Table des matières

1 Courriers physiques arrivés ............................................................................................................. 3

1.1 Types de courriers ................................................................................................................... 3
1.2 Réception de courrier physique .............................................................................................. 3
1.3 Traitement du courrier ............................................................................................................ 4
1.3.1 Les lettres ........................................................................................................................ 4
1.3.2 Les factures...................................................................................................................... 4
1.3.3 Les demandes d’agréments et de partenariats ............................................................... 4
1.3.4 Les demandes d’emploi et de stage ................................................................................ 4
1.3.5 Les fiches publicitaires ..................................................................................................... 4
2 Courriers sortants ............................................................................................................................ 4
2.1 Rédaction des courriers ........................................................................................................... 4
2.2 Envoi courriers......................................................................................................................... 5
3 La gestion des courriers électroniques............................................................................................ 5
3.1 Mails ........................................................................................................................................ 5
3.2 Appels téléphoniques .............................................................................................................. 5
4 Supervision de la gestion du courrier .............................................................................................. 5

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Supports

Registre des arrivées

Classeur des arrivées

Classeurs des sorties

Numérique

Intervenants

Président Directeur Général

Directrice Générale

Directeurs des pôles

Assistante de Direction

Le personnel

Les Vigiles

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1 Courriers physiques arrivés
Il arrive que des courriers des différentes entités de TEYLIOM soient reçus à Rivonia ou dans la boite
postale. La réception se fait en majorité par l’assistante de direction mais il arrive que les vigiles
réceptionnent un certain type de courriers comme les demandes d’emploi et de stage.

1.1 Types de courriers

Les courriers peuvent être :

• Des lettres (lettres juridiques ou réclamations)

• Des factures : document détaillant la nature, la quantité et les conditions des achats et ventes
de marchandises ou de prestations de services
• Demande d’agrément : demandes pour proposer un contrat de prestation de service
• Demande de partenariat
• Fiches publicitaires
• Demandes d’emploi et de stage

1.2 Réception de courrier physique

Dès la réception d’un courrier par l’assistante de direction, elle procède à l’enregistrement si cela est
nécessaire. Elle procède ensuite à l’enregistrement comme suit :

• Elle met le tampon « ARRIVEE » sur le courrier

• Elle attribue un numéro de suivi : la numérotation ne suit pas un ordre ou une logique, c’est
par ordre d’arrivé.
• Elle relève les informations suivantes :
Date d’arrivée
Date d’expédition : la date ou le courrier a été rédigé ; on le met sur le haut des lettres
L’expéditeur
L’objet
L’entité à laquelle le courrier est adressé

Cas particuliers :

Dès l’arrivée d’un courrier juridique, l’assistante de direction fait appel au Chargé Juridique et de
Fiscalité qui le réceptionne en signant le décharge du coursier qui dépose le courrier. L’assistante de
direction peut maintenant procéder à l’enregistrement. Elle remet à l’assistant juridique s’il s’agit d’un
courrier juridique ou au Chargé fiscal s’il s’agit d’un courrier fiscal. Les courriers juridiques peuvent
être confidentiels, dans ce cas l’assistante de direction ne peut pas procéder à l’enregistrement tant
que les destinataires n’ont pas pris connaissance du courrier et donné leur accord pour
l’enregistrement.

Les courriers qui sont adressés au PDG sont directement remis à ses assistantes.

Des informations supplémentaires sont relevées sur le registre des arrivées pour les factures : le
numéro de la facture et son montant.

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1.3 Traitement du courrier
1.3.1 Les lettres
Les lettres reçues sont adressées soit à la DG soit au service juridique ou aux directeurs des pôles.

Après l’enregistrement, l’assistante de direction procède à une première lecture. Ainsi elle pourra
prendre connaissance de l’importance de la lettre et/ou de son urgence. Elle amène le courrier mis
dans un parapheur à son destinataire s’il est à Rivonia ; elle procède à un scanne de la lettre qu’elle
envoie, par mail, au destinataire concerné si ce dernier n’est pas à Rivonia.

Les lettres physiques sont conservées dans un classeur des entées et une version numérique est aussi
conservée par l’assistante de direction. Ainsi elles pourront être consultées à tout moment.

