Nature : Processus

ACHAT Code : PS1

Version : 03

Type de processus : Processus Support

Pilotes : Mme Ahlam HDIBICH / M. Said NAJEH

Rédacteur Vérificateur Approbateur

Mme Ahlam HDIBICH/ M. Said

Nom Prénom M. Abdellah AYAD M. Lhoussaine OUBOUYAHIA
NAJEH
Responsable Achats BMA/
Fonction Responsable QHSE Directeur Général
Responsable Achats ELDIN
Date : 05/04/2021 06/04/2021 09/04/2021

Visa

Version Date Objet des modifications

01 03/10/2018 Création du processus

02 26/03/2020 Nouvelle nomination de la direction générale

03 09/04/2021 Revue annuelle du SMI

 Diffusion  Directeur Général

 Directeur d’usine
Via QALITAS  Directeur financier et administratif
 Directeur Commercial
 Responsable QHSE
 Responsables qualité produit
 Responsables production
 Responsables gestion Equipement et Infrastructure
 Responsable financier
 Responsable SI
 Responsable Supply chain
 Responsable ADV /Crédit client
 Responsable RH
 Responsables Achat
 Magasinier
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ACHAT Code : PS1
Version : 03

-Assurer la satisfaction des besoins de l’entité en termes de matière, produits, équipements et prestations conformément aux spécifications et toutes
FINALITE
autres exigences au meilleur coût.

Parties intéressées Exigences

Réalisation des objectifs
Application de la stratégie
Top management Respect des procédures internes
Maintenir la notoriété et l’image
Retour d’information fiable
Réalisation des objectifs
Rentabilité de l’entreprise
Reporting
Groupe Zalar
Notoriété
Image de marque
Mutualisation et synergie avec les filiales du groupe
Expression claire des besoins
Respect des engagements et modalités de paiement
Visibilité sur les achats
Prestataires Fournisseurs
L’assurance sur la continuité d’activité : Plan de maîtrise des situations d’urgences / Plan
de continuité d’activité
Solvabilité
Visite d’évaluation sanitaire
Respect de la règlementation en vigueur
Autorités compétentes Respect de la loi 28-07 relative à la sécurité sanitaire des denrées alimentaires
Produit sain et sûr
Respect des consignes et des mesures
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Version : 03

PROCESSUS RÉCEPTEUR/
DONNEES D’ENTREE PROCESSUS ÉMETTEUR/ PI DONNEES DE SORTIE
PI

-Axes stratégiques L’ensemble des processus/ -Bon de commande approuvé L’ensemble des processus
-Exigences des parties intéressées Prestataires Fournisseurs -Cahier de charge/Contrat approuvé Top management
-Demande d’achat Top management -Produit/Prestation acheté réceptionné conforme Groupe Zalar
-Etat de stocks Groupe Zalar -Base de données fournisseurs Prestataires Fournisseurs
-Fiche spécification Prestataires Fournisseurs -Liasses de commande : (DA + BC approuvé + BL+ Autorités compétentes
-Cahier de charge/contrat Autorités compétentes BR+ facture)
-Liste des fournisseurs

INDICATEURS DE Cible Seuil d’alerte Fréquence

OBJECTIFS DU PROCESSUS Formule de calcul
MESURE ELDIN BMA ELDIN BMA ELDIN BMA
Délai de traitement d’une (Nombre de demande achat traitée à
Assurer le traitement des DA demande d’achat temps /Nombre total des demandes achats 90% 90% 85% 85% Mensuelle Trimestrielle
dans les délais
réceptionnée) x 100
(Nombre de NC / Nombre total réception)
Conformité produit 90% 95% 85% 90% Annuelle Trimestrielle
Assurer la conformité des x 100
achats Délai de livraison (Nombre de retard/ Nombre total
90% 75% 85% 70% Annuelle Trimestrielle
réception) x 100
Evaluation fournisseur (Nombre des fournisseurs classés A et B/
Nombre Total des fournisseurs évalués) x 90% 90% 80% 85% Annuelle Annuelle
100
Améliorer le taux de service Taux de Productivité achat (Gain achat/total achats) x 100%
>3% >3% - - Mensuelle Trimestrielle
achat
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Version : 03

