PROCEDURE DE TRAITEMENTS DES COURIERS ARRIVES

1- COURRIER PHYSIQUE ARRIVEE

a- Réception
Tout courrier destiné au projet est réceptionné à la Coordination du Projet par
l’assistante de Direction. Le courrier récupéré par l’agent de liaison est également
réceptionné par l’assistante de Direction. Il en est de même pour tout courrier remis
directement à tout agent du Projet. Elle décharge dans le registre de transmission
du service expéditeur. La décharge comporte au moins les mentions suivantes : la
date, l’heure et la signature ou le visa. En cas d’absence temporaire de l’assistante
de Direction, la réception du courrier peut être faite par toute autre personne
désignée par le Coordonnateur du Projet. L’intérêt de cette disposition est la
centralisation systématique de tout le courrier du projet afin d’éviter les omissions
et les duplications des documents censés traiter des mêmes objets.

b- Dépouillement
L’assistante de Direction procède au tri du courrier reçu comme suit :
- courrier privé,
- Courrier confidentiel,
- Courrier administratif,
- factures, décomptes et assimilés

Le courrier privé et le courrier confidentiel sont remis au destinataire en main propre

par l’assistante de Direction.
L’assistante de Direction ouvre le courrier administratif. Elle attache à chaque liasse de
courrier administratif ou de factures (ou décomptes) un bordereau de transmission
interne.
Le courrier confidentiel est identifié par l’apposition du cachet “ CONFIDENTIEL ”
sur l’enveloppe. Il n’est jamais ouvert par l’assistante de Direction. Si après ouverture
par le destinataire, le courrier peut être inséré dans le circuit de traitement, il est alors
retourné à l’assistante de Direction pour enregistrement et suite à donner.

c- Enregistrement
L’assistante de Direction enregistre le courrier administratif dans le registre de courrier
“ arrivée ” et enregistre les factures ou décomptes dans un registre particulier appelé “
facturier ”. Elle reporte dans le cachet apposé et sur le bordereau de transmission le
numéro d’ordre chronologique du registre correspondant.
Le registre du courrier “ arrivée ” comporte au moins les mentions suivantes :

N° d’ordre Date de Réf. & date Désignation Objet

réception du de
courrier l’expéditeur
Le registre “ facturier ” comporte les mentions suivantes

N° d’ordre Date de Désignation Réf. & date Montant de la

réception de de la facture
l’expéditeur facture

L’ensemble du courrier est placé dans le parapheur du Coordonnateur du Projet.

d- Traitement du courrier
Le coordonnateur du Projet examine chaque courrier, porte les affectations, vise et
donne éventuellement des instructions particulières pour le traitement.
L’assistante de Direction récupère le parapheur examiné ; prend copie du courrier à
ventiler, place les copies du courrier dans le parapheur pour distribution à chaque
agent concerné.
Chaque destinataire vise le bordereau de transmission en guise de décharge. Les
bordereaux sont retournés à la SEC pour classement avec les originaux du courrier.

e- Classement
La règle principale de tout classement est que tout document doit être retrouvé
rapidement même en l’absence du personnel qui est à l’origine du classement.
Les documents peuvent être classés selon l’un des critères suivants ou par combinaison
de deux de ces critères :
 par n° ordre chronologique,
 par dossier de projet exécuté,
 par nature de document.

L’assistante de Direction classe les originaux du courrier administratif dans les

