Chapitre III Etude de cas

Le courrier constitue un moyen de communication le plus utilisé au

niveau de l’administration, la téchnicienne supérieure en secrétariat de
direction expédie et reçoit des lettres de l’intérieur comme de l’extérieur de
l’administration.

Le courrier, constitue une preuve écrite susceptible d’être invoquée en

cas de litige ou de contestation, ses obligations naissent entre expéditeurs et
destinataires dés l’instant que l’accord des deux (02) parties est prouvé par les
termes des lettres revêtues de signature.

Section 01 : La gestion du courrier arrivée :

Le courrier arrivé est l’ensemble des documents ou lettres qui émanent
des structures externes ou des commissions internes à l’administration.

Parmi les correspondances que la téchnicienne supérieure en

secrétariat de direction reçoit, on distingue :

 Notes d’informations ;
 Bordereaux d’envoi ;
 Avis de réunions ; etc…

Une fois que le vaguemestre ait apporté le courrier à la secrétaire du

cabinet de l’assemblée populaire de la wilaya et des fois la secrétaire reçoit le
courrier par l’intéressé directement, c'est-à-dire en mains propres, elle accuse
réception en mentionnant les mentions suivantes : le cachet de l’assemblée
populaire de la wilaya, la date et la signature, la secrétaire gardera une copie
et remet une copie à l’intéressé.

Dés la réception des correspondances, la téchnicienne supérieure en

secrétariat de direction procède aux étapes suivantes :

1.1L’ouverture du courrier arrivée:

En premier la téchnicienne supérieure en secrétariat de direction

distingue les lettres officielles des lettres personnelles, et courrier portant la
mention confidentiel, urgent. Distribuer les lettres personnelles et
confidentielles qui doivent être remises non ouvertes à leurs destinataires.

Ensuite la téchnicienne supérieure en secrétariat de direction passe à

l’ouverture du courrier arrivée, elle vérifie leur contenu, retire les pièces

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jointes qu’elle attache aux lettres et si une pièce manque, elle le signale au
chef.

1.2 La lecture du courrier arrivée :

La téchnicienne supérieure en secrétariat de direction lit le courrier

afin de comprendre son objectif, suit à cela, elle place le courrier dans un
parapheur et le remet au président accompagnée de fiche d’exploitation sur
laquelle elle mentionne la date, l’expéditeur et l’objet de courrier arrivée.

1.3 L’enregistrement du courrier arrivée :

Après annotations du président, la téchnicienne supérieure en

secrétariat de direction procède à l’enregistrement du courrier dans un registre
spécial «courrier arrivée » selon un ordre donné qui est le suivant :

 N° d’ordre et la date d’arrivée ;

 Date et numéro de la correspondance ;
 Expéditeur ;
 L’objet ;
 Date et numéro de la réponse.

1.4 Classement du courrier arrivée :

Après l’enregistrement du courrier, la téchnicienne supérieure en

secrétariat de direction conserve l’original qu’elle classe dans un chrono
courrier arrivée selon un ordre chronologique suivi du classement numérique.

Section 02 : Gestion du courrier départ :

Comme l’assemblée populaire de la wilaya reçoit du courrier, elle est
aussi tenue d’en envoyer. Les lettres envoyées sont généralement des
réponses aux lettres arrivées, des convocations, des invitations, des comptes-
rendus, …

2.1 Préparation du courrier départ :

Le chef de cabinet rédige lui-même le contenu du courrier, la
secrétaire fait seulement la saisie.

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2.2 Présentation du courrier départ à la signature :

Après avoir saisie le courrier, la secrétaire le vérifie afin de s’assurer
qu’il ne manque pas d’éléments importants et surtout afin d’éliminer toutes
erreurs de saisie, ensuite elle met le courrier en double exemplaire dans un
parapheur et le remet au président pour la signature.

2.3 L’enregistrement du courrier départ :

Une fois le courrier signé, la secrétaire procède à l’enregistrement du
courrier dans un registre spécial «courrier départ » selon un ordre donné qui
est le suivant :

 Date de départ et n° de la correspondance ;

 Nombre de pièces ;
 Destinataire ;
 Objet ;
 N° Archives ;
 Observation.

Elle mentionne le numéro d’enregistrement sur le courrier, le même

que celui figurant sur le registre.

2.4 L’expédition du courrier départ :

Une fois le courrier enregistré, la secrétaire s’assure que :

 Les cachets sont apposés et les dates inscrites ;

 Toutes les pièces sont jointes ;

2.5 Classement du courrier :

Le classement adapté par la secrétaire de l’assemblée populaire de la
wilaya pour le courrier départ est le classement chronologique en respectant
l’ordre naturel des dates (jour, mois, année) associé au classement numérique,
et pour cela elle dispose de deux armoires, l’une en bois et l’autre en
métallique, destinée au rangement des chronos sur lesquels elle porte les
signalisations pour faciliter l’extraction et la remise en place.

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