OBJECTIFS DU PROCESSUS RISQUES ET OPPORTUNITES ASSOCIES AU PROCESSUS MESURES DE MAITRISE

-Relance du service recouvrement au préalable
Risque : -Retard de paiement : commande non honorée
Assurer le traitement des DA dans les -Détermination et respect des délais de traitement des
délais -Réception des produits achetés hors délai DA
-Rupture et non disponibilité de la matière -Détermination du nombre minimum des fournisseurs
commandée chez le fournisseur par famille de produits
-Détermination des délais minimums pour la réalisation
-Fournisseur en situation de monopole
des achats par famille des produits
-Avoir et surveiller le stock minimum de sécurité pour
l’ensemble des achats
-Détermination des produits de substitution
-Anticipation du stock de sécurité selon la capacité de
stockage
Opportunité : -Catégorisation des produits à risque de rupture ou de
non disponibilité sur le marché local
Risque : -Achat non-conforme -Détermination et revue préalable des spécifications des
Assurer la conformité des achats achats
-Fournisseurs non fiables
-Réceptions des produits non conformes aux -Détermination des critères spécifiques de sélection et
exigences évaluation fournisseurs
-Mentionner la date livraison sur le bon de commande à
-Retard de livraison
respecter.
Opportunité :
Risque : -Achat des produits plus cher par rapport au prix du
marché -Consultation périodique par famille de produit
Améliorer le taux de service achat -Non disponibilité et augmentation du prix de minimum une fois par semestre
certains consommables d’hygiène : masque, gant, … -sourcing auprès des fournisseurs du groupe (synergie
groupe)
Opportunité : -Re-négociation et adaptation par rapport au prix de
marché
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Version : 03

REFERENCES ISO 9001 V 2015 / ISO 22000 V 2018

ELDIN :
Procédure sélection évaluation fournisseur PS1-P1
Instruction achat import PS1-I1
DOCUMENTS
BMA :
ASSOCIES Procédure de sélection et d’évaluation fournisseurs Pr.Ach.01
Procédure gestion de réclamations fournisseurs Pr.Ach.02
Instruction achat import Ins.ACH.01
ELDIN :
Demande d’achat Fo.Ach.01
Fiche évaluation fournisseur PS1-P1-F2
Fiche sélection fournisseur PS1-P1-F1
Liste des fournisseurs agrées PS1-P1-F3
ENREGISTREMENTS BMA :
ASSOCIES Demande d’achat Fo.Ach.01
Fiche évaluation fournisseur Fo.ACH.03
Fiche sélection fournisseur Fo.ACH.02
Fiche réclamation fournisseurs Fo.ACH. 04
Liste des fournisseurs agrées Fo.ACH.05
Fiche de spécification Matière Première Fo.SA.27
Audit
MODE DE SURVEILLANCE
Indicateurs
Selon planning des audits
FREQUENCE
Tableau de bord qualité
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Version : 03

