès le déploiement des premiers
modules (fin 1999), la rébellion est apparue dans les rangs : les dirigeants ont
commencé à obtenir beaucoup de feedback négatifs.
Une grande partie de la résistance des employés pourrait être due à une erreur qui
remonte au début du projet : Aucun des groupes qui allaient être directement affectés
p a r l e c h a n g e me n t d e s p r o c e s s u s e t l e ch an
l'équipe des parties prenantes clés e n d ’ a u t r e s t e r me s , u n e part
identifiée au début du projet.
Au d é b u t d e l ’ a n 2 0 0 0 , l e d é p l o i e me n t av
n ’ é t a i e n t p a s en
vmeaeu et nde ’coumtprei nalieint l e n o
nouveaux processus. ssyustèrmee spaes rles
Le cas était le même pour les dirigeants de la division, qui étaient tous aussi confus que
leurs employés. Dunn affirmait que les appels vers le Helpdesk atteignaient les 300 par
jour." Nous étions vraiment naïfs, ces changements devaient être gérés," admet Dunn.
Après l ’ i n t e r r u p t i o n d u p r o j e t e nfinalej
n 2 0 0
muenit décidé que pour terminer le projet, ils devraient commencer par le
commencement, réussir à impliquer les chefs de division concernés et faire en sorte que
tous les employés sauront exactement le pourquoi, le quand, et quels changements vont
avoir lieu.
Réflexions
I m p l é m e n t aEtRPi doanns
nu in vdue Rrois-Siaotudé39
l ’d U’
Le résultat a été que 90% des participants ont trouvé que la formation leur a été
bénéfique et plus q u e 9 6 % d e s u t i l i s a t e u r s n ’ o n t r e n
le nouveau système.
Réflexions
Evaluer les c o m p é t e n c e s d u p e r s o n n e l e n t e r me s
informatiques e t é v a l u e r l e u r t a u x d ’ a cavceres
a t i o n
pdets questionnaires ; il est préférable que ces questionnaires soient à choix multiples et
ne comportent pas plus que 10 questions (un champ libre peut être ajouté) pour éviter
les
phénomènes de lassitude susceptibles de f a u s s e r l e s r é s u l t a t s ou
abandonner le questionnaire.
Investir dans une campagne de sensibilisation soutenue par les dirigeants à travers les
mediums de l ’ e n t r e p r i s e s u r
e ndans ssesi ltocaeux awveec dbes,
s
ot n
présentations, des affiches, des e-mails, etc. Varier les supports de communication aide
à c i b l e r l e p l u s d’ ut i l i s at eur s .
Le besoin en formation peut être évalué et ajusté par une analyse effectuée par l'équipe
ERP, ces formations sont plus efficaces quand elles sont réalisées par domaine
fonctionnel, unité d'exploitation, ou par poste et doivent inclure la compréhension des
nouveaux processus implémentés dans le nouveau système en plus des connaissances
techniques nécessaires à la navigation et la manipulation de L'ERP.
La formation initiale (généralement assurée par l'éditeur ERP) concerne les utilisateurs
clés et le personnel IT de l'entreprise et peut démarrer avec la phase de conception
(après avoir choisi l'ERP). Il est recommandé que ces sessions soient organisées en
dehors des locaux de l'entreprise afin d'éviter toute distraction. Les bénéficiaires de la
formation initiale peuvent à leur tour former et partager leurs connaissances avec les
responsables métier de chaque département. Ce groupe deviendra la base de
connaissances une fois que l'ERP est en Go-live et que les consultants ne sont plus là.
La formation des utilisateurs finaux ne doit pas être négligée et limitée à des supports de
formations et à la documentation utilisateur car elle est essentielle et décisive pour
réduire la résistance. Une entreprise peut se munir de formateurs externes si elle ne
dispose pas de ressources capables d'assurer la montée en compétences de ses
utilisateurs et le transfert de connaissances efficace. Les sessions de formation des
utilisateurs finaux ne doivent pas commencer trop tôt : confusion si les utilisateurs sont
formés sur les nouveaux processus alors qu'ils travaillent encore avec les anciens.
