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DES CHARGES
- EDITION 2010 -
Guide du cahier des charges / Etat de Vaud
Introduction................................................................................................................................................. 2
I. Définitions......................................................................................................................................... 3
« Il [Le Conseil d’Etat] veille à ce que chaque poste soit décrit par un cahier des
charges. » (LPers, art. 17 al. 2)
Le cahier des charges permet de connaître de manière précise et concise la position occupée, les attentes
professionnelles et les responsabilités inhérentes au poste. Il décrit l’ensemble des activités exercées.
Le formulaire édition 2010 s’inscrit dans une logique poste. Sur la base des missions et prestations du service,
l’autorité d’engagement définit les missions et activités des postes qui vont permettre de mener à bien les
prestations de son service. Ainsi, il s’agit avant tout de décrire de manière factuelle les activités du poste afin
d’identifier son contenu.
Inscrit dans un ensemble d’outils de gestion des ressources humaines (GRH), le cahier des charges est à
utiliser en complémentarité avec les autres outils, en particulier le plan des postes, l’organigramme de l’entité,
l’entretien d’appréciation et la fiche emploi-type.
Le cahier des charges constitue un outil indispensable à la GRH. Il intervient à plusieurs étapes de son
processus, à savoir :
L’organisation du service.
Le recrutement et la sélection.
L’appréciation.
La formation.
I. DEFINITIONS
Le cahier des charges décrit le poste qui s’inscrit dans une organisation formalisée par le plan des postes.
Le plan des postes est un document officiel fixant la structure organisationnelle (organigramme), l'effectif total et
le niveau des postes d'une entité (en principe un service ou un office) en regard des missions qui lui sont
attribuées.
Le cahier des charges est une description factuelle des missions, activités et exigences liées à un poste. Il
constitue un document de référence lors de l’entretien d’appréciation sur lequel il est possible de s’appuyer pour
clarifier les attentes réciproques entre le/la responsable hiérarchique et le/la collaborateur-trice.
En outre, l’entretien d’appréciation constitue l’occasion appropriée pour traiter de l’évolution du cahier des
charges d’un poste. Il peut s’agir d’une mise à jour des missions et/ou des activités du poste. Le/la
collaborateur-trice et le/la responsable dressent respectivement la liste de toutes les prestations et activités
supplémentaires de nature permanente et non formalisées dans le cahier des charges depuis sa dernière
révision, ainsi que les activités abandonnées.
Le cahier des charges et la fiche emploi-type sont deux outils distincts et complémentaires. La fiche emploi-type
est une description générique d’un métier. Elle décrit le contenu d’un emploi-type au travers de :
Sa mission.
Ses compétences.
Son contexte.
Le cahier des charges et la fiche emploi-type ne peuvent pas se substituer l’un à l’autre. Leur objectif est
différent, le cahier des charges s’attachant à décrire non pas un métier mais un poste, soit une situation de
travail bien spécifique.
Missions et activités.
Exigences requises.
Astreintes particulières.
Signatures.
1. Actualisation
Par Nom et prénom (ou fonction) de la personne qui a établi le cahier des charges. En
principe, il s’agit du/de la supérieur-e direct-e, par délégation de l’autorité
d’engagement. Il ou elle peut se faire appuyer par un-e CoRH ou un-e RRH.
2. Identification du poste
Département Choisir dans la liste déroulante le département auquel est rattaché le poste.
Service Choisir dans la liste déroulante le service auquel est rattaché le poste.
N° de poste Numéro du poste de référence figurant dans le plan des postes du service auquel
(division, secteur, établissement, est rattaché le poste.
office…)
Intitulé du poste dans L'intitulé du poste peut être différent du libellé de l'emploi-type en fonction
l’entité notamment de l'organisation du service.
N° Emploi-type Le Répertoire des EMplois-types est accessible sur le site Internet de l’Etat de Vaud.
Libellé Le Répertoire des EMplois-types est accessible sur le site Internet de l’Etat de Vaud.
Chaîne La grille des fonctions est accessible sur les sites Internet et Intranet de l’Etat de
Niveau Vaud, ainsi que sur Padoc (Lotus Notes).
Elément de mission 2
Exemple : Responsable financier
Elément de mission 3 Mission générale 1 : Coordonner et diriger l’ensemble des activités de l’unité
financière.
