Note de synthèse

Présentation d’établissement
Entre 1942 – 1964 de nombreuses dénominations on était attribués à l’association avant qu’elle ne
devienne l’Acodege en 1984, malgré ces nombreuses dénominations un même fil relie les différents points
de l’histoire de l’association qui est la préoccupation constante pour les personnes en situation de
vulnérabilité.

L’Acodege regroupe différent pôle médico-social (pôle handicap et pôle social).

L’Etablissement d’Accueil Médicalisé de Vesvrotte fait partie du pôle handicap de l’Acodege, il accueille
des adultes atteints de troubles envahissants du développement, en particulier d’autisme, ou bien de
psychose et/ou de déficiences intellectuelles.
Sa capacité d’accueil est de 46 places, auxquelles s’ajoutent 2 places d’accueil temporaires.
L’établissement est composé d’un bâtiment administratif, de quatre ailes d’hébergements et de restauration
pour les adultes accueillis, d’une lingerie, d’une ferme, d’un atelier et d’un bâtiment appelé l’Orangerie.

S’agissant d’un internat permanent, le bâtiment d’hébergement compte 36 chambres individuelles réparties
sur 4 unités de vie (ailes BAMBOU, CACTUS, DIKIA et GINCKO), qui accueillent une population adulte en
situation de handicap psychique.

Situation géographique
Le hameau de Vesvrotte est situé à 2 km à l’est de Beire le châtel, commune de rattachement, à 7km à
l’ouest de Mirebeau sur Bèze, chef-lieu de canton et à 19km au nord-est du centre-ville de Dijon, siège de
la direction générale de l’Acodége

Projets de groupes
Chaque projet d’équipe a pour socle commun le projet d’établissement. Il est construit en fonction des
potentiels, des capacités et des difficultés de chacun.
A l’aide de la psychologue, du chef de service et du directeur, l’équipe éducative se réunira régulièrement
pour faire le point sur la situation, l’évolution de l’état de chaque résident.

Organisation de la structure
L’établissement s’organise en prenant appui sur 3 services principaux qui répondent à la définition légale
des missions de l’établissement :
• vie quotidienne à travers le service hébergement
• soins éducatifs, relationnels et de réadaptations
• soins spécifiques de nature médicale ou infirmière à travers le service médical.

Bien entendu, ces services sont interdépendants pour proposer un accompagnement global cohérent. -
D’autres services viennent compléter et renforcer l’accompagnement :
• cuisine restauration
• entretien
• lingerie
• administration et comptabilité
Une équipe éducative renforcée par une maîtresse de maison vous assurera de manière permanente
l’accompagnement nécessaire pour la mise en œuvre de votre vie quotidienne, tant individuelle que
collective.
- L’équipe éducative est composée de professionnels diplômés : éducateurs spécialisés, moniteurs
éducateurs, aides médico-psychologiques (AMP.) et aides-soignants.

Ces professionnels mettront tout en œuvre pour assurer le confort physique et moral qui est en droit
d’attendre des usagers. Ils proposent des activités socialisantes pour favoriser l’épanouissement et
veilleront à la continuité des soins éducatifs, relationnels ou de réadaptations qui leur est dus. Ils favorisent
autant que possible l’expression des souhaits et des besoins.

- La coordination médicale est assurée par le pôle soin de l’établissement. Il est composé de 3 IDE et
3 AS à plein temps, 1 ergothérapeute, 1 psychomotricien et 1 psychologue

Statut juridique
L’EAM De Vesvrottes dépend du pôle handicap de l’Acodége qui est une association de droit privé financé
par l’Agence Régionale de Santé et le conseil départemental.

Le public accueillis
L’accueil des adultes atteints de troubles envahissants du développement, en particulier d'autisme, ou bien
de psychose et/ou de déficiences intellectuelles, âgés de plus de 18 ans, et orientés par la Maison
Départementale des Personnes Handicapées.
Missions et activités
L’Etablissement d’Accueil Médicalisé offre aux résidents un milieu de vie sécurisant en apportant tout
soutien matériel, affectif, cognitif, psychologique nécessaires ainsi que les soins requis. Il propose des
activités socialisantes pour favoriser l’épanouissement et veille à la continuité des soins éducatifs,
relationnels ou de réadaptation. Il aide le résident dans la prise de conscience de la réalité sociale de
l’environnement.

Une ferme pédagogique, éducative et thérapeutique créée au sein de l’établissement offre de nombreuses
possibilités tout au long de la journée. Elle permet des activités créatrices de sens et valorisantes (activités
maraîchères ou florales, soins aux animaux…).

- L’atelier créatif
- Les petits jeux
- L’atelier d’approche corporelle
- L’atelier cuisine
- L’agility
- Le parcours moteur
- La bibliothèque
- La ferme
- Les activités sport
- L’activité musique
 Définition de la problématique

La communication est la clé de la réussite pour une entreprise ou une association, qui plus est une
association accueillant des personnes fragiles dû à leurs déficiences mentales et physiques.

Une bonne communication facilite l’accompagnement, la prise en charge des résidents et de leurs
familles, les informations à destination des familles circulent régulièrement.