En dehors de la formation 'traditionnelle', le sponsor et les agents de changement
devraient chercher à offrir de la formation dans un sens plus large : Les objectifs
d'entreprise liés au besoin d'implémentation de l'ERP et l'intérêt commun de ce projet
doivent être rappelés. Les agents de changement doivent également veiller à ce que la
répartition des sessions de formation soit efficace (laisser du temps pour permettre aux
utilisateurs d'assimiler les nouvelles connaissances).
Pour être efficace, il faut gérer les changements relatifs aux 3 aspects qui se
chevauchent: les processus la technologie et les personnes. Afin d'instaurer le
changement efficace, le 'Project champion' ou le leader du projet doit trouver l'équilibre
entre ces derniers. Il est également recommandé que le suivi et la prise en charge des
utilisateurs en termes de conduite de changement dure après le Go-live pour que les
nouvelles pratiques soient ancrées dans la culture de l'entreprise.
Conclusion
Cette thèse était l’occasion d’approfondir mes connaissances sur les ERP, et
sur le rôle de la conduite de changement dans leur mise en œuvre. Dans la première
partie, nous avons abordé le projet ERP, son Management, ses prérequis et des
méthodes et bonnes pratiques pour le choix de l'éditeur et l'implémentation de la
solution dans le but de mettre en relief la taille et la complexité de ce type de projet.
Le projet de mise en œuvre d’un ERP est le projet le plus fréquent et le plus
couteux. Malgré les risques encourus, les entreprises se lancent dans ce projet dans le
but de survivre, gagner en productivité, en délais et prospérer dans un marché souvent
dynamique et concurrentiel. Ces projets connaissent plus d'échecs que de succès et c'est
dans ce cadre que nous avions mené cette recherche pour étudier l'impact du facteur
conduite de changement sur le succès des projets ERP. La deuxième partie a traité le
Change Management avec des cas d'entreprises ayant implémenté un ERP. Nous avons
essayé de choisir des exemples d'entreprises variées (pays, taille, secteur d'activité,
privées/publiques, etc.) pour avoir une vision plus complète et d'en déduire des
recommandations pouvant servir à toute entreprise désirant entreprendre un projet ERP.
Le Change Management est une solution pour réduire et maitriser les risques encourus
par l'entreprise et d’améliorer son efficacité et diminuer la résistance à ce changement
positif voire nécessaire à la survie l'entreprise. Il n'existe pas une seule définition du
Change Management mais l'idée est la même partout : il s'agit de processus, outils et
techniques pour gérer le changement et pour atteindre le résultat requis par l'entreprise.
Plusieurs modèles et théories renforcent ce concept et permettent d'identifier, d’analyser
et agir pour faciliter l'acceptation de la transition d'un état existant à un état futur.
Dans un projet ERP, le Change Management repose sur les piliers suivant : L'analyse
pré-implémentation (état des lieux, la manière dont le changement est perçu, la
compétence informatique du personnel, etc.) dont le résultat servira à planifier le
changement, le choix des équipes(par compétences techniques et interpersonnelles), des
agents (connaisseurs du métier formés et engagés à gérer le changement ) et un sponsor
de changement (un dirigeant avec le sens du leadership), la formation de qualité
(Générique et ciblée par métier, transfert de connaissances efficient en termes de
coûts) et enfin la communication qui est un des piliers les plus importants. La
communication (réunions, conférences, affiches, newsletters, sondages, etc.) doit être
planifiée et bien gérée dans toutes les phases car c'est le seul moyen qui permet à la fois,
d'identifier la résistance et de faciliter l'acceptation du changement que l'ERP engendre.
En résumé, le Change Management est un facteur de succès dans les projets ERP. Bien
que les données de cette année (rapport de Panorama Consulting 2015) puissent montrer
que les entreprises commencent à acquérir une forte compréhension du changement et
de son impact, ces entreprises semblent encore investir peu de leurs budgets sur ce
facteur critique de succès.
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