Elément de mission 4 Mission générale 2 : Contribuer à la prévention, à la maîtrise des risques financiers
de l’unité et à la recherche des irrégularités éventuelles.
Elément de mission 5 Mission générale 3 : Apporter un appui technique en gestion comptable et
financière.
L'insertion automatique dans les champs de la rubrique 6 a lieu dès que vous
passez au champ suivant à l'aide des flèches du clavier.
6. Missions et activités
Un poste bien structuré comprend entre trois et cinq activités par mission
générale.
Préciser le pourcentage que couvre chaque mission sur le taux d’activité total.
L'addition des sous-totaux mentionnés doit être équivalente à 100%, quel que soit
l’ETP (taux d’activité).
8. Exigences requises
Connaissances et Mentionner ici toutes capacités particulières exigées ou souhaitées pour occuper le
capacités particulières poste.
On peut également utiliser cette rubrique pour indiquer les 5 compétences clés
(max. 7) nécessaires pour occuper le poste, en se basant sur le référentiel de
compétences utilisé lors de l’entretien d’appréciation ou figurant sur les fiches
emplois-types. Cette indication est notamment utile pour le recrutement,
l’appréciation et la formation des collaborateur-trice-s.
10. Signatures
Le formulaire contient des macros. Avant toute utilisation, assurez-vous qu’elles ne sont pas désactivées sur
votre logiciel Word, en procédant comme indiqué ci-dessous :
Si en sélectionnant votre département/service, un message s’affiche vous indiquant que les macros sont
désactivées, nous vous invitons à procéder comme suit :
La Foire Aux Questions (FAQ) est également disponible sur l’Intranet de l’Etat de Vaud où elle est mise à jour,
en fonction des demandes.
Néanmoins, pour mesurer au mieux l’adéquation poste-personne lors d’un recrutement, de l’appréciation ou de
la détermination de formation, il est possible d’utiliser la rubrique « 8.4. Connaissances et capacités
particulières » pour indiquer les 5 compétences clés (max. 7) nécessaires pour occuper le poste, en se basant
sur le référentiel de compétences utilisé lors de l’entretien d’appréciation. Il est à noter que les compétences
génériques d’un métier sont également indiquées sur les fiches emploi-types du REM.
Q6 : Est-il possible d’activer l’option « Suivi des modifications » dans le nouveau formulaire ?
R6 : Il n’est pas possible d’activer cette option dans un formulaire verrouillé. Afin de faire un suivi des
modifications, il s’agira d’enregistrer plusieurs versions du formulaire.
Q7 : Pourquoi le contenu des champs de la rubrique 3 ne se reportent pas automatiquement dans les
champs de la rubrique 6 ?
R7 : Chaque mission du poste inscrite à la rubrique 3 se reporte automatiquement dans le champ de la rubrique
6 approprié dès lors que vous poursuivez la saisie dans le champ suivant avec les touches ou .
Q8 : Est-il possible de mettre en gras ou de souligner certains textes dans un formulaire verrouillé ?
R8 : Il est impossible de souligner ou de mettre en gras les champs du formulaire. Ce dernier a été repensé de
sorte qu'il contienne uniquement les informations essentielles. Ainsi, une emphase marquée par un style de
police particulier ne devient plus indispensable.
er
Q11 : Plusieurs versions du formulaire existent depuis son entrée en vigueur le 1 janvier 2010. Quelle
version utiliser ?
R11 : Depuis son entrée en vigueur et sa diffusion sur Padoc et Intranet, le formulaire a subi plusieurs
ajustements techniques mais aucune modification sur le contenu n’a été effectuée. Afin de s’assurer qu’il
s’agisse de la dernière version, veuillez utiliser la version diffusée sous Padoc et Intranet.
Q12 : Est-il possible d’indiquer un niveau de fonction avec un taux de rétribution réduit (A) ?
R12 : Selon l'article 6 du règlement du 28 novembre 2008 relatif au système de rétribution, "lorsque, à titre
exceptionnel, lEtat doit recourir à l'engagement dun collaborateur ne répondant pas aux exigences nécessaires
à lexercice de la fonction (absence de titre), sa rétribution fait lobjet dune réduction, correspondant à une
classe de salaire".
Ainsi la mention du "A/B" fait référence au titulaire et non pas au poste. C'est pour cette raison que le champ du
niveau de fonction a été limité à 2 caractères.