La communication est importante pour une bonne prise en charge de l’usager et faciliter le
quotidien de tous, dans la structure la difficulté de communication est présente car elle est
décomposée en 5 bâtiments, de plus les outils de communication ne sont pas tous commun pour
faciliter l’accès à l’information.

À la suite d’un entretien avec le chef de service où j’ai présenté le projet de fin de stage, nous
avons évoqué les difficultés et les problèmes liés à la communication. La demande qui a été faite
est claire et précise, c’était de trouver et mettre en place des solutions pour favoriser une
communication plus fluide et une transmission d’information plus rapide

Le problème à résoudre est le manque et la difficulté de communication présente au sein de la

structure.

Après avoir passé 4 jours en observation et avoir réalisé des entretiens, j’ai pu constater cette
défaillance de communication dû au manque d’outils, dans les ailes où résident les résidents un
cahier de transmission est utilisé pour les Acte de la Vie de quotidienne, un cahier pour les
transmissions des veilleurs de nuit et un classeur de transmission utilisé avec le l’équipe du pôle
soin. Il y a donc une multiplication des outils de communication qui posent problème.

Pour moi le choix de la problématique était évident la communication est endommagée par le
manque d’harmonisation de la communication.

Problématique : Comment améliorer la communication entre les différentes ailes de la structure et

les différentes équipes ?
 Méthodologie

J’ai réalisé un entretien directif avec un guide d’entretien, je suis donc allée à la rencontre des employés
dans les ailes pendant 4 demi-journées où j’ai réalisé mes entretiens et ou les employés ont pu me donner
leurs avis et les solutions possibles et facile de mises en place pour la structure.

A la suite des entretiens et du dépouillement j’ai réalisé un tableau de dépouillement des réponses, j’ai
sélectionné les réponses les plus revenus, j’ai donc réalisé un tableau d’avantages et inconvénients.

J’ai réalisé un retour oral auprès du chef de service, qui m’a demandé de réaliser un dossier présentant
toutes les solutions qui pourraient améliorer la communication et le travail en général dans la structure.
Le dossier a été distribué dans chaque aile pour que les coordos puissent choisir et validés les solutions
adéquates à la structure et aux ailes, pour faciliter les prises en charges des usagers.
Les coordos ont fait un retour au chef qui a validé certaines de mes propositions et ma problématique.

J’ai réalisé un second tableau avec le choix des solutions par la structure et la justification des choix.

La communication dans la structure doit être fluide et très pointilleuse car elle permet le bon
fonctionnement mais aussi une prise en charge efficace de l’usager.

Le manque d’information des différentes équipes pourraient engendrer de différentes prises en charges par
les différentes personnes de l’équipes et donc de perturber l’usager.

La communication dans les ailes se réalise à 80% à l’écrit (cahier de transmission et mail), 20% à l’oral
(transmission au moment des relèves, et les différentes réunions). Ce qui cause en partie le manque de
communication est le manque d’outils synthétiques et la multiplication d’outils (plusieurs cahiers et
classeurs).

Cependant l’utilisation des cahiers et des classeurs est un moyen de communication satisfaisant pour les
salariés ; le suivi des résidents est pertinent.

Néanmoins une mise en place d’un serveur ou un dossier centralisé dans le commun serait plus pratique
afin de pouvoir y mettre soit les transmissions écrites par ailes et par résident quotidiennement ou bien de
réalisé des synthétisations hebdomadaires ou mensuels.
Ceci favoriserait la confidentialité mais aussi faciliterait la recherche d’information pour les éducateurs.

Si la communication est complète alors la prise en charge sera plus facile pour tout le monde et aussi
facilitera la rédaction du projet personnalisé de l’usager avec sa famille

La communication entre les ailes et la hiérarchie est faciliter par le serveur de boite mail Outlook.

J’ai eu écho de nouvelle solution qui seront mise en place par la direction générale de l’acodege.

La transmission entre les ailes et la hiérarchie présente serait plus simple par les moyens informatiques,
mais une présence physique est requise pour rassurée les salariés présents.

L’objectif de cette étude :

- Permettre une fluidité de communication dans la structure afin de faciliter la prise en charge et
l’accompagnement de l’usager avec toute l’équipe pluridisciplinaire
- Faciliter les missions de chacun
- Faciliter l’élaboration de chaque projet individualisée des usagers.