1.3.2 Les factures

La facture est remise à l’assistante contrôleur de gestion qui elle se charge de vérifier si elle est bien
libellée et si elle est adressée à la bonne entité. Lorsque la facture est jugée conforme, elle y impose
son visa et sa signature. Elle est remise à l’assistante de direction qui la remet au DAF qui fait les
dernières vérifications et y impose sa signature.

Les factures validées, l’assistante de direction procède à un classement et remet chaque facture au
comptable de l’entité correspondant qui signe le registre. Ainsi, l’assistante de direction est capable
de donner l’emplacement de chaque facture.

1.3.3 Les demandes d’agréments et de partenariats

Les demandes d’agréments reçues sont directement remises, accompagnées de formulaires dument
remplis par le demandeur, à l’assistante administrative (Help Desk) qui se charge de leur traitement.
La Help Desk se charge également du traitement des demandes de partenariats.

1.3.4 Les demandes d’emploi et de stage

Ils sont récoltés par le vigile de l’immeuble qui, une fois, a une pile assez importante le remet à
l’assistante de direction. Elle fait un classement et catégorise en fonction de la demande et le remet à
la Chargée d’Administration RH.

1.3.5 Les fiches publicitaires

Ils ne font pas l’objet d’un enregistrement. C’est des boutiques qui proposent des services ; on le
propose aux membres du personnel qui serait intéressés.

2 Courriers sortants

2.1 Rédaction des courriers

C’est la DG et le service juridique qui envoient des courriers.

2 cas possibles pour les courriers de la DG :

• Elle rédige grossièrement et remet à l’assistante de direction avec des instructions sur la mise
en forme ;
• Elle donne les grandes lignes du courrier et des instructions sur la mise en forme et l’assistante
se charge de la rédaction.

Pour les deux cas, les entêtes changent en fonction de l’entité expéditrice.

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Le service juridique, assez sensible, se charge lui-même de la rédaction de ses courriers. Il arrive que
l’assistante de direction s’en charge sur la demande de la DG ou du Responsable Juridique ; c’est pour
respecter une mise en forme assez précise que les agents juridiques ne maitrisent pas forcément.

Remarques courrier :

• Les collaborateurs s’envoient des courriers entre entités. Ils se chargent eux même de la
rédaction et font appel aux coursiers de l’entreprise pour les envois.
• L’assistante de direction même si elle se charge de la rédaction ne se charge pas de mettre la
lettre dans une enveloppe et coller les timbres.

2.2 Envoi courriers

Pour l’envoie des courriers, TEYLIOM fait appel à des coursiers. Chaque entité a son coursier attitré
mais il arrive qu’un coursier d’une entité A se charge des courses du coursier d’une entité B lorsque ce
dernier est indisponible. Pour chaque courrier, une décharge est fournie qui doit être ramenée par le
coursier, signée par le destinataire du courrier.

Au service juridique les courriers doivent être livrer en urgence donc les agents juridiques se déplacent
donc ne font pas appel à un coursier.

Il n’y a pas de registre pour les courriers envoyés. Les décharges sont mises dans des classeurs et
conservés par l’assistante de direction. Quand aux copies physiques, l’auteur juge s’il est nécessaire ou
non de garder une copie ; si c’est le cas, ils sont gardés dans des classeurs que l’assistante de direction
garde dans son bureau. Cependant l’assistante de direction fait en sorte de toujours garder une copie
numérique des courriers qu’elle a rédigé pour en cas de besoin.

3 La gestion des courriers électroniques

3.1 Mails
Les mails reçus sont des demandes d’agrément et des demandes de partenariat. Une copie est
directement envoyée au Help Desk. Il arrive aussi que ça soit des demandes de renseignement,
l’assistante se charge de donner les informations si nécessaire.

Cas particulier : Des factures sont parfois envoyés par mail à la Chargée de Financement et Cash
Pooling qui le remet à l’assistante de direction qui procède de la même manière que les factures
physiques

3.2 Appels téléphoniques

Les appels sont pour demander des renseignements qui pour le plus souvent l’assistante est en
mesure de fournir les informations nécessaires.

4 Supervision de la gestion du courrier

Il n’y a pas de service de supervision pour la gestion des courriers. Le registre d’entrées, une fois pleine,
est archivé dans le bureau de l’assistante de direction dans des placards ; un nouveau est entamé. C’est

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le même procédé pour les classeurs des décharges et le classeur des entrées qui sont eux aussi archivés
dans les placards du bureau de l’assistante de direction.