classeurs appropriés par numéro d’enregistrement.
Les factures et décomptes suivent le classement adopté par le comptable.
Les pièces relatives aux dossiers techniques (études, formations) sont classées par
rubriques techniques :
 demandes de non-objection et réponses obtenues ;
 correspondances, dossiers d’appel d’offres, offres reçues, dossiers d’analyses
des offres, marchés, ordres de services, décomptes, procès- verbaux ; chaque
rubrique étant subdivisée par nature de prestation (études, travaux et contrôles).
Les documents récents (datant d’un an au plus) qui n’ont pas encore fait l’objet de
vérification par les organes de contrôle habilités sont placés dans des classeurs à
perforation et rangés à portée de main (étagères, armoires) à proximité des bureaux des
utilisateurs.
Les documents anciens sont rangés dans des boîtes d’archives. Les documents de plus
de trois exercices sont ficelés et rangés dans des cartons d’archives et placés dans un
local “ archives ”.
 2- COURRIER ELECTRONIQUE ARRIVEE
De plus en plus, un volume important de documents ou de messages sont désormais
transmis ou reçus par les projets au moyen du réseau Internet sous la forme de fichiers
informatiques. Le foisonnement de ces informations recommande une gestion
rigoureuse afin de retrouver rapidement les documents. Plusieurs logiciels bien adaptés
à ce mode de gestion du courrier électronique existent aujourd’hui : “ Outlook ” de
Microsoft, Messenger de Netscape, Lotus Notes,
En particulier, une seule personne est autorisée à lire les messages reçus sur la boîte
email du Projet et à expédier une copie à tous les destinataires concernés.
Cette personne sauvegarde également en « lecture seule » les messages reçus sous la
forme de fichiers dans des sous-répertoires correspondant à des rubriques créées
d’après l’organisation informatique préconisée à la Coordination du PEPU.
Des sous-répertoires peuvent être ouverts pour chaque personnel connecté au réseau
interne pour y déposer des copies des documents qui les concernent.
Les noms des fichiers comprendront des numéros séquentiels par ordre de date afin
d’autoriser les classements chronologiques, les tris et les recherches rapides.
PROCEDURE DE TRAITEMENTS DES COURIERS DEPART
1- COURRIER PHYSIQUE DEPART
a- Collecte
Le courrier du projet destiné à l’extérieur est soumis à la signature du Coordonateur
quel que soit le rédacteur. Toutefois, pour réduire les délais, le Coordonateur peut
déléguer la signature de certaines correspondances à des collaborateurs, à charge pour
ceux-ci de lui rendre compte.
Les documents à expédier sont placés, en trois exemplaires au moins, dans le
parapheur de l’agent et transmis à la SEC pour introduction chez le Coordonateur pour
signature.
La référence du courrier “ départ ” comprend les mentions suivantes :
 le code du signataire : COP ;
 le code du rédacteur : par exemple : CIPP ;
 l’année d’émission du courrier ; par exemple : 2017 ;
 le numéro d’ordre chronologique : 005.
Ce qui donne : COP/CIPP/2017-005
Le numéro peut être porté au moyen d’un tampon numéroteur ou saisi directement sur
l’ordinateur après renseignement auprès de l’assistante de Direction pour éviter les
duplications de références.
Les parapheurs sont récupérés par l’assistante de Direction après signature ; elle vérifie
qu’il n’y a pas d’omission.

b- Enregistrement
L’assistante de Direction enregistre le courrier dans le registre « départ » ; porte
éventuellement le numéro d’ordre (au moyen d’un tampon numéroteur) s’il n’est pas
directement porté sur l’ordinateur.
Elle ventile chaque document comme suit :
 1 exemplaire pour le chrono de classement ;
 1 exemplaire est retourné dans le parapheur du rédacteur pour classement ;
 1 exemplaire (original) pour le destinataire.

c- Acheminement
L’assistante de Direction enregistre également dans le registre de transmission le
courrier « départ » ; prépare les plis et les remets à l’Agent de liaison pour distribution.
Lorsqu’il s’agit du courrier à expédier par la poste ordinaire ou courrier express ;
l’assistante de Direction appose les timbres sur les enveloppes suivant les tarifs du
service postal ; ou fait appel au coursier express pour récupérer les plis.

d- Classement
Le courrier « départ » est classé dans les mêmes conditions que le courrier « arrivée »

2- Courrier électronique envoyé

Par contre, tout le personnel peut envoyer les messages à partir de son poste
informatique ; cependant, le logiciel est paramétré pour qu’à l’occasion de chaque
envoi de message une copie soit envoyée au répertoire général de message
électronique géré par l’assistante de direction.
Les fichiers sont également dans le format « lecture seule » afin d’éviter les
modifications accidentelles.