Tableau des propositions de solution pour faciliter la communication
Solution Avantages
1. Cahier de transmission
ou Classeur paramédical
2. Créer un dossier dans le
commun pôle soins
3. Participation aux projets
pédagogique des
résidents (pôle santé)
4. Avoir une personne de
l’équipe de soins le soir et
le week-end pour la
distribution des
médicaments
5. Créer des fiches
d’organisation
6. Ajouter un accès au poste
informatique pour les
veilleurs de nuit et une
adresse mail pro
Proposition de solution
Inconvénients
- On garde une trace écrite - Trop de cahier de
- On peut retracer les transmission (pôle soins,
événements de la journée veilleurs de nuit, vie
(équipe de nuit) ; et de la quotidienne, classeur
nuit (équipe de jour) paramédical, cahier de
jour)
- Facilite la transmission - Manque de confidentialité
d’information concernant - Créer un lexique
l’usager (rdv, prise de paramédical
décisions) - Faire du cryptage de
- L’accès libre pour le données
personnel des ailes
- Accompagner l’équipe -
pédagogique dans la
réalisation du projet tout
en suivant le protocole du
résident
- Voir un autre coter du
résident que sa santé
- Créer du lien avec les
usagers lors de la mise
en œuvre du projet
- Apporter leurs
compétences en
complément afin
d’avancer efficacement
sur le projet
- Facilite la distribution de - Modification des
médicament plannings
- Sa éviterais les risques
d’oubli
- Eviter les erreurs de
dosages
- Connaitre la fréquence de -
nettoyage
- Les heures de nettoyage
- Leurs organisations
- Facilite la transmission - Pas de places adaptées
d’information avec le - Le coût
commun
- Facilité d’accès aux
informations dans le
commun
- Facilite la communication
et la transmission de
documents
- Un poste déjà présent sur
chaque aile dans le
bureau des éducateurs
7. Participation aux projets
pédagogique des
résidents (veilleurs de
nuit)
8. Créer une adresse mail
perso/pro à chaque
éducateurs
9. Créer différents
protocoles
10. Faire participer les
maitresses de maison
aux réunions d’équipes
11. Faire participer une
personne de l’équipe
pédagogique de chaque
aile et le chef de service
aux réunions des veilleurs
de nuit
- Le permettre d’avoir
d’autre contact avec
l’équipe pédagogique
- Permettre de mieux
connaitre les résidents
- Voir une autre facette du
résident la journée
- Apporter leurs
compétences en
complément afin
d’avancer efficacement
sur le projet
- Facilite la communication - Surcharge du poste
et la transmission informatique présent au
d’information avec les vu du nombre de pc sur
familles en cas de contact les ailes
direct avec l’un des - Une seule personne peut
éducateurs utiliser le poste
- Permettre de pouvoir - Risque de pertes
répondre plus facilement d’information
aux besoins des familles
et des usagers
- La transmission de
document perso/pro
- Permettre de faciliter la
manipulation et
l’utilisation des différents
produits d’entretiens en
cas de besoins
- Permettre de faciliter
l’utilisation des électro
ménager
- Permettre de connaitre
leurs avis sur l’équipe le
travail
- Connaitre leurs points de
vu par rapport au projet
- Données leurs avis sur
les points à améliorer
- Connaitre le point de vue - Manque de personne
de différentes équipes dans les ailes
- Savoir quelle sont les
points a amélioré
- Favoriser la réalisation de
projet pluridisciplinaire en
fonction de ce qui est
retranscrit en réunion
 Tableau présentant les justifications des solutions retenues par la structure
Solution
Cahier de transmission ou
Classeur paramédical / Créer un
dossier dans le commun pôle
soins
Participation aux projets
pédagogique des résidents (pôle
santé)
Avoir une personne de l’équipe de Oui
soins le soir et le week-end pour
la distribution des médicaments
Créer des fiches d’organisation
Ajouter un accès au poste
informatique pour les veilleurs de
nuit et une adresse mail pro
Choix de la structure (oui/non) Justification
oui Le Document Unique de l’Usager
qui en court d’installation dans
l’association permettra une
meilleure communication et
limitera les supports écrits
En cours déjà en cours via les temps
d’élaboration du Projet
d’accompagnement
Nouveaux plannings mis en place
à partir du 18/03. Une AS est
présente en 8h-20h samedi et
dimanche.
Oui Des fiches de tâches ont été
créées mais elles ne spécifient
pas quelles chambres doivent être
faites, car un autre support qui
existe
En cours

Participation aux projets Oui si ça a une utilité ok pour qu’ils

pédagogique des résidents
(veilleurs de nuit)
Créer une adresse mail perso/pro
à chaque éducateurs
Créer différents protocoles
réalisent un écrit commun mais s’il
n’y a rien à signaler ça n’a pas
d’intérêt.
Non Aucun intérêt pour la structure
Oui Des fiches vont être créées pour
connaitre l’utilisation des produits

Faire participer les maitresses de Oui Déjà d’actualité, mise en place

maison aux réunions d’équipes bientôt

Faire participer une personne de Oui

l’équipe pédagogique de chaque
aile et le chef de service aux
réunions des veilleurs de nuit et
du pôle santé

La solution la plus réaliste qui peut être mis en place sans engendrer de gros coût est la mise en place de
dossier dans le commun qui regroupera les 4 ailes et leurs résidents, ou des comptes rendus et des
synthétisations hebdomadaires pourront être mises à disposition de tous les salariés.

Aucun coût financier ne sera à être mis en place, mais les moyens humains seront utilisés afin de créer le
dossier et le compléter toute les semaines.

Certaines solutions ont été écartées car elles n’ont aucun intérêt pour la structure et n’apporteront pas
d’amélioration à la communication.
Certaines solutions sont en cours de mises en place au sein de la direction générale, donc elles seront
mises en place dans la structure de l’EAM en interne.