Etape Responsable Commentaire/ Informations documentées

Achat local
Etablissement une Demandeur/  Le besoin d’achat est exprimé par le demandeur sur le
demande d’achat : local Magasinier et /ou formulaire « demande d’Achat » (PS1-F1)
gestionnaire du  La demande d’achat doit comporter la date de
stock livraison souhaitée avec la quantité et état de stock
pour les articles demandés
 En ce qui concerne la matière première, c’est le
magasinier et /ou gestionnaire du stock (le cas à BMA)
qui établit la demande d’achat en fonction du besoin
et /ou stock min.
Validation de la demande Responsable  La demande d’achat est visée par le demandeur,
d’achat hiérarchique /DG vérifiée par sa hiérarchie et approuvée par la
direction générale.
Consultation des Acheteur  Sur la base de la demande d’achat validée, l’acheteur
fournisseurs recherche les fournisseurs ou les prestataires aptes à
satisfaire le besoin défini et qui figurent sur la base
des données des fournisseurs agréées Cf. à la
procédure Sélection et évaluation des fournisseurs
« PS1-P1 ».
 Cette étape consiste à obtenir les propositions des
fournisseurs et à les comparer selon des critères
techniques et financiers.
Etablissement du bon de Acheteur  Une fois le fournisseur choisi, l’acheteur établit le bon
commande de commande (BC) sur SAP qui attribue un numéro à
la commande automatiquement.
 La Direction générale vérifie le BC et donne son
accord via un mail (bon pour accord).
 Pour achat import, des documents sont préparés à
l’avance conformément à l’instruction achat import
PS1-I1.
Réception de la Magasinier et /ou  A la réception, le magasinier (ou/et le demandeur)
commande gestionnaire du vérifie la quantité reçue avec le Bon de livraison (BL).
stock / Il s’assure aussi que le contrôle qualitatif a été réalisé
Contrôleur qualité par le demandeur et/ou le Service qualité Cf. à la fiche
Contrôle à la réception des matières premières « PS2-
/Demandeur
Pl1-F1 ». Si présence de non-conformité, le contrôleur
établit une Fiche réclamation MP et Emballage PM2-
P3-F1 qui est communiquée au service qualité qui va
la transmettre par la suite au service achat :
ELDIN : ou/et la réclamation est renseignée sur
QALITAS (réclamations aux fournisseurs par le
responsable qualité produit Cf au Guide Paramétrage
QALITAS (page 79-80).
BMA : ou/et la réclamation est renseignée sur une
fiche réclamation fournisseurs Fo.ACH. 08 Cf
Procédure gestion de réclamations fournisseurs.
 Si la réception est conforme, le magasinier et /ou
gestionnaire du stock saisie la réception sur SAP,
renseigne et valide le bon de réception (BR) (MP et
articles stockés dans le magasin), ce bon de réception
est aussi validé par les personnes désignées.
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Version : 03

Etape Responsable Commentaire/ Informations documentées

Réception de la Magasinier et /ou  Le magasinier accuse réception au fournisseur en
commande gestionnaire du apposant sur le BL les cachets « Réception magasin
stock / » et « Sous réserve de contrôle qualité le cas
Contrôleur qualité échéant.
 Ensuite, le magasinier communique à l’acheteur le
/Demandeur
BL et le BR pour rapprochement avec SAP, contrôle
et vérification puis appose son cachet (achat
conforme).
N.B : à BMA le responsable maintenance communique à
l’acheteur le BL et le BR pour rapprochement avec SAP
pour les pièces de rechanges.
Transmission des Acheteur/  L’acheteur (ELDIN) ou gestionnaire du stock (BMA)
documents à la Gestionnaire du prépare la liasse et la communique au service
comptabilité stock comptabilité comprenant :
- La demande d’achat (le cas échant/présence du
contrat prestataire)
- Devis fournisseurs (le cas échéant/demande achat
urgente)
- Le bon de commande approuvée :
- Le bon de réception
- Le bon de livraison
- Facture fournisseur
Investissement
Achats investissement DG/ acheteur  Pour les achats liés au budget d’investissement, les
particularités sont les suivantes :
-C’est la direction ou/et le directeur d’usine de
l’entité qui soumet les propositions au R. achat pour
négociation et finalisation
-L’acheteur assure le suivi jusqu’à la réception des
investissements (y compris les équipements)
-L’acheteur transmet par la suite le dossier au
comptable qui renseigne la fiche d’immobilisation.
Sélection et évaluation des fournisseurs
Sélection et évaluation Acheteur /  La sélection des fournisseurs se fait suite à une
des fournisseurs demandeur demande et/ou offre de produit ou service Cf.
Procédure sélection évaluation fournisseur PS1-P1.
 L’évaluation des fournisseurs se fait annuellement
Cf. Procédure sélection évaluation fournisseur PS